Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport frå tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0-6 år i Stryn kommune Adressa til verksemda: Rognehagen 11, 6783 Stryn Tidsrom for tilsynet: 21.01.2013-23.04.2013 Kontaktperson i verksemda: leiande helsesøster Britt Åslaug Tomasgard Samandrag Statens helsetilsyn har bestemt at det i 2013 skal gjennomførast landsomfattande tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0-6 år. Vi har gjennomført tilsyn med Stryn kommune som del av dette tilsynet. Tilsynet vart gjennomført som systemrevisjon. Vi såg særleg på om kommunen gjennom systematisk styring og internkontroll sikrar at alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år får forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer slik det går fram av nasjonale faglege retningslinjer og rettleiarar helsestasjonstenesta bidreg til at barn/familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod helsestasjonstenesta tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn helsestasjonstenesta gir fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebyggje feilernæring Denne rapporten gjer greie for funn på områda som det er ført tilsyn med. Det vart funne eitt avvik: Stryn kommune sikrar ikkje at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov får eit koordinert og heilskapleg tenestetilbod. Dato: 23.04.2013 Anne Eli Wangen revisjonsleiar Linda Svori revisor
Innhald Samandrag... 1 1. Innleiing... 3 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold... 3 3. Gjennomføring... 4 4. Kva tilsynet omfatta... 4 5. Funn... 5 6. Regelverk... 5 7. Dokumentunderlag... 6 8. Deltakarar ved tilsynet... 7
1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Stryn kommune i perioden 21.01.2013-23.04.2013. Tilsynet er del av eit landsomfattande tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0-6 år i 2013, og går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane dette året. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helse og omsorgstenestene med heimel i lov om statlig tilsyn med helse og omsorgstjenesten m.m (helsetilsynslova) 2. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om: kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeke betringspotensial 2. Omtale av verksemda spesielle forhold Stryn kommune har 7105 innbyggjarar og om lag 90 fødslar i året. I 2012 hadde Stryn kommune 78 fødslar, der 23 av desse var av framandspråklege kvinner. Kommunen har helsestasjon i Stryn og helsestasjonstilbod i Innvik og Olden. Det vert brukt elektronisk journal Infodoc. I tillegg har helsestasjonen ein del journalopplysningar i papirformat. Helsestasjonen er i gang med å ta i bruk styringssystemet «Kvalitetslosen». Leiande helsesøster er administrativt og fagleg ansvarleg for helsestasjonsverksemda. Ho rapporterer til helse og omsorgssjef som er sektorleiar og representerer rådmannen. Kommunen har 3,2 årsverk helsesøstrer på helsestasjonen og skulehelsetenesta delt på fire helsesøstrer. Det er tilsett jordmor i 100% stilling knytt til helsestasjonen. Det er også tilsett sekretær ved helsestasjonen i 50% stilling som mellom anna assisterer ved vektkontroll og måling av barna. Kommunen har 20% stilling som helsestasjonslege som har det medisinsk faglege ansvaret ved helsestasjonen. Det er også turnuslege i 10% stilling knytt til helsestasjonen. Kommunen har eigen skulelege i 10% stilling som har ansvaret for mellom anna skulestartundersøkingane. Det har vore stor utskifting av helsestasjonslegar og bruk av mange vikarlegar på helsestasjonen dei siste åra. I periodar har turnuslege vore åleine lege på helsestasjonen.
3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel blei sendt ut 21.01.2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte blei halde 20.03.2013. Intervju 10 personar blei intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 21.03.2013. 4. Kva tilsynet omfatta Tilsynet omfatta kommunen si helsestasjonsteneste til barn 0-6 år. Vi undersøkte om kommunen sikrar at alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år får forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer slik det går fram av nasjonale faglege retningslinjer og rettleiarar. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak syter for at helsekontrollane følgjer program i samsvar med nasjonale retningslinjer og faglege rettleiarar som understøttar måla for fagleg forsvarleg praksis. Vidare undersøkte vi om kommunen hadde tilstrekkeleg personell til å kunne tilby fagleg forsvarlege helsekontrollar, og om helsekontrollane vart gjennomført av personell med nødvendig fagleg kompetanse til å fange opp teikn på omsorgssvikt, utviklingsforstyrringar og sjukdom. Vi såg også på om journalføringa sikra kontinuitet i helseundersøkinga, og om personvernet til barn og foreldre vart ivareteke. Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod. Vi såg på om kommunen gjennom rutinar og praksis syter for at helsestasjonstenesta bidreg til samhandling om og koordinering av helsehjelp mellom fastlege og helsestasjonen for barn som treng legetenester for behandling av sjukdom eller funksjonssvikt, og om helsestasjonen bidreg til å sikre barn sine behov for nødvendig fysioterapiutgreiing og behandling. Vi undersøkte også om helsestasjonen bidreg til samhandling og koordinering for barn og foreldre som har behov for helse-, omsorg- og sosiale tenester frå fleire einingar. Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn var eit av tilsynstema. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praksis syter for at personellet på helsestasjonen kommuniserer med barnet og barnet sine omsorgspersonar gjennom tolk der det er nødvendig. Det siste tilsynstema handla om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebyggje feilernæring. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak syter for at tilsette på helsestasjonen følgjer nasjonale faglege retningslinjer for førebygging av overvekt og fedme hjå barn og unge, og dei nasjonale retningslinjene for veging og måling i helsestasjonen.
5. Funn Avvik: Stryn kommune sikrar ikkje at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov får eit koordinert og heilskapleg tenestetilbod. Avvik frå følgjande myndigheitskrav: helse og omsorgstenestelova 3-4 og 4-1, internkontrollforskrifta 3, 4 og 5. Avviket byggjer på følgjande: 1. Det er oppretta koordinerande eining i kommunen. Det er ikkje alle tilsette ved helsestasjonen som er kjende med at kommunen har ei slik eining, og kva oppgåver som er lagt til denne eininga. 2. Barn på helsestasjonen vert tilvist til kommunal fysioterapeut eller privatpraktiserande fysioterapeut ved behov. Helsestasjonen får ikkje tilsendt epikrise/tilbakemelding frå fysioterapeut. Slik dokumentasjon eller resultatet av den fysikalske behandlinga/ oppfølginga vert heller ikkje etterspurt frå helsestasjonen. 3. Det er utarbeidd nye rutinar /avtale for samarbeidet mellom fastlege, helsestasjonslege og helsestasjonen. Avtalen handlar mellom anna om oppgåvedelinga mellom fastlegane, helsestasjons/skulelege og helsesøstrene. Rutinane er ikkje implementerte. 4. Helsestasjonslege og skulelege har medisinsk fagleg ansvar for helsestasjonen og skulehelsetenesta. Kommunen har ikkje gjort det klart for helsestasjonslege og skulelege kva det medisinsk faglege ansvaret inneber. Det er ikkje utarbeidd stillingsomtale for helsestasjonslege og skulelege. 5. Det har vore lite stabilitet og stadig skifte av legar på helsestasjonen dei siste åra. Det har vore tilsett vikarar frå vikarbyrå. I periodar har turnuslegar hatt det medisinsk faglege ansvaret åleine for helseundersøkinga av barn 0-6 år på helsestasjonen. Verksemda har ikkje rutinar eller system for introduksjon og opplæring av vikarar /nytilsette, mellom anna med informasjon- og opplysningar om mulege samarbeidspartar. 6. Tilsette ved helsestasjonen har regelmessige avdelingsmøte der også faglege spørsmål /tema vert teke opp. Ikkje alle tilsette som har oppgåver knytt til helseundersøkingar av barn 0-6 år deltek på desse møta. Det er ikkje etablert andre rutinar eller system for internundervisning. 7. Det er ikkje rutine for at helsestasjonslege og skulelege med ansvar for skulestartundersøkinga deltek på fellesmøter i helsestasjon. Dei har heller ikkje delteke i internopplæring. 8. Helsestasjonslegen blir ikkje involvert i arbeidet med utarbeiding av rutinar og prosedyrar på helsestasjonen på ein systematisk måte. Kommuneoverlege/medisinsk fagleg rådgjevar har ikkje delteke i eller kvalitetsikra arbeidet med utarbeiding av prosedyrar og tiltak i helsestasjonen. 9. Verksemda har eit system for å melde avvik, og dei tilsette er kjende med dette. Det vert ikkje meldt avvik ved helsestasjonen. Dei tilsette ved helsestasjonen har ikkje felles forståing for kva som skal meldast som avvik. Leiar for verksemda er kjend med at avviksystemet ikkje vert nytta slik det skal. 10. Det er ikkje system for å gjennomføre brukarundersøkingar. 11. Dei ansvarlege for verksemda er kjende med utfordringar og sårbare område ved verksemda som stor utskifting av legar og bruk av mange vikarar. Det går ikkje fram at det er sett i verk ekstra tiltak for å unngå risiko for svikt på område som er definert som sårbare for drifta.
6. Regelverk Lovverk som blir lagt til grunn ved tilsynet er: lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m (helsetilsynsloven) lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m (helse- og omsorgstjenesteloven) lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester (barnevernloven) lov av 02. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven) forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten forskrift av 03. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal forskrift av 09. november 2012 nr. 1045 om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap forskrift av 23. november 1983 nr. 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste 7. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over då revisjonen blei førebudd: Årsrapport 2011 for helse og sosialsektoren Delrapport 2012 for helsestasjonen Utdrag frå samfunnsdelen av kommuneplanen 2006-2017 Organisasjonskart over den sentrale administrasjonen og helse- og sosialetaten Stillingsoversikt helsestasjonen Stillingsomtale for leiande helsesøster Stillingsomtale for helsesøster Stillingsomtale for jordmor Stillingsomtale for sekretær Oversikt over stillingar og arbeidsdeling per 01.11.2012 Konsultasjonsplan ved Stryn helsestasjon 6-vekers individuell konsultasjon ved Stryn helsestasjon Notat om korleis sikre at barn 0-6 år får tilbod om planlagde konsultasjonar på helsestasjon med helsesøster og lege Oppdatert notat av 17.01.13 om heimebesøk Skjema - Til foreldre /føresette - helseopplysningar om helsetilstand ved 4-års kontroll Skjema - Helseopplysningar frå heimen ved 6 år Prosedyre - Helsestasjonsprogram 0-5 år Barnevaksinasjonsprogrammet 0-5 år Oversikt - brosjyrar til gjennomgang på ulike konsultasjonar på helsestasjon 0-6 år Kartleggingsskjema og oppfølgingsprogram ved overvekt Prosedyre - Generell helsekontroll for flyktningar og asylsøkjarar Prosedyre - Tuberkulose Retningslinjer for tolketeneste, oppdatert per februar 2013 Prosedyre - informasjon om helsetenesta til nytilflytta flyktningar og asylsøkjarar
Handbok - Samarbeid for barn og unge, Stryn kommune Funksjonsomtale for koordinerande eining (KE) for habilitering og rehabilitering Prosedyre - individuell plan Retningslinjer for ansvarsgrupper i Stryn kommune Oppdatert kompetanseplan for helse og sosialsektoren 2012 2016 Samarbeidsavtale mellom Nordfjord BUP og Stryn kommune Retningslinjer for samhandling mellom helsestasjon og fastlegar Mål og utfordringar for Stryn helsestasjon og skulehelseteneste Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket: Journalgjennomgang av 64 elektroniske journalar i journalsystemet InfoDoc. I tillegg gjekk vi gjennom papirjournalar inkludert IP i gruppa barn med behov for fleire tenester. Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: brev av 21.01.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Stryn kommune melding om tilsyn brev av 12.02.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Stryn kommune brev med vedlegg av 28.02.2013 frå Stryn kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane brev med vedlegg av 06.03.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Stryn kommune program for tilsynet e-post med vedlegg av 06. 03.2013 frå Stryn kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane e-post med vedlegg av 07.03.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Stryn kommune revidert program for tilsynet e-post med vedlegg av 07.03.2013 frå Stryn kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane e-post av 08.03.2013 frå Stryn kommune v/ helse og sosialsjef til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane e-post av 08.03.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Stryn kommune v/ helse og sosialsjef e-post av 08.03.2013 frå Stryn kommune v/ helse og sosialsjef til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane 8. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Randi Rørtveit Alis Midlang Hunnes Kari Tomasgard Anne Karin Andresen Rune Kalhagen Torstein Værland Wenche Henden Farhat Nisa Gul Khan Britt Åslaug Tomasgard Berit Wetlesen sekretær helsesøster helsesøster jordmor skulelege turnuslege helsesøster helsestasjonslege leiande helsesøster helse og sosialsjef
Frå tilsynsorganet deltok: Linda Svori, ass. fylkeslege, revisor Tom Nesvåg, rådgjevar/jurist, revisor Jacob Andersen, ass. fylkeslege, observatør Anne Eli Wangen, fylkessjukepleiar, revisjonsleiar