ØRSTA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Hilde Flotve Mo Arkivsak: 2014/283 Løpenr.: 1144/2016 Utvalsaksnr. Utval Møtedato Ørsta kommunestyre Saka gjeld: SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE - OPPSUMMERING OG RESULTAT ETTER PROSJEKTET TILRÅDING TIL VEDTAK: Kommunestyret tek sluttrapporten for prosjektet Saman om ein betre kommune og orienteringa om arbeidet til vitende.
Saksvedlegg: Sluttrapport i excel-skjema til Kommunal- og moderniseringsdepartementet 1. november 2015 Saksopplysningar: Ørsta kommune tok del i Saman om ein betre kommune i treårsperioden 2013 2015. Namnet på prosjektet vårt er Omdømmebygging med kommunikasjon som verkemiddel. Eit godt omdømme vert bygt innanfrå! Visjon, verdiar og Arbeidsgjevarstrategi for Ørsta kommune ligg i botnen for arbeidet. Sluttrapporten skal syne utvikling, og i kva grad me har nådd måla våre. Den skal også syne læring og ny praksis, og peike på utfordringar som me har møtt. Dei rapportane som me har sendt inn har vorte vurderte av fagmiljø (Agenda Kaupang, FAFO og RO (Ressurssenter for omstilling i kommunene). I sluttfasen har me levert sluttrapport som excel-skjema, og har i tillegg vorte intervjua på telefon. Den endelege sluttrapporten basert på rapportar frå alle dei 110 kommunane som har vore med kjem med det aller første. Felles verdiar og arbeidsgjevarstrategi som plattform for sterk organisasjonskultur og VI-kjensle Ørsta kommune har gjort grep for å gå frå å vere ein Robek-kommune til å verte ein helsefremjande arbeidsplass. Korleis skulle kommunen gå frå å møte omstilling med uro til å møte nye utfordringar og omstilling med vilje og evne? Etter skifte i leiinga og omorganisering tok kommunen fatt på prosessen med felles verdiar våren 2012. Alle dei om lag tusen tilsette vart inviterte, og mange møtte opp til verdiverkstader med kreative prosessar med idemyldring og utveljing. Alle vart involverte og deltok med stort engasjement og var like viktige. Verdiane som vart valde, og som har lagt grunnlaget for arbeid med arbeidsgjevarstrategien og for leiarutviklingsprosessen vår er: Tillit gjennom gjensidig respekt, forståing og likeverd Energi gjennom entusiasme, inkludering og humor og glede Løysingsvilje gjennom lagånd, tydelege mål og meiningsfylte oppgåver Utvikling gjennom medverknad, tilbakemelding og verdsetjing av kunnskap Visjonen til Ørsta kommune er: Saman mot nye høgder. Visjonen uttrykkjer vidsyn og målretta samarbeid om utvikling og dei gode løysingane. Arbeidsgjevarstrategi for Ørsta kommune er eit felles verdifundament for folkevalde, leiarar, medarbeidarar og tillitsvalde. Arbeidsgjevarstrategien peikar på innsatsområde for kommunen og for oss som medarbeidarar, og gir oss felles retning. Den er ei felles forpliktande referanseramme for folkevalde, leiarar, tillitsvalde og medarbeidarar, med særleg fokus på leiaren si rolle. Den slår fast at det skal ha konsekvensar for ein leiar i kommunen som ikkje utøver leiarskap i tråd med kommunen sitt verdigrunnlag og prinsippa som ligg i arbeidsgjevarstrategien. På same måte skal strategien vere forpliktande for medarbeidarane.
Som felles verdifundament har arbeidsgjevarstrategien vorte eit grunnlag for å skape samsvar mellom haldning og handling. Den legg grunnlag for refleksjonar og prosessar på arbeidsplassane og for politiske prinsipp og vedtak. Organisasjonskultur, VI-kjensle, kommunikasjon, den einskilde sitt ansvar for arbeidsmiljøet og kommunen sitt omdømme har vore tema på felles personalseminar. Utfordringa er å gjere verdiane våre til etablerte haldningar. Ørsta kommune har gjennomført abeidsmiljøundersøkingar tre år på rad. Resultata syner ei gradvis betring av trivselsfaktoren i heile organisasjonen frå 61% i 2013 til 67% i 2015. Oppslutning om undersøkinga har auka frå 67% til 86% i det same tidsrommet. Omdømmemålingar som har vorte gjennomført på personalseminar i 3013 og 2015, syner også at dei tilsette er meir stolte av arbeidsplassen sin i 2015 enn i 2013. Frå forhandlingskultur til samskapingskultur gjennom forpliktande samarbeid Ein av føresetnadene for å ta del i Saman om ein betre kommune, var at kommunen etablerte og formaliserte eit trepartssamarbeid. Ørsta kommune etablerte trepartsgruppa Kveik i 2013. Ordet kveik tyder etter Ivar Aasen si ordbok "opfriskelse", "nye Kræfter", "Opmuntring" og "Nyt Mod. Trepartsgruppa Kveik har seks medlemmer: Ordføraren, ein kommunestyrerepresentant, rådmannen, leiar for personalstaben og to tillitsvalde. Gruppa har oppsett møteplan, har sakliste og referat, men skal ikkje vere eit vedtaksført organ. Trepartgruppa skal vere ein motor for kontinuerleg forbetring og er styringsgruppe for kommunale utviklingsprosjekt. Trepartssamarbeidet skal ikkje kome i staden for den avtalefesta medråderetten. Kommunen ynskjer å skape reell involvering; frå medråderett til medskaping, og frå forhandling til samskaping. Trepartsgruppa Kveik har vore styringsgruppe for alle dei store prosjekta i denne perioden. Dei partssamansette gruppene på einingsnivået heiter Gneistgrupper. Her skal einingsleiaren (t.d. barnehagestyraren eller avdelingsleiaren) møte saman med verneombodet og tillitsvalde på eininga. Gneistgruppene skal vere forum for utvikling og kreativitet. Dei skal medverke til å utvikle gode arbeidsplassar ved å vurdere, planleggje og setje i verk tiltak som kan auke nærvær og skal kome med innspel og vurdere framlegg til nye måtar å organisere arbeidet og tenesta på. Desse gruppene skal medverke til leiarstøtte. Leiarar som går først og viser veg Leiarutviklingsprosessen har stått sentralt i omdømmeprosjektet vårt. Arbeidsgjevarstrategien fastset leiarprinsipp for Ørsta kommune: Leiarar som går først og viser veg gjennom involverande og ansvarleggjerande dialog. Leiarar på alle nivå i Ørsta kommune skal få fram det beste i medarbeidarane gjennom: Å involvere, fremje meistring, stiller krav og utfordre og støtte. Leiarane uttrykkjer at leiarutviklingsprosessen har gitt dei auka kompetanse og tryggleik i leiarrolla. Dei opplever seg som ein del av ein heilskap, det er skapt ein ny kultur mellom leiarar. Leiarutviklingsprosessen held fram med to samlingar i året, det gjeld å halde kokeplata varm. Nye leiarar har komne til og nye utfordringar står for døra. Det gjeld å halde på grunnlaget for prosessen og gje den nytt innhald i tråd med utfordringane.
Leiarane opplever Tett på-samtalen som svært positiv. Trygge og kompetente leiarar er nøkkel til trygge og kompetente medarbeidarar. Rådmannen kallar inn seksjonsleiarane til Tett-på-samtale kvar månad. Fleire av seksjonsleiarane gjer det same i høve til einingsleiarane. Dette er ein 1 1-samtale basert på tillit, dialog, oppfølging og tilbakemelding. Samtalen har ei uformell form utan sakliste eller referat. Ein attraktiv arbeidsgjevar som rekrutterer medarbeidarar med kompetanse og erfaring Kommunestyret vedtok Strategisk plan for kompetanse og rekruttering i september 2015. Denne strategien legg vekt på å fremje meistringskapasitet. Prioriterte mål og oppgåver som Strategisk plan for kompetanse og rekruttering skal byggje på er: o Skape tillit i møte med brukarar og innbyggjarar o Yte gode og tilgjengelege tenester til innbyggjarane o Møte nye utfordringar og behov med løysingsvilje og innovasjon o Vere ein attraktiv arbeidsgjevar med etterspurde kompetansearbeidsplassar Arbeidsgjevarstrategien legg vekt på å verdsetje, ta i bruk og utvikle kompetansen blant dei tilsette i organisasjonen. Dette har fått stor merksemd i arbeidet med strategisk plan for kompetanse og rekruttering. Kjernen i alt me gjer handlar om å utvikle og bruke kompetansepotensialet vårt på best mogleg måte. Systematiske arbeidsmiljøundersøkingar har gitt svar på noko av dette på gruppenivå. Utviklingssamtalen skal sikre kunnskap om kompetansemobilisering på individnivået. Linda Lai (2013) viser til at funn frå ei rekkje norske organisasjonar viser at leiaren si åtferd er heilt avgjerande for i kva grad medarbeidarane får mobilisert kompetansen sin på ein god måte. Meistringsorientert leiing er fellesnemnaren på leiaråtferd som best medverkar til kompetansemobilisering, indre motivasjon, gode haldningar og gode resultat over tid. Ørsta kommune har sett fokus på dette gjennom arbeidsmiljøundersøkingar, og vil no ta i bruk den nye 10-faktor-undersøkinga som Linda Lai har utarbeidd i samarbeid med KS. Arbeidsmiljøundersøkingar har lite verdi utan gode og involverande prosessar blant medarbeidarane. Kommunen vil ha medarbeidarar som ynskjer å ta aktivt del i utvikling av ein helsefremjande arbeidsplass. Den nye utviklingssamtalen som kommunen har utvikla, skal også handle om meistringsorientert leiing, og danne grunnlag for kartlegging av kompetanse og kompetansemobilisering. Ein tydeleg, open og tilgjengeleg organisasjon som skaper tillit blant innbyggjarane Arbeidsgjevarstrategien skal vere plattform for kommunen som ein konkurransedyktig og attraktiv arbeidsgjevar. Kommunen skal vere ein tydeleg, open og tilgjengeleg organisasjon som skaper tillit blant innbyggjarane. Skal me oppnå denne tilliten, må me ha tilsette og folkevalde som snakkar godt om kvarandre og om kommunen som arbeidsgjevar, tenesteytar og samfunnsaktør. Då vert eit godt omdømme bygt innanfrå. I oktober 2015 vedtok kommunestyret Kommunikasjons- og mediestrategi for Ørsta kommune. Målet for Ørsta kommune sitt kommunikasjonsarbeid er at målgruppene skal: o Få korrekt og tydeleg informasjon om eigne rettar, plikter og moglegheiter
o Ha tilgjenge til informasjon om verksemda i kommunen o Inviterast til å medverke i utforminga av politikk, ordningar og tenester. Som del av dette arbeidet har kommunen også fått på plass ein eigen visuell profil med profilhandbok. Ein felles visuell profil er viktig for å skape VI-kjensle og felles identitet. I samband med arbeidet med visuell profil vart slagordet vårt endra frå Ørsta i hjartet av Sunnmørsalpane til Ørsta hjartet av Sunnmørsalpane. Frå å plassere oss på kartet ynskjer me å stå fram med verdiar og som eit pulserande kraftsenter. Hausten 2015 vedtok kommunestyret nye Etiske retningslinjer for Ørsta kommune. Her er også omsyn til kommunen sitt omdømme og kva tilsette og folkevalde skal vere medvitne om i høve til sosiale medium. Frå prosjekt til helsefremjande arbeidsplass Prosjekt tek slutt og nye tek til. Organisasjonshelse handlar om evna vår til å samhandle, gjennomføre og fornye oss for å prestere berekraftig over tid. Resultat er det me leverer til innbyggjarar, brukarar oppdragsgjevarar og samarbeidspartar, og som vert målt i kvalitet, tid og ressursar. Me har lært at organisasjonar som har eit samtidig fokus på resultat og skaper ei god organisasjonshelse, vil lukkast 3 gonger betre enn dei som fokuserer på resultat åleine. 50% av kommunen sin langsiktige suksess er driven av kulturelementa. Når me ser at kommunen skårar vesentleg betre på kvalitet på leiing, indikator for trivsel og for engasjement i organisasjonen, er dette fordi me har arbeidd med kultur og struktur på same tid. Kvalitetsleiing og meistringsorientert leiing må sjåast i samanheng og ikkje som motsetnader. Arbeidsgjevarstrategien og verdigrunnlaget vårt har danna grunnlag for ei god organisasjonshelse, og gode strukturar byggjer opp under kulturen. Det gjeld å halde kokeplata varm! Ørsta kommune oppretta arbeidsmiljøpris i 2013. Den første mottakaren av prisen var Hjørundfjordheimen, året etter var det Barnas Vel barne barnehage som mottok prisen. På dette kommunestyremøtet skal ei ny eining verte heidra som ein stolt og verdig mottakar av prisen. På dei einingane som har motteke prisen ser me medarbeidarar som i endå større grad har vorte stolte ambassadørar for arbeidsplassen sin. Dette smittar! I 2015 vart Hjørundfjordheimen nominert og fekk tildelt arbeidsmiljøprisen i Møre og Romsdal. Denne prisen vart utdelt på grunnlag av høg trivsel, at dei viser at dei lever etter verdigrunnlaget, at alle tek del og at dei kan vise til god samanheng mellom godt arbeidsmiljø og god tenestekvalitet. I grunngjevinga vart det også vist til eit godt og systematisk arbeid frå kommunen si side. Vurdering og konklusjon: Rådmannen viser til saksutgreiinga og rår kommunestyret til å ta sluttrapporten for prosjektet Saman om ein betre kommune og orienteringa om arbeidet til vitende. Ørsta, 02.02.2016 Wenche Solheim rådmann Idun Lee Hofset stabsleiar personal