Arkiv: F00 Arkivsaksnr: 2012/184-6 Saksbehandler: Tone Østvang Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for helse- og velferd Formannskapet Kommunestyret Godkjenning av revidert samarbeidsavtale mellom St Olavs Hospital HF og Malvik kommune Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret i Malvik godkjenner Samarbeidsavtalen datert 27.1.2016, 2. Kommunestyret i Malvik godkjenner retningslinje for innleggelse, utskriving og overføring av pasienter mellom kommunen og St. Olavs Hospital HF 3. Kommunestyret i Malvik godkjenner retningslinje avvikshåndtering og kvalitetsforbedring mellom kommunen og St. Olavs Hospital HF, jf vedlegg 3. 4. Øvrige retningslinjer prolongeres 5. Rådmannen sørger for rapportering til kommunestyret min. 2 ganger pr. år, ihht. inngåtte avtaler Vedlegg: Vedlegg: Gjeldende samarbeidsavtale vedtatt i 2012 Samhandlingsavtale datert 27.1.2016 Saksdokumenter (ikke vedlagt): Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven), kap. 6 K. sak 14/12 Samhandlingsreformen avtale mellom St Olavs Hospital og Malvik kommune
Sammendrag: - Ihht. lov om kommunale helse og omsorgstjenester som trådte i kraft 1.1.2012 plikter kommunestyret å inngå samarbeidsavtale med det regionale helseforetaket. - Den første samarbeidsavtalen mellom St Olavs Hospital og Malvik kommune ble vedtatt i kommunestyret 27.2.12. Denne avtalen er nå revidert og fremlegges for godkjenning. - Revideringen omfatter i hovedsak endringer i retningslinjer for inn- og utskrivelse. Denne retningslinjen stiller økende krav til både sykehus og kommunene. For kommunene er det bl.a. krav til raskere responstid (innen 3 timer) på elektroniske henvendelser om utskrivningsklare pasienter. Sykehuset må på sin side påse at all nødvendig informasjon, inkl. epikrise/medisinopplysninger, er sendt elektronisk før pasienten kan skrives ut. - I denne revideringen er det i tillegg foreslått en ny retningslinje for avvikshåndtering og kvalitetsforbedring Saksopplysninger Samhandlingsreformen trådte i kraft fra 1.1.2012. Høsten 2011 ble det avholdt forhandlingsmøter mellom fem kommunegrupper i Sør-Trøndelag og St. Olavs Hospital om samarbeidsavtaler. Overordnet samarbeidsavtale 1 ble godkjent av kommunene og St. Olavs Hospital primo 2012. I tillegg til en overordnet samarbeidsavtale ble det i samsvar med 6.2. i helse- og omsorgstjenesteloven utarbeidet og vedtatt følgende tjenesteavtaler (nå retningslinjer): Tjenesteavtale om tilbud til pasienter med behov for koordinerte tjenester Praktiske retningslinjer for samhandling vedr. innleggelse og utskrivning av pasienter Beskrivelse av kommunens tilbud om døgnopphold for øyeblikkelig hjelp (KAD) Avtale om gjensidig kunnskapsutveksling Avtale om samarbeid om forskning, utdanning, praksis og læretid Avtale om svangerskapsomsorg, fødselshjelp og barselsomsorg Avtale om IKT-løsninger og elektronisk samhandling Avtale om helsefremmende og forebyggende helsearbeid Tjenesteavtale om omforente beredskapsplaner og tjenesteavtale om planer for den akuttmedisinske kjeden Faktiske opplysninger Avtalen oppfyller partenes lovpålagte plikt i henhold til lov om kommunale helse- og omsorgstjenester av 14. juni 2011 og lov om spesialisthelsetjenester av 2. juli 1999. Forhandlinger om revidering av avtalene ble påbegynt våren 2015 med sikte på å revidere Samarbeidsavtalen basert på de erfaringer man har høstet siden første generasjons avtale ble iverksatt. I forkant av forhandlingene deltok Malvik kommune i en interkommunal arbeidsgruppe som gjennomgikk rutiner og praksis knyttet til inn- og utskriving. 1 Se: https://stolav.no/fag-og-forskning/samhandling
Det er kommunestyret selv som skal inngå samarbeidsavtalen med det regionale helseforetaket. Avtalen er juridisk bindende. Partene i avtalen er kommunene og det regionale helseforetaket. Det ble opprettet et forhandlingsutvalg som har ført forhandlingene på vegne av kommunene. Fra kommunene deltok: Helge Garåsen, Trondheimsområdet (forhandlingsleder) Tor Langvold, Fosenregionen Marius Jermstad, Fjellregionen Torgeir Aarvaag/Arild Risvik, Orkdalsregionen Runar Asp, Værnesregionen KS og St. Olavs Hospital delte på sekretariatsoppgaven. Forhandlingsutvalget har gjennomgått alle gjeldende avtaler og retningslinjer på nytt. For den overordnede samarbeidsavtalen, (heretter kalt Samarbeidsavtale) og avtale om innleggelse, utskriving og overføring av pasienter er det foreslått omfattende endringer. Det reviderte utkastet har ikke vært på en formell høringsrunde i den enkelte kommune. Forhandlingsutvalget foreslår også at det inngås en ny: «Retningslinje for avvikshåndtering og kvalitetsforbedring». Utkast til revidert Samarbeidsavtale og ovennevnte to retningslinjer legges fram for behandling i styret for St. Olavs Hospital og for kommunestyrene. Beskrivelse av kommunens tilbud om døgnopphold for øyeblikkelig hjelp (KAD) og avtale om IKT-løsninger og elektronisk samhandling legges ikke fram til politisk behandling i denne saken, men vil bli lagt fram i egne saker. Kommunens KAD-tilbud har vært under utprøving med 10 senger f.o.m. 2014. Fra årsskiftet 2016 ble dette et lovpålagt tiltak. Tiltaket utvides nå til pålagt omfang, dvs. 25 senger, videreføres som et interkommunalt tiltak der Trondheim kommune er vertskommune for samarbeidskommunene Klæbu, Malvik, Melhus og Midtre Gauldal. Tiltaket er fullfinansiert fra staten, men fra 2016 overføres finansieringen til rammefinansiering. Rådmannen ønsker å følge utviklingen før gjeldende beskrivelse revideres og legges fram til politisk behandling. Det pågående samhandlingsprosjektet med Helse Midt-Norge RHF «en innbygger en journal» /Helseportalen kan medføre behov for endringer som bør avklares før gjeldende retningslinje for samarbeid om IKT-løsninger og elektronisk samhandling revideres. De øvrige tjenesteavtalene/retningslinjene foreslås endret til felles betegnelse, heretter kalt retningslinjer. I disse avtalene er det kun foretatt redaksjonelle endringer, men innhold av prinsipiell betydning er ikke endret. Disse retningslinjene er vedlagt som vedlegg 4-8 til saken og foreslås prolongert. Samarbeidsavtale Faglige samarbeidsutvalg (FSU) Det foreslås å opprette ett nytt utvalg i tillegg til utvalgene som allerede er opprettet for å følge opp de ulike retningslinjene. Det foreslås å endre navn fra faglig samarbeidsutvalg til fagråd. For øvrig er det ikke foreslått endringer i gjeldende FSU(faglige samarbeidsutvalg)- struktur. Politisk utvalg Det foreslås å reetablere et samarbeidsutvalg på politisk / styrenivå der partene gis mulighet til å drøfte strategiske og politiske spørsmål av betydning for samhandling. Det politiske
samarbeidsutvalget konstitueres som en del av møtet i Fylkesstyret i KS. Styreleder, 2 styremedlemmer og administrerende direktør ved St. Olavs Hospital deltar. Det politiske samarbeidsutvalget skal medvirke til å forankre samarbeidet på politisk nivå. Felles sekretariatsfunksjon for kommuner og St Olavs Hospital Det opprettes en permanent koordinerings- og sekretariatsfunksjon med fast bemanning. Sekretariatet skal ivareta løpende koordinering og saksbehandling for ASU(administrativt samarbeidsutvalg). Koordinering mellom ASU og fagrådene, koordinering av felles planlegging, kommunikasjon med aktører og interessenter, sekretariat for politisk arbeidsutvalg. Sekretariatsfunksjonen søkes dekket gjennom midler fra St. Olavs Hospital og fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Samarbeidet på kommunesiden Samarbeidet på kommunesiden organiseres/videreføres primært med basis i 5 regioner Trondheimsområdet (hvor Malvik kommune inngår), Fjellregionen, Orkdalsregionen (SiO), Fosen og Værnesregionen. Dette gjelder både representasjon i utvalg og løpende arbeid. Det skal avholdes dialogmøtet mellom St. Olavs Hospital og den enkelte region. Brukerorganisasjoner og tillitsvalgte Brukerorganisasjoner og tillitsvalgte skal være observatører i ASU med samme representasjon som nå. Gjennomføring og forankring Partene forplikter seg til å gjøre avtalen kjent for egne ansatte og brukere. Retningslinjer for innleggelse, utskriving og overføring av pasient Denne retningslinjen er vesentlig endret. I avtaleforslaget legges det opp til at sykehuset normalt skal sende nødvendig informasjon elektronisk i tidsrommet mellom kl. 8-15 mandag til fredag når sykehuset ønsker at pasienten skal mottas samme dag. Når sykehuset sender nødvendig informasjon etter kl. 15 på hverdager eller i helger/høytider, så kan konsekvensen være at pasienten ikke mottas samme dag. Helseforetaket kan ikke skrive ut en pasient før kommunen har gitt tilbakemelding om at pasienten kan tas i mot. Når utreise av pasient skal skje samme dag, skal det etter anmodning fra kommunen sendes med medikamenter og nødvendig utstyr fra helseforetaket, som regel fram til første virkedag eller der annet er avtalt, for å unngå brudd i behandlingsforløpet. Kommunen skal innen 3 timer etter mottatt elektronisk varsel om utskrivningsklar pasient, svare på: om de kan ta imot pasienten eventuelt når de kan ta imot pasienten, samt hvilket tilbud pasienten skal få ved hjemkomst gi beskjed om det er behov for at helseforetaket sender med medikamenter ev sykepleieartikler (f.eks. utstyr til sårskift etc.) Kommunene skal normalt ta i mot pasienter samme dag (dag 0) også på ettermiddag eller kveld så sant de har fått nødvendig informasjon i tidsrommet mellom kl. 8-15 mandag til fredag. Samarbeidsavtalen har ambisjoner om at kommunene skal øke tilgjengeligheten, herunder motta varsel og øke mottak av pasienter, på ettermiddag og helg.
Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Helseforetaket kan ta betalt for døgn 0 når nødvendig informasjon er sendt ut elektronisk og kommunen ikke svarer innen 3 timer etter mottatt varsel, eller varsler at de ikke kan ta i mot pasienten. Dette gjelder hele døgnet og alle kalenderdager. Retningslinjer for avvikshåndtering og kvalitetsforbedring I samarbeidsavtalen er det enighet om at alt samarbeid mellom partene samordnes i et helhetlig kvalitetssystem. Faglig utvikling av tjenestene skal være grunnleggende prinsipp i kvalitetssystemet. Det foreslås å opprette et nytt fagråd for samarbeid om kvalitetsforbedring og rutiner for avvikshåndtering og forbedringsarbeid. Fagrådet skal sikre en systematisk gjennomgang av meldte uønskede hendelser og forbedringsforslag og legge dette fram for medlemmene i ASU. Saksbehandling Etter at forhandlingsutvalget sendte ut sine avtaleutkast tidlig desember 2015, har avtalene vært innom rådmannsutvalget og styret i KS, Sør-Trøndelag. Før avtalene kommer til de respektive kommunestyrer/bystyre/styret i St. Olavs Hospital, er de også forelagt brukerorganisasjoner og organisasjoner for arbeidstakerne til uttalelse. Når avtalene er godkjent av alle parter, skal hver enkelt part gjøre avtalen kjent for sine ansatte, jf pkt 7 om plikt til gjennomføring og forankring. Vurdering Lovpålagte samarbeidsavtaler mellom kommuner og helseforetak er et av virkemidlene som skal bidra til å realisere noen av målsetningene med samhandlingsreformen; Bedre folkehelsen Skape bærekraftige, koordinerte helsetjenester med god kvalitet Samarbeidsavtalene skal fremme samhandlingen mellom kommuner og helseforetak ved å konkretisere oppgave- og ansvarsfordelingen, og etablere gode samarbeidsrutiner på sentrale samhandlingsområder. På denne måten skal avtalene legge grunnlaget for at sykehuset og kommunene skal bedre koordinering og øke pasientsikkerheten i vekslingsfeltet mellom kommune og sykehus. Samhandling, samarbeid, kommunikasjon og interaksjon er stikkord som kan brukes på den nye hverdagen. Poenget med samhandlingsreformen er å skape sømløse tjenester til beste for pasienten -rett pasient på rett sted til rett tid. Siden innføringen av Samhandlingsreformen 1.1.12 har Malvik kommune ført oversikt over alle henvendelser om utskrivningsklare pasienter fra sykehus som er meldt å ha et behov for kommunale tjenester etter innleggelse. Statistikk fra disse årene viser en jevn økning i antall henvendelser vedr. utskrivningsklare pasienter, samt at antallet henvendelser varierer fra måned til måned.
Siden oppstart av Samhandlingsreformen har det vært en gradvis forbedring i at kommunen får raskere varsel om pasienter som er forventet å ha behov for kommunale tjenester. Erfaringene så langt viser at varsel om at pasienter er utskrivningsklare hovedsakelig kommer på ukedager. Lørdag og søndag kommer det få varsel om at pasienter er utskrivningsklare. Vi har erfaringer med at de fleste av disse varslene er avklart med kommunen på forhånd. Dette er positivt og vurderes som viktig i forhold til å oppnå intensjonen med koordinerte og trygge pasientforløp. De største utfordringene har inntil nå vært manglende medisinopplysninger ved utskrivning, og avklaring av hvordan en kan håndtere perioder med mange utskrivninger /«topper», eksempelvis ved ferieavvikling. I hovedsak gjelder registrerte avvik at pasienter ankommer kommunen uten tilstrekkelig informasjon fra sykehuset for at kommunen skal kunne yte nødvendig helsehjelp. Siste 3 måneder i 2015 sendte Malvik kommune 11 avvik til St. Olavs Hospital ang pasienter som var skrevet ut til kommunale tjenester. Denne informasjonen er på forespørsel også oversendt Fylkesmannen i Sør- Trøndelag. Samarbeidsavtalen og tilhørende dokumenter vil omfatte store deler av Malvik kommunes organisasjon. Det vil være nødvendig å utarbeide en plan på hvordan avtalen og tilhørende retningslinjer skal gjøres kjent og følges opp i kommunen. Det er imidlertid vanskelig å vurdere hvilke økonomiske konsekvenser den nye avtalen og tilhørende retningslinjer vil kunne få. I avtalens pkt. 4 presiseres det at - ingen av partene alene kan definere hva som er kommunens eller helseforetakets ansvar - partene kan ikke endre egen praksis som får konsekvenser for ansvars- og oppgavefordeling mellom partene uten at partene er kommet til enighet Basert på dette anbefaler Rådmannen derfor at arbeidet med å følge opp samarbeidsavtalen og tilhørende retningslinjer videreføres, med jevnlig rapportering til politisk utvalg.