VEDLEGG 1 Berørte virksomheter og personale - en beskrivelse I dette vedlegget vil jeg kort beskrive dagens aktiviteter i de berørte virksomhetene og for noen enkelte tilsatte. Beskrivelsene er ikke på noen som helst måte fyllestgjørende, men de er et viktig grunnlag for vurderinger og tilrådinger i rapporten. Opplysningene om drift, personale mm er basert på situasjonen per 15.03.12. Kultursalen: Alta kommunes engasjement i drifta av Kultursalen baserer seg på en avtale mellom Statsbygg, Høgskolen i Finnmark og Alta kommune. Omfanget av dagens drift har vel vokset langsomt fram - dels basert på brukerbehov og dels etter planmessig utviklingsarbeid - etter at Kultursalen var ferdig til bruk i 1993. Virksomheten har tre stillingshjemler inklusive lederressurs. Alle stillinger er besatt og de dekker opp for ønsket kompetanse. Leder anslår å bruke ca 10% av full stilling til lederoppgaver, men grensene mellom ledelse og aktivitet knyttet til drifta er temmelig udefinerbare, så +/- 10 % er kanskje et like presist uttrykk. De tilsatte har sterkt varierende arbeidstid, men viser stor fleksibilitet i organisering av arbeidet. Til gjengjeld er de sikret fri i jule- og påskeuka samt i perioden fra rundt skoleslutt og ut juli måned. Lokaler og utstyr betegnes som tilfredsstillende til svært bra, men tilsatte bruker både tid og økonomi til vedlikehold og oppgradering. Brukergruppene varierer fra de som selv står for alt av utstyr og produksjon til andre som trenger full oppfølging fra de tilsatte både når det gjelder teknisk utstyr, betjening av dette og produksjon. Innen Alta kommunes drift av salen er det 50-55 arrangementer i året. Hvert av disse arrangementene krever fra 1 til 7/8 produksjonsdager. I tillegg kommer høgskolens bruk av salen. Arrangementer der kommunen medvirker trekker +/- 12 000 besøkende. I toppåret 2005 var det hele 15 000 besøkende på arrangementer i salen. I tilknytning til et flertall av arrangementene forestår de tilsatte arbeid med markedsføring, billettsalg (kjøpt tjeneste), tilrettelegging og oppfølging. De tilsatte ved Kultursalen har ei brei kontaktflate mot mange ulike tilbydere av kulturarrangementer. Størst av disse et Riksteateret, men salen har også tatt imot tilbud fra Den norske operaen og mange store artister. I møtet med tilbyderne legger de tilsatte vekt på at de skal føle seg velkomne til Alta, at de skal møte en ryddig og profesjonell arrangør og en service som gjør at de gjerne ønsker seg tilbake til Alta. 3 stillingshjemler - alle besatt. Leder anslår at ca. 10 % av full stilling nyttes til rene lederoppgaver, men en del lederoppgaver ligger inne i arbeidet med daglig drift og lar seg derfor vanskelig definere. - På vegne av Alta kommune å forestå kontakten med øvrige eiere/brukere av kultursaken (Statsbygg og Høgskolen i Finnmark). - Ha kontakt med de som ønsker å bruke kultursalen til framsyninger og serve disse i forbindelse med deres bruk.
- Daglig drift og vedlikehold av salen med tilhørende lokaler og utstyr. - 50-55 arrangementer i året som hver omfatter 1-7/8 produksjonsdager. +/- 12 000 besøkende. Huset - Ungdommens hus: Drifta av Huset er basert på politiske vedtak der en ønsket å sikre et rusfritt tilholdssted for ungdom som i liten grad eller ikke i det hele tatt lot seg engasjere i andre tilbud. Etter en første driftsperiode, som etter hvert ble vurdert som både for kostnadskrevende og ikke helt i samsvar med intensjonene, fikk Huset fastsatt et driftsgrunnlag omtrent på dagens nivå. Siden oppstarten har Huset vært tilknyttet både kultursektoren og oppvekstsektoren - de seinere årene som frittstående virksomhet under sistnevnte sektor. Huset er nå tildelt 4 stillingshjemler inklusive tid til ledelse. På grunn av permisjoner, sykemeldinger og skifte av leder, er personalsituasjonen akkurat nå noe uklar. I overkant av tre stillingshjemler er besatt, men flere av tilsettingene er vikariater eller kortere engasjementer. Nytilsatt leder vil rydde opp i uklarhetene så snart hun tiltre i full stilling og når gitte permisjoner utløper. Av grunner som blant annet nevnt ovenfor, er det vanskelig å angi tilnærmet eksakt hvor mye tid som går til ledelse, men virksomheten er helt avhengig av at leder i relativt stort omfang inngår i drifta av tilbudet. Lokaler og utstyr betegnes som tilfredsstillende, men for å vedlikeholde - særlig utstyret - er en avhengig av å makte å knytte til seg pellementmakere. Huset har, og vil fortsatt, engasjere seg i forhold til det som tolkes som kjernevirksomheten - å være et åpent, rusfritt tilbud til ungdom som i liten grad eller ikke i det hele tatt lar seg engasjere i andre tilbud. Det er viktig at disse intensjonene videreføres. Likevel er en god del av brukergruppa ungdom som også er engasjert utenom Huset noe som styrker den samla virksomheten i Huset. At Huset foreslås lagt inn under kulturvirksomheten, må ikke føre til at en forventer at Huset primært skal være en kulturaktør. At Huset imidlertid fortsatt vil engasjere seg i kulturelt arbeid og gjennom sin virksomhet vil skape mange kulturuttrykk, får en innkassere som en bonus. De fleste brukerne av huset lar seg engasjere i ulike skapende aktiviteter som kommer til uttrykk gjennom blant annet musikk, dans, teater, men den gruppa som ikke har latt seg engasjere i slikt, har funnet sin plass som tilretteleggere for disse aktivitetene samt drift av Huset blant annet rydding og renhold. 4 stillingshjemler. På grunn av permisjoner, sykemeldinger og skifte av leder er personalsituasjonen akkurat nå noe uklar, men i underkant av 2,5 stillingshjemler er besatt, 1 i fast tilsetting, de øvrige er besatt som vikariater eller engasjementer. Faktisk tid til ledelse lar seg vanskelig definere. Leder er i stor grad engasjert i daglig aktivitet. Nytilsatt leder har ikke erfaring i stillingen, og finner det vanskelig å gi et overslag. Sikre ungdom som i liten grad eller ikke i det hele tatt lar seg engasjere i andre tilbud et rusfritt tilholdssted med tilbud om meningsfulle og skapende aktiviteter. - Huset har delt ut 200 nøkkelkort til ungdom, men regner at mellom 100 og 150 av disse er aktive brukere. - Som eksempler på Husets engasjement nevnes Gigant, Millas univers (2010), tilbud til ungdom på 16. mai og ulike Works-shops innen dans, foto, musikk mm. - Det understrekes at Huset har opprettholdt et rusfritt miljø, dels takket være brukerne sjøl.
Alta bibliotek: Folkebibliotekene har dype røtter langt tilbake i kulturhistorien i Norge, og kommunen er gjennom egen lov pålagt å tilby en bibliotektjeneste. Alta bibliotek har derfor et solid grunnlag for sin virksomhet, men må, i likhet med store deler av øvrig kommunal virksomhet, forholde seg til de økonomiske rammene kommunen finner rom for. Dette har blant annet medført flere skifter av lokaliteter, men nå har tjenesten fått en lett tilgjengelig sentral plassering i lokaler som vurderes godt tjenlige. Det er også verd å merke seg at tjenesten har full dekning av kvalifisert personale. Mediesamlingene vurderes også å være tilfredsstillende, selv om det alltid vil være ønsker om å styrke disse. Blant annet krever overgang fra tilnærmet rene bok- og tidsskriftsamlinger til nye medier betydelige ressurser - ikke minst fordi stadig nye tilbud dukker opp. Biblioteket gir uttrykk for at det området behovet for opprustning og kompetansebygging er størst, er IT, ikke minst fordi mange av de nye mediene er IT-baserte. Biblioteket peker også på at de har mange besøk av innvandrere - et faktum som også betinger en viss oppfølging. Dette forholdet kan også være til ettertanke - er dette en møteplass som kan nyttes bedre i integreringsarbeidet? 5,5 bibliotekfaglige stillingshjemler (her inngår bibliotekleder) - alle besatt og 1,5 stillingshjemler for merkantilt personale - også disse er besatt. Faktisk medgått tid til ledelse og administrative oppgaver lar seg ikke enkelt skille ut. Både inngår bibliotekleder i turnusplanen for bibliotekets åpningstider og dessuten utfører merkantilt personale noen oppgaver som ville falt på bibliotekleder. - Biblioteket oppfyller kommunens forpliktelser etter Lov om folkebiblioteker - For øvrig gjengis bibliotekets eget hovedmål: Alta bibliotek skal gi tilgang til kunnskap og kultur, være en arena for livslang læring og fremme lesing og leseglede i kommunen. - Åpningstid 10-16 5 dager i uka, tre av disse til kl 19. Lørdager 11-15. - 116 508 besøkende i 2011 (2010: 88 477). - Ca 35 400 media (bøker, film, tidsskrifter, lydbøker med mer.) Biblioteket har nå tjenlige og sentralt plasserte lokaliteter. Alta kulturskole: I starten var kulturskolene rene musikkskoler som i hovedsak tilbød individuell instrumentopplæring, men som også skaffet kompetanse som kom kor og korps i nærmiljøet til stor nytte. Senere ble kravet om at kommunene skulle gi slikt tilbud nedfelt i Opplæringsloven - nå som musikk- og kulturskoler. Dette er dagens plattform for Alta kulturskole som etter hvert har bygd opp et opplæringstilbud innafor et bredt spekter av kulturuttrykk. Begrensningene i omfang og bredde i tilbudet ligger først og fremst i tilgangen på økonomi og kompetanse. Ettersom korpsbevegelsen har mistet oppslutning, har også ønskene om instrumentopplæring endret seg, noe som igjen har resultert i noe overkapasitet i kompetanse på korpsinstrumenter. Økonomisk har kulturskolen søkt å kompensere for knappe økonomiske vilkår gjennom gruppeundervisning noe som gir forholdsmessig mer i kontingentinntekter per time. Slik ordning har imidlertid sine begrensninger og kan ikke fullt ut kompensere for knappe bevilgninger.
Det er også en viss bekymring for at økte elevkontingenter etter hvert kan medføre at tilbudet ikke blir tilgjengelig for alle av økonomiske grunner. Kulturskolen mener også å ha merket redusert etterspørsel etter at Nordlysbadet åpnet - en konsekvens som kanskje ikke burde være uventet. Lokalene kulturskolen disponerer vurderes som tilfredsstillende, men se kommentarer fra personalet vedlegg 4. Det er ikke alle kulturskoler som har egen sal (den gamle kinoen) til disposisjon. Det mangler imidlertid arbeidsrom for personalet. Instrumenter og utstyr for øvrig beskrives som tilfredsstillende. Fortløpende vedlikehold er imidlertid kostbart og en utfordring. For øvrig ser kulturskolen et viktig potensial i å videreutvikle samarbeidet med grunnskolene og Huset - både for utnytting av kompetanse, utstyr og lokaler. Antall tilsatte i kulturskolen vil over tid variere i samsvar med etterspørsel, tilgang på personale med ønskede kvalifikasjoner og økonomi (kommunal bevilgning og kontingent). Per 01.03.12 oppsummeres personalsituasjonen slik: 13,56 årsverk fordelt på 9 hele stillinger og 13 delstillinger (6-70 %). I dette tallet inngår ledelse med en hel stilling, koordinator for Den kulturelle skolesekken med 50 % stilling og 50 % stilling etter særskilt avtale med NAV samt et 50 % ubesatt vikariat. I tillegg kommer en merkantil stilling på 70 %. - Kulturskolen skal oppfylle Opplæringslovens krav om at kommunen skal gi et kulturskoletilbud som skal omfatte barn, unge og voksne. - For øvrig fungerer Kulturskolen som et ressurssenter for kultur gjennom å tilby tjenester til kor og korps i kommunen, grunnskolene (blant annet gjennom Den kulturelle skolesekken) og ved å involvere seg i allmennkulturelle arrangementer som utøvere, instruktører og koordinatorer. Antall elever: Ca 450. Venteliste: Ca 200. Instrumentparken betegnes som tilfredsstillende, men vedlikeholdet er krevende. Lokalene i Kinoveien - Auletten og Kuben (tidligere Alta kino) fungerer godt, men det mangler tilfredsstillende lokaler til arbeidsplasser for personalet. Administrasjonen i kultursektoren: Resten av administrasjonen i kultursektoren består av to stillinger. Tilsatt i den ene stillingen fungerer for tiden som konstituert kultursjef. Innholdet i denne stillingen vil være oppgavene til kultursjef i henhold til stillingsbeskrivelse samt de oppgavene som var tillagt konsulentstillinga. Her oppsummeres noe fra stillingsbeskrivelsen: - Ivareta sektorens ansvar for kultursaker rettet mot allmenn kultur. - Oppfølgingsansvar overfor virksomhetene. - Aktiv veiledning innenfor egen organisasjon og til lag/foreninger innenfor allmenn kultur. - Være kommunens og sektorens kontaktperson i forbindelse med større arrangementer i Alta. - Holde kontakt med offentlige instanser innenfor fagområdet. - Personalansvarlig innenfor kultursektoren. - Ansvarlig for HMS og virksomhetsplan. - Drive tverrsektorielt samarbeid vedrørende allmenn kultur. I tillegg oppsummeres: Saksbehandling, informasjon overfor media, informasjon til og veiledning av lag og foreninger, deltakelse i arbeidsgrupper med mer. Tilsatt i den andre stillingen har i all hovedsak beholdt sine oppgaver i samsvar med stillingsbeskrivelse.
Utdrag: - Ivareta sektorens oppgaver rettet mot idrett. - Kvalitetssikre kommunens plan og søknader vedr. idretts- og friluftsanlegg - Informasjon og veiledning overfor lag og foreninger innen idrett - Ansvar for kommunens plan for idrett og fysisk aktivitet. - Vedlikehold og oppdatering av idrettsanleggsregisteret. - Saksbehandling og deltakelse i arbeidsgrupper. Jeg har bedt henne om å konkretisere sitt arbeid, og gjengir i utdrag fra hennes oppsummering: - Forhåndsgodkjenning av anlegg det søkes om spillemidler til. - Etter samarbeid med aktuelle søkere fremme søknader om spillemidler (søker ca 39 mill kr og får ca 9 mill kr/år). - Befaring av utbygde anlegg og sluttregnskap. - Byløyperennet - forberedelser, mediekontakt, hjemmeside, skilt, befaringer og premier (3500-1500 deltakere/år. - Alta 10-toppers - forberedelser, kontakt med samarbeidsparter, befaring, mediekontakt og premiering (ca 28.000 registreringer/år). - FYSAK og folkehelse bl.a. søknader om eksterne midler. - Tilskudd til idrettslag og tildeling av treningstimer i kommunale anlegg. De relativt avgrensede oppsummeringene ovenfor har vært viktige i forbindelse med valg av tilrådd organisasjonsform og for vurderingene som er gjort når det gjelder fordeling av oppgaver i den nye virksomheten. Uten muligheter for å legge noen oppgaver nedover i organisasjonen, ville virksomhetsleders oppgaver blitt tilnærmet uoverkommelige.