Open Access - opprettelse av åpent institusjonelt arkiv i HiBu. Rapport fra arbeidsgruppe

Open Access - opprettelse av åpent institusjonelt arkiv i HiBu Rapport fra arbeidsgruppe Drammen, Hønefoss og Kongsberg 12.11.2007

Innhold Oppsummering... 3 Forord... 4 1 Initiativ for Open Access i HiBu... 5 2 Institusjonelt arkiv BIBSYS BRAGE... 6 3 Fordeler ved egenarkivering i institusjonelle arkiv... 7 4 HiBu-status i dag... 7 4.1 Forskdok... 7 4.2 Bibsys Ask... 7 4.3 Studentarbeider... 8 5 Innføring av institusjonelt arkiv - anbefalinger fra arbeidsgruppen... 8 5.1 Mål... 8 5.2 Organisering i arkivet... 8 5.3 Hva skal inn i arkivet?... 9 5.4 Avtaler og opphavsrett... 10 5.4.1 Avtaler med forlag... 10 5.4.2 Opphavsrettsavtaler mellom forfattere og HiBu... 11 5.5 Hvordan skal arbeidsflyten være?... 12 6 Incentiver for arkivering... 12 Referanser... 13 Vedlegg 1 Avtale om tilgjengeliggjøring av elektroniske dokumenter via BRAGE (Open Research Archive)14 Vedlegg 2 Avtale om elektronisk publisering av studentarbeider i BRAGE (Open Research Archive)... 17 Vedlegg 3 Informasjon om Bibsys BRAGE på websidene... 20 2

Oppsummering Arbeidsgruppen anbefaler at det opprettes et institusjonelt arkiv i HiBu fra 1.1.2008. Dette arkivet skal inneholde vitenskapelige arbeider fra ansatte og studentarbeider på bachelor- og masternivå. HiBus institusjonelle arkiv benytter Bibsys-Brage som system for å registrere, lagre og gjøre tilgjengelig HiBus FoU- produksjon som er i fulltekst. Arbeidsgruppen går inn for at man anbefaler alle ansatte å arkivere vitenskapelige artikler (parallellpublisering) samt faglige og vitenskapelige rapporter. Det er et mål at det institusjonelle arkivet skal være HiBus ansikt utad når det gjelder å tilby en samlet presentasjon av HiBu-publikasjoner som er åpent tilgjengelig på nettet. Gjennom Open Accesspublisering vil HiBus vitenskapelige produksjon bli synliggjort. Arbeidsgruppen anbefaler at HiBu ser på muligheten av å innføre incentiver for å stimulere til egenarkivering Videre går arbeidsgruppen inn for at mastergradsarbeider kan innleveres og publiseres i det institusjonelle arkivet. Når det gjelder studentarbeider på lavere nivå er det opp til den enkelte avdeling å bestemme om arbeidene skal legges ut. Systemansvar for innholdet i det institusjonelle arkivet Bibsys-Brage bør ligge hos biblioteket. For å sette brukeren i sentrum; forskere, studenter og informasjonssøkere, må HiBus institusjonelle arkiv bli et totalintegrert system og kobles sammen med Bibsys og Bibsys-Forskdok (dette arbeidet pågår hos Bibsys på vegne av Brage-konsortiet). Det må arbeides videre med hvordan arbeidsflyten i det institusjonelle arkivet skal være, spørsmål angående innlevering, registrering osv må avklares med studiestedsadministrasjonene og avdelingene. De er også noen uavklarte spørsmål ang. opphavsrett til rådata som må klarlegges ytterligere, problemstilling er sendt over til HiBus FoU-utvalg. Arbeidsgruppen anbefaler at det arrangeres et seminar for ansatte der temaet er institusjonelle arkiv og egenarkivering i løpet av 2008. 3

Forord Høgskolens bibliotekutvalg (der bla alle fem dekaner er representert) støttet i sak 5/07 at det lages et forprosjekt på oppretting av institusjonelt arkiv i HiBu under ledelse av biblioteket. Det er viktig at representanter for faglig og administrativt personale også deltar i forprosjektet. Fordi FoU-utvalget ikke var operativt (pga omorganisering) i vår, ble saken tatt opp i Bibliotekutvalget for at prosjektet skulle kunne bli igangsatt før sommeren. Retningslinjer for forprosjekt Open Access: Arbeidet består i å lage forslag til organisering, innhold og bruk av HiBus institusjonelle arkiv. Vi må ha et hierarki som er lett å finne fram i, og som kan overleve eventuelle omorganiseringer i HiBu. Det må avklares hva som skal legges inn i arkivet. Aktuelle dokumenter er studentarbeider (master- og/eller bacheloroppgaver), vitenskapelige arbeider fra ansatte, hefter i rapport- og arbeidsnotatserien osv. Opphavsrett og avtaler skal det også sees på. Det ble opprettet en arbeidsgruppe som hadde sitt første møte 14. juni i år. Arbeidsgruppen har bestått av: Høgskolelektor Agnete Bueie, Avdeling for lærerutdanning Biblioteksjef Kari Fagerjord (leder) 1.amanuensis Per Lundmark, Avdeling for optometri og samfunnsvitenskap Bibliotekar Frøydis Løken Dekan Arvid Sigveland, Avdelig for teknologi Hovedbibliotekar Ingeborg Stensli Høgskolelektor Ståle Vikhagen, Avdeling for økonomi og samfunnsvitenskap 1. konsulent Anne Marie Øverland, studiestedsadm. Kongsberg Det har ikke vært ledige ressurser ved Avdeling for helsefag til å delta i arbeidet, men nøkkelpersoner ved avdelingen har mottatt møtereferater fra gruppa til orientering. FoUutvalget har blitt orientert underveis i prosessen. Det har vært avholdt 3 møter i arbeidsgruppen. Arbeidet ble avsluttet 12.november 2007. 4

1 Initiativ for Open Access i HiBu Et institusjonelt arkiv defineres som en åpen digital samling av den vitenskapelige produksjonen ved en forsknings- og/eller utdanningsinstitusjon. Samlingen er tilgjengelig via internett. Det å gjøre sine publikasjoner tilgjengelig i et institusjonelt arkiv kalles egenarkivering. Open Access betyr åpen tilgang via Internett til fagfellevurderte vitenskapelige artikler og annet vitenskapelig materiale. Åpen tilgang skjer enten ved at forfatteren egenarkiverer artikler publisert i tradisjonelle tidsskrift i institusjonelle arkiv, eller ved at forfatter publiserer artikler i et Open Access tidsskrift. Institusjonelle arkiv kan inneholde alle typer vitenskapelige publikasjoner eller produkter som kunstnerisk materiale; tegninger, fotografier og musikk, læringsobjekter, posters, rapporter, studentarbeider, bøker, konferanseproceedings mv. Det er en internasjonal trend at forskningen publiseres i Open Accesstidsskrifter og i åpne arkiv. Et Open Accesstidsskrift er et tidsskrift uten abonnementsavgift, dvs at det er gratis å bruke for sluttbrukeren. Flere større finansieringskilder for forskning krever eller anbefaler at forskningsresultatene enten publiseres i Open Accesstidsskrift eller egenarkiveres. En oversikt over finansieringskilder og Open Access finnes på Sherpa-prosjektets nettsted http://www.sherpa.ac.uk/juliet/index.php I Norge er Universitets- og høgskolerådet (UHR) en aktiv pådriver for Open Access-arbeidet. Allerede i januar 2005 sendte UHR et brev til sine medlemsinstitusjoner med en henstilling om å ta i bruk åpne institusjonelle arkiv og å publisere i Open Accesstidsskrifter, se: http://www.uhr.no/forskning/open_access Sitat fra UHRs brev til UH-ene: Dagens systemer for vitenskapelig publisering tilfredsstiller ikke de behov for formidling som forskningen har. En stor del av publiseringen går gjennom kommersielle forlag, og bruken er begrenset av abonnement. Prisen på mange tidsskrifter har økt så mye at UH ikke makter å skaffe sine ansatte det tilfang av vitenskapelig litteratur som er nødvendig for forskningsarbeidet (..) paradoksal situasjon fordi forskerne gir forlagene vederlagsfri disposisjonsrett over sine artikler og bistår dem gratis i fagfellevurderingen ( peer review ). UH er, forskningsråd mfl som finansierer forskningen må betale dyrt for å få tilgang til dens resultater (..) en bevegelse i alle verdensdeler for å øke andelen av open access tidsskrifter der brukeren har fri tilgang til artiklene.. Argumentasjonen for dette er mangfoldig, bla blir artikler som er publisert i Open Accesstidsskrifter mer lest og mer sitert. Mange ønsker å legge et press på store og mektige forlag som øker prisene på abonnement så mye at universitets- og høgskolebibliotekene blir nødt til å si opp viktige tidsskrifter. Man kan også si at forskningen blir demokratisert ved publisering i åpne arkiv ved at fattige land får tilgang til den nyeste og beste forskningen. Oppsummering av UHR-anmodning til medlemsinstitusjonene (25.01.2005) Aktiv opplysningsvirksomhet om Open access Oppfordre til publisering i open access journals med fagfellevurdering Opprette/videreutvikle institusjonelle, åpne publiseringsarkiv Samarbeide med andre institusjoner om felles publiseringsarkiv 5

Vedta retningslinjer som anbefaler forfatterne å parallellpublisere vitenskapelige artikler i institusjonens publiseringsarkiv Integrere publiseringsarkivene med fellessystemene for forskningsdokumentasjon (FRIDA og BIBSYS/FORSKDOK I Norge har universitetene laget sine egne åpne arkiv, mens de fleste høgskolene har valgt å gå sammen i et konsortium. HiBu er også medlem i konsortiet. Dokumenter som legges inn i arkivet vil bli søkbare også via søkemaskiner som Google og gjennom det nasjonale arkivet NORA (nasjonal søketjeneste for vitenskapelige arkiv) http://www.ub.uio.no/nora/ 2 Institusjonelt arkiv BIBSYS BRAGE Bibsys har laget et verktøy for konsortiet. BIBSYS-BRAGE er et institusjonelt arkiv utviklet for en sammenslutning (konsortium) av BIBSYS deltakere. ABM-utvikling har støttet utviklingsarbeidet i BIBSYS, inngangsbilletten for institusjonene er dermed lav. BRAGE er et verktøy der de enkelte deltakerne i konsortiet kan opprettholde og vedlikeholde sine egne institusjonelle arkiv. Teknologisk blir BRAGE en individuell fellesskapsløsning. BIBSYS utvikler BRAGE som et system med felles funksjonalitet og felles layout. Brage bygger på open sourceprogramvaren DSpace. Den samme programvaren er brukt i mange andre åpne arkiv, feks av Universitetene i Norge. Medlemmene i konsortiet får hvert sitt institusjonelle arkiv med tilpasning logo, dette utnytter fordelene med felles utvikling samt ivaretar institusjonenes behov for individuell profilering. BIBSYS påpeker at det er et stort skritt fra system klar til bruk og fram til et system i bruk. Siden BRAGE bare er et verktøy, betyr det blant annet at den enkelte institusjon får ansvar for å ta i bruk verktøyet, og mange spørsmål må besvares før man innfører et institusjonelt arkiv i institusjonen. Videre presiseres det at innføring av et institusjonelt arkiv ikke er noe man kan gjøre som venstrehåndsarbeid. Bibsys anbefaler at følgende punkter tenkes gjennom av institusjonen når arkivene skal innføres: Hva skal tas vare på, og hva skal ikke tas vare på? Både tekstlig og multimediemateriale kan lagres. Hvordan skal samlingene organiseres? (for eksempel avdelingsvis med samlingstyper under hver avdeling). Hvem skal jobbe med det institusjonelle arkivet? Hvem skal ha tilgang til registrering og hvem har administrasjonsansvar? Hvordan skal arbeidsflyten være? Oppgavene forbundet med administrasjon av arkivet krever tildeling av ressurser (tid/penger). Hvem skal ha ansvaret for synliggjøring av det institusjonelle arkivet i institusjonen (informasjon og reklame ) Hvilke opphavsrettslige problemer kan man møte i forbindelse med arkivering av dokumenter? Hvordan skal arkivet presenteres? 6

3 Fordeler ved egenarkivering i institusjonelle arkiv Fordelene ved egenarkivering i institusjonelle arkiv er flere, erfaring fra universitetene sier bla: Forskerne får flere siteringer Institusjonen synliggjør forsking Spredning av forskningsresultater, demokratisering Åpen og fri tilgang til forskningen Den vitenskapelige produksjonen ved institusjonen blir bevart Registrering og gjenfinnbarhet i en rekke vitenskapelige søkemotorer (NORA, Google Sholar) I følge rapport fra NTNU utgjør det som internasjonalt blir framhevet som den største fordelen ved å egenarkivere: Egenarkivering gir flere siteringer. Flere undersøkelser viser at artikler som finnes både i tradisjonelle tidsskrift og som egenarkiveres i institusjonelle arkiv blir mest lest, og dermed også mer sitert. 4 HiBu-status i dag I HiBu har vi foreløpig kun skrifteriene som publiseres elektronisk, Rapporter fra Høgskolen i Buskerud og Arbeidsnotater fra Høgskolen i Buskerud. Se http://www.hibu.no Avdeling for helsefag har opplegget klart for publisering av bacheloroppgaver i fulltekst. 4.1 Forskdok HiBus forskningspublikasjoner registreres i databasen Bibsys-Forskdok. Forskdok gir bibliografiske opplysninger, og det kan legges lenker til fulltekst. Forskdok benyttes av de fleste høgskolene og av rekke forskningsinstitutter HiBus forskere kan velge å registrere i systemet selv eller overlate til biblioteket å gjøre det. Hver enkelt faglig ansatt er ansvarlig for at egne forskningsresultater blir registrert i Forskdok. Antall fagfellevurderte artikler, i form av publikasjonspoeng fra Utdannings- og forskningsdepartementet danner grunnlag for bevilgninger til HiBu. Se: http://www.hibu.no/cgi-bin/hibu/imaker?id=28743&visdybde=2&aktiv=28743 4.2 Bibsys Ask Bibsys Ask er den felles bibliotekkatologen for UH-sektoren i Norge. Bibsys Ask er et register over den totale beholdningen av litteratur ved institusjonene, inkludert hvilke trykte og elektroniske tidsskrift som finnes i samlingene. Det gis ikke oversikt over hvilke artikler som inngår i tidsskriftene. For å søke i Bibsys Ask, bruk HiBus hjemmesider eller gå til: http://ask.bibsys.no/ask/action/resources 7

4.3 Studentarbeider Oversikt over studentoppgaver i HiBu finner man via bibliotekets hjemmeside http://www.hibu.no/bibliotek eller ved å søke direkte i BIBSYS Ask. 5 Innføring av institusjonelt arkiv - anbefalinger fra arbeidsgruppen 5.1 Mål Målet med det institusjonelle arkivet er å synliggjøre HiBus produksjon av faglige arbeider og studentarbeider av høy kvalitet. Gjennom Open Access publisering vil FoU-arbeider utført av ansatte og studenter bli gratis tilgjengelig for alle. Arbeidene vil dermed få stor utbredelse og betydning. 5.2 Organisering i arkivet Forskjellige forslag for organisering har vært diskutert. Gruppa begynte med å se på et forslag der med et hierarki bygget på dagens avdelingsstruktur i høgskolen. Dette forslaget ble etter hvert forkastet, da det er sårbart for omorganiseringer, sammenslåinger eller splitting av avdelinger i høgskolen. Det ble derfor foreslått å utvikle et hierarki bygget på fag. Hierarkiet skal være så enkelt som mulig uten at det går for mye ut over gjenfinningen. Nytt, forenklet forslag som arbeidsgruppa anbefaler er presentert på HiBus prøvearkiv : http://kurs-a.bibsys.no/hibu/handle/123456789/47. Hierarkiet har få nivåer, bygger på fag og er lite oppdelt. Det vil dermed bedre tåle organisasjons- og navneforandringer i høgskolen. 8

Fig 2. Organisering av arkivet. Biblioteket skal ha en nøkkerolle ifbm organisering og kvalitetssikring av data i BRAGE. Det blir svært viktig å involvere studieseksjonen/studieadm eller studieledere/studieansvarlige på studiestedene når det gjelder utarbeiding av opplegg for publisering av studentarbeider. Det vil også være viktig å ha et godt samarbeid med IT-personale. 5.3 Hva skal inn i arkivet? Arbeidsgruppen har tatt stilling til hvilke type publikasjoner og andre arbeider som ønskes inn arkivet. Aktuelle dokumenter å ta inn i arkivet er studentarbeider, vitenskapelige artikler fra ansatte, hefter i rapport- og arbeidsnotatserien osv. Det er forskjellige meninger og behov i fagmiljøene ang hva som bør legges inn av studentarbeider. Gruppa anbefaler at det fra studenter legges ut mastergradsoppgaver, bacheloroppgaver eller tilsvarende. Når det gjelder studentarbeider lavere grad er det aktuelt å legge ut avsluttende oppgave helsefag, radiografi, lysdesign, maskin og elektro, optometri. Lavere grads studentarbeider som legges ut må være på et visst nivå, og hvis karakter gis skal oppgaven være vurdert til karakteren C eller bedre. Ved bestått/ikke bestått, legges alle oppgaver åpent. Avhengig av hvilke retningslinjer som lages for publisering i Høgskolen, kan det likevel bli mulighet for veileder å stoppe en bestått oppgave for publisering, dersom veileder mener at den ikke har høy nok kvalitet til å vises i høgskolens åpne arkiv. Dersom hele teksten ikke skal være offentlig kan abstract legges ut, fulltekst kan skjules i basen. Det er også mulighet å legge ut dokumenter med embargo. Man kan dermed om 9

ønskelig lage et komplett arkiv, men uten at alt er offentlig tilgjengelig. Dersom dette velges må det skrives årsak til at et dokument er skjult. Det er ønskelig at veileders navn registreres i basen. Forskeres og ansattes arbeider som er aktuelle å legge ut er: Vitenskapelige artikler (parallellpublisering av det som gis ut i vitenskapelige kanaler og forlagene åpner for selvarkivering), rapporter fra prosjektgrupper osv. som ikke gis ut i skriftseriene, film, lyd osv. HiBus skriftserier, Rapporter fra Høgskolen i Buskerud og Arbeidsnotater fra Høgskolen i Buskerud vil naturlig inngå i Brage. Skriftseriene publiseres allerede på nettet, og det fins egen opphavsrettsavtale mellom HiBu og forfatterne. Arbeidsgruppa anbefaler at høgskolen oppfordrer alle ansatte til å parallellpublisere artikler i Bibsys Brage slik at målet om å synliggjøre den vitenskapelige produksjonen kan realiseres. Når det gjelder forskningsartikler arbeides det i BIBSYS med at det blir en kobling mellom BRAGE og Forskdok, dette vil gjøre det lettere for forskerne å levere inn/få registrert fulltekstversjon av artikler. 5.4 Avtaler og opphavsrett Åndsverkloven sier: "Den som skaper et åndsverk, har opphavsrett til verket. [...] Opphavsretten gir innen de grenser som er angitt i denne lov, enerett til å råde over åndsverket ved å fremstille varig eller midlertidig eksemplar av det og ved å gjøre det tilgjengelig for almenheten [...]". Lov om opphavsrett til åndsverk http://www.lovdata.no/all/nl-19610512-002.html Opphavsretten handler med andre ord om skapers rettigheter til sine verk og retten til å bestemme bruken av disse. Opphavsmannen har både økonomiske og ideelle rettigheter. De økonomiske rettighetene er de som gir rett til å råde over verket. De ideelle rettighetene er bl.a. krav på navngivelse og vern mot krenkende gjengivelse, m.v. (Torvund, 2005) 5.4.1 Avtaler med forlag Ved publisering i tradisjonelle tidsskrift overdrar vanligvis forfatter copyright til tidsskriftet. Som følge av blant annet press fra Open Accessmiljøet og finansieringskilder som krever egenarkivering, er det nå blitt vanlig at forfatter beholder retten til å egen arkivere en kopi av sin artikkel i sin institusjons arkiv. I følge Sherpa/Romeoprosjektet i Storbritannia tillater 91% av tidsskriftene en eller annen form for egenarkivering. http://romeo.eprints.org/stats.php. Forlagene har forskjellige regler for hvilken versjon av en artikkel som kan egenarkiveres og fra hvilket tidspunkt artikkelen kan gjøres åpent tilgjengelig (engelsk: embargo ). Det vanligste er at forfatters endelige versjon som er fagfellevurdert, men ikke formatert i henhold til tidsskriftets standard kan egenarkiveres. Når det gjelder parallellpublisering av artikler i tidsskrifter og i Brage, må det skrives avtaler med de forskjellige forlagene. Det finnes mye informasjon om forlagenes politikk på området på Sherpalisten: http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php. 10

NORA prosjektet (nasjonal søketjeneste for vitenskapelig informasjon i åpne institusjonelle arkiv) har i samarbeid med Norsk digitalt bibliotek opprettet et eget nettsted med informasjon om Open Access. Her finner man informasjon for forskere, institusjoner, om opphavsrett osv. NORA har utviklet et forfattertillegg som forskeren kan bruke når han/hun inngår en kontrakt med et forlag http://www.openaccess.no/forsker/addendum.htm. Her står det: Hvorfor er det nødvendig å beholde rettigheter? Ifølge lovverk om åndsverk er du som forfatter eier av rettigheter i forhold til distribusjon og bruk av tekster og annet materiale du har produsert. Når du publiserer vitenskapelige tekster i bøker eller tidsskrifter utgitt på kommersielle forlag krever imidlertid mange forlag at du signerer en avtale som innebærer at du overfører retten til eksklusiv publisering til forlaget. (Eksempel på skjema: American Meteorological Society). Tidligere var ikke dette noe problem, forlaget trykket publikasjonen, la denne ut for salg og (om aktuelt) betalte royalties til forfatter. Forlaget hjalp med andre ord forfatteren med å gjøre sine forskningsresultater offentlig tilgjengelige. I dagens digitale samfunn er imidlertid distribusjon av publikasjoner mye enklere på grunn av internett og e-post mm. Samtidig har man også flere muligheter i forhold til utnyttelse av materialet enn tidligere; i forhold til å arbeide videre på materiale, omskrivinger, utvidelser etc. Slik systemet for publisering virker i dag gir forfatter i de fleste tilfeller fra seg en del rettigheter når du publiserer materiale på kommersielle forlag, de viktigste er: retten til å reprodusere, distribuere og offentlig vise artikkelen i et hvilket som helst medium retten til basere nye verk (derivatives) på den opprinnelige publikasjonen retten til å legge en digital kopi online på dine eller din arbeidsgivers nettsider retten til å gi andre tillatelse til å bruke din publikasjon Derfor anbefaler vi deg som forsker å benytte deg av et tillegg til avtalen du signerer når du publiserer forskningsresultater. SPARC, the Scholarly Publishing and Academic Resources Coalition har utarbeidet et slikt tillegg, et såkalt Authors Addendum. Ved å bruke dette tillegget sammen med opprinnelig avtaletekst kan forfattere beholde rettigheter ikke bare til å legge artiklene online, men også til å gjenbruke materiale, og la andre interesserte bruke deres materiale i ikke-kommersiell kontekst, for eksempel til undervisning. 5.4.2 Opphavsrettsavtaler mellom forfattere og HiBu Arbeidsgruppen har brukt mye tid på å diskutere opphavsrettsspørsmål. Det er innhentet avtaler og informasjon fra universitetene og noen høgskoler. Opphavsrettsavtalene i sektoren er svært like, og det virker som svært mange har brukt Universitetet i Oslos avtaler som utgangspunkt. UiO var tidlig ute med opprettelse av sitt institusjonelle arkiv, DUO http://www.duo.uio.no/. HiBus avtaleforslag bygger også på UiOs, HiBu har fått muntlig tillatelse fra dem til å kopiere tekst i avtalene. Arbeidsgruppen har kommet fram til at det er ønskelig å operere med to avtaler, en mellom ansatt og høgskolen og én mellom studenter og høgskolen. Avtale om tilgjengeliggjøring av elektroniske dokumenter via BRAGE (Open Research Archive) gjelder for ansatte og finnes i vedlegg 1. Avtale om elektronisk publisering av studentarbeider i BRAGE (Open Research Archive) ligger som vedlegg 2. Når det gjelder opphavsrett til rådata i studentarbeider av lavere grad er diskusjonen ikke helt ferdig, og det er oversendt en sak om dette til FoU-utvalget. Gruppen foreslår at så lenge dette opphavsrettsspørsmålet ikke er helt klart, kan de avdelingene det gjelder velge å la være å oppfordre til publisering av oppgavene. Det er imidlertid viktig at studenter, som i 11

utgangspunktet er den som er opphavsmann, selv bestemmer om oppgaven skal klausuleres fordi dataene for eksempel skal brukes i videre studier/oppgaver av studenten selv. 5.5 Hvordan skal arbeidsflyten være? Arbeidsgruppen påpeker at det må jobbes videre med rutiner, prosedyrer og arbeidsflyt når vedtak om å opprette institusjonelt arkiv i høgskolen er fattet. Arbeidsgruppen har diskutert hvordan arbeidet med det institusjonelle arkivet skal foregå, hvem som skal ha ansvar for innsamling, registrering mv. Det er enighet om at systemansvar for innholdet i det institusjonelle arkivet Bibsys-Brage bør ligge hos biblioteket. Studiestedsadministrasjoner, avdelinger og studieledere må inviteres inn i den videre diskusjonen om hvordan innsamling av studentoppgaver skal foregå, og hvordan disse skal oversendes det institusjonelle arkivet. Det er påbegynt et arbeid med hvordan informasjon om egenarkivering skal presenteres på HiBus websider, se vedlegg 3 Informasjon om Bibsys BRAGE på websidene. Arbeidet må ferdigstilles så fort vedtak om opprettelse av institusjonelt arkiv er gjort i høgskolen. 6 Incentiver for arkivering Arbeidsgruppen er kjent med at noen institusjoner har etablert incentivordninger for forskernes publisering i Open Access tidsskrifter og egenarkivering i institusjonelt arkiv. Gruppa har ikke diskutert temaet, men anmoder om at det sees på mulighet for å innlemme dette i HiBus interne budsjettmodell, slik at det kan gis midler også for Open Accesspublisering. 12

Referanser DUO-Digitale utgivelser ved UiO http://www.duo.uio.no/. Google http://www.google.no Google Scholar http://www.scholar.google.no Institusjonelt arkiv ved NTNU. Rapport fra en arbeidsgruppe. Skal NTNU ha et institusjonelt arkiv?, Trondheim, NTNU, 2007-11-07 Lov om opphavsrett til åndsverk http://www.lovdata.no/all/nl-19610512-002.html Munin, UiTromsø http://www.uit.no/munin NORA (nasjonal søketjeneste for vitenskapelige arkiv) http://www.ub.uio.no/nora/ NTNU http://www.ub.ntnu.no/oa/ http://www.openaccess.no/ Informasjonsside om åpen vitenskapelig informasjon i Norge. Sherpa http://www.sherpa.ac.uk/ Torvund, Olav: Opphavsrett en introduksjon, 2005 http://www.torvund.net/index.php?page=opph-innl Universitets- og høgskolerådet (UHR) http://www.uhr.no/forskning/open_access 13

Vedlegg 1 Avtale om tilgjengeliggjøring av elektroniske dokumenter via BRAGE (Open Research Archive) mellom Høgskolen i Buskerud, nedenfor kalt HiBu, og forfatteren. Forfatter: Tittel på dokument: Avdeling: Epostadresse: 1 Tillatelse til å tilgjengeliggjøre elektronisk dokument i BRAGE 1.1. Forfatteren gir herved HiBu vederlagsfri, ikke-eksklusiv rett til å gjøre et innlevert, elektronisk dokument, nedenfor kalt dokumentet, tilgjengelig i elektronisk form via BRAGE. Dette innebærer publisering på internett. Forfatteren vil uansett beholde opphavsretten til dokumentet, iflg Lov om opphavsrett til åndsverk av 12.mai 1961 (åndsverkloven) med senere endringer http://www.lovdata.no/all/nl-19610512-002.html 1.2. Forfatteren har satt seg inn i, forstår og aksepterer de konsekvenser en tilgjengeliggjøring via internett medfører. Det innebærer blant annet at andre nettsteder kan lenke til dokumentet. Hvis forfatteren har planer om å publisere dokumentet på forlag eller i tidsskrift, må forfatteren være klar over at dette kan ha konsekvenser når dokumentet også tilgjengeliggjøres i BRAGE, se pkt 3.3. 2 HiBus rettigheter og plikter/ansvar 2.1. HiBu skal tilgjengeliggjøre dokumentet slik det ble levert til HiBu, med tekst, tabeller, grafikk, bilder med mer, men med de tekniske tilpasninger som anses nødvendig for publisering på Internett. 2.2. HiBu skal søke å beskytte dokumentet mot å bli endret av uvedkommende/tredjepart, så langt dette er mulig i forhold til de tekniske løsninger vi benytter. HiBu har rett til å publisere 14

hovedprosjektet/masteroppgaven på Internett på en slik måte at det er mulig å ta utskrift av dokumentet. 2.3 HiBu får ikke rådighet over dokumentet utover det som er uttrykkelig fastsatt i denne avtalen. 2.4 HiBu er ikke på noe vis ansvarlig for innholdet i dokumentene tilgjengeliggjort via BRAGE, eller for forfatterens opptreden/handlinger for øvrig. HiBu har ikke noe ansvar for eventuelle skader oppstått i sammenheng med denne avtalen, med mindre skaden(e) skyldes forsett eller grov uaktsomhet fra HiBu eller fra noen HiBu svarer for. Ansvaret omfatter ikke i noe tilfelle indirekte skader. 3 Forfatterens plikter/ansvar 3.1 Forfatteren skal følge HiBus rettledning for tilgjengeliggjøring av ansattes arbeider i BRAGE. (Egen rettledning for tilgjengeliggjøring av ansattes arbeider i BRAGE skal utarbeides) 3.2 Forfatteren skal ved inngåelse av avtaler med tidsskrifter og forlag om tilgjengeliggjøring av dokumenter etter denne avtalen, søke å ivareta HiBus rettigheter etter denne avtalen best mulig. 3.3 Forfatteren garanterer at hun/han er opphav til innlevert dokument og at hun/han har fullstendig råderett over dette i sin helhet. Hvis andre har rettigheter som utelukker tilgjengeliggjøring i elektronisk form via BRAGE uten tillatelser fra tredjepart, må forfatteren selv innhente nødvendige tillatelser fra disse. Om dokumentet har flere forfattere innestår forfatteren som har innlevert dokumentet for at han har innhentet de nødvendige tillatelser fra medforfatterne. Om dokumentet eller deler av dokumentet planlegges publisert i et tidsskrift eller ved et forlag, innestår forfatteren for at han/hun har innhentet de nødvendige tillatelser fra tidsskriftet/forlaget på forhånd. Om dokumentet eller deler av dokumentet inneholder fotografier, tegninger eller annet opphavsrettslig beskyttet materiale, skal forfatteren ha innhentet skriftlig tillatelse fra tredjemann på forhånd. 3.4 Forfatteren garanterer at dokumentet ikke inneholder materiale som kan anses å stride mot gjeldende norsk rett eller inneholder lenker eller koblinger til slikt materiale. 3.5 Dersom HiBu skulle bli gjort erstatningsansvarlig overfor tredjepart på grunn av at forfatteren ikke oppfyller sine plikter etter denne avtalen, skal forfatteren holde HiBu skadesløs. 4 Overføring og opphør av avtalen 4.1 HiBu kan bare overføre sine rettigheter og/eller plikter i henhold til denne avtale til tredjepart såfremt forfatterens interesser etter avtalen blir ivaretatt i overføringsavtalen. 15

4.2 HiBu har en ubegrenset rett, på saklig grunnlag, til å avbryte tilgjengeliggjøringen av dokumentet. 4.3 Forfatteren kan, på saklig grunnlag, skriftlig søke HiBu om å si opp avtalen. Følgen av dette er at dokumentet tas bort fra BRAGE. Denne avtalen er utstedt og undertegnet i to eksemplarer, en til hver av partene. Sted / for Høgskolen i Buskerud forfatteren Utkast, versjon 20.9.07 (ansatte) 16

Vedlegg 2 Avtale om elektronisk publisering av studentarbeider i BRAGE (Open Research Archive) mellom Høgskolen i Buskerud, nedenfor kalt HiBu, og studenten(e) som gjennomfører studentarbeidet, nedenfor kalt forfatteren. Forfatter(e): Tittel på hovedprosjekt/masteroppgave: År: Avdeling/studium: Epostadresse: 1 Tillatelse til å tilgjengeliggjøre elektronisk dokument i BRAGE 1.1. Forfatteren gir herved HiBu vederlagsfri, ikke-eksklusiv rett til å gjøre dette elektroniske dokumentet tilgjengelig via BRAGE. Dette innebærer publisering på nternet. Forfatteren vil uansett beholde opphavsretten til dokumentet, iflg Lov om opphavsrett til åndsverk av 12.mai 1961 (åndsverkloven) med senere endringer http://www.lovdata.no/all/nl-19610512-002.html 1.2. Forfatteren har satt seg inn i, forstår og aksepterer de konsekvenser en tilgjengeliggjøring via internett medfører. Det innebærer blant annet at andre nettsteder kan lenke til dokumentet. Hvis forfatteren har planer om å publisere dokumentet på forlag eller i tidsskrift, må forfatteren være klar over at dette kan ha konsekvenser når dokumentet også tilgjengeliggjøres i BRAGE, se pkt 3.3. 2 HiBus rettigheter og plikter/ansvar 2.1. HiBu har rett, men ikke plikt til å gjøre hovedprosjektet/bacheloroppgaven /masteroppgaven tilgjengelig på biblioteket og/eller nettsidene. HiBu skal tilgjengeliggjøre dokumentet slik det ble levert til HiBu, med tekst, tabeller, grafikk, bilder med mer, men med de tekniske tilpasninger som anses nødvendig for publisering på Internett. 2.2. HiBu skal søke å beskytte dokumentet mot å bli endret av uvedkommende/tredjepart, så langt dette er mulig i forhold til de tekniske løsninger vi benytter. HiBu har rett til å publisere 17

hovedprosjektet/masteroppgaven på Internett på en slik måte at det er mulig å ta utskrift av dokumentet. 2.3 HiBu får ikke rådighet over dokumentet utover det som er uttrykkelig fastsatt i denne avtalen. 2.4 HiBu er ikke på noe vis ansvarlig for innholdet i dokumentene tilgjengeliggjort via BRAGE, eller for forfatterens opptreden/handlinger for øvrig. HiBu har ikke noe ansvar for eventuelle skader oppstått i sammenheng med denne avtalen, med mindre skaden(e) skyldes forsett eller grov uaktsomhet fra HiBu eller fra noen HiBu svarer for. Ansvaret omfatter ikke i noe tilfelle indirekte skader. 3 Forfatterens plikter/ansvar 3.1 Forfatteren skal følge HiBus rettledning for tilgjengeliggjøring av studenters arbeider i BRAGE. Se egne rettledninger utarbeidet av avdelingene. 3.2 Forfatteren skal ved inngåelse av avtaler med tidsskrifter og forlag om tilgjengeliggjøring av dokumenter etter denne avtalen, forplikte seg til å ivareta HiBus rettigheter etter denne avtalen best mulig. 3.3 Forfatteren garanterer at hun/han er opphav til hovedprosjektet/masteroppgaven og at hun/han har fullstendig råderett. Hvis andre har rettigheter som utelukker tilgjengeliggjøring i elektronisk form via BRAGE uten tillatelser fra tredjepart, må forfatteren selv innhente nødvendige tillatelser fra disse. Om dokumentet eller deler av dokumentet tidligere er publisert i et tidsskrift eller ved et forlag, innestår forfatteren for at han har innhentet de nødvendige tillatelser fra tidsskriftet/forlaget. Om dokumentet eller deler av dokumentet planlegges publisert i et tidsskrift eller ved et forlag, innestår forfatteren for at han har innhentet de nødvendige tillatelser fra tidsskriftet/forlaget på forhånd. Om dokumentet eller deler av dokumentet inneholder fotografier, tegninger eller annet opphavsrettslig beskyttet materiale, skal forfatteren ha innhentet skriftlig tillatelse fra tredjemann på forhånd. 3.4 Forfatteren garanterer at dokumentet ikke inneholder materiale som kan anses å stride mot gjeldende norsk rett eller inneholder lenker eller koblinger til slikt materiale. 3.5 Dersom HiBu skulle bli gjort erstatningsansvarlig overfor tredjepart på grunn av at forfatteren ikke oppfyller sine plikter etter denne avtalen, skal forfatteren holde HiBu skadesløs. 4 Overføring og opphør av avtalen 18

4.1 HiBu kan bare overføre sine rettigheter og/eller plikter i henhold til denne avtale til tredjepart såfremt forfatterens interesser etter avtalen blir ivaretatt i overføringsavtalen. 4.2 HiBu har en ubegrenset rett, på saklig grunnlag, til å avbryte tilgjengeliggjøringen av dokumentet. 4.3 Forfatteren kan skriftlig søke sin avdeling om å si opp avtalen. Følgen av dette er at dokumentet tas bort fra BRAGE. Denne avtalen er utstedt og undertegnet i to eksemplarer, en til hver av partene. Sted / for Høgskolen i Buskerud forfatter forfatter forfatter Utkast, Versjon 20.9.07 (studenter) 19

Vedlegg 3 Informasjon om Bibsys BRAGE på websidene Utkastet nedenfor er etter mønster fra NTNU, se: http://www.ub.ntnu.no/oa/ Bibsys BRAGE open researh archive Publikasjoner fra HiBu For å øke tilgjengeligheten og spredningen av HiBus vitenskapelige produksjon tilbyr HiBus bibliotek ansatte og studenter på master- og bachelorgradsnivå å egenarkivere flere typer publikasjoner i Bibsys BRAGE det digitale vitenskapelige arkivet. Hvorfor registrere publikasjonene i Bibsys BRAGE? Ved å benytte vårt tilbud vil dine publikasjoner bli registrert i en rekke biblioteksdatabaser samt i søkemotorer for vitenskapelig informasjon. Enkel tilgjengelighet på nettet via bibliotekets kanaler gir deg flere lesere som igjen medfører flere siteringer. Du kan selvsagt beholde eventuelle publikasjoner du har lagt ut på din private nettside, men vi vil sterkt anbefale deg å legge disse publikasjonene inn i bibliotekets system i tillegg. Bibsys BRAGE gir deg: spredning via kanaler som: DiVA-portal, Bibsys, Nora, BASE,OAIster, Google Scholar og Scirus gir flere lesere som igjen gir flere siteringer åpen tilgang til publikasjonene gir dem som ikke abonnerer på bestemte tidsskrifter tilgang til dine publikasjoner (flere lesere osv.) et trygt sted for oppbevaring av dine publikasjoner (varig url og rutiner for langtidsbevaring) presentasjon av publikasjonen på både norsk og engelsk mulighet til å følge med på antall nedlastinger av din publikasjon muligheter for å lenke opp fra CV, andre nettsider etc. Typer publikasjoner som kan egenarkiveres Høgskolens skriftserier, Arbeidsnotater for Høgskolen i Buskerud og rapporter fra Høgskolen i Buskerud Artikler i vitenskapelige tidsskrifter og konferansepapers - ca. 90% av alle tidsskrifter tillater at du som forfatter legger din publikasjon inn i et arkiv som Bibsys BRAGE. På denne måten kan forskere og studenter ved institusjoner som ikke abonnerer på det aktuelle tidsskriftet få tilgang til ditt materiale Mastergradsoppgaver - er i varierende grad tilgjengelig i trykt form ved biblioteket. Det er avtale om elektronisk publisering av mastergradsoppgaver ved enkelte institutt Andre typer studentarbeider som bachelor- avsluttende oppgaver. Velg type publikasjon i menyen til venstre for mer informasjon og fremgangsmåte* * meny til venstre på skjermen Velg type arbeid: Studentarbeid (får kontaktinformasjon ved å trykke på lenken) Vitenskapelig artikkel (kontaktinformasjon) Skriftserier ( henvisning til skriftseriesidene i HiBu) I tillegg er det aktuelt å lage bla sjekkliste for publisering av studentarbeid (master/bachelor), se eksempel fra Universitetet i Tromsø: http://www.ub.uit.no/munin/howto/checklist-nor.html 20