RUTINER FOR EKSAMENSAVVIKLING

RUTINER FOR EKSAMENSAVVIKLING 05.11.2013 FAKULTET FOR HUMANIORA, SAMFUNNSVITENSKAP OG LÆRERUTDANNING INNHOLD: Ansvarsfordeling instituttadministrasjonen, Seksjon for utdanningstjenester (SFU) og Avdeling for utdanning (UTA) Tidsfrister og årshjul Eksamensrutiner Eksamensrutiner for ekspedisjonen Saksgang ved klage på karakter ved skriftlige eksamener Eksempel 1: Brev til student ved: Klage på karakterfastsetting i EMNE-0000 Eksempel 2: Brev til student: Svar på klage ved karakterfastsetting Rutiner ved fusk Eksempel 1: Brev til avdeling for utdanning (UTA) om fusk Eksempel 2: Første brev fra UTA til studenten Eksempel 3: Brev fra UTA til studenten etter møte i klagenemda Eksempel 4: Brev fra UTA til institutt, høgskoler og universitet Orientering til sensorer Orientering for tilreisende sensorer Sensorhonorar ved HSL-fakultetet, UiT Utarbeiding av sensorveiledning Oversendelsesbrev eksamensoppgaver til ekstern sensor lavere grad Oversendelsesbrev utsending av mastergradsoppgave til ekstern sensor For studenter: Retningslinjer for hjemmeoppgaver og innleveringer samt kildebruk Akademisk redelighet Informasjon om levering av mastergradsoppgave i MUNIN Skjema ved klage på karakterfastsetting UNIVERSITETSDIREKTØREN Avdeling for utdanning

Instituttadministrasjonen har ansvar for: Sette eksamensdatoer (i samråd med faglærere). Lage eksamensoversikter (emne, dato, antall kandidater, vurderingsform, sensorer o.l.) med frister til faglærere. Lage eksamensoversikter (emne, dato, kandidatlister, eksamensform, m/tanke på innlevering av eksamensoppgaver til studentekspedisjonen. Denne oversikten må også leveres til fakultetet v/seksjon for utdanningstjenester. På bakgrunn av denne oversikten blir datoer for skoleeksamener og sensurfrister lagt inn i FS. Eksamenskommisjoner oppnevnes/godkjennes i instituttstyret. Nye eksterne sensorer oppnevnes/godkjennes av institutt/programstyret. Administrere obligatorisk undervisningsaktivitet/arbeidskrav (Ta ut lister fra FS til de faglig ansvarlige, registrere i FS Felles studentsystem). Sende brev/e-post til studenten ved manglende arbeidskrav. Sørge for at oppgavesett foreligger på begge målformer/engelsk i samsvar med kandidatenes ønsker om målform/språk. Kopiere oppgavesett i riktig antall eksemplar. Arkivere oppgavetekster i ephorte. Arkivere pensumlister i FS. Levere eksamensoppgaver til studentekspedisjonen. Gjelder kontinueringseksamen/utsatt eksamen. Sende ut kontrakter, brev og informasjon til sensorer. Kopiere, pakke og sende eksamensoppgaver/besvarelser med sensorveiledninger til sensorer. Pakke og sende masteroppgaver til sensorer. Administrere muntlig eksamen + praktisk eksamen (lage kandidatliste og oppslag om tid og sted, bestille rom, ta ut sensurliste, informere ekstern sensor og lignende). Arkivere besvarelser. Sensur; påse at sensurfrist overholdes og eventuelt purre på sensur, innhente underskrifter, sende vurderingsprotokollen til Seksjon for utdanningstjenester. Kontrollere og attestere sensorhonorar. Videreformidle begrunnelse for karakter (til sensorer, fra/til student). Saksbehandling ved søknad om innpassing/godkjenning av ekstern utdanning. Saksbehandling ved søknad om utsatt innleveringsfrist, klage på karakter, og lignende (NB: Studentene leverer søknader, klager og legeerklæringer i studentekspedisjonen som sender til rett studiekonsulent). Saksbehandling ved klage på enkeltvedtak og formelle feil ved eksamen, fusk og lignende. Saksbehandling ved søknad om dispensasjon fra 3-gangersregelen: Skrives som sak til utdanningsutvalget (UU). Saksbehandling vedrørende privatisteksamen. Saksbehandling vedrørende søknader om å ta eksamen etter tidligere ordninger. Tilskriving/oppfølging av studenter som har sykdomsfrafall/annet frafall eller som har strøket til eksamen (i samarbeid med fakultetet). Reservere rom for muntlig eksamen, fordele kandidater på rommene. Rigge og rydde eksamenslokaler (ved muntlig eksamen). Avvikle og administrere utsatt prøve og kontinuasjon (i samarbeid med Seksjon for utdanningstjenester (SFU)). Svare på spørsmål angående eksamen (i samarbeid med SFU). Administrere disputaser/praktisk gjennomføring (i samarbeid med Seksjon for forskning). Godkjenne utdanningsplanene for studenter som skal ha en grad. Før klager på karakterfastsetting blir saksbehandlet, må det sjekkes om vitnemål er sendt. Seksjon for utdanningstjenester (SFU) har ansvar for: Etter frist for semesterregistrering: be studiekonsulentene om å informere studentene om kildebruk og akademisk redelighet (norsk og engelsk). Dette ligger på fakultetets nettsider, men i tillegg skal det sendes til studentene enten pr epost eller legges i Fronter. Saksbehandling ved særlig tilrettelegging av eksamen og forvalte ekstern avvikling. Samle, registrere (og fastsette) endelige skoleeksamensdatoer. 2

Utarbeide samla eksamensplan for fakultetet som oversendes UTA som reserverer eksamenslokaler Kandidatnummerering i samarbeid med UTA. Praktisk gjennomføring av eksamen (kontrollere hjelpemidler, ordne eksamenspapir, kladdeark, og kandidatlister på hvert rom, håndtere eksamensoppgaver og besvarelser osv). Legge sensur inn i FS. Oppbevaring/arkivering av papirprotokoll (originale sensurlister). Ved utsatte/kontinueringseksamener (hjemme- og skoleeksamener): Tilskriving/oppfølging av studenter som har sykdomsfrafall/annet frafall (SFU) eller som har strøket til eksamen (instituttene). Dette gjelder examen philosophicum (distriktsvarianten). Kontroll av vitnemålsdata i FS, ajourføre eventuelle manglende opplysninger. Kvalitetssikring og kontroll av alle FS-data. Kvalitetssikring og kontroll av selve vitnemålet og Diploma Supplements. Overføring av grader til protokoll. Utskriving av vitnemål, Diploma Supplements og karakterutskrifter. Signering av vitnemål. Skanning og/eller kopiering av vitnemål. Utskriving av vitnemål. Arrangement med overrekking av vitnemål for mastergrad og lærerutdanningsprofesjon. Rapportering av oppnådde grader til DBH, inkludert forarbeid. Bestilling av vitnemålspapir fra UTA. Saksbehandling ved søknad om forhåndsgodkjenning/innpassing/godkjenning av utenlandsk utdanning i forbindelse med utveksling. Faglig vurdering gjøres ved instituttet. Alle eksamensoppgaver (hjemmeeksamen, semesteroppgave, mappe, prosjektoppgave og lignende) leveres ut via Fronter. (Unntak er utsatte/kontinueringseksamener som leveres ut i studentekspedisjonen) Studentekspedisjonen tar i mot eksamensbesvarelser (hjemmeeksamen, semesteroppgave, mappe, prosjektoppgave og lignende). Trykkeriet trykker masteroppgaver. Avvikle og administrere utsatt prøve og kontinuasjon (i samarbeid med instituttene). Svare på spørsmål angående eksamen (i samarbeid med instituttene). Avdeling for utdanning har ansvar for: Reservere eksamenslokaler. Rekruttere og administrere vakter (Lage oversikt over vaktbehov, engasjere vakter, sende informasjonsbrev og arbeidsoversikt, justere vaktbehov.). Kontrollere og attestere vakthonorar. Informasjon om- frister for betaling og registrering, sjekke eksamensmelding etc. Forvaltning av kandidatarkiv fra tiden UTA skrev ut vitnemål/diploma supplement. Rapportering av sensur til DBH, inkludert forarbeid. I det følgende har vi utarbeidet arbeidsbeskrivelser og rutiner omkring arbeidsfeltet EKSAMEN Se vedleggene: Arbeidsbeskrivelser/rutiner Tidsfrister og årshjul Vedlegg 1 Eksamensrutiner. Vedlegg 2 Eksamensrutiner for ekspedisjonen. Vedlegg 3 Saksgang ved klage på karakter ved skriftlige eksamener. Vedlegg 4 Eksempel 1: Brev/orientering til klager på karakterfastsetting Eksempel 2: Brev/orientering til klager etter ny karakterfastsetting Rutiner ved fusk. Vedlegg 5 Orientering til sensorer. Vedlegg 6. 3

Orientering for tilreisende sensorer. Vedlegg 7 Sensorhonorar ved HSL-fakultetet, UiT. Vedlegg 8 Utarbeiding av sensorveiledning. Vedlegg 9 Oversendelsesbrev - utsending av eksamensoppgaver til ekstern sensor lavere grad. Vedlegg 10 Oversendelsesbrev - utsending av masteroppgave til ekstern sensor. Vedlegg 11 For studenter Retningslinjer for hjemmeoppgaver og innleveringer samt kildebruk. Vedlegg 12 Akademisk redelighet. Vedlegg 13 Skjema for levering av masteroppgave MUNIN. Vedlegg 14 Skjema ved Klage på karakterfastsetting. Vedlegg 15. 4

Vedlegg 1 Tidsfrister og årshjul Frist Beskrivelse 15. august Siste frist for å melde seg til utsatt prøve, kontinuasjonseksamen og tidlig eksamen som skal avvikles i høstsemesteret. 1. september Siste frist for å søke om særlig tilrettelegging for ordinære eksamener som skal avvikles i høstsemesteret. 1. november Siste frist for å registrere særlig tilrettelegginger i FS som gjelder høsten. 1. november Siste frist for å endre/annullere eksamensmelding for høsten (men for ordinære eksamener med eksamensdato før 14. november i høstsemesteret, må studentene trekke seg senest 14 dager før eksamensdato) Primo november Emneinformasjon med endelig dato, tid og sted for skriftlige skoleeksamener for høsten publiseres på universitetets nettsted. 15. januar Siste frist for å melde seg til utsatt prøve, kontinuasjonseksamen og tidlig eksamen som avvikles i vårsemesteret. 1. februar Siste frist for å søke om særlig tilrettelegging for ordinære eksamener som skal avvikles i vårsemesteret. 1. april Siste frist for å registrere særlig tilrettelegginger i FS som gjelder våren. 15. april Siste frist for å endre/annullere eksamensmelding for våren (men for ordinære eksamener med eksamensdato før 29. april i vårsemesteret, må studentene trekke seg senest 14 dager før eksamensdato) Primo april Emneinformasjon med endelig dato, tid og sted for skriftlige skoleeksamener for våren publiseres på universitetets nettsted. Eksamens- og gradsforvaltning: årssyklus Desember: Eksamensavvikling Legge inn sensur i FS Vitnemål Oktober-november: Ferdigstille/kunngjøre eksamenskabal høst Søknadsbeh. særordninger til eksamen Eksamensavvikling Innhente eksamensdatoønsker for neste semester Januar: Legge inn sensur i FS Vitnemål Eksamensplan utsatte prøver/kont. eks. Februar - mars: Avvikle utsatte prøver/kont. eks. Rapportering sensur DBH Søknadsbeh. særordninger til eksamen August september: Avvikle utsatte prøver/kont. eks. Vitnemål Juli: Legge inn sensur i FS Vitnemål April - juni: Ajourføre eksamensmeld i FS Ferdigstille/kunngjøre eksamenskabal vår Tilrettelegging/særordninger: oppfølging Eksamensavvikling Legge inn sensur i FS Vitnemål Innhente eksamensdato-ønsker for neste semester 5

- Eksamensavvikling - Sensurregistrering (FS) - Vitnemål Måned for måned - Kunngjøre eksamensdatoer januar - Rapportering data til dbh - Eksamensavvikling desember - Vitnemål februar - Søknadsbehandling særordning til eksamen - Eksamensdatoforespørsel kommende vårsemester - Ajourføre eksamensmeld. FS - Ferdigstille eksamenskabal høstsemesteret november oktober september august juli - Sensurregistrering (FS) - Vitnemål - Eksamenskabal kont/utsatte prøver juni - Eksamensavvikling kont/utsatte prøver mars mai april -Søknadsbehandling særordning til eksamen - Eksamensdatoforespørsel kommende høstsemester - Ajourføre eksamensmeldinger i FS - Ferdigstille eksamenskabal vårsemesteret Eksamensavvikling: utsatt/kont - Kunngjøre eksamensdatoer - Eksamensavvikling - Vitnemål - Eksamenskabal kont/utsatte prøver - Sensurregistrering (FS) - Vitnemål - Eksamensavvikling - Sensurregistrering (FS) - Vitnemål 6

Vedlegg 2 RUTINER I FORBINDELSE MED EKSAMENSAVVIKLING VED FAKULTET FOR HUMANIORA, SAMFUNNSVITENSKAP OG LÆRERUTDANNING Husk at all saksbehandling (blant annet oppnevning av eksamenskommisjoner) skal foregå i ephorte. Vær også oppmerksomme på rutinene ved saksgang innen dette arkivsystemet. Oppgaver utført på instituttene: Forarbeid Lage oversikt over eksamener (emner, antall kandidater (FS 521.001), eksamensform og datoer, samt kommisjoner) med frister til faglærere/faggruppa. Levere godkjenningsliste obligatoriske aktiviteter (FS 555.001) til emneansvarlig, registrere dette i FS (Godkjenning av obligatoriske aktiviteter, finnes under Bilder i Vurderingsmodulen) fortløpende og i god tid før eksamen. Sende ut beskjed (epost/brev) til studenter om manglende arbeidskrav og sletting fra eksamenslista. Vente noen dager på eventuell tilbakemelding. Så fullføre registreringa i FS. Be emne-/fagansvarlig å foreslå ekstern sensor. Eksamensansvarlig/emneansvarlig forespør sensor (vanligvis på e-post) med informasjon om hvilken eksamen det gjelder, sensurfrist, antall eksamenskandidater og honorar. På masternivå er det ofte veileder som har første kontakt med sensor på grunn av førstehånds kjennskap til tema i masteroppgaven. Sjekk om sensor er godkjent ved instituttet/fakultetet. Dersom en sensor ikke er oppnevnt/godkjent, lages det sak til programstyret/instituttstyret som foretar oppnevningen/godkjenningen. CV for en person som ikke er ansatt ved høgskole eller universitet må foreligge. Eksamenskommisjonene oppnevnes/godkjennes ved at det lages sak til programstyret/instituttstyret. Eksamensansvarlig tar ut kandidatliste med navn og kandidatnummer for hvert emne, Bruk FS 565.001. Oppgavetekster for eksamen gis fra den enkelte faglærer til eksamensansvarlig, gjerne via e-post senest et par dager før eksamensdato. Eksamensansvarlig sørger for at oppgaveteksten foreligger på begge målformer/engelsk etter kandidatenes ønsker om målform/språk. Målformen sjekkes i FS 521.001. Eksamensansvarlig sørger også for at det i oppgaveteksten (hjemmeeksamen) er tatt med: dato for ut- og innlevering, klokkeslett og at besvarelsen leveres inn i 3 eksemplar. Det skal informeres om at forsida skal inneholde opplysninger om emnekode og tittel på emnet, hvilket semester eksamen avlegges, kandidatnummer, ikke navn (utenom ex.phil.). Det skal også informeres om korrekt kildehenvisning og konsekvenser ved fusk. Ved selvvalgte oppgaver sendes dette til kandidaten på e-post. Når det gjelder skoleeksamener sørger eksamensansvarlig for å kopiere oppgavesettet i riktig antall eksemplar for oversending til eksamenslokalet (minst 2 dager før eksamensdag). Oppgavetekster for hjemmeoppgave, semesteroppgave, prosjektoppgave og mappeoppgaver leveres ut i Fronter. Disse sendes også per epost til ekspedisjonen. Når det gjelder muntlig eksamen er det fagmiljøet som bestemmer dato. Lærerutdanningen har en annen bestemmelse og det er ingen grunn til å endre på det. Rom (for muntlig eksamen) må bestilles i god tid. Det skal settes opp oppslag med tid og sted for hver enkelt kandidat. Vurderingsprotokoll med navn gis til kommisjonen før muntlig. Eksamen ut- og innlevering av hjemmeeksamener Eksamensansvarlig leverer følgende til ekspedisjonen som er ansvarlig for innlevering av hjemmeeksamen: - Oversikt over emne(r) med dato for ut- og innlevering(er) og eksamensform - Kandidatliste (FS 565-001) (alfabetisk) med navn og kandidatnummer for hvert eksamensemne. 7

Ved utlevering på e-post/fronter (distansestudenter), sendes oppgaveteksten, og eventuelle andre vedlegg (egenerklæring etc.) til ekspedisjonen, som sender dette ut kl 0930 på utleveringsdagen. Merk av på kandidatlista hvem som skal ha det utlevert på e-post, gjerne med e-postadresse. Innleveringer skjer normalt i ekspedisjonene, men studentene kan også levere - etter avtale - per post eventuelt per e-post. Etter innlevering/skoleeksamen utsending Avlagte skoleeksamener blir oversendt fra fakultetet og kopieres av administrasjonen på instituttene. Hjemmeeksamener hentes i ekspedisjonen. Eksamensansvarlig sender eksamensbesvarelsene til eksamenskommisjonen(e). Ett eksemplar skal arkiveres i instituttadministrasjonen etter gjeldende regler. Kommisjonene må gjøres oppmerksom på at det er 3 ukers klagefrist på sensur og at de av den grunn ikke må makulere besvarelsen de har bedømt, før tiden har utløpt. Det er viktig å sende programmets studieplan samt emnebeskrivelse til nye sensorer. Til interne sensorer leveres besvarelser og kopi av vurderingsprotokoll (FS 566.001). Til eksterne sensorer sendes: - oversendelsesbrev - besvarelser m/oppgavetekst og sensorveiledning - vurderingsprotokoll (originalen) som skal inneholde kandidatnummer, ikke navn - kontrakt om sensur - annen aktuell informasjon Det er lurt å foreta kontroll av vurderingslistene som kommer fra kommisjonene (at alle kandidater som har avlagt eksamen har fått karakter) før de sendes til eksamenskontoret ved Seksjon for utdanningstjenester (SFU) der registreringen av sensur i FS foretas. Til eksamenskontoret på fakultetet (SFU) skal det kun sendes en vurderingsliste pr emne med endelig karakter. Alle sensorer skal selvfølgelig ha undertegnet vurderingsprotokollen. Det går greit å sende foreløpige lister til eksamenskontoret slik at sensuren fortere blir lagt ut på studentveven, men husk å gjøre oppmerksom på at originalen i sin helhet blir ettersendt. Eksamensansvarlig legger oppgavetekstene elektronisk inn i ephorte (gjort fra våren 2008) og arkiverer eksamensbesvarelsene etter klagefristens utløp. 8

Vedlegg 3 EKSAMENSRUTINER FOR EKSPEDISJONEN i samarbeid med instituttadministrasjonen Etter at eksamensansvarlig har levert følgende til ekspedisjonen: Oversikt over emne(r) med dato for ut- og innlevering(er) med eksamensform. Kandidatlister for eksamen. Oppgavetekst for de respektive eksamener per epost. har ekspedisjonen følgende kontrolloppgaver: Krysse av på kandidatlistene at kandidaten har levert. Sjekk at besvarelsen er levert i 3 eksemplarer og at riktig kandidatnummer er brukt. Ekspedisjonen tar i mot eksamensbesvarelser som leveres inn på e-post etter avtale. Det er viktig å sjekke: at kandidaten har skrevet riktig kandidatnummer at det på forsiden er påført aktuell emnekode og eksamenssemester 9

Vedlegg 4 Saksgang ved klage på karakter ved skriftlige eksamener. Klagen rettes til instituttet som har foretatt sensureringen. Først begrunnelse (jf. eksamensforskriftas 45) En kandidat som ønsker å klage på karakteren ved skriftlig eksamen, bør få informasjon om retten til å få en begrunnelse for karakterfastsettinga før kandidaten eventuelt bestemmer seg for å klage. 45 i eksamensforskrifta: En kandidat har rett til å få en begrunnelse for karakterfastsettingen i henhold til lov om universitetet og høyskoler 5-3. Krav om begrunnelse for karakterfastsettingen for skriftlig eksamen må framsettes senest tre uker etter at karakteren ble kunngjort. Krav om begrunnelse skal rettes til fakultetet. Krav om begrunnelse for karakterfastsettingen for muntlig eksamen, praktiske ferdigheter, eller eksamen i utøvende, kunstneriske, praktiske og estetiske emner, må framsettes umiddelbart etter at karakteren er meddelt kandidaten. Krav om begrunnelse skal rettes direkte til sensor(ene). Ved krav om begrunnelse for karakterfastsettelsen for praktiske ferdigheter, må arbeidet leveres inn til fakultetet samtidig som krav framsettes. Studenten har rett til å få begrunnelse for karakterfastsettingen etter hver enkelt eksamen. Begrunnelse gis muntlig eller skriftlig etter sensors valg. Begrunnelse skal normalt være gitt innen to uker etter at kandidaten har bedt om dette. I begrunnelsen skal det gjøres rede for de generelle prinsipper som er lagt til grunn for bedømmelsen, og for bedømmelsen av kandidatens prestasjon. Sensorveiledning eller andre skriftlige retningslinjer for bedømmelsen, skal være tilgjengelige for kandidatene etter at karakter er fastsatt. 1) Når klage mottas fra student, legger arkivet den inn i ephorte og til rett saksbehandler på institutt. 2) Sjekk om kandidaten har overholdt klagefristen, og om kandidaten har framsatt krav om begrunnelse først. (Klage over karakterfastsetting skal være framsatt innen tre uker etter at sensuren ble kunngjort. Er krav om begrunnelse for karakterfastsettingen eller klage over formelle feil jf. 45 og 44 framsatt, løper klagefristen etter denne paragraf fra studenten har fått begrunnelsen, jf. 45 i eksamensforskrifta.) 3) a) Hvis kandidaten ikke har overholdt klagefristen, avslås klagen (svar i ephorte) med begrunnelse i eksamensforskriftas 45. b) Hvis kandidaten har overholdt klagefristen, må ny eksamenskommisjon opprettes. Kontakt faglærer eller fagmiljøet med beskjed om at vi har mottatt en klage på karakteren i emnet XXX, og at ny eksamenskommisjon må oppnevnes. Opplys hvem som satt i den forrige kommisjonen. Ny sensurfrist er 3 uker etter at vi mottok klagen, og vi bør derfor snarest få fastsatt ny kommisjon. Vær oppmerksom på følgende i eksamensforskrifta 46: Ved klage skal kandidatens besvarelse forelegges ny eksamenskommisjon som vurderer hele eksamen på nytt. Den nye eksamenskommisjonen skal foreta en helt ny sensurering, og skal således ikke ha opplysninger om karakter, begrunnelse for karakteren eller studentens begrunnelse for klagen. Den nye kommisjonen skal alltid ha sensorveiledningen. Karakterfastsetting kan skje til gunst eller ugunst for klager. Karakterfastsettingen ved ny sensurering kan ikke påklages. Ved eksamener som består av flere deler, er det ikke anledning til å framsette klage på karakterfastsettelsen før den endelige karakteren på emnet er kunngjort. Ved klage skal alle delene forelegges ny sensur. 10

Hvis en karakter skal fastsettes på grunnlag av både skriftlig og muntlig prøving, og en student som har bestått den skriftlige delen klager på karakteren før endelig karakter er gitt, må vedkommende likevel møte opp til den muntlige prøven for å få bestått eksamen. Dersom klagen fører til at karakteren på den skriftlige delen blir endret, må studenten avlegge ny muntlig eksamen. Begrunnelsen kan ikke gis studenten før muntlig eksamen er gjennomført. Klage over karakterfastsetting av gruppeeksamen må undertegnes av alle medlemmene i gruppen før den kan framsettes. Ved klage over karakterfastsettelsen ved praktiske ferdigheter, må arbeidet leveres inn samtidig som klage framsettes. Ved klage på karakter eller på formelle feil etter at kandidaten har mottatt vitnemål, må vitnemålet leveres inn samtidig for at klagen skal kunne behandles. FS-jobb som må gjøres: Registrer klagen i FS - Begrunnelse og klage, under Bilder i Vurderingsmodulen. Hvis studenten har bedt om begrunnelse før klage, husk å legge inn dato for dette ettersom det påvirker klagefristen. Både forespørsel om begrunnelser og klager skal registreres i FS. Ta kopi av oppgaveteksten og besvarelsen og send det sammen med ny vurderingsprotokoll (hentet i klagebildet ) til den nye kommisjonen. Til ekstern sensor sender du også oversendelsesbrev, kontrakt om sensur og sensororientering. Registrer også tidspunkt for sendt klagekommisjon i bildet Begrunnelse og klage i FS. Når ny vurdering foreligger: Registrer utfall av vedtak under Vedtak og tidspunkt for vedtak formidlet i øvre bilde, og J for Ferdigbeh i nedre bilde i Begrunnelse og klage i FS. Når ny vurdering er mottatt, og begge sensorer har skrevet under, skrives nytt brev (i ephorte) der det opplyses om Ny vurdering etter klage til studenten. Husk kopi til Seksjon for utdanningstjenester v/eksamenskoordinator uansett utfall av klagen. (Husk også kopi av vurderingsprotokollen til deg selv.) Karakterfastsettingen ved ny sensurering kan ikke påklages. 11

Eksempel 1: Brev/orientering til klager på karakterfastsetting NN Adresse Klage på karakterfastsetting i EMNE-0000 våren/høsten 2011 Vi viser til din klage datert 01.01.2011på karakterfastsetting i emnet EMNE- 0000. I den forbindelse har Institutt for xxx, dato xxxx, oppnevnt følgende eksamenskommisjon: professor NN, UiO og førsteamanuensis NN fra UiT som skal vurdere besvarelsen din på nytt, jf 46 Klage over karakterfastsetting, 3. avsnitt i forskrift for eksamener ved UiT som sier at:.. Ved klage skal kandidatens besvarelse forelegges ny eksamenskommisjon som vurderer hele eksamenen på nytt. Den nye eksamenskommisjonen skal foreta en helt ny sensurering, og skal således ikke ha opplysninger om karakter, begrunnelse for karakteren eller studentens begrunnelse for klagen. Den nye kommisjonen skal alltid ha sensorveiledningen.. Vi gjør for øvrig oppmerksom på at karakterfastsettingen kan skje til gunst eller ugunst for klager og at karakterfastsettingen ved ny sensurering ikke kan påklages. Vennlig hilsen NN stillingstittel 12

Eksempel 2: Brev/orientering til klager etter ny karakterfastsetting NN Adresse Svar på klage ved karakterfastsetting i EMNE-0000 våren/høsten 2011 Vi viser til din klage datert 01.01.2011 på karakterfastsetting i emnet EMNE- 0000. Eksamenskommisjonen som ble oppnevnt (dato) for å foreta ny vurdering av din eksamensbesvarelse i emnet EMNE-0000, har vurdert besvarelsen til karakteren X. Resultatet er endelig og kan ikke påklages (jf. 46 Klage over karakterfastsetting i forskrift for eksamener ved UiT) Seksjon for utdanningstjenester ved Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning (HSL-fak) vil med kopi av dette brev bli orientert om resultatet av den nye vurderingen. Vennlig hilsen NN kontorsjef Kopi: Seksjon for utdanningstjenester saksbehandler stillingstittel 13

Vedlegg 5 RUTINER VED FUSK 1) Ved mistanke om fusk på skoleeksamen: Eksamensvakten tar kontakt med eksamensansvarlig. Eksamensansvarlig tar ut studenten og orienterer om mistanken. Studenten får velge om hun/han vil fullføre eksamen eller ikke. Vakt/hovedvakten må skrive rapport om forholdet. 2) Dersom kommisjonen v/hjemmeeksamen/semesteroppgave/mappe/prosjektoppgave og lignende har mistanke om fusk, skal de skrive en rapport hvor de henviser til hva som er plagiat i eksamensbesvarelsen. De bør markere i besvarelsen hva som er plagiat med henvisninger til hvor dette er hentet fra. 3) Når rapporten er ferdig oversendes den fra instituttet til Universitetsdirektøren med kopi til fakultetet v/seksjon for utdanningstjenester. Den legges inn i ephorte sammen med studentens oppgave. Dette gjøres av eksamensansvarlig på institutt. Følgende momenter må være med: - Sakens tittel: Uregelmessigheter under eksamen SEMESTER (f.eks. V-2011) - Beskrivelse: EMNEKODE rapport om fusk kandidatnummer XXX - Mottaker: UTA v/universitetsdirektøren - det er UTA som sender brev til studenten - Tilgangskode: UO (unntatt offentligheten) paragraf 6,1.5 - Arkivkode: N - Underskrift: Instituttleder og saksbehandler Eksempel på brev/saksframlegg: se 5 eksempler her, etter pkt. 4. 4) Utdanningsavdelinga behandler saken videre og legger den fram for klagenemnda. De orienterer studenten om utfallet, med kopi til fakultetet. 14

EKSEMPEL 1: BREV TIL AVDELING FOR UTDANNING (UTA) OM FUSK: UO - offl. 13,1, jf. fvl. 13,1 nr. 1 Universitetsdirektøren Deres ref.: Vår ref.: Dato: 09.11.2009 MELDING OM MISTANKE OM UREGELMESSIGHETER VED ARBEIDSKRAV I XXX- 0000 - NAVN Vi videresender herved rapport om plagiering, mottatt fra faglærere i XXX-0000 Emnetittel, førsteamanuensis NN og MA-student NN. Rapporten fra faglærerne kan tyde på at studenten har brutt 20 i forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø som sier at ved hjemmeeksamen og andre skriftlige arbeider vil blant annet kopiering eller avskrift av faglitteratur og andres arbeider uten henvisning, bli vurdert som fusk. I følge rapporten skal studenten i sitt arbeid med hjemmeoppgaven ha kopiert størstedelen av oppgaven fra et nettsted, uten å gi noen kildehenvisninger. Fakultetet ser alvorlig på forholdet, og oversender saken til universitetsdirektøren for videre behandling. Vennlig hilsen NN instituttleder NN stillingstittel Vedlegg: 3 15

EKSEMPEL 2: FØRSTE BREV FRA UTA TIL STUDENTEN NAVN ADRESSE UO - offl. 13,1, jf. fvl. 13,1 nr. 1 Deres ref.: Vår ref.: 2009/ Dato: 13.11.2009 FORHÅNDSVARSEL I SAK OM UREGELMESSIGHETER VED ARBEIDSKRAV Universitetsdirektøren er i brev datert 9. november 2009 fra Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning informert om mistanke om uregelmessigheter i forbindelse med din innlevering av obligatorisk arbeidskrav i emnet XXX-000 Innføring, høsten 2009. Fakultetet viser til at deler av din innlevering av det obligatoriske arbeidskravet fremstår som avskrift fra nettsiden http://www.lenke uten at dette er merket med kildehenvisning i teksten. Forholdet kan vurderes som fusk under gjennomføring av emnet XXX-0000 etter lov om universiteter og høyskoler 4-7 første ledd bokstav b. Universitetsdirektøren ser alvorlig på forholdet og vil be universitetets klagenemnd vurdere om det foreligger fusk eller forsøk på fusk under gjennomføring av emnet og om det skal gis en disiplinærreaksjon. Ved fusk under gjennomføring av emnet kan det vedtas å utestenge deg fra institusjonen og å frata deg retten til å avlegge eksamen ved andre utdanningsinstitusjoner under lov om universiteter og høyskoler inntil ett år, jf. lov om universiteter og høyskoler 4-7 første ledd bokstav b og 4-8 tredje ledd. Dersom du ønsker å uttale deg om saken før den blir fremmet for klagenemnda, må dette gjøres skriftlig innen 2. desember 2009. For øvrig gjøres du oppmerksom på adgangen til å la deg bistå av advokat eller annen talsperson i henhold til lov om universiteter og høyskoler 4-8 femte ledd. Utgiftene ved dette dekkes av universitetet etter statens satser. Du har videre rett til å gjøre deg kjent med sakens dokumenter, jf. forvaltingsloven 18 første ledd. Med hilsen Lasse Lønnum Universitetsdirektør Rigmor Bjørkli utdanningsdirektør Vedlegg: Sakens dokumenter 16

EKSEMPEL 3: BREV FRA UTA TIL STUDENTEN ETTER BEHANDLING I KLAGENEMDA UO - offl. 13,1, jf. fvl. 13,1 nr. 1 UNIVERSITETSDIREKTØREN AVDELING FOR UTDANNING NAVN ADRESSE Deres ref.: Vår ref.: 2009/ Dato: 15.12.2009 Unntatt offentlighet jf. offl. 13,1, jf. fvl. 13,1 nr. 1 Uregelmessigheter ved innlevering av obligatorisk arbeidskrav - klagenemndas avgjørelse Universitetets klagenemnd behandlet i møte tirsdag 15. desember 2009 sak XX/XX Uregelmessige forhold ved innlevering av arbeidskrav i emnet XXX-0000 - NAVN, og fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Universitetets klagenemnd vurderer det slik at det foreligger fusk ved NNs innlevering av arbeidskrav i emnet XXX-0000 Innføring høsten 2009. Klagenemnda finner at NN handlet forsettelig da han/hun leverte artikkel tittel på artikkel" hentet fra internett som et egenprodusert obligatorisk arbeidskrav uten å oppgi artikkelen som kilde. 2. NN utestenges fra Universitetet i Tromsø og fratas retten til å gå opp til eksamen ved alle institusjoner under lov om universiteter og høyskoler i perioden 1.1.2010 til 1.7. 2010, jf. lov om universiteter og høyskoler 4-7 første ledd bokstav b og 4-8 tredje ledd. 3. Universitetsdirektøren underretter de øvrige institusjonene om vedtaket. Vedtak om utestenging innebærer at du mister studieretten og retten til å avlegge eksamen ved Universitetet i Tromsø i perioden 1.1.2010 til 01.07.10. Du har i nevnte periode heller ikke adgang til å avlegge eksamen ved andre norske utdanningsinstitusjoner underlagt lov om universiteter og høyskoler. Klagenemndas vedtak kan påklages til en felles nasjonal klagenemnd underlagt Kunnskapsdepartementet innen tre uker fra underretning om vedtaket er kommet frem. En eventuell klage sendes til Universitetet i Tromsø, som behandler klagen og oversender klagen til avgjørelse i den nasjonale klagenemnda. med hilsen Lasse Lønnum universitetsdirektør Rigmor Bjørkli Utdanningsdirektør Kopi: Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning 17

EKSEMPEL 4: BREV FRA UTA TIL INSTITUTTET, HØGSKOLER OG UNIVERSITET UNIVERSITETSDIREKTØREN AVDELING FOR UTDANNING Unntatt offentlighet jf: offl. 13,1 jf. fvl. 13,1 nr. 1 Institusjoner under lov om universiteter og høyskoler Deres ref.: Vår ref.: 2009/4 Dato: 4.1.2010 Orientering om vedtak om utestenging Klagenemnda ved Universitetet i Tromsø fattet i møte 00.00.09 følgende vedtak: 1. Universitetets klagenemnd vurderer det slik at det foreligger fusk ved NN innlevering av arbeidskrav i emnet XXX-0000 Innføring høsten 2009. Klagenemnda finner at NN handlet forsettelig da han/hun leverte artikkel tittel på artikkel hentet fra internett som et egenprodusert obligatorisk arbeidskrav uten å oppgi artikkelen som kilde. 2. NN utestenges fra Universitetet i Tromsø og fratas retten til å gå opp til eksamen ved alle institusjoner under lov om universiteter og høyskoler i perioden 00.00.00 til00.00.00, jf. lov om universiteter og høyskoler 4-7 første ledd bokstav b og 4-8 tredje ledd. Studentens fødsels- og personnummer er xxxx. Klagefristen er ikke gått ut. Dersom studenten får medhold i en eventuell klagesak, vil institusjonene bli underrettet. Vennlig hilsen Lasse Lønnum universitetsdirektør Rigmor Bjørkli utdanningsdirektør 18

Vedlegg 6 Orientering til sensorer Eksamen ved Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning, Universitetet i Tromsø Generelt Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning, UiT, oppnevner sensorer og eksamenskommisjoner. Den enkelte emneansvarlige utformer vanligvis oppgavene og sensorveiledning. Ekstern sensor får tilsendt: oversendelsesbrev med kontrakt om sensur, vurderingsprotokoll, oppgavesett med sensorveiledning og besvarelser samt informasjonsbrev. Øvrig informasjon om det enkelte emnet, finnes på våre nettsider: http://uit.no/studier/emner. Sensurfrist. Offentliggjøring av sensur Sensuren skal foreligge innen tre uker etter eksamensdato, for mastergradsoppgaver seks uker (jf. forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø, 42). Dersom sensur er mer enn en uke forsinket, medfører dette økonomiske sanksjoner for fakultetet. Det gjelder både ved ordinær sensur og ved klagesensur. Den som er tildelt eller som påtar seg et sensoroppdrag, har plikt til å overholde lovens hovedregel om sensurfrist. Vurderingsprotokollen skal undertegnes av både ekstern sensor og faglærer. Sensur må ikke i noe tilfelle offentliggjøres av faglærer/sensor. Sensur blir kunngjort fra administrasjonen når vurderingsprotokollen er mottatt. Vurderingsuttrykk Følgende vurderingsuttrykk skal benyttes: a. bestått/ikke bestått, eller b. en gradert skala med 5 trinn fra A til E for bestått og F for ikke bestått. Bokstavkaraktertrinnene gis følgende betegnelse og generell, kvalitativ beskrivelse (den skiller ikke mellom lavere og høyere grad. For mer spesifikke vurderingskriterier viser vi til sensorveiledning eller nasjonale standarder): Symbol Betegnelse Generell, kvalitativ beskrivelse av vurderingskriterier A Fremragende Fremragende prestasjon som klart utmerker seg. Kandidaten viser svært god vurderingsevne og stor grad av selvstendighet. B Meget god Meget god prestasjon. Kandidaten viser meget god vurderingsevne og selvstendighet. C God Jevnt god prestasjon som er tilfredsstillende på de fleste områder. Kandidaten viser god vurderingsevne og selvstendighet på de viktigste områdene. D Nokså god En akseptabel prestasjon med noen vesentlige mangler. Kandidaten viser en viss grad av vurderingsevne og selvstendighet. E Tilstrekkelig Prestasjonen tilfredsstiller minimumskravene, men heller ikke mer. Kandidaten viser liten vurderingsevne og selvstendighet. 19

F Ikke bestått Prestasjon som ikke tilfredsstiller de faglige minimumskravene. Kandidaten viser både manglende vurderingsevne og selvstendighet. Når karakterskalaen Bestått/Ikke bestått benyttes, skal dette være et selvstendig vurderingsuttrykk uten sammenheng med den graderte karakterskalaen. Når to sensorer i fellesskap skal fastsette karakteren ved skriftlig eksamen, og sensorene ikke blir enige om felles sensurvedtak, skal en tredje sensor, som skal være ekstern, trekkes inn. Sensuren framkommer ved felles enighet, eller ved at to av sensorenes standpunkter blir utslagsgivende. Gjennomsnittskarakter Dersom det er behov for utregning av gjennomsnittskarakter i emnegruppe eller studieprogram, må det være benyttet bokstavkarakter på alle emnene som inngår beregningen. Følgende omregningsmodell skal legges til grunn: 1. Hver bokstavkarakter erstattes av en tallekvivalent, A=5, B=4, C=3, D=2, E=1. 2. Tallekvivalenten multipliseres med emnets studiepoeng, og de enkelte produktene av studiepoeng og tallekvivalent summeres for de emner som inngår. 3. Produktsummen divideres med totalt antall studiepoeng som inngår i samlingen av aktuelle emner. 4. Kvotienten regnes ut med én desimal. 5. Gjennomsnittskarakteren blir den bokstavkarakter som har heltallet i kvotienten som tallekvivalent, etter at vanlig avrundingsregel er brukt. Alle karaktergivende aktiviteter må være bestått for å kunne beregne gjennomsnittskarakter. Manglende kildehenvisning eller lignende Ved hjemmeeksamen og andre skriftlige arbeider skal blant annet kopiering eller avskrift av faglitteratur og andres arbeider uten henvisning, vurderes som fusk. Dersom kommisjonen for eksamen har mistanke om fusk, skal de skrive en rapport hvor de henviser til hva som er plagiat i eksamensbesvarelsen. De bør markere i besvarelsen hva som er plagiat med henvisninger til hvor dette er hentet fra. Evaluering av mastergradsoppgaver a) Mastergradsoppgaver skal normalt evalueres av to sensorer. b) Det skal benyttes ekstern sensor i tillegg til intern sensor, jf lov om universiteter og høgskoler 3-9, 1. og 2. ledd. c) Kandidatens veileder skal ikke være intern sensor. d) I spesielle tilfeller kan fakultetsstyret gi dispensasjon fra punkt c. e) Eksamenskommisjonen konfererer med veileder før sensurmøte. Veileder skal ikke delta i sensurmøtet, og således være med å fastsette karakteren. Ved behov kan eksamenskommisjonen be veileder om en skriftlig redegjørelse for veiledningsprosessen. 20