Etiske retningslinjer for atferd Versjon 2
1 Formål, målgruppe og hjemmel 5 2 Etiske retningslinjer for atferd 7 2.1 Hovedformålet med etiske retningslinjer for atferd 7 2.2 Statoils forpliktelser 7 2.3 Presentasjon av etiske retningslinjer for atferd 8 3 Regler for forretningspraksis 11 3.1 Korrekt informasjon, regnskap og rapportering 11 3.2 Rettferdig konkurranse og antitrustlover 12 3.3 Bekjempelse av korrupsjon 12 3.4 Offentlige tjenestemenn 14 3.5 Relasjoner til leverandører, partnere og kunder 16 3.6 Bruk av mellomledd 17 3.7 Bruk av lobbyister 18 3.8 Politisk aktivitet 18 3.9 Likeverd og mangfold 19 4 Regler for personlig atferd 21 4.1 Beskyttelse av Statoils eiendom og ressurser 22 4.2 Konfidensialitet 22 4.3 Korrupsjon 23 4.4 Gaver, gjestfrihet og utgifter 24 4.5 Interessekonflikt 25
4.6 Styreverv, ansettelser eller andre oppgaver 27 4.7 Innsideinformasjon 27 4.8 Føring av journaler 28 4.9 Informasjon og IT-systemer 29 4.10 Kjøp av seksuelle tjenester 30 4.11 Rusmidler 30 5 Gjennomføring og oppfølging 33 5.1 Personlig ansvar 33 5.2 Lederansvar 33 5.3 Obligatorisk due diligence -gjennomgang av integritet 33 5.4 Håndtering av tvilstilfeller og brudd på regelverket 34 5.5 Konsekvenser av overtredelser 35 5.6 Granskning av mulige brudd 36 5.7 Etikkomitéer 36 5.8 Chief compliance officer 36 5.9 Svare på forespørsler fra pressen og andre 37 6 Tilleggsopplysninger 39 6.1 Definisjoner og forkortelser 39 6.2 Endringer fra tidligere versjoner 39 6.3 Referanser 40 6.4 Ansvarserklæring 40 Vedlegg A. Holdningsskapende spørsmål om gjestfrihet 41 Vedlegg B. Registrering av styreverv og eierskap 43
41
Formål, målgruppe og hjemmel Formålet med dette dokumentet er å fastsette kravene til forretningspraksis og personlig atferd. Målgruppen er alle som arbeider for Statoilkonsernet, herunder medlemmer i styret i Statoil og for Statoils datterselskaper. Dokumentet er hjemlet i Statoil-boken. 5
62
Etiske retningslinjer for atferd 2.1 Hovedformålet med etiske retningslinjer for atferd Etiske retningslinjer for atferd beskriver Statoils forpliktelser og krav i forbindelse med etiske problemstillinger som er knyttet til forretningspraksis og personlig atferd. Etiske retningslinjer for atferd gjelder for organisasjonen og hver enkelt ansatt, for styremedlemmer, innleid personale, konsulenter, mellomledd, lobbyister og andre som handler på vegne av Statoil, heretter omtalt som medarbeideren. 2.2 Statoils forpliktelser I sin virksomhet vil Statoil rette seg etter gjeldende lover og forskrifter og handle på en etisk, bærekraftig og sosialt ansvarlig måte. Respekt for menneskerettigheter er en vesentlig del av Statoils verdigrunnlag. 7
2.3 Presentasjon av etiske retningslinjer for atferd Etiske retningslinjer for atferd beskriver Statoils etiske standarder og krav. Intensjonen er å være så tydelig og direkte som mulig når det gjelder vanskelige saker som medarbeideren kan bli stilt overfor i sitt arbeid i Statoil. De etiske retningslinjer fjerner imidlertid ikke behovet for at den enkelte benytter et godt skjønn når en håndterer etiske dilemmaer. Påse at ens handlinger er innenfor loven og godt innenfor Statoils egne etiske krav. Hvis man opererer i en gråsone, øker risikoen for at noe kan gå galt. Være åpen når det gjelder etiske spørsmål. Hvis en medarbeider er i tvil, bør vedkommende ta dette opp med kollegaer eller ta opp spørsmålet med sin overordnede. Bruke nok tid på vanskelige beslutninger. Feil beslutninger blir ofte tatt når man ikke har tenkt ordentlig igjennom tingene, og den enkelte tillater seg selv å bli presset til å ta en lite veloverveid beslutning. 8
Statoil skal være kjent for sine høye etiske standarder. Brudd på lover og etiske krav er derfor en trussel mot konsernets konkurransedyktighet og omdømme. 9
103
Regler for forretningspraksis Statoils evne til å skape verdier er avhengig av at det legges høye etiske standarder til grunn for tillitsbaserte og bindende relasjoner til samfunnet og konsernets eiere, ansatte, partnere, kunder og leverandører. Statoil vil opprettholde en åpen dialog om etiske spørsmål, både internt og eksternt. 3.1 Korrekt informasjon, regnskap og rapportering Statoils forretningsinformasjon vil bli kommunisert presist og utførlig, både internt og eksternt. All regnskapsinformasjon må være korrekt, registrert og gjengitt i samsvar med lover og forskrifter, inkludert relevante regnskapsstandarder. Med hensyn til gjeldende lover om verdipapirer og standarder for børsnotering, er Statoil forpliktet til å sørge for fullstendig, tydelig, nøyaktig og forståelig informasjon i sine periodiske finansielle rapporter, andre dokumenter som er arkivert hos gjeldende 11
reguleringsmyndigheter, så vel som i annen offentlig kommunikasjon. Det forventes at ansatte, og særlig erfarne ledere og finansmedarbeidere, utviser den største forsiktighet i utarbeidelsen av dette materialet. Enhver forsettlig handling som fører til en feilaktig fremstilling i regnskapsmaterialet, vil bli behandlet som bedrageri. 3.2 Rettferdig konkurranse og antitrustlover Statoil skal konkurrere på en hederlig og etisk forsvarlig måte innenfor rammeverket til antitrustlover og konkurranseregler som gjelder i markedene der konsernet opererer. Dette gjelder i forhold til konkurrenter så vel som til kunder og leverandører. 3.3 Bekjempelse av korrupsjon Korrupsjon omfatter bestikkelser og utilbørlig påvirkningshandel. Korrupsjon undergraver lovlig forretningsaktivitet, fører til konkurransevridning, ødelegger virksomhetens omdømme og utsetter selskaper og enkeltpersoner for risiko. Statoil er imot alle former for korrupsjon, og vil arbeide aktivt 12
for å sikre at dette ikke forekommer i konsernets forretningsaktiviteter. Bestikkelser forekommer når det blir gjort forsøk på å påvirke noen i utførelsen av deres plikter, ved å gi dem en urettmessig fordel. Utilbørlig påvirkningshandel forekommer når det gis en urettmessig fordel til noen for å påvirke utførelsen av tredjeparts plikter. En slik urettmessig fordel kan forekomme i flere former, for eksempel kontanter, gjenstander, kreditter, rabatter, reiser, innkvartering eller tjenester. Forbudet mot bestikkelser og utilbørlig påvirkningshandel gjelder både for parten som gir eller tilbyr en urettmessig fordel, og for parten som ber om, mottar eller aksepterer en slik fordel. Det er tilstrekkelig at en forespørsel eller et tilbud om en urettmessig fordel blir fremsatt for at handlingen skal være ulovlig. Det er ikke en forutsetning at den urettmessige fordelen tilfaller personen som det blir forsøkt å utøve påvirkning på. Forbudet mot betikkelser og utilbørlig påvirkningshandel gjelder både for offentlig og privat sektor. 13
Tilretteleggingsbetalinger er betalinger som skal påskynde eller sikre levering av produkter eller tjenester som man har rettmessig krav på. Statoil er imot bruk av denne typen betalinger, selv i tilfeller der det kan være lovlig, og vil arbeide aktivt for å hindre slike betalinger. Se også del 4.3 Korrupsjon. Statoil kan holdes ansvarlig for bestikkelser eller andre korrupsjonshandlinger begått av tredjeparter som har inngått kontrakt med Statoil, eller i andre tilfeller der Statoil kan dra fordeler av bestikkelser eller korrupsjonshandlinger begått av tredjeparter. Statoil har derfor gjennomført særlige tiltak for å redusere denne risikoen, og vil i alle kontraktsmessige forhold legge betydelig innsats i å få tredjeparter til å slutte seg til de samme reglene og prosedyrene som gjelder for Statoil i forhold til bestikkelser og korrupsjon. 3.4 Offentlige tjenestemenn En offentlig tjenestemann er enhver embetsmann eller ansatt i en regjering, eller i ethvert annet offentlig organ eller enhet, samt ansatte i statseide eller statskontrollerte bedrifter, enhver person som 14
handler som en offentlig person for eller på vegne av en regjering, offentlig myndighet eller statsenhet, eller en offentlig internasjonal organisasjon, politisk parti eller partifunksjonær eller kandidater til politiske verv. Offentlige tjenestemenn omfatter ikke bare valgte tjenestemenn, men også konsulenter som innehar offentlige stillinger, ansatte i selskaper eid av en regjering eller offentlig myndighet, og funksjonærer i politiske partier. Statoil skal ikke godkjenne gaver eller betaling eller tilby noe av verdi til offentlige tjenestemenn, unntatt i tilfeller som er uttrykkelig angitt i dette dokumentet eller i Statoils antikorrupsjons-program. Statoil kan, i den utstrekning det er rimelig og legitimt, dekke utgifter for offentlige tjenestemenn for (i) salgsfremmende tiltak, demonstrasjoner eller forklaringer av produkter og tjenester, eller (ii) inngåelse eller gjennomføring av kontrakter med en regjering eller et annet myndighetsorgan. Slike utgifter kan omfatte rimelige kostnader for reiser til Statoils eiendom, overnatting eller kostnader 15
i forbindelse med opplæring når det foreligger et legitimt formål i forbindelse med Statoils relasjon til de aktuelle myndigheter. Det må innhentes skriftlig forhåndsgodkjenning fra ansvarshavende konserndirektør for alle kostnader som pådras i forbindelse med salgsfremmende tiltak, kontrakter eller opplæring, til fordel for offentlige tjenestemenn. Det kan ikke gis tillatelse til å dekke utgifter for offentlige tjenestemenn hvis det medfører brudd på gjeldende lover om korrupsjon eller regelverket til den offentlige tjenestemannens arbeidsgiver, eller hvis offentligheten kan oppfatte dette som en bestikkelse eller urettmessig betaling. 3.5 Relasjoner til leverandører, partnere og kunder Statoil skal forvalte sin virksomhet på en slik måte at leverandører, partnere og kunder kan ha tillit til konsernet. Det forventes at leverandører og partnere følger etiske standarder som samsvarer med Statoils etiske krav. 16
3.6 Bruk av mellomledd Mellomledd omfatter agenter, konsulenter og andre som fungerer som bindeledd mellom Statoil og en tredjepart, i konsernets forretningsaktiviteter. Før det leies inn mellomledd, må den aktuelle lederen kontrollere at mellomleddets omdømme, bakgrunn og kompetanse er passende og tilfredsstillende, se del 5.3, Obligatorisk duediligence -gjennomgang av integritet. Statoilforventer at mellomledd handler i samsvar med konsernets etiske krav, og denne betingelsen må inkluderes i mellomleddets kontrakt med Statoil. Avtaler med mellomledd må være skriftlige, og beskrive det faktiske forholdet mellom partene. Den avtalte godtgjørelsen må stå i forhold til tjenesten som leveres. Betalinger må være tilfredsstillende dokumentert, og må føres inn i regnskapet i samsvar med alminnelige anerkjente regnskapsprinsipper. Mellomleddets utførelse i forhold til Statoils etiske krav må overvåkes regelmessig, og tiltak må iverksettes hvis utførelsen ikke er god nok. 17
3.7 Bruk av lobbyister En lobbyist er en spesiell type mellomledd som brukes til å påvirke beslutninger, både i offentlig og privat sektor. Bruk av lobbyister er bare tillatt hvis denne personen meddeler til personen eller etaten som Statoil ønsker å påvirke, at han/hun representerer Statoil. Det er derfor et absolutt krav at alle kontrakter med lobbyister pålegger lobbyisten en forpliktelse til å meddele denne informasjonen. Prinsippene for bruk av mellomledd i del 3.6 Bruk av mellomledd, gjelder også for lobbyister. 3.8 Politisk aktivitet Statoil støtter ikke individuelle politiske partier eller individuelle politikere. Statoil kan delta i den offentlige debatten når dette er i konsernets interesse. Medarbeidere står fritt til å delta i demokratisk politisk aktivitet, men dette må skje uten referanse til eller forbindelse med vedkommendes forhold til 18
Statoil. Medarbeidere bør utvise spesiell varsomhet under internasjonale oppdrag. 3.9 Likeverd og mangfold Statoil skal vise respekt for alle individer, og arbeide aktivt for å sørge for et godt arbeidsmiljø som kjennetegnes av likeverd og mangfold. Statoil aksepterer ingen former for diskriminering av sine ansatte eller andre som er involvert i Statoils aktiviteter. Det kan imidlertid være lovlig og forsvarlig å benytte positiv diskriminering for å oppnå likeverd og mangfold. Diskriminering omfatter all urettferdig behandling, utestenging eller preferanse på grunnlag av rase, kjønn, alder, handikap, seksuell legning, religion, politisk standpunkt, nasjonal eller etnisk opprinnelse eller lignende forhold, som fører til at man setter til side eller går på akkord med likeverdsprinsippet. 19
204
Regler for personlig atferd Statoil krever høye etiske standarder av alle som handler på vegne av konsernet. Medarbeiderne må rette seg etter gjeldende lover og forskrifter, og utføre sine plikter i samsvar med kravene og standardene som gjelder i Statoil. De skal ikke bidra til at det begås lovbrudd av forretningsforbindelser. Statoil forventer at medarbeiderne skal behandle alle de kommer i kontakt med gjennom sitt arbeid eller gjennom arbeidsrelaterte aktiviteter, med høflighet og respekt. Medarbeiderne må avstå fra oppførsel som kan ha negativ innvirkning på kollegaer, arbeidsmiljøet eller Statoil. Dette omfatter enhver form for trakassering, diskriminering eller annen atferd som kollegaer eller forretningsforbindelser kan oppfatte som truende eller nedverdigende. Medarbeidere må ikke oppføre seg på en måte som kan krenke lokale skikker eller lokal kultur. 21
4.1 Beskyttelse av Statoils eiendom og ressurser Bruk av Statoils tid og eiendeler (inkludert immaterielle rettigheter, eiendom og kapital) til formål som ikke er direkte relatert til Statoils virksomhet, er forbudt uten godkjenning fra en relevant Statoilrepresentant. Det samme gjelder hvis man fjerner eller låner Statoileiendeler uten tillatelse. For privat bruk av IT-utstyr, se del 4.9. Medarbeideren må beskytte Statoils eiendom og eiendeler mot tap, skade og misbruk. 4.2 Konfidensialitet Konfidensialitet skal hindre at uautoriserte personer får tilgang til informasjon som kan skade Statoils virksomhet eller omdømme. Denne plikten skal også beskytte medarbeidernes personvern og integritet. Det må derfor overveies nøye hvordan, hvor og med hvem man diskuterer Statoil-relaterte saker, for å sikre at personer uten autorisasjon ikke får tilgang til sensitiv Statoilinformasjon vedrørende sikring, individer, kommersielle, tekniske eller kontraktsmessige forhold og informasjon som er beskyttet ved lov. Medarbeideren må rette seg etter kravene til klassifisering av informasjon for 22
konfidensiell behandling av slik informasjon, unntatt når det er gitt tillatelse til å videreformidle informasjonen, eller når loven krever slik videreformidling. Konfidensialitetsplikten fortsetter å gjelde etter at arbeidsforholdet er avsluttet, eller etter at et oppdrag er fullført. 4.3 Korrupsjon Forbudet mot korrupsjon som er beskrevet i del 3.3, gjelder for medarbeidere som opptrer på vegne av Statoil. Ved brudd på denne bestemmelsen kan konsernet bli ilagt bøter, og medarbeidere kan bli ilagt bøter og/eller fengselsstraff. Forbudet omfatter også tilretteleggingsbetalinger. Hvis en person tror at deres eget eller andres liv eller helse kan være i fare, vil det ikke være et brudd på dette forbudet å betale. Utbetalingene må beskrives korrekt i regnskapet, og rapporteres til forretningsområdets etikkomité. 23
4.4 Gaver, gjestfrihet og utgifter Medarbeidere må ikke, direkte eller indirekte, ta imot gaver, med unntak av reklameartikler av minimal verdi, som vanligvis har en bedriftslogo. Man kan ta imot andre gaver i situasjoner der det ville vekke klart anstøt å avslå. I slike tilfeller skal gaven umiddelbart overleveres til Statoil, og den vil bli sett på som Statoils eiendom. Medarbeidere kan ta i mot gjestfrihet i form av sosiale sammenkomster, måltider eller underholdning som har et klart forretningsmessig formål for Statoil. Kostnaden ved slik gjestfrihet må holdes innenfor rimelighetens grenser. Reiser, overnatting og andre utgifter for ansatte i forbindelse med denne typen gjestfrihet, skal alltid betales av Statoil. Før du svarer på en invitasjon, bør du tenke gjennom de holdningsskapende spørsmålene om gjestfrihet som er oppført i Vedlegg A. Prinsippene over gjelder også motsatt vei, det vil si at medarbeidere som opptrer på vegne av Statoil, i sitt samkvem med kunder, leverandører og andre parter, 24
ikke kan tilby eller samtykke i å betale for gaver, gjestfrihet eller andre utgifter som vil medføre brudd på disse prinsippene. Vær særlig oppmerksom på dette i samkvem med offentlige tjenestemenn. Medlemmer av konsernledelsen kan, ved spesielle anledninger når skikk og bruk krever det og det ikke kan oppfattes som utilbørlig, godkjenne tilbud om, eller mottak av, en gave av høyere verdi enn det som er angitt over, på vegne av Statoil. Alle saker som gjelder aksept eller tilbud av gaver, gjestfrihet og lignende fordeler, må diskuteres og avtales med en overordnet, med mindre disse klart er akseptable i henhold til det som fremgår ovenfor. Selv hvor ingen slik forhåndsavtale er nødvendig bør overordnet informeres for å sikre åpenhet. 4.5 Interessekonflikt Medarbeideren må oppføre seg upartisk i all forretningsvirksomhet, og ikke gi andre selskaper, organisasjoner eller enkeltpersoner urettmessige fordeler. Medarbeideren må ikke bli involvert i relasjoner som kan føre til en faktisk eller oppfattet 25
konflikt med Statoils interesser, eller som på noen måte kan ha en negativ effekt på vedkommendes handlingsfrihet eller dømmekraft. Forbud mot og krav om registrering av eierinteresser i enkelte eksterne selskaper for bestemte grupper av ansatte er gitt i Vedlegg B. Ingen må arbeide med eller behandle saker der de selv, deres ektefelle, partner, nære slektninger eller andre personer som de har nære relasjoner til, har direkte eller indirekte økonomiske interesser. Medarbeideren skal heller ikke arbeide med eller behandle saker der det finnes andre forhold som kan undergrave tilliten til den ansattes egen upartiskhet eller til integriteten i arbeidet som blir gjort. Medarbeideren må ikke bruke konsernets eiendeler eller informasjon som vedkommende har skaffet seg gjennom sin posisjon eller stilling i Statoil, til egen vinning eller med det formål å konkurrere med konsernet. En eventuell mistanke om interessekonflikt skal rapporteres til en overordnet. 26
4.6 Styreverv, ansettelser eller andre oppgaver Alle styreverv, ansettelser eller andre oppgaver som innehas eller utføres av Statoil-ansatte i andre bedrifter som har, eller kan forvente å ha, kommersielle relasjoner til Statoil, må skriftlig godkjennes av relevant Senior Vice President i Statoil eller, for ansatte på eller over dette nivået, av linjeleder. Det samme gjelder for andre betalte styreverv, ansettelser eller oppgaver av noen betydning utenfor Statoil. Hvis det skulle oppstå en interessekonflikt, eller hvis den ansattes evne til å utføre sine plikter eller oppfylle sine forpliktelser til Statoil blir kompromittert, vil ingen slik godkjenning bli gitt, eller den vil bli trukket tilbake. Krav for registrering av styreverv for bestemte grupper av ansatte er gitt i Vedlegg B. 4.7 Innsideinformasjon Innsideinformasjon er presis informasjon som er egnet til å påvirke prisen på verdipapirer merkbart og som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet. Opplysninger som en fornuftig investor sannsynligvis vil benytte som en del av grunnlaget for 27
sin investeringsbeslutning anses som opplysninger som er egnet til å påvirke prisen merkbart. Uavhengig av hvordan slik informasjon er tilegnet, kan ingen bruke, eller bidra til at andre bruker, innside informasjon om Statoil eller andre selskaper, for å tegne seg for eller handle med verdipapirer, det være seg på privat basis eller på vegne av Statoil. Innehavere av innsideinformasjon relevant for Statoils aksjepris eller aksjeprisen til andre selskaper, kan kun gi slik informasjon videre til personer som har behov for slik informasjon i forbindelse med sitt arbeid for Statoil og kun etter autorisasjon fra linjeledelsen. I tillegg skal personer som har innsideinformasjon relevant for Statoils aksjepris listeføres på behørig vis i Statoils innsideregister. 4.8 Føring av journaler Statoil er forpliktet til å etterleve prinsippene om åpenhet og nøyaktighet i all forretningsvirksomhet, samtidig som kravene om konfidensialitet skal respekteres. Medarbeiderne har derfor ansvar for å føre nødvendige journaler for Statoils virksomhet og 28
forretningsforbindelser. Det skal ikke legges inn uriktige eller misvisende eller falske oppføringer i Statoils bøker og journaler. Alle transaksjoner må registreres helt og fullstendig i Statoils regnskapsmateriale i samsvar med del 3.1. 4.9 Informasjon og IT-systemer Medarbeiderens bruk av informasjon, IT-systemer og særlig Internett-tjenester, må styres av virksomhetens behov og ikke av personlige interesser. Informasjon som er produsert og lagret på Statoils IT-systemer, anses som konsernets eiendom. Statoil forbeholder seg derfor retten til tilgang til all informasjon av denne art, der dette ikke er begrenset av lov eller andre avtaler. Medarbeideren har ansvar for å ta vare på elektroniske filer og arkiver på en ordentlig måte. Privat bruk er bare tillatt i begrenset utstrekning. Informasjon som kan anses som ulovlig, støtende eller upassende må ikke behandles, lastes ned, lagres eller spres. All nedlasting, lagring eller spredning som medfører brudd på opphavsrettslige lover eller 29
bestemmelser, er forbudt. All bruk av programvare som medfører brudd på opphavsrettslige lover eller bestemmelser, er forbudt. 4.10 Kjøp av seksuelle tjenester Statoil er imot kjøp av seksuelle tjenester. Kjøp av seksuelle tjenester kan opprettholde menneskehandel. Menneskehandel er ulovlig, og et brudd på menneskerettighetene. Den enkelte må avstå fra kjøp av seksuelle tjenester når vedkommende er ute på oppdrag og forretningsreiser for Statoil. 4.11 Rusmidler Statoil er en rusfri arbeidsplass. Følgelig skal du ikke være påvirket av alkohol eller andre rusmidler mens du er i arbeid for Statoil. Begrensede mengder alkohol kan likevel bli servert når lokal skikk og spesielle anledninger gjør dette passende, forutsatt at inntaket ikke kombineres med drift av maskineri, kjøring eller andre aktiviteter som ikke er forenlige med bruk av alkohol. Dette gjelder også når en er i arbeid på oppdrag eller forretningsreiser for Statoil. 30
Ingen skal bruke, og heller ikke oppmuntre andre til å bruke, rusmidler på en måte som kan sette brukeren eller Statoil, eller eventuelle forretningsforbindelser, i et uheldig lys. 31
325
Gjennomføring og oppfølging 5.1 Personlig ansvar Medarbeideren må forsikre seg om at han/hun kjenner til og utfører sine plikter i samsvar med kravene som er angitt i dette dokumentet, og gjeldende lover og forskrifter. 5.2 Lederansvar Ledere må kontrollere at aktiviteter innenfor deres ansvarsområde utføres i henhold til kravene som er angitt i dette dokumentet. Ledere har ansvar for å videreformidle kravene og gi råd når det gjelder tolkningen og anvendelsen av regelverket. 5.3 Obligatorisk due diligence - gjennomgang av integritet En forretningsforbindelse med en potensiell motpart skal bare etableres eller endres dersom den resulterende forbindelsen tilfredsstiller Statoils krav til Integrity Due Diligence. 33
Potensielle Statoil-motparter, inkludert motpartene til operatører, kan omfatte partnere, operatører, leverandører, agenter, mellomledd, lobbyister, konsulenter og kunder, i tillegg til parter i fusjons-, oppkjøps- og avhendingstransaksjoner, og i noen tilfeller motparter til operatører i partneroperert virksomhet. Lokale datterselskaper av internasjonale selskaper skal i utgangspunktet behandles som separate enheter i forbindelse med due diligence - gjennomgang av integritet. 5.4 Håndtering av tvilstilfeller og brudd på regelverket Hvis medarbeideren kommer over forhold som innebærer etiske tvilstilfeller eller brudd på Statoils etiske reglement, må disse forholdene rapporteres umiddelbart. Medarbeideren kan rapportere forholdene gjennom de vanlige kanalene; til sin overordnede, eller til den overordnedes overordnede eller til den interne enheten som er forpliktet til å følge opp slike saker. En leder som mottar en slik 34
henvendelse, må konsultere sin egen overordnede i tvilstilfeller. Dersom medarbeideren av hvilken som helst grunn ikke er komfortabel med å bruke vanlige kanaler, kan problemet rapporteres til Statoils etikkhjelpelinje, som er tilgjengelig i alle land der Statoil er representert. Medarbeideren kan forbli anonym, hvis vedkommende ønsker det. Statoil kommer ikke til å iverksette sanksjoner i noen form mot medarbeidere som, på en ansvarlig måte, informerer ansvarshavende personer, interne enheter eller relevante myndigheter om mulige brudd på Statoils etiske retningslinjer, gjeldende lover eller andre klanderverdige omstendigheter i Statoils virksomhet. 5.5 Konsekvenser av overtredelser Brudd på konsernets etiske reglement eller relevante lovbestemmelser kan medføre disiplinærtiltak eller oppsigelse med/uten øyeblikkelig virkning, og kan bli rapportert til relevante myndigheter. 35
5.6 Granskning av mulige brudd Granskning av mulige brudd på konsernets etiske regleverk eller relevante lovbestemmelser, nivå 1 eller nivå 2, utføres av granskningsenheten i Konsernrevisjon (COA INV) jfr granskningsmatrisen i Vedlegg C. COA INV kan også ved behov bistå linjeledere. Granskningsprosessen er beskrevet i APOS COA INV 01.02. 5.7 Etikkomitèer Konsernledelsen utgjør konsernets etikkomité. I tillegg er det etablert etikkomitéer i hvert enkelt forretningsområde (FO), Corporate Staff and Services(CSO), Corporate Communication(CCOM) og Chief Financial Officer(CFO), som består av de respektive ledergruppene. Komitéene skal sikre høy fokus på, felles forståelse for, og overholdelse av Statoils etiske krav. 5.8 Chief compliance officer Chief compliance officer skal føre tilsyn med konsernets aktiviteter rettet mot bekjempelse av korrupsjon. Alle forretningsområder og Corporate 36
Staff and Services (CSO), Corporate Communication (CCOM) og Chief Financial Officer (CFO) skal utnevne compliance officers med ansvar for å følge opp handlingsplaner for compliance i sine egne enheter. 5.9 Svare på forespørsler fra pressen og andre For å sikre en koordinert kontakt med eksterne parter, skal generelle spørsmål om Statoil eller dets ansatte, rettes direkte til det relevante forretningsområdets kommunikasjonsavdelingen eller medarbeideren eller, alternativt til kommunikasjonsavdelingen på konsernnivå. Forespørsler fra finansanalytikere eller investorer skal videreformidles til konsernets avdeling for investorrelasjoner (Corporate Investor Relations). Forespørsler fra eksterne advokater skal videreformidles til juridisk kontor på konsernnivå eller den lokale juridiske staben i Statoil (Corporate Legal Office). Andre ansatte og styremedlemmer som må uttale seg offentlig, skal koordinere disse uttalelsene på en passende måte, i henhold til beskrivelsen ovenfor. 37
386
Tilleggsopplysninger 6.1 Definisjoner og forkortelser Ingen 6.2 Endringer fra tidligere versjoner 3.3 Bekjempelse av korrupsjon 3.4 Offentlige tjenestemenn 4.2 Konfidensialitet 4.4 Gaver, gjestfrihet og utgifter 4.6 Styreverv, ansettelser eller andre oppgaver 4.7 Innsideinformasjon 4.9 Informasjon og IT-systemer 5.3 Obligatorisk due diligence -gjennomgang av integritet 5.4 Håndtering av tvilstilfeller og brudd på regelverket 5.7 Etikkomitéer 5.8 Chief compliance officer 5.9 Svar på forespørsler fra pressen og andre Vedlegg B Registrering av styreverv og eierskap 39
6.3 Referanser Statoil-boken 6.4 Ansvarserklæring Ingen av bestemmelsene i dette dokumentet skal fortolkes slik at de gir rettigheter til tredjeparter, og alle tredjepartsrettigheter angitt ved lov er, i den grad loven tillater det, utelukket. 40
VEDLEGG A Holdningsskapende spørsmål om gjestfrihet Med henvisning til del 4.4, bør du før du svarer på en invitasjon, tenke gjennom følgende holdningsskapende spørsmål om gjestfrihet: 1. Hvorfor får jeg tilbud om dette, og ventes det noe til gjengjeld? 2. Er dette tydelig relatert til forretninger for Statoil, og er jeg den rette personen til å delta? 3. Pågår det forhandlinger, innkjøpsprosesser eller andre forhold som krever en særlig forsiktig tilnærming? 4. Hva går denne gjestfriheten ut på, ligger kostnadene innen rimelighetens grenser og dekkes reise/overnatting av Statoil? 5. Kan jeg forsvare offentlig at jeg deltar? 6. Får jeg ofte tilbud om gjestfrihet fra samme vert? 7. Deltar representanter fra andre selskaper? 8. Dersom jeg er eneste deltaker fra Statoil, er det noen spesiell grunn til dette, og er det godkjent av min overordnede? 41
9. Dersom ektefeller eller partnere deltar, er det tilstrekkelige grunner til det, og er det godkjent av min overordnede? 10. Er gjestfriheten/underholdningen tatt opp med min overordnede? Og ville Statoil ha tilbudt tilsvarende gjestfrihet? 42 42
VEDLEGG B Registrering av styreverv og eierskap Krav til bestemte grupper av ansatte 1. Konsernsjefen, konserndirektørene og direktører (SVP). 2. De ansattes representanter i styret til Statoil ASA 3. Andre ansatte (inkludert eksternt innleide) som kan øve innflytelse i spørsmål som anskaffelse av varer og tjenester, salg av produkter, finansiering, forsikring og kontraktstildeling. Disse ansatte defineres av forretningsområdets (FO) konserndirektør. Forbud mot eierskap FR 18 Etiske retningslinjer for adferd seksjon 4.5 inneholder generelle krav relatert til interessekonflikt som gjelder alle Statoil ansatte og som kan medføre begrensninger i retten til eierskap i eksterne selskaper. En medarbeider som tilhører ovennevnte gruppe 1 eller 2 kan ikke ha eierandeler eller opsjoner på eierandeler i noe eksternt selskap som har, 43
eller som søker å oppnå, forretningsforbindelser med Statoil, dersom han eller hun har innflytelse på forretningsmessige beslutninger som gjelder vedkommende selskap. Det samme forbud gjelder eierandeler og opsjoner på eierandeler i eksterne selskaper som konkurrerer med Statoil. Disse forbudene gjelder ikke eierskap i verdipapirfond eller investeringsfond, eller aksjer eller opsjoner på eierskap (for eksempel aksjeopsjoner) i Statoil ASA. Registrering av eierskap Ansatte i ovennevnte gruppe 1 og 2 skal registrere alt eierskap i eksterne selskaper i selskapets personaldatasystem. Disse kravene til registrering gjelder ikke eierskap i verdipapirfond eller investeringsfond, eller aksjer eller opsjoner på eierskap (for eksempel aksjeopsjoner) i Statoil ASA. Registrering av styreverv Ansatte i ovennevnte gruppe 1-3 skal registrere alle godkjente styreverv (se FR 18 Etiske retningslinjer for atferd, seksjon 4.6) i selskapets personaldatasystem. Eksterne styreverv som en ansatt i en av ovennevnte 44
gruppe 1-3 blir utpekt til på grunnlag av sin stilling i Statoil, skal også registreres i selskapets personaladministrasjonssystem. Hvis ansatte i gruppe 1-3 ikke har noe styreverv skal dette også registreres. Krav til oppdatering og rettelse av registrert informasjon Den registrerte informasjonen om styreverv og eierskap skal kontinuerlig oppdateres av alle ansatte i gruppe 1-3. Minst en gang i året skal informasjonen verifiseres. 45
Notater 46
47
www.statoil.com COS_091366, Ver. 2, 01.08.2012