HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Geir Berglund Arkiv: 243 A1 Arkivsaksnr.: 11/2276 LOKAL RETNINGSLINJER FOR KOMMUNALT TILSKUDD TIL IKKE KOMMUNALE BARNEHAGER Rådmannens innstilling: Følgende lokale retningslinjer for kommunalt tilskudd til ikke-kommunale barnehager vedtas, med virkning fra 1. januar 2012: 1 - Retningslinjer for telletidspunkt Retningslinjene for telletidspunkt er hjemlet i Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd til ikke-kommunale barnehager 7 Opplysningsplikten. I tillegg til rapportering 15. desember, gjennomføres ytterligere to årlige telletidspunkt for både kommunale og ikke-kommunale barnehager, som er 15. april og 15. august. Barnehagene skal på angitte tidspunkter rapportere følgende: antall barn, alder og oppholdstid Foresatte/Foreldre pedagogisk bemanning annen bemanning Bostedskommune for barnet Dette skal gjøres på eget skjema fastsatt av Herøy kommune. 2 - Kommunens rutiner ved utmåling av kommunale satser og tilskudd Herøy kommune presenterer forslag til satser for tilskudd til ikke-kommunale barnehager i kommunens budsjettforslag i desember. Ikke-kommunale barnehager plikter å levere kommunen en signert papirutskrift av opplysninger rapportert i elektronisk skjema gjennom BASIL. Innen 1. februar skal kommunen ha vedtatt tilskuddet til ikke-kommunal barnehage for gjeldende kalenderår. Dersom vilkårene i 3 er oppfylt vil satsene bli justert med virkning fra 1. mai, basert på telling gjort per 15. april, og per 1. september, basert på telling per 15. august.
3 - Vilkår for justering av det kommunale tilskuddet Barnetall per 15. desember i kommunale og ikke-kommunale barnehager, danner grunnlaget for tilskudd fra januar til april. Barnetall per 15. april danner grunnlaget for tilskuddet fra mai til august, og barnetall per 15. august danner grunnlaget for tilskuddet fra september til desember. Dersom barnetallet i ikke-kommunale barnehager har endret seg med to eller flere barn samlet, eller i gruppen store barn eller små barn, vil tilskuddet til barnehagen bli beregnet på nytt. Dersom barnetallet i kommunale barnehager har endret seg med to eller flere barn samlet, eller i gruppen store barn eller små barn, vil tilskuddssatsene til ikke-kommunale barnehager bli beregnet på nytt. 4 - Rutiner for utbetaling av tilskudd Herøy kommune utbetaler tilskudd til ikke-kommunale barnehager fire ganger i året, og utbetalingen skjer på følgende måte: Første utbetaling skjer innen 15. januar basert på fjorårets satser og telling per 15. desember. Andre utbetaling skjer innen 15. mars og er en etterjustering av tilskuddet for januar, februar, mars og april ut fra vedtatte satser for gjeldende kalenderår. Tredje utbetaling skjer innen 15. mai, og er basert på justerte satser per 1. mai og telling per 15. april. Fjerde utbetaling skjer innen 15. september og er basert på justerte satser per 1. september og telling per 15. august. 5 - Rutiner ved rapportering om store aktivitetsendringer Alle barnehager skal melde fra om store aktivitetsendringer som opprettelse, eller nedleggelse av avdeling / større gruppe. Meldingen sendes Herøy kommune, på eget skjema fastsatt av kommunen. Det beregnes nytt tilskudd fra den datoen endringen ble foretatt. 6 - Plikt til rapportering om nedleggelse av barnehage Barnehager som besluttes nedlagt, skal umiddelbart melde fra om dette til kommunen. Barnehager som har fått utbetalt forskudd på det kommunale tilskuddet for et lengre tidsrom enn barnehagen har vært i drift, plikter å betale tilbake det overskytende. 7 - Plikt til å rapportere barn bosatt i andre kommuner med barnehageplass Det vises til Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd til ikkekommunale barnehager 11 Refusjon av kostnader knyttet til barn fra andre kommuner, der det fremgår at kommunen har rett til refusjon for kostnader til ordinær drift for barn som er bosatt i andre kommuner, og har barnehageplass i Herøy kommune. Barnehager med barn bosatt i andre kommuner skal melde fra til Herøy kommune på fastsatt skjema. Barnehagene skal rapportere i forbindelse med rapporteringstidspunktene for barnetall, det vil 15. desember, 15. april og 15. august.
8 - Lokale retningslinjer for forvaltning av søskenmoderasjon i barnehagen Jamfør Forskrift om foreldrebetaling i barnehager 3, skal kommunen ha lokale retningslinjer for hvordan søskenmoderasjonen forvaltes. Herøy kommune har vedtatt at alle foreldre/foresatte skal tilbys 50 % søskenmoderasjon i foreldrebetaling fra og med 2. barn. Ordningen gjelder for alle søsken som bor fast sammen. Ordningen gjelder også på tvers av barnehager. Reduksjonen gjelder kun foreldrebetalingen, og beregningsgrunnlaget er begrenset oppad til statens vedtatte maksimalgrense. Kommunen har, etter forskriftens 3 Moderasjonsordninger, en plikt til å dekke reduksjonen i foreldrebetaling til ikke-kommunale barnehager knyttet til søskenmoderasjon. Beregningen av kompensasjonen skjer etterskuddsvis basert på barnehagens rapporteringer per 15. desember, 15. april og 15. august. Utbetalingen av kompensasjonen blir gjennomført ved utbetaling av tilskudd jamfør 4 i disse retningslinjene. 9 Retningslinjer for tilbakebetaling av for mye tilskudd Dersom det viser seg at en ikke-kommunal barnehage har mottatt høyere tilskudd enn det den har krav på, vil tilsvarende beløp bli trukket av neste tilskuddsutbetaling. 10 Rutiner ved budsjettregulering for kommunale barnehager Dersom kommunen i løpet av året endrer bevilgningene til ordinær drift i kommunale barnehager, vil kommunen fatte vedtak om en etterjustering av tilskuddet til ikke-kommunale barnehager innen 1. november. Hvis etterjusteringen tilsier en økning av tilskuddet til ikke-kommunale barnehager, vil etterjusteringen bli utbetalt innen 15. november. Hvis etterjusteringen tilsier en reduksjon av tilskuddet til ikke-kommunale barnehager, vil reduksjonen skje ved utbetaling av tilskudd per 15. januar. 11 Rutiner ved avvik mellom budsjett og regnskap for kommunale barnehager Dersom kommunens regnskap viser at forbruket i de kommunale barnehagene avviker fra det som lå til grunn for fastsettelsen av de sist beregnede tilskuddssatsene, vil kommunen i forbindelse med kommunestyrets årlige fastsettelse av årsregnskapet i juni, fatte vedtak om etterjustering av tilskudd til ikke-kommunale barnehager. Etterjusteringen vil bli gjort i forbindelse med utbetalingen til ikke-kommunale barnehager per 15. september.
Saksutredning: Stortinget vedtok 16. juni 2009 endringer i barnehagelovens 8 og 14 med sikte på innlemming av statstilskuddene til barnehagene i rammetilskuddet til kommunene. I Rundskriv Nr F-05/2011 Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlige tilskudd til ikke-kommunale barnehager, gjennomgår Kunnskapsdepartementet forskriften til barnehageloven og kommenterer og beskriver hvordan kommunen skal forvalte dette. Det er behov for å klarlegge en del rutiner og retningslinjer på lokalt nivå som forklarer hvordan kommunen forvalter dette arbeidet, for å kunne skape forutsigbare forhold både for kommunen som lokal barnehagemyndighet, og for ikke-kommunale barnehager når det gjelder forutsigbare økonomiske rammer. Med bakgrunn i dette har Herøy kommune utarbeidet forslag til lokale retningslinjer for å dekke den lokale forvaltningen av følgende lovverk: Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlige tilskudd til ikke-kommunale barnehager Forskrift om foreldrebetaling i barnehager I rundskrivet fastslår Kunnskapsdepartementet at kommunen kan bestemme at det skal gjennomføres tilleggsrapportering gjennom året, men at dersom kommunen vedtar slike lokale retningslinjer må disse fastsettes før tilskuddsåret begynner, og ikke endres i løpet av tilskuddsåret. Det er derfor nødvendig at disse retningslinjene vedtas hurtig slik at de kan få virkning fra 1. januar 2012. Intensjonen fra staten for å gi adgang til å lage lokale retningslinjer, er at kommunen skal kunne fatte vedtak som tar høyde for endringer i barnehagen gjennom året. Historiske tall tilsier at barnetallet varierer vesentlig fra år til år. Dette gjør at det er behov for kommunen for å justere både satsene og beregningsgrunnlaget i takt med endringene gjennom året, da utgiftene til å drive kommunal barnehage forholder seg til det gjennomsnittlige barnetallet i løpet av barnehageåret, og ikke nødvendigvis blir gjenspeilet av barnetallet per 15. desember. Saksbehandler foreslår der for at følgende lokale retningslinjer for forvaltning av kommunalt tilskudd til ikke-kommunale barnehager i Herøy blir vedtatt:
Lokale retningslinjer vedrørende kommunalt tilskudd til ikkekommunale barnehager i Herøy 1 - Retningslinjer for telletidspunkt Retningslinjene for telletidspunkt er hjemlet i Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd til ikke-kommunale barnehager 7 Opplysningsplikten. I tillegg til rapportering 15. desember, gjennomføres ytterligere to årlige telletidspunkt for både kommunale og ikke-kommunale barnehager, som er 15. april og 15. august. Barnehagene skal på angitte tidspunkter rapportere følgende: antall barn, alder og oppholdstid Foresatte/Foreldre pedagogisk bemanning annen bemanning Bostedskommune for barnet Dette skal gjøres på eget skjema fastsatt av Herøy kommune. 2 - Kommunens rutiner ved utmåling av kommunale satser og tilskudd Herøy kommune presenterer forslag til satser for tilskudd til ikke-kommunale barnehager i kommunens budsjettforslag i desember. Ikke-kommunale barnehager plikter å levere kommunen en signert papirutskrift av opplysninger rapportert i elektronisk skjema gjennom BASIL. Innen 1. februar skal kommunen ha vedtatt tilskuddet til ikke-kommunal barnehage for gjeldende kalenderår. Dersom vilkårene i 3 er oppfylt vil satsene bli justert med virkning fra 1. mai, basert på telling gjort per 15. april, og per 1. september, basert på telling per 15. august. 3 - Vilkår for justering av det kommunale tilskuddet Barnetall per 15. desember i kommunale og ikke-kommunale barnehager, danner grunnlaget for tilskudd fra januar til april. Barnetall per 15. april danner grunnlaget for tilskuddet fra mai til august, og barnetall per 15. august danner grunnlaget for tilskuddet fra september til desember. Dersom barnetallet i ikke-kommunale barnehager har endret seg med to eller flere barn samlet, eller i gruppen store barn eller små barn, vil tilskuddet til barnehagen bli beregnet på nytt. Dersom barnetallet i kommunale barnehager har endret seg med to eller flere barn samlet, eller i gruppen store barn eller små barn, vil tilskuddssatsene til ikke-kommunale barnehager bli beregnet på nytt.
4 - Rutiner for utbetaling av tilskudd Herøy kommune utbetaler tilskudd til ikke-kommunale barnehager fire ganger i året, og utbetalingen skjer på følgende måte: Første utbetaling skjer innen 15. januar basert på fjorårets satser og telling per 15. desember. Andre utbetaling skjer innen 15. mars og er en etterjustering av tilskuddet for januar, februar, mars og april ut fra vedtatte satser for gjeldende kalenderår. Tredje utbetaling skjer innen 15. mai, og er basert på justerte satser per 1. mai og telling per 15. april. Fjerde utbetaling skjer innen 15. september og er basert på justerte satser per 1. september og telling per 15. august. 5 - Rutiner ved rapportering om store aktivitetsendringer Alle barnehager skal melde fra om store aktivitetsendringer som opprettelse, eller nedleggelse av avdeling / større gruppe. Meldingen sendes Herøy kommune, på eget skjema fastsatt av kommunen. Det beregnes nytt tilskudd fra den datoen endringen ble foretatt. 6 - Plikt til rapportering om nedleggelse av barnehage Barnehager som besluttes nedlagt, skal umiddelbart melde fra om dette til kommunen. Barnehager som har fått utbetalt forskudd på det kommunale tilskuddet for et lengre tidsrom enn barnehagen har vært i drift, plikter å betale tilbake det overskytende. 7 - Plikt til å rapportere barn bosatt i andre kommuner med barnehageplass Det vises til Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd til ikkekommunale barnehager 11 Refusjon av kostnader knyttet til barn fra andre kommuner, der det fremgår at kommunen har rett til refusjon for kostnader til ordinær drift for barn som er bosatt i andre kommuner, og har barnehageplass i Herøy kommune. Barnehager med barn bosatt i andre kommuner skal melde fra til Herøy kommune på fastsatt skjema. Barnehagene skal rapportere i forbindelse med rapporteringstidspunktene for barnetall, det vil 15. desember, 15. april og 15. august. 8 - Lokale retningslinjer for forvaltning av søskenmoderasjon i barnehagen Jamfør Forskrift om foreldrebetaling i barnehager 3, skal kommunen ha lokale retningslinjer for hvordan søskenmoderasjonen forvaltes. Herøy kommune har vedtatt at alle foreldre/foresatte skal tilbys 50 % søskenmoderasjon i foreldrebetaling fra og med 2. barn. Ordningen gjelder for alle søsken som bor fast sammen. Ordningen gjelder også på tvers av barnehager. Reduksjonen gjelder kun foreldrebetalingen, og beregningsgrunnlaget er begrenset oppad til statens vedtatte maksimalgrense. Kommunen har, etter forskriftens 3 Moderasjonsordninger, en plikt til å dekke reduksjonen i foreldrebetaling til ikke-kommunale barnehager knyttet til søskenmoderasjon.
Beregningen av kompensasjonen skjer etterskuddsvis basert på barnehagens rapporteringer per 15. desember, 15. april og 15. august. Utbetalingen av kompensasjonen blir gjennomført ved utbetaling av tilskudd jamfør 4 i disse retningslinjene. 9 Retningslinjer for tilbakebetaling av for mye tilskudd Dersom det viser seg at en ikke-kommunal barnehage har mottatt høyere tilskudd enn det den har krav på, vil tilsvarende beløp bli trukket av neste tilskuddsutbetaling. 10 Rutiner ved budsjettregulering for kommunale barnehager Dersom kommunen i løpet av året endrer bevilgningene til ordinær drift i kommunale barnehager, vil kommunen fatte vedtak om en etterjustering av tilskuddet til ikke-kommunale barnehager innen 1. november. Hvis etterjusteringen tilsier en økning av tilskuddet til ikke-kommunale barnehager, vil etterjusteringen bli utbetalt innen 15. november. Hvis etterjusteringen tilsier en reduksjon av tilskuddet til ikke-kommunale barnehager, vil reduksjonen skje ved utbetaling av tilskudd per 15. januar. 11 Rutiner ved avvik mellom budsjett og regnskap for kommunale barnehager Dersom kommunens regnskap viser at forbruket i de kommunale barnehagene avviker fra det som lå til grunn for fastsettelsen av de sist beregnede tilskuddssatsene, vil kommunen i forbindelse med kommunestyrets årlige fastsettelse av årsregnskapet i juni, fatte vedtak om etterjustering av tilskudd til ikke-kommunale barnehager. Etterjusteringen vil bli gjort i forbindelse med utbetalingen til ikke-kommunale barnehager per 15. september.