Erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus Terje Nes, Confex, 2. desember 2009
Fylkesmannen i Oslo og Akershus Omtrent 260 ansatte Arkiv og it i hver sin seksjon, men med nært samarbeid En veldig heterogen gruppe, mange ulike preferanser Administrativt underlagt Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD)
I papirverdenen FMOA skannet inngående og produsert utgående brev i arkivsystemet fra 2003 Dobbeltarbeid I arkivet I saksbehandlingen I dokumentutvekslingen Stor vekst i papirarkivet Konklusjon (i 2005): Embetet må innføre elektronisk arkiv og saksbehandling
Mange skjær i sjøen Stort etterslep i arkivet på oppfølging av utgående post Lite rom for forlenging av saksbehandlingstid Varierende grad av kompetanse på systemet Ymse erfaring etter innføringen av systemet negativ stemning Prosjektet måtte ikke bli et arkivprosjekt
Oppstart og reetablering av prosjektet Prosjektstart mars 2005 reetablering oktober 2005 Fra oktober ledet av arkivet, men med de fleste prosjektdeltakerne fra fagavdelingene Skulle ta utgangspunkt i ledere og saksbehandleres behov Hang sammen med prosjekt for rettsikkerhet og effektivitet I dette prosjektet pågjekk det allerede utvikling av saksbehandlerrutiner i avdelingene/på fagområdene Endelig prosjektmål: Innføring innen 01.01.07 Pålegg om elektronisk arkiv i tildelingsbrev fra FAD
Hovedsaker som ble gjennomgått Hva innebærer elektronisk arkiv- og saksbehandling? Skal godkjennings- og ekspederingsrutiner standardiseres? Juridiske problemstillinger Ergonomiske problemstillinger Hva skal oppbevares og/eller lånes ut på papir Tekniske problemstillinger to skjermer, tilgang til skrivere, infrastruktur, behov for skannere og lignende Arkivfaglige problemstillinger arkivrutiner, periodisering, oppbevaring av sikkerhetskopier, journalføring av utgående brev Kartlegging av roller funksjoner og rettigheter
Vår definisjon av elektronisk arkiv og saksbehandling Ikke utdeling av papir Elektronisk godkjenning Ikke et papirløst kontor Innebærer ikke nødvendigvis elektronisk dokumentutveksling, men kan være en forutsetning for å kunne praktisere det Et fullelektronisk arkiv forutsetter at man praktiserer elektronisk saksbehandling (vårt synspunkt)
Juridiske problemstillinger Hvilke dokumenttyper krever loven må mottas/besvares på papir er lovens krav til skriftlighet det samme som krav til papirtilknytning? Generelt er svaret nei Flere lover og forskrifter er blitt teknologinøytrale Enkelte formkrav til papirbaserte, signerte vedtak (eks. skillsmissebevilgninger til bruk i utlandet) Hvem må signere? internt delegasjonsreglement Ellers ingen juridiske hindringer for elektronisk saksbehandling
Elektronisk godkjenning uten signatur
Kartlegging av funksjoner og roller Før innføring av elektronisk saksbehandling må vi kartlegge hvem som faktisk er: Ledere - kan være faglige ledere eller administrative ledere og skal ha rettigheter til å godkjenne journalposter Stedfortredere skal ha søk og muligheter til å godkjenne journalposter som er til godkjenning hos andre Saksbehandlere driver saksbehandling Forværelsepersonell ekspederer, i første omgang papir, siden elektronisk. Hvem skal ha de ulike rollene Hvilke rettigheter skal de ulike rollene ha?
Piloter Enkle og typiske saksområder med en viss saksmengde Utprøving av godkjenningsfunksjonaliteten Utprøving av rutiner for godkjenning og ekspedering Prøve og feile Utprøving av ulike roller og oppgaver Tilpassing av dokumentasjon Kontinuerlig oppfølging
Erfaringer etter pilotdrift Vi må ha ulike rutiner for ulike avdelinger Underskrift og elektronisk godkjenning er ingen heldig kombinasjon Dokumentasjonen kan alltid bli bedre Funksjonaliteten kan alltid bli bedre Det bør lages søk for alt Vi kan må tilstrebe å gjøre Ephorte best mulig for lederne Vi må analysere hvem som gjør hva Delegasjonsreglementet må gjennomgåes Den grunnleggende kompetansen er ikke god nok!
Tilpassing av systemet Et Noark-system har mange muligheter for lokal tilpassing Vi tok en grundig opprydding i systemet Er basen rotete? Skal vi opprette ny base? Gjennomgang av roller og rettigheter Opprydding i dokumentmaler Utforming av søk som fanger opp alt man er vant til når man organiserer papirene Arkivet må ha ansvaret, med god assistanse av teknikere i IT-seksjonen dette samarbeidet er en vesentlig suksessfaktor
Utforming av søk Viktig med gode søk Saksbehandlersøk: mine saker under behandling, ferdige Journalposter mottatt, under behandling, ferdige dokumenter alle bunker man har ellers Ledersøk: Fordeling Utgående brev i min avdeling Innkommet post til min avdeling Restanseoppfølging Oppfølging av andre lederes godkjenningsoppgaver
Opplæring og brukerstøtte Det blir aldri nok opplæring! Teori Forståelse Hvordan bruke systemet i dag Spesialkurs i nye rutiner ved innføring av elektronisk arkiv og saksbehandling Vi reetablere brukerstøtten med vaktordning i arkivet og lokale superbrukere
Avdelingsvis innføring Avdelingsvis innføring av elektronisk saksbehandling i perioden juni desember 2006 1-2 avdelinger i måneden Arbeidsgrupper arbeidet ca. en måned før oppstart Kurs i avdelingen i nye rutiner uken før oppstart Arkivet ble fullelektronisk 1.1.2007
Avdelingsvise arbeidsgrupper Mange avdelinger var allerede i gang med å revidere saksbehandlingsrutiner og dokumentmaler Det ble nedsatt avdelingsvise arbeidsgrupper som skulle forberede innføring av fullelektronisk saksbehandling i hver avdeling: Ledet av avdelingen helst en leder Deltaker fra arkiv Deltaker fra prosjektgruppen Superbruker Forværelse Gjekk gjennom sjekkliste
Sjekkliste Ambisjonsnivå Hva ligger i begrepene fullelektronisk arkiv og saksbehandling Fordeling av saker og inngående dokumenter Hva skal på papir, hvem fordeler, oppdeling i vedlegg, oppfølging, tilgangsstyring Saksbehandling og dokumentproduksjon Maler, tilgangsgrupper, fagsystemer, standardtitler Godkjenning og dokumentflyt Hvem godkjenner, hvem ferdigstiller, hvem er leder, hvem følger opp Ekspedering Hvem ekspederer, hvordan organisere vedlegg, skal brev signeres, hvem har rollen Arkiv skanningsrutiner, evt. fordeling av papir, når skal saken avsluttes Predefinerte søk
Forberedelser i arkivet Relativt liten del av prosjektet Gjennomgang av arkivrutiner Postmottak og -åpning Journalføringsrutiner Skriveregler Ansvar og rutiner Kontrollrutiner Periodisering Vi valgte skarpt periodeskille Ny arkivdel i eksisterende base Skannerinstillinger Opplæring Etablering av kontrollrutiner dette pågår fortsatt og vi syr stadig på sikkerhetsnettet Kompetanse og endring av rutiner er fortsatt en utfordring i arkivet
Hva skal selges inn? Man må tilby et best mulig produkt! God teknisk infrastruktur Lov ikke for mye Man sparer ingenting i arkivet de første årene Et Noark-system er ikke et statistikkverktøy Fordeler må synliggjøres Lettere oppfølging av dokumenter og saker Dokumenter man er autorisert for er tilgjengelig hele tiden Man muliggjør elektronisk dokumentutveksling Avdelingsledelsen og fagansvarlige i hver enkelt avdeling må bidra til å få sin avdeling til å forstå at dette er noe vi skal innføre må unngå at det spres en negativ holdning
Dialog med brukerne Alle motforestillinger må tas seriøst også i tilfeller der man i utgangspunktet er uenig Still opp på møter i avdelinger og faggrupper Innrøm at man ser at ikke alt man gjør virker like logisk, men prøv å forklar hvorfor man likevel gjør det Kall inn til arbeidsgrupper for å løse problemer etter hvert I enkelte tilfeller må man få avdelingsledere til å skjære gjennom Tilby de hjelpemidler som finnes
Hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner Medvirkning i prosjekt- og arbeidsgrupper Tilby et godt produkt Ikke love funksjonalitet som ikke finnes Forankring i ledelse spesielt på mellomleder- og faglig nivå Foreslå vesentlig nye rutiner på enkelte områder - for eksempel å slutte å signere Skape et positivt miljø Snakk et språk som saksbehandlere forstår, de færreste bryr seg en døyt om Noark-4 og arkivlov m/forskrift.
Hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner forts. Synliggjøre fordeler Utvikle et hjelpeapparat Superbrukere med tid og kompetanse Sentral brukerstøtte Opplæring kompetanse er helt sentralt Opplæring i begrepsapparatet ikke bare i tastetrykkingen Lage skriftlig dokumentasjon Ta alle motforestillinger seriøst Frivillighet er viktig, men av og til er tvang nødvendig
Slik skaper du eierskap og trekker med flere fagmiljøer Prosjektet var forankret i et større prosjekt avdelingene var forberedt og hadde tatt ansvar for egne saksbehandlingsrutiner Deltakelse i prosjekt og arbeidsgrupper Flere profesjoner var involvert i prosjektgruppen Lokale arbeidsgrupper med forankring i avdelingsledelse Det kan være problematisk å samordne alle brukergruppenes interesser, preferanser og krav
Hvor i virksomheten bør ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge Innføring av elektronisk saksbehandling er organisasjonsutvikling Innføring av elektronisk saksbehandling må ikke gå på bekostning av rettsikkerhet og forvaltningsskikk dette er veldig viktig for ledelsen Overordnede beslutninger må fattes av ledelsen i virksomheten ledelsen må være tydelig på å kommunisere beslutningene Utvikling av saksbehandlingsrutiner må ligge i avdelingene blant de som er fagansvarlige Avdelingsledere må følge opp at vedtatte ruiner blir fulgt opp Konsekvenser knyttet til arbeidsmiljø og ergonomi må bakes inn i virksomhetens ordinære HMS-arbeid
Hvor i virksomheten bør ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge forts. Ansvaret for utforming av systemet bør ligge i en arkivfunksjon og denne bør ha tilstrekkelig system- og ITkompetanse Utforming av sikkerhetsnett prosjektledelse/systemansvarlig stor fordel om dette ligger i arkivet Oppfølging av sikkerhetsnett bør ligge i arkivet og i avdelingene
Organisatoriske og menneskelige hovedutfordringer ved overgangen til elektronisk arkiv og saksbehandling Saksbehandlere blir mer avhengige av systemet dette krever kompetanse og at systemet fungerer bra Vi vil ha papir! Har så langt ikke hatt fullgode systemer og rutiner for elektronisk dokumentutveksling dette blir oppfattet som håpløst umoderne, og som at arkivet holder igjen Tidligere erfaringer gjør at mange er skeptiske Det er mange myter om den elektroniske verdens farer Man forholder seg ofte til svært mange ulike profesjoner med ulik bakgrunn Mange forventer seg for mye av den nye løsningen Er arkivtjenesten klar?