Forventninger og minimumskrav til prosjektleder, prosjektansvarlig og gjennomføring av prosjekter Randi Aarekol Basmadjian
Det er inngått en avtale mellom prosjektansvarlig bedrift/institusjon og Forskningsrådet iktige dokumenter for alle prosjekter: Kontrakten 1. Avtaledokument for FoU-prosjekt 2. Generelle kontraktsvilkår 3. Søknad og prosjektbeskrivelse, inkludert spesifisert budsjett og finansieringsplan Samarbeidsavtale mellom partene
Samarbeidsavtalen Avtale om samarbeid skal inngås mellom partene i prosjektet. Avklaring av roller, forpliktelser og rettigheter til resultater Avtalen er grunnlag for momsfritak for kjøp av tjenester mellom involverte parter i FoU-prosjektet (gjelder fra inngått dato) Forslag til slik avtale: http://www.forskningsradet.no/csstorage/vedlegg/konsortiebruker,1.doc Annen avtale kan eventuelt inngås Innholdet må ikke endre på forutsetninger som ellers er avtalt mellom Forskningsrådet og kontraktspartner
Forskningsrådets roller Forskningsrådet skal 1. Følge opp prosjektets framdrift i henhold til plan 2. Delta som observatør i styringsgruppe 3. Være nettverksbygger i og mellom prosjekter 4. Utbetale prosjektstøtte: Støtten utbetales til kontraktspartner 1/3 av årlig bevilgning utbetales i april 1/3 av årlig bevilgning utbetales i august Restbeløpet utbetales i februar på grunnlag av innsendt årlig regnskapsrapport
Kontraktspartners forpliktelser utover faglig gjennomføring Framdriftsrapport : 1. juni og 1. desember Resultatrapport : 1. desember Årlig regnskapsrapport 1. februar for forutgående år Sluttrapport når prosjektet avsluttes. Siste utbetaling av midler til prosjektet skjer først når sluttrapporten er levert. Det forventes at prosjektet aktivt bidrar til informasjonsformidling Forskningsrådet kan i tillegg be om utdypet faglig eller økonomisk rapportering etter eget initiativ
Fremdriftsrapporten: Skal sendes inn av prosjektansvarlig eller prosjektleder Fremdriftsrapporten ligger på nettet : http://www.forskningsradet.no/csstorage/vedlegg/fremdriftsrappo rt_fou,1.doc Skal sendes inn elektronisk : Frist: 1. juni for første halvår Frist: 1. desember for andre halvår Viktig: Alle avvik i forhold til planlagt fremdrift skal rapporteres
Resultatrapporten: Skal sendes inn av prosjektansvarlig eller prosjektleder Resultatrapporten ligger på nettet : http://www.forskningsradet.no/csstorage/vedlegg/resul tatrapportering%20_brukerstyrte_2003_bokmål.doc Frist: 1. desember Prosjektledere bør ved oppstart av prosjektet gjøre seg kjent med hvilke resultater som skal rapporteres Eksempler: FoU-resultater, resultatformidling, innføring av ny teknologi, faglige publikasjoner, kommersielle resultater
Årlig regnskapsrapport (1) Skal signeres av prosjektansvarlig Regnskapsrapporten ligger på nettet: http://www.forskningsradet.no/csstorage/vedlegg/prosjektregnsk apsrapp,1.xls Retningslinjer for utfylling: http://www.forskningsradet.no/csstorage/vedlegg/veiledning_regnska p_brukerstyrt.doc Frist: 1. februar Det skal rapporteres i forhold til godkjent budsjett Kostnader skal fordeles på personal- og indirekte kostnader, innkjøpt FoU, vitenskapelig utstyr og andre driftskostnader Revisorattestasjon av rapporten er ikke et krav, men mange benytter dette
Årlig regnskapsrapport (2) Utgiftspostene skal spesifiseres i eget vedlegg der følgende opplysninger fremkommer 1) Navn, timetall og timesats for eget personell som belaster personal- og indirekte kostnader 2) Forklaring på alle enkeltposter på mer enn 50.000 kr under posten andre driftskostnader og vitenskapelig utstyr 3) Navn og kostnadsbelastning for norske universiteter, høgskoler og institutter som er medtatt under posten innkjøpte FoU-tjenester
Sluttrapporten: Skal sendes inn av prosjektansvarlig eller prosjektleder Sluttrapporten ligger på nettet. http://www.forskningsradet.no/csstorage/vedlegg/sluttrappbokm,1.doc Veiledning til utfylling: http://www.forskningsradet.no/csstorage/vedlegg/veiledning_slutt rapport_brukerst_fou.doc Skal sendes inn elektronisk ved prosjektets avslutning Siste utbetaling av midler til prosjektet skjer etter at sluttrapporten er mottatt og godkjent
Informasjonsformidling fra prosjektet Prosjektet må aktivt bidra til formidling av informasjon til media. Forskningsrådets støtte til prosjektet skal nevnes i slike sammenhenger Egen nettside for prosjektet bør opprettes Prosjektleder må sørge for at omtale av prosjektet på Puls nettside er oppdatert
Oppfordring: Ikke gjør rapporteringen unødvendig komplisert Vær ryddig Rapporter endringer og forsinkelser på et tidlig stadium Ha en åpen og god dialog med oss i Forskningsrådet Kontakt: Randi Aarekol Basmadjian Tlf. 2203 7048, epost : rab@forskningsradet.no