NOTAT Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler/dir.tlf.: Tove Sørensen Sted/Dato: Tromsø, 1.4.2016 Til: Styringsgruppen for Digitale pasienttjenester i nord Fra: Tove Sørensen, prosjektleder Digitale pasienttjenester i nord Agenda for møte i styringsgruppa 8. april 2016, 10.00-14.00 (Helse Nord RHF, VK) 1. Godkjenning av agenda 2. Godkjenning av referat, 12.02.16 og oppfølgingspunkt 3. Status for prosjektet. Beslutning om fremdrift. a. Status «min pasientjournal» b. Status annen funksjonalitet c. Kommunikasjon og forankring d. Status innføringsprosjekt e. Økonomi f. Rapportering på forbedringspunkter fra evalueringsrapporten 4. Målbilde for digitale pasienttjenester i Helse Nord (2016-2018). Orientering ved prosjektleder for delprosjekt «Timer i Helse Nord», Jarle Strømmen. 5. Eventuelt SAK Oppfølgingspunkt Ansvar Frist 3-2016 Undersøke om Dips kan utvikle prøvesvar i første halvdel av 2016. TA Bekreftet av Tore Dundas 3-2016 Utarbeide notat til fagdirektørene med forslag til rutiner for å åpne historiske journaldokumenter. Sendes på e-post til styringsgruppa for godkjenning. TS Sendt som sak til møte 4.4.2016 (vedlegg 1). 3-2016 Undersøke muligheten for å utvide åpningstid for 800Helses brukerstøtte digitale pasienttjenester. 3-2016 Følge opp kommunikasjon til ansatte om pasienters innsyn i journal. 3-2016 Utarbeide intern prosjektrapport med resultater fra baseline survey helsepersonell når ansatte ved NLSH har mottatt survey. BR Møte 30.3.2016. Direktoratet utreder dette. BS, HGS, FAM, Se sak 6-2016 EG, KB TS Se vedlegg 2. Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata 10 8006 BODØ Tlf.: 75 51 29 00 Faks: 75 51 29 01 www.helse-nord.no postmottak@helse-nord.no Org.nr.: 883 658 752
3-2016 Sende prosjektregnskap til økonomiavdelingen i HN-RHF for kontroll. TS Utført Sak 6-2016. Status for prosjektet. Beslutning om fremdrift a. Status «min pasientjournal» Tjenesten «Min pasientjournal» har nå om lag 2-2500 brukere pr døgn. Totalt har rundt 90 000 personer samtykket til å bruke tjenesten. I mai vil Helse Vest tilby digital tilgang til sykehusjournalen via helsenorge. I første omgang gjelder dette somatikk med unntak ev enkelte dokumenttyper. Det er altså samme tjeneste, men type dokumenter som er digitalt tilgjengelig, vil kunne variere. Vi forventer at dette vil være tilfelle i lang tid fremover etter hvert som flere helseforetak vil tilby tjenesten. Det er derfor viktig å informere brukerne om hvilke dokumenter de får tilgang til for å unngå unødige henvendelser til helseforetakene. I dag er det en generell introduksjon som informerer om at dokumentoversikten kan være mangelfull, dvs at det er historiske journaldokumenter, dokumenter som av tekniske årsaker ikke kan åpnes eller dokumenter som pasienten er nektet innsyn i, som ikke kommer fram i oversikten. Dette kan skape usikkerhet om det er dokumenter som ikke er med også i de tilfeller der «min pasientjournal» er komplett. Prosjektet foreslår å derfor å utvide dokumentoversikten med tilstrekkelig informasjon om hvert dokument slik at pasienten kan be om innsyn i disse. Det betyr at dokumentoversikten viser en liste over alle dokumenter som pasienten har i sin journal, også de som ikke kan åpnes (er «klikkbare»). Prosjektene i Helse Vest og Helse Nord samarbeider godt med månedlige dialogmøter og felles løsninger. Et eksempel på dette er ny funksjonalitet i Dips for å unngå at dokumenter blir «automatisk godkjent» ved innskanning, jfr sak 26-2015. b. Status annen funksjonalitet Arbeidet med leveransene i 2016 pågår for fullt. I mai er planen å lansere «vise henvisningsstatus» (tjeneste) og start pilot «vise timer» og «vise tilgangslogg». Det utarbeides konsepter for «sikker dialog» og «vise prøvesvar». I delprosjekt «timer i Helse Nord» er det gjennomført kartlegginger ved samtlige foretak for å undersøke hvordan timene vil bookes i Dips som igjen har betydning for hvordan de vil vises på Helsenorge. De viktigste utfordringene er der timer etterregistreres, blir booket til et vilkårlig klokkeslett eller der oppmøtetid i Dips ikke er lik tidspunkt for når pasienten skal møte (tid for eventuelle undersøkelser i forkant av timen skrives inn manuelt i brevene). Prosjektet jobber med å få en oversikt over omfanget og konselvensene av denne praksisen og planlegger en ny serie workshop med foretakene innen midten av mai for å sikre at prosessen med å klargjøre timene i helseforetakene er kommet i gang for å holde tidsplan med oppstart pilot timer i mai. Det er imidlertid to utfordringer ved å starte opp pilot timer: For det første viser ikke helsenorge noen informasjon om oppmøtested selv om denne informasjonen er registrert for helseforetakene i Helse Nord som har gjennomført HOS-løpet. Direktoratet vil utvikle ny løsning for å vise innkallingsbrev til timer som tidligst vil være klar til september 2016 (se notat, vedlegg 3). For det andre, finnes det i dag ingen reservasjonsmulighet for andre tjenester på 2
Helsenorge.no enn for journalinnsyn og dermed også for tilgangslogg som er en tjeneste under journalinnsyn. Prosjektet mener at det er nødvendig med reservasjon og samtykke for disse og de fleste andre tjenestene som skal tilbys fra helseforetakene via helsenorge.no) Begrunnelsen er som følger er som følger: 1. Samtykke: Mange ønsker ikke at deres helseopplysninger skal tilgjengeliggjøres eller lagres utenfor helsevirksomhetenes systemer (man kan ikke nekte helsevirksomhetene å lagre nødvendige og relevante opplysninger knyttet til behandlingen de mottar). Slik tilgjengeliggjøring og eventuell lagring bør derfor være basert på samtykke som hjemmel, jf. personopplysningsloven 9. 2. Reservasjon: Andre personer kan ha kjennskap til innbyggers BankID-passord, og dermed ha tilgang til innbyggers innlogging på helsenorge.no. For å sikre at ingen andre enn innbygger selv skal kunne få tilgang til innbyggers helseopplysninger, må det være mulig for innbygger å reservere seg mot alle tjenester som avslører helseopplysninger på helsenorge.no, enkeltvis (og gjerne også samlet). Det er flere aktuelle scenarioer der uvedkommende får tilgang til innbyggers helseopplysninger på helsenorge.no som vil ha alvorlige konsekvenser for sårbare og utsatte personer, for eksempel i familier med vold. Hva en person er henvist til og hvilke timer hun/han har fått samt hva som står i henvisningsdokumentet kan avsløre svært sensitive forhold. Det er behov for å tilby fleksible tjenester på Helsenorge tilpasset behovene og mulighetene til de ulike helsetjenestetilbyderne. Personvernkomponentene på Helsenorge bør styrkes og utvikles i samarbeid med og basert på krav og behov fra brukerne og sentrale myndighetsorganer som Datatilsynet. c. Kommunikasjon og forankring Kommunikasjonsstrategi for første halvdel av 2016, er å fokusere på intern kommunikasjon og bistå helseforetakene med kommunikasjon til egne ansatte, ved bla å utvikle e-læringskurs. Dette gjelder primært nye tjenester som kommer og hvilke konsekvenser disse vil ha. «Min pasientjournal» er en tjeneste som ser ut til å øke uten spesielle kommunikasjonstiltak utover støtte til egne ansatte. I alt 63% av de ansatte som svarte på undersøkelsen var tilfreds med informasjon om tjenesten (vedlegg 2). d. Status innføringsprosjekt Siden oppstarten 10.12.2015 har det vært tre kjente tilfeller av kritisk feil i journalen, to ved UNN og ett ved Finnmarkssykehuset, som alle skyldtes feil ved skanning av journaldokumenter. Prosjektet ble gjort oppmerksom på de siste to tilfellene via media, og det var utfordrende å finne ut om og hvem pasientene hadde kontaktet i helsetjenesten. Helseforetakene har gått gjennom informasjon og prosedyrer for mottak og oppfølging av feilmeldinger som meldes inn, og etablerer rutiner for avviksmeldinger. Prosjektet har sammen med Helse Vest hatt møte med Tjenesteavdelingen i direktoratet for å undersøke muligheten til utvidet åpningstid ved 800Helse slik at brukere har én kanal for å melde inn kritiske feil i journalen, som så kan videreformidle kontakt til rette instans i foretaket. 3
Innføringsansvarlige jobber tett med tilrettelegging av timer på helsenorge.no (se b.) og er involvert i utvikling og forankring av brukerhistorier om «dialog» og «vise prøvesvar». e. Økonomi Økonomirapport er lagt ved (vedlegg 4). f. Rapportering på forbedringspunkter fra evalueringsrapporten Bedre og mer synkronisert planlegging og oppfølging av leveransene for å unngå forsinkelser Prosjektet reviderte prosjektplan ved starten av 2016 for å sikre at tildsplan for leveransene var realistiske. Det har vist seg at noen forutsetninger for leveransene (personvernkomponenter) er utsatt av ulike årsaker som planer i andre regioner og prosjektplan til DIS. Bedre test og testmiljø Vi har nå et tilnærmet produksjonslikt testmiljø; Dips-basen er produksjonslikt, men det gjenstår noe på integrasjonsplattformen. Selv om tjenestene gjennomgår et sterkt testregime, er det behov for å kunne teste i produksjon. I dag må dette baseres på at ansatte frivillig benytter privat ID og oppslag i personlig informasjon via helsenorge.no. DIS-prosjektet ser på alternative løsninger for å teste i produksjon. Bedre internkommunikasjon med felles eierskap til brukerhistoriene (for pasient, helsepersonell og system) slik at alle involverte forstår hva som skal leveres. Prosjektet har (hatt) fokus på dette i 2016. Støtte kommunikasjonsarbeidet i HF-ene Det er etablert faste, ukentlige statusmøter for delprosjekt «timer i Helse Nord» med de innføringsansvarlige. Se 3.c. Bedre forankring av overordnet perspektiv på pasienttjenester Prosjektet har fokus på å beskrive målbildet for digitale pasienttjenetser de nærmeste årene. Helse Nord har tatt initiativ til en nasjonal workshop i Tromsø 3. mai. Søke arkitekturvalg/støtte på ulike nivå for å realisere pasienttjenester Helse Nord har tatt initiativ til en nasjonal workshop i Tromsø 3. mai. Prosjektet har fått en arkitektressurs som også er arkitekt i «Integrasjonsprosjektet» og Helse Nords representant i NUFA. Prosjektet søker å fremme alle større arkitektursaker for sentrale organ som NUFA. Bedre krisehåndtering slik at alle kjenner til beredskapsplan for prosjektet og tilhørende rutiner Beredskapsplan er revidert. Hvert HF har hatt en gjennomgang av sine rutiner. Den største utfordringen i dag er at beslutninger trekkes i langdrag og forutsetninger for leveransene endres underveis. Dette kan føre til at prosjektet ikke greier å levere på tid og kost. Kostnadene øker når prosjektet strekkes ut i tid, og når det tilkommer ekstra utviklingskostnader enn forutsatt ved planleggingen av prosjektet. 4
Forslag til vedtak: 1. Styringsgruppa tar status for prosjektet til orientering og ønsker videre framdrift. 2. Styringsgruppa ber prosjektet utrede muligheten for å vise informasjon om alle journaldokumenter i dokumentoversikten. 3. Styringsgruppa ber Direktoratet for e-helse sørge for at innbyggere kan reservere seg mot tjenester på Helsenorge.no og ber prosjektet utsette leveranser inntil dette er mulig. 4. Styringsgruppa ber Direktoratet for e-helse legge til rette for fleksibilitet i tjenestene på Helsenorge.no. Vedlegg: 1. Sak til Klinisk IKT Fagråd 4.4.2016: Digital tilgang til historiske journaldokumenter 2. Intern prosjektrapport: Survey helsepersonells holdninger og erfaringer med «min pasientjournal» 3. Notat til prosjekteier om manglende fiunksjonalitet for å vise timer 4. Økonomirapport 5