PERSONALREGLEMENT FOR HØGSKOLEN I OSLO OG AKERSHUS REGLER OM TILSETTING I TEKNISK/ADMINISTRATIVE STILLINGER OG UNDERVISNINGS- OG/ELLER FORSKERSTILLINGER KAP I KAP II KAP III KAP 1V KAP V KAP VI KAP VII INNLEDENDE BESTEMMELSER FELLESBESTEMMELSER OM TILSETTING SÆRLIGE BESTEMMELSER FOR TILSETTING I UNDERVISNINGS- OG/ELLER FORSKERSTILLINGER INNSTILLINGS- OG TILSETTINGSMYNDIGHET ORDENSTRAFF, OPPSIGELSE MV. ANDRE BESTEMMELSER IKRAFTTREDELSE MV. ---------------- KAP I INNLEDENDE BESTEMMELSER 1 Virkeområde Dette reglementet gjelder for alle stillinger ved Høgskolen i Oslo og Akershus som omfattes av lov om statens tjenestemenn (heretter tjml), lov om universiteter og høgskoler (heretter uhloven), med tilhørende forskrifter, og Hovedavtalen i staten. Reglementet gjelder også for eksternt finansierte stillinger. 2 Forkortelser Følgende forkortelser benyttes videre i dokumentet: a) HiOA: Høgskolen i Oslo og Akershus b) FA: Fellesadministrasjonen c) SPS: Senter for profesjonsstudier d) NAFO: Nasjonalt senter for flerkulturell opplæring e) SVA: Senter for velferds- og arbeidslivsforskning KAP II FELLESBESTEMMELSER OM TILSETTING 3 Kunngjøring av stillinger Ledige stillinger skal som hovedregel kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse. Alle ledige stillinger skal i tillegg kunngjøres på HiOAs hjemmeside. 1
4 Unntak fra krav om offentlig kunngjøring HR-direktør (FA, SPS og NAFO), seksjonssjef HR (fakultet) og seksjonssjefer adm (SVA) kan fatte beslutning om unntak fra offentlig kunngjøring ved a) tilsetting for seks måneder eller mindre b) overgang fra midlertidig til fast tilsetting der denne muligheten har vært opplyst ved kunngjøringen c) tilsetting i stilling med kortere arbeidstid enn 15 timer ukentlig eller mindre enn 37,5 prosent stilling d) tilsetting i eksternt finansiert stilling. Når offentlig kunngjøring kan unnlates etter (1) kan stillingen likevel kunngjøres internt. Forlengelse utover seks måneder kan bare skje etter offentlig kunngjøring. 5 Kunngjøringens innhold Forslag til kunngjøringstekst og eventuell stillingsbetenkning utformes av stillingens nærmeste leder. Kunngjøringen skal bygge på jobbanalyse/strategisk bemanningsplan. Kunngjøringen skal inneholde a) opplysninger om tittel og arbeidsområde b) om det er en fast eller midlertidig stilling c) om det er en heltids- eller deltidsstilling d) beskrivelse av stillingen e) kvalifikasjonskrav f) lønnsvilkår g) arbeidssted (for tiden) h) opplysninger om ev. stillingsbetenkning i) hvem som kan gi nærmere opplysninger om stillingen j) tidspunkt for tiltredelse k) søknadsfrist. Ved kunngjøring av undervisnings- og/eller forskerstillinger skal det opplyses om prøving av pedagogiske kvalifikasjoner i de tilfeller det er aktuelt. Dersom stillingsinnehaveren plikter å gjennomføre opplæring, for eksempel høgskolens program for pedagogisk basiskompetanse, skal dette fremgå av kunngjøringen. Kunngjøringer skal utformes med sikte på å rekruttere kvalifiserte søkere i alle aldre, av begge kjønn, med innvandrerbakgrunn og nedsatt funksjonsevne. Søknadsfristen skal være minst to uker. 6 Godkjenning av kunngjøringstekster godkjenner kunngjøringstekst for rektor og prorektor. For øvrig godkjenner rektor, etter drøfting med tjenestemannsorganisasjonene, kunngjøringstekster for stillinger høgskolestyret tilsetter i. Tilsettingsorganet godkjenner kunngjøringstekster for undervisnings- og/eller forskerstillinger. Dekan/senterleder SVA godkjenner kunngjøringstekst for faglig-administrative lederstillinger ved fakultet/sva. Fakultetsdirektør godkjenner kunngjøringstekst for stilling som seksjonssjef ved fakultet. HR-direktør godkjenner kunngjøringstekst for tekniske og administrative stillinger i FA, SPS og NAFO. Seksjonssjef HR (fakultet) og seksjonssjefer adm (SVA) godkjenner kunngjøringstekst for tekniske og administrative stillinger, som ikke er lederstillinger, ved fakultetet/sva. Dersom kvoteringsreglene i Hovedavtalen skal benyttes, skal tjenestemannsorganisasjonene ha anledning til å uttale seg om kunngjøringsteksten, jf. Hovedavtalen 21. 2
7 Fornyet kunngjøring En stilling skal kunngjøres på nytt dersom det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere og det må forventes at en ny kunngjøring kan endre dette forholdet det har gått uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble kunngjort innstillings- eller tilsettingsmyndigheten ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen. 8 Behandling av søknader Etter utløpet av søknadsfristen skal det foreligge utvidet søkerliste som inneholder søkernes navn, alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis. Søkere til en stilling har rett til å få utvidet søkerliste dersom de ber om det. Det skal snarest foreligge en offentlig søkerliste som skal inneholde søkernes navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. Det skal fremgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. Dersom noen av søkerne ber om å bli unntatt fra den offentlige søkerlisten, skal denne anmodningen behandles av HR-direktør (FA, SPS og NAFO), seksjonssjef HR (fakultet) og seksjonssjefer adm (SVA). Dersom anmodningen ikke kan imøtekommes skal søkeren få beskjed umiddelbart slik at vedkommende kan få anledning til å trekke søknaden. Innstillende myndighet kan velge å ta søknader under behandling selv om søknadsfristen er overskredet. I så fall skal samtlige slike søknader tas i betraktning. 9 Intervju og innhenting av referanser Ved tilsetting skal de som synes å være best kvalifisert, innkalles til intervju. Dersom det synes å være kvalifiserte søkere til en stilling som oppgir å ha innvandrerbakgrunn, skal det alltid innkalles minst én søker med slik bakgrunn til intervju. Dersom det synes å være kvalifiserte søkere som oppgir å være funksjonshemmet/yrkeshemmet, og enten er eller blir uten arbeid, skal det alltid innkalles minst én slik søker til intervju. Forskrift til tjenestemannsloven 9, 3. ledd gir nærmere bestemmelser om hvem som anses å være funksjonshemmet/yrkeshemmet. En tjenestemannsrepresentant skal normalt være til stede på intervjuene. Det skal innhentes referanser fra nåværende og/eller tidligere arbeidsgiver for søkere som synes å være aktuelle. Det skal som hovedregel innhentes minst to referanser. Ved tilsetting i lederstillinger skal det som hovedregel innhentes minst tre referanser. Referanser kan ikke innhentes uten søkers samtykke. 10 Innstilling Innstillende myndighet foretar en vurdering av søkerne på grunnlag av stillingsbeskrivelse, kvalifikasjonskrav og ønskede egenskaper, søknad, intervju, eventuelle tester og referanseintervju. Der relevant, skal også uttalelse fra sakkyndig utvalg, eventuelle merknader fra søkerne og tilleggsuttalelse fra sakkyndig utvalg, samt pedagogisk vurdering utgjøre en del av grunnlaget for vurderingen. Vurderingen inngår i en skriftlig innstilling til tilsettende myndighet. Hvem som er innstillende og tilsettende myndighet for den enkelte stillingskategori fremkommer av reglementets 15. Dersom det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal det vanligvis gis begrunnet innstilling for tre søkere angitt i den rekkefølge de bør komme i betraktning. Når innstillende leder er medlem av tilsettingsorganet, avgir vedkommende i stedet forslag til tilsetting (ikke formell innstilling). 3
11 Forenklet tilsettingsprosedyre (administrative tilsettinger) Tilsetting for kortere tid enn seks måneder kan foretas uten innstilling av HR-direktør (FA, SPS og NAFO) eller en som fungerer for denne, seksjonssjef HR (fakultet) og seksjonssjefer adm (SVA). Forlengelse utover seks måneder kan bare skje ved ordinær tilsettingsprosedyre. Tilsetting for seks måneder eller mer kan foretas: I stilling som: Tilsettings kan foretas av Innstilling a) Timelærer med kortere arbeidstid enn 15 timer i uken eller med mindre enn 37,5 prosent stilling b) Timebetalt tilkallingshjelp og studentassistenter med kortere arbeidstid enn 15 timer i uken eller mindre enn 37,5 prosent stilling c) Eksternt finansiert personale (tilsatte som skal utføre oppdrag som helt eller i det alt vesentlige finansieres ved inntektsoverføring fra en annen virksomhet) Instituttleder eller dekan HR-direktør (FA, SPS og NAFO) eller en som fungerer for denne, seksjonssjef HR (fakultet) og seksjonssjefer adm (SVA) HR-direktør (FA, SPS og NAFO), seksjonssjef HR (fakultet) og seksjonssjefer adm (SVA) Forenklet innstilling fra nærmeste leder Uten innstilling Uten innstilling Tilsatte som har rettskrav på stilling underrettes ved brev og endring i arbeidsavtale. KAP III SÆRLIGE BESTEMMELSER FOR TILSETTING I UNDERVISNINGS- OG/ELLER FORSKERSTILLINGER 12 Tilsetting uten forutgående kunngjøring (kallelse) Når særlige grunner taler for det kan høgskolestyret foreta tilsetting i undervisnings- og/eller forskerstillinger uten forutgående kunngjøring. Hvis flere enn ett medlem av høgskolestyret motsetter seg dette, skal stillingen likevel kunngjøres offentlig. Særlige grunner til å fravike kunngjøringskravet er når a) det for å oppnå strategiske mål er særlig sterke grunner for å få besatt stillingen så hurtig som mulig b) det i helt spesielle tilfeller er ønskelig å knytte til seg en bestemt person. Det må kunne dokumenteres at den som ansettes oppfyller stillingens kompetansekrav. 13 Bedømmelse av vitenskapelige kvalifikasjoner De vitenskapelige og kunstneriske kvalifikasjonene til søkere til undervisnings- og/eller forskerstilling, inkludert bistilling, skal bedømmes av oppnevnte sakkyndige før innstilling avgis. Tilsettingsutvalg for professorer, forsker 1 og dosenter oppnevner sakkyndig utvalg ved tilsetting i og ved opprykk til professor-, forsker 1183- og dosentstillinger. For tilsetting i stilling under nivå som nevnt i (2) oppnevner instituttleder/senterleder sakkyndig utvalg. Når det til en stilling kun er søkere med kompetanse som høgskolelektor eller forsker 1108, kan tilsettingsorganet gjøre unntak fra krav om sakkyndig vurdering. Tilsettingsorganet kan gjøre unntak fra krav om sakkyndig vurdering ved tilsetting i stilling som stipendiat når det ikke er dokumentasjon utover masteroppgave som skal vurderes. 4
Tilsettingsorganet kan i særlige tilfelle og etter drøfting med tjenestemannsorganisasjonene gjøre unntak fra krav om sakkyndig vurdering ved tilsetting i stilling som forsker 1109, der søker er tilkjent førstestillingskompetanse ved annet, allment anerkjent universitet eller høgskole. Ved midlertidig tilsetting i undervisnings- og/eller forskerstilling for kortere tid enn ett år kan det gjøres unntak fra krav om sakkyndig vurdering. Ved oppnevning av sakkyndig utvalg skal de sakkyndiges habilitet vurderes. Det er utarbeidet egne retningslinjer om habilitet for sakkyndig utvalg ved HiOA. 14 Bedømmelse av pedagogiske kvalifikasjoner Pedagogiske kvalifikasjoner og ferdigheter skal vurderes og prøves ved tilsetting i undervisnings- og/eller forskerstillinger. Unntak fra prøving kan gjøres a) der de forhold som prøvingen er ment å avdekke er kjent og tilfredsstillende dokumentert b) når søkeren befinner seg så langt utenfor landets grenser at økonomiske og/eller praktiske årsaker legger store hindringer i veien. Forutsetningen er at pedagogisk skikkethet kan dokumenteres c) ved midlertidig tilsetting for kortere tid enn ett år. Dersom den som tilsettes i fast stilling ikke har relevant praktisk-pedagogisk kompetanse, må vedkommende forplikte seg til å gjennomføre høgskolens program for pedagogisk basiskompetanse innen to år. KAP IV INNSTILLINGS- OG TILSETTINGSMYNDIGHET 15 Høgskolens tilsettingsorganer Institusjonsnivå a) b) Tilsettingsutvalg for professorer, forsker 1 og dosenter FA, SPS, NAFO a) Tilsettingsråd for administrative lederstillinger og tekniske og administrative stillinger b) Tilsettingsutvalg for undervisnings- og forskerstillinger Fakultetene (ett per fakultet) a) Tilsettingsutvalg for tilsetting av fakultetsdirektør, instituttledere, studieledere og seksjonssjef b) Tilsettingsråd for administrative lederstillinger og tekniske og administrative stillinger c) Tilsettingsutvalg for undervisnings- og forskerstillinger SVA a) Tilsettingsutvalg for vitenskapelige stillinger b) Tilsettingsråd for tekniske og administrative stillinger Stilling Innstillingsmyndighet Tilsettingsorgan INSTITUSJONSNIVÅ Rektor Innstillingsutvalg bestående av: Leder, oppnevnes av og blant høgskolestyrets eksterne medlemmer 5
Prorektor Dekan Senterleder Avdelingsdirektør i rektors ledergruppe Professor, forsker 1183 og dosent 5 studentrepresentanter, oppnevnes av Studentparlamentet 4 tjenestemannsrepresentanter, oppnevnes av tjenestemannsorganisasjonene 10 UF-tilsatte 2 oppnevnes av hvert fakultet/1 oppnevnes av hvert av sentrene (SVA og SPS) 5 TA-tilsatte 1 oppnevnes av hvert fakultet/fa Innstillingsutvalg bestående av: Rektor, leder HR-direktør Eksternt medlem fra høgskolestyret Tilsatt i undervisnings- og/eller forskerstilling Tilsatt i TA-stilling Studentrepresentant i Studentparlamentet Innstillingsutvalg bestående av: Rektor, leder HR-direktør Eksternt medlem av fakultetsrådet Tilsatt i undervisnings- og/eller forskerstilling i fakultetsrådet Studentrepresentant i fakultetsrådet Tilsettingsutvalg for undervisnings- og/eller forskerstillinger Instituttleder Tilsettingsutvalg for professorer, forsker 1 og dosenter bestående av: Rektor eller den person rektor, leder HR-direktør, eller den person HR-direktøren Dekan eller senterleder, eller den person dekan/senterleder for saker som gjelder egen enhet Tjenestemannsrepresentant Studentrepresentant, oppnevnt av Studentparlamentet FELLESADMINISTRASJONEN, SENTER FOR PROFESJONSSTUDIER OG NASJONALT SENTER FOR FLERKULTURELL OPPLÆRING Undervisnings- og/eller forskerstillinger (unntatt professor, forsker 1183 og dosent) Stipendiat Administrative lederstillinger og tekniske og administrative stillinger Tilsettingsutvalg for undervisnings- og forskerstillinger bestående av: Prorektor for FoU, leder Senterleder SPS eller den person senterleder HR-direktør eller den person HR-direktøren Studentrepresentant, oppnevnt av Studentparlamentet Tilsettingsråd for adm. lederstillinger og tekniske og administrative stillinger bestående av: Direktør for Avdeling for organisasjon og virksomhetsstyring eller den person direktøren, leder Direktør for Avdeling for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering, 6
FAKULTET Instituttleder og studieleder Fakultetsdirektør Seksjonssjef Innstillingsutvalg bestående av: Dekan, eller den person som dekan Fakultetsdirektør, eller den person som fakultetsdirektøren Tjenestemannsrepresentant Studentrepresentant oppnevnt av Studentenes fakultetsråd eller den person direktøren Direktør for Avdeling for forskning og utvikling, eller den person direktøren Tilsettingsutvalg for tilsetting av fakultetsdirektør, instituttledere, studieledere og seksjonssjef bestående av: Dekan, leder Tilsatt i undervisnings- og forskerstilling i fakultetsrådet Tilsatt i teknisk og administrativ stilling i fakultetsrådet Eksternt medlem i fakultetsrådet Studentrepresentant i fakultetsrådet (ved tilsetting av instituttleder og studieleder) Undervisningsog/eller forskerstillinger på fakultet (unntatt professor, forsker 1183 og dosent) Tekniske og administrative stillinger SENTER FOR VELFERDS- OG ARBEIDSLIVSFORSKNING Senterleder Innstillingsutvalg bestående av: Direktør Rektor, leder HR-direktør Leder av senterstyret Forskningssjef Forsker (unntatt Forsker 1183) Stipendiat Vit.ass. Professor Forsker 1183 Dosent Seksjonssjef Administrative stillinger NETTAVISEN KHRONO Tilsattrepresentantene i senterstyret Tilsettingsutvalg for undervisnings- og/eller forskerstillinger bestående av: Dekan, leder Instituttleder oppnevnt av dekan Fakultetsdirektør, eller den person direktøren Studentrepresentant, oppnevnt av Studentenes fakultetsråd Tilsettingsråd for adm. lederstillinger og tekniske og administrative stillinger bestående av: Fakultetsdirektør eller den person direktøren, leder Seksjonssjef STU, eller den person seksjonssjefen Seksjonssjef ØK, eller den person seksjonssjefen Tilsettingsutvalg for vitenskapelige stillinger bestående av: Senterleder, leder Direktør Seksjonssjef Tilsettingsutvalg for professorer, forsker 1 og dosenter (se under Institusjonsnivå) Tilsettingsråd for tekniske og administrative stillinger bestående av: Senterleder Direktør Seksjonssjef 7
Redaktør Redaksjonelle medarbeidere i Khrono Eget innstillingsutvalg, oppnevnt av avisstyret Eget innstillingsutvalg, oppnevnt av avisstyret Avisstyret Redaktøren 16 Oppnevning av medlemmer til innstillings- og tilsettingsorganene Til alle verv som medlem av innstillings- og tilsettingsorgan skal det normalt oppnevnes vara som møter/avgir stemme når fast medlem er forhindret. Den tjenestemannsorganisasjon som enten selv eller gjennom tilslutning til en hovedsammenslutning har forhandlingsrett, oppnevner representanter for tjenestemennene og 1-3 personlige vararepresentanter, i henhold til tabellen i 15. Er det flere forhandlingsberettigede organisasjoner som har medlemmer i vedkommende tjenestemannsgruppe, oppnevner organisasjonene i fellesskap representanter og vararepresentanter. Tjenestemannsrepresentantene oppnevnes for en periode for to år av gangen fra 1. august. Oppnevnte tjenestemannsrepresentantene representerer ikke sin egen organisasjon, men skal ivareta interessene til samtlige søkere. Oppnevning av studentrepresentanter fremgår av tabellen i 15. Studentrepresentantene oppnevnes for ett studieår av gangen. 17 Plikt til å ta imot og utføre verv i innstillings- og tilsettingsråd Deltagelse i innstillings- og tilsettingsorgan er en tjenesteplikt. Medlemmene av organet kan således ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen eller nekte å underskrive/godkjenne møteprotokoll. 18 Taushetsplikt Taushetsplikt praktiseres i henhold til forvaltningslovens 13. 19 Saksbehandlingen i tilsettingsorganene Saker for tilsettingsorganene kan behandles i møte eller elektronisk gjennom HiOAs saksbehandlingssystem. Dersom minst ett medlem krever det skal saken behandles i møte. Tilsettingsorganene er beslutningsdyktige når mer enn halvparten av medlemmene avgir stemme i møte eller elektronisk innen fastsatt frist. Det endelige tilsettingsvedtaket tas inn i en protokoll som underskrives eller godkjennes elektronisk. Ved dissens har hvert av medlemmene rett til å grunngi sitt standpunkt i protokollen. Protokollen skal følge saken. Hvis ett eller flere av tilsettingsorganets medlemmer er uenig med flertallet om hvem som skal tilsettes, kan hvert medlem kreve at saken avgjøres av høgskolestyret (mindretallsanke). Slikt krav skal fremsettes og protokollføres i møtet. Det kan gis en kort frist for begrunnelse av kravet. Når høgskolestyret tilsetter er det ikke adgang til mindretallsanke. Dersom minst ett av medlemmene i tilsettingsorganet ønsker å tilsette en som ikke er innstilt, skal innstillingsmyndigheten gi skriftlig uttalelse. Denne bestemmelse gjelder kun hvor det foreligger en formell innstilling, ikke et forslag til tilsetting (se 10 (3)). Hvis innstillingsmyndigheten opprettholder sin innstilling og tilsettingsorganet fastholder sin mening skal saken avgjøres av høgskolestyret. Denne bestemmelsen gjelder ikke når høgskolestyret tilsetter. KAP V OPPSIGELSE, ORDENSTRAFF MV. 8
20 Vedtaksorgan i saker om oppsigelse, ordenstraff, suspensjon og avskjed Vedtak om at tjenestemann skal sies opp, ilegges ordenstraff, suspenderes eller gis avskjed, treffes av tilsettingsmyndigheten. Dersom saken krever særlig rask avgjørelse, kan vedtak om suspensjon eller overføring til annen tjeneste også treffes av rektor. Vedtaket skal straks meldes fra til den som ellers skulle truffet det, og til Kunnskapsdepartementet. 21 Saksbehandlingsregler, klage Dersom det i tilsettingsorganet ikke er flertall for oppsigelse, avskjed eller ordenstraff, kan hvert medlem av mindretallet kreve saken avgjort av høgskolestyret. Det samme gjelder hvor et mindretall ønsker en ilagt ordenstraff skjerpet. Vedtak om ordenstraff, oppsigelse, suspensjon eller avskjed kan påklages i samsvar med reglene i tjml. og fvl. Klageinstans er departementet når høgskolestyret har fattet vedtak, og ellers høgskolestyret. Klagen fremsettes skriftlig for tilsettingsorganet. 22 Ordenstraff Ordenstraff slettes etter tre år. KAP VI ANDRE BESTEMMELSER 23 Melding om tilsetting m.v. Ved tilsetting av tjenestemann gis et skriftlig tilbud med opplysning om eventuelle særvilkår. Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven både for faste og midlertidige tilsettingsforhold. Alle søkere skal underrettes når stillingen er besatt. Underretningen skal inneholde navnet på den som er tilsatt i stillingen («vedtaket»). 24 Attest Tjenestemann som fratrer sin stilling har rett til å få skriftlig attest. Attesten skal inneholde tjenestemannens navn, fødselsdato, hvilke(n) stilling(er) vedkommende har hatt, stillingsbrøk/omfang og dato for tiltredelse i og fratredelse fra stillingen(e). I tillegg skal det gis opplysninger om hvilke arbeidsområder tjenestemannen har hatt. Attesten kan videre gi en vurdering av tjenestemannen og utførelsen av arbeidet, dersom dette ønskes av tjenestemannen selv. 25 Beregning av tjenestetiden Ved beregning av tjenestetid etter tjenestemannsloven 9 og 10 legges all sammenhengende tjeneste ved HiOA og innlemmede institusjoner til grunn for tjenesteberegningen. For stipendiater inngår kun pliktarbeid ved beregning av tjenestetiden iht. tjml. 9 og 10. KAP VII IKRAFTTREDELSE OG REVISJON 26 Ikrafttredelse og revisjon Dette reglementet er fastsatt etter forhandlinger med de hovedsammenslutninger som er forhandlingsberettiget ved Høgskolen i Oslo og Akershus etter tjenestetvistloven 15. februar 2016. Reglementet er stadfestet av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (dato) og trådte i kraft (dato) etter godkjenning av Kunnskapsdepartementet. 9
Hver av partene i virksomheten og stadfestelsesmyndigheten kan når som helst kreve at reglementet tas opp til revisjon. 10