Anskaffelsesnummer: 20150013 AVTALE OM REVISJONSKODER TILKNYTTET ÅRSREGNSKAP mellom Skatteetaten (org.nr. 974 761 076) (Kunden) og XXXXX (org.nr. xxx xxx xxx) (Leverandøren) Sted og dato Sted og dato Kundens signatur Leverandørens signatur Tittel og navn (blokkbokstaver) Tittel og navn (blokkbokstaver) Avtalen er undertegnet i to eksemplarer, ett til hver part.
1. INNLEDENDE BESTEMMELSER 1.1 FORMÅL OG OMFANG Denne avtalen er en avtale mellom Kunden og Leverandøren om leveranse av revisjonskoder som beskrevet i Kundens kravspesifikasjon og Leverandørens tilbud. 1.2 VARIGHET Avtalen gjelder fra 15.05.2015 og frem til 14.05.2017. Kunden har rett til å forlenge avtalen med ytterligere 12 måneder av gangen inntil to ganger slik at maksimal varighet for avtalen er frem til 14.05.2019. Hvert varsel om forlengelse skal gis skriftlig senest innen tre måneder før avtalen utløper. 1.3 BILAG Avtalen omfatter denne generelle avtaleteksten samt følgende bilag: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Leverandørens generelle leveringsvilkår Bilag 4: Kontaktopplysninger og representanter Bilag 5: Endringer etter avtaleinngåelse Ved motstrid skal følgende tolkningsprinsipp legges til grunn: Den generelle avtaleteksten går foran leverandørens generelle leveringsvilkår. Øvrige bilag går foran den generelle avtaleteksten. 1.4 ENDRINGER AV AVTALEN Endringer og tillegg til avtalen skal skje skriftlig, og må være undertegnet av bemyndiget representant fra hver av partene for å være gyldige. Endringer og tillegg som foretas etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig i bilag 5. 1.5 PARTENES SAMARBEID Partene skal lojalt samarbeide med hverandre og medvirke til avtalens gjennomføring. Henvendelser fra den annen part skal besvares uten ugrunnet opphold. Partene skal uten ugrunnet opphold varsle hverandre om forhold de forstår eller bør forstå kan få betydning for avtalens gjennomføring.
1.6 MYNDIGHETSKRAV Leverandøren skal i forbindelse med gjennomføringen av leveransen holde seg informert om og rette seg etter lover, forskrifter og annet regelverk som gjelder for det virksomhetsområdet leveransen er ment å dekke. 1.7 TAUSHETSPLIKT Forvaltningslovens (lov av 10. februar 1967) taushetspliktbestemmelser kommer til anvendelse for partene. 1.8 REKLAME Denne avtalen kan ikke benyttes i reklameøyemed av noen av partene, ut over å oppgi den som generell referanse, uten at dette skriftlig er forhåndsgodkjent av den andre parten. 1.9 KUNDEPLEIE I henhold til lov av 4. mars 1983 nr. 3 om statens tjenestemenn m.m. (tjenestemannsloven) 20 og Kundens etiske retningslinjer gjelder følgende regler i forhold til kundepleie for Kundens ansatte: 1. Det er nulltoleranse med hensyn til å motta gaver fra leverandører 2. Deltagelse på faglige arrangementer med påfølgende bevertning dekkes av Kunden 3. Kundens ansatte skal ikke profilere private virksomheter. Det er ikke anledning for private virksomheter å sponse utstyr eller lignende for Kunden 4. I de tilfeller det er ønskelig å trekke på en leverandørs erfaring og kunnskap gjennom fagsamlinger og lignende skal dette prises og innarbeides i avtalen. Leverandøren plikter aktivt å medvirke til at det ikke skjer brudd på disse reglene. 1.10 OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER Kunden kan i forbindelse med virksomhetsoverdragelse eller organisasjonsendring overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen til en annen norsk statsinstitusjon. Den virksomheten som får rettigheter og plikter overdratt er berettiget til tilsvarende vilkår, såfremt avtalens rettigheter og plikter overdras samlet. Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen med skriftlig samtykke fra Kunden. Unntak er de tilfeller hvor Leverandøren slås sammen med et annet selskap eller overdragelsen skjer til et annet selskap i samme konsern. I sistnevnte tilfelle er en eventuell overdragelse betinget av at Leverandøren skriftlig garanterer for at det andre selskapet oppfyller avtalen. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.
Retten til vederlag etter denne avtalen kan fritt overdras. Slik overdragelse fritar ikke vedkommende part fra hans forpliktelser og ansvar. 2. PRISER, FAKTURERING OG BETALING 2.1 PRISER Her legges avtalte priser inn. Prisene er i NOK ekskl. mva. 2.2 PRISENDRINGER Prisene er faste i avtaleperioden (2 år). Ved en eventuell opsjonsutløsning kan prisene justeres årlig med endringen i konsumprisindeksen (KPI) for siste år. Basisindeksen settes til indeksen pr. april 2017. Prisene kan utover dette kun endres i den utstrekning reglene for offentlige avgifter endres med virkning for Leverandørens priser eller kostnader. Prisendringer skal varsles skriftlig med begrunnelse og dokumentasjon senest én måned før iverksettelse. Alle ønsker om prisjusteringer skal godkjennes av Kunden. 2.3 FAKTURERING Fakturering skal kun skje ved elektronisk faktura. Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura til DFØs fakturamottak på Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Elektroniske fakturaer skal skje på den av DFØs til en hver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære de eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. For mer informasjon om DFØs krav til elektronisk faktura og kommunikasjonsmetode, se http://www.dfo.no/no/tjenester/elektroniskfakturabehandling/, Informasjon for leverandører. Fakturadresse: Skatteetaten Fakturamottak DFØ Postboks 4323 2308 Hamar Fakturainformasjon: Alle fakturaer skal merkes med: Anskaffelsesnummer 20150013 og Bestillerreferanse (1209XXXX) (avklares senere)
Ingen form for gebyrer skal forekomme. 2.4 BETALING Betaling skal skje innen 30 dager etter mottatt faktura. Kunden har rett til å holde tilbake fakturaer som inneholder feil eller der avtalt dokumentasjon ikke medfølger, frem til dette er rettet av Leverandøren. 2.5 BETALINGSMISLIGHOLD Ved betalingsmislighold har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov om renter ved forsinket betaling m.m. av 17. desember 1976 nr. 100 (forsinkelsesrenteloven) 3 første ledd. Dette gjelder ikke dersom forsinkelsen skyldes feil eller mangler fra Leverandøren sin side. 3. OPPSIGELSE Avtalen kan sies opp med umiddelbar virkning dersom - en part innstiller sine betalinger, innleder gjeldsforhandlinger, blir insolvent eller slås konkurs - en part vesentlig misligholder sine forpliktelser etter avtalen Det regnes som vesentlig mislighold når leverandøren ikke overholder bestemmelsene i denne avtale med vedlegg, uten at det skyldes force majeure eller Skatteetatens forhold. Det regnes som mislighold når Skatteetaten ikke betaler i tide, uten at dette skyldes leverandørens forhold eller force majeure. Ved vesentlig betalingsforsinkelse kan leverandøren heve avtalen. Leverandøren skal varsle Skatteetaten om at leverandøren vil heve avtalen, og fastsette en rimelig frist for betaling. Er ikke betaling skjedd innen fristens utløp, og misligholdet fortsatt er vesentlig, kan leverandøren heve avtalen med umiddelbar virkning. 4. ØVRIGE BESTEMMELSER 4.1 FORCE MAJEURE Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. Motparten kan i force majeure-situasjoner bare heve avtalen med den rammede parts samtykke, eller hvis situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 kalenderdager regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer, og da bare med 15 kalenderdagers varsel. I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig. 4.2 KONKURS, AKKORD ELLER LIGNENDE
Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning, eller kreve fremlagt en selvskyldnergaranti fra en norsk bank for rett oppfyllelse av avtalen. 4.3 RETTSVALG Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. 4.4 FORHANDLINGER Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av avtalen, skal tvisten først søkes løst gjennom forhandlinger. 4.5 MEKLING Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene. 4.6 DOMSTOLS- ELLER VOLDGIFTSBEHANDLING Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Kundens forretningsadresse er verneting. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge i henhold til reglene i lov om voldgift 14. mai 2004 nr. 25 (voldgiftsloven). * * *
BILAG 1 KUNDENS KRAVSPESIFIKASJON Bakgrunn Skatteetaten har behov for informasjon om revisjonsanmerkninger og revisjonsberetning tilknyttet årsregnskap. Siden mai 2013 har vi hatt avtale med en leverandør av disse opplysningene. Før dette fikk vi opplysningene direkte fra Brønnøysundregistrene. Avtalen med vår leverandør utløper i mai 2015, og vi skal derfor inngå en ny avtale som sikrer oss tilgang til opplysningene de neste årene. Avtaleperioden vil være to år med opsjon for Skatteetaten til å forlenge avtalen i inntil to år (1+1). Beskrivelse av behov Leveransen skal omfatte følgende informasjon: Organisasjonsnummer Regnskapsår Revisjonsanmerkingskode Revisjonsanmerkingsbeskrivelse Revisjonsberetning Ikke levert (J/N) Revisjonsberetning OK (J/N) Her kan det være flere anmerkninger for ett organisasjonsnummer i samme inntektsår. Vi har tidligere mottatt opplysningene daglig, men nå er det ønskelig å kun motta opplysningene månedlig. Under er det gjengitt det kodeverket som vi får levert i dag. Dersom dere benytter et alternativt kodesett, kan vi vurdere å gå over til dette dersom dette gir oss merverdi i form av økt informasjon. Uansett ber vi dere om å inkludere en eventuell konvertering til oppgitt kodesett. Dersom dere har utfyllende tilleggsinformasjon knyttet til dette området, tar vi gjerne imot informasjon om dette til vurdering. Anmerkningskode P10 P20 P30 P40 P50 P60 P70 P80 P90 F10 F20 F30 F40 F50 F60 F70 F80 F90 F100 Beskrivelse Ulovlig lån/provisjoner til aksjonær, ledende personer eller ansatte Årsregnskapet er ikke avgitt innen lovens frist Presisering om usikkerhet vedrørende fortsatt drift Skattetrekk ikke behandlet i samsvar med bestemmelser Selskapet har tvistesak gående Selskapet har ervervet egne aksjer i strid med aksjeloven Selskapets eiendeler er ikke overført til selskapet Andre presiseringer ikke nevnt annet sted Presisering om tapt aksjekapital Svakheter/manglende dokumentasjon og internkontroll Forbehold om usikkerhet vedrørende fortsatt drift Forbehold om tapt aksjekapital Årsregnskapet, slik det foreligger bør ikke fastsettes som selskapets årsregnskap Usikkerhet ved verdisetting av eiendeler Revisor kan ikke uttale seg om årsregnskapet og årsberetningen Fjorårets årsregnskap er ikke revidert av nåværende revisor, inngående balanse kan ikke verifiseres Uenighet med ledelse, regnskapsprinsipp/estimat Regnskapsføringen har ikke tilfredsstilt kravene i lov og forskrifter Andre forbehold ikke nevnt annet sted
P100 Ny beretning etter at tidligere beretning er tilbakekalt Krav til besvarelse Tilbudet skal inneholde: - Løsningsspesifikasjon med oversikt over tilbudt kodesett, filformat og forsendelsesmåte - Tilbudte priser. Eventuelle etableringskostnader og månedlig pris for leveranse må fremkomme - Eventuelle forbehold til avtaledokumentet (Vedlegg 2) - Leverandørens generelle avtalevilkår
BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSSPESIFIKASJON Her legges valgt leverandørers løsningsspesifikasjon inn.
BILAG 3 LEVERANDØRENS GENERELLE LEVERINGSVILKÅR Her legges valgt leverandørers generelle leveringsvilkår inn.
BILAG 4 KONTAKTOPPLYSNINGER OG REPRESENTANTER Bilaget ferdigstilles når leverandør er valgt. Partenes kontaktopplysninger: Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Kunden: Skatteetaten Postadresse: Postboks 9200 Grønland 0134 Oslo Telefon: 800 80 000 Leverandøren: Postadresse: Telefon: Partenes representanter: Følgende personer er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i alle forhold vedrørende avtalen: For Kunden: Navn: Finn Bjarne Østby Telefon: 45030908 E-post: finn.ostby@skatteetaten.no For Leverandøren: Navn: Telefon: E-post: Øvrige kontaktpersoner For Kunden: Navn: Telefon: E-post: For Leverandøren: Navn: Telefon: E-post:
BILAG 5 ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE Bilaget oppdateres ved endringer etter avtaleinngåelsen.