INNKALLING MØTE I STYRETS ARBEIDSUTVALG Tid: 27. september kl. 18.00 Sted: Sagene samfunnshus, møterom Trinserud Inviterte: Styrets arbeidsutvalg Tilstede: Einar, Axel, daglig leder Agenda 1. Godkjenning av protokoll AU godkjenner protokollen fra sitt forrige møte. Protokoll fra styremøtet 30. august er publisert her. Referatet fra møte i ledergruppa 6. september er publisert her. Protokoll AU- møte 16. august. Protokoll fra AU- møte 16. august 2016 godkjennes uten anmerkninger. Protokoll fra styremøtet 30. august og referat fra LG- møte 6. september 2016 tas til orientering. 2. Oppfølging Økonomi AU behandler regnskapsrapport tom august, denne må ses i sammenheng med rapporten for utestående avgifter for samme periode. Begge deler ligger vedlagt. AU bes gjennomgå rapportene. Vedtak AU- møte 24. mai: Det skal avklares om det nye regnskapssystemet fra idretten og Visma Smart klubbøkonomi vil være en god løsning for Sagene IF Regnskapsfører har vært i kontakt med Visma og forhørt seg om systemet, hans anbefaling er at Sagene IF ikke skal ta i bruk Smart klubbøkonomi. Argumentene hans er; a) det vil innebære at alle inntekter fra medlems- og treningsavgifter vil føres etter kontantprinsippet, og det blir ikke riktig. b) det koster 1900 kr pr mnd. og det er dyrere enn at regnskapsfører gjør jobben for oss slik den gjøres i dag. Vedtak AU- møte 21. juni: Listen med inkassosaker skal sendes til avdelingene som gis anledning til å komme med tilbakemelding på hva som skal gjøres med det utestående Avdelingene hadde frist til 15. september med å levere sine tilbakemeldinger. Det er pt kun landhockey og rugby som har svart, og de har svart ufullstendig og må gjennomgå på nytt.
Vedtak AU- møte 16. august: Et arbeidsutvalg bestående av styreleder, nestleder, kontrollkomiteens leder og daglig leder skal utarbeide et forslag til ny budsjettmal/ struktur som legges fram for AU for vedtak i møte 27. September Utvalget, med råd fra regnskapsfører, har utarbeidet forslag til mal. AU bes gjennomgå og vedta malen, slik at den kan sendes ut til avdelingene innen 1. oktober iht tidligere vedtak. Regnskapsrapport tom august 2016 overordnet. Status medlems- og treningsavgifter pr. 25. september 2016 Ny budsjettstruktur forslag Regnskapsrapporten pr. august tas til orientering. Sagene IF skal pt. Ikke ta i bruk Smart klubbøkonomi. Forslaget til ny mal for budsjettet vedtas. Rapporten over utestående avgifter pr. august tas til etterretning, og følgende tiltak skal gjennomføres: Det skal settes av kr. 40.000,- til oppfølging av utstående avgifter i budsjettet for 2017. Fra 1. januar 2017 skal alle avdelinger ha en medlemsansvarlig med mandat tidligere vedtatt av styret. Fra 1. januar 2017 blir kurs i klubbadmin og Truegroups obligatorisk for alle lag/ gruppeledere. På styremøtet 13. desember skal det legges fram forslag til rutiner for avskriving av utestående avgifter som tap. 3. Oppfølging strategi 2016 Vedtak sak 5 AU- møte 21. april: Forslag til oppfølgingsskjema vedtas. Det skal settes av tid på hvert styremøte (AU- og fellesmøter) til gjennomgang av status på arbeidet med strategien. AU gjennomgår skjema og oppdatere status. Det er skrevet en artikkel om status på strategiarbeidet på sageneif.no her. Oppfølgingsskjema for strategi Gjennomgangen av status tas til orientering. 4. Landhockey- og kunstisbanen på Voldsløkka Fristen for å levere anbud er nå ute (19. August). Håndverkskompaniet er valg til å gjøre all nødvendig rivearbeid, Bane- og entrepenørservice skal bygge banen. Arbeidet starter ila november. Vi vil bli invitert med i en referansegruppe som skal følge prosjektet. Finansiering av klubbhuset mangler fremdeles, og dette må vi jobbe sammen med idrskretsen og bydelen for å få ekstra- midler til over Oslo- budsjettet for 2017.
Vedtak sak AU- møte 16. august: Da klubbhuset ikke vil inngå i anlegget i første omgang, må vi be om mer penger til dette i Oslo- budsjettet for 2017: DL skal utarbeide en oversikt over alle argumentene i saken. o Forslag er utarbeidet, se vedlegg. DL (og de AU- medlemmene som måtte ønske) skal redegjøre for situasjonen med klubbhuset på åpen halvtime på BU- møtet 1/9 kl. 18.30-19 på Samfunnshuset. o DL deltok på møtet og la fram saken for BU. Vi skal gå i deputasjoner med alle aktuelle komiteer på rådhuset og forsøkt å få inn glad- saker i media om Voldsløkka ifm budsjettprosessen. o Vi blir invitert på første spadetak, det blir en mediesak. Axel skal holde trykket oppe overfor alle sentrale aktører i saken. o Idrettskretsen og partiet Rødt er kontaktet og holdes varme. ISU- Sagene diskuterte saken på sitt møte 13. september, referat ligger vedlagt i sak 6 under. Det viser at vi har både Oslo Idrettkrets og ISU- Sagene på vårt lag i arbeidet fremover. AU- bør diskutere: Skal vi be om et eget møte med leder av Rødt? Hvordan skal vi jobbe for å gjøre Bandy og Landhockey klare for å innta ny bane? Skal vi be om et møte med BYM for å diskutere driften av det nye anlegget? Klubbhus Sagene IF argumenter Videre politiske tiltak vedrørende klubbhus avventes til vi vet om det ligger inne i byrådet budsjettforslag for 2017. Landhockey/ kunstisbanen: Axel og DL følger opp Sagene Ifs deltakelse i referansegruppa for landhockey/ klubbhus. Arbeidet med å avklare driften av anlegget skal igangsettes. Det skal settes av ressurser til å bistå landhockey og bandy med rekruttering og klubbutvikling fram til åpningen av ny bane. Med ressurser menes midler i budsjettet for 2017 og allokering av administrasjonens tid. 5. Årsmøtet 2017 Årsmøtet 2017 er vedtatt avholdt 30. Mars, og AU må allerede nå ta stilling til et par saker: Valgkomiteen leder har meldt seg ut av klubben, hvordan forholder vi oss til dette? Styret skal legge fram en strategi for 2017 2019 på årsmøtet hva slags prosess ønsker AU å legge opp til?
Valgkomiteen skal kalles inn i møte ila oktober for å informere dem om situasjonen og sette dem i gang med arbeidet. Det settes ned en arbeidsgruppe bestående av leder og nestleder som skal lede styrets arbeid med evaluering av inneværende strategi og utarbeidelse av ny strategi fram mot årsmøtet 2017. Saken settes på agendaen på første styremøte i 2017. 6. ISU- Sagene Det skal ila høsten avholdes årsmøte i ISU- Sagene (Idrettens samarbeidsutvalg i bydelen, består av alle idrettslagene i bydelen, bydelen er sekretærer). Vi er bedt om å spille inn kandidater til verv, se referat fra ISU- møte 13. September vedlagt. Henning Strøm, leder av Sagene IF bandy, er leder av ISU- Sagene i dag, og han ønsker å fortsette. Det foreslås derfor at AU spiller inn ham som kandidat til leder også for kommende periode. Referat møte ISU- Sagene 13. september Henning Strøm spilles inn som Sagene Ifs kandidat til leder av ISU- Sagene. 7. Æresmedlemskap Iht vår strategi skal det lages et system for honorære tildelinger og æresmedlemskap i hele klubben. Vedtak AU- møte 16. August: Einar skal forberede sak om æresmedlemskap til AU- møtet 27/9. Forslag ligger vedlagt, AU bes diskutere dette. Æresmedlemskap forslag Forslag til system for æresmedlemskap vedtas framlagt som lovendringssak på årsmøtet 2017. Med følgende endring: Det skal legges til et kriterie som har med vårt verdigrunnlag å gjøre. Forslaget om opprettelse av prisen årets stjerne i stripe vedtas, og prisen for 2016 deles ut på årsmøtet i 2017. 8. Anti- doping policy for Sagene IF Anti- doping Norge (ADN) var på besøk på styremøtet 30. august for å hjelpe oss i gang med arbeide mot å bli Rent idrettslag. Det er lagt ut en artikkel om besøket på sageneif.no her. Første skritt på veien for å bli et Rent idrettslag er å utarbeide en Anti- doping policy for klubben:
Ledergruppa diskuterte saken på møte 6. September og hadde følgende foreløpige innspill: o Involvere nærpolitet. o Hente innspill fra alle særforbund vi er med i. o Sette krav om Ren utøver for alle over 15 år, gjennomføres sammen med A- lags utøvere. o Øke fokuset hvordan nå målet på den riktige måten - den lange veien Forslag til videre prosess: o Innspillsrunde i AU 27/9 og 29/9 o Diskusjon av forslag i AU 25/10 og i LG 31/10 o Vedtas av styret 15/11. o Oversendes SU for oppfølging Au bes diskutere saken og komme med sine innspill til anti- doping policy. Forslag til videre prosess vedtas. 9. Oppfølging av avdelingene Saken settes på agendaen av to grunner: 1. Det har oppstått saker/ situasjoner med enkelte avdelinger som det er nødvendig at AU diskuterer og tar tak i. 2. DL ønsker en avklaring/ diskusjon omkring ansvar, oppgaver og prioriteringer i oppfølgingen av avdelingene. DL redegjør nærmere for pkt. 1 og 2 på møtet som en innledning til diskusjonen. Det er utarbeidet en sjekkliste for avdelingene som DL bruker som oppfølgingsverktøy, den ligger vedlagt. Sjekkliste avdelingene Det skal gjennomføres en kartlegging av status og utfordringer i avdelingene med utgangspunkt i sjekklisten og som bakgrunn for videre diskusjon og vedtak i AU. Resultatet av kartleggingen og forslag til veien videre legges fram for AU på første møtet i januar 2017. 10. Diverse orienteringssaker: a. Drift av anlegg Sikkerhet, Bjølsenhallen, Voldsløkka, Bjølsenparken b. Velkommen til Sagene IF kurs Status og framdrift c. Søknader fond/ stiftelser Status tilskuddskoordinator d. Sageneif.no Trafikk/ statistikk, oppdatering, klubbhåndbok e. Rapport Sommerpatruljen se vedlegg f. Avtaler inngått - Nåløyet og Myrens g. Tennis i Sagene IF? Status og framdrift h. Sammenslåing Sagene IF rugby - Oslo rugbyklubb? info om ORK- initiativ i. Nye idretter i Sagene IF i Bjølsenhallen? innspill fra Oslo idrettskrets