2 2000 4. årg. r eion Meldingsblad for: - Interkommunalt Arkiv i Rogaland - Interkommunalt Arkiv i Hordaland - Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder - Interkommunalt Arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark - Aust-Agder Arkivet ir~* irs* Les om: De interkommunale arkivinstitusjonenes framtid KA VA Bakkebø - et HVPU-arkiv Hvordan IKT kan skape problemer for historieskriving Scanning av kommunalt arkiv I<AK Godkjenning av NOARK-4 systemer M.m.
TENK OM de interkommunale arkivinstitusjonene ble lovfestet som arkivdepotinstitusjoner? Vel, tanken er tenkt og ytret av den øverste arkivmyndigheten her i landet. På den årlige komrnunearkivkonferansen den 4.-5. september 2000 slapp Riksarkivar John Herstad mange interessante kaniner ut av hatten, bl.a. tanken om å lovfeste de interkommunale arkivinstitusjonene. Denne tanken finner vi igjen i utdypet form i utkast til Riksarkivarens høringssvar "om oppgavejordeling mellom stat, region og kommune" (NOU 2000:22), her heter det: "Sett fra Riksarkivarens ståsted vil det være en rasjone11 og kostnadseffektiv løsning uansett hvilken modell man legger til grunn for reformer i oppgavefordelingen mellom, stat, region og kommune, å lovfeste etableringen av interkommunale arkivinstitusjoner innenfor et landsdekkende nettverk. Disse interkommunale arkivinstitusjonene skal da kunne forvalte arkivene etter nedlagte organer i kommunal/fylkeskommunal sektor, og kan samtidig representere et arkivfaglig kompetansetilbud for regionens kommuner. Et landsdekkende nettverk av interkommunale arkivinstitusjoner vil kunne samarbeide med etablerte arkivfaglig miljøer i byarkiver og fylkesarkiver, og vil i sum utgjøre en nasjonal ressurs både i arkivfaglig og kulturhistorisk perspektiv". Går disse tankene gjennom hos lovgiver, går kommunalt arkivmateriale i hele landet en tryggere framtid i møte. I sitt foredrag trakk Herstad også fram at en av Arkivverkets strategier de siste 15 åra, som han mener de har lykkes godt med, har vært å øke den arkivfaglige kompetansen i kommunal forvaltning. Dette bladet er bl.a. et uttrykk for denne kompetansehevingen. Her finner du bl.a. flere artikler av medarbeidere ved IKAer som tar opp edb-problematikk, kurs- og opplæringsvirksomhet rettet mot kommunene, historikk om arkiver og de virksomheter som har dannet disse, m.m. God tur gjennom bladet! Red. Innhold: «Arkivverkets tanker om framtiden for sine kommunale og interkommunale barn» Vår nære fortid i fare? Borreprosjektet - scanninu av kommunalt arkivmateriale Godkjenning av Noark-systemer Samarbeid på Agder om kurs for arkivledere Arkivlokaler til besvær? i koeraens tid Arkivet etter Bakkebø - ein sentralinstitusjon for psykisk utviklingshemma Ved Egersund Landets eldste og fortsatt «levende» valgprotokoll Sjeldent arvesølv Informasjon fra Interkommunalt Arkiv i Rogaland Informasjon fra Interkommunalt Arkiv i Hordaland Informasjon fra Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder Informasjon fra IKA-Kongsberg Informasjon fra Aust-Agder-Arkivet I Iva er et interkommunalt arkiv Arkheion Informasjonsblad for: Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKAR) s. 3 Interkommunalt Arkiv i Hordaland (IKAH) s. 8 Interkommunalt Arkiv i Kongsberg (IKAK) s.11 s.13 s.15 s.16 s.17 s.18 s.20 s.21 s.22 s.23 s.24 s.25 s.26 s.27 Aust-Agder Arkivet (AAA) Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA) Ansvarlig redaktør: Sigve Espeland (IKAR) Adr.: Bergelandsgt 30, 4012 Stavanger Tlf.: 51 50 12 83 Telefaks: 51 86 I 1 40 E-post: epostgikarogaland.no Redaksjonskommiteen: Karin Gjelsten (IKAH) Steinar Marvik (IKAK) Berit Stie (AAA) Kjetil Reithaug (IKAVA) Satt i Adobe PageMaker/Adobe PhotoShop av Interkommunalt Arkiv i Rogaland Forside illustrasjon: (Foto øverst: Velkommen til idrettsleker på Bakkebø; fotosamling Bakkebo-arkivet) (Bakkeboarkivet. Fotograf: Hallgeir Olsen, IKA Rogaland) Trykket av: Aase Grafiske as., Stavanger ISSN 0809-1145
"Arkivverkets tanker om framtiden for sine kommunale og interkommunale barn" Den 4.-5. September 2000 arrangerte Oslo Byarkiv den årlig kommunearkivkonferansen for medarbeidere ved interkommunale arkiv, byarkiv og andre kommunaleog fylkeskommunale arkivdepot institusjoner. Som første foredragsholder snakket riksarkivar John Herstad om: "Sarnarbeid/samspill mellom statlige og kommunale myndigheter/institusjoner" på arkivområdet. Med bakgrunn i dette temaet gikk Herstad nærmere inn på: Samarbeidet i lys av Riksarkivarens tilsynsfunksjon. Strategier, virkemidler og former i samarbeidet. ASTA-samarbeidet ABM-meldingen Manuskriptet til Herstads foredrag er et langtdokument.1 Viskal her derfor kun gjengi det han sa om strategier, virkemidler og former i samarbeidet mellom Arkivverket og arkivmiljøer i kommunal sektor. For heri ligger " Arkivverkets tanker om framtiden for sine kommunale og interkommunale barn". Herstad skriver: Samspill mellom strategi, virkemiddel og form. Arkivverkets strategier Arkivverkets strategi de siste 15 årene har vært å gjøre den kommunale arkivsektoren mer kompetent og derved mer selvstendig. Hovedgrepet har vært og er å satse på og bidra til en oppbygging og utvikling av de kommunale, fylkeskommunale og interkommunale arkivinstitusjonene til å kunne håndtere de arkivmessige utfordringene i kommunal sektor på egen hånd. Utbyggingen av disse institusjonene hadde stått langt tilbake dersom Arkivverket ikke hadde stilt seg bak denne utviklingen. I disse årene har jeg hatt gleden av å se et - riktignok uformelt - kommunalt arkivverk vokse frem. Det er båret av dyktige, engasjerte og entusiastiske fagfolk som er ambisiøse på sin sektors vegne. Det har vært godt å se. Å kaste blikket tilbake øker gleden over den totalt nye situasjonen. Jeg er heller ikke det minste redd for å si at jeg er fullt klar over at kompetansen på kommunearkiv ikke hviler i Arkivverket, men hos dere. Og jeg er stolt av dette norske kommunale arkivverket. Det er det statlige Arkivverkets barn, men det har vokst seg sterkt og modent, erfarent og slagkraftig. Strategien har med andre ord vært vellykket og i år kan vi markere to jubileer innenfor den interkommunale ordningen: Riksarki.r til AommunewAil kont<t,msen. I-otograt': Eit II 0,1,, arki,. A. Det er i år 25 år siden den første interkommunale arkivorganisasjonen ble stiftet: IKA Rogaland ble til på samarbeidsbasis etter initiativ fra statsarkivaren i Stavanger. Denne modellen har vist seg levedyktig, og den er blitt riksarkivarens offisielle linje eller modell. Slike ordninger favner i dag om 12 fylker, og det pågår konkret arbeid med å opprette nye Ika-er. Arkivverket har vært initiativtaker til mange av ika-ordningene og har satset ressurser i form av penger og arbeid for å få i gang prosjektene og har senere subsidiert og stimulert driften av mange av ika-ene. Samarbeidet om å utvikle ika-ordningen vil fra RAs side fremdeles være et viktig grep, og kanskje det viktigste grepet i tiden fremover. I avslutningen av dette foredraget skal jeg komme nærmere inn på dette. B. Det andre jubileet jeg vil nevne gjelder det forhold at 1. januar i år var det fem år side A- A-A ble omdannet til en IKA med depotfunksjoner. Depotfunksjonen er riktignok ikke obligatorisk eller bygget inn som forutsetning for medlemskap, men forutsetter at avtale inngås med den enkelte kommune. I praksis er det likevel nærmest automatikk i dette, og jeg har ved tidligere anledninger sagt at det vil bli en del av Ras strategi fremover å stimulere til depotdrift for Ika-ene. 3
Nå vil man med rette kunne hevde at Ra ikke i ett og alt lever opp til målsettingen om å styrke den kommunale depotfunksjonen og heller ikke følger opp sin egen hovedstrategi. Og da er det selvsagt morgendagens tema om Gråsonearkiv jeg har i tankene. Jeg skal ikke behandle det i sin fulle bredde her og nå, men vil bare si fl.: Arkivverket har i en del tilfelle innkalt og overtatt arkivrnateriale som det også kunne ha vært naturlig å plassere i kommunearkiv hvis disse kommunearkivdepoene eksisterte. Ved å gjøre dette går Riksarkivaren så å si inn og reduserer kommunearkivenes ansvar. Ved de noe beskyttende noen vil si formynderiske holdningene vi her har hatt, har vi fjernet byrder for kommunene og dermed bidratt til å redusere presset for å få frem en fulldekkende arkivordning i den enkelte kommune. Dette ser jeg, og jeg forstår godt at man iblant kritiserer avgjørelsene. Jeg tror at dette er stedet og tidspunktet for å si at Arkivverket trolig vil komme til å dreie sin politikk noen grader i slike saker slik at mer går til den kommunale sektor. Men det vil være avhengig av i hvilken grad vi får til en ordning med gode depotinstitusjoner for kommunene over hele landet, slik at arkivene ikke bare blir oppbevart, men også skikkelig betjent. En slik dreining i politikken innebærer imidlertid ikke at det vil bli gjort om på tidligere vedtak i nevneverdig grad. Med utgangspunkt i lov og forskrifter og med utgangspunkt i det store antall kompetente arkivinstitusjoner i kommunal arkivsektor ser jeg det som viktig at vi ikke umyndiggjør kommunene ved å lette på de krav som faktiske stilles til arkivbevaring og arkivarbeid, eller ved å sette i gang hjelpetiltak. Kommunene skal ha en god arkivforvaltning og arkivbevaring. Hjelpetiltakenes tid er over. Kommunene er trådt ut av sin nødhjelpstrengende situasjon, og hvis de ennå er i en slik situasjon, er det etter eget valg. Kommunene har fått tilbud om medlemskap i interkommunale arkivordninger. De har kunnet velge å opprette sin egen arkivordning, slik enkelte kommuner har gjort. Kommunene må forventes å kunne ivareta sitt ansvar selv. Min andre kommentar til dette med Gråsonearkiv er selve betegnelsen. Jeg mener betegnelsen gråsonearkiv er tendensiøs og innbyr til unødig kiv og ødende tidsforbruk. Det er snakk om arkiver som tangerer flere forvaltningsnivåer, om arkiver av blandet proveniens. Jeg tror vi er tjent med å droppe gråsonebetegnelsen dersom vi skal føre en konstruktiv og fruktbar faglig debatt. Da må vi kalle problematikken ved dens rette navn: hvordan håndterer vi arkiver av blandet proveniens. Riksarkivaren ser på bevaringen av slike arkiver som et dogmatisk, men et rent praktisk spørsmål. Så til den andre hovedstrategien. Den andre hovedstrategien fra arkivverkets side de siste 15 årene har vært den som resulterte i Arkivloven og arkivforskriften. Også denne strategien har hvilt på et samarbeidskonsept hele veien selv om Riksarkivaren periodevis av ulike grunner har måttet kjøre et sololøp. I prosjektet med forarbeidet til forskriftene til arkivloven var det møte med og høringer til ika-enes og byarkivenes representanter (regelverksutvalget). Disse viste at det var samstemthet mellom arkivverkets og de kommunale arkivordningens representanter. Mye av det vi den gang håpet å få inn i regelverket, er siden hardhendt blitt tatt ut i senere arbeid i departementet etter dettes høringer. Vi fikk altså ikke fullt ut den arkivloven som vi ønsket oss i utgangspunktet. Den utforming arkivlov og arkivforskriftene har fått, viser likevel at mange av disse tankene har fått gjennomslag og nedslag og at hovedstrukturen fra utkastene er på plass. Dette er et tankegods som vi må foredle og bygge videre på fordi dette er kjernen til faglig fellesskap på tvers av forvaltningsnivåer og sektorer. Vi må forsøke å gjøre loven til et enda bedre redskap ved neste korsvei. Den kommer før eller side, og da må vi vite hva vi vil. Vi fikk heller ikke den detaljerte arkivforskriften som vi opprinnelig ønsket oss, og særlig gjaldt dette forhold som gikk på myndighet og ansvarsplassering i kommunal sek- 4
tor, men det gjaldt også andre forhold. Men også her får vi bare stå på og ta opp viktige spørsmål, ønsker og behov ved neste korsvei. Arkivlov og forskrift er viktige instrumenter for oss for å fremme arkivbevaringsarbeidet. Med lovens og forskriftens autoritet bak oss, får vi en helt annen tyngde bak de krav vi stiller på arkivenes vegne. Vi kan si at det og det skal være slik, mens vi tidligere måtte si «bør, kan hende, det ville være en fordel» og samtidig håpe på at vi evnet å skape forståelse og møte vennlighet og interesse. Nå kan vi si hvordan ting skal være uavhengig av om vi er tilsynsmyndighet eller ikke, vel å merke om vi tolker lov og forskrift riktig. Dette er en radikalt ny situasjon som vi ikke må forskusle/ forspille gjennom intern uenighet eller gjennom arkivpolitisk nærsynthet omkring mindre vesentlige ting. Arkivloven må til enhver tid løftes frem som det som må sikres, og jeg ville synes det ville være et tap om arkivloven skulle komme til å forsvinne i en kulturlov som favner andre sektorer, eller om den skulle bli vesentlig svekket på andre måter. I forlengelsen av arbeidet med arkivforskriften har Riksarkivaren revidert det gamle regelverket både for statlig og kommunal sektor så langt det er funnet hensiktsmessig. Hovedprinsippet har vært det samme som ble lagt til grunn i arkivforskriften: der det er mulig med fellesbestemmelser skal vi søke å få det til. Men dette er ikke helt uproblematisk når kravet samtidig er at bestemmelsene skal gi mening og være funksjonelle og løse problemer på ulike nivåer. I arbeidet med dette regelverket for kommunal sektor har RA samarbeidet og samspilt ganske så tett med det kommunale for å få til et funksjonelt regelverk. Det har vært innhentet grunnlagsmateriale fra sektorens institusjoner, ikaer, KS og Riksarkivarens samarbeidutvalg for kommunale arkivinstitusjoner (Samarbeidutvalget) har vært brukt i utarbeidingsfasen og har kunnet påvirke utformingen av bestemmelsene i betydelig grad. Bl.a. har behandlingen av kassasjonsproblematikken helt rettet seg etter de råd som er kommet derfra, og vi fulgte også rådet fra dette utvalget om ikke å utarbeide en normalinstruks for arkivansatte i kommunesektoren. Flere innspill fra grasrota i kommune-norge til Ra ga klart uttrykk for at man ønsket en slik instruks, og vi utarbeidet en også i samarbeid med en Ika, men avsto å sende den ut etter råd fra Samarbeidutvalget. Det som nå gjenstår av dette regelverksarbeidet er å bearbeide de høringssvarene som kommer inn innen 15. oktober når det gjelder normalinstruksen for avlevering m.v. for arkiv i kommunale organer. I anledning dette arbeidet har jeg registrert at man i kommunal sektor er ytterst kritisk til at instruksbetegnelsen er brukt, og over at utformingen er så detaljert. Før man lar frustrasjonen helt ta overhånd ut fra en slik triviell sak, vil jeg understreke at Riksarkivaren ikke står fritt til å kalle instruksen hva han vil ettersom normalinstruksbetegnelsen finnes i arkivforskriften. Bare Kulturdepartementet om noen kan gi Ra anledning til å bruke en annen betegnelse. Jeg har registrert at instruksbetegnelsen faller kommuneansatte tungt for brystet, det ble jeg i klare ordelag gjort oppmerksom på da vi diskuterte instruksutkastene i Samarbeidsutvalget. Derfor var det en glede, en riktig oppkvikker, da vi forleden fikk inn fra Oslo byarkiv utkast til Instruks i innføring av elektronisk arkiv i Oslo kommune. En riktig bra instruks. Da skjønte jeg at det kan være langt mellom liv og lære også i kommunal arkivsektor. Når det gjelder detaljeringsnivået i en normalinstruks er det stort sett bestemt av at det skal gi en anvisning på hvordan man kan behandle de spørsmål som kan være relevante og samtidig være sikker på at forholdet til lover og bestemmelser er ivaretatt. En normalinstruks er altså en anvisning som kan følges av de kommuner som ønsker det. Kommuner som vil utarbeide egen instruks står fritt til det, men må få den godkjent av Riksarkivaren. Men at det er rasjonelt både for Riksarkivaren og for kommunesektoren med en relativt detaljert normalinstruks, kan det ikke herske tvil om. Ved å se hen til normalinstruksen slipper man 5
å henvende seg til RA for å få svar på hvordan ting skal gjøres, og vi sparer ressurser begge steder. Det har hele tiden vært en forutsetning at det vi ikke kunne løse gjennom arkivforskriften eller Ras arkivbestemmelser, det skulle vi prøve å fange opp i Arkivhåndboken for offentlig forvaltning som nå skrives. Dette er et prosjekt som Ra forutsettes å gjennomføre i nært samarbeid med Kulturdepartementet, og det legger bestemte føringer på arbeidet. Statlig og kommunal sektor har vært representert i både styringsgruppe og referansegruppe for dette prosjektet. Men verken Arkivverket eller kommunal sektor har fått eller får manus på høring på institusjonsnivå. Departementet autoriserer imidlertid det som gjelder lovfortolkning og utlegning av regelverket. Når boken kommer i løpet av høsten håper jeg den vil svare til forventningene. Da har vi arkivlov, arkivforskrift, riksarkivarens arkivbestemmelser og arkivhåndboken som felles rammeverk for arbeidet med offentlige arkiver. I tillegg har vi lovens bestemmelser om privatarkiver. Jeg kan ikke skjønne annet enn at vi har grunn til å glede oss over resultatene av denne hovedstrategien og samarbeidet i den forbindelse. I foredragets avslutning lanserer Herstad sine tanker om framtiden for kommunale- og interkommunale arkivinstitusjoner og disse sitt samarbeide med Arkivverket. Han skriver: Som nevnt innledningsvis byr det på problemer å veksle mellom tilsynsfunksjon og samarbeid, mellom påbud og samhandling. Jeg ser to alternative hovedløsninger på de problemer, de dilemmaer vi står overfor. Første alternativ er dette: Vi bør nå tenke tanken om vi helt skal legge om strategien, sette oss et nytt hovedmål og si som så at: takk nå har vi redskaper nok i kommunal sektor, nå klarer vi oss selv, nå kan Riksarkivarens tilsynsmyndighet avvikles jo før jo heller. Vi har ingen garanti for at departementet som forvalter arkivloven m.m vil stille seg bak en slik målsetting, men det viktigste for meg er om dere, om arkivfolkene i kommunenorge mener man er tjent med dette som en fremtidig hovedløsning som ikke ligger så veldig langt frem i tid. Velger man en slik løsning vil man få et statlig arkivverk som kun er en faglig samarbeidspartner, og det kommunale arkiv-norge må sely velge seg de organer som skal samarbeide med Arkivverket. Jeg tror ikke tidspunktet nå er inne til å velge denne målsettingen, og jeg tror heller ikke kommunesektoren vil være tjent med den. Men det må være lov å tenke tanken, og skulle jeg få en henvendelse fra et relativt samlet kommunalt arkivnorge om at man ønsker en slik endring på sikt, vil jeg selvsagt bringe den videre til departementet. Det andre alternativet er å beholde Riksarkivaren både som den nasjonale tilsynsmyndigheten og faglige samarbeidspartneren, men organisere samarbeidet på en helt annen måte. Denne modellen forutsetter fra min side at tilsynsfunksjonen endrer seg over tid etter hvert som vi blir mer fortrolige med hva det innebærer å forvalte lov og forskrifter. Personlig tror jeg at kravspesifikasjoner vil kunne erstatte regelverk i større grad enn hva vi hittil har fått til, og jeg tror også at den kommunalavdelingen som vi har ønsket oss lenge i Riksarkivet må realiseres for å få en mer kontinuerlig oppfølging av arbeidet vårt mot kommunal sektor, både på tilsynssiden og som samarbeidsorgan. På denne måten vil også det halvhjertede informasjonsarbeidet vårt mot kommunal sektor kunne bedres. Jeg har mange ganger gitt uttrykk for at samarbeidsrelasjonene i for sterk grad er avhengig av Riksarkivaren personlig, og vi har flere ganger måtte avlyse møter i Samarbeidsutvalget vårt 6
fordi jeg har måttet møte på kort varsel i departementet og ikke har hatt noen som kan steppe inn i mitt sted. Jeg tror også at vi på den måten hadde blitt flinkere til å stille opp fra arkivverkets side i kommunale arkivfora. Dette er viktig nok, men jeg tror at den viktigste endringen må finne sted i den kommunale sektor. Fra min side er det ønskelig å lufte denne ideen i det høringssvaret som vi snart skal avgi til NOU 2000:22 Om endringer i oppgavefordelingen mellom stat, regioner og kommuner. I denne utredningen sies det intet om de arkivmessige konsekvensene av de forslag som lanseres, men det er helt åpenbart at samtlige alternativer til nyfordeling av oppgaver berører arkivsektoren. Det snakkes om å nedlegge regionnivået og overføre alle oppgaver til kommuner eller interkommunalt nivå, og det snakkes om å opprettholde regionnivået i en eller annen form, men der regionene er større og færre enn dagens fylkeskommuner. De modellene som det opereres med i utredningen er "Landsdelsmodellen", "Utviklingsmodellen", "Samarbeidsrnodellen" og "Tonivåmodellen". De vil alle ha arkivmessige konsekvenser, og de vil alle kunne sies å være tjenlige ut fra arkivfaglige premisser gitt at arkivproblemene tas på alvor. Og det er for at arkivene skal tas på alvor at Riksarkivaren i høringssvaret på denne utredningen kunne tenke seg å foreslå en systematisk utbygging av de interkommunale arkivinstitusjonene, gjerne lovfestet, som depotinstitusjoner for de arkiver som blir herreløse ved evt. nedlegging/ sammenslåing av kommuner og fylkeskommuner. Aller helst ser jeg også at arkivesektoren kommer med blant de områdene som regjeringen evt. bestemmer skal være gjenstand for pliktige interkommunale løsninger. Slike interkommunale arkivinstitusjoner bør etter mitt skjønn kombinere dagens Ika-oppgaver med klare depotfunksjoner og må være tuftet på et solid økonomisk grunnlag. Disse institusjonene ville etter hvert kunne utgjøre et nettverk som dekker hele landet, de vil kunne danne regionale samarbeidsorganer sammen med statlige og andre arkivinstitusjoner, og de vil sammen med andre kommunale arkivinstitusjoner kunne etablere et nasjonalt organ som kan fronte det nasjonale samarbeidet med riksarkivaren. Når jeg ikke sier noe om de fylkeskommunale institusjonene i samme åndedrag er det ikke fordi jeg ikke synes de er viktige i dagens ordning, men fordi usikkerheten knyttet til fylkeskommunenes fremtidige skjebne også berører arkivinstitusjonene. Om nå det ikke blir noe av slike endringer i forholdet mellom kommune, region og stat som innstillingen legger opp til, vil modellen med depotbaserte ika-er i et nasjonalt nettverk likevel være meget attraktiv sett fra Riksarkivaren side. Ikaene kan velge et samarbeidsorgan som holder kontakten til den avdelingen i Riksarkivet som får kommunene som ansvarsområde, og som samtidig utgjør det samarbeidsorganet som Riksarkivaren har behov for. II.1 La meg avslutningsvis legge til at det er mulig dette forslaget og disse vyene som er presentert nå mot slutten av foredraget er mer problematisk for kommunal sektor enn hva jeg har tenkt meg. I så fall beklager jeg det. I øyeblikket er det ment som en intellektuell gave. Av: John Herstad; Riksarkivar Fotnoter: ' Strukturen i de redaksjonelle endringen som er gjort her er godkjent av Herstad på telefon 12.10.2000. Iler,tad kurmleltake, p, kr,mnnincark,neminaret. I- otograf: 0,1,) byarkiv 7
Vår nære fortid i fare? Elektronisk lagring og sletting av viktige opplysninger vil skape alvorlige problemer for historiefiget. De vil også ramme samfunnets «hukommelse» og forvaltningens muligheter til å spore opp og etterprove tidligere beslutninger. Advarselen kommer fra proftssor i internasjonal historie Helge Pharo ved Universitetet i Oslo. Informasjons- og kornmunikasjonsteknologi (1KT) gir dramatisk utvidede muligheter til å utveksle, bearbeide og lagre informasjon. Paradoksalt nok representerer den samtidig en trussel mot bevaringen av vår arkivbaserte kollektive hukommelse. Problemene er dels av politisk art, dels teknologisk betinget. Det er særlig arkivarer og historikere som har gitt uttrykk for bekymring, men interessen og bekymringen er ikke begrenset til de mest engasjerte fagmiljøer. Dette har sammenheng med at det ikke bare dreier seg om arkivarenes muligheter for å lagre og finne tilbake til sitt materiale, eller om historikernes muligheter for å utnytte statlige og private arkiver. Det dreier seg vel så mye om den enkeltes og forvaltningens muligheter for å etterspore og etterprøve beslutninger. Historikerne vil alltid måtte klare seg med det materialet de har til disposisjon, og utvikle nye metoder for å utnytte magert eller vanskelig tilgjengelig materiale. Arkivvesenet må også gjøre så godt det kan med de midler som stilles til disposisjon. De største taperne vil være forvaltningen og enkeltindivider som har behov for å kunne gå tilbake til tidligere saksbehandling og vedtak. Vi står overfor en utvikling som i alle fall i vestlige land gir besparelser i betydelig omfang når det gjelder en av våre dyreste innsatsfaktorer, nemlig menneskelig arbeidskraft. Bevilgende myndigheter, som med rette ønsker å spare hvor spares kan, har grepet de muligheter den nye teknologien tilbyr. Flere arbeidsoppgaver kan konsentreres hos den enkelte saksbehandler. Denne prosessen vil kunne gjennomføres under hensyntagen til forsvarlig registrering og lagring av korrespondanse og saksforberedende materiale, dersom den enkelte saksbehandler følger de rutiner som er etablert. Det ligger her en risiko for at sentralt materiale vil gå tapt, fordi ansvaret for journalføring og arkivering er lagt til saksbehandlernivå og systemene i utgangspunktet ikke er utviklet med slik sikring av materialet for øye. Sikring av materialet ut fra dette perspektivet er mulig med tilpasninger av systemer og utvikling av verktøy som gjør det mulig å finne frem i de store materialmengdene. Det er også mulig å tenke seg utvikling av systemer som i større grad sikrer kontroll og styring av store virksomheter. Det er et spørsmål om å satse tilstrekkelige midler på programvare og menneskelig arbeidskraft til å oppnå slike mål dersom det er ønskelig. Det vil selvsagt spise opp en del av gevinsten ved bruken av ny teknologi. Det forhold at i og for seg ønskelige teknologiske endringer har både utilsiktede og ufonitsette konsekvenser, noen av dem dramatisk negative, er vel kjent. Fonirensningsproblemene som fulgte av den moderne industriutvikling er et åpenbart eksempel. Spørsmålet er hvordan og hvor raskt problemene søkes løst. De av oss som arbeider med samtidshistorie, støter allerede nå på problemene i form av lakuner i kildematerialet, og større problemer med å følge en saksgang og etablere hvilke dokumenter som er de sentrale. Heller ikke dette er et prinsipielt nytt problem. Det vil alltid finnes uformelle kanaler som det er særlig vanskelig å kartlegge. Telefonen førte med seg lignende problemer med hensyn til å etablere sammenhenger og studere kommunikasjonskanaler. Men i IKT-sammenheng gjelder det ikke en tilleggskanal for kommunikasjon og informasjon, det gjelder hovedsystemet. Det er altså et påtrengende behov for systemer som sikrer størst mulig grad av klarhet og forutsigbarhet. Spørsmålet er hvor dramatiske konsekvensene 8
av implementeringen av IKT faktisk er. Lar de tekniske problemene seg løse, og hvor mye vil det eventuelt koste? En delløsning er å arbeide for standardisering, og å spesifisere metoder for lagring av data. Det kan være vanskelig nok sely i et lite land som Norge hvor det finnes flere titalls systemer for lagring bare i offentlig forvaltning. Og problemene gjelder ikke bare med kostnadene ved å knytte til seg konsulenthjelp for de datatekniske tjenester, men også med gjennomstrømningen av teknikere som arbeider ned spørsmålene og systemene. Anslagene for hva arkivverket trenger for å kunne sikre forsvarlig behandling av det materialet som forvaltningen produserer, øker for hvert år. Det krever for tiden stor optimisme å tro at tildelingen av midler vil holde tritt med det økende behovet. Internasjonalt ligger likevel det statlige arkivvesen i Norge i forkant når det gjelder utviklingen av standardiserte systemer. Det kunne gi grunnlag for optimisme på lengre sikt når bevilgende myndigheter en gang oppfatter alvoret i de utilsiktede konsekvenser av innføringen av ny teknologi. Vanskelighetene er imidlertid ikke bare, og på lengre sikt ikke engang først og fremst, knyttet til spørsmålet om standardisering av arkiver. Kjerneproblemet i denne teknologidrevne prosessen er at de systemer vi i dag har, om få år vil være avleggs og avløst av andre. Vi risikerer da at det som i dag lagres, rett og slett kan gå tapt. Det er en bekymring som deles bredt i den vestlige verden. Amerikanerne som både har store ressurser og mangfoldige arkivsystemer, vil gå mer drastisk til verks enn standardisering for å sikre sine arkiver. I medlemsbladet for en av de amerikanske historikerorganisasjonene, Organization of American Historians, kunne USAs riksarkivar John W. Carlin i mai meddele at nasjonalarkivet i Washington, D.C. hadde inngått en avtale med National Scienee Foundation om et forsknings- og utviklingsprogram vedrørende etablering av elektroniske arkiver. Amerikanerne mener de står nær et gjennombrudd når det gjelder oppbevaring av arkiver generert av datamaskiner. Enkelt uttrykt, sier Carlin, vil et slikt arkiv kunne bevare en hvilken som helst elektronisk produsert kilde, løse den fra sitt opprinnelige format, bevare det uendelig, og gjøre det mulig for dem som ønsker det, å lese dette materialet på et hvilket som helst nåværende og fremtidig system. Systemet som søkes utviklet, skal også tilpasses ulike materialmengder, slik at det kan benyttes til massive mengder så vel som til mer beskjedne delstatsarkiver og lokale arkiver. I dette arbeidet har nasjonalarkivet i fellesskap med flere andre interesserte institusjoner inngått samarbeid med San Diego Supercomputer Center. Her har også Defense Advanced Research Projeets Ageney gitt sin støtte. Selv om amerikanerne nærmer seg problemet langs andre linjer enn det norske arkivverket, er tankegangen som ligger til grunn for den store vitenskapelige innsatsen, langt på vei den samme. Det er nødvendig å sikre for fremtiden materiale som er generert gjennom den nye teknologien, samtidig som kildene bevares i sin opprinnelige tilstand. Dette er viktig ikke bare, og kanskje ikke først og fremst, for historikere, men også for offentlig forvaltning, for privat næringsvirksomhet og andre institusjoner. Kjernepunktet er at slik virksomhet strekker seg over flere generasjoner informasjonsteknologi. Carlin sier: «Slik virksomhet kan lammes dersom slike arkiver bli utilgjengelige som følge av at formatet er gått ut av bruk.» Carlin er optimist, men han legger ikke skjul på at oppgavene er både vanskelige og kostnadskrevende. Når jeg som historiker understreker at de problemer vi står overfor, primært er av almen samfunnsmessig art snarere enn et spesialproblem for en yrkesgruppe, har det flere årsaker enn hensynet til det alrnene vel: Vi historikere er vant til å arbeide med vekslende informasjonsmengder. Studiet av middelalderen har foregått på et langt spinklere kildegrunnlag enn det som vil være tilgjengelig for vår nære fortid selv om de elektroniske kilder for en stor del går tapt. Vi trenger heller ikke hele det detaljerte materiale som forvaltningen og enkeltindivider av økonomiske og rettslige grunner trenger tilgang til. Det betyr ikke at historikere stiller seg likegyldig til at store arkiver går tapt, men det vil neppe for- 9
tone seg som noen katastrofe for faget totalt sett. Derimot vil det åpenbart kunne få alvorlige konsekvenser for deler av den politiske historien, utenrikspolitikk som innenrikspolitikk, siden det vil bli svært vanskelig å rekonstmere politiske beslutningsprosesser på en tilfredsstillende måte. Det vil selvsagt også gjøre det svært vanskelig å drive forvaltningspolitiske studier op.; økonomisk-historiske studier i offentlig så vel som i privat sektor. Ytterligere en utilsiktet konsekvens av IKT kan altså bli en enda sterkere vridning enn den vi i dag, kan registrere i retning bort fra den tradisjonelle politiske og statsorienterte historieforskning. Det innebærer altså at ikke bare kan arkivene forsvinne, men at også den arkivbaserte kunnskap som historikerne bidrar med, vil bli vesentlig svekket. Det er risikoen for at arkiver skal gå tapt som i øyeblikket er det mest presserende problemet. Samtidig er det et behov for bedre systemer, og for å utvikle bedre kassasjonsrutiner, fordi IKT har medført en eksplosjon i mengden arkivalia. Allerede før innføringen av IKT var arkivene i mer utviklede stater i ferd med å få et slikt omfang at de for studier av større temaer og prosesser ble noe nær uhåndterlige for så vel historikere som andre brukere. IKT har forsterket problemet. Den metodisk bevisste historikerens holdning til kildespørsmålet kan oppsummeres slik: «Så lite som mulig - dog så mye som nødvendig.» Det er behov for en bedre avklaring av hva som skal oppbevares. I innføringen av IKT ligger altså ikke bare betydelig, rasjonaliserings- og effektiviseringsevinster, men også trusler mot vår kollektive hukommelse. Arkivtap er bare den mest dramatiske av dem. Artikkelen har fidligercvært trykt i.-1jienposten den 7. august 2000. den gjengis her med tillatelse fra tarfatteren ag.4ftenp0ste1l. bigbird> «Ord over grind...» LanchkapNbilde. Tidlig ra I 950-taIlet Lokalhistorisk Fotograf: litteratur fra: Ro aland Historie- o Les om mennesker i middelalderens Sør-vest Norge i «Brev til Paven». Boka inneholder hittil ukjente brev fra Vatikanets botsarkiv i Roma. Rikt illustrert. Kr. 295,- Oekonomisk. til Reise i//re Stat,arki,et i Statanger. Ætteso ela. 1 ' «Oekononaske Reise til Lister og Jedderen». En studiereise foretat av løytnant Flor i 1810. Pris kr. 225,- I tillegg til disse flotte bøkene har vi et stort utvalg av lokalhistorisk litteratur for salg ved vårt lagskontor. Medlemskap koster 250,- pr år. Inkl. i denne prisen er årboka «Ætt og Heim» og kvartalskriftet «Sydvesten». Rogaland Historie- og Ættesogelag Berg,elandsgt. 30, 4012 Stavan2er Tlf.: 51 89 56 36 E-post: historie(wonline.no Inustrering cl det digitale </bigbird> langtithdagring,forntatet XML 10
Borreprosjektet scanning av kommunalt arkivmateriale Høsten 1999 ble det fattet et vedtak av Borre kommune i Vestfold. Vedtaket gikk ut på at kommunen ønsket å gjøre eiendomsarkivet ved teknisk etat elektronisk tilgjengelig for saksbehandlerne. Bakgrunnen for dette vedtaket var at kommunen skulle bygge nytt rådhus, og dette førte til at avstanden mellom saksbehandlerne og arkivet ble lang. For å gjøre saksbehandlingen mer effektiv valgte man altså å skanne hele eiendomsarkivet. Skanning av nye saker ble startet 01.01.2000, men den eldre, eller historiske delen av arkivet utgjorde selvfølgelig et større problem. Som medlemskommune i IKA Kongsberg var det naturlig for kommunen å ta kontakt med oss for å få faglig bistand. IKA Kongsberg så dette prosjektet som en stor utfordring, og som en mulighet til å utvikle egen kompetanse på dette området, noe vi er sikre på at andre medlemskommuner vil dra nytte av senere. Av forskjellige årsaker ble prosjektet utsatt en periode, men på ettervinteren 2000 kom vi i gang med de første forberedende møtene. IKA Kongsberg stilte med prosjektleder, og ansatte i tillegg en person på heltid som jobber med selve skanningsprosessen. Denne stillingen er finansiert av Borre kommune. Ordningsgrad og tidsplan ble diskutert, men det er klart i ettertid at verken IKA Kongsbergs representant eller noen av kommunens representanter hadde et realistisk begrep om prosjektets størrelse sett i forhold til tidsforbruk. Det materialet som er aktuelt for digitalisering :-)estår av en byggesaksserie på ca. 115 hylleme±er, en oppmålingsserie på ca. 18 hyllemeter og en serie med reguleringsplaner på ca. 10 hyllemeter. Byggesaksserien er, foruten å være den største serien, også den serien som er mest tidkrevende pr. hyllemeter. Dette kommer av at det er mye gammelt materiale i denne serien, noe som fører til at man må ta kopi av en del originaldokumenter før innskanning. Materialet består i tillegg av mange forskjellige papir- Scannin., Fanograf: ORcit. IKA Rogaland formater, noe som gjør selve innskanningsprosessen mer tidkrevende. Oppmålingsserien og reguleringsplanene ser i utgangspunktet ut til å være enklere å håndtere. Det tekniske utgangspunktet for prosjektet var minimum to fulltids arbeidsstasjoner i tillegg til en arbeidsstasjon som kunne brukes av og til. Det bemanningsmessige utgangspunktet var en fulltidsstilling pluss tre halve stillinger i tillegg til prosjektleder. Situasjonen har imidlertid, av forskjellige årsaker, gjennom hele prosjektet vært en fungerende arbeidsstasjon, og en fulltidsstilling i tillegg til prosjektleder. Ordningsprinsippet i det digitaliserte arkivet er som følger: Hvert gårds- og bruksnummer blir registrert som en sak i systemet. Hver -handling", dvs, for eksempel nybygg, påbygg, ombygging, fasadeendring, bruksendring osv, blir registrert som et dokument. Vi har med andre ord flyttet den faktiske sak og det faktiske dokument ett nivå ned i sak-/arkivsystemet, noe som fører til at vi får en lavere ordningsgrad i den historiske databasen enn i den aktive databasen som ble påbegynt 01.01.2000. For etterbruken av den historiske databasen vil dette likevel ikke ha så stor betydning fordi hver enkelt "handling" er søkbar, og fordi hver enkelt "handling" ikke inneholder uoverkommelig store mengder skannede sider. 11
Før selve digitaliseringsjobben tok til ble det klart at noen omfattende ordning, med kassasjonsvurdering av hvert enkelt dokument i papirarkivet, ikke kunne bli aktuelt. Dette ville etter prosjektleders syn være altfor tidkrevende. Det er på den annen side meningsløst å gå så grundig gjennom et arkiv av denne typen, som en digitaliseringsprosess krever, for så å sette papirarkivet tilbake i samme uordnede stand. Papirarkivet blir derfor renset for stifter, binders og lignende, rene dubletter fiernes, hver "handling" blir samlet og lagt i nye legg som blir merket med aktuell påskrift og "handlingene" blir sortert i kronologisk rekkefølge. Vi har startet med den delen av serien som av Teknisk etat ble gitt høyest prioritering, nemlig Horten sentrum. Her har vi funnet mange eldre og større bygninger med svært fyldige byggesaksmapper. Materialet består av mange forskjellige papirformater, noe som gjør selve innskanningsprosessen mer tidkrevende. Vi antar at byggesaksserien blir enklere og håndtere når vi flytter oss ut i villastrøkene. Ved selve innskanningen av materialet har enkelte ting vært enklere enn forventet mens andre ting har vært vanskeligere. Vi forventet at skanneren ville takle det eldste materialet dårligere enn det som faktisk har vært tilfelle. Det har ikke vært noe problem og skanne dokumenter av eldre papirkvalitet såfremt disse ikke har vært alt for krøllete i kantene. Dokumenter som kun har vært krollete i overkant har blitt skannet inn opp ned for og redusere antall kopier. Disse har en anledning til og snu i skjermbildet. ren greid og skanne. Disse har vi kopiert før innskanning. Rent praktisk kan vi nevne at vi har registrert inn en del informasjon som en tilleggsopplysning i Acos Websak, for eksempel opplysninger om papirets fysiske tilstand. Det er også registrert inn som tillegsopplysning om antall bygningstegninger som har vært større enn A2 slik at de ikke er skannet. Vi har registrert om det finnes fotografier vedlagt til søknadene. Vi har ikke skannet fotografiene da det ble for dårlig kvalitet. Siden starten har vi fått skannet inn 460 byggesaksmapper, dette utgjør ca 9 hyllemeter. Dersom dagens tekniske og bemanningsmessige status opprettholdes, og vi forutsetter samme ordningsgrad og framdrift i arbeidet, har vi satt i gang et prosjekt som vil være ferdig om ca. 6 år. Dette er selvfølgelig ingen ønskelig situasjon sett fra verken IKA Kongsbergs eller Borre kommunes side, men tidsrammen for prosjektet kan, etter vårt syn, kun strammes inn ved hjelp av tekniske og bemanningsmessige forbedringer. Dette er noc vi jobber med og finne en løsning på. Av: Torleif Lind og Ina Halle-Knutzen, IKA Kongsberg cj1 1=3 Det har også vært mulig og brette A3 ark dobbelt slik at vi har kunnet skanne papir størrelser helt opp til A2 format. Av problemer som kan nevnes har vært «glatt» papir av nyere dato. Skanneren har problemer med og trekke denne type ark frem. Derfor har vi ofte vært nødt til og kopiere den type materiale. Byggesakstegninger med rødt blekk samt tegninger på gjennomslagsark har ikke skanne- 12 C=1 ( eil.
Godkjenning av Noark-systemer Artikkelen tar sikte på å belyse spørsmål som vil dukke opp for kommuner/organisasjoner som skal skifte eller oppgradere sakiarkivsystemer etter NOARK 4-standard. Artikkelen er i sin helhet basert på Riksarkivarens Opplegg for godkjenning av Noark-systemer, fastsatt 18. nov.1999. For elektronisk saksbehandling og journalforing skal kommunale og fylkeskommunale organer bruke et arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden. Nye systemer skal være godkjent av Riksarkivaren før de tas i bruk (jf. forskriften til arkivloven, 2-9). Riksarkivet har kommet med bestemmelser for hvordan denne godkjenningen skal gjennomføres (fastsatt av Riksarkivaren 18. november 1999). Opplegget for godkjenning omfatter ikke offentlige organers individuelle innføring og bruk av systemer. I tråd med arkivforskriften forventes organene å bruke systemer som på forhånd er godkjent som Noark-systemer. Riksarkivarens praktiske godkjenning av Noark-4-systemer baseres på en kombinasjon av to tiltak: Systemprodusentene skal utfylle en egenerklænn-ned opplysninger om hvilke formaliserte funksjoriskrav fra Noark-4 som oppfylles. Egenerklæring.-n gis på et eget formular utformet av Riksarkivaren. Dette formularet kan hentes ned fra : www.riksarkivet.no B) Det vil i tillegg bli foretatt en konkret uttesting av systemets avleveringsformat. For dette formålet blir produsenten bedt om å levere prøver / eksempler på avleveringsfiler fra systemet, eventuelt om å stille en versjon av systemet med et relevant utvalg registrerte data til disposisjon for Riksarkivaren. Hvordan dette skal skje blir nærmere avtalt med den enkelte programvare leverandør. Leverandørenes egenerklæring Produsenten selv skal i en egenerklæringen gi en oversikt over de funksjonskrav fra Noark-4 som systemet fullt ut følger. En kontroll av produsentens egenopplysninger vil på noen viktige punkter ligge innbygd i Riksarkivarens uttesting av systemets avleveringsformat. Dette er en egenerklæring "på ære og samvittighet" og Riksarkivaren foretar ikke en omfattende og detaljerte gjennomgang som kreves for å vurdere om hvert enkelt funksjonskrav er riktig og fullstendig implementert i systemet. Formålet med erklæringen er å kartlegge om sak/arkivsystemet omfatter funksjoner som kvalifiserer til godkjenning. For å kvalifisere til betegnelsen Noark-4-system må systemet oppfylle basiskravene som er gitt i Noark-4. For å kvalifisere til bruk for elektronisk arkivering av saksdokumenter krever Riksarkivaren at systemet i tillegg oppfyller de aktuelle 02- kravene i Noark-4. Alle funksjoner som fra produsenten oppgis å oppfylle Noark-krav, skal være korrekt og komplett implementert i systemet. Det forutsettes at produsenten foretar de nødvendige utbedringer i de tilfeller feil eller mangler i forhold til kravene i Noark-4 senere påvises av brukere av systemet. Dette er nyttig i forhold til anskaffelse av sak/arkivsystemer, da kjøper er dekket mot å sitte med et system som ikke er Noark 4 godkjent. 13
Riksarkivaren forbeholder seg rett til eventuelt å tilbakekalle en godkjenning dersom påviste feil av alvorlig art ikke blir rettet opp av leverandoren av systemet.. Godkjenningen Det vil være to grader av godkjenning: 1. som Noark-system uten fullstendig implementering av elektronisk arkiv. 2. som Noark-system inkludert fullstendig implementering av elektronisk arkiv. Det r,is ikke s esifikk godkjenning for utvidede krav knyttet til integrert e-post, integrasjon med saksbehandling og utvalgsbehandling i Noark-4. Men med utgangspunkt i produsentenes egenerklæringer og vurderingen som er foretatt i tilknytning til godkjenningen, vil Riksarkivaren bekjentgjøre en oversikt over systemer hvor disse utvidede kravene er implementert denne oversikten vil bli oppdatert når det forekommer endringer. Dette betyr at de som skal anskaffe nytt system hele tiden kan være oppdatert på dette via Riksarkivets hjemmeside. Godkjenning for elektronisk arkivering 01 kravene i Noark 4 må ikke nødvendigvis være implernentert i et elektronisk sak/arkiv system. Bruk av et elektronisk arkiv basert på 02-kravene i Noark-4, kapittel 5, kan tenkes organisert på forsvarlige måter også uten at 01 -kravene (dvs, kravene til en utvidet versjon) er implementert. Noen utvidete funksjoner kan være unødvendige hvis elektronisk arkivering skal utføres i et sentralarkiv. Riksarkivaren vil derfor ikke gjøre en godkjenning for elektronisk arkiv avhengig av at disse kravene er oppfylt. For kommunene / fylkeskommunen likevel skal få den nødvendi e oversikt over oppfylte utvidede krav med støtte for el-arkivering, er det foretatt en gruppering av 01-krav i leverandorenes egenerklæring. Hensikten med dette er å gjøre det enklere for kjøpere av system å vurdere tilpasningen for alternative bruksmåter og organisasjonsløsninger. Egenerklæring Produsentens egenerklæring skal følge med ved saltz av et godkjent Noark-system eller ut- valgte moduler fra et slikt system. Erklæringen kan være i den originale formen som ble sendt til Riksarkivaren for godkjenning, eller i en oppdatert form. I systemer som er godkjent av Riksarkivaren, forutsettes produsenten fortsatt å ha ansvar for å rette opp eventuelle feil eller mangler ved innføringen av sak/arkivsysternet. Konklusjon Den nye godkjenningsordningen er begrenset til systemer som følger spesifikasjonene i Noark-4 (1999). Sak/arkivsystemer som bygger på eldre versjoner av Noark / Koark-standarden, og som av Riksarkivaren tidligere har vurdert å være i samsvar med eldre spesifikasjoner, ventes fortsatt å være i bruk en tid. Men nyutviklede systemer som bygger på eldre Noark-standard (versjon 1-3), vil ikke bli godkjent av Riksarkivaren. Det er pr. i dag kun ett godkjent Noark4 system, en oppdatert oversikt finnes på riksarkivets hjemmeside. Det godkjente systemet gjelder ikke i et fullstendig elektronisk arkiv. Av: Hallgeir Olsen, 1K4 Rogaland Kilder: Opplegg Ibr godajenning av Noark-systemer, fastsatt av Riksarkivaren 18.nov.1999. Tidlig vinterstemni; 1-otograf: 0. StaNarki,et Stnallger. Midten I 14
Samarbeid på Agder om kurs for arkivledere I snart to år har vi som driver propaganda for arkivforskriftene lagt hovedvekten på å gi informasjon. Gjennom et samarbeid som ville rørt statsministeren, har Aust-Agder-Arkivet og Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA) startet et eget arkivlederkurs med bakgrunn i de nye forskriftene. Arkivforskriftene slår fast hvilken sterk rolle kommunens arkivleder skal ha. Det gjelder særlig i kommuner som har definert seg som ett organ og det har de fleste gjort på Sørlandet. Plutselig har flere arkivledere fått lederansvar. I noen kommuner er dette bare snakk om en formalisering av eksisterende rutiner, mens i andre vil en oppfølging av forskriftene føre til revolusjonerende endringer. Alle de nye oppgavene og ansvarsområdene har gjort mange av arkivlederne usikre på om de vil mestre den nye rollen. Mangelen på kunnskap er stor for flere, mens andre føler behov for å gjenoppfriske gamle kunnskaper. Dette ønsket Aust-Agder-Arkivet og IKAVA å gjøre noe med. Høsten 2000 og vinteren/våren 2001 arrangerer derfor de to arkivinstitusjonene et felles arkivlederkurs. Gjennom seks todagers-samlinger skal arkivlederne på Agder etter planen rustes til å møte den nye virkeligheten som arkivforskriftene gir dem. Blant temaene på kjøreplanen er utøvelse av depotfunksjon, edb-baserte journalsystemer, lederoppgaver, samt en del temaer knyttet til arkivdanningen. Det vil også bli lagt opp til hjemmeopppgaver mellom samlingene. For de arkivlederne som føler seg trygge på flere av temaene, eller som ikke har anledning til å møte på alle samlingene, vil det være mulig å melde seg på enkeltsamlinger. Kurset er på ingen måte ment som et alternativ til Arkivakademiet, men snarere en spore til å søke seg inn her etterpå. Derfor er det svært viktig at en fullføring av arkivlederkurset gir poeng ved opptak på Arkivakademiet. Det er flere grunner til at Aust-Agder-Arkivet og IKAVA går sammen om dette kurset. Når målgruppen kun er arkivledere, blir antallet kursdeltakere mer fordelaktig når to fylker samarbeider. Jo flere deltakere, dess lavere kostnader for kommunene. Dermed gis det større handlefrihet når det f.eks. gjelder å hente inn krefter utenfra. Hvis Aust-Agder-Arkivet og IKAVA skulle arrangert ett kurs hver, ville dette dessuten kostet arkivinstitusjonene betydelig mer av tid og ressurser som igjen ville gått utover tjenestetilbudet til kommunene. Nå kan Aust- Agder-Arkivet og IKAVA heller trekke på hverandres spisskompetanse for å tilby et best mulig kurs. I tillegg vil arkivlederne gjennom kurset knytte kontakter og motta nye impulser fra kolleger i nabofylket, som har mange av de samme utfordringene. I disse tider hvor ikke minst statsministeren stadig maser om behovet for større enheter og mer samarbeid på tvers av fylkesgrensene, hopper altså Aust-Agder-Arkivet og IKAVA uti det. Vi har god tro på at det ikke skal ende i et mageplask. Å arrangere et arkivlederkurs sammen kan heller ikke sammenlignes med å stupe fra 10-meteren, snarere 3-meteren selv for oss sørlendinger! Men at flere IKA'er og andre kommunale arkivinstitusjoner kan ha nytte av nærmere samarbeid, er neppe kontroversielt å si. I dette aktuelle samarbeidet er likevel fokuset for Aust-Agder-Arkivet og IKAVA først og fremst rettet mot arkivlederne, nøkkelpersonene i arbeidet med å sikre arkivene og arkivarbeidet i kommunene. Et samarbeid på tvers av fylkesgrensen var ikke et mål, men et middel, for å gi disse et best mulig kurstilbud. Av: Bjørn Tore Rosendahl, IKAVA 15
Arkivlokaler til besvær? Arkivforskriftenes 4-1; Allmenne krav til arkivlokale: «Alle rom der ein oppbevarar arkivmateriale over lengre tid, blir rekna som arkivlokale. Arkivlokale kan vere vanlege kontorrom eller spesialrom for arkiv. Arkivlokala hos offentlege organ skal gi arkivrnaterialet vern mot vatn og fukt, mot brann og skadeleg varme, mot skadeleg påverknad frå klima og miljø og mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge». I 4-11 fastsettes at alle offentlige organ skal gjennomføre en kartlegging av arkivlokalene sine og vurdere om de fyller kravene i forskriften. Som kjent er det Arkivverket, representert ved det stedlige statsarkiv, som har inspeksjonsmyndigheten i forhold til kommuner og fylkeskommuner. I forbindelse med kartlegging av arkivlokaler har sikkert din kommune/fylkeskommune fått brev fra det stedlige statsarkiv om innrapportering av arkivlokal-forholdene. Med brevet følger eget kartleggingsskjema. Hva kreves? Kapitel 4 i arkivforskriften forteller forholdsvis detaljert hva slags krav som stilles til arkivlokaler. Vi skal her peke på noen av de krav som stilles: Eldre og avslutta arkiv skal oppbevares i spesialrom for arkiv ( 4-2). Bortsettingsarkiv skal så langt råd er oppbevares i spesialrom for arkiv, men arkiv som er hyppig i bruk kan plasseres i vanlige kontorrom. Daglig arkiv kan plasseres i vanlige kontorrom. Arkiv som er hyppig i bruk/daglig arkiv Disse kan altså plasseres i vanlige kontorrom. Imidlertid stilles det også krav til vanlige kontorrom, spesielt hva gjelder vern mot brann. I 4-7, pkt 2 heter det at alle arkivlokaler skal klassifiseres etter de tekniske forskriftene til plan- og bygningsloven. I kontorrom skal bygningsdelene minst ha brannmotstandsevne REI 30 og utføres i materialer som er avgrenset brennbare. Bortsettingsarkiv skal så langt "råd er" følge kravene til spesialrom for arkiv. I arkivforskriftens 4-3 heter det at tilfluktsrom ikke kan nyttes som arkivrom, og det vil si at tilfluktsrorn ikke kan brukes som arkivrom for bortsettingsmateriale. Men det tillates at disse rommene kan brukes som arkivrom for oppbevaring av arkivmateriale som kan kasseres etter en tid. Vi kan forstå dette slik at tilsluktsrom for eksempel kan brukes som oppbevaringsrorn for regnskapsbilag. I forskriftens 4-7 pkt 2 heter det at spesialrom for bortsettingsarkiv skal bygningsdelene minst ha brannmotstandsevne REI 60 og utføres i materialer som er avgrenset brennbare. Fjernarkiv/arkivrom for eldre og avsluttede arkiv Bestemmelsen om at tilfluktsrom ikke lenger kan brukes som arkivrom medfører en del hodebry for mange kommuner og fylkeskommuner, fordi det er nettopp tilfluktsrom som til nå er brukt som f_jernarkivlokale i svært mange kommuner og fylkeskommuner. Arkivforskriftenes 4-7 pkt 2 krever at spesialrorn for eldre og avslutta arkiv, som i organet skal oppbevare for all framtid, skal bygningsdelene ha brannmotstandsevne REI 120 og utføres i ubrennbare materialer. Arkivskap som blir benyttet til bortsettingsarkiv og eldre og avslutta arkiv jfr 4-3 3. ledd, skal ha brannmotstandsevne EI 90 eller høyere. Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. De skal normalt ikke ha vindu. Det ser altså ut til at mange kommuner og fylkeskommuner nå står overfor forholdsvis store investeringskostnader hva gjelder opprusting av arkivlokaler! Men det finnes en mulig løsning for å kunne spare og rasjonalisere noe dersom man kan tenke seg samarbeid med andre kommuner. Kap 5 i arkivforskriften be- 16
handler spesielt eldre og avslutta arkiv. I 5-1 finner vi bestemmelser om at oppbevaring, sikring og betjening av eldre og avslutta arkiv og oppretting av egne arkivdepot. I siste setning i 5-1 heter det imidlertid: Kommunar og fylkeskommunar kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning. Kommuner og fylkeskommuner som er medlem av en interkommunal arkivinstitusjon har fått en utredning/henvendelse fra sin arkivinstitusjon om forespørsel om å delta i en slik ordning. Det ser ut til at mange kommuner er interessert i det. Utredning og planlegging av et felles arkivdepot er i gang i flere fylker. Imidlertid må kommunene utarbeide planer for utbedring av eksisterende lokaler som rommer daglig arkiv og bortsettingsarkiv slik at disse fyller kravene i forskriften. Frister for innsending av skjema og for utbedring av lokalene. Kartleggingsskjemaet skal være sendt det stedlige statsarkiv innen 1.1. 2002. Utbedringsarbeidene skal skal være gjennomført innen 5-10 år (fra og med 2002). Trenger du hjelp? Dersom din kommune er medlem av en interkommunal arkivinstitusjon kan du be om hjelp til å kartlegge arkivlokalene samt fylle ut skjemaet. Dersom kommunen din ikke er medlem av en interkommunal arkivordning, kan man søke råd hos det stedlige statsarkiv. Av: Berit Stie, Aust-Agder-Arkivet i koleraens tid I haugen av dubletter, trykksaker o.a. etter ordning av et sunnhetskommisjon/helserådsarkiv, kom vi over denne trykte instruksen for bekjempelse av kolera: INSTRUX for Sundhedscommisionens tilsynsmænd. Kopperne begynde med de sædvanlige Tegn paa Forkjølelse nemlig: Snue, Trykken og Banken i Panden, Riven i Arme og over Skuldrene og en smertelig Fornemmelse langs Ryggen, hos Mange derhos med Smerter i Halsen ved Synkning, undertiden Lysskye, ja endog Vildelser. Efterat dette har vedvaret gjerne 3 Dage, sees der i Ansigtet og senere paa Legemet røde Pletter enten runde eller aflange saa store som en lille Ert. Strax ere Pletterne glatte. 2den eller 3die Dag føler man under Pletten en liden Knude, der derpå hæver sig op til en lille med Vædske fyldt Blegn eller Koppe, der er omgiven med en lille rød Ring, og som ofte meget ligner en Baccineblegn. Denne Koppe tørrer efter flere Dage ind til Skorpe. Først naar denne Skorpe er affalden og Huden skiftet om den, er Sygdommen ophørt. Naar noget Tilfælde af ovenbeskrevne Sygdom (Kopper, Børnekopper) opstaaer, skal dette uopholdelig skriftlig tilmeldes Districtslægen, der da snarest mulig vil tilsee den Syge. Imidlertid besørger Tilsynsmanden opslaaet de lovbefalede Placater paa Gadedøren og Døren til den Syges Beboelsesleilighed. Naar Sygdommen er ophøret d.e. naar alle Skorper ere affaldne, begyndes Røgning, Rensning og Luftning af den Syaes Tøy paa følgende Maade: Alt Tøy, der kan vadskes, behandles paa den Maade. Alle den Syges Gang- og Sengklæder og Klæder, der have været udsatte for Smittens Paavirkning, hænges op paa Snore eller Stole i et Værelse. Man tager derpaa 2 toppede Spiseskeer af Røgnings-Pulveret paa en heel, glasseret Tallerken og overgyder dette med 2 Spiseskeer af Svovlsyren og omrører dette med en Træpinde, derved uddamper Chlor. Dette gjentages 3 Gange daglig. Om Natten sættes et eller et Par Vinduer aabne. Hermed vedblives 2 Dage. Placater maa ei borttages, førend Røgningen og Rensningen er færdig. Det er vel tvilsomt om denne hestekuren reddet liv. Den var vel mer et forsøk på å stoppe epedemien. Lokale sunnhetskommisjoner ble opprettet først som ad-hoc organer tidlig på 1830-tallet i forbindelse med varsel om eller utbrudd av kolera. Etter formannskapslovene i 1837 ble de kommunale. Sunnhetskommisjonene på landet skulle bestå av fogden/sorenskriveren, sognepresten/ residerende kappellan, en offiser distriktslegen/annen autorisert lege, lensmannen og 1-2 sognemenn. Etter formannskapsloven, nærmere bestemt i 1848, ble sognemennene erstattet med to formenn. De lokale sunnhetskommisjonene rapporterte til amtmannen. Av: Sigve Espeland; IKA Rogaland 17
Arkivet etter Bakkebø ein sentralinstitusjon for psykisk utviklingshemma ved Egersund Arkivet etter institusjonen Bakkebø er levert Interkommunalt Arkiv i Rogaland for ordning og deponering for Rogaland Fylkeskommune. Arkivet er historisk interessant no når ordninga med sentralinstitusjonar for psykisk utviklingshemma er avvikla, og omsorgen for psykisk utviklingshernma er desentralisert. Bakkebø har vore underlagt ulike forvaltningsnivå, institusjonen har vore både fylkeskommunal, kommunal i tillegg til privat stifting. Barna/ klientane som kom inn på Bakkebø var frå starten av frå heile landet før ein gjekk over til å ta inn barn/klientar frå nærområdet. Arkivet gir irmsyn i korleis synet på psykisk utviklingshemma har endra seg gjennom 40 år. Litt historikk Bakkebø var ein av sentralinstitusjonane for psykisk utviklingshernma i likeheit med Emma Hiorths hjem i Bærum og Nærlandheimen i Hå kommune. Det var få institusjonar og tilbod for psykisk utviklingshemma på deniæ tida, og det var lange ventelister for å koma inn på Bakkebø. Institusjonen vart stifta i 1947 og var i drift til 1994. Institusjonen var fyrst privat med statleg støtte, og vart seinare fylkeskommunal frå 1984. Til slutt hadde Eigersund kommune ansvaret for institusjonen frå 1992 og fram til avviklinga i 1994. Lokalitet Institusjonen var lokalisert på Slettebøleiren ved Eigersund, ein leir som hadde vore brukt som tysk rekreasjonsleir under andre verdskrii.z. Med utgangspunkt i ein del av bygningane i leiren og etterkvart mange nybygg, vaks det fram ein institusjon som på det meste romma fileire hundre klientar/brukarar. Kor kom klientane frå? Då institusjonen opna kom klientane/barna frå heile landet, fordelt etter innbyggartalet i kvart fylke. 1 1952 korn "landsplanen for åndssvakeomsorg" som innførte ornrådeinndeling i landsdelar, der kvart område vart leia av ein områdelege. Det førte til at Bakkebø gradvis under 8,,k4e1, Iiii Nk Leh-ukr, ct berre tok inn klientar frå område 4 som var Rogaland, Vest- og Aust-Agder. I 1953 var det i alt 240 barn på Bakkebø. 99 var frå område 4, 106 barn frå resten av landet, medan 348 barn stod på venteliste for å koma inn på institusjonenl Bakkebø vart overlatt til fylkeskommunen i 1984 og vart ein institusjon for Rogaland fylke. Kven hadde ansvaret for dei psykisk utviklingshemma? Det statlege tilbodet til psykisk utviklingshemma var lite utbygd på midten av forrige århundre. Derfor vart Bakkebø skipa på privat initiativ frå lærarane Leiv og Kiss Tveit som hadde organisasjonen Raude Kors i ryggen. -27. februar kom Kiss og Leiv Tveit til EL!ersund for a be,-ynne arbeidet med bytge arbeidsskole og bjem for andssvake etter opdralt fra Norges Rode Kors.-= Ein av målsettingane for institusjonen var å gi psykisk utviklingshemma barn opplæring og skulegang, noko som ikkje var ein sjølvsagt rett for psykisk utviklingshemma på den tida. Røde Kors tok på seg kostnadene til oppbygginga av institusjonen. Staten garanterte for 4/10 av driftsutgiftene for kvar klient. Dei resterande 6/10 av driftsutgiftene pr. klient måtte dei føresette betala. Denne delen betalte etterkvart kommunane der klientane var heimehøyrande. Det økonomiske ansvaret til kommunane vart stadfesta med "betalin2slova" i 1950, ei lov som fastsette at 18
kommunane hadde det økonomiske ansvaret for dei psykisk utviklingshemma. Det er verdt å merka seg at det offentlege enno ikkje hadde lovpålagt ansvar utover det økonomiske for dei psykisk utvklingshemma. Dei hadde framleis ikkje rett til opplæring eller skulegang. Då fylkeskommunane vart oppretta i 1970, fall dei psykisk utviklingshemma inn under lova om sjukehus. "Helsevernet for psykisk utviklingshemma" (HVPU) vart innført og avløyste "betalingslova" frå 1950. Det låge offentlege engasjementet for dei psykisk utviklingshemma gjorde at personleg initiativ og innsats frå veldedige organisasjonar kom til å spela ei viktig rolle for institusjonar som Bakkebø. Tilskot frå Raude Kors og gåver frå private var avgjerande for at Bakkebø vaks med kontinuerlege nybygg og utbetringar. Økonomiske tilhøve gjorde at organisasjonsforma vart endra frå å vera underalgt Røde Kors til å bli ei mild stifting. Formålet med dette var at institusjonen sjølv kunne arrangera innsamlingar til nybygg som til dømes Bakkebø Kapell, ei kyrkje som vart bygd på området. Namneendringar Denne organisastoriske endringa førte til at institusjonene endra namn frå "Norges Røde Kors, Bakkebø" til "Bakkebø Hjem og arbeidsskole, opprettet av Røde Kors". Då fylkeskommunen overtok institusjonen vart namnet igjen endra til "Bakkebø. Sentralinstitusjon for psykisk utviklingshemmede. Opprettet av Røde Kors." Arkivet etter Bakkebø Namnet til institusjonen er endra etter ulike organisasjonsformer og eigartilhøve, men arkivet etter organisasjonen er ikkje periodisert eller avslutta på nokon måte som følgje av endringane i organiseringa. Ein kan ikkje spora desse endringane i arkivet, slik at arkivet framstår som ei eining. Arkivet er ikkje periodisert, men består derimot av mange seriar som går over fleire tiår. Dei viktigaste arkivseriegruppene er styreprotokollar og andre møtebøker, brevjournalar, saksarkiv, klientarkiv inkludert rapportbøker, personalarkiv, regnskap, foto og avisutklypp. Ordningsarbeidet var til dels svært utfordrande, fordi saks- og korrespondansearkivet var ordna på ulike måtar i det same tidsrommet. Det var også prega av det som kunne verka som vilkåleg ordning av saksmapper, i tillegg til at ulike ordningsmåtar glei over i kvarandre. Det opphaveleg proveniensen var truleg broten i denne delen av arkivet. Det såg også ut som om deler av saksarkivet hadde vorte omorgansiert av arkivpersonalet på institusjonen. Det kunne altså sjå ut som om proveniensen var broten både på initiativ av institusjonen og som føgje av flytting eller bortsetting av arkivmateriale. Unntaka er personal- og klientarkivet som var alfabetisk ordna og lett å rekonstruera. Dette galdt også det omfattande rekneskapsarkivet. Saks- og korrespondansearkivet var det som sagt, til dels vanskeleg å finna nokon samanheng i. Det er prega av fleire ordningsprinsipp. Vi kunne skilla ut ein del av korrespondansen som var organisert alfabetisk etter adressaten, og ein annan del etter "Arkivplan for helseinstitusjoner", ein arkivnøkkel utgitt av Sem og Stenersen a.s.. Men ein stor del av saksarkivet ved avlevering etter det IKA kunne sjå, ikkje ordna etter arkivnøkkel. Ein del mapper var likevel påført ein arkivkode som viste til ein felles journal og arkivnøkkel som var utarbeidd på institusjonen. IKA valte å rekonstruera denne arkivnøkkelen i ordningsarbeidet som ein eigen serie, sjølv om desse mappene låg sarnan med mapper som ikkje var koda. Det viste seg også at ein del av mappene som var journalførte i joumalen mangla. Det kunne sjå ut som om journalen til serien var ført i ettertid, kanskje var arkivet sortert og arkivert etter at det var gått ut av bruk. Merkinga av mappene i serien var ikkje særleg haldbar, mappene var merka med små kvite klisterlappar som lett kunne falla av. Saksmappene utan arkivkode vart sor- 19
terte etter tema av IKA fordi ein opprinneleg arkivnøkkel eller ordningsmåte ikkje kunne rekonstruerast. Ved å ordna dette tematisk letta ein også bruken av arkivet i ettertid. Saks- og korrespondansearkivet enda slik opp med å bli registrert som 4 ulike seriar der både tidsperiode og saker til dels er overlappande. Ein grunn til at det var vanskeleg å finna eventuell proveniens i deler av saks- og korrespondansearkivet, kan vera at arkivet vart deponert Interkommunalt Arkiv i Rogland i 6 avleveringar. Bakkebøarkivet innheld også arkivstykke med uklar proveniens. Vi fann til dømes ei møtebok for fellesutvalet (1974-1975) i arkivet. Fellesutvalet var eit utval som var nedsett av fylkeslegen i Rogaland og sjukehusdirektøren for utgreia og planlegga densentralisert omsorg for psykisk utviklingshemma i Rogaland. Styra for institusjonane Bakkebø og Nærlandheimen vart bede om å ta på seg dette arbeidet. Protokollen til utvalget er truleg i arkivet etter Bakkebø fordi styraren for Bakkebø var sekretær for utvalet. Tilgang til arkivet Bakkebøarkivet er eit arkiv frå ein institusjon som har vore lagt til ulike forvaltningsnivå, Bakkebø har vore både privat, fylkeskommunal og kommunal. Heile arkivet etter institusjonen er heldigvis holdt samla likevel og er å finna hjå Interkommunalt Arkiv, deponert av Rogland fylkeskommune. Torid hilen anxrurlig oriloiogro ar Bakkelwarkiret Fotograf: 1 Iallgeir Olson, IKA Rogaland Arkivet er til saman på ca. 50 hyllemeter, og inneheld styreprotokollar med vedlegg, brevjournalar, saksarkiv, klientarkiv inkludert rapportbøker, personalarkiv, rekneskap, foto og avisutklypp. Arkivet er registrert i Asta (Arkivsystem for alle), ein søkbar database for arkiv. Arkivet med tilhøyrande arkivkataolg er tilgjengeleg for bruk på lesesal. Av: Turid Holen, IKA Rogaland Kjelder: - Ugland, Agnes Varen (1988), Bakkeho 1948-1988 Røde Kors Gavefond, Bakkebø - Innstilling.fra rammeplanutvalget.for HVPU i Rogaland (1986) - Styreprotokoll for Bakkebø-styret No. 1 1948-1959 Fotnoter: ' Agnes Varen Ugland Bakkebo 1948-1988(1988) s. 39 = Forord til første styreprotokoll for Bakkebø, signert Leiv Tveit. Landets eldste og fortsatt "levende" valgprotokoll? Med tillatelse fra Gjerstad kommuen og Agderposten har vi kopiert artikkel fra avisen "Agderposten" 26. juni i år (neste side). I artikkelen framgår det at valgprotokollen som vises på bildet første gang ble brukt i 1898. Kontorsjef og ordfører er med rette tydelig stolte av den fine protokollen. Kontorsjef Egil Nic. Haugland har vært protokollfører siden 1983. Han sier at det fortsatt er plass til valgresultatene for 2003 og 2007. Protokollen vil dermed være gjeldende innenfor 3 århundrer og 2 årtusener. I følge Agderposten finnes ikke maken til denne protokollen. Det vil vi gjerne få bekreftet eller avkreftet. Finnes det en kommune som kan oppdrive maken? 1 så fall send bilde og faktaopplysninger om protokollen til Arkheion-redaksjonen. Artikkelen er skrevet av journalisten Tore Onsaker og inngikk i artikkelserien «Sommerpatruljen», og gjengis på neste side. Artikkelen slik den pressenteres her er lastet ned fra internett og i form tilpasset sideformatet i Arkheion. 20