KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV Vektertjenester ved Oslo kemnerkontor
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.4.3 Forbud mot sosial dumping... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Prosedyre... 5 2.2 Tilbudsfrist... 5 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Ønsket presentasjonsform... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Deltilbud... 6 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 6 2.9 Opplysningsplikt... 7 2.10 Taushetsplikt... 7 2.11 Offentlighet... 7 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 7 2.13 Forbehold... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 8 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 8 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 4.1 Registrering og åpning av tilbud... 9 4.2 Tildelingskriteriene... 9 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 9 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Oslo kemnerkontor, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av Vektertjenester ved Oslo kemnerkontor. Oslo kemnerkontor er en kommunal etat underlagt byrådsavdeling for finans. Oslo kemnerkontor er med ca. 300 ansatte landets største skatteoppkreverkontor. Kemnerkontorets hovedoppgaver er: Regnskapsføring, fordeling og innkreving av skatt, skattetrekk og arbeidsgiveravgift Informasjon til og kontroll av arbeidsgivere Regnskapsføring og innkreving av kommunale avgifter og parkeringsgebyr Inkasso på vegne av kommunens virksomheter Legatforvaltning saksbehandling og forvaltning av kommunens legatvirksomhet Oslo kemnerkontor er lokalisert i Pilestredet 33. Oslo kemnerkontor skal gjennomføre en anskaffelse av vektertjenester ved vårt kontor i Pilestredet 33. Anskaffelsen omfatter stasjonær vekter på dagtid og mobilt vakthold utenom kontorets åpningstider. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Ingrid Glenndal E-postadresse : drift@kem.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med denne anskaffelsen er å sikre tilgang på kompetente vekterressurser fra godkjent vekterselskap. Vekternes hovedoppgave er først og fremst å ivareta de ansattes sikkerhet og å bidra til en smidig og god håndtering av fremmøtte kunder og besøkende. Dernest er det viktig å sikre vern om informasjon og materielle verdier. Vektertjenesten som skal anskaffes består av: Stasjonært vakthold i oppdragsgivers lokaler Mobilt vakthold i oppdragsgivers lokaler Alarmoverføring Alarmutrykning ved behov Nærmere om omfang og innhold i tjenestene vil fremgå av vedlagte kravspesifikasjon. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 3
1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 45 Kunngjøring av konkurranse 47 Tilbudskonferanse/befaring 24.11.14, kl.11:00 Tilbudsfrist 24.11.14, kl.12:00 Tilbudsåpning 49 Evaluering og innstilling på valg av leverandør 49 Utsendelse av tildelingsbrev 49-51 Karensperiode 51 Kontraktsinngåelse 05.01.15 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres i perioden 05.01.2015 til 31.12.2015. For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for ytterligere 1+1 år på uendrede vilkår. Kontraktsperioden er kort på grunn av regjeringens forslag om statliggjøring av alle skatteoppkrevere fra 01.01.2016. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt (vedlegg 2) med tilhørende standard kontraktsvilkår for Oslo kommune (vedlegg 3). Se spesielt kontraktens kap. 8 om endringer i standardkontrakt vedrørende oppdragsgivers sanksjonsmuligheter ved manglende leveranse. 1.4.3 Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse vektertjenester ved Oslo kemnerkontor, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 4
Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. Henvendelser som mottas senere kan ikke forventes å bli besvart. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i Oslo kommunes anskaffelsesportal. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 24.11.2014 kl. 11:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud og Vektertjenester ved Oslo kemnerkontor. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Oslo kemnerkontor Adresse: Pilestredet 33 Ekspedisjonens åpningstid er kl. 08:15-15 hverdager. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. pkt. Skilleark Signert tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning jf. punkt 2.3 1 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 5
Dokumentasjon Jf. pkt. Skilleark til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest jf. punkt 3.2 2 Merverdiavgiftsattest jf. punkt 3.2 3 HMS-egenerklæring (se vedlegg 5) jf. punkt 3.2 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske jf. punkt 3.3.1 5 stilling; Firmaattest Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske jf. punkt 3.3.1 6 stilling; Dokumentert tillatelse Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske jf. punkt 3.3.2 7 stilling; Årsrapport siste år (2013) og nøkkeltall for omsetning og resultat for de to foregående (2012 og 2011) Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige jf. punkt 3.3.3 8 kvalifikasjoner; Oversikt over ansatte Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige jf. punkt 3.3.3 9 kvalifikasjoner; Redegjørelse om erfaring fra tilsvarende oppdrag Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige jf. punkt 3.3.3 10 kvalifikasjoner; Dokumentasjon på kvalitetssikringssystem Øvrig dokumentasjon iht kravspesifikasjon jf. vedlegg 1 11 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriet fullstendig utfylt jf. punkt 4.2 12 prisskjema (se vedlegg 4) Elektronisk utgave av tilbudet og sladdet versjon jf. punkt 2.3 13 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 20.12.2014. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse, tirsdag 18.11 klokka 09.00 i Pilestredet 33. Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Leverandøren bes om å gi tilbakemelding til oppdragsgivers kontaktperson om hvem (navn og firmanavn) som skal delta på befaringen senest dagen før befaringen. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 6
Referat fra tilbudsbefaringen og tilbudskonferansen sendes uten ugrunnet opphold til samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget og/eller kunngjøres i Oslo kommunes anskaffelsesportal. Reiseutgifter med videre i forbindelse med tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte leverandør. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 7
3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren Leverandøren skal ha tillatelse til å levere vakthold og sikringstjenester iht. Lov om vaktvirksomhet av 5. januar 2001 nr. 1. er etablert. Dokumentert tillatelse til å utøve ervervsmessig vaktvirksomhet. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren må ha god økonomisk og finansiell stilling. Dokumentasjonskrav Årsrapport siste år (2013) og nøkkeltall for omsetning og resultat for de to foregående (2012 og 2011). Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å Det skal gis en skriftlig oversikt over foretakets ansatte i Norge, fordelt på operative og administrative ansatte. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 8
Krav levere de tilbudte tjenester i løpet av avtaleperioden, iht. kravspesifikasjon. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det skal gis en redegjørelse om erfaring fra minst tre tilsvarende oppdrag de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, størrelse på oppdrag, tidspunkt, samt navn på mottaker av tjenestene. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Det skal leveres dokumentasjon på selskapets kvalitetssikringssystem. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. * * * Dato: 06.11.2014 Astri Marija Rosenqvist, kemner VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 9
Vedlegg 2: Kontraktsformular Vedlegg 3: Standard kontraktsvilkår Vedlegg 4: Prisskjema Vedlegg 5: HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 10