UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE UNIVERSITETSSTYRET

UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE UNIVERSITETSSTYRET Dato: Onsdag 02.04.2014 Sted: Campus Ås, Styrerommet Tid: 09.00 15.30 Tilstede: Alf Bjørseth, Anne Storset, Camilla Kielland (unntatt sakene 46 47), Marianne Harg, Marit Engelsjord Negård (unntatt sakene 46 47), Morten Sørlie, Per Rønning, Ruth Haug, Siri B. Hatlen, Trond Langseth, Alf Bjørseth, Jens Oddershede (unntatt sak 47) Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse, Jan Olav Aasbø, Lise Gorseth, Øystein Johnsen. På deler av møtet deltok: Terje Holsen, Knut Moksnes, Kjersti Sørlie Rimer, Kristin Kreul, Jan Aldal, Hans Christian Sundby, Ragnar Øygard, Evensen, Hans Gran, Paul Stray Protokoll: Lise Gorseth 34/2014 Godkjenning av sakliste, samt protokoll fra 05.03.2014 Universitetsstyret godkjenner sakslisten og protokollen fra 05.03.2014 godkjennes. 35/2014 Referat fra IDF møtet 31.03.2014 Referat fra sentralt IDF møte 31. mars 2014 ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. Rektor orienterer på neste styremøte om utviklingen av dialogen med de tillitsvalgte. 36/2014 Orienteringssaker fra Styreleder Ingen orienteringer Rektor EAEVE akkrediteringen Oppfølging institutter i økonomisk ubalanse Utviklingen av NMBU til én organisasjon Siden sist Svart arbeid underleverandører Søråsjordet NMBU Universitetsstyret Møtedato 02.04.2014

2 EAEVE akkrediteringen Universitetsstyret registrerer med tilfredshet at NMBU ble innstilt til EAEVE akkreditering. Styret retter en stor takk til alle som har bidratt til å få realisert dette. Svart arbeid underleverandører På vegne av rektor ga økonomi og eiendomsdirektøren følgende orientering: Gjennom bekjentgjøring av krav i konkurransegrunnlag og kontrakt arbeider NMBU for å forebygge ulovligheter og uetisk handel med vekt på følgende tiltak: Vi inngår ikke kontrakt med leverandører som har en rettskraftig dom mot seg. Vi krever skatteattester og HMS attest fra alle tilbydere. Ved anskaffelser hvor vi vurderer risiko, krever vi at leverandøren fyller ut følgende skjema: Sosiale kontraktsvilkår, Retningslinjer for etisk handel, Egenrapportering etter kontraktsinngåelse På vegne av en rekke offentlige virksomheter, deriblant NMBU, har Oslo kommune inngått en rammeavtale om kjøp av bistand til kontraktsoppfølging av etiske krav i leverandørkjedene. Dette gjør NMBU i stand til å følge opp firmaer og underleverandører for å se om de krav vi har stilt i forhold til etikk, er i tråd med kontrakt. Dette gjøres på mistanke, eller andre forhold som kan utløse en slik undersøkelse. Vi har tatt kontakt med Initiativ for etisk handel (IEH) med tanke på å melde universitetet inn. Dette er en organisasjon som kan hjelpe oss med å forbedre arbeidet på dette området. Disse tiltakene koster noe, både økonomisk og personressurser, men de siste dagers begivenheter viser med all tydelighet hvor raskt en virksomhet kan komme i et negativt søkelys. En bedre struktur på det etiske arbeidet vil langt på vei sikre oss mot slik oppmerksomhet, men vi har ikke tilstrekkelig kompetanse og ressurser til å klare dette i egen regi. Vi har begrenset mulighet til å oppspore og avdekke skjulte ulovligheter. Vi vil umiddelbart stille krav om en egenerklæring fra aktuelle leverandører om at de ikke, på noen måte driver ulovlig eller benytter underleverandører som driver ulovlig. I kontrakten vil vi gjøre oppmerksom på at dersom ulovligheter avdekkes, vil vi betrakte dette som et kontraktsbrudd og grunnlag for å si opp avtalen med øyeblikkelig virkning. NMBU Universitetsstyret Møtedato 02.04.2014

3 Søråsjordet Rektor orienterte Universitetsstyret om medieoppslag den siste tiden om eventuelt salg av Søråsjordet for utbyggingsformål. Rektor redegjorde for UMB styrets tidligere behandling av dette spørsmålet. Rektor orienterte om at det har vært en dialog og vil være en dialog med Ås kommune om behov for utbyggingsarealer. Rektors vurdering er at i denne styreperioden er det ingen aktuell problemstilling at Søråsjordet skal selges til utbyggingsformål. Imidlertid kan andre deler av eiendomsmassen til universitetet være aktuelle for avhending. Styret tok rektors orientering til etterretning. 37/2014 Faglig presentasjon av Øystein Evensen, Institutt for basalfag og akvamedisin (BasAM), Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VetBio), Tema: immunologi og fiskevaksiner. Universitetsstyret takker Evensen for en god og interessant presentasjon. Styret ser at denne type faglige presentasjoner på styremøtene er nyttig for styrets arbeid. 38/2014 Kunnskapsdepartementets nye rapporteringskrav til årsrapport 2014 Universitetsstyret ber om at årsplanen for styrearbeidet, om nødvendig, justeres slik at den tilpasses den prosess som må legges til grunn for å rapportere etter Kunnskapsdepartementets nye bestemmelser. Kunnskapsdepartementets nye Rapporteringskrav for årsrapport 2014 tas til etterretning. 39/2014 Etatsstyringsmøte deltakelse fra styret Fra universitetsstyret møter følgende på etatsstyringsmøtet med Kunnskapsdepartementet 3. juni 2014: Styreleder Siri Hatlen Student Marit Engelsjord Negård Trond Langseth (teknisk administrativt ansatte), Camilla Kielland (midlertidig ansatte), Anne Storset, Morten NMBU Universitetsstyret Møtedato 02.04.2014

4 Sørlie (begge vitenskapelige ansatte), Marianne Harg (eksternt styremedlem) Rektor Mari Sundli Tveit 40/2014 Presentasjon av Senter for Husdyrforsøk (SHF), Brukerutstyrsprosjektet og Rehabiliteringen av Urbygningen v/prosjektdirektør Erik Antonsen, Statsbygg Presentasjon av Samlokaliseringsprosjektet (SLP) v/ Rolf Erik Wahlstrøm, Prosjektgruppa Representantene fra Statsbygg og Prosjektgruppa orienterte Universitetsstyret om status for byggeprosjektene. Deretter var det en guidet busstur for Universitetsstyret på Campus Ås. 41/2014 Ambisjonsnivå for vedlikehold og utvikling av eksisterende bygningsmasse oppfølging Universitetsstyret viser til sak 29/2014 hvor det ble uttrykt en ambisjon om at det samlede arealbehovet kan reduseres med 10%. Denne ambisjonen opprettholdes. Universitetsstyret ber rektor, når saken kommer tilbake til styret, om å ha gjennomført en kreativ prosess hvor ulike scenarier og løsningsmuligheter vurderes i et helhetlig perspektiv. Det ble spesielt pekt på mulighetene for en mer intensiv arealbruk, herunder undervisningstid og former, prioritering av oppgaver, mv. Det er viktig at dekanene får en aktiv rolle i dette arbeidet i samarbeid med rektor. Universitetsstyret tar saken til orientering. Innspillene gitt fra Universitetsstyret følges opp av rektor. 42/2014 Orientering om budsjettmodellen ved NMBU Ragnar Øygard, instituttleder ved NMBU Handelshøyskolen, presenterte NMBUs budsjettmodell. Hans Christian Sundby, økonomiavdelingen, viste beregninger av budsjettmodellvirkningen for 2015. Det forventes en resultatuttelling fra Kunnskapsdepartementets finansieringssystem i 2015 på netto ca 4,5 mill. kr. Presentasjonen tas til orientering NMBU Universitetsstyret Møtedato 02.04.2014

5 43/2014 Redegjørelse status på anskaffelsesområdet på Adamstuen Universitetsstyret viser til at det kan tas ut betydelige besparelser på godt gjennomførte anskaffelser. Når det gjelder internkontroll ved anskaffelser, vises det til sak 44/2014. Universitetsstyret tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Universitetsstyret ber rektor i tertialrapportene om å komme tilbake med nærmere redegjørelse om: Kapasitet og kompetanse innen anskaffelsesfunksjonen Delstrategi for anskaffelser Plan for anskaffelser for nye bygg og brukerutstyr 44/2014 Internrevisjon NMBU førstegangsbehandling Saken ble drøftet og det ble gitt innspill til rektor. Med bakgrunn i innspillene kommer rektor tilbake til Universitetsstyret med en anbefaling før sommeren om hvordan NMBU kan videreutvikle internkontrollsystemet. 45/2014 Revisjon årsregnskap 2013 (utsatt off. jf. rr.lov 18(2) Det vises til at Universitetsstyret i sak 44/2014 har drøftet spørsmålet om hvordan internkontrollen ved NMBU kan videreutvikles. Universitetsstyret tar revisjonsbrev til årsregnskap 2103 for UMB og NVH fra Riksrevisjonen og utkast til NMBUs svarbrev til etterretning. 46/2014 HMS årsrapport og handlingsplan Universitetsstyret peker på at det gjøres mye godt HMS arbeid i organisasjonen, men ber administrasjonen spesielt følge opp disse punktene: Alle enheter skal gjennomføre en risikovurdering hvert år. Alle ansatte skal ha en medarbeidersamtale årlig Øke bevisstheten rundt å melde avvik og arbeide for å redusere antall skader/ulykker. Utregning av H verdi på skader og flere grafiske fremstillinger i rapporten (eks. på sykefravær) NMBU Universitetsstyret Møtedato 02.04.2014

6 Årsrapport for helse, miljø og sikkerhet tas til etterretning. Status for handlingsplanen legges frem for Universitetsstyret i september 2014. 47/2014 Referatsaker a) Oppdatert plan for styresaker 2014 b) Brev fra Kunnskapsdepartementet datert 19.03.2014: Universiteter og høyskolers plikt til å hindre overføring av kunnskap som kan medføre spredning av masseødeleggelsesvåpen c) Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget (AMU) 12.02.2014 d) Referat fra møte i Forskningsutvalget 20.03.2014 e) Dekanenes oppsummering av seminardiskusjonen 06.03.2014 f) Møtebok fakultetsstyre VetBio 25.02.2014 g) Møtebok fakultetsstyre MiljøTek 27.02.2014 h) Møtebok fakultetsstyre VetBio 19.03.2014 i) Møtebok fakultetsstyre SamVit 19.03.2014 j) Møtebok fakultetsstyre MiljøTek 19.03.2014 Universitetsstyret tar sakene til orientering. 48/2014 Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. (sign.) Siri B. Hatlen styreleder NMBU Universitetsstyret Møtedato 02.04.2014

Referat Til stede fra hovedsammenslutningene: Anne Gravdahl, Akademikerne Katharina Løken, Akademikerne Elin Pålerud, Parat Lise Thoen, Hovedverneombud Kurt R. Johansen, Parat Signe Kroken, LO Manfred Heun, LO Mette Wik, UNIO Lena Marie Kjøbli, UNIO Fra arbeidsgiver: Administrasjonsdirektør Birger Kruse (møteleder) Personal- og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot Seksjonssjef arbeidsliv og medbestemmelse Torborg Storaas Referent: Anne Marie Bjørkeng, POA Vår ref. 14/00176-9 Vår saksbehandler Deres ref. Anne Marie Bjørkeng, tlf. Anne.marie.bjorkeng@nmbu.no Vår dato 31.03.2014 Referat; sentralt IDF-møte den 31.3.2014 Saker: 28/14 Godkjenning av innkalling og referat fra 19.03.14 Ingen merknader til innkallingen. Referatet er godkjent. 1 av 7

29/14 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene UNIO: FF UMB har valgt ny leder: Lena Marie Kjøbli Lederen vært på landsråd og refererte kort fra dette møtet. LO: Janniche Thom går ut i permisjon. Haakon Aaen fortsetter som nestleder i NTL NMBU. Manfred Heun og Lena Fossen orienterte om deltakelse på seminar. Signe Kroken og Haakon Aaen skal på omstillingsseminar 10 og 11 april i regi av NTL. YS: Orienterte om deltakelse på tariffkonferanse i regi av Parat og YSkonferanse hvor medbestemmelse var på dagsorden. Akademikerne: Orienterte om nylig avholdt NITO- konferanse. Planlegger årsmøte NITO i juni. 30/14 Tilpasningsavtalen - signering Tilpasningsavtalen ble signert av partene. UNIO viste til innsendt felles innspill fra hovedsammenslutningene: For å få til det som avtalen tar opp under formål og intensjoner ba de om at det lages en handlingsplan og et eget seminar på hvordan vi kan få til reell medbestemmelse ved NMBU. Fagforeningene mente at det er et stort forbedringspotensial på dette området og foreslo at ledelsen setter opp et seminar på dette området hvor tillitsvalgte, styreleder, rektor, administrasjonsdirektør, økonomi- og eiendomsdirektør, utvalgte medlemmer sekretariatet og av POA deltar. Fagforeningene ba også om en redegjørelse fra ledelsen for valg av sammensetning av Rektors ledergruppe og Rektors utvidete ledergruppe. I begge gruppene har en valgt å ha med leder i Studentstyret. Fagforeningene setter pris på at studentene blir hørt og kan uttale seg direkte til øverste ledelse, mens syns ikke det er greit at fagforeningene ikke har denne muligheten. Fagforeningene møter heller ikke rektor eller prorektor i sentrale IDF-møter. Administrasjonsdirektøren vil ta dette videre. 31/14 Særavtale; kompensasjon tillitsvalgte F Det ble orientert om fremdrift. Forhandlingen skal finne sted neste møte. 2 av 7

32/14 Gjennomgang av styresakene til US-møte 2.4.2014 Utsendt til organisasjonene fra ledelsessekretariatet den 27.3.2014. Link: http://www.nmbu.no/om/universitetsstyret/styremoter/2014 /node/4965 US 36/2014 Orienteringssaker fra styreleder og rektor Hovedsammenslutningene ber om en orientering knyttet til punktene om «oppfølging av institutter i ubalanse» og «utviklingen av NMBU til én organisasjon». US- 37/2014 Faglig presentasjon av Øystein Evensen, BasAM, VetBio Birger Kruse orienterte kort. US - 38/2014 Kunnskapsdepartementets nye rapporteringskrav til årsrapport 2014 Rapporteringsregime legges om fra 2015. Dette vil arbeidsgiver komme tilbake til i et senere møte. US 39/2014 Etatsstyringsmøte deltakelse fra styret UNIO bemerket at ansattrepresentanter fra US bør delta i dette møtet. Hovedsammenslutningene anbefaler at minst to ansatte representanter deltar, en vitenskapelig og en teknisk administrativt fra US. US 40/2014 Presentasjon av Senter for husdyrforsøk(shf) Presentasjon av Samlokaliseringsprosjektet (SLP Hovedverneombudet uttrykker bekymring for om det planlagte fellesbygget blir realisert. Hovedsammenslutningene ber om en avklaring på dette. Administrasjonsdirektøren er ikke orientert om at Fellesbygget er tatt ut av planene for SLP. Knut Moksnes vil orientere om SLP på et snarlig IDF-møte. US - 41/2014 Ambisjonsnivå for vedlikehold og utvikling av eksisterende bygningsmasse oppfølgning Hovedsammenslutningene ber om at orienteringer som gis i US, også mottas av hovedsammenslutningene i etterkant av 3 av 7

møtet evt. ber man om at aktuelle direktører informerer i sentralt IDF om de samme sakene. Administrasjonsdirektøren minnet om at styremøtene er åpne, og at presentasjoner lagt frem for US, følger protokoll fra møtet. US 42/2014 Orientering om budsjettmodellen ved NMBU Administrasjonsdirektøren orienterte kort. Instituttleder Ragnar Øygard vil orientere US om dette. US 43/2014 Redegjørelse status på anskaffelsesområdet på Adamstuen Akademikerne ber om en avklaring av om opplæring i e-handel er gjennomført slik det fremgår av US- dokumentene. Stiller spørsmål ved om NMBUs kompetanse på e-handel er god nok. UNIO: viser til HA 14: innføring av nye datasystemer - settes opp som sak til neste møte. US 44/2014 Internrevisjon NMBU førstegangsbehandling Fagforeningene ved NMBU viser til sak 44/2014 «Internrevisjon NMBU første gangs behandling». Hvor forslag til vedtak er: «Universitetsstyret gir følgende innspill til spørsmålet om det skal etableres en internrevisjon og i tilfelle hvilke elementer som er viktig å utvikle i en slik modell.» Ett av alternativene som Universitetsstyret kan velge mellom er: «NMBU oppretter egen enhet for internrevisjon, det tilsettes det nødvendige antall medarbeidere samt utarbeider intern instruks, metodikk og malverk.». Dette innebærer både en ny boks i organisasjonen og nye stillinger. Nye stillinger er en forhandlingssak i henhold til hovedavtalens paragraf 13 Forhandlinger, punkt b. opprettelse av ny stilling (bemanningssøking). Universitetsstyret kan derfor ikke foreta et vedtak som binder NMBU i denne saken, uten å ha forhandlet dette med tjenestemannsorganisasjonene. Vi minner også om følgende tekst fra rapport og planer som ble behandlet på mars-møtet 2014: «I effektmålene som er satt for samlokaliseringsprosjektet er det forutsatt at det innen 5 år etter at bygningene er tatt i bruk er foretatt en effektivisering innen administrasjon på 20 % og hvor 4 av 7

ressursene er overfør til faglig virksomhet. NMBU må allerede nå sørge for at det ikke foretas disposisjoner som hindrer en i nå dette effektmålet selv om dette er et langsiktig mål.» Storparten av institusjonene innen universitets og høyskolesektoren har per i dag ikke egen enhet for internkontroll. Vi ber om at Universitetsstyret ser på løsninger som gjør at NMBU kan løse denne oppgaven innenfor de ressursene som i dag disponeres av Økonomiavdelingen. Vi viser til utdrag fra sak 44: «Et alternativ for NMBU er ikke å opprette egen enhet for internrevisjon. Dette er modellen som de to institusjonene brukte frem til fusjonstidspunktet, det har fungert tilfredsstillende og uten kommentarer fra Riksrevisjonen.» Fagforeningene ved NMBU mener det er andre, viktigere oppgaver innen undervisning og forskning å bruke ressurser på i kommende år. Vi vil derfor ikke støtte en opprettelse av en internkontrollenhet ved NMBU eller bruk av midler på eksterne tjenester. US 45/2014 Revisjon årsregnskap 2013 (utsatt offentlighet jf. RR. Lov 18(2) Fagforeningene har tidligere fått forelagt slike saker i IDF møtene. Hovedsammenslutningene ber om at dette gjøres i denne saken og i fremtidige saker av samme karakter US - 46/2014 HMS-rapport og handlingsplan UNIO viser til plan sendt RLG i dag hvor HMS er omtalt. Her er det to tiltak som ikke er omtalt i HMS rapporten. LO: viser til s 77 og 78 tabell II og stiller spørsmål ved høyt sykefravær (legemeldt) ved UMB og økningen fra 2012. Hovedsammenslutningene ønsker informasjon om dette gjelder spesielle avdelinger/grupper på TA campus Ås. 33/2014 Informasjonssaker I 5 av 7

- Campusbuss: Personal- og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot orienterte. Det foregår nå en undersøkelse av behov for en slik ordning. - Internpost-Campus Ås; UNIO ved Mette Wik orienterte om at internpostsystemet ikke fungerer tilfredsstillende. Ber om at det blir gitt tilbakemelding til Økonomi og Eiendomsdirektøren og FR om dette. - Bruk av rekrutteringsbyrå ved IHA LO stiller spørsmålstegn ved bruk av rekrutteringsfirma for stillinger ved IHA. Personal- og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot orienterte. Meldt inn av LO den 31.3.2014: Tidsplan 2.3.4 i vår og når eventuelle lønnsendring skal gjelde fra. Personal- og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot orienterte. Det vil være vanskelig å gjennomføre 2.3.4-forhandlinger før en lønns- og personalpolitikk for NMBU foreligger. Tidspunkt for når lønnsendringer skal gjelde fra avtales i forbindelse med forhandlingene. PoA informerer alle ansatte om at lønnsforhandlinger er utsatt inntil videre. Arbeidet med urimelige lønnsforskjeller som følge av fusjonen Hovedsammenslutningene viste til siste referat fra RUL, hvor det fremgår at instituttene skal dekke kostnaden. Dette spørsmålet er ikke diskutert partene imellom. UNIO viste til at utarbeidelse av lønns- og personalpolitikk ved NMBU er et viktig punkt i dette. Ber om at legges frem en tidsplan for gjennomføring av alle tiltak knyttet til lønn og lønnsforhandlinger på neste møte. Personal- og organisasjonsdirektøren orienterte om arbeidet i den partssammensatte gruppen som har sett på urimelige lønnsforskjeller. Arbeidet tar tid både fordi det er omfattende og fordi det har vært nødvendig med noen avklaringer underveis. Omstillingssamtaler for de som er berørt av omstillingen Tas i neste møte Kontor for tillitsvalgte på Adamstuen. Administrasjonsdirektøren vil avklare kontor innen kort tid. Registrering i samband med parkeringsoblat Personal- og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot orienterte. Hovedsammenslutningene stiller seg kritisk til merknaden i skjemaet: «Registrering av oblat vil i tillegg kunne brukes for å analysere 6 av 7

reisevaner og reisevei» og bemerker at saken vedrørende parkeringsoblat burde vært tatt opp med de tillitsvalgte i forkant. LO ba om svar på hva som er formålet med å analysere reisevanene og reisevei for ansatte og hvordan registeringen skal gjennomføres og om dette er hjemlet i forhold til personalopplysningsloven ( 11). Arbeidsgiver orienterte om at saken vil bli tatt opp med økonomi og eiendomsdirektør Siri Margrethe Løksa og vil komme tilbake med nærmere informasjon om saken. Meldt inn av UNIO den 31.3.2014: Notat til rektors ledergruppe 25.3.14. «Administrativ støtte til dekanenes saksforberedelse til fakultetet», med spesielt fokus på medbestemmelse og fare for byråkratisering. UNIO ber om at sekretariatet møter hovedsammenslutningene for å orientere om dette notatet på neste møte. Man bemerker også at medbestemmelse må innarbeides i dokumentet. Oppslag om bruk av underleverandør som hvitvasker penger hvordan følges dette opp (hovedtariffavtalen 5.10) Administrasjonsdirektøren orienterte om hvordan denne saken så langt er fulgt opp. HVO ba om en tilbakemelding på om NMBU har oversikt over hvem som til enhver tid utfører arbeid ved campus Ås og Adamstuen. 7 av 7