Vår ref.: 2012/5147 Arkivnr. 472 Dato: 16.11.2012 Revisjon ved Stene Renovasjon AS (Sandnes) Dato for revisjonen: 31. oktober, 6. og 9. november 2012 Rapportnummer: 2012.010.R.FMRO Saksnr.: 2012/5147 Kontaktpersoner ved kontrollen: Fra virksomheten: Bjørg Unni Stene Fra Fylkesmannen i Rogaland: Kirsten Allred (revisjonsleder) Margareta Skog (revisor) Resultater fra inspeksjonen Denne rapporten omhandler avvik som ble avdekket ifm revisjonen av Stene Renovasjon AS sitt anlegg i Sandnes. Avvikene ble presentert under sluttmøtet på bedriften 9. november 2012. Fylkesmannen avdekket 3 avvik under revisjonen: Avvik 1: Virksomheten er ikke kjent med kravene i tillatelsene Avvik 2: Virksomheten mangler skriftlige rutiner for mottak av farlig avfall Avvik 3: Virksomheten etterlever bare delvis plikten til å påse at avfallet som mottas er deklarert Avvikene er nærmere beskrevet fra side 4 og utover i rapporten. For at Fylkesmannen skal kunne avslutte saken, må Stene Renovasjon AS oversende dokumentasjon på at avvikene er lukket innen 1. februar 2013, se side 3 i rapporten. Rapport godkjent: 16.11.2012 Marit Sundsvik Bendixen ass. fylkesmiljøvernsjef Kirsten Allred overingeniør Dokumentet er elektronisk godkjent av Fylkesmannen i Rogaland 1
1. Informasjon om virksomheten Organisasjonsnr. (underenhet): 971 935 073 Eies av: 984 117 582 Besøksadresse: Larsamyrå 6, 4313 Sandnes Telefon: 51 60 99 00 Bransjenr. (NACE-kode): 38.120 Innsamling av farlig avfall E-post: stebjo@online.no Kontrollert anlegg Navn: Stene Renovasjon AS Besøksadresse: Larsamyrå 6, 4313 Sandnes Anleggsaktivitet: Farlig avfall mottak og mellomlagring Postadresse: Postboks 1008 Lura, 4391 Sandnes Risikoklasse: 2 Kommune: Sandnes Tillatelse gitt: 1.3.2001 Sist kontrollert: 3.2.2009 Tillatelse sist oppdatert: 29.11.2004 og 23.8.2010 2. Revisjonens omfang Formålet med revisjonen var å vurdere om det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet fungerer tilfredsstillende. Fylkesmannen i Rogaland har blant annet undersøkt om: virksomhetens system for internkontroll er hensiktsmessig og dekkende aktiviteter utføres slik som beskrevet og uttalt virksomheten når sine mål, og driver sin virksomhet innenfor egne rammer, og de rammene som myndighetene har satt Revisjonen ble gjennomført ved å granske dokumenter å intervjue sentralt plasserte personer i organisasjonen å verifisere (ved stikkprøvekontroll) at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis Revisjonens tema: Opplæring/kompetanse Overvåking/håndtering av vann utskilt på lagertanker Håndtering av utvalgte typer farlig avfall, deriblant blåsesand og avfall fra oljeutskillere Denne rapporten omhandler avvik og anmerkninger som ble avdekket under revisjonen og gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens miljøarbeid eller miljøstatus. Definisjoner: Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov. Anmerkning: Et forhold som tilsynsetatene mener er nødvendig å påpeke for å ivareta ytre miljø, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik. 2
3. Oppfølging etter revisjonen Fylkesmannen i Rogaland avdekket 3 avvik innen de områdene som ble kontrollert. Stene Renovasjon AS plikter snarest å rette avvikene som er beskrevet i denne rapporten. For at Fylkesmannen skal kunne avslutte saken, må Stene Renovasjon AS innen 1. februar 2013 sende en skriftlig bekreftelse med dokumentasjon som viser at avvikene er rettet. Av dokumentasjon trenger vi følgende: En skriftlig bekreftelse på at virksomheten har satt seg inn i kravene i tillatelsen (avvik 1) En prosedyre for mottak av farlig avfall (avvik 2) En redegjørelse av de tiltak virksomheten har iverksatt for å sikre at alt mottatt farlig avfall er tilstrekkelig deklarert (avvik 3) Pålegget om å oversende opplysninger er gitt med hjemmel i forurensningsloven 49. Virksomheten har rett til å klage på vedtaket innen tre dager etter at pålegget er mottatt, jf. forvaltningsloven 14. En eventuell klage begrunnes og stiles til Fylkesmannen. Klima- og forurensningsdirektoratet (Klif) er klagemyndighet. Vi ber om at dere i svarbrevet viser til vårt saksnummer (2012/5147). Hvis svarbrevet oversendes som e-post, ber vi om at denne sendes til følgende e-postadresse: postmottak@fmro.no 4. Gebyr for revisjonen Revisjonen ved Stene Renovasjon AS omfatter to anlegg med hver sin tillatelse til mottak og mellomlagring av farlig avfall. Fylkesmannen varslet i brev av 11.5.2012 at vi vurderer å fatte vedtak om at bedriften skal betale ett gebyr for de to anleggene. Fylkesmannen varslet sats 3 (tilsvarende kr 80 200) fordi dette ville gi et lavere gebyr for virksomheten enn laveste sats (sats 4 kr 44 600) for hvert av anleggene. Vi har ikke mottatt kommentarer til varslet gebyrsats. Etter revisjonen har Fylkesmannen valgt å endre gebyrsatsen. I stedet for at virksomheten får ett gebyr for begge anleggene, vil det bli gitt to gebyrer; ett for anlegget i Sandnes og ett for anlegget i Egersund. For revisjonen av anlegget i Sandnes settes gebyret til sats 4, som er laveste sats for systemrevisjoner. Anlegget i Egersund skal betale gebyr som om kontrollen var en inspeksjon, se rapport 2012.005.R.FMRO. Stene Renovasjon AS skal dermed betale kr 44 600 for revisjonen av anlegget i Sandnes. Vedtaket om gebyr er hjemlet i forurensingsforskriftens 39-8 om Gebyr for systemrevisjon (flerdagstilsyn). Gebyrets størrelse kan klages inn til Klima- og forurensningsdirektoratet, jf. forvaltningslovens 28. Klagefristen er tre (3) uker fra Stene Renovasjon AS har mottatt rapporten. 3
5. Avvik Vi fant følgende avvik under revisjonen: Avvik 1: Virksomheten er ikke kjent med kravene i tillatelsen Avvik fra: Internkontrollforskriften 5 annet ledd punkt 1, jf. tillatelsenes vilkår 2.3 og 2.6 Kommentarer: Internkontroll innebærer blant annet at virksomheter skal ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet. Kravene finnes i aktuelle lover, forskrifter og tillatelser. Avviket bygger på følgende observasjoner: Stene Renovasjon AS har tillatelse til mottak og mellomlagring av farlig avfall for anlegget i Sandnes. Tillatelsen er datert 1.3.2001. I Fylkesmannens brev av 23.8.2010 ble to av vilkårene i tillatelsen endret. Det fremkom både i forbindelse med befaringen av anlegget i Egersund, og på kontrolldagen at virksomheten ikke er kjent med hvilke typer farlig avfall det er tillatt å drenere opp til 10 % vann fra (endret vilkår 2.6) eller hvilke analyser (utover olje-i-vann) som skal tas på vannet som dreneres (endret vilkår 2.3). Avvik 2: Virksomheten mangler skriftlige rutiner for mottak av farlig avfall Avvik fra: Internkontrollforskriften 5 annet ledd punkt 7 Kommentarer: Virksomheter skal ha skriftlige prosedyrer for å forebygge overtredelser av krav i lov, forskrift eller tillatelse. Avviket bygger på følgende observasjoner: Virksomheter skal ha skriftlige prosedyrer for å forebygge overtredelser av krav i lov, forskrift eller tillatelse. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuobjektene uttrykker usikkerhet og manglende kunnskap om en rekke forhold ved virksomhetens mottak av farlig avfall. Virksomhetens prosedyrer/rutiner for håndtering av farlig avfall består fortrinnsvis av en håndbok for sjåførene. Boken inneholder blant annet utdrag av avfallsforskriften, og eksempler på deklarering av en rekke ulike typer farlig avfall. Virksomhetens ansatte benytter ikke håndboken, men heller veilederne fra NFFA og Norsas. Verken håndbok eller veiledere er spesifikke for Stene Renovasjon AS. Stene Renovasjon AS mangler en prosedyre/rutine som beskriver: hvilke typer farlig avfall virksomheten ikke tar imot (eksempelvis blåsesand, asbest, etc.), 4
hvordan de vanligste typene farlig avfall skal deklareres (eksempelvis sand, slam og olje fra oljeutskilleranlegg), når det kreves dokumentasjon utover deklarasjonsskjema (eksempelvis for sand fra oljeutskilleranlegg dersom sanden skal sendes til deponi), hvilke praktiske konsekvenser samarbeidsavtaler med andre avfallsaktører har for deklarering og levering av farlig avfall (dvs en beskrivelse av hvordan avfall som hentes for Specon og Norsk Gjenvinning Industri AS (NGI) skal deklareres, og hvor det skal leveres). Avvik 3: Virksomheten etterlever bare delvis plikten til å påse at avfallet som mottas er deklarert Avvik fra: Avfallsforskriften 11-13 Kommentarer: Den som håndterer farlig avfall, det vil si bedrifter med innsamlingstillatelse og/eller mottakog mellomlagringstillatelse, er ansvarlig for å påse at avfallet som mottas er deklarert. For at avfallet skal regnes som deklarert, skal både avfallsstoffnummer og EAL-kode være påført skjemaet. Avviket bygger på følgende observasjoner: To utfylte deklarasjonsskjema som Fylkesmannen har fått tilgang til fra avfallsprodusent viser at avfall fra oljeutskiller ikke er deklarert med EAL-kode. Stene Renovasjon AS er mottaker av avfallet. Ifølge Norbas har Stene Renovasjon AS i 2010 og 2011 mottatt hhv 95 473 og 97 950 kg/l avfall der EAL-koden er oppgitt å være 99999 (EAL-kode ikke oppgitt). 6. Anmerkninger Ingen forhold ble anmerket under revisjonen. 7. Andre forhold Innsamlingstillatelse Stene Renovasjon har tillatelse til innsamling av farlig avfall, utstedt av Klima- og forurensningsdirektoratet den 22.2.2005. Tillatelsen er gyldig i 5 år fra den er gitt. Stene Renovasjon AS driver dermed per i dag innsamling uten gyldig innsamlingstillatelse. Det er avfallsaktøren som først mottar avfallet skal underskrive som mottaker (aktør 1. ledd). Stene Renovasjon AS henter avfall på vegne av Specon AS og NGI. Avfallet som hentes for Specon AS, blir deklarert med Stene Renovasjon AS som avfallsaktør 1. ledd. Avfallet som hentes på vegne av NGI blir deklarert med NGI som avfallsaktør 1. ledd, og signeres av Stene Renovasjon AS sine ansatte. 5
Stene Renovasjon AS og NGI har per 1.11.2012 inngått en avtale om innhenting av farlig avfall, hvor det står at sjåfør fra Stene Renovasjon vil kunne signere på deklarasjoner på våre [NGIs] vegne ved henting av farlig avfall hos kunde. Virksomhetens internkontrollsystem I forkant av kontrollen ba Fylkesmannen om å få oversendt en del dokumentasjon, blant annet innholdsfortegnelsen til internkontrollsystemet. Til tross for at virksomheten ble bedt om dette også på formøtet, fikk vi ikke tilgang til dokumentasjon som viser hva internkontrollsystemet inneholder, eller hvordan det er bygget opp. Det Fylkesmannen har fått tilgang til av virksomhetens prosedyrer/rutiner etc, viser at det er behov for en grundig gjennomgang av internkontrollsystemet. Problemet med det virksomheten per i dag har, er følgende: - Virksomheten mangler prosedyrer for viktige forhold (se avvik 2) - Enkelte av de eksisterende prosedyrene er overdimensjonerte (se våre kommentarer til Rutine for revisjon av IK-systemet under) - Det er ikke samsvar mellom prosedyrer og praksis Stene Renovasjon AS er en liten bedrift med 9 ansatte. Internkontrollen skal stå i forhold til bedriftens størrelse og risikoforhold, men det som finnes av skriftlige prosedyrer etc skal være tilpasset Stene Renovasjon AS og beskrive måten aktiviteter skal utføres på. Fylkesmannen vil kommentere en av virksomhetens rutiner: Rutine for revisjon av IK-systemet Prosedyren (revisjon nr. 0, dato: 19.06.2012) beskriver hvordan man skal gå fram for å sikre en mest mulig systematisk, effektiv og ensartet planlegging, forberedelse, gjennomføring og oppfølging av internkontrollrevisjoner. Prosedyren er ikke spesifikk for Stene Renovasjon AS, den passer for en bedrift i en helt annen størrelsesorden. Den beskriver blant annet hvordan ansvaret er fordelt på stillinger og organer som Stene Renovasjon AS ikke har (eksempelvis arbeidsmiljøutvalg). Fylkesmannen ber Stene Renovasjon AS om å vurdere hvorvidt denne prosedyren faktisk bidrar til å holde internkontrollsystemet oppdatert og i samsvar med kravene i regelverket. Oppfølging av årsrapport for 2011 Fylkesmannen slo i brev av 15.8.2012 fast at Stene Renovasjon AS i 2011 har brutt vilkår 2.3 (prøvetaking av avløpsvann) og 2.6 (vannmengde som kan dreneres) i tillatelsen. Prøvetaking Iht vilkår 2.3 i tillatelsen skal Stene Renovasjon AS ta 12 prøver av tungmetaller i løpet av et år. I 2011 tok bedriften ikke prøver av tungmetaller i avløpsvannet. Ifm revisjonen kom det frem at virksomheten ikke var klar over at det skulle tas andre prøver av avløpsvannet enn olje-i-vann, og at dette var grunnen til at disse prøvene ikke ble tatt i 2011. 6
Når det gjelder antallet prøver som skal tas over et år 12 - forklarte Stene Renovasjon AS at vannfase fra spillolje kun ble drenert én gang i 2011. Prøvetaking skjer ifm drenering, og det har dermed ikke vært aktuelt å ta mer enn én prøve. Drenering I vår tilbakemelding til årsrapporten ble det påpekt at Stene Renovasjon AS drenerte 12 av 57 m3 mottatt spillolje i 2011, hvilket utgjør 21 % av mottatt mengde. Vilkår 2.6 lyder slik: På anlegget er det utelukkende oljeholdig avfall med avfallstoffnummer 7011 og 7012 som det er lov å drenere. Det er lov til å drenere opp til 10 % av mottatt mengde. Bruddet på vilkår 2.6 ble ikke tatt opp som eget punkt under revisjonen. Vi vurderte det slik at bruddet skyldtes det forhold at bedriften ikke var kjent med endringen i tillatelsen av 23.8.201, jf. avvik 1. Fylkesmannen stiller seg imidlertid uforstående til at Stene Renovasjon AS ifm revisjonen sier at de ikke er kjent med at de har anledning til å drenere vann fra ikke-refusjonsberettiget spillolje (7012), mens det er nettopp denne avfallsfraksjonen virksomheten i årsrapporten opplyser å ha drenert vann fra. Journalføring Stene Renovasjon AS skal føre journal for spesialavfallsvirksomheten hvor alle nødvendige opplysninger vedrørende håndtering av spesialavfall ivaretas. Journalene skal være lett tilgjengelige ved inspeksjon (tillatelsen vilkår 4.3). I forkant av sluttmøtet ønsket Fylkesmannen å få tilgang til bedriftens journal over mottatt farlig avfall. Dette lot seg ikke gjøre fordi vedkommende som fører journal var syk. Det er kun én ansatt i Stene Renovasjon AS som kan logge seg inn i systemet for journalføring. Fylkesmannen anser dette som en lite hensiktsmessig ordning, og råder bedriften til i det minste å istandsette en ekstra person til å kunne føre journal, inkludert vite hvordan man logger seg inn i det aktuelle datasystemet. 8. Veiledning For hjelp til å forstå regelverket som gjelder avfall til deponi, med hovedvekt på de konsekvenser regelverket har for Stene Renovasjon AS som avfallsaktør innenfor området farlig avfall, anbefaler Fylkesmannen Veileder til karakterisering og mottakskontroll av avfall til deponi, Utgave 24.09.2010, som er utarbeidet av AvfallNorge, Norsk Industri og Maskinentreprenørenes Forbund i samarbeid med Klif. Dokumentet kan lastes ned fra internett. 7
9. Gjennomføring Revisjonen omfattet følgende aktiviteter: Formøte 31. oktober 2012: o Forberedende møte for å detaljplanlegge revisjonen. Åpningsmøte 6. november 2012: o Informasjon fra Fylkesmannen om gjennomføring av revisjonen. Intervjuer og verifikasjoner 6. november 2012: o 4 personer ble intervjuet o Befaring på anlegget. Avsluttende møte 9. november 2012: o Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 1 har vi satt opp en oversikt over deltakerne på revisjonen. 10. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: Aktuelle lover og forskrifter Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen Utslippstillatelsen fra Fylkesmannen i Rogaland Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og til forhold av betydning for helse/miljø/sikkerhet. I vedlegg 2 har vi satt opp en liste over interne dokumenter var spesielt viktige som dokumentunderlag for revisjonen. 11. Offentlighet i forvaltningen Denne rapporten vil være tilgjengelig for offentligheten via Fylkesmannens postjournal på www.fylkesmannen.no (jf. offentleglova). Kopi av rapporten sendes også til: Sandnes kommune 8
VEDLEGG 1 Deltagere ved Fylkesmannens revisjon ved Stene Renovasjon AS, Sandnes, 31. oktober 9. november 2012 I tabellen under har vi satt opp en oversikt over funksjonene til de personene som deltok under formøtet, åpningsmøtet og det avsluttende møtet. Intervjuene er også med i tabellen. Navn Funksjon Formøte Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Bjørg Unni Stene Daglig leder X X X Jarle Stene Driftsleder X X X X Karl Vidar Kjelsnes Sjåfør X Tom Arild Stene Sjåfør X Fylkesmannen i Rogaland revisjonsgruppe: Kirsten Allred, revisjonsleder Margareta Skog, revisor 9
VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Fylkesmannens systemrevisjon av Stene Renovasjon AS, Sandnes, 31. oktober - 9. november 2012 Nedenfor har vi satt opp en liste over dokumenter som var spesielt viktige som dokumentunderlag for revisjonen, og som går utover lover forskrifter og lignende (for eksempel fra virksomhetens prosedyresamling): Prosedyre for registrering av avvik og tiltak Sjekkliste for systemgjennomgang, rev.nr. 0, 19.06.2012 Ledelsens gjennomgang, rev.nr. 0, 19.06.2012 Rutine for revisjon av IK-systemet (revisjon nr. 0, dato 19.06.2012) Avtale om innhenting av farlig avfall, brev fra NGI til Stene Renovasjon, datert 1.11.2012 Tilbakemelding på egenrapport 2011, brev fra Fylkesmannen til Stene Renovasjon, datert 15.8.2012 Stene Renovasjon AS: Egenrapportering av utslipptall fra bedrifter med utslippstillatelse (for 2011) 10