Møtereferat Vår ref.: Referent/dir.tlf.: Tove Sørensen Sted/Dato: Tromsø, 15.4.2016 Møtetype: Styringsgruppemøte prosjekt «Digitale pasienttjenester i nord» Møtedato: 8.4.2016, 10.00-14.00 Møtested: Helse Nord RHF, VK/telefon Neste møte: 27.5.2016, 8.30-10.00 Tilstede Bjørn Nilsen, styringsgruppeleder, IT-sjef, Helse Nord RHF Tove Sørensen, prosjektleder, UNN/Helse Nord Anne-May Knudsen, kommunikasjonsrådgiver, Helse Nord RHF Harald G. Sunde, medisinsk fagsjef, Finnmarkssykehuset Fred A. Murer, medisinsk direktør/stedfortreder adm. direktør, Helgelandssykehuset (til 12.00) Anders Høydalsvik, avdelingsleder Helsetjenesteutvikling, Helse Nord IKT Elin Gullhav, UNN, klinikksjef Barne-og ungdomsklinikken Beate Sørslett, medisinsk direktør, Nordlandssykehuset Bengt-Ole Larsen, konsernverneombud Helse Nord RHF Ann Mari Jenssen, konserntillitsvalgt, Helse Nord Bodil Rabben, avdelingsdirektør, Direktoratet for e-helse Tomas Nordheim Alme, medisinsk direktør/produktsjef DIPS Jarle Strømmen, prosjektleder delprosjekt «Timer i Helse Nord», konsulent Forfall Kristian Bartnes, UNN, klinikksjef, Hjerte- og lungeklinikken Initialer: BN TS AMK HGS FAM AH EG BS BOL AMJ BR TNA JS KB Agenda 1. Godkjenning av agenda 2. Godkjenning av referat, 12.02.16 og oppfølgingspunkt 3. Status for prosjektet. Beslutning om fremdrift. a. Status «min pasientjournal» b. Status annen funksjonalitet c. Kommunikasjon og forankring d. Status innføringsprosjekt e. Økonomi f. Rapportering på forbedringspunkter fra evalueringsrapporten 4. Målbilde for digitale pasienttjenester i Helse Nord (2016-2018). Orientering ved prosjektleder for delprosjekt «Timer i Helse Nord», Jarle Strømmen. 5. Eventuelt Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata 10 8006 BODØ Tlf.: 75 51 29 00 Faks: 75 51 29 01 www.helse-nord.no postmottak@helse-nord.no Org.nr.: 883 658 752
SAK Oppfølgingspunkt Ansvar Frist 5-2016 Beskrive forvaltningsmodell og kostnader BR 2.5.2016 (3-2016) knyttet til brukerstøtte 800Helse til Helse Nords budsjettprosess 5-2016 Fremme sak til produktstyret og BR Snarest styringsgruppen for DIS-prosjektet om behovet for at nasjonale digitale tjenester er tilpasset regionenes modenhet, varierende grad av datakvalitet og ulike Dipsversjoner. 5-2016 Undersøke om standardiseringsarbeidet i Prosjektleder Snarest FIKS-prosjektet omfatter røntgentimer og andre undersøkelser i forkant av timen. 5-2016 Legge fram risikovurderingene for timer, Prosjektleder Snarest henvisningsstatus og tilgangslogg for Fagråd for informasjonssikkerhet (FRIS) for vurdering. 5-2016 Beskrive tjeneste «tilgangslogg». Prosjektleder Til neste møte 5-2016 Utrede forbedret visning av dokumentliste Prosjektleder Til neste møte med bla å vise informasjon om dokumenter pasienten ikke får digital tilgang til. Fremme dette som sak til Klinisk IKT fagråd. 6-2016 Forankre målbildet for digitale pasienttjenester i Helse Nord i regionen. BN/TS Til neste møte Sak 4-2016 Godkjenning av agenda Vedtak Godkjenning av agenda Bjørn Nilsen ønsket velkommen til et utvidet styringsgruppemøte. Agenda ble godkjent Sak 5-2016 Godkjenning av referat og oppfølgingspunkt Vedtak Godkjenning av referat og oppfølgingspunkt Kommentarer til oppfølgingspunkt: BR informerte om at direktoratet utreder muligheten for utvidet åpningstid ved 800Helse. Det er enighet om at behovet er til stede, men diskusjon om hvem som skal ha ansvar for dette. BN ba om at forvaltningsmodellen beskrives og kostnadene estimeres slik at Helse Nord kan ta dette inn i budsjettprosessen. Referatet ble godkjent. Oppfølgingspunkt fra forrige møte ble tatt til orientering. Sak 6-2016 Status for prosjektet. Beslutning om framdrift. Vedtak Status for prosjektet. Beslutning om fremdrift Prosjektleder presenterte status for prosjektet. a. Status «min pasientjournal» 1. Styringsgruppa tar status for prosjektet til orientering og ønsker videre framdrift. 2
Tjenesten «Min pasientjournal» har nå opp mot 2000 brukere pr døgn. Nesten 100 000 personer har samtykket til å bruke tjenesten siden 10.12.2015. Det er utfordrende å informere brukerne om hvor stor del av journalen de får tilgang til digitalt. Dette er avhengig av hva regionene har mulighet til og ønsker å vise, teknisk løsning og om pasienten er nektet innsyn i dokumenter. Styringsgruppa mener det ikke er realistisk å vise alle historiske journaldokumenter digitalt fordi selve tjenesten i utgangspunktet begrenser seg til dokumenter i Dips, men det er ønskelig med en forbedret visning av dokumentlista, samt god informasjon til brukerne om hva de kan forvente å se. Den digitale tilgangen til sykehusjournalen vil for de fleste ikke være en nøyaktig kopi av sykehusjournalen som helsetjenesten har. Spørsmål om journalen må rettes til sykehuset som har opprettet journalen. Det bør etterstrebes mest mulig lik informasjon til brukerne, men det vil også være behov for å informere om de regionale forskjellene i tjenesten. b. Status annen funksjonalitet Det er mange utfordringer når flere regioner tilbyr samme tjenester på helsenorge.no. Direktoratet ønsker at tjenestene skal være så like som mulig. Styringsgruppa mener dette hensynet må veies opp mot hva de enkelte helsetjenestetilbyderne kan levere og andre rammebetingelser som f.eks ulike versjoner av Dips, slik at brukerne sikres så gode tjenester som mulig. Det er ikke akseptabelt å vise timer uten å angi oppmøtested fordi samme avdeling kan være i tre ulike byer. BR informerte om at direktoratet planlegger å ha en løsning på dette til september-releasen. Styringsgruppa ber om at denne problemstillingen fremmes for produktstyret og styringsgruppen til DIS-prosjektet. 2. Styringsgruppa ber prosjektet utrede muligheten for å vise informasjon om alle journaldokumenter i dokumentoversikten. 3. Styringsgruppa ber Direktoratet for e-helse sørge for at innbyggere kan reservere seg mot tjenester på Helsenorge.no og ber prosjektet utsette leveranser inntil dette er mulig. 4. Styringsgruppa ber Direktoratet for e-helse legge til rette for fleksibilitet i tjenestene på Helsenorge.no basert på variasjon blant annet i datakvalitet mellom regionene. Delprosjekt «timer» kartlegger hvordan timer i nord vil vises i portalen. Den største utfordringen er rutiner for å angi oppmøte til laboratorium og røntgen, der mye gjøres manuelt. Det må undersøkes med FIKS hvordan røntgentimene vil vises etter standardiseringsprogrammet er gjennomført. Risikovurdering av tjenestene «vise henvisning, time og tilgangslogg» identifiserte tre uakseptable trusler som skyldes at det ikke finnes mulighet for å reservere seg mot disse tjenestene slik at personer som har tilgang til pasientens bankid kan hindre behandling. BS påpeker at å 3
vise en time eller en henvisning er like sensitivt som å vise journalen. Innføringsansvarlige ved HF-ene og leder av Fagrådet for informasjonssikkerhet i Helse Nord (FRIS) anbefaler derfor at tjenestene utsettes til det er mulig å reservere seg mot tjenester på helsenorge.no. Styringsgruppa slutter seg til dette. BR informerte om at det gjøres en overordnet risikovurdering av tjenestene på helsenorge som vil se på vurderingene som er gjort i Helse Nord. Risikovurderingen som var gjort da Helse Vest tok i bruk tjenestene, vurderte ikke disse problemstillingene. Situasjonen var da også en annen med få tjenester på portalen. Risikovurderingene gjort av Helse Nord kan deles med produktstyret og styringsgruppen for DIS-prosjektet. Noen oppgaver er litt forsinket ift tidsplan. Konseptarbeid for bæretjenesten for dialog og prøvesvar pågår. Brukerhistoriene for prøvesvar og dialog er forankret i HFene med planlagte workshops med lab-personell og rekvirenter (intern og ekstern). Styringsgruppa ønsker en detaljert presentasjon av «tilgangslogg» for å sikre at helsepersonell og tillitsvalgte involveres. c. Kommunikasjon og forankring Revidert kommunikasjonsstrategi vil bistå helseforetakene med kommunikasjon til egne ansatte om nye tjenester som kommer og hvilke konsekvenser disse vil ha. «Min pasientjournal» er en tjeneste som ser ut til å øke uten spesielle kommunikasjonstiltak utover støtte til egne ansatte. Det er interesse fra omverdenen om erfaringer med tjenesten. Prosjektet har hatt innlegg i tidsskriftet til Norsk overlegeforening, februar 2016. «Pasientenes tilgang til sykehusjournalen: Enklere tilgang for pasienten, mer jobb for legen?» d. Status innføringsprosjekt Styringsgruppa ønsker at prosjektet fortsatt fokuserer på informasjon og opplæring av egen ansatte for å imøtekomme noen av kommentarene fra survey helsepersonell. BS og EG mener at prosjektet har informert klinikkene godt, og at spørsmål bør tas i linja. Rutiner for håndtering av kritiske feil i journalen er utarbeidet i HF-ene. Innføringsansvarlige jobber tett med tilrettelegging av timer på helsenorge.no og er involvert i de andre leveransene i 2016. e. Økonomi Regnskapsrapporten ble lagt fram. Det er ikke mottatt faktura for 2016 fra direktoratet og for februar fra HN-IKT. 4
Sak 7-2016 Reisebudsjettet totalt sett har kun en rest på 39.465 til resten av 2016, og da er ikke reiser bokført i mars tatt med. Dette skyldes dels et nøkternt reisebudsjett og at prosjektet på bakgrunn av evalueringen har prioritert å møtes. f. Rapportering på forbedringspunkter fra evalueringsrapporten Prosjektet jobber kontinuerlig med forbedringspunktene, men det er fortsatt utfordrende å samkjøre utviklingsløpene hos partnerne. BN forsikrer om at standardiseringsarbeidet understøtter de digitale helsetjenestene i Helse Nord og at rutineendringer tas opp regionalt. Målbilde for digitale pasienttjenester i Helse Nord (2016-2018). Orientering ved prosjektleder for delprosjekt «Timer i Helse Nord», Jarle Strømmen. Jarle Strømmen presenterte målbildet for digitale pasienttjenester i Helse Nord som er utarbeidet av prosjektet og som skal forankres i regionen. Det jobbes allerede med mange av elementene i andre prosjekter, f.eks «ressursplanlegging i Helse Nord». Gevinstberegningene er under arbeid. Styringsgruppa påpeker at selv om det settes en verdi på gevinstene, betyr ikke dette at stillinger faller bort, men at disse får andre oppgaver. Vedtak Styringsgruppa tar målbildet for digitale pasienttjenester i nord til orientering. 5