Rapport frå tilsyn med beredskap innan helse- og sosialområdet Vågsøy kommune Adressa til verksemda: Postboks 294, 6701 VÅGSØY Tidsrom for tilsynet: 23.07.2015-29.10.2015 Kontaktperson i verksemda: Rådmann Knut Ove Leite Samandrag Tilsynsrapporten skildrar dei avvik og merknadar som ble påvist i samband med gjennomført systemrevisjon i Vågsøy kommune. Systemrevisjonen omfatta følgjande område: Kommunen sitt planverk for beredskap innan helse- og sosialområdet, nærare om planverket er utarbeidet på bakgrunn av kommunespesifikke risiko- og sårbarheitsanalyser er samordna med kommunen sitt anna planverk for beredskap sikrar omlegging av drift i en krisesituasjon Under tilsynet ble det påvist følgjande avvik: Vågsøy kommune har ikkje eit planverk innan helse- og sosialområdet som sikrar omlegging av drift i ein krisesituasjon Dato: 20.10.2015 Jacob Andersen revisjonsleiar, ass. fylkeslege Haavard Stensvand revisor, fylkesberedskapssjef Eline Orheim revisor, seniorrådgjevar Brevet elektronisk godkjent og har ikkje underskrifter 1
Innhold 1. Innleiing... 3 2. Omtale av kommunen... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Kva tilsynet omfatta... 4 5. Funn... 5 6. Regelverk... 6 7. Dokument... 6 8. Deltakarar ved tilsynet... 7 2
1. Innleiing Tilsynsrapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vågsøy kommune 02.09.2015. Fylkesmannen er gitt mynde til å føre tilsyn med helse- og sosialtenesta i fylket, jf. helsetilsynslova 2. Siktet med den gjennomførte systemrevisjon er å vurdere om Vågsøy kommune stetter krava gitt i gjeldande lovverk. Tilsynet inngår som ein del av Fylkesmannen sine planlagde tilsyn for 2015. Systemrevisjon er ei revisjonsmetode som tar sikte på å undersøke: korleis kommunen arbeider for å avdekke, korrigere og førebygge eventuelle lovbrot om dette arbeide blir gjennomført på ein systematisk måte om dette arbeidet er tilstrekkeleg for å unngå lovbrot Systemrevisjon er ein revisjonsmetode som omfattar ein kombinasjon av gjennomgang av kommunen sine plandokument, intervju av relevant personell og stadleg inspeksjon. Tilsynsrapporten skildrar dei avvik og merknadar som vart påvist under systemrevisjonen. Rapporten gir difor ingen uttømmande tilstandsvurdering av dei område som vart undersøkt. Avvik syner tilhøve som er i strid med krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift. Merknad syner tilhøve som ikkje er i strid med krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynet finn grunnlag for å påpeike rom for forbetring. 2. Omtale av kommunen Vågsøy kommune er ein kystkommune nord-vest i Sogn og Fjordane fylke med om lag 6.100 innbyggarar. Kommunen består av to større øyer (Vågsøy og Husevågøy), fleire mindre øyer og fastland. Kommunen har grense mot Selje (nord), Vanylven (nord-øst), Eid (øst) og Bremanger (sør). Kommunesenter er Måløy plassert på hovudøya Vågsøy med om lag 3.250 innbyggarar. Tilgang frå Måløy til fastlandet går via Måløybrua over Ulvesundet og i hovudsak via riksveg 15 langs nordsida av Nordfjord til Nordfjordeid via Bryggja. I kommunen ligg fleire bedrifter innan fiskeindustri og skipsindustri. I kommunen ligg også tilhøyrande støtteindustri. I kommunen finns større lagre av drivstoff og prosesskjemikaliar (mellom anna ammoniakk). Kommunen har gjennomført felles risiko- og sårbarheitsanalyser med nabokommunane Selje og Eid. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande: Aktivitet Dato Kommentar Melding om tilsyn 23.07.15 Dokumentgjennomgang* 01.08.15 01.09.15 Opningsmøte 02.09.15 Omvising i sjukeheimen 15.09.15 Intervju, individ 02.09.15 4 personar vart intervjua Intervju, gruppe 02.09.15 5 personar vart intervjua Sluttmøte 02.09.19 3
4. Kva tilsynet omfatta Siktet med kommunen sitt planverk innan beredskap er i brei forstand å sette kommunen i stand til å verne innbyggarane mot effektane av situasjonar som avviker frå kommunen sin normaltilstand (normal drift). Beredskap innan helse- og sosialområdet er ein del av dette planverk. Siktet med beredskap innan helse- og sosialområdet er følgjande, jf. lov om helsemessig og sosial beredskap 1-1. «Formålet med loven er å verne befolkningens liv og helse og bidra til at nødvendig helsehjelp, helseog omsorgstjenester og sosiale tjenester kan tilbys befolkningen under krig og ved kriser og katastrofer i fredstid. For å ivareta lovens formål, skal virksomheter loven omfatter kunne fortsette og om nødvendig legge om og utvide driften under krig og ved kriser og katastrofer i fredstid, på basis av den daglige tjeneste, oppdaterte planverk og regelmessige øvelser, slik det er bestemt i eller i medhold av loven.» Innan helse- og sosialområdet betyr dette mellom anna at kommunen skal planlegge for evakuering av helse- og sosialinstitusjonar og planlegge for omlegging av drift fram til normal drift, slik at kommunen også i ein krisesituasjon kan yte naudsynlege helse- og sosialtenester. Hendingar som kan utfordre kommunen sin kapasitet er ikkje berre krig og katastrofar, men også krisesituasjonar i brei forstand, mellom anna, men ikkje berre, bortfall av viktig infrastruktur. I tilsynet som vart gjennomført etter revisjonsmetoden systemrevisjon, vart kommunen revidert mot krava i gjeldande lovverk innan beredskap og innan og helse- og sosialområdet. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (LOV-2011-06-24-30) Lov om helsemessig og sosial beredskap (LOV-2000-06-23-56) Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap (FOR-2001-07-23-881) I lovverket er det gitt at kommunen pliktar å utarbeide ein plan for arbeidet med beredskap innan helse- og sosialområdet, jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. 5-2 (LOV-2011-06-24-30), jf. lov om helsemessig og sosial beredskap 2-2 (LOV-2000-06-23-56). Krava til innhald i planverket er gitt i forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap 2-10 (FOR-2001-07- 23-881), heretter forskrifta, og vidare Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen (IS-1700) utgitt av Helsedirektoratet, heretter rettleiaren. Det er soleis ikkje eit krav at kommunen har ein eige særskild plan for beredskapen innan helse- og sosialområdet, men det er eit krav at kommunen kan dokumentere korleis kommunen har planlagd beredskapen innan helse- og sosialområdet. Dette kan dokumenterast i ein særskild plan eller i kommunen sitt anna planverk innan beredskap, heretter planen. Kommunestyret skal fastsette hyppigheit for revisjon og oppdatering av planen og tilhøyrande risiko- og sårbarheitsanalyser, jf. forskrifta 2. Det er tilrådd at slik oppdatering bør skje minimum ein gong for kvar valperiode, jf. rettleiaren. Planen skal ta utgangspunkt i ein eller fleire kommunespesifikke risiko- og sårbarheitsanalyser, jf. forskrifta 3. Planen skal omfatte prosedyrar for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrar naudsynlege tenester, jf. forskrifta 4. Behovet for omlegging av drift skjer når det oppstår eit misforhold mellom tilgjengeleg og naudsynleg/påkravd kapasitet (personell og/eller materiell). Bakgrunnen kan være at tilgjengeleg kapasitet er mindre enn vanleg og/eller at 4
naudsynleg/påkravd kapasitet er større enn vanleg. Rettleiaren omtalar særskild kva for tenester og kva for hendingar som må være omfatta av planen. Dette gjeld mellom anna evakuering av helse- og sosialinstitusjonar og sikring av naudsynleg drift fram til normaldrift. Vidare sikring av naudsynleg drift ved bortfall av viktig infrastruktur. Vidare sikring av naudsynleg drift ved pågang av skadde etter større ulykke og/eller katastrofe. Tilfredsstillande ressursdisponering føresett at kommunen har oversikt over tilgjengelege ressursar (personell og materiell mv.) internt i kommunen og eksternt hjå dei viktigaste samvirkepartnarar (nabokommunar, redningsetatar, frivillige organisasjonar mv.) og har prosedyrar for innsetting av desse ressursar (varslingsplan mv.). Planen skal omfatte prosedyrar for operativ leiing og samvirke med interne og eksterne samvirkepartnarar og vidare prosedyrar for informasjonstiltak, jf. forskrifta 5. Planen skal vere samordna med kommunen sitt anna beredskapsplanverk, jf. forskrifta 6. Planen skal være øvd og personell som har oppgåver i planen skal ha tilstrekkeleg kompetanse, opplæring og utstyr til å kunne ivareta sine oppgåver i planen, jf. forskrifta 7. Planen skal omfatte prosedyrar for sikring av forsyning av viktig materiell (mellom anna legemiddel), jf. forskrifta 8. Planen skal omfatte oversikt over personell som kan beordrast med heimel i lov om helsemessig og sosial beredskap, jf. forskrifta 9. Arbeidet med planen skal være systematisk, jf. forskrifta 10. I rettleiaren finns ein ferdig mal som dekker alle krava i forskrifta. Krava til kvalitetssikring og systematisk internkontroll er vidare nærare skildra i helseinternkontrollforskrifta. 5. Funn Det vart funne eitt avvik under tilsynet. Avvik 1: Vågsøy kommune har ikkje eit planverk for beredskap innan helse- og sosialområdet som sikrar omlegging av drift i ein krisesituasjon. Avvik frå følgjande krav: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. 5-2 Lov om helsemessig og sosial beredskap 2-2 Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap 4, 5, 6 og 7 Forskrift om internkontroll i helse og sosialsektoren Avviket bygger på følgjande: Manglande prosedyrar for ressursdisponering og omlegging av drift: Planverket omtaler ROS-analyse og analyseskjema for svikt i tenesteproduksjon innan heimebasert omsorg og evakuering av helse- og sosialinstitusjonar (analyseskjema 2, 17, 23A, 23B). Det er skrive overordna forslag til tiltak utan nærare spesifikasjon. Det går ikkje konkret fram korleis kommunen vil sikre naudsynlege helse- og sosialtenester ved omlegging av drift og fram til normaldrift på ny er oppretta. Manglande systematikk i planverket: 5
Kommunen har ikkje sikra seg at planverket for beredskap som gjeld legetenestene og tilhøyrande tenester i tilstrekkeleg grad er kjent. Tilsette ved legekontoret får ikkje systematisk informasjon om kjente helserisikoar i kommunen, t.d. handtering av personar eksponert for ammoniakk. Tilsette ved legekontoret får i liten grad opplæring i beredskapsplanverket. Tilsette ved legekontoret får i liten grad øving i beredskapsplanverket. Manglande samordning av planverket: Kommunen har ikkje sikra seg at planverket for beredskap innan helse- og sosialområdet i tilstrekkeleg grad er samordna med kommunen sitt anna planverk. Tiltakskart for særskilde beredskapshendingar innan helse- og sosialområdet er i liten grad kjente for rådmannen Tiltakskart for særskilde beredskapshendingar innan helse- og sosialområdet er ikkje utarbeida i tråd med overordna mal for tiltakskart i kommunen (t.d. teknisk etat) Kommuneoverlegen har stor kurativ stillingsbrøk men liten administrativ stillingsbrøk (angitt til 10 %) men inngår både i kriseleiinga og som leiar for kommunalt kriseteam, noko som i praksis kan bety at kommuneoverlegen i ein helserelatert krisesituasjon truleg vil være disponert i sin kurative stilling Kommuneoverlegen inngår i beredskapsrådet men deltar ikkje regelmessig på møta og er i liten grad involvert i arbeidet med planverket innan helse- og sosialområdet. 6. Regelverk Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. (LOV-1984-03-30-15) Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (LOV-2011-06-24-30) Lov om helsemessig og sosial beredskap (LOV-2000-06-23-56) Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap (FOR-2001-07-23-881) Lov om vern mot smittsomme sykdommer (LOV-1994-08-05-55) Forskrift om smittevern i helsetjenesten (FOR-2005-06-17-610) Forskrift om tuberkulosekontroll (FOR-2009-02-13-205) Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten (FOR-2002-12-20-1731) 7. Dokument Kommunen sin dokumentasjon som ble tilsendt før gjennomføring av tilsynet: Kriseplan ROS-analyse (heilskapleg ROS-analyse EVS-rapport) ROS-analyse for felles uønskte hendingar Plan for oppfølging av heilskapleg ROS-analyse EVS rapport Beredskapsplan for vassforsyning Tiltakskart for dambrot Tiltakskart for flom Smittevernplan for Vågsøy kommune Pandemiplan for Vågsøy kommune Beredskapsplan for Skaretun omsorgssenter Beredskapsplan for Bryggja omsorgssenter ROS-skjema og tiltakskart for brann på Bryggja omsorgssenter 6
8. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ein oversikt over deltakarar på høvesvis startmøte og sluttmøte, og deltakarar som vart individuelt intervjua. Deltakarar ved tilsynet Namn Funksjon startmøte sluttmøte intervju Morten Hagen ordførar X X X Knut Ove Leite rådmann X X X Jeanette Jensen kommunalsjef X X X Ove Aksnes kommunalsjef X X Trond Inselseth kommuneoverlege X X X Frå tilsynet deltok: Jacob Andersen, ass. fylkeslege, Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, revisjonsleiar Haavard Stensvand, fylkesberedskapssjef, Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, revisor Eline Orheim, seniorrådgjevar beredskap, Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, revisor 7