Etisk Plattform Innhold Etisk platform introduskjon... 2 Ærlighet... 2 Integritet... 2 Anti-korrupsjon og interessekonflikter... 2 Leverandørkontakt... 3 Gaver og bidrag til og fra forrentingsforbindelser... 3 Representasjon... 3 Nærstående partner... 3 Konfidensialitet... 4 Respekt... 4 Toleranse... 4 Ikke-diskriminering... 4 Anti-prostitusjon... 4 Gaver til egne ansatte... 4 Interne velferdsarrangementer... 5 Plikt og rett til å si i fra varsling... 5 Konsekvenser av overtredelser... 5 Referanser... 5 1
Etisk plattform introduksjon NTEs medarbeidere skal holde en høy etisk standard. Bedriften og alle ansatte som jobber for NTE skal i all sin virksomhet overholde samfunnets lover og regler og opptre på en etisk forsvarlig måte. Vi møter etiske dilemmaer daglig og dette dokumentet angir hvordan bedriften og ansatte skal opptre for å nå våre mål på en etisk forsvarlig måte, og i samsvar med våre kjerneverdier. Verdiene pålitelighet, åpenhet og nærhet angir hvordan ansatte i NTE skal oppføre seg på jobb og gir veiledning for hvordan vi opptrer som bedrift. Plattformen for etikk gjelder for alle medarbeiderne og andre som engasjeres til å representere NTEkonsernet. Ledere er ansvarlig for å gjøre sine ansatte kjent med retningslinjene, gi råd, legg forholdene til rette for etterlevelse og gå foran som gode forbilder. Er du i tvil skal du ta kontakt med nærmeste overordnede. NTEs etiske plattform omfatter: Ærlighet Ansatte i NTE skal opptre i overensstemmelse med konsernets visjon, kjerneverdier og NTEs styrende dokumenter. Alle ansatte skal ha god kunnskap om hvordan de skal oppføre seg i ulike situasjoner og følge denne plattformen i sitt daglige arbeide. Ansatte skal ta kontakt med sin nærmeste leder (eller andre) slik at man følger prosedyrer for varsling, hvis de kjenner forhold som er i konflikt med den etiske plattform. Integritet Vi skal overholde lover og forskrifter og følge konsernets egne prinsipper og retningslinjer både når vi jobber i Norge og i utlandet. Arbeidstiden skal benyttes til arbeid for bedriften. NTEs varer, tjenester og eiendom kan ikke benyttes privat. Som en del av NTE s velferdsordninger kan det etableres ordninger som åpner for slik bruk. Anti-korrupsjon og interessekonflikter Det er forbudt å motta eller gi urimelige gaver fra/til kunder, leverandører, eller andre interesser. Oppstår det situasjoner som kan oppfattes som bestikkelse, skal dette varsles til nærmeste leder umiddelbart eller til andre i henhold til varslingsprosedyren. Vi som ansatte skal ikke akseptere for egen del, familie eller andre nærstående spesielle fordeler av økonomisk eller annen art som kan oppfattes som å påvirke eller være egnet til å påvirke forhandlinger, saksforberedelse, vedtak eller tjenesteutøvelse. Vi skal ikke bruke vår posisjon til egen fordel eller til fordel for nærmeste slektninger. Personlige interesser skal ikke hindre oss i å ta objektive avgjørelser i den daglige driften. Medarbeidere skal ikke involvere seg i forhold som kan føre til en faktisk eller oppfattet konflikt med NTEs interesser. Er du i tvil så kontakt nærmeste leder. 2
Leverandørkontakt Etikk og integritet er viktige elementer i grensesnittet kunde og leverandør. NTE stiller strenge krav til både egne ansatte og leverandører, basert på kjerneverdiene pålitelighet, åpenhet og nærhet. Som et ledd i vårt mål om kontinuerlig forbedring, skal hendelser som oppleves som utilbørlig press rapporteres så snart som mulig for eventuelt å treffe nødvendige korrigerende tiltak. Slik rapportering er ønskelig også fra våre leverandører, dersom det oppfattes at vi opptrer i strid med denne platformen, på lik linje som vi også varsler våre leverandører dersom vi mener det er på sin plass. Som ansatte i NTE skal vi ikke utnytte vår posisjon i forhold til NTEs leverandører for å få disse til å yte bidrag til lag og foreninger man er medlem, uavhengig av om foreningen er privat eller har tilknytning til NTE. Det kreves at leverandørprosessen er strukturert og at vi behandler våre leverandører likt. Etter at prosessen er ferdig og kontrakten er undertegnet, skal ingen ansatte utlevere informasjon om prosessen, valgt tilbud, andre leverandørers tilbud, innholdet i kontrakten eller annen informasjon som er privat og/eller konfidensiell. Ved kjøp i eller fra utlandet, eller ved oppdrag i utlandet, skal NTE respektere internasjonale forpliktelser som menneskerettigheter og internasjonale standarder i arbeidslivet. Brudd på forpliktelsene er å oppfatte som brudd på NTEs etiske plattform. Gaver og bidrag til og fra forretningsforbindelser NTE skal ha høy etisk standard i all kontakt med forrentingsforbindelser. Gaver til eller fra forretningsforbindelser kan som regel aksepteres dersom verdien er liten. Nærmeste overordnede skal informeres om slike gaver. Middager og sosiale sammenkomster i forbindelse med møter, forhandlinger, osv. kan aksepteres i rimelig omfang. Ved tvil skal den enkelte betale for sin deltakelse. NTE skal alltid dekke utgifter til reiser arrangert av produsenter eller leverandører som fabrikkbesøk, deltakelse på messer osv. Det stilles krav til et forsvarlig faglig innhold ved slike arrangementer. Deltakelse i sosiale arrangementer eller andre aktiviteter betalt av forretningsforbindelser, kan godtas i rimelig omfang. Ved tvil skal utgiftene dekkes av NTE. Representasjon Representasjonsoppdrag skal godkjennes av linjeleder i konsernledelsen. Ved representasjonsoppdrag hvor det forventes at ledsager også deltar, kan utgifter i forbindelse med dette dekkes etter tilsvarende godkjennelse. Nærstående partner NTE skal unngå at ektefeller, samboende partner eller nære slektninger som jobber i samme enhet, har et forhold der en av dem er den andres nærmeste overordnede. Oppstår det likevel en slik situasjon vil bedriften, sammen med de berørte, bidra til å finne en løsning. Det skal også utøves varsomhet i forespørsels-, kontrakts- og tilbudsprosesser mot leverandører hvor det kan oppstå habilitetskonflikter. Dersom slike utfordringer kommer opp, skal dette varsles og prosessen skal gjennomføres av en annen person i NTE med nøytralt forhold til de aktuelle parter. 3
Konfidensialitet NTE skal beskytte informasjon som er konfidensiell fordi vi jobber i en konkurranseutsatt virksomhet. Konfidensiell informasjon er: personopplysninger (både i forbindelse med ansatte og kunder), opplysinger som er knyttet til bedriftens virksomhet og systemer og forretningshemmeligheter. Ansatte skal aldri bruke informasjon de har fått kjennskap til i tjenesten for å oppnå personlige fordeler eller skade andre på noen måte. Taushetsplikten gjelder selv om arbeidsforhold med NTE er avsluttet. NTE har egen retningslinje om konfidensialitet som gir nærmere informasjon. Alle ansatte i NTE har skrevet under på en taushetserklæring ved ansettelse. Hvis du har spørsmål til forhold om konfidensialitet, se på retningslinje, Konfidensialitet i NTE``, eller ta kontakt med din overordnede. Respekt Ansatte i NTE skal vise respekt overfor mennesker de er i kontakt med i sitt arbeid (for kolleger, kunder og samarbeidspartnere) og være til støtte i vanskelige faglige og personlige situasjoner. Slik støtte må imidlertid ikke være til hinder for å ta opp brudd på bestemmelsene i den etiske plattform. NTE skal ikke drive virksomhet eller delta i prosjekter med høy risiko, som er i konflikt med menneskerettigheter, eller fører til korrupsjon og miljøskader. Toleranse Vi skal vise toleranse for kollegaer og medarbeidere. Toleranse er å akseptere ulikheter og verdsette ansatte og kunder og fremme et miljø hvor alle ansatte står fritt til å utvikle sitt potensial og aktivt bidra til at NTE oppnår sine mål. Ikke-diskriminering Det er uakseptabelt å mobbe, trakassere eller diskriminere andre medarbeidere, samarbeidspartnere, kunder eller andres interesser på grunnlag av rase, religion, kjønn, alder, nasjonalitet, befolkingsgruppe eller andre forhold som kan føre til at ikke alle behandles likt. Anti-prostitusjon Kjøp av seksuelle tjenester bidrar til å fremme prostitusjon og undertrykkelse, ansatte i NTE skal derfor ikke kjøpe seksuelle tjenester når vedkommende er på oppdrag eller tjenestereise for NTE. Gaver til egne ansatte NTE har som mål å ivareta de ansatte på god måte gjennom arbeidsforholdets ulike faser. Når ansatte har ulike milepæler som runde dager, lang tjenestetid eller avslutter arbeidsforholdet i NTE, ønsker bedriften å gi en oppmerksomhet som skal være lik for alle. Lokal leder er ansvarlig for å følge opp den enkelte arbeidstaker i de forhold som ikke ivaretas av konsernet. Hvis du trenger mer informasjon, se på retningslinjen om gaver og oppmerksomhet til ansatte ved runde dager og avgang med pensjon. 4
Interne velferdsarrangementer NTE støtter flere arrangement som er til fordel for de ansatte, og gir tilbud om mange aktiviteter for ansatte i fritid. Når ansatte deltar i interne velferdsarrangement, skal de opptre på en måte som NTE kan stå inne for. Plikt og rett til å si i fra - varsling Oppdager vi uetiske eller ulovlige forhold eller at man befinner seg i et etisk dilemma, skal vi melde fra om dette. Ved tvil eller mistanke om brudd på NTEs etikk plattform, skal nærmeste overordnede varsles. Ansatte oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold for å bidra til å hindre eller avdekke kritikkverdige forhold slik at det kan skapes et åpent varslingsklima i organisasjonen. Varsling er å gå videre med antatt kritikkverdige forhold. Kritikkverdige forhold er brudd på lover, interne regler eller bedriftens etiske plattform. Konsekvenser av overtredelser Brudd på NTEs etiske platform kan medføre disiplinærtiltak eller oppsigelse, og kan bli rapportert til relevante myndigheter. NTE vil håndtere relevante overtredelser i samsvar med NTEs retningslinje for behandling av disiplinærsaker i NTE. Referanser Deler av disse etiske retningslinjene er utdypet i egne retningslinjer i NTE: - RL Behandling av disiplinærsaker i NTE - RL Konfidensialitet i NTE - RL Oppmerksomhet ved runde dager og avgang med pensjon - RL Varsling - SKJ Intern varsling - NTEs kjerneverdier 5