MØTEINNKALLING. Tillegg SAKLISTE Del 3. Spilleregler - vedtatt på Sundvolden 2005: Frogn kommune Kommunestyret

Frogn kommune Kommunestyret Spilleregler - vedtatt på Sundvolden 2005: Innbyggerne i sentrum Felles ansvar for Frogn kommunes omdømme og arbeidsmiljø Forståelse, aksept og respekt for hverandres roller Klarhet i beslutningsgrunnlag gir klarhet i vedtak Vi er modige, synlige og glade Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset, Fraunar Møtedato: 27.05.2013 Tid: 18.00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes snarest til sekretariatet tlf. 64 90 60 14 eller tlf. 64 90 64 00. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Tillegg SAKLISTE Del 3 75/13 REVISJON REGLEMENT FOLKEVALGTE ORGANER 76/13 STØTTE - OSCARSBORG AKUSTISKE Type Side Drøbak 3. mai 2013 Thore Vestby Ordfører

FROGN KOMMUNE Kommunestyret 75/13 - REVISJON REGLEMENT FOLKEVALGTE ORGANER Saksbehandler: Anne Lise Larsson Arkivsaksnr.: 12/1766 Løpenr.: 5812/13 Arkiv: 033 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Hovedutvalget for miljø, plan- og byggesaker 64/13 13.05.2013 Hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur / Formannskapet / Kommunestyret 75/13 27.05.2013 RÅDMANNENS INNSTILLING: Kommunestyret vedtar reglement for folkevalgte organer, datert 3.5.2013. En revisjon av reglementet for klagesaksbehandlingen utredes spesielt og legges frem i en egen sak. SAKSUTREDNING: Sammendrag: Gjeldende reglement for folkevalgte organer ble vedtatt i 1998. Etter dette er det kun foretatt oppdatering av utvalgenes navn og ansvarsområder i 2007. Endring i delegeringsreglement, endring i lovverk, samt et generelt behov for oppdatering, har gjort en revisjon påkrevet. Saken ble lagt frem som temadiskusjon i formannskapet den 17.10.2012. Formannskapet konkluderte med å sette ned en arbeidsgruppe bestående av gruppelederne. Arbeidsgruppen fikk i oppdrag å legge frem et forslag for videre behandling. Arbeidet har vært ledet av varaordfører. Etter to møter legges saken frem for utvalgene og kommunestyret. Rådmannen anbefaler at reglementet vedtas, men at reglement for klagesaksbehandling revideres i egen sak. Bakgrunn for saken: Gjeldende reglement for folkevalgte organer ble vedtatt i 1998. Etter dette er det kun foretatt oppdatering av utvalgenes navn og ansvarsområder i 2007. Endring i delegeringsreglement, endring i lovverk, samt et generelt behov for oppdatering, har gjort en revisjon påkrevet. Saken ble lagt frem som temadiskusjon i formannskapet den 17.10.2012.

Formannskapet konkluderte med å sette ned en arbeidsgruppe bestående av gruppelederne. Arbeidsgruppen fikk i oppdrag å legge frem et forslag for videre behandling. Arbeidet har vært ledet av varaordfører. Arbeidsgruppen har hatt to møter i 2013. Rådmannen har stilt sekretær til rådighet. Saken legges frem slik at samtlige kapitler i det nye reglementet kommenteres, med henvisning til hvilken del av gjeldende reglement den erstatter. Etter siste møte i arbeidsgruppen har rådmannen funnet det hensiktsmessig å foreslå enkelte endringer. Endringene angår tekst som er videreført fra gammelt reglement og ikke endringer som arbeidsgruppen har foreslått. I teksten nedenfor vil tydelig det fremgå hvor rådmannen har foreslått endringer. Reglement for folkevalgte organer er nært knyttet til delegeringsreglementet. Delegeringsreglementet er også under redigering, og det vil bli lagt frem en egen sak om dette senere i år. Eventuelle endringer i delegeringsreglementet kan medføre behov for endringer også i reglement for folkevalgte organer. Dette vil rådmannen i så fall komme tilbake til. Del 1 Reglement for Frogn kommunestyre 1.1 Kommunestyrets oppgaver og myndighet (1.1 i gjeldende reglement). Siste avsnitt: Rådmannen foreslår å bytte ut ordene «frie skjønnsutøvelse» med «vedtak» i siste setning. Begrunnelsen for dette er at spørsmålet om «fritt skjønn» dreier seg om domstolenes adgang til å prøve forvaltningens skjønn, og at dette derfor er irrelevant i denne sammenhengen. 1.2.1 Konstituerende møter (1.2.1 i gjeldende reglement) Ingen endringer 1.2.2 Møteprinsippet (1.2.2 i gjeldende reglement) Femte avsnitt: Frist for å sende innkallingen er endret fra 7 til 10 dager. Dette er i tråd med dagens praksis med utsending på fredager. 6. avsnitt. Reglementet er tilpasset dagens annonsepraksis. Med fast annonsering hver 14. dag må annonseringen av politiske møter tilpasses disse fristene. Nest siste avsnitt ny setning er satt inn for å unngå ettersendelse av saker «Som hovedregel tillates ikke ettersendelse av saker». Siste avsnitt: Ny setning er satt inn: «Som hovedregel bør kommunestyremøter avsluttes senest kl. 22.30» Arbeidsgruppen har diskutert hvorvidt det er ønskelig å sette en slik tidsgrense, og konkluderte med at det er ønskelig, samtidig som man åpner for lengre møter ved behov. 1.2.3 Medlemmers rettigheter og plikter (1.2.3 i gjeldende reglement) Tredje avsnitt: I gjeldende reglement står det at «Representanter fra administrasjonen eller sakkyndige som er særskilt innkalt av kommunestyret selv, eller av ordføreren, kan få ordet for å gi faglige råd og faktaopplysninger». Rådmannen foreslår å slette denne setningen.

Begrunnelsen er at kommunestyret her innskrenker rådmannens myndighet etter kommuneloven 23 mer enn det er anledning til. Det er i tillegg en logisk inkonsistens siden representanter fra administrasjonen representerer rådmannen. Siste avsnitt: Tekst om ankemulig er satt inn. Arbeidsgruppen har også satt inn teksten «eller rett underutvalg». Arbeidsgruppen har ønsket å markere at en sak også kan ankes til et underorgan, dersom dette organet har myndighet til å avgjøre saken. Rådmannen foreslår i tillegg å legge til et nytt avsnitt som omhandler folkevalgtes taushetsplikt. «Kommunestyrets medlemmer er omfattet av lovpålagt taushetsplikt etter forvaltningsloven 13, samt andre lovers bestemmelser om taushetsplikt. I henhold til forvaltningsloven 13 plikter enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om a) Noens personlige forhold eller b) Tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Videre fremgår det at taushetsplikten også gjelder etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. 1.2.4 Andre møtedeltakere (nytt kapittel) I gjeldende reglement står teksten i kapittel 1.2.3 under egen overskrift. Nytt kapittel er etablert. 2. avsnitt: «Politisk sekretær» er endret til «Enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester». 1.2.5 Møteledelse offentlighet taushetsplikt (1.2.4 i gjeldende reglement) Det er gjort noen tilpasninger m.h.t. lovverket (nye paragrafer). 9. avsnitt: I gjeldende reglement står det «Blir det vedtatt å behandle en sak for lukkede dører, plikter kommunestyrets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som må delta under saken å bevare tausheten om forhandlingen og de vedtak som treffes. Taushetsplikten varer innen annet blir bestemt av kommunestyret eller inntil de hensyn som bevirket vedtak om lukkede dører er falt bort, jfr. også reglementets pkt. 1.2.19.» Rådmannen foreslår å endre dette til «Blir det vedtatt å behandle en sak for lukkede dører i hht. kommuneloven 31 nr. 2, 3 og 4, plikter kommunestyrets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som må delta under saken å bevare tausheten om forhandlingene og de vedtak som treffes, dersom opplysningene som har kommet fram i saken eller behandlingen er omfattet av reglene om lovbestemt taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 eller tilsvarende bestemmelser i andre lover. Blir det vedtatt å behandle en sak for lukkede dører i hht. kommuneloven 31 nr. 5 varer taushetsplikten inntil annet blir bestemt av kommunestyret eller inntil de hensyn om bevirket vedtak om lukkede dører er falt bort.»

Rådmannen har her valgt å skille mellom lovbestemt taushetsplikt (som kommunestyret ikke kan overstyre), og taushetsplikt som kommunestyret selv har vedtatt. Dette kan for eksempel være taushetsplikt som skyldes et ønske om å beskytte kommunens interesser. Typisk eksempel på det siste er vedtak om kjøp av tjenester gjennom anbudskonkurranse, der det ikke er ønskelig at potensielle tilbydere skal kjenne til rammen som er bevilget før anbudskonkurransen er gjennomført. 1.2.6 Åpning av møtet (Nytt kapittel) Teksten er identisk med gjeldende reglement, men plassert i et eget kapittel. 1.2.7 1.2.9 (1.2.5-1.2.7 i gjeldende reglement) Ingen endringer. 1.2.10 Ordskiftet (1.2.8 i gjeldende reglement) Tredje avsnitt: I gjeldende reglement står det «Retter han seg da ikke etter reglementet.». Dette er endret til «Retter han/hun seg ikke etter reglementet.». Tilsvarende rettelse er gjort i siste avsnitt. 1.2.11 Avgrensning og avslutning av ordskiftet (1.2.9 i gjeldende reglement) I gjeldende reglement var det satt en tidsgrense på 15 minutter til gruppemøter. Arbeidsgruppen har ikke ønsket å sette noen tidsramme, men ønsker i stedet at ordfører skal fastsette tidsrammen. Ny tekst: «Når en gruppeleder ber om gruppemøte, skal ordfører sette tydelig tidsramme for gruppemøtet». 1.2.12 Forslag (1.2.10 i gjeldende reglement). Deler av kapitlet er omformulert og tilpasset kommunestyrevedtaket fra 22.10.2012, med hensyn til elektronisk innsending av forslag. I tillegg er det foreslått at utsettelsesforslag skal være skriftlige og med begrunnelse. Det er videre foreslått at partiene skal oppfordres til å distribuere forslagene seg i mellom. Ny tekst lyder slik: «Forslag kan bare settes frem under møtet av ordfører og kommunestyrets medlemmer. Rådmannens formulerte forslag til vedtak må fremmes, enten av ordfører eller ett av kommunestyrets øvrige medlemmer. Forslag som partiene planlegger å fremme i møtets sendes elektronisk til sekretariatet fortrinnsvis innen kl. 12.00 møtedagen. Sekretariatet pålegges taushetsplikt om forslagene inntil de fremmes. Forslagsstiller oppfordres til å sende kopi til øvrige partigrupper. Forslag som fremmes i møtet oversendes fortrinnsvis elektronisk til sekretariatet i møtet. Forslag som oversendes elektronisk skrives ut av møtesekretariat slik at forslagsstiller kan undertegne. Forslag som ikke fremmes elektronisk leveres til ordfører og undertegnes av forslagsstiller. Ordfører referer forslagene. Ordfører kan gjøre unntak fra kravet om skriftlighet. Går forslaget ut på hvem som skal velges, ansettes, oversendes annet kommunalt organ eller på at et forslag ikke skal vedtas, kan det gis muntlig. Utsettelsesforslag skal være skriftlige og med begrunnelse.»

1.2.13-1.2.14 (1.2.11-1.2.12 i gjeldende reglement) Ingen endringer 1.2.15 Vedtaksførhet Avstemning (1.2.13 i gjeldende reglement) Dette kapitlet er uendret, bortsett fra noen oppdateringer mht. lovhenvisninger. 1.2.16 Forespørsler (1.2.14 i gjeldende reglement) Hensikten med endringene i dette kapitlet har vært å rydde opp i begrepsbruken og gi klarere regler. Arbeidsgruppen har også vært opptatt av å redusere tidsbruken. Reglementet presiserer at man har en lovfestet rett til å rette forespørsler til ordføreren, også i møtet. Videre definerer man to typer forespørsler: Interpellasjoner og spørsmål. Hvis man ønsker svar på hhv interpellasjoner og spørsmål i møtet, må man forholde seg til tidsfrister (hhv 10 dager for interpellasjoner og 4 dager for spørsmål). Hvis ikke fristene overholdes kan spørsmålet bli besvart skriftlig og legges frem som referatsak. Dette utelukker altså ikke at spørsmålet kan bli besvart muntlig i møtet, dersom det er mulig. I arbeidsgruppen ble «Eventuelt» diskutert, og enkelte i gruppen har ønsket å få «Eventuelt» tilbake på sakskartet i kommunestyret. I de siste møtene i kommunestyret er spørsmål blitt protokollert slik «eventuelt» tidligere har vært protokollert. Rådmannens vurdering er at dette har fått sin praktiske løsning og at «Spørsmål» allerede har erstattet «Eventuelt». Når det gjelder hvordan interpellasjoner og spørsmål behandles, har arbeidsgruppen vært spesielt opptatt av å redusere tidsbruken. Først interpellasjoner: Den som spør og den som svarer får 5 minutter hver. Ellers er taletiden 3 minutter. I gjeldende reglementet er tidsgrensen hhv 10 og 5 minutter. I tillegg er tidsgrensen totalt for behandling av en forespørsel satt til en time. Arbeidsgruppen har fjernet bestemmelsen. Regelen om at den som spør og den som svarer kan få ordet to ganger, og at andre kun skal få ordet en gang, er beholdt. I arbeidsgruppen var det en viss diskusjon om forslagsrett i forbindelse med interpellasjoner, men man valgte å beholde teksten i gjeldende reglement. Den eneste endringen er at det er tatt med en henvisning til en annen del av reglementet. Behandling av spørsmål: I reglementet presiseres det at spørsmål som hovedregel stilles etter at sakene på dagsorden er behandlet (tilsvarende eventuelt). Den som spør og den som svarer kan ha ett innlegg hver på inntil 3 minutters varighet og ha ordet en gang hver til korte bemerkninger (tilleggsspørsmål og svar). Ingen andre kan få ordet. Den eneste endringen er at tiden er redusert fra 5 til 3 minutter. I gjeldende reglement er det et kapittel (1.2.17) om deputasjoner (sendenemnder fra berørte parter). Det foreslås å fjerne hele kapitlet, da ordningen med deputasjoner er en frivillig ordning (ikke lovfestet), og det heller ikke synes som om det er interesse for å bruke ordningen. 1.2.17 Ro og orden (1.2.16 i gjeldende reglement) 1. avsnitt: Formuleringen om at mobiltelefoner og andre innretninger som kan virke forstyrrende skal være slått av er fjernet. Arbeidsgruppen anser dette som en overflødig bestemmelse. 3. avsnitt: «Tegninger, tabeller eller lignende» er erstattet med «Plakater, faner eller lignende».

4. avsnitt: Det er satt inn en tekst: «Det er ikke tillatt å dele ut skriftlig informasjon til medlemmene i rommet kommunestyremøtet avholdes, med mindre ordfører har godkjent at informasjonen deles ut.» Forslaget er i tråd med dagens praksis, og det er altså ingenting i veien for å dele ut informasjon utenfor kommunestyresalen. 1.2.18 Møtebok (1.2.17 i gjeldende reglement) 3. avsnitt: Det er tidligere vedtatt at det ved dissens skal fremgå hvor mange medlemmer fra partiene som har stemt på de ulike alternativene, og dette er tatt inn i reglementet. Det er også i tråd med dagens praksis. 4. avsnitt: Det er tatt inn i reglementet at det skal fremgå når det er sendt ut dokumenter til kommunestyret etter at saklisten er sendt ut eller om det er delt ut dokumenter i møtet. Spesielt i utvalg er det vanlig at parter i saker ønsker å sende ut tilleggsinformasjon. Dette bør dokumenteres i protokollen. I det gamle reglementet var det her et punkt om protokolltilførsel. Arbeidsgruppen ønsket å opprette eget kapittel om protokolltilførsel (Se nedenfor 1.2.19) 5. avsnitt: Handler om godkjenning av protokollen. Det er tatt inn en tekst om at forslaget til protokoll sendes elektronisk til kommunestyrets møtende medlemmer, og at kommunestyret får en frist til å komme med evt. merknader. Arbeidsgruppen ønsker at fristen skal være tre dager. Møteprotokollen godkjennes og underskrives av ordfører og minst to andre medlemmer på vegne av kommunestyret. Dette innebærer at dagens praksis med at kommunestyret eller utvalget godkjenner protokollen i påfølgende møte opphører. Kommunestyrets møtebok arkiveres i Enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester og det presiseres at møtebøkene skal oppbevares i henhold til deg til enhver tid gjeldende bestemmelser i arkivloven. Til orientering er det ikke lenger et krav at protokollene fra møtene bindes inn, slik praksis har vært til nå. Det er tilstrekkelig at et underskrevet eksemplar av protokollen er registrert inn i det elektroniske arkivsystemet. 1.1.19 Protokolltilførsler (Nytt kapittel) Dette er et helt nytt kapittel og er skrevet inn etter ønske fra arbeidsgruppen: «Et enkeltmedlem av kommunestyret kan kreve å få protokolltilførsel i saken. Dette må skje før kommunestyret begynner behandlingen av neste sak på dagsorden. Protokolltilførsler oversendes fortrinnsvis elektronisk til sekretariatet i møtet.» 1.2.20 Møtets uformelle del (Nytt kapittel) Dette er et helt nytt kapittel. Struktur og tidsbruk i møter engasjerer mange kommunestyremedlemmer. Arbeidsgruppen som har gjennomgått reglementet har også brukt mye tid på nettopp dette. Det foreslås at ordningen med formell og uformell del av møtet, som medlemmene hhv inviteres og innkalles til, fremkommer i reglementet. I forslag til nytt reglement hører følgende elementer til møtets uformelle del: a) muntlige orienteringer/presentasjoner fra ordfører, rådmann eller representanter for disse. Arbeidsgruppen mener at skriftlige orienteringer hører med til den formelle delen av møtet. Bakgrunnen for dette er at man skal sikres at alle kommunestyrets medlemmer får anledning til å komme med merknader til orienteringene, selv om de ikke er til stede i den uformelle delen av møtet.

b) Orienteringer/presentasjoner fra eksterne. Reglementet fastsetter en makstid for muntlige orienteringer en time, videre at ordfører og rådmannens orientering som hovedregel bør foreligge skriftlig. c) Spørsmål og innspill fra innbyggerne. Retningslinjene for spørsmål og innspill fra innbyggerne er tatt inn i reglementet og klokkeslett er satt til kl. 17.15 (lik dagens praksis). Tilsvarende er tatt inn i reglementene for utvalgene, men tilpasset utvalgene mht. klokkeslett. Arbeidsgruppen ønsker ikke å ha temadiskusjoner i kommunestyret og foreslår at de skal være forbeholdt utvalgsmøtene. 1.2.21 Tilsyn og kontroll (1.2.18 i gjeldende reglement) Kapitlet justert mht. lovhenvisning, og i tillegg er det noe utvidet når det gjelder det som står om lovlighetskontroll. Det er tatt inn at lovlighetskontroll også gjelder avgjørelser om møter skal holdes for åpne eller lukkede dører og avgjørelser om habilitet. Videre at avgjørelser om ansettelser, oppsigelse eller avskjed ikke er gjenstand for lovlighetskontroll. 1.2.22 Rett til innsyn i dokumenter (1.2.19 i gjeldende reglement) Kommunestyret skal selv fastsette et reglement for de folkevalgtes innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker som er under behandling. Frogn kommunes reglement er basert på et veiledende normalreglement fra KRD, datert 5.1.2004. I gjeldende reglement er normalreglementet tatt inn her. Dette reglementet er lagt inn som et eget kapittel (kapittel 5). 1.2.23 Møtegodtgjøring Dekning av utgifter og tap (1.2.20 i gjeldende reglement). Ingen substansielle endringer, bortsett fra at en ekstra lovhenvisning er tatt med. Del 2 Reglement for formannskapet og utvalgene. Det foreslås et felles reglement for både formannskap og utvalg, det vil si en del som inneholder bestemmelser som er like for alle utvalg og en del som inneholder særregler for hvert enkelt utvalg. 2.1.1 Formannskapets og hovedutvalgenes oppgaver (2.1.1 i gjeldende reglement) Når det gjelder utvalgenes myndighetsområde ønsker arbeidsgruppen å vise til delegeringsreglementet. I det gjeldende reglementet står en opplisting hva oppgavene, men disse er derfor tatt ut. Deler av delegeringsreglementet er tatt i teksten (avsnitt 3). Arbeidsgruppen er opptatt av å få frem at hovedutvalgene har avgjørelsesmyndighet i saker på lik linje med formannskapet. 2.1.2 Valg (3.1 i gjeldende reglement, siste avsnitt).

Teksten finnes også i gjeldende reglement, men som en del av et annet kapittel. Kommunelovens bestemmelser om valg er tatt inn i reglementet. 2.1.3 Supplering (Nytt kapittel) Kommunelovens bestemmelser om supplering er tatt inn i reglementet. 2.1.4 Myndighet (3.2 i gjeldende reglement) Deler av delegeringsreglementet er tatt inn her. Igjen har arbeidsgruppen ønsket å fremheve hovedutvalgenes myndighet til å avgjøre saker innenfor eget område og innstiller direkte til kommunestyret, også der det har økonomiske konsekvenser. Rådmannen presiserer at man nå har begynt en prosess med revisjon av delegeringsreglementet, og at det på et senere tidspunkt kan bli nødvendig å tilpasse dette kapitlet til revidert delegeringsreglement. I det nye reglementet er det, etter arbeidsgruppens ønske, tatt inn en oversikt over hvilke saker som skal legges frem for kommunestyret til avgjørelse. 2.1.5.1 Møteprinsipper (3.3.1 i gjeldende reglement) 4. avsnitt: Det presiseres at leder har ansvar for å sende ut innkallingen og fristen er satt til 10 dager før møtet tilsvarende kommunestyret. Det er også gjort noen tilpasninger til den teknologiske utvikling mht. hvordan sakspapirene distribueres. 2.1.5.2 Medlemmers rettigheter og plikter (3.3.2 i gjeldende reglement) I siste avsnitt: Samme endring som 1.2.3. 2.1.5.3 Spørsmål (Nytt kapittel) En bearbeidet versjon av kapitlet forespørsler, men tilpasset utvalgsmøter. Arbeidsgruppen ønsker ikke interpellasjoner i utvalgsmøtene, derfor er det kun «spørsmålsdelen» som er tatt med. Denne er imidlertid lik den i kommunestyret. 2.1.5.4 Uformell del av møtet (Nytt kapittel) Som i delen om kommunestyret er dette er et helt nytt kapittel. Også i utvalgene er det en uformell del av møtet, selv om den ikke er like klart definert i utvalgene som i kommunestyret. Tradisjonelt har det vært opp til utvalgslederne å bestemme tidsplan for møtene og dette videreføres med forslaget. Det gis en redegjørelse for hva som regnes inn i den uformelle delen av møtet: a) Orienteringer/presentasjoner fra utvalgsleder, rådmann eller representanter for disse. Det skilles her ikke mellom muntlige og skriftlige orienteringer i det man ikke har en del medlemmene av utvalget kun er invitert til å være med på. I praksis vil samtlige medlemmer være til stede hele møtet. b) Orienteringer/presentasjoner fra eksterne. c) Temadiskusjoner.

Formålet med temadiskusjoner er først og fremst at politikerne skal kunne gi innspill til administrasjonen i viktige saker tidlige i prosessen. I tillegg inviteres berørte parter til å delta. Gruppen ønsker at temadiskusjoner avholdes i formannskap og hovedutvalgene, men bare her og ikke i kommunestyret. I reglementet er tidligere vedtatte retningslinjer for temadiskusjon tatt inn, med en endring i siste avsnitt. I gjeldende retningslinjer står det at «Temaet og hovedtrekkene i eventuelle konklusjoner protokolleres. Trekkes ingen konklusjoner protokolleres kun at saken ble diskutert. Som grunnlag for det videre arbeid lages det et internt notat der meninger, innspill og eventuelle konklusjoner er referert.» I forslaget fra arbeidsgruppen står det «Temaet for temadiskusjonen protokolleres. Som grunnlag for det videre arbeid i administrasjonen, utarbeides det et kortfattet referat der meninger og innspill fremgår. Referatet arkiveres på saken». Bakgrunnen for forslaget er at arbeidsgruppen mener det som oftest er vanskelig, og til og med umulig, for utvalgslederne å trekke konklusjoner av en slik temadiskusjon. Referatet bør heller ikke være internt, men tilgjengelig som alle andre offentlige dokumenter. d) Åpne høringer Selv om innbyggerne er invitert til å delta på temadiskusjonen ønsker arbeidsgruppen å gjøre det enklere for politikerne å komme direkte i kontakt med innbyggerne. De har derfor foreslått åpne høringer som et nytt element i utvalgsmøtene. Kort fortalt innebærer åpne høringer at berørte parter, interessegrupper, lag og foreninger inviteres spesielt til å delta. Deltakerne gis inntil 5 minutter til å presentere sitt standpunkt. De som ønsker det kan i tillegg levere et skriftlig innspill på inntil en A4-side. Hvert parti gis også 5 minutter til å presentere sitt standpunkt. I tillegg åpnes for spørsmål fra utvalgsmedlemmene til panelet. Det foreslås at man bruker maksimalt en time på den åpne høringen. 2.1.5.5 Øvrige bestemmelser I realiteten vil de fleste bestemmelser som gjelder for kommunestyret også gjelde for formannskap og hovedutvalg. I forslaget vises det til de relevante kapitlene i delen som omhandler kommunestyret. 2.2 Særskilte bestemmelser for formannskapet 2.2.1 Oppgaver og myndighet (2.2.1 i gjeldende reglement). Arbeidsgruppen ønsker ikke at oversikten over formannskapets oppgaver skal fremgå av reglementet. I stedet vises det til delegeringsreglementet. 2.2.2 Om økonomiplan og årsbudsjett (2.2.2 i gjeldende reglement). Formannskapet har en særskilt rolle når det gjelder kommunens økonomiplan og budsjett. Dette kapitlet er litt utvidet i forhold til gjeldende reglement. Noe mer tekst fra kommuneloven er tatt med: «Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte.»

Arbeidsgruppen ønsket i tillegg å legge til en tekst om offentlig alminnelig ettersyn: «Innstillingen til økonomiplanen med de forslag til vedtak som foreligger skal legges ut til alminnelig ettersyn i minst 14 dager før den behandles i kommunestyret, jfr. kommuneloven 44 nr. 7.» 2.3 Særskilte bestemmelser for hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesaker (Del 5 i gjeldende reglement) 2.3.1 Oppgaver og myndighet Arbeidsgruppen ønsker ikke at oversikten over utvalgets oppgaver skal fremgå av reglementet. I stedet vises det til delegeringsreglementet. 2.4 Særskilte bestemmelser for hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur (Del 4 i gjeldende reglement) 2.4.1 Oppgaver og myndighet Arbeidsgruppen ønsker ikke at oversikten over utvalgets oppgaver skal fremgå av reglementet. I stedet vises det til delegeringsreglementet. Del 3 Øvrige utvalg 3.1 Reglement for administrasjonsutvalget 3.1.1 Sammensetning (6.1 i gjeldende reglement) Sammensetningen i administrasjonsutvalget endret av kommunestyret etter at gjeldende reglement ble vedtatt, og i forslaget til reglement er det gjort tilpasninger i samsvar med dette. 3.1.2 Oppgaver og myndighet (6.2 i gjeldende reglement) Strekpunktet «Avgjørelse i ansettelsessaker dersom det ikke er enighet med dem som har uttalerett etter hovedavtalens 12-10b, jfr. 13-4» er strøket, da punktet refererer til utdatert versjon av hovedavtalen. Avsnittet «Avgjørelse fattet i administrasjonsutvalget kan av et mindretall forlanges anket til kommunestyret som overordnet organ. Ordfører og rådmann, eller den som møter i deres sted, kan også anke saken. Krav om anke må fremmes før møtets slutt og protokollere» er strøket, da den for øvrig mangler forankring i lov eller regelverk. Derimot fastslår kommuneloven at de samme bestemmelser som gjelder for andre faste utvalg også skal gjelde administrasjonsutvalget (kommuneloven 25 nr. 4). Nytt reglement viser også til de generelle bestemmelsene i reglementets kapittel 2. 3.2. Reglement for eldrerådet (Nytt kapittel). Kommunestyret har vedtatt et eget reglement for eldrerådet. Reglement for eldrerådet er tatt inn i fellesreglementet. Reglementet ble senest endret den 20. juni 2011. 3.3 Retningslinjer for rådet for personer med nedsatt funksjonsevne (Nytt kapittel) Kommunestyret har vedtatt retningslinjer for rådet. Retningslinjene er tatt inn i fellesreglementet.

Del 4. Reglement for klagebehandling Kap. 4.1 4.4 (7.1-7.4 i gjeldende reglement) Ingen endringer Kap. 4.5 Saksbehandling Arbeidsgruppen har bedt om å få vurdert muligheten for å endre reglene for klagebehandling. I kommunestyresak 82/07, 8.10.2007, ble klagebehandlingsrutinene endret slik at utvalgene ikke lenger skulle være førsteinstans for behandling av administrative vedtak. Bakgrunnen for dette var blant annet et ønske om å redusere saksmengden i utvalgene. Konsekvensen av vedtaket er at klager på administrative vedtak ikke lenger skulle behandles i politiske utvalg, men kun vurderes av administrasjonen før saken eventuelt sendes til fylkesmannen for endelig avgjørelse. Arbeidsgruppen mener det i større grad enn i dag bør være mulig for innbyggerne å få behandlet klager på administrative vedtak i de politiske organene. Arbeidsgruppen har spesielt trukket frem byggesaksfeltet som aktuelt, men den har også vært opptatt av saker innenfor helse- og omsorgsfeltet. Rådmannen har det siste året foreslått å legge frem enkelte klager på administrative vedtak etter plan- og bygningsloven for Hovedutvalget for miljø-, plan og byggesaker. Rådmannens vurdering er at det ikke er noe i veien for at man, selv med dagens klagereglement, kan legge frem klager på administrative vedtak, for eksempel etter plan- og bygningsloven, for utvalgene. Rådmannens anbefaling at en revisjon av klagereglementet bør gjøres i en egen sak. Blant annet det må vurderes om det finnes begrensninger i kommunens myndighet når det gjelder klagebehandling. Eksempelvis har den nye helselovgivningen gjort kommunens tidligere klageorgan på området (pasient- og klientutvalget) overflødig, og alle klager på helse- og omsorgsfeltet skal nå sendes rett til fylkesmannen. Det fremstår som noe uklart om det er anledning til å opprette egne klageordninger i kommunene for slike saker. Arbeidsgruppen har ikke kommet med noen konkrete forslag til endringer i reglementet, og rådmannen foreslår derfor at saksbehandlingsreglene for klagesaker vurderes i en egen sak, videre at man i første omgang redigerer reglementet slik at det er i tråd med det som ble vedtatt i 2007. 4.5.1 Generelt (7.5 i gjeldende reglement) Ingen endringer 4.5.2 Klagebehandling etter statlig klageordning (nytt kapittel) Forslaget er tilpasset kommunestyrevedtak i sak 87/07. 4.5.3 Klagebehandling etter intern klageordning (nytt kapittel) Forslaget er tilpasset kommunestyrevedtak i sak 87/07. 4.5.4 Klageorganenes kompetanse (7.6 i gjeldende reglement)

I gjeldende reglement står det «klagenemndas kompetanse». I forslaget er dette endret til «klageorganenes kompetanse». 4.5.5 Inhabilitet kommuneloven 40 nr. 3 c Der benevnelsen «klagenemnd» er brukt står det nå «klageorgan». Del 5 Reglement vedrørende folkevalgtes innsynsrett (Del 8 i gjeldende reglement) Reglementet er basert på et «veiledende normalreglement for folkevalgtes innsynsrett» (Rundskriv H-2141 fra KRD). 5.4 Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Etter arbeidsgruppens siste møte har rådmannen vurdert reglementets bestemmelser om taushetsplikt. I gjeldende reglement står følgende formulering i siste avsnitt: «Når en sak behandles for lukkede dører, jfr. kommuneloven 31, skal det ikke orienteres eller refereres fra forhandlingene med mindre vedkommende folkevalgte organ bestemmer noe annet». Rådmannen mener det denne teksten er unødvendig å ha med og at det som står i reglementets kapittel 1.2.5 om taushetsplikt er tilstrekkelig. Alternativer: Alternativ 1: Som innstillingen Alternativ 2: Kommunestyret vedtar reglement for folkevalgte organer, datert 3.5.2013, med følgende endringer: Reglement for klagesaksbehandling revideres i egen sak. Vurdering: En redigering av reglement for folkevalgt organer er påkrevet. Gruppelederne har gjennomgått rådmannens utkast til reglement kapittel for kapittel og foretatt endringer der man har ment det har vært nødvendig. I tillegg har rådmannen foreslått ytterligere et par endringer. Rådmannens vurdering er at det forslag til reglement som nå foreligger både har gjennomgått de nødvendige endringer og har tilstrekkelig forankring i de politiske organer til å kunne vedtas. Rådmannens vurdering er videre at Arbeidsgruppens ønske om en revidering av reglementet for klagebehandling kan etterkommes ved at det legges fram en egen sak. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at det foreliggende forslag til nytt reglement for folkevalgte organer, datert 3. mai 2013 vedtas. Videre foreslår rådmannen at en revisjon av klagereglement utredes spesielt og legges frem i en egen sak.

Rådmannen i Frogn, 3. mai 2013 Harald Karsten Hermansen Vedlegg: Reglement for folkevalgte organer, datert 3.mai 2013. Gjeldende reglement for folkevalgte organer.

Sak 76/13 FROGN KOMMUNE Kommunestyret 76/13 -STØTTE - OSCARSBORG AKUSTISKE Saksbehandler: Henriette Eriksen Arkivsaksnr.: 13/949 Løpenr.: 7988/13 Arkiv: C00 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur / Formannskapet / Kommunestyret 76/13 27.05.2013 RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Frogn kommune stiller kr. 200.000 i støtte for arrangementet Oscarsborg akustiske festival-2013. Pengene tas fra Disposisjonsfondet Sammendrag Selskapet Oscarsborg Akustiske AS søker kommunen om økonomisk støtte på kr. 200.000.- for musikkfestival på Oscarsborg festning sommeren 2013. I fjor fikk selskapet avslag på sin søknad om underskuddsgaranti. Da var kommunestyrets vedtak: Frogn kommune avslår søknaden om underskuddsgaranti for Oscarsborg akustiske festival. Begrunnelse: Søknaden faller ikke innenfor retningslinjene. Det henvises til saksframlegg i siste møte i OOK og Formannskapet, (vedlagt) hvor politikerne ba om regnskap for festivalen i 2012. Dette ligger vedlagt. Arrangementet avvikles over to dager, 28. og 29. juni, av samme selskap som i fjor. Selskapet består av Oscarsborg Spa og Hotel, Mentometer AS, Haaland og Eidsvåg & Strøm. De sistnevnte to selskapene er profesjonelle konsertarrangører, med lang erfaring som konsert/festival arrangører. Ambisjonen for selskapet er å befeste festivalen som en viktig og solid aktør, og en aktiv bidragsyter til kulturlivet i Drøbak og regionene rundt. Fjorårets festival ble en stor kunstnerisk suksess, men dårlig vær må ta skylden for mindre publikumsframmøte enn forventet., Målet for arrangøren er at festivalen innen 2-3 år skal være en levedyktig og annerledes festival, som står på egne bein både økonomisk og organisatorisk. Selskapet ønsker også at festivalen skal komme lokal kultur, ungdomsarbeid og frivillige organisasjoners arbeid til gode. En rekke av de aller beste norske artistene er også i år booket inn til festivalen, og målgruppen til konsertene er et voksent publikum.

Sak 76/13 Det tilbys også et eget arrangement for barn, «Barnas Borg». Det arbeides målrettet med å få nasjonal mediedekning til festivalen. Det vil i år bli et innslag på Drøbak torg lørdag, for å gi et gratis festivalbidrag til byens borgere, noe som kan trekke publikum til sentrum, i tråd med arrangørens ambisjon. Og i tråd med Frogn kommunestyrets ønske om «Liv og røre» i Drøbak. Bakgrunn for saken Iniativtaker Hans Petter Haaland bor i Drøbak, har mange års erfaring fra festivaler, konserter og events, og ønsker å utvikle Oscarsborg akustiske festival til Norges hyggeligste festival. Sammen med kolleger har han kartlagt utfordringene ved en akustisk festival på Oscarsborg, og etter flere samtaler med Forsvarsbygg og Oscarsborg hotelldrift ble planene materialisert. Første arrangement gikk av stabelen i 2012, med betydelig kunstnerisk suksess. Arrangøren mener nærområdet er stort nok til å gjøre festivalen til en mellomstor, norsk festival med rundt 3-4000 besøkende hver dag. Festivalen skal være akustisk, det vil si et begrenset volum på lydanlegg, og samtidig benytte den helt spesielle akustikken i selve borgen til å lage et unikt akustisk konsept som ikke finnes andre steder. Arrangøren mener klangen i borggården gir uante muligheter for å lage konserter med artister publikum tradisjonelt opplever i helt andre formater, noe fjorårets konserter også tydelige viste. Arrangøren håper å kunne utvikle konseptet til andre årstider, og etter hvert presentere egne bestillingsverk, skrevet spesielt med tanke på akustikken i borggården. Selskapet vil bruke fjorårets erfaring når det gjelder infrastrukturelle utfordringer med logistikk og transport av publikum til og fra øya. Alternativer: 1. Som innstillingen 2. Frogn kommune avviser søknaden om støtte på 200.000 kroner. Miljømessige konsekvenser Miljømessig vil festivalen bety økt besøk til Drøbak, noe som igjen vil kunne gi økt omsetning i butikkene. Et forventet besøkstall på 3-4000 mennesker hver dag vil også øke behovet for parkering både i og utenfor sentrum. Rådmannen foreslår at Seierstens-området blir knutepunktet for gjesteparkering, at området rustes opp og at det skiltes godt til ferjeavganger og sentrumsfunksjoner. Det vises til tiltak beskrevet i sak om turisme og næring i Frogn kommune. Økonomiske konsekvenser Det omsøkte beløpet er for stort til å dekkes gjennom kommunal kulturstøtte. Dersom støtten utløses skal den dekkes av Disposisjonsfondet. Økt trafikk og publikumstilstrømning kan skape behov for styrking av enkelte kommunale tjenester i forhold til logistikk. Vurdering Akershus fylke har valgt Oscarsborg festning som et kulturelt fyrtårn i Akershus. Frogn kommune har vært med i komiteen som har laget en mulighetsstudie hvor økt aktivitet på festningen har vært temaet. Etablering av en stor musikkfestival er i tråd med så vel dette arbeidet som det pågående arbeidet Frogn kommune har med å få flere turister til kommunen.

Sak 76/13 En stor musikkfestival hvor noen av beste norske artistene innenfor genren det satses på kommer til Drøbak, vil forhåpentligvis gi positive synergier for kommunen. Både når det gjelder økt handel og styrket omdømme. Rådmannen ser derfor positivt på at Oscarsborg festning, Gamle Drøbak og Frogn kommune sammen, blir synliggjort gjennom en festival som dette. Akershus fylke og Frogn kommune samarbeider om en politisk sak omkring framtidig organisering av satsningen på Oscarsborg festning. I denne forbindelsen har rådmannen tidligere sagt at han vurderer å legge fram en sak om det er aktuelt å justere ordlyden i regelverket for underskuddstilsagn, slik at ønskelige aktiviteter blir lagt til festningen. Konklusjon Rådmannen anbefaler at Frogn kommune stiller kr. 200.000.- i støtte for arrangementet Oscarsborg akustiske festival 2013. Rådmannen i Frogn, Harald Karsten Hermansen Vedlegg: Saksframlegg OOK 9. april 2013 Søknad/regnskap fra Oscarsborg akustisk Foreløpig regnskap for 2012 fra Oscarsborg akustiske