Universitet for miljø og biovitenskap Regler for utlån av lokaler til ansatte og studenter. Revidert etter evaluering vinter 2013 1. Innhold 2. GENERELL INFORMASJON...1 3. LOKALER FOR UTLÅN...2 4. LÅNTAKER...2 5. BESTILLING AV LOKALE OG TJENESTER...3 6. FELLES REGLER FOR BRUK AV LÅNTE LOKALER...3 7. SÆRSKILT FOR LÅN AV UNDERVISNINGSROM:...5 8. SÆRSKILT VED LÅN AV KANTINE/SERVERINGSLOKALER/SPISEROM...5 2. GENERELL INFORMASJON Universitetet låner ut enkelte auditorier, læresaler og kantiner/spiserom til ansatte og studenter utenom universitetets eget behov for lokalene til faglig virksomhet. Lokaler som ikke er nevnt i dette regelverk lånes IKKE ut. Økonomikantinen leies ut via SiÅs. Utlån av undervisningslokaler i forbindelse med faglig samarbeidsprosjekter omfattes ikke av disse retningslinjer, og behandles inntil videre av studieavdelingen. (Eksempel er ENTER samarbeidet). Arbeidsgiver kan organisere tilstelninger i kantiner og spiserom i øvrige bygninger, men arrangement må varsles til dsa@umb.no, slik at vaktselskap og renhold blir informert.
For lokaler til stand/utstilling/markedsføring gjelder egen utlånsordning som administreres av styret for UKA og syret for Samfunnet. Ta kontakt på e-post: Leder@samfunnetiaas.no eller leder@ukaiaas.no Dersom arbeidsgiver vil arrangere tilstelning i rom som inngår i utlånsordningen må dette bestilles via servicetorget på vanlig måte. Servicetorget varsler de som skal varsles, skriftlig avtale kan utelates dersom det er hensiktsmessig. Det gjøres oppmerksom på at studentene har tilgang til kantiner hele helgen, det er ikke mulig å stenge av kantiner for pynting, Det må derfor påregnes en del merarbeid og rydding da studenter bruker lokalene på dagtid. Dette gjelder spesielt Sørhellinga og TF. 3. LOKALER FOR UTLÅN Tilgjengelige undervisningslokaler: a. Sørhellinga Høyskoleveien 12: Auditorium SU105, læresal S119, S122, S 123, S124 b. Bioteknologibygningen Fredrik A Dahlsvei 4: Auditorium BT1A.07, BT3A.11, BT3A.12, BT3A.13, BT3A.16 og BTB foaje. c. Husdyrfagbygningen Arboretveien 1: Auditorium H109 og auditorium H115 d. TF-Kvartalet, Drøbakveien 31; TF 145 e. Tårnbygningen C M Falsensvei 18: TU101 f. Mellombygget, Fougnerbakken 5: JU106 Tilgjengelige serveringslokaler: a. Sørhellinga; Høyskoleveien 12 - SU101Kantineområde (Evt. leie av kjøkken avtales med SiÅs) b. TF-Kvartalet Kajaveien 11: TF 102, Fløy III og Drøbakveien 31, kantinen TF100. (Evt. leie av kjøkken avtales med SiÅs) c. Jordfagsbygningen, Fougnerbakken 3; Kantinen JU104 (Evt. lån av kjøkken avtales med IPM) LÅNTAKER a. Låntaker etter dette regelverk må være ansatt ved UMB i fast eller midlertidig stilling eller opptatt som student ved universitetet. b. Låntaker påtar seg personlig ansvar for at låneavtalens vilkår oppfylles, og hefter personlig for avtaleforholdets økonomiske forpliktelser og ansvar. c. Utlån skjer til én ansvarlig låntaker, eventuelt to som i tilfelle hefter solidarisk for oppfyllelse av låneavtalen. d. For eventuell alkoholservering i serveringslokaler gjelder ulike regler for ansatte og studenter etter alkoholloven. Studentenes arrangement går ikke inn under regelen om lukket selskap, de må alltid ha skjenkebevilling.
4. BESTILLING AV LOKALE OG TJENESTER a. Bestilling av undervisningslokaler og kantine/serveringslokaler stiles til Servicetorget, som administrerer utlån av denne type lokaler. b. Lån av lokale må bestilles senest 5 virkedager før ønsket bruk. Bestillinger som innkommer senere kan bli avvist. c. Lokalene kan ikke reserveres mer enn 3 måneder før lånedato. d. Nettbasert søknadsskjema må benyttes. Se servicetorgets side. http://intern.umb.no/servicetorget e. Dersom lokalet er ledig får låntaker tilsendt avtale, branninstruks, møbleringsplan og utlånsregler på epost. Låntaker signerer og returnerer avtalen senest en arbeidsdag før arrangementet. Dersom det skal nytes alkohol under arrangementet må studenter legge ved kopi av skjenkebevillingen. f. Servicetorget signerer låneavtalen på UMBs vegne. Den skannes og returneres låntaker per epost. Servicetorget varsler berørte parter. Underskrevet avtale er adgangsdokument til lokalene. g. Låntaker må bestille de tilganger til dører han/hun trenger for å kunne komme til rommet som skal lånes. Dette gjøres etter at tilsagn er gitt, og gjøres ved DSA. h. Vektere skal tilkalles før arrangement med alkoholservering er slutt, de skal sjekke og dokumentere at lokalet er i tilfredsstillende stand. (faktureres ikke) i. Vektere kan tilkalles for assistanse til vakthold og annet i låneperioden mot ekstra betaling. Telefon vektere; hverdager etter kl. 18.00: 98 69 11 13. j. Eventuell teknisk bistand kan bestilles fra Drifts- og Serviceavdelingen (DSA) mot betaling. Bestill via: dsa@umb.no. k. Låntaker må erstatte faktiske kostnader dersom vekter eller vakttjeneste fra DSA må rykke ut på grunn av skader eller brudd på regler, når skaden kan henføres til låntakers ansvar. l. Timepriser for rengjøring/annen hjelp, teknisk vakt og IT-støtte: kr 750,-. Tjenestene faktureres for minimum 1 time. Erfaring fra første året viser at det minst er 3 timer ekstraarbeid for renholderne, når lokalene ikke er tilfredsstillende ryddet og rengjort. DVS. minst 2.250,- NOK. m. Eventuelle spørsmål rettes til: servicetorget@umb.no eller tlf. 64 96 50 00. 5. FELLES REGLER FOR BRUK AV LÅNTE LOKALER a. Ansvarlig låntaker plikter å gjøre seg kjent med dette regelverk før låneforholdet. b. Ansvarlig låntaker plikter å være tilstede under hele arrangementet for å sikre at utlånsreglene overholdes. c. Ved regelbrudd vil utestengelse fra fremtidig lån kunne vurderes. Det vil kunne gjelde enkeltperson, lag/forening og organisasjon. d. Ansvarlig låntaker må kunne legitimere seg for kontrollør på forespørsel. e. Vektere får utlevert oversikt over arrangement med informasjon om ansvarlig låntaker. De har rett til å kontrollere at lånevilkårene overholdes. Vektere vil avslutte arrangementet hvis ikke godkjent dokumentasjon kan forevises.
f. Personer som er synlig påvirket av rusmidler må ikke gis adgang til de leide lokaler. g. Parkering må kun skje på oppmerkede parkeringsplasser. Utenfor arbeidstid er parkeringsbevis unødvendig. h. Forhold som ikke er tillatt: Bruk av levende lys Låntaker faktureres for eventuelle brannutrykninger eller skader som er utløst av slike forhold. (Det er mulig å låne batteridrevne te-lys på DSA, tlf. 64965950). Tobakksrøyking jfr. tobakksskadeloven. Overnatting i lokalene. Blokkere ytterdører. Matlaging, vaffelsteking med mer Dyr har ikke adgang i UMBs bygninger. Man kan ikke låne UMBs lokaler for å drive kommersiell virksomhet: o Det kan tas inngangspenger ved arrangement, for å dekke arrangementets kostnader: herunder mat, drikke, en rimelig foreleser og bøker dersom det er kurs i regi av offentlig forvaltning. o Ansatte ved UMB kan ikke ta betalt for oppdrag i UMBs lokaler o Ansatte og studenter kan ikke ta betalt av kursdeltakere for privat kursvirksomhet eller annen kommersiell virksomhet i UMBs lokaler o Instituttene/enhetene må sammen med servicetorget avgjøre om et arrangement er kommersielt eller ikke i. Dersom utstyr eller inventar i de leide lokalene blir skadet eller ødelagt som følge av låneaktiviteten, plikter den ansvarlige å melde dette til Servicetorget innen utgangen av påfølgende arbeidsdag. servicetorget.sa@umb.no j. Lokalene: Rommene er ikke vasket før utlån. Lokalene skal tilbakeleveres i ryddet og for øvrig samme stand som ved overtakelsen. Dette gjelder også toaletter, gangarealer og inngangsparti. Møbler skal plasseres i samsvar med innredningsplan. Ved behov for rengjøring, skal det brukes anvist utstyr og rengjøringsmiddel. Benytte utstyr som er satt frem i nærheten av utleie arealet. Låntaker må avtale med renhold og sjekke ut hvor dette står før arrangementet starter. k. Avfallsbøtter tømmes i containere ved bygningen. Vær miljøbevisst og sorter. Ekstra rydding og/eller reparasjoner som skyldes låneaktivitet må dekkes av ansvarlig låntaker. l. Uforutsette hendelser som strømbrudd, vannlekkasje eller lignende meldes snarest til UMBs tekniske vakt på telefon 905 31 072. Slike tilkallinger faktureres ikke.
6. SÆRSKILT FOR LÅN AV UNDERVISNINGSROM: a. Undervisningslokaler kan benyttes til kurs, filmfremvisning, seminarer, foredrag, studiesirkler, møter, øvelser og annet, men ikke til fester eller arrangementer der det er kommersiell virksomhet (se siste prikkpunkt 5 h). b. Det er ikke tillatt å servere eller nyte alkohol i undervisningsrom. c. All aktivitet i UMBs undervisningslokaler skal være avsluttet innen kl. 01.30. Audiovisuelt utstyr som PC, projektor, video og lyd kan benyttes, dersom det finnes og er operativt, men UMB garanterer ikke for slikt utstyr. d. Ved eventuelle feil eller ønske om bistand kan IT vakt kontaktes på tlf (6496)5555 innenfor arbeidstiden. Eventuell IT- støtte utenfor arbeidstiden må avtales direkte med IT-seksjonen på forhånd, og er avhengig av seksjonens kapasitet. Dersom IT-seksjonen påtar seg å yte service, må honorar for tjenestene betales direkte til IT-seksjonen. e. Før lokalet forlates, skal lokalet ryddes av låntaker, avfall kastes i container, møbler settes på plass. 7. SÆRSKILT VED LÅN AV SERVERINGSLOKALE a. Arrangementer i serveringslokaler skal avsluttes innen kl. 01.30. b. Servering eller bruk av alkohol skal følge reglene i alkoholloven, se spesielt 8-9 om serverings- og drikkeforbud. Det er kun tillatt med alkoholservering uten skjenkebevilling når dette skjer i "sluttet selskap" (se definisjon bakerst i "Regler for utlån av lokaler til ansatte og studenter"). Studenter må alltid ha skjenkebevilling ved arrangementer der det nytes alkohol. Ansvarlig låntaker må innhente ambulerende skjenkebevilling fra Ås kommune, og skjenkebevilling skal sendes servicetorget sammen med signert leieavtale. Skjenkebevilling må kunne framvises på forespørsel under arrangementet. http://as.follo.no/. c. Før lokalet forlates skal lokalet ryddes av låntaker, avfall kastes i container, synlige flekker og søl på gulv fjernes og bord tørkes av, møbler settes på plass - se punkt 6, j. Husk at toaletter og korridorer også skal ryddes og vaskes hvis de er tilgriset. d. Vekter skal tilkalles for å kontrollere og dokumentere status på lokalene, før lokalene forlates. e. UMB stiller ikke servise/bestikk/glass til rådighet. Utstyr kan medbringes eller eventuelt leies av SiÅs. Med "sluttet selskap" forstås: En sluttet krets av bestemte (inviterte) personer som samles for en bestemt anledning. Kretsen må ikke være åpen for utenforstående. Det er ikke tilstrekkelig at man før skjenkingen begynner bare skriver seg på en liste eller kjøper billetter, selv om antall gjester er begrenset. Alkoholservering i forbindelse med bygdedans o l, som i utgangspunktet er åpent for alle, er underlagt bevillingsplikt. Videre regnes ikke klubber o l med begrenset medlemskap i seg selv som sluttede selskap, heller ikke vanlige med-
lemsmøter i foreninger. Loven tar sikte på tilfeller hvor privatpersoner avvikler et privat arrangement i leide lokaler i stedet for å holde arrangementet hjemme. Alkoholloven: 8-9. Serverings- og drikkeforbud Det er forbudt å drikke eller servere alkohol med mindre det foreligger bevilling til dette, og selv om dette skjer uten vederlag: 1. i lokaler med tilleggelser hvor det drives serveringsvirksomhet, 2. i lokaler som vanligvis er allment tilgjengelig for offentligheten, 3. i forsamlingslokaler eller andre felleslokaler, 4. på annet sted der offentlige møter, fester, utstillinger eller andre tilstelninger finner sted, 5. på gate, torg, vei, i park eller på annen offentlig plass, 6. på skip, fly, tog, buss eller annet innenriks transportmiddel for allmennheten. På steder som nevnt i første ledd, må heller ikke eier eller annen ansvarlig oppbevare, servere eller tillate servering eller drikking av alkohol. Forbudet mot drikking og servering av alkohol i lokaler som nevnt i første ledd nr. 1, 2 og 3 gjelder ikke når eier, leier, driver eller ansatt disponerer lokalene til eget bruk til sluttet selskap. Forbudet mot drikking og servering av alkohol i lokaler som nevnt i første ledd nr. 3 gjelder ikke når beboer i borettslag eller annet boligsamvirke disponerer lokalene til eget bruk til sluttet selskap. Forbudet mot drikking og servering av alkohol i lokaler som nevnt i nr. 2 og 3 gjelder heller ikke når lokalet leies eller lånes ut til privatperson for en enkelt bestemt anledning til sluttet selskap, og utleier for øvrig ikke står for andre deler av arrangementet.