Kontrakt om Tjenestekonsesjon for markedsføring, abonnementsformidling, lagerhold, distribusjon og salg av offentlige statlige publikasjoner til det private markedet i Norge for konsesjonsperioden sesjonene 2009/2010-2013/2014 V 1.0
Del 2 Utkast til kontraktsvilkår Side 2 av 13 Konkurransegrunnlaget Del 2 - Utkast til kontraktsvilkår Kontrakt mellom Departementenes servicesenter (DSS) som Konsesjonsgiver og Leverandør NN som Konsesjonær om Tjenestekonsesjon for markedsføring, abonnementsformidling, lagerhold, distribusjon og salg av lagerførte offentlige statlige publikasjoner til det private markedet i Norge for konsesjonsperioden 2009/2010-2013/2014 Kontrakten består av denne underskrevne side med etterfølgende "kontraktsvilkår". Kontraktsvilkårene er fastlagt i denne kontrakt, der følgende bilag utgjør en del av kontrakten: Bilag 1: Krav og spesifikasjoner Bilag 2: Konsesjonærens besvarelse Bilag 3: Pris og prisbestemmelser Bilag 4: Administrative bestemmelser Dersom det foreligger uoverensstemmelse mellom vilkårene i de forskjellige kontraktsdokumentene, skal de spesielle kontraktsvilkårene i denne kontrakt gjelde foran vilkårene i bilagene. Dersom det foreligger uoverensstemmelse mellom vilkårene i de forskjellige kontraktsdokumentene, skal de spesielle kontraktsvilkårene i denne kontrakt gjelde foran vilkårene i bilagene, mens vilkårene i bilagene skal ha rang i den rekkefølge de er oppført ovenfor. Departementenes servicesenter som Konsesjonsgiver Leverandør NN som Konsesjonær - Konsesjonær Dato Dato Navn Tittel Navn Tittel
Del 2 Utkast til kontraktsvilkår Side 3 av 13 INNHOLDSFORTEGNELSE Kontrakt mellom Departementenes servicesenter (DSS) som Konsesjonsgiver og Leverandør NN...2 1. AVTALENS BAKGRUNN OG FORMÅL...5 2. TJENESTEKONSESJONENS OMFANG...5 Avgrensning av tjenestekonsesjonen...6 3. KONSESJONÆRENS FORPLIKTELSER...6 3.1 Konsesjonærens underleverandører...6 3.2 Konsesjonærens medvirkning ved tjenestekonsesjonens opphør...7 4. KONSESJONSGIVERS TILRETTELEGGING...7 5. PRIS...7 6. MISLIGHOLD...7 Konsekvenser av mislighold...7 Retting...7 Bøter...7 7. HEVING...8 8. FORCE MAJEURE...8 9. TAUSHETSPLIKT...8 10. EIENDOMSRETT, BRUKS- OG DISPOSISJONSRETT...9 Eiendomsrett til registre, data mm...9 Midlertidig bruks- og disposisjonsrett til registre, data mm...9 Eiendomsrett til Konsesjonærens ytelser...9 11. OVERDRAGELSE TIL TREDJEPART...9 Konsesjonsgivers overdragelse av rettigheter og plikter...9 Konsesjonærens overdragelse av rettigheter og plikter...9 12. KONTRAKTSADMINISTRASJON OG REVISJON...10 13. STATISTIKK, OPPFØLGING OG RAPPORTERING...10 Konsesjonsgivers forhåndssamtykke...10 Retningslinjer for Konsesjonærens bruk av referanser...11 Erstatning...11 15. OPPSIGELSE...11 16. LOVVALG, VERNETING OG TVISTER...11
Del 2 Utkast til kontraktsvilkår Side 4 av 13 Forhandlinger og mekling...11 Doms- eller voldgiftsbehandling...11 17. KONKURS, AKKORD...11 18. FORSIKRING...11 19. KONTRAKTSSPRÅK...12 20. IKRAFTTREDELSE...12 21. FORDELING KONTRAKT...12
Del 2 Utkast til kontraktsvilkår Side 5 av 13 1. AVTALENS BAKGRUNN OG FORMÅL Departementenes servicesenter (DSS) ved Informasjonsforvaltningsavdelingen forestår trykking av statlige publikasjoner internt og ved eksterne trykkerier. Markedsføring, formidling, distribusjon og salg av statlige publikasjoner til det private marked, publikum, har hittil vært forestått av en konsesjonær som har ytet de nevnte tjenestene på vegne av staten, mot kompensasjon fra staten iht. kontrakt om tjenesteleveranser. Staten ønsker at publikasjonene skal være tilgjengelig for publikum til en moderat pris som bidrar til at flest mulig kan anskaffe statlige publikasjoner. Samtidig søker staten også å begrense omfanget av papirbaserte statlige publikasjoner til det nødvendige. Staten ønsker å overlate ansvaret for, og tildele en tidsbegrenset særlig rettighet til utførelsen av de nevnte tjenestene til en konsesjonær, som for egen regning og risiko skal forestå markedsføring, formidling, distribusjon og salg av statlige publikasjoner til det private marked. Staten vil fortsatt besørge trykking av publikasjonene og stille disse kostnadsfritt til rådighet for konsesjonæren. Staten ved DSS har på denne bakgrunn inngått denne kontrakt om tjenestekonsesjon for distribusjon mv for sesjonene 2009/2010 2013/2014 med konsesjonæren som konsesjonær. Vilkårene for tjenestekonsesjonen fremgår av denne kontrakt. 2. TJENESTEKONSESJONENS OMFANG Kontrakten omfatter bestemmelser og vilkår vedrørende en tidsavgrenset overdragelse fra staten til konsesjonæren av en særlig rettighet, distribusjonsretten, for perioden sesjonene 2009/2010 2013/2014 til for egen regning og risiko å forestå: Markedsføring av lagerførte offentlige statlige publikasjoner overfor private kunder. Avhenting av lagerførte offentlige statlige publikasjoner på rampen hos DSS i R- kvartalet eller hos nærmere angitte trykkerier i Norge. Hovedlager for vederlagsfrie publikasjoner holdes av DSS for DSSs regning. Distributøren skal ta i mot og oppbevare 50 eks. av de nye publikasjonene som er på abonnement til et lite håndlager. Salg/mottak av bestillinger på lagerførte offentlige statlige publikasjoner ved løssalg via telefon, e-post og Webshop/internettbutikk til private kunder. Salg/mottak av bestillinger på offentlige statlige publikasjoner som tilbys i abonnementsordning til private kunder.
Del 2 Utkast til kontraktsvilkår Side 6 av 13 Distribusjon av lagerførte offentlige statlige publikasjoner bestilt ved løssalg og som abonnement Administrasjon av abonnementsordning for offentlige statlige publikasjoner til private kunder. Avgrensning av tjenestekonsesjonen Distribusjonsretten omfatter ikke særlige publikasjoner som distribueres iht. andre avtaler eller iht. administrative bestemmelser fra departementene. Denne kontrakt omfatter ikke og gir ikke noen enerett til å opprette og drive en distribusjonsordning for offentlige publikasjoner. Den tidsavgrensede overdragelsen av distribusjonsretten skal skje iht Særlige betingelser for overføringen, jf. denne avtales Bilag 1 Krav og spesifikasjoner. DSS kan når som helst i avtaleperioden gjøre endringer i innhold og omfang i konsesjonen. 3. KONSESJONÆRENS FORPLIKTELSER Konsesjonærens forpliktelser omfatter, men er ikke begrenset til følgende: Konsesjonær plikter å ha oppdatert liste over abonnementer. Konsesjonær plikter å utføre alle tjenesteytelser og informasjonsformidling iht. de kvalitetskrav som er angitt i denne avtales Bilag 1 Krav og spesifikasjoner. Konsesjonæren plikter å ha eget lagerhold av ca. 50 eksemplarer av alle nye publikasjoner som gis ut i abonnement. Konsesjonæren plikter å ta sikkerhetskopier av alle data, herunder register over abonnement og salg, og oppbevare alle sikkerhetskopier på betryggende måte. Konsesjonæren skal gjennom konsesjonsperioden avgi årlig rapport om distribusjonen, herunder om markedsføringsaktiviteter, lagerhold, løssalg av publikasjoner og abonnementsutvikling. Tall/statistikk skal i løpet av året også kunne frembringes etter forespørsel fra DSS. 3.1 Konsesjonærens underleverandører Konsesjonæren er fullt ut ansvarlig for oppfyllelsen av sine forpliktelser iht. denne kontrakt. Dersom Konsesjonæren benytter tredjepart som underleverandør ved oppfyllelse av Konsesjonærens forpliktelser fritar ikke dette Konsesjonæren for noen forpliktelser iht. denne kontrakt. Konsesjonæren hefter fullt ut for sine underleverandører både overfor Konsesjonsgiver og overfor kundene.
Del 2 Utkast til kontraktsvilkår Side 7 av 13 3.2 Konsesjonærens medvirkning ved tjenestekonsesjonens opphør Ved tjenestekonsesjonens opphør plikter Konsesjonæren uten kostnader for Konsesjonsgiver å gi Konsesjonsgiver full tilgang til oppdatert liste over abonnementene, kundeliste løssalg, samt å medvirke til og bistå Konsesjonsgiver ved overføringen av tjenestekonsesjonen til den konsesjonær som tildeles tjenestekonsesjonen for konsesjonsperioden etter sesjonen 2013-2014. 4. KONSESJONSGIVERS TILRETTELEGGING Konsesjonsgiver vil kostnadsfritt for Konsesjonæren levere bestilte antall lagerførte publikasjoner på rampen i R-kvartalet eller hos nærmere angitte trykkerier i Norge, til avhenting av Konsesjonæren for løssalg. Dette gjelder også for avhenting av publikasjoner for abonnementsutsendelse. 5. PRIS Konsesjonærens vederlag ved salg følger av avtalt prisskjema, bilag 3. 6. MISLIGHOLD Det foreligger mislighold fra Konsesjonærens side hvis ytelsen ikke er i samsvar med de funksjoner, krav, priser og frister som er avtalt. Det skal likeledes anses som mislighold fra Konsesjonærens side dersom tilbudet fra Konsesjonæren med avtalt kvalitetsnivå ikke opprettholdes iht. avtalen, men midlertidig eller endelig bortfaller helt eller delvis i løpet av konsesjonsperioden. Det foreligger også mislighold dersom Konsesjonær ikke oppfyller øvrige plikter etter avtalen. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Konsesjonsgivers forhold eller force majeure. Konsesjonsgiver skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget. Konsekvenser av mislighold Dersom Konsesjonæren misligholder sine forpliktelser iht. denne kontrakt, kan Konsesjonsgiver innen konsesjonsperioden gjøre de nedenfor angitte beføyelser gjeldende. Retting Konsesjonæren plikter snarest å rette opp mislighold ved tjenester / produkter. Dersom Konsesjonæren ikke har påbegynt arbeidet med å avhjelpe misligholdet innen rimelig tid uten ubegrunnet opphold, kan Konsesjonsgiver la tredjepart foreta avhjelp for Konsesjonærens regning og risiko etter forutgående skriftlig varsel til Konsesjonæren. Bøter Dersom konsesjonær i løpet av ett kvartal har overskredet frist for levering, se kravspesifikasjon bilag 1, 10 ganger eller mer løper en konvensjonalbot på 5,0 % av dokumentets salgsverdi pr. dokument.
Del 2 Utkast til kontraktsvilkår Side 8 av 13 7. HEVING Konsesjonsgiver kan heve denne avtale helt eller delvis dersom Konsesjonæren vesentlig misligholder sine forpliktelser iht. denne avtalen. Partene kan ved den annens mislighold kreve erstatning for sitt økonomiske tap etter norsk erstatningsrett. Oppdragsgiver kan kreve erstatning for indirekte tap hvis leverandøren, eller noen denne er ansvarlig for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. 8. FORCE MAJEURE Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. I en slik ekstraordinær situasjon kan motparten bare gå fra avtalen dersom situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 (nitti) kalenderdager, og da bare med 15 (femten) kalenderdagers varsel. 9. TAUSHETSPLIKT Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikt etter denne bestemmelse er ikke mer omfattende enn det som følger av lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) eller tilsvarende sektorspesifikk regulering. Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon. Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning dette er nødvendig for gjennomføring av avtalen, forutsatt at disse pålegges plikt til konfidensialitet tilsvarende dette punkt 7.3.
Del 2 Utkast til kontraktsvilkår Side 9 av 13 Taushetsplikten er ikke til hinder for at partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføringen av avtalen. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. Taushetsplikten opphører fem (5) år etter at konsesjonen utgår, med mindre annet følger av lov eller forskrift. 10. EIENDOMSRETT, BRUKS- OG DISPOSISJONSRETT Eiendomsrett til registre, data mm Konsesjonsgiver har ved inngåelsen av denne avtale ubetinget og uinnskrenket eiendomsrett til alle data i abonnementsregistrene, samt eventuell liste over kjøpere og volumtall for salg. Konsesjonsgivers eiendomsrett omfatter data som blir innhentet, lagret eller bearbeidet under utøvelsen av den midlertidige bruks- og disposisjonsretten for Konsesjonæren. Midlertidig bruks- og disposisjonsrett til registre, data mm Data som er Konsesjonsgivers eiendom kan ikke uten Konsesjonsgivers forutgående skriftlige samtykke nyttes til andre formål eller andre oppgaver enn det som er avtalt mellom partene i denne avtalen. Eiendomsrett til Konsesjonærens ytelser Distribusjonsansvarets overgang til Konsesjonæren medfører at Konsesjonæren får faktisk råderett over registre, data, systemer og øvrige materiale, begrenset til konsesjonsperioden sesjonene 2009/2010 2013/2014. 11. OVERDRAGELSE TIL TREDJEPART Konsesjonsgivers overdragelse av rettigheter og plikter Konsesjonsgiver kan helt eller delvis overdra sine rettigheter og plikter iht. denne avtale til et annet norsk statlig forvaltningsorgan, uten å innhente samtykke til overdragelsen fra Konsesjonæren. Overdragelsen medfører da at et annet norsk statlig forvaltningsorgan blir berettiget og forpliktet iht. bestemmelsene i denne kontrakt. Konsesjonærens plikter og rettigheter berøres ikke, ut over de rent praktisk / administrative forhold som naturlig berøres av overdragelsen. Konsesjonærens overdragelse av rettigheter og plikter Konsesjonæren kan bare overdra sine rettigheter og plikter iht. denne avtale til utenforstående tredjepart etter på forhånd å ha innhentet skriftlig samtykke fra Konsesjonsgiver, uansett om overgang av rettigheter og plikter skjer ved cesjon, fusjon, fisjon eller på annen måte. Konsesjonsgivers eventuelle samtykke til at Konsesjonæren overdrar sine plikter og rettigheter til en utenforstående tredjepart kan bare gis dersom utenforstående tredjepart på forhånd har gitt Overdrager skriftlig garanti for at utenforstående tredjepart vil tre inn i og oppfylle alle forpliktelser iht. denne avtale.
Del 2 Utkast til kontraktsvilkår Side 10 av 13 Selv om vederlag iht. denne avtale tillates overdratt tredjepart, fritar ikke overdragelsen av vederlag avtalepartene fra øvrige forpliktelser og endrer ikke partenes øvrige rettigheter iht. denne avtalen. 12. KONTRAKTSADMINISTRASJON OG REVISJON Konsesjonæren skal utpeke en medarbeider som kontaktperson/kundeansvarlig for håndtering av denne kontrakt. Konsesjonsgiver kan uten nærmere begrunnelse når som helst i avtaleperioden be om at Konsesjonæren utnevner en ny kontaktperson. Konsesjonsgiver kan oppnevne en ekstern revisor som skal ha rett til å gjennomgå Konsesjonærens virksomhet for å kunne kontrollere overholdelsen av Konsesjonærens forpliktelser iht denne avtale om tidsbegrenset overtakelse av distribusjon av lagerførte offentlige statlige publikasjoner. 13. STATISTIKK, OPPFØLGING OG RAPPORTERING Konsesjonæren skal hvert år sende inn en årsrapport til Konsesjonsgiver med oppgave over det totale omfang av data registrert inn og tjenester ytet, herunder salgstall fordelt på de forskjellige publikasjonstyper og abonnementer, kundelister løssalg og oversikt over abonnenter som abonnerer på de forskjellige type abonnement. Oppgaven skal være spesifisert iht. de typer data og tjenester som fremgår av denne kontrakts Bilag 1 Krav og spesifikasjoner. Årsrapporten skal være Konsesjonsgiver i hende senest 2 to - kalendermåned etter utløp av det kalenderåret som årsrapporten omhandler. Konsesjonsgiver har rett til å kreve innsyn i alt grunnlagsmaterialet som rapporteringen baseres på. 14. MARKEDSFØRING OG REKLAME Markedsføring Distributør forplikter seg til å benytte minimum kr. 100 000,- pr år til markedsføring av publikasjonene/ grønn linje. Distributør skal årlig rapportere til DSS hvordan midlene er benyttet. Konsesjonsgivers forhåndssamtykke Konsesjonæren eller noen utenforstående tredjepart har ikke rett til å omtale, referere til, gjøre bruk av eller utnytte på annen måte denne avtale og forholdet til Konsesjonsgiver i Konsesjonærens eller i noen utenforstående tredjeparts reklame eller øvrige markedsføring, med mindre Konsesjonsgiver på forhånd har gitt skriftlig forhåndssamtykke til dette.
Del 2 Utkast til kontraktsvilkår Side 11 av 13 Retningslinjer for Konsesjonærens bruk av referanser Konsesjonsgivers eventuelle skriftlige forhåndssamtykke kan også omfatte retningslinjer for hvordan Konsesjonæren eller noen utenforstående tredjepart skal benytte referansen til Konsesjonsgiver i Konsesjonærens eller i noen utenforstående tredjeparts reklame eller øvrige markedsføring. Erstatning Dersom Konsesjonæren ikke oppfyller sine forpliktelser iht. bestemmelsene ovenfor i denne artikkel, har Konsesjonsgiver rett til å kreve erstatning for et hvert økonomisk eller ikkeøkonomisk tap som Konsesjonsgiver derved påføres. Denne erstatning kommer i tillegg til alle andre krav, rettigheter, beføyelser, erstatninger og tiltak som Konsesjonsgiver er berettiget til iht. denne kontrakt. 15. OPPSIGELSE Kontrakten kan sies opp med gjensidig 6 måneders skriftlig varsel. 16. LOVVALG, VERNETING OG TVISTER Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Forhandlinger og mekling Dersom det oppstår uenighet mellom partene om tolkning eller rettsvirkninger av avtalen, skal partene først forsøke å bli enige gjennom forhandlinger og/eller mekling. Doms- eller voldgiftsbehandling Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Oslo tingrett er verneting. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge i henhold til lov 14. mai 2004 nr. 25 om voldgift (voldgiftsloven). 17. KONKURS, AKKORD Dersom det åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs hos Konsesjonæren, eller Konsesjonæren underlegges annen form for styring fra kreditorers side, har Konsesjonsgiver rett til å heve denne kontrakt med øyeblikkelig virkning. Bestemmelsene foran om Konsesjonærens plikt til å betale erstatning til Konsesjonsgiver gjelder tilsvarende her. 18. FORSIKRING Konsesjonsgiver er som norsk statlig forvaltningsorgan selvassurandør.
Del 2 Utkast til kontraktsvilkår Side 12 av 13 Konsesjonæren plikter til en hver tid å ha forsikringer som er tilstrekkelige til å avdekke alle risker som Konsesjonæren har som følge av Konsesjonærens forpliktelser iht denne kontrakt. 19. KONTRAKTSSPRÅK All skriftveksling og annen kommunikasjon mellom avtalepartene skal foregå på norsk. Alle forslag, endringstilbud, endrings- og tilleggsavtaler skal være skrevet på norsk. All dokumentasjon og informasjon skal være skrevet på norsk. Unntaksvis kan Konsesjonæren benytte svensk, dansk eller engelsk språk, men bare etter forutgående skriftlig forhåndssamtykke fra Konsesjonsgiver. 20. IKRAFTTREDELSE Denne kontrakt trer i kraft og er gyldig og bindende mellom avtalepartene fra den dato da både Konsesjonsgiver og Konsesjonæren har signert kontrakten, dog forutsatt Stortingets samtykke. 21. FORDELING KONTRAKT Kontrakten er utstedt i to signerte originaleksemplarer og fordelt med 1 ett originalt kontraktseksemplar til hver av avtalepartene.
Bilag til kontraktsutkast til tjenestekonsesjon v. 1.0 Vedleggsliste Side 13 av 13 BILAG Denne Kontrakt om særlige rettigheter til distribusjon av offentlige statlige publikasjoner omfatter foranstående kontraktsvilkår og etterfølgende Bilag: BILAG INNHOLD INKLUDERT Ja Bilag 1 Krav og spesifikasjoner X Nei Bilag 2 Konsesjonærens besvarelse X Bilag 3 Pris og prisbestemmelser X Bilag 4 Administrative bestemmelser X