rapport til PEFC Norge A. Generell informasjon av organisasjonen og revisjonen Sted Type revisjon Kontaktperson Revisjonsleder Omfang Fokusområde LS HK Hønefoss + distrikts kontorer Dato for revisjonen 21-24. juni 2011 PA 1 Versjon/Dato V7/20 januar 2012 Stig Sorthe Jan Fagrevisor: Reidar Haugan Fagansvarlig DNV: Siri Bakke 14001:Kjøp og salg av tømmer, utmarkstjenester, skogplanlegging og verdisetting av skog, skogbehandling og avvirkning i samsvar med Standarder for et bærekraftig norsk skogbruk, Levende Skog, 2006. Skogbrukets Miljøstandard, kravpunkt 4: Styring for å sikre bio. viktige områder inkl. presisering gjeldende fom. juli 2010 B. Hovedinntrykk fra revisjonen utenom fokusområdene Positive indikasjoner Hovedområder for forbedring Engasjerte og positivt innstilte medarbeidere God datafangst og produksjons overvåking av skogsdrifter Vel etablert og solid organisering av produksjons styring Din Skog er et godt verktøy for planlegging av skogsdrifter. Med forbedringer vil dette gi skogbruksleder et enhetlig planunderlag. Godt samsvar mellom resultater av Vikens egen feltkontroll og DNV besøkte (2 felt) Gode og relevant produktstandarder som dekker de fleste produkt/tjeneste områder God og systematisk logging av eksterne henvendelser Bedriften har vist stor åpenhet knyttet egne registrerte brudd på BVO/MIS krav jfr. informasjon gitt eksternt Større fokus på resultater av styring enn formaliteter i avtaler, kontrakter etc. Det vises eksempelvis til manglende rutiner og praksis knyttet til hogst mot MIS/BVO, distribusjon av miljørapport før hogst til maskiner etc Bedriften har mangelfulle rutiner og praksis for å sikre levelse av viktige Levende Skog krav jfr. MIS/BVO. Anvendelse av metodiske risikoanalyser for å sikre innretting avog omfang av rutiner slik at betydelige miljø uhell unngås HMS fokus og praktisk levelse må skjerpes Metoder for evaluering av entreprenører og utvikling av disse, har potensial for forbedring på sentrale områder Avvikssystemet er tungdrevet Projektnr.: Feil! Fant ikke referansekilden. Dato: 2011.06.09 Skjemaref.: PRG-RBC-2.0 NOR/NOR 1.3 Side 1 av 8
C. Oversikt over avvik og observasjoner fra revisjonen Antall funn knyttet til praktisering av ISO 14001/LS Avvik: 10 Observasjoner: 7 Produktkontroll og levelse av LS std.krav 15 Funn knyttet til: Operasjonell styring av entreprenører eks. oppfølging av kompetanse nyansatte, krav til intern kommunikasjon i entreprenør laget etc Manglende framdrift i oppretting av hjulspor Manglende rapportering av frøparti nummer HMS krav er ikke fullt ut ivaretatt i praksis Miljøskjema/instruks før hogst kan forbedres Mangelfull styring og kontroll med BVO/MIS. Det ble under revisjonen avdekket skadelig hogst i en buffersone MIS/BVO samt generelt sett svake/mangelfulle rutiner og arbeidsmetoder på området (se vedlagt spesifisering funn 12) Forbedre rutiner for opplæring av nyansatte Etterleve NA dokument 53 m.h.t kontroll av skogsdrifter Etablere rutiner for heltre hogst Mangelfull anvendelse av metodiske risiko analyser Bedre avviks systemets effektivitet Mangelfull presisjon i Vikens årsrapport miljø Skjemaref.: PRG-RBC-2.0 NOR/NOR 1.3 Side 2 av 8
D. Handtering av informasjon fra eksterne parter Ekstern kommunikasjon Bedriftene har mottatt 32 eksterne henvendelser siste år (fra forrige revisjon). Av disse er 14 registrert som avvik og fulgt opp internt. Et uttrekk av saker ble vurdert og funnet tilfredsstillende handtert. Revisjonen avdekket ellers mangelfullt ajourhold av ekstern miljøinformasjon. E. Sertifikatets gyldighet periodisk revisjon Deltakene fra DNV: eltakene fra DNV: o Det er gitt et avvik kategori 1 som krever betydelig oppmerksomhet fra ledelsen. Det vil bli foretatt en oppfølging av bedriften m.h.t verifikasjon av korrektive tiltak innen 3 mnd. Bedriften må senest innen 27 september. Sertifikat er fortsatt gyldig men status vil bli vurdert mot evne til å utføre korrektive tiltak o Innen 5juli framlegges en framdriftsplan på hvordan avviket kat. 1 skal følges opp med korrektive tiltak. Fagrevisor Reidar Haugan JG/2011.07.23 Skjemaref.: PRG-RBC-2.0 NOR/NOR 1.3 Side 3 av 8
nr 1/4 juli JG/7 juli 2011 o Oppfølgingsmøtet var relatert til avvik kat. 1 og gjennomgang av tiltaksplan for å lukke avvik. Planen har følgende hovedelementer: Tiltak for å sikre umiddelbar kontroll på alle aktiviteter knyttet til tømmerleveranser og hogst Engasjert en ekstern prosjektleder for å styre prosess med korrektive tiltak/avvikslukking Engasjert en miljøkontroller som skal kontrollere alle skogeierleveranser/ administrerte drifter før hogst kan iverksettes Fastlagt en helhetlig plan for å iverksette korrektive tiltak. Denne omfatter bl.a nye rutiner for kjøp av tømmer og styring av egne drifter, oppfølging/opplæring av alle involverte entreprenører, egne ansatte samt grupper av skogeiere, kvalitetssikre alle databaser interne og eksterne, utvikle helhetlig planunderlag (IT systemet Din Skog). Et helhetlig og entydig planleggingsverktøy skal være ferdig utviklet og i drift juli 2012. Systematisk risiko vurdering av intern kompetanse, kart og informasjons underlag Elementer i funn (brudd på MIS/BVO)er risiko vurdert og prioritering i utvikling fastlagt ut fra kritikalitet. Forankring av forandringsbehov i styrende organer og internt i egen bedriftsorganisasjon o Konklusjon: Bedriften har tatt de første nødvendige grep for å sikre en god framdrift i korrektive tiltak og varig forbedring o Sertifikatet er fortsatt gyldig men vil bli vurdert mot evne til å iverksette angitte tiltak samt sikre at disse er effektive nr 2/2 september o Oppfølgingsmøtet var relatert til avvik kat. 1 og gjennomgang av tiltak iverksatt og status av disse. o Tiltaksplan ligger fast og bedriften har god kontroll på gjennomføring av forbedrings tiltakene. o Nye rutiner implementert med bl.a 100 % forhandskontroll av alle skogeiers egne administrerte drifter. JG/5 september Skjemaref.: PRG-RBC-2.0 NOR/NOR 1.3 Side 4 av 8
nr 3/27 september Fagansvarlig: Siri Bakke JG/27 september o Oppfølgingsmøtet var relatert til avvik kat. 1 og gjennomgang av tiltak iverksatt og status av disse. o Alle nye rutiner og prosesser ble gjennomgått med involvert personell. Med noen mindre unntak er fastlagt tiltaksplanen fulgt. o Implementering ble vurdert ut fra et uttrekk av tømmerleveranser av skogeier administrerte drifter og Vikens egne drifter. Disse ble funnet tilfredsstillende utført o Viken har siden revisjonen registrert 3 brudd på krav til ivaretakelse av MIS/BVO. 2 av bruddene var relatert til kontrakter før revisjonen og nytt regime. Viken var ikke involvert i hogst og tømmer er ikke omsatt. Konsekvens regime igangsatt mot ansvarlige. Et brudd var relatert til skogeiers egne aktiviteter (uten virkes kontrakt med Viken Skog). o Metoder og teknologi (database anvendelse, IT løsninger/gis og GPS) ble gjennomgått og funnet tilfredsstillende anvendt. Det ligger potensielle utfordringer i noe lange responstider i anvendelse av GIS løsninger og databaser (Din Skog) samt noe svak synlighet av kart tegn. o Pågående skogsdrift opp mot MIS ble besøkt. Både planlegging og gjennomføring samsvarte med krav. Effekt av styrings-/kontroll modell ble verifisert. o Fra 1. oktober vil det på permanent basis bli ansatt 2 personer som bl.a får som oppgave å kvalitetssikre alle skogeiers drifter samt foreta forhands kontroll og kontroll på egne drifter. o DNV Fagansvarlig og revisjonsleder konkluderte med at iverksatt korr.tiltak er effektive og virkningsfulle på kort sikt. Effektive og virkningsfulle tiltak på lengre sikt foruts gjennomføring av øvrige tiltak som i all hovedsak er relatert til GIS/database anvendelse med kvalitetssikret BVO data sett. o Det gjennomføres en ny oppfølging: 10 oktober for å gjøre et større uttrekk av tømmerleveranser og drifter for ytterligere å kunne dokumentere signifikans med krav November 2011 for å verifisere nye tiltak samt forankring i egen organisasjon o Sertifikatet er fortsatt gyldig men vil bli vurdert mot evne til å gjennomføre de videre planlagte/oppstartede tiltak Skjemaref.: PRG-RBC-2.0 NOR/NOR 1.3 Side 5 av 8
nr 4/10 oktober o Oppfølgingsmøtet var relatert til avvik kat. 1 og kontroll av et utvalg tømmerkjøp samt avvirkningsdrifter utført av skogeier selv og Vikens eget driftsapparat. o Det er gjort tilfeldig utvalg av drifter og skogbruksledere som er dekker hele Vikens geografiske virkeområde o Til sammen har 18 kjøp/drifter blitt kontrollert for å verifisere at Vikens forbedrede rutiner/krav fullt ut er implementert. o Revisor trekker følgende konklusjon: 1. Viken har iverksatt kraftfulle og omfattende korrektive tiltak for å lukke avvik kat. 1 2. Svært god organisering og styring av prosess knyttet til avvikslukking 3. Tiltakene som er iverksatt virker hensikt. Ingen mangler avdekket i 2 oppfølgings revisjoner tilknyttet kontrakter/drift/leveranser og levelse av miljøkrav 4. Viktig for Viken å holde fokus framover slik at det sikres varig forbedring samt at den videre framdriftsplan mot sommeren 2012 følges 5. Viken må videreutvikle datarutiner og prosesser slik at planlegging og oppfølging blir så effektiv som mulig og samtidig sikrer økt kontroll med viktig miljø aspekter 6. Avvik kategori 1 nedgraderes til kategori 2 med status godkjent. 7. Sertifikatet er fortsatt gyldig 8. Det vil bli en ny oppfølging av Viken i løpet av november 2011. JG/11 oktober 2011 Skjemaref.: PRG-RBC-2.0 NOR/NOR 1.3 Side 6 av 8
nr 5/13 januar JG/Januar 2012 o Oppfølgingsmøtet var relatert til avvik kat. 1 og verifikasjon av implementering av miljø politikk og LS krav i styrende organer og andels eier organisasjonen. o Verifikasjon ble gjort med relevant toppledelse til stede og gjennom intervju og dokumentasjon framlagt. o Revisor trekker følgende konklusjon: 1. Vikens representantskap har i møte 24 november 2011 vedtatt ledelsens forslag til ny politikk og over ordnede målsettinger. Dette innebærer fastlagt et målområde nr. 1 med følgende tekst: Ta vare på mennesker og miljøverdier og unngå skader. 2. Overordnede mål er videre kommunisert ut i organisasjonen gjennom bl.a medlemsblad og møter 3. Det er avholdt region møter hvor ytre miljø, hendelser og tiltak er tydelig kommunisert 4. Det er iverksatt et konsekvens regime som omfatter både skogeiere som virkes leverandører og entreprenører. Regime er operativt Konklusjon: Avvik kategori 1 lukkes Skjemaref.: PRG-RBC-2.0 NOR/NOR 1.3 Side 7 av 8
Funn 12 Manglende styring/kontroll med BVO/MIS Mangelfull styring og kontroll med BVO/MIS. Følgende avvikende/mangelfulle forhold ble registrert: o BVO/MIS skal sikres og verdier ikke forringes. Bedriften har ikke rutiner eller praksis i dag som imøtekommer krav og har ikke styring på denne prosessen. Det vises til: o deler av MIS m/buffersone hogd i drift på Berger Gård Trøgstad. o det foreligger ingen dokumenterte rutiner som på en hel-hetlig måte sikrer at BVO/MIS blir sikret når det utføres skogsdrifter opp mot figur eks. krav til planlegging jfr. anvendelse av GPS, merking i felt, anvendelse av sikringssoner, o det er ikke etablert ordninger som sikrer at hogstmaskinenes GPS er kalibrert hensiktsmessig eks. tidsintervaller mellom oppdatering samt hogstmaskinføreres bevissthet og kunnskap knyttet til nøyaktighet relatert til GPS (signalgiving/satelitter) o det foreligger ikke en enhetlig metodikk og/eller informasjonskilde som sikrer at skogbruksleder varsles om at skogeier ikke har deltatt på MIS registreringer (eks. info på oppstartsbilde i SAP for innmelding av tømmer) o det er ikke etablert rutiner som sikrer at skogbruksleders planverktøy Din Skog blir ajourført med registrerte MIS jfr. Sæther i Etnedal/N.Land o skogbruksleders GPS anvendes ikke alltid ved kartlegging av MIS i felt før hogst på grunn av tekniske/driftsmessige problemer jfr. skogbruksledere Trøgstad og Hobøl o det er etablert ulik praksis for å sikre BVO/MIS. Noen skogbruksledere befarer alltid mens andre ikke befarer hvis hogstmaskin har GPS o revisorene registrerte holdninger som tilsa at det var greit å gjøre egne vurderinger og ikke nødvendigvis følge angitt grenser for nøkkelbiotoper herunder "ta litt" på en side av MIS og legge til tilsvarende på andre siden o bedriften har ikke etablert en praksis og/eller rutiner som sikrer at rene tømmerkjøp ikke stammer fra hogst i BVO eks, i innmeldingsprosess konferer med skogeier hvor hogst skal foregå o det mangler enda 24 oversiktskart og noen færre sluttrapporter ferdigstilte miljøregistreringer, helt tilbake til 2006. Det betyr at skogbrukslederne ikke har god nok oversikt i mange områder. o det er oppdaget at det finnes flere versjoner av MiS-kart, bl.a. i Ullensaker. Dette har bl.a. blitt avdekket pga at det ligger ulike kartversjoner på Din Skog og Skog og Landskap. Skjemaref.: PRG-RBC-2.0 NOR/NOR 1.3 Side 8 av 8