NOTAT Representantskapsmøte 24.04.2013 Sak 4 Til: Fra: Representantskapet Styret Dato: 22.mars 2013 Fremtidig kontorstruktur Vurdering av kontorstruktur og innhold i kontornettet var ett av tiltakene fra strategien og kostnadsmålene styret besluttet høsten 2012. I etterkant av besluttet strategi, har økte kapitalkrav forsterket behovet for å gjøre en justering av bankens organisering. I tillegg til endringer i rammebetingelsene som innebærer økt kapitalbehov for bankene, opplever banknæringen betydelige endringer i kundenes adferd, i retning av økt selvbetjening. Antall manuelle transaksjoner i Sparebanken Vest er redusert med vel 40 % siden 2010, og antall pålogginger i selvbetjente kanaler er økt med 32 % siste 12 måneder. 34.000 kunder har tatt i bruk bankens mobilbank på 7 måneder. I samme periode har antall kunder økt. Sparebanken Vest trenger en robust organisasjon og distribusjon, tilpasset fremtidig 1) Kundeadferd 2) Kapitalkrav 3) Riktig kostnadsnivå Bankens kostnadsprogram skal totalt redusere kostnadene i morbanken med 60 millioner, fordelt omtrent likt på personalrelaterte kostnader og ikke personalrelaterte kostnader. Alle kostnader skal gjennomgås. Dette arbeidet pågår nå parallelt med justering av organiseringen. I møtet i oktober vedtok Representantskapet å fjerne definisjonen av region/ markedsområde fra vedtektene. Valgkretser for kundevalgte representanter til representantskapet ble vedtatt videreført. Styret besluttet som følge av dette i møtet 20.mars at i divisjon Personmarked (PM) slås region Rogaland og Sunnhordland sammen til en region. Det samme gjelder region Vest og Nordhordland. I samme møtet ble besluttet at i divisjon Bedriftsmarket (BM) slås region Vest og Nordhordland sammen til en region. Vedlagte sak gjelder fremtidig kontorstruktur i divisjon PM. I styremøtet 20.mars konkluderte styret ny kontorstruktur med 54 kontor, som innebærer at 11 kontor legges ned. I henhold til bankens vedtekter skal Representantskapet godkjenne nedlegging av kontor som er siste kontor i en kommune. Styret innstiller overfor Representantskapet på å godkjenne 5 av de 11 kontorene for nedlegging: Nordhordland/Vest: Masfjorden og Fedje Hardanger/Midthordland/Voss: Granvin Sogn og Fjordane: Høyanger og Årdal 1
Det pågår vurderinger om justering av organiseringen også i andre enheter i banken. I tillegg pågår det bemanningstilpasninger i andre divisjoner. Tillitsvalgte har vært involvert i henhold til lover og avtaleverk. Ny struktur ble drøftet med de tillitsvalgte 22.februar. Sparebanken Vest vil fortsatt være banken med det sterkeste distribusjonsnettet på Vestlandet med 54 kontorer og godt utbygde selvbetjeningsløsninger for person- og bedriftskunden. Forslag til vedtak: Styret innstiller til Representantskapet om å godkjenne 5 av de 11 kontorene for nedlegging: Nordhordland/Vest: Masfjorden og Fedje Hardanger/Midthordland/Voss: Granvin Sogn og Fjordane: Høyanger og Årdal Trygve Bruvik Styrets leder 2
Til: Representantskapet Representantskapsmøte 24.04.2013 Sak 6.1 Fra: Valgkomiteen INNSTILLING TIL VALG AV TILLITSVALGTE Valgkomiteen har avholdt 6 møter for å forberede de valg m.m. som valgkomiteen er ansvarlig for å forberede. Valgkomiteen har bestått av: Erik Bøckmann - leder Linda Knarvik Nordeide - nestleder Terje Søviknes Gro Jofrid Aarli Ove Ellingsen Anne Grete Ådland Eivind Lunde Valgkomiteen har behandlet følgende saker: 1. Forberede og gjennomføre innskyternes/kundenes valg til representantskapet 2. Forberede valg av leder og nestleder til representantskapet 3. Forberede valg av medlemmer og varamedlemmer til styret 4. Forberede valg av leder og nestleder til styret 5. Forberede valg av medlemmer og varamedlemmer til kontrollkomiteen 6. Forberede valg av leder og nestleder til kontrollkomiteen 7. Forberede valg av medlemmer til valgkomiteen 8. Forberede valg av leder og nestleder til valgkomiteen 9. Vurdere honorarsatser for tillitsvalgte Når det gjelder innskyternes/kundenes valg til Representantskapet, vedlegges valgresultatene denne innstilling. VALG: 1. REPRESENTANTSKAPET: (Sparebankloven 11) Leder og nestleder i Representantskapet skal velges årlig. A: Leder i Representantskapet Valgkomiteen innstiller enstemmig på valg av: Erling Syvertsen som leder i Representantskapet frem til våren 2014. 1
B: Nestleder i Representantskapet Valgkomiteen innstiller enstemmig på valg av: Borhild Storaas Ones - ny (se vedlagte presentasjon) som nestleder i Representantskapet frem til våren 2014. 2. STYRET: (Vedtektenes 5-1) Det skal i år velges 4 styremedlemmer for 2 år (hvorav 1 ansatterepresentant), og 4 varamedlemmer for 1 år (hvorav 2 ansatterepresentanter). Styret har i dag følgende medlemmer: Trygve Bruvik leder til våren 2014 Marit Solberg - nestleder til våren 2014 Richard Rettedal til våren 2014 Øyvind Langedal til våren 2013 på valg Birthe Kåfjord Lange til våren 2014 Arild Bødal til våren 2013 på valg Sivert Sørnes til våren 2013 på valg Styret har følgende styremedlemmer fra de ansatte p.t.: Anne Marit Hope til våren 2014 Tone Mattsson til våren 2013 på valg og følgende varamedlemmer: 1. Bernt Bergheim til våren 2013 på valg 2. Arnulf Ingvaldsen til våren 2013 på valg Valgt blant de ansatte: Fredrik Skaarer Fjose - vara for Anne Marit Hope Kjell Sævdal - vara for Tone Mattsson til våren 2013 på valg til våren 2013 på valg A. Medlemmer: Valgkomiteen innstiller enstemmig på valg av: Øyvind Langedal Arild Bødal Sivert Sørnes Valgt blant de ansatte: Kristin Axelsen - ny (se vedlagte presentasjon) Samtlige medlemmer velges for 2 år perioden 2013/2015. B. Varamedlemmer: Valgkomiteen innstiller enstemmig på valg av: 2
1. Bernt Bergheim 2. Arnulf Ingvaldsen Valgt blant de ansatte: 1. Fredrik Skaarer Fjose for Anne-Marit Hope 2. Inger Johanne Westad Thraning - ny for Kristin Axelsen (se vedlagte presentasjon) Samtlige varamedlemmer velges for 1 år perioden 2013/2014. 3. KONTROLLKOMITÉ: (Vedtektenes 4-1) Det skal velges 1 medlem for perioden 2013/2015. Kontrollkomiteen har nå følgende medlemmer: Tom W. Horne, leder til våren 2014 Kjell Steinsbø, nestleder til våren 2014 Charlotte Hartvigsen Lem til våren 2014 Magni Haugland til våren 2013 - på valg og følgende varamedlemmer: 1. Karin Vedø til våren 2014 2. Per C. Aarsand til våren 2014 A: Medlemmer: Valgkomiteen innstiller enstemmig på valg av: Magni Haugland for perioden 2013/2015 2 år. B: Leder i Kontrollkomiteen: Ifølge 4-1 i bankens vedtekter, skal Kontrollkomiteens leder og nestleder velges av representantskapet ved særskilte valg. Valgkomiteen innstiller enstemmig på valg av: Tom W. Horne gjenvalg som leder i Kontrollkomiteen frem til våren 2014. C: Nestleder i Kontrollkomiteen: For Valgkomiteen innstiller enstemmig på valg av: Kjell Steinsbø 3
som nestleder i Kontrollkomiteen frem til våren 2014. 4. VALGKOMITEEN: (Vedtektenes 6-1) Valgkomiteen har pr. i dag følgende sammensetning: MEDLEMMER: Valgt for PERIODE: Egenkapitalbeviseierne Eivind Lunde Offentligvalgt Terje Søviknes Kundevalgt Ove Ellingsen Anne Grete Ådland Gro Jofrid Aarli Ansattevalgt Linda Knarvik Nordeide Tidligere styremedlem Erik Bøckmann 2011/2013 - på valg 2012/2014 2011/2013 - på valg 2011/2013 - på valg 2011/2013 - på valg 2012/2014 2012/2014 A: MEDLEMMER: 6 medlemmer velges blant representantskapets medlemmer, hvorav ett medlem fra de ansatte, ett medlem fra egenkapitalbeviseierne, ett medlem fra de offentlige og 3 medlemmer fra kundene. Ett medlem skal være frittstående og velges blant tidligere styremedlemmer (fortrinnsvis tidligere styre- eller nestleder). De kundevalgte og offentligvalgte skal være geografisk fordelt i 3 områder, 1 nord for Bergen, 2 fra Bergen/Vest og 1 sør for Bergen. Valgkomiteen innstiller enstemmig på valg av følgende medlemmer av valgkomiteen for 2 år - perioden 2013/2015: EK-bevis eierne: Eivind Lunde Kundevalgte: Ove Ellingsen Anne Grete Ådland Gro Jofrid Aarli Følges innstillingen innebærer dette at valgkomiteen etter valgene vil ha denne sammensetning: Erik Bøckmann Ove Ellingsen Eivind Lunde Linda Knarvik Nordeide - 2012/2014 (tidligere styremedlem) - 2013/2015 (kundevalgt) - 2013/2015 (egenkapitalbeviseiervalgt) - 2012/2014 (ansattevalgt) 4
Terje Søviknes Anne Grete Ådland Gro J. Aarli - 2012/2014 (offentligvalgt) - 2013/2015 (kundevalgt) - 2013/2015 (kundevalgt) Den geografiske fordeling i h.h.t. vedtektenes 6-1 blir da: 1 medlem nord for Bergen (Ove Ellingsen) 1 medlem fra sør for Bergen (Terje Søviknes, Hordaland fylkeskommune) 2 medlemmer fra Bergensområdet (Bergen og Vest) (Gro J. Aarli, Bergen, og Anne Grete Ådland, Straume) B: LEDER I VALGKOMITEEN: Valgkomiteen enstemmig på gjenvalg av: Erik Bøckmann som leder frem til våren 2014. C: NESTLEDER I VALGKOMITEEN Valgkomiteen enstemmig på gjenvalg av: Linda Knarvik Nordeide som nestleder til våren 2014. Bergen, 3. april 2013 for VALGKOMITEEN Erik Bøckmann Leder i Valgkomiteen Vedlegg: - Valgresultater fra innskytervalget 2013 5
Representantskapsmøte 24.04.2013 Sak 6.1 Innskytervalget i Sparebanken Vest ble avholdt i perioden 14.-21. februar 2013. Resultatet av valget, som har virkning fra april, finnes nedenfor: Bergen: Varamedlemmer: 1. Birthe Drageset 2. Rune Stavenes Sunnhordland/Haugalandet: Medlem: Knut Førland Varamedlem: Kjersti Vespestad Rogaland: Medlem: Bjarte Skrettingland Varamedlem: Sigve Inge Håland Hardanger/Midthordland/Voss: Varamedlem: Hallvard Bjørgum Vest: Varamedlem: Frode Høyland Nordhordland: Varamedlem: Laila Borge Sogn og Fjordane: Varamedlem: Gunnar Silden Medlemmene er valgt for 4 år og varamedlemmene for 1 år.
Representantskapsmøte 24.04.2013 Sak 6.2 NOTAT Til: Fra: REPRESENTANTSKAPET VALGKOMITEEN Honorarsatser tillitsmenn i Sparebanken Vest Det tilligger valgkomiteen å foreta en evaluering av dagens honorarsatser for tillits- og tjenestemenn i Sparebanken Vest. Valgkomiteen har evaluert gjeldende satser og finner ikke grunnlag for å endre disse, bortsett fra honoraret til styrets revisjonsutvalg som søkes økt fra kr 3.000 til kr 5.000 pr. møte, grunnet få, men til gjengjeld relativt omfattende møter med stort arbeidsomfang. Gjeldende satser fremgår av vedlegg. Representantskapet bes fatte følgende vedtak: Representantskapet vedtar å fastholde gjeldende honorarsatser for tillits- og tjenestemenn i Sparebanken Vest, med unntak av honoraret for styrets revisjonsutvalg som økes fra kr 3.000 til kr 5.000 pr. møte. Bergen, 3. april 2013 Erik Bøckmann Leder i Valgkomiteen Vedlegg: Honorarsatser Side 1
HONORARSATSER I SPAREBANKEN VEST PR. 01.05.2013 Representantskapsmøte 24.04.2013 REPRESENTANTSKAPET ÅRLIG PR. MØTE LEDER 65.000 0 ØVRIGE MEDLEMMER 3.000 KONTROLLKOMITE LEDER 125.000 NESTLEDER 95.000 ØVRIGE MEDLEMMER 85.000 VARAMEDLEMMER 5.000 STYRET LEDER 360.000 NESTLEDER 180.000 ØVRIGE MEDLEMMER 150.000 VARMEDLEMMER (Eksterne) VARMEDLEMMER (Ansatterepresentanter) STYREUTVALG KREDITT OG STYRETS KOMPENSASJONSUTVALG STYRETS REVISJONSUTVALG 25.000 9.000 REPRESENTANTSKAPETS VALGKOMITE 9.000 3.000 5.000 FORMANN 35.000 3.000 NESTLEDER 17.500 3.000 MEDLEMMER 3.000 ØVRIGE VALGKOMITEER FORMANN 15.000 3.000 MEDLEMMER 3.000 VARAMEDLEMMER 3.000 KOMITEER/ARBEIDSUTVALG NEDSATT AV REPRESENTANTSKAPET Medlemmer 3.000
REPRESENTANTSKAPSMØTE 24.04.2013 SAK 7 Til: Fra: Representantskapet Styret ERVERV OG PANT I EGNE EGENKAPITALBEVIS Sparebankene har i henhold til loven adgang til å erverve (kjøpe) og pantsette egne egenkapitalbevis under forutsetning av at representantskapet gir styret nødvendig fullmakt og at Kredittilsynet godkjenner ordningen. Representantskapet har tidligere gitt styret slik fullmakt. Fullmakten har vært benyttet og vi har i dag med en beholdning av egne egenkapitalbevis. Tidligere avgitt fullmakt, som er begrenset til å gjelde i en 18 måneders periode, må fornyes, og vil gjelde fra det tidspunkt Finanstilsynet godkjenner ordningen og fullmakten er registrert i Foretaksregisteret. Det er for øvrig de samme hensyn som tidligere som tilsier at banken i perioder er tjent med å kunne nytte den adgang loven her gir. Av grunner kan her nevnes: Attraktiviteten økes ved økt omsetning, noe banken kan bidra med ved egenhandel. Kjøp av egne egenkapitalbevis vil isolert sett kunne være en god forretning. Ved kredittgivning er det hensiktsmessig at egenkapitalbevisene kan tjene som sikkerhet ved pant i kunders VPS-konti. Foreslått fullmakt er innenfor gjeldende regelverk og i samsvar med den fullmakt representantskapet tidligere har gitt. Forslag til vedtak: 1. Styret gis fullmakt til å erverve og etablere pant i egne egenkapitalbevis for samlet pålydende kr. 100 millioner innenfor de rammer som er angitt i lov og forskrift. 2. Den samlede beholdning av egenkapitalbevis som banken eier og/eller har avtalepant i, kan ikke overstige 10% av vedtektsfestet eierandelskapital. 3. Det minste beløp som kan betales for egenkapitalbevisene er kr. 1,- og det høyeste beløp er kr. 150,-. Denne ramme gjelder også for avtalepant, slik at fordringen pantet skal sikre må ligge innenfor disse beløpsmessige begrensninger. 4. Erverv av egenkapitalbevis skal skje ved kjøp i verdipapirmarkedet via Oslo Børs og avhendelse skal skje gjennom salg i samme marked, eventuelt som rettet salg mot ansatte innenfor de lover og regler som gjelder. 5. Fullmakten gjelder i 18 måneder regnet fra representantskapets vedtak eller inntil Finanstilsynet tilbakekaller tillatelsen. Bergen, 3. April 2013 for Styret Trygve Bruvik Styrets leder