1 Informasjon, råd og veiledning HÅNDBOK FOR KORPSENE I HÅ Utgitt i samarbeid med: Nærbø skulekorps Varhaug skulemusikkorps Vigrestad skulekorps Ogna skulekorps Hå Kulturskule NMF Rogaland Revidert: 28.juni 2016
2 Hensikt og mål for håndboken Godt samarbeid mellom korpsene og kulturskolen er et felles mål. Medlemmene i det enkelte korpsstyre skifter, og det kan være vanskelig å holde oversikt over ansvaret og oppgavene som er tillagt korpsene. For å bedre samarbeidet og løfte arbeidet for korpsene er det behov for å samle informasjonen på en leservennlig måte, samtidig som en ønsker å utvikle samarbeidet med kulturskolen. Innholdet i håndboken blir fortløpende vurdert og innspill til innhold vil bli godt mottatt. Det er viktig å dele erfaringer mellom korpsene. Korpsene skal forholde seg til et ganske omfattende nettverk. Vi har her valgt å vise noen av de partene det er viktig å ha en god kommunikasjon med. For å bedre vilkårene er det viktig at korpsene har bevisst forhold til helheten. Avtaler med Kulturskolen Korps med dirigent ansatt gjennom kulturskolen har ansvar for å følge opp forpliktelser og utføre oppgaver som er beskrevet i dette dokumentet. Det innebærer at korpsene har inngått avtale med kulturskolen basert på etablerte retningslinjer. Denne håndboken tar for seg en rekke slike forpliktelser mellom korps/dirigent/kulturskole. Det er viktig at en representant fra hvert korps utpekes som ansvarlig kontaktperson mellom korps dirigent og kulturskole. Meld fra til kulturskolen med telefonnummer, epost og adresse.
3 Forpliktelser for korpsene Korpsene skal i samarbeid med dirigent fylle ut «arbeidstidsavtale» som skal sendes inn til kulturskolen innen 15. september hvert skoleår Forslag til hvordan planen kan utarbeides og hvordan timetallet skal fordeles fremgår av vedlegg. Korpsene skal melde inn kontaktinfo på korpselever som får undervisning gjennom kulturskolen. Dette skal gjøres innen 1.september gjeldende skoleår. Hvor mange elevplasser korpsene trenger skal meldes skriftlig innen 1. juni for kommende skoleår. Disse betales det ordinær instrumentalkontingent for høst og vår med bindingstid på et helt skoleår. Kulturskulen og deres lærere skal alltid ha timeplan med rette elever, rett undervisningstidspunkt og - sted. Styrene i korps er ansvarlige for å holde kulturskolen oppdatert med elevinfo. Endringer av fordeling av timer: Dersom kulturskolen skal kunne ha en god dialog med sine dirigenter og lærere må vesentlige endringer rapporteres til kulturskolen. Muligheter for korpsene Kulturskolen kan tilby tilleggstjenester til det enkelte skolekorps: Kjøp av elevplasser. Kjøp av tilleggstimer. Prosjekter. Kulturskolen orienterer gjerne om ordningene ved forespørsel.
4 Rammevilkår for korpsene Hå kommune dekker i dag utgifter til dirigentlønn gjennom kulturskolen tilsvarende: Nærbø skulekorps: Dirigent 1: 24,07% Dirigent 2: 24,07% Varhaug skulemusikkorps: Dirigent: 24,07% Vigrestad skulekorps: Dirigent: 24,07% Ogna skulekorps: Dirigent: 24,07% I tillegg til dette får hvert korps stilling til hjelpedirigent etter medlemstall. 1 time (60 minutt) = 2,33% 1-20 medlemmer = 2 timer 21-40 medlemmer = 4 timer 41-60 medlemmer = 6 timer 61-80 medlemmer = 8 timer 81-100 medlemmer = 10 timer
5 Økonomisk støtte til korpsene Vedtak i utvalg for opplæring og kultur (OUK- 003/16 ) Følgjande reglar for tilskot til skulekorps i Hå vert vedteke med verknad frå og med tilskotsåret 2016: Reglar for tilskot til skulekorps i Hå Omtale: Tilskot til drift av skulekorps i Hå Søknadsfrist: 1. mars Vilkår Tilskotet kan søkjast av skulekorps heimehøyrande i Hå kommune. Dei som tek imot tilskot må akseptera ledsagerbevis for funksjonshemma som grunnlag for betalingsfritak for følgjeperson ved eigne arrangement og konsertar. Dersom eit korps har fått tilskot til utstyr eller instrument, og korpset vert nedlagt, skal ein i samråd med tenesteområde for opplæring og kultur avgjerda kva utstyret skal nyttast til. Krav til dokumentasjon Søknad skal sendast på eige elektronisk skjema. Vedlegg som skal følgja søknaden: Årsmelding for siste år Rekneskap for siste år Nyinnkjøp instrument: Dokumentasjon på utgifter til nye instrument det vert søkt tilskot til. Anna informasjon: Støtta vert fordelt etter gjeldande reglar, fastsett av utval for opplæring og kultur. Som medlem reknast dei som har betalt ordinær kontingent pr. 31. desember føregåande år. Det kan ikkje søkjast tilskot til eventuelle støtte- eller livsvarige medlemmar.
6 Fordeling av tilskotet: Tilskot til drift av skulekorps i Hå vert fordelt etter følgjande nøkkel: Grunntilskot, drift av skulekorps. 60% av disponibelt tilskot Medlemstilskot, fordelt etter medlemstal 40% av disponibelt tilskot Ved manglande eller for seint innsendt søknad vert kun grunntilskot utbetalt. Innlevering av rekneskap og årsmelding er ein føresetnad for utbetaling.
7 Ansvarsfordeling mellom kulturskole, korpsstyre og dirigenter/lærere. Kulturskolen er arbeidsgiver for korpsenes dirigenter. Det er viktig å sikre et godt samspill mellom de involverte parter, kulturskolen - korpsstyrene og dirigentene. Å være ansatt som dirigent i et korps via kulturskolen fører gjerne til et mer komplisert arbeidsgiver/arbeidstakerforhold enn ellers hvor det er flere parter som skal forholde seg til hverandre. Det er derfor viktig å presentere de ulike partene i dette samspillet og hvem de skal forholde seg til, når og hvor i forhold til ansvarsdelingen. Det er tre parter involvert, hvor to av partene, korpsstyrene og kulturskolen, egentlig har naturlige arbeidsgiverinteresser i forholdet til dirigentene. Korpsenes styre er en naturlig del av det daglige kontaktleddet til dirigentene med hensyn til planlegging av året og kvaliteten i aktivitetene. Kulturskolen er arbeidsgiver for dirigenter og korpsenes instrumentallærere fra kulturskulen på vegne av Hå kommune og er derved tillagt det fulle og hele personalansvaret for dirigentene. Personalansvaret medfører bl. annet følgende ansvar: Ansettelsesmyndighet Utbetaling av lønn/pensjon/forsikring Faglig ansvar/oppfølging/kompetanseutvikling Ansvar for fratreden Ansvar for å forvalte gjeldende regelverk/arbeidstidsbestemmelser Ansvar for dirigentenes lønnsforhold inkludert permisjoner og sykdom/sykelønn Ansvar for å bringe frem vikarer ved langtidsfravær Ansvar for rekruttering av ansatte
8 Ansvarsfordeling mellom korpsstyre og dirigenter Styrets oppgaver: Skolekorpsets administrative ledelse, hovedansvar for administrative avgjørelser. Informasjon ut til foreldre og elever. Følge opp elever/musikanter i forhold til fravær. Økonomiansvar. Delegere ansvar for transport av elever og utstyr. Ansvar for oppdatert instrument- og notearkiv. Dirigents oppgaver: Skolekorpsets musikalske ledelse, hovedansvar for musikalske avgjørelser. Bestemme repertoar. Ansvar for korpsets musikalske utvikling. Tydeliggjøre musikalske ambisjoner innad og utad. Forberede korpset til opptredener. Ansvarlig for kommunikasjon med hjelpedirigent og instruktører/lærere når det gjelder musikalsk utvikling. Dirigent og styret samarbeider om: Legge en årsplan som er fornuftig. Fastsette konsertdatoer. Avgjøre deltakelse på konkurranser og festivaler/korpsturer og seminarer. Dette vil medføre ansvar både økonomisk, musikalsk og logistisk. Dette er en veiledning. De ulike korps kan bestemme annen arbeidsfordeling. Det viktigste er at både dirigent og leder/styre føler seg ivaretatt i sitt virke, og ikke opplever «overstyring» fra den andre part.
9 Angående dirigent/lærers arbeidstid Dirigenter (24,07% stilling): Ved utfylling av «arbeidstidsavtale» merk følgende: Tid som er undervisning (178,4 timer) skal dekke all undervisning/direksjon ekslusiv pauser. Tid som er til disposisjon (134,5 timer) skal dekke all tid som dirigent er disponibel for korps, men som IKKE er undervisning. Pauser går inn i denne kategorien. Denne potten kan også dekke timer som dirigent bruker til korpstur eller andre utflukter som medfører overnatting. Da regnes som hovedregel 7,5 timer pr dag. Ubunden arbeidstid (93,3 timer) disponerer dirigenten ut fra behov. Denne trenger ikke registreres i timeplanen. Bruker dirigenten timer utover dette, kan det kjøpes flere timer gjennom kulturskolen, evt. at korpset og dirigent blir enige seg imellom om honorar. Lærere/instruktører: Gjennomfører undervisning på lik linje med andre instrumentallærere i kulturskolen. Det regnes 20-25 minutter pr. elevplass. (Fra 8.klasse 25. minutter) Lærer står fritt til å omfordele undervisningstid mellom elever, gjerne i samråd med dirigent. Elevplassen skal brukes til elevundervisning. Dersom det er for få elever i forhold til elevplasser, skal læreren fordele den ledige tiden på de andre elevene, utfra pedagogiske hensyn. Dersom lærer ser at ubrukt undervisningstid kan brukes på andre måter, kan dette gjennomføres etter avtale med korps og kulturskole. Siden korpsene «disponerer» plassene, kan korpsene selv bestemme hvilken elever som skal gå og bytte ut elever etter behov.
10 Ansettelser Kulturskolen vil i samarbeid med det enkelte korps legge til rette for følgende aktiviteter og stå for gjennomføringen: Utlysing av stilling Innkalling til intervju Gjennomføring av intervju I kraft av sin ansettelsesmyndighet inngår arbeidsavtaler med dirigent Bistå korpsstyrene med å utarbeide arbeidsplan Hjelpedirigenter ansettes for ett skoleår om gangen. Korspstyrene gir beskjed skriftlig hvor mange timer de ønsker på ulike instruktører jfr tildelte timer basert på medlemstall og supplerer med kontaktinformasjon på den enkelte hjelpedirigent. Korpsstyrene skal i ansettelsesprosessen av dirigent bidra med: Delta ved ansettelsesintervjuer med uttalerett (ikke medbestemmelsesrett). Komme med forslag til aktuelle kandidater som ønskes ansatt. Disse kandidatene må søke stillingen som andre søkere. Kulturskolen vil imøtekomme korpsens ønsker der det er mulig.
11 Fraværpermisjoner/sykdom Kulturskolens ansvar: Sørge for at medarbeidere og korpsstyrene er informert om gjeldende regelverk og rutiner Sørge for at egenmeldingsskjema er tilgjengelig for dirigent. Sørge for å tilrettelegge den enkeltes arbeidssituasjon hvis det avdekkes at arbeidssituasjonen er en direkte årsak til sykefraværet (jfr. Arbeidsmiljølovens bestemmelser) Ved sykefravær vil Kulturskolen informere korpsstyret og i samarbeid med korpsstyret legge til rette for vikar Korpsstyrene skal: Ved fravær skal korpsstyre sikre at fravær er meddelt Kulturskolen. Varsel om fravær gjelder permisjoner, egenmeldinger så vel som sykemeldinger Umiddelbart kontakte Kulturskolen dersom en kan anta at fraværet i korpset har årsak i arbeidsmiljøet. Rutiner sykefravær skolekorps: Ved sykdom/velferdspermisjon: Kulturskolen kontakter aktuelle vikarer. Korpsstyrer får melding om sykdom og at vi leter etter vikar. Ved dirigents fravær/sykdom bør korpsene vurdere alternative opplegg. Vikarer får liste over elever og undervisningssted og tid. Lærer og korps får info om hvem som er vikar. Ved avlysning av elever som får plasser gjennom kulturskulen: Dersom det ikke lar seg ordne med vikar, må undervisningen avlyses eller tilbudet blir gitt igjen annen dag/tid. Ved mer enn tre avlyste timar pr. halvår, vil skolepengene bli redusert tilsvarende lærerfraværet. Vi sender sms til berørte elever, samt informerer korps og lærer.
12 Ved avlysning av korpsøvelser: Dersom dirigenten er syk, og kulturskolen/korpset ikke har vikar å sette inn, er korpset ansvarlig for å avlyse øvelsen. Helse, miljø og sikkerhet for dirigentene. Korpsene skal gjennom samarbeidet med dirigent ta hensyn til og legge til rette for: At samarbeidet mellom dirigent og styret er basert på tillit og et godt arbeidsforhold som bygger på gode prinsipper for helse, miljø og sikkerhet. Sikre at dirigenten har så gode arbeidsforhold som mulig innenfor de rammer og korpsene rår over. Det er viktig at korpsstyret har et bevisst forhold til dette og at det tas hensyn til at dirigenten er en medarbeider som har krav på oppfølging også på disse områdene. Dersom det skulle være grunn til å tro at det kan være helse, miljø eller sikkerhetsforhold som innvirker på dirigentens arbeidsforhold må dette tas opp med Kulturskolen slik at eventuelle tiltak kan iverksette i nært samarbeid med alle parter. Eksempler kan være: Hørsel. Generell trivsel. Muligheter for å påvirke sin egen arbeidsplass. Lysforhold. Generelt arbeidsforhold som en følge av øvingslokalenes beskaffenhet.
13 Kontaktinformasjon Hå kulturskule Hå kulturskule Torlandsvegen 14, 4365 Nærbø Telefon: 51 79 35 30 Epost: post.kulturtorget@ha.kommune.no Leder: Ragnvald Wernøe, 41532618 Nettside: www.ha.no/kulturskulen Under menyen «info om kulturskulen» er det en lenke til korpsenes område. Her ligger mye nyttig informasjon. Korpsene oppfordres til å komme med aktivitetsinfo som kan legges ut på hjemmesiden. Denne håndboken gjennomgått og anbefalt av NMF Rogaland v/jonas Rogne Nærbø, 28.juni 2016 Ragnvald Wernøe Leder Hå kulturskule