Vedlikehold av Kvalitetssystemet 1. Struktur og nummerering...1 2. Redaktørfunksjon...2 3. Dokumenteiers ansvar...3 4. Dokumentbehandling...3 4.1. Oppretting av dokumenter...3 4.2. Endring av dokumenter...3 4.3. Sletting av dokumenter...4 4.4. Revisjon og versjon...4 4.5. Navnekonvensjon og lagringsformat...4 4.6. Dokumenttyper...4 4.7. Vedlegg...5 5. Endringslogg...5 1. Struktur og nummerering I kvalitetssystemet er følgende arbeidsområder definert. 1. STYRING OG KOORDINERING 2. UNDERVISNING (STUDIER) 3. FORSKNING OG FORMIDLING 4. EKSTERN VIRKSOMHET 5. STUDIE- OG FAGUTVIKLING 6. REKRUTTERING 7. INTERNASJONALISERING 8. PERSONELLREKRUTTERING OG KOMPETANSEUTVIKLING 9. TJENESTER OG INFRASTRUKTUR I kvalitetshåndboken er områdene 5 til 9 kalt støtteområder. Til hvert arbeidsområde hører et sett arbeidsprosesser. Disse kan være på flere nivå alt etter hva som er hensiktsmessig. Til arbeidsprosessene kan det være knyttet et sett retningslinjer eller regler. Disse vil kunne være av forskjellig format. Se figuren nedenfor. Fil: KS_TJI317.doc Side 1 av 5
Arbeidsområdene identifiseres ved sitt områdenummer. Arbeidsprosesser under arbeidsområde 1, nummereres 1.1, 1.2, osv. Rutiner og retningslinjer under arbeidsprosess 1.2, nummereres 1.2.1, 1.2.2, osv. 2. Redaktørfunksjon Studiesjefens kontor har ansvaret for kvalitetssikringssystemet og studiesjefen er kvalitetssjef. For å sikre at kvalitetssystemet fungerer som et levende system i praktisk er redaktørfunksjon etablert. Redaktøren har sammen med dokumenteierne som oppgave å sikre at dokumentene i kvalitetssikringssystemet til enhver tid er oppdatert. Dette innebærer bl.a. å sørge for at alle forslag til endringer blir behandlet og at vedtatte endringer eller tillegg blir implementert. Redaktørens og dokumenteiernes hovedansvar ligger på det innholdsmessige. Den tekniske funksjonen av kvalitetssystemet vil være ITsenterets ansvar. Ved studiesjefens kontor pekes ut en redaktør som vil ha følgende oppgaver: Overordnet ansvar for alle dokumenter som inngår i kvalitetssikringssystemet. Opprette nye dokumenter (resultat/vedtak/beslutning fra organ/personer), og oppdaterer dato og revisjonsnummer Forslag til endringer i eksisterende dokumenter sendes over til dokumenteier for behandling Regler for oppretting av dokument finner du i avsnitt 4.1 nedenfor. Fil: KS_TJI317.doc Side 2 av 5
3. Dokumenteiers ansvar Dokumenteierne har ansvar for å Holde egne dokumenter oppdatert Behandle endringsforslag Behandling og implementerer vedtak/beslutning i eksisterende dokumenter i Kvase. Rette skrivefeil og redaksjonelle endringer Forslag til nye dokumenter skal oversendes til redaktøren for implementering i Kvase. Slike dokumenter kan komme fra: - sekretær i styrer og utvalg som har ansvar for referater/rapporter - alle ledere som oppdaterer og følger med på endringer innenfor sitt område (dvs. oversende nye dokumenter eller oppdaterte dokumenter) Regler for endring av dokument finner du i avsnitt 4.2 nedenfor. 4. Dokumentbehandling 4.1. Oppretting av dokumenter Når man oppretter nye dokumenter må redaktøren: Påse at dokumentet får neste ledige navn/kode. Passe på at navnekonvensjonen i avsnitt 4.5 følges. Knytte dokumentet til prosesstabellen i Kvalitetshåndboka på O-disken O:\HiM\Kvalitetssystemet\0 Kvalitetshåndboka. 4.2. Endring av dokumenter Når man endrer dokumenter må man: Dokumenteier skal alltid angi ev. nytt revisjonsnummer og aktuell dato Lese korrektur Word dokumenter som vedlikeholdes på O-disken, og må lagres i PDF- format og lastes inn i Kvase på nytt Ved navneendring opprettes en kopi av eksisterende dokument med den nye koden. Dokumentet med gammel kode avpubliseres, se avsnitt 4.3 Sletting av dokumenter. For å forhindre døde -lenker må systemansvarlig for Kvase informeres Fil: KS_TJI317.doc Side 3 av 5
4.3. Sletting av dokumenter Dokumenter slettes aldri fra Kvase. I stedet for avpubliseres dokumenter ved å gå til Publiseringsvalg nederst på redigeringssiden for dokumentet. 4.4. Revisjon og versjon Hver gang et dokument har blitt endret og lagret i systemet, blir det opprettet en ny versjon. Retting av skrivefeil og layoutmessige endringer medfører ikke endring i revisjonsnummeret. En revisjon er en vesentlig endring i det innholdsmessige i dokumentet, og som er besluttet/vedtatt på riktig nivå i organisasjonen. En revisjon av et dokument vil medføre nytt versjonsnummer og ny dato. 4.5. Navnekonvensjon og lagringsformat Kvalitetssystemets dokumenter skal gis entydige navn. Dokumentnavnet består av følgende elementer (se tabellen nedenfor): 1. Prefikset KS_ 2. En trebokstavs kode som viser til arbeidsområde (eks. STK for styring og koordinering) 3. Et sekvensnummer i området 001-999. Arbeidsområde Dokumentnavn (nnn er sekvensnr [001..999]) 1 STYRING OG KOORDINERING KS_STKnnn.doc / KS_STKnnn.pdf 2 UNDERVISNING OG LÆRING KS_UNLnnn.doc / KS_UNLnnn.pdf 3 FORSKNING OG FORMIDLING KS_FOFnnn.doc / KS_FOFnnn.pdf 4 EKSTERN VIRKSOMHET KS_EKVnnn.doc / KS_EKVnnn.pdf 5 STUDIE- OG FAGUTVIKLING KS_STFnnn.doc / KS_STFnnn.pdf 6 REKRUTTERING KS_REKnnn.doc / KS_REKnnn.pdf 7 INTERNASJONALISERING KS_INTnnn.doc / KS_INTnnn.pdf 8 PERSONELLREKRUTTERING OG KS_PEKnnn.doc / KS_PEKnnn.pdf KOMPETANSEUTVIKLING 9 TJENESTER OG INFRASTRUKTUR KS_TJInnn.doc / KS_TJInnn.pdf Eksisterende dokumentnavn/koder lagres i systemet og kan hentes under Administrer» Oppbygging» URL- aliaser. 4.6. Dokumenttyper I Kvase har vi to hovedtyper av dokumenter: Fil: KS_TJI317.doc Side 4 av 5
Dokumenter som er ment å vedlikeholdes i Kvase ved hjelp av det innebygde skriveprogrammet. Dette omfatter de fleste retningslinjer, rutiner og lignende dokumenter som er enkle og som oppdateres regelmessig Dokumenter som kun er lastet opp i Kvase eller med andre ord; lagt ved. Dette omfatter alle Word-maler og PDF-dokumenter. PDF-ene er som regel store, statiske dokumenter som f.eks. årsrapporter. Les mer i avsnitt 4.7 Vedlegg nedenfor. En del dokumenter vil være i en gråsone. For eksempel vil en del Word-dokumenter med illustrasjoner (lagd i for eksempel Visio) være vanskelig å gjengi som HTML, og dermed være best å legge ved som PDF. Dokumentene som vedlikeholdes i Kvase, skal ikke lenger oppbevares på O-disken. 4.7. Vedlegg Når du skal oppdatere et vedlegg, bør du slette det eksisterende vedlegger før du legger til det nye. Formatet på (DOC- eller PDF-) filnavnene skal følge navngivingsskjemaet - kode pluss sekvensnummer (KS_XYZNNN). DOC konverteres til PDF i Word enten ved å velge "lagre som" (hvis man har Office 2007) eller "skriv ut" om man har Adobe (eller ved å velge "Create PDF" hvis man har installert PDFCreator sammen med PDF-T-Maker som begge er gratis). 5. Endringslogg Systemet holder kontroll på alle versjoner av hvert dokument og vedlegg (se versjoner), og det er mulig å gå tilbake til tidligere versjoner. Det føres derfor ingen fullstendig endringslogg. Fil: KS_TJI317.doc Side 5 av 5