KUNNSKAPSDEPARTEMENTET BASIL - Barnehage-Statistikk- InnrapporteringsLøysing Brukarrettleiing Conexus AS
Innhaldsliste BASIL INNLEIING ÅRSMELDING... 4 Prosessflyt... 5 Statusnivå på skjema... 6 VIKTIG INFORMASJON LES DETTE!... 7 E-postfunksjon... 7 Adobe Acrobat Reader... 7 Browsere... 7 Timeout... 7 Barnehagar i løysinga... 7 UTSKRIFTSVENLEGE BRUKARRETTLEIINGAR... 8 LOGG INN... 9 Gløymt passord... 10 Kontroller brukaropplysningar... 10 BARNEHAGE... 11 Endre passord... 11 Skjemarapportering... 12 Statusnivå... 13 Sakshandsaming... 13 KOMMUNE... 16 Årsmelding... 17 Kontroll og eventuell redigering i skjemaet... 18 Sakshandsaming... 19 Send e-post til barnehage... 21 Ikkje påbyrja... 21 Gjer inaktiv... 21 Melding om organisatoriske endringar... 22 Inaktive barnehagar... 23 BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 2
Gjer aktiv... 23 Kontaktpersonar - kommune... 24 Eksport... 25 Brukarliste... 27 Generere informasjonsbrev til barnehagane... 27 PDF-skjema: Talet på barn og opphaldstid... 28 Søk... 29 Send purring til barnehage(ar)... 30 Redigering av skjema ved statusnivå Godkjent kommune... 30 FYLKE... 31 Godkjenne/avvise skjema... 32 Kontaktpersonar - fylkesmannen... 33 Send purring til kommune (bydel i Oslo)... 34 Eksport... 34 Søk... 36 SKJEMASIDER... 37 Lagring av innhald i skjemaet... 38 Fagleg rettleiing/ hjelpetekster... 38 Barnehagebrukar - rapportering... 38 RETTLEIING... 39 LOGG UT... 39 BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 3
BASIL Innleiing Årsmelding Alle godkjende barnehagar skal levere Årsmelding for barnehagar per 15.12.13. Årsmeldinga er grunnlag for kommunen si utmåling av tilskott til ikkje-kommunale barnehagar. Opplysningane i skjemaet skal også nyttast til å produsere statistikk på barnehagefeltet. BASIL opnar for rapportering av årsmelding frå den einskilde barnehagen 15. desember 2013. Kommunen skal ha godkjent alle skjema til alle barnehagane i kommunen innan 17. januar 2014. Kommunen må fastsetje ein eigen frist for barnehagane i kommunen slik at denne rapporteringsfristen kan haldast. I BASIL er det lagt inn opplysningar om den einskilde barnehagen basert på registerdata frå SSB. Kommunen skal, etter å ha motteke brukarnamn og passord, kontrollere at alle barnehagane i kommunen ligg i BASIL. Dersom det er barnehagar som manglar i løysinga eller det er registrert barnehagar i feil kommune/bydel må må dette meldast til Statistisk sentralbyrå på e-post barnehage@ssb.no. Andre feil eller manglar, som at barnehagen er nedlagde eller seld, eller at eigarforhold og adresseopplysningar feilaktig registert, må meldast til Enhetsregisteret. Sjå her for nærare informasjon. Kommunen kan hente fram ei brukarliste som mellom anna inneheld påloggingsinformasjon til den einskilde barnehagen, jf. side 24 i rettleiinga. Kommunen skal distribuere brukarnamn og passord til den einskilde barnehagen slik at barnehagen er klar til å rapportere når BASIL opnar for rapportering 15. desember. Kommunen genererer informasjonsbrev som skal sendast til alle barnehagane som skal rapportere til årsmeldinga. Ein skriv ut informasjonsbrevet og sender dette til barnehagane i forkant av rapporteringa. Brevet til barnehagane inneheld informasjon om rapporteringsfrist, nettadressa https://basil.udir.no, brukarnamn og passord og annan relevant informasjon om utfylling av skjema til årsmeldinga. Barnehagen kan starte rapportering når brukarnamn og passord er mottekne frå kommunen, og løysinga er open for innrapportering. Når barnehagebrukaren loggar seg på BASIL, vert årsmeldingsskjemaet til barnehagen oppretta automatisk. Sjå her for nærare informasjon. Sidan årsmeldinga er grunnlag for tildeling av kommunalt tilskott til ikkje-kommunale barnehagar, skal ikkje-kommunale barnehagar også sende ei signert utskrift av skjemaet til kommunen. Sjå også Rundskriv F-05/2011 (Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlige tilskudd til ikke-kommunale barnehager). Kommunen skal kontrollere, godkjenne eller avvise opplysningane i dei skjema som er rapporterte frå barnehagane, jf. side 11. Alle skjema skal vere godkjende av kommunen innan 17. januar 2014. Kommunen kan, ved å generere skjemaet Talet på barn og opphaldstid, få ei samla oversikt over talet på barn og opphaldstid i dei private og offentlege barnehagane i kommunen. Årsmeldingane for 2013 vil ikkje bli importerte til fylkesmennene sitt sakshandsamingsprogram. Fylkesmannen har ikkje moglegheit til å redigere årsmeldingane i BASIL. Dersom Fylkesmannen, som eit ledd i arbeidet med årsmeldingane, finn ut at det skal gjerast endringar i ei årsmelding, må årsmeldinga i BASIL returnerast til kommunen, slik at kommunen kan endre BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 4
data i skjema. Fylkesmannen kan sende skjemaet attende til kommunen ved å trykkje på ikonet for å avvise skjemaet. Når skjemaet er endra av kommunen i BASIL, skal Fylkesmannen godkjenne skjemaet. Eventuelle endringar må gjerast i BASIL før KOSTRA-publisering 15. mars og 15. juni. Prosessflyt Prosessflyten i løysinga for årsmeldinga er som følgjer: Moglege statusnivå på skjemaet Prosessflyt - årsmelding Barnehagen gjennomfører rapportering i årsmeldinga. Kontrollerer, korrigerer eventuelle feil, godkjenner og skriv ut papirversjon av skjema. Signert skjema sendast til kommunen. Kommunen kontrollerer og godkjenner/avviser skjemarapporteringa utført av barnehagen. Dersom skjemaet vert avvist, må kommunen informere barnehagen om kva for korrigeringar som må gjerast i skjemaet. Kommunen har tilgang til å redigere opplysningane som er gitt av barnehagen. Brukarnamn og passord til barnehagane vert viste ved klikk på lenka Brukarliste. Fylkesmannen kontrollerer og godkjenner/avviser skjemaet. SSB har tilgang til å kunne redigere alle skjema med statusnivå Godkjent fylkesmann, og å avvise skjemaet. Eksportfiler med skjemadata kan genererast. Utdrag kan vere pr. kommune, pr. fylke eller på nasjonalt nivå. Filen kan opnast i eigna verkty, til dømes MS Excel. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 5
Statusnivå på skjema Årsmeldingsskjemaet kan ha følgjande statusnivå i løysinga: Nr. Status Kommentar 1 Ikkje påbyrja (bhg.) Barnehagen har ikkje påbyrja rapporteringa i skjema. 2 Under handsaming (bhg.) Barnehagen har starta rapporteringa i skjema. 3 Fullført (bhg.) Barnehagen har ferdigstilt rapporteringa, kontrollert og godkjent skjema. (Papirversjonen av skjema må signerast og sendast til kommunen.) 4 Godkjent kommune Kommunen har godkjent rapporteringa til barnehagen. 5 Ikkje godkjent kommune Kommunen har avvist rapporteringa til barnehagen. Barnehagen må utføre naudsynte endringar i skjemaet, kontrollere, godkjenne og sende ny papirversjon til kommunen. 6 Korrigert kommune * Eit mellombels statusnivå som vert loggført under Sakshandsaming dersom kommunen utfører korrigeringar i eit skjema. Dette statusnivået erstattast av Godkjent kommune eller Ikkje godkjent kommune 7 Godkjent fylke Fylkesmannen har godkjent rapporteringa til barnehagen. Fylkesmannen har berre moglegheit til å godkjenne skjema som har statusnivå Godkjent kommune. 8 Ikkje godkjent fylke Fylkesmannen har avvist rapporteringa til barnehagen. Fylkesmannen har berre moglegheit til å avvise skjema som har statusnivå Godkjent kommune. 9 Korrigert SSB SSB har korrigert opplysningar i årsmeldinga. SSB har berre moglegheit til å utføre korrigeringar i skjema med statusnivå Godkjent fylke. 10 Ikkje godkjent SSB SSB har avvist rapporteringa. SSB har berre moglegheit til å avvise skjema som har statusnivå Godkjent fylke. Kommunen må korrigere opplysningane. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 6
Viktig informasjon les dette! Følgjande informasjon er viktig for at løysinga skal fungere som ønska: E-postfunksjon For å nytte e-postfunksjonen i løysinga må det vere sett opp ein e-postklient på brukarens PC. Adobe Acrobat Reader For å kunne vise og skrive ut skjema må Adobe Acrobat Reader eller anna PDF-lesar vere installert på brukaren sin maskin. Adobe Acrobat Reader kan lastast ned her. Browsere Løysinga er utvikla for Microsoft Internet Explorer v8 eller nyare, og vert støtta av dei nyaste versjonane av Opera, Firefox,Crome samt Safari. Nettlesaren må tillate Java-script. Timeout Timeout i løysinga er 30 minuttar. Dersom det ikkje er nokon aktivitet i løysinga i løpet av denne tidsperioden, fører det til at brukaren automatisk blir logga ut av løysinga. Barnehagar i løysinga Barnehagane i løysinga vert importerte frå eit register hos Statistisk Sentralbyrå. Registeret er eit utdrag av Enhetsregisteret. Feil eller manglar, som at barnehagen er nedlagde eller seld, eller at eigarforhold og adresseopplysningar feilaktig registert, må meldast til Enhetsregisteret i Brønnøysund ved bruk av Samordnet registermelding. Dette kan gjerast elektronisk via altinn.no. Nærmare informasjon finst på www.brreg.no/registrering/elreg_ny_enhet.htm. Alternativt kan blankett lastast ned frå www.brreg.no/blanketter, eller ein kan ta kontakt på telefon 75 00 75 00 BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 7
Utskriftsvenlege brukarrettleiingar Klikk her for å opne brukarrettleiinga for årsmeldinga som ei PDF- fil. Klikk her for å opne fagleg rettleiing for skjemaet som ei PDF- fil. Filene kan skrivast ut ved å klikke på ikonet. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 8
Logg inn 1. Gå til internettadressa https://basil.udir.no 2. Logg inn med gyldig brukarnamn og passord Innloggingsside 1. Statussida til brukaren vert vist Kva for statusside som vert vist, er avhengig av kva for rolle din brukar har i løysinga. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 9
Gløymt passord Klikk på lenka Følgjande side vert vist: dersom du har gløymt passordet. Fyll inn e-postadressa di og klikk på knappen Dersom e-postadressa di er registrert i BASIL, vil du mott ein e-post med brukarnamn og passord. Kontroller brukaropplysningar Ved pålogging fyrste gong for ein ny rapporteringsperiode av årsmeldinga, må brukaren kontrollere brukaropplysningar. Brukaropplysningar Oppdater brukaropplysningane om naudsynt. Trykk på BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 10
Barnehage Barnehagen kan starte rapportering når brukarnamn og passord er mottekne frå kommunen og løysinga er open for innrapportering. Når barnehagebrukaren loggar seg på BASIL, vert årsmeldingsskjemaet til barnehagen automatisk oppretta. Før ein startar rapportering i skjemaet er statusnivået til skjema Ikkje påbyrja (bhg.). Statusside - barnehagenivå Styraren sine brukaropplysningar kan oppdaterast og lagrast ved å trykkje på BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 11
Endre passord Ved å klikke på lenka «Endre passord» kan barnehagebrukaren endre passord. Felta i dialogboksen fyllast inn. Klikk deretter på Passordet må innehalde minst 6 teikn. Skjemarapportering 1. Ein må ha valt riktig skjema i nedtrekkslista 2. Barnehagebrukaren klikkar på ikonet ( Rediger skjema ). Statusnivået til skjemaet endrast til Under handsaming (bhg.) 3. Skjemasidene vert visste og rapporteringa kan starte. Klikk her for å lese om skjemarapportering. Når barnehagebrukaren har ferdigstilt skjemarapporteringa, er statusnivået til skjemaet Ferdigstilt bhg. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 12
Ikon Forklaring Rediger skjema Skjemasidene for barnehagen vert viste og innhaldet kan redigerast. Klikk her for å lese om skjemarapportering. PDF/Skriv ut Skjemasidene vert viste som ei.pdf fil og skjemaet kan skrivast ut. Når skjemaet har statusnivå 1-2 (sjå oversikt i seksjonen Innleiing ), skriv ein ut ein versjon med ordet kladd som vassmerke. Når skjemaet har statusnivå 3-9, skriv ein ut originalversjon. Sakshandsaming Eit vindauge vert opna der alle statusendringar på skjemaet er loggførte. Det er mogleg å leggje til ein kommentar på barnehagebrukaren sine statusendringar. Statusnivå Sjå oversikt i seksjonen Innleiing. Sakshandsaming Vindauge for sakshandsaming BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 13
Brukaren klikkar på ikonet for å vise vindauget for sakshandsaming. For kvar gong statusnivået på skjemaet vert endra vert dette vist i vindauget for sakshandsaming. Felt Dato Brukar Status Forklaring Dato for statusendringa på skjemaet. Namnet på brukaren som gjorde statusendringa. Skjemaet sitt statusnivå Kommentar Ved å klikke på ikonet vert kommentarfeltet nedst i vindauget vist. Her kan brukaren leggje til/redigere eigne kommentarar. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 14
Send e-post direkte til sakshandsamaren I vindauget for sakshandsaming er det knytt opp ein e-post til dei som handsamar skjemaet. 1. Klikk på namnet til brukaren. E-postklienten på brukaren sin maskin opnast, og e-postadressa vert automatisk overført inn i Til -feltet. 2. Fyll inn informasjon i e-postens Tittel - og Innhalds -felt. 3. Trykk på Send -knappen. E-posten sendast til mottakaren. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 15
Kommune 1. Kommunen skal generere informasjonsbrev som vert sende til alle barnehagane som skal rapportere i årsmeldinga. Informasjonsbrevet skal skrivast ut og sendast til barnehagane i forkant av rapporteringa. Brevet til barnehagane inneheld informasjon om rapporteringsfrist, webadressa https://basil.udir.no, brukarnamn og passord og annan relevant informasjon om rapportering av årsmeldinga. 2. Kommunen skal kontrollere, godkjenne eller avvise opplysningane i skjemaet rapportert av barnehagane. Statusside kommunenivå (i Oslo: bydelsnivå) Ved å klikke på kolonnetitlane orgnr., barnehage, eigarforhold eller status kan innhaldet sorterast i stigande eller søkkjande rekkefølgje. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 16
Årsmelding Arkfanen listar dei barnehagane som har opna årsmeldingsskjema, starta - eller ferdigstilt innrapporteringa. Statusnivået er Under handsaming (bhg.) dersom barnehagen ikkje har ferdigstilt rapporteringa si. Ved å markere ein barnehage i lista visast barnehagen sine eigenskapar. Eigarforhold, organisasjonsnummer, barnehagen sitt namn, adresse, postnr./stad, og opplysningar om styraren visast. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 17
Kontroll og eventuell redigering i skjemaet Ved klikk på arkfana Årsmelding vert følgjande informasjon vist: Når statusnivået til skjemaet er Fullført (bhg.), kan kommunebrukaren opne skjemaet ved å klikke på ikonet. Skjemasidene kontrollerast manuelt mot motteken papirkopi frå barnehagen. På statussida kan brukaren godkjenne skjemaet ved å klikke på ikonet eller avslå (ikkje godkjenne) skjemaet ved å klikke på ikonet. Godkjenning/ikkje godkjenning kan også utførast på siste side i skjemaet. Ved godkjenning av skjemaet vert statusnivået endra til Godkjent kommune. Dersom skjemaet ikkje vert godkjent godkjent kommune., vert statusnivået til skjemaet endra til Ikkje Kommunen må via e-post eller telefon varsle barnehagen om at skjemaet ikkje blei godkjent. Barnehagen må korrigere naudsynte postar og kontrollere, godkjenne, skrive ut papirversjon, signere og sende skjemaet på nytt til kommunen. Klikk her for å lese om skjemasidene. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 18
Sakshandsaming Vindauge for sakshandsaming Brukaren klikkar på ikonet for å vise vindauget for sakshandsaming. Kvar gong statusnivået på skjemaet vert endra, vert dette vist i vindauget for sakshandsaming. Felt Dato Brukar Status Kommentar Forklåring Dato for endringa i status på skjemaet. Namnet på brukaren som gjorde endringa i status. Skjemaet sitt statusnivå Ved å klikke på ikonet vert kommentarfeltet nedst i vindauget vist. Her kan brukaren leggje til/redigere eigne kommentarar. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 19
Send E-post til barnehage Ved å klikke på vert e-postklienten på brukaren sin maskin opna. E-postadressa til barnehagen leggast automatisk i e-postens Til - felt. Brukaren skriv inn den teksten ein ønskjer i Tittel - og Innhalds -felt og kan sende e-posten til barnehagen. Send e-post direkte til sakshandsamarane I vindauget for sakshandsaming er det knytt opp ei e-postadresse til dei som handsamar skjemaet. 1. Klikk på namnet til brukaren. E-postklienten på brukaren sin maskin vert opna og e-postadressa vert automatisk overført inn i Til -feltet. 2. Fyll inn informasjon i e-postens Tittel - og Innhalds -felt. 3. Trykk på Send -knappen. E-posten sendast til mottakaren. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 20
Send e-post til barnehage 1. E-post kan sendast til barnehagen ved å klikke på styraren si e-postadresse under arkfana for barnehagen sine eigenskapar. 2. E-post kan også sendast til barnehagen frå vindauget for sakshandsaming. Sjå seksjonen Sakshandsaming. Ikkje påbyrja Arkfana listar dei barnehagane som ikkje har opna skjemaet. Statusnivået er Ikkje påbyrja (bhg.). Barnehagar under denne arkfana bør purrast når innrapporteringsfristen for barnehagen ikkje er overhaldt. Gjer inaktiv BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 21
Barnehagar som ikkje er i drift kan gjerast inaktive ved å klikke på ikonet barnehage. for valt Følgjande dialogvindauge vert vist: Barnehagen vert flytta til lista under 1. Ved klikk på lenka Gjer inaktiv og behald skjema vil barnehagen leggjast under arkfana Inaktive barnehagar, men samstundes fortsette å liggje under arkfana Årsmelding eller Årsrekneskap. Barnehagen er sett inaktiv, men skjemaet skal framleis leverast for denne perioden. Namna på inaktive barnehagar vil merkast med raud farge. Ved neste rapporteringsperiode vil barnehagen berre liggje under arkfana Inaktive barnehagar og ikkje vere blant dei barnehagane som skal rapportere. Tidligare registrerte og fullførte skjema ligg fortsatt lagra på barnehagen. 2. Dersom brukaren klikkar på lenka Gjer inaktiv og slett skjema, vil skjemaet for den påbyrja rapporteringa bli sletta og barnehagen vert flytta til arkfana Inaktive barnehagar. Barnehagen vert IKKJE vist under arkfana Årsmelding eller Årsrekneskap. Tidligare registrerte og fullførte skjema ligg framleis lagra på barnehagen. Melding om organisatoriske endringar Brukaren kan klikke på for å sende ei melding til SSB. Aktuelle meldingar kan vere om nytt org.nr., endring av namnet eller adressa til barnehagen, oppretting av ny barnehage eller evt. nedlegging av barnehagen. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 22
Brukaren sin e-postklient (program) vert starta, og e-postadressa til SSB vert automatisk overført inn i e-postens Til - felt. Brukaren skriv innhaldet i e-posten og trykkjer på Send -knappen. Inaktive barnehagar Lista viser dei barnehagane som er satt inaktive i løysinga. Gjer aktiv Ein barnehage kan setjast aktiv ved å klikke på ikonet. Barnehagen vert flytta til lista under. Dersom statusnivået på skjemaet er Ikkje påbyrja (bhg.), vert barnehagen flytta til lista under. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 23
Kontaktpersonar - kommune Lista viser dei kontaktpersonane som er oppretta for kommunen. Kontaktpersonar kommune Det er berre brukarar med rolla Administrator kommune som kan opprette nye og slette kontaktpersonar. Nye kontaktpersonar/kommunebrukarar vert oppretta ved å klikke på lenka. Følgjande vindauge vert vist: Kontaktpersonen sine brukaropplysingar fyllast ut. Klikk på BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 24
Ny brukar Den nye brukaren får rolla Sakshandsamar kommune. Brukaren kan redigere brukaropplysningane sine. Eksport Kommunebrukaren kan eksportere skjemadata for kommunen sine barnehagar frå løysinga til.sdv format. 1. Markér nivået i hierarkiet til venstre i statussida der data skal eksporterast frå. 2. Klikk på knappen. Eksporter data (årsmelding) vindauget vert vist. 3. Brukaren kan merkje barnehagar med ønskte statusnivå. Barnehagar tilhøyrande dei merka statusnivåa blir med i eksportfila. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 25
4. Klikk på. Følgjande tekst vert vist i vindauget: Eksportfil er bestilt. Du vil motta ein e-post med lenke. Ein e-post sendast til brukaren si e-postadresse. I e-posten ligg ein komprimert eksportfil vedlagt. 5. Arkiver eksportfila på lokal disk. Eksportfila (xxx.zip) bør dekomprimert i eigna program, til dømes jzip (se http://www.jzip.com). Eksportfila er sikra med ditt passord i BASIL. Zip-filen består av to filer:.txt datadefinisjonsfil og.sdv inneheld alle skjemadata og kan importerast i til dømes MS Excel eller anna eigna verkty. Klikk på for å lukke vindauget. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 26
Brukarliste Brukarliste med barnehagane sine organisasjonsnr., namn, adressar, postnr., stad, brukarnamn, passord og dato for oppretting kan genererast på kommunenivå. 1. Klikk på lenka Eit vindauge vert vist med alle kommunen sine barnehagar. Brukarliste 2. Lista kan lagrast på lokal disk i.xls (MS Excel) format ved å klikke på Åpne i Excel i botnen av vindauget. Når lista vert opna i MS Excel, inneheld filen i tillegg felta telefon og e-post. Generere informasjonsbrev til barnehagane I BASIL kan du generere ferdig utfylte informasjonsbrev til barnehagane som skal rapportere årsmeldinga. Namn, adresse, rapporteringsfrist og brukarnamn og passord vert fletta inn i dokumentet for kvar barnehage. 1. Klikk på knappen. Sida Informasjonsbrev om rapportering av årsmeldinga vert vist. 2. Vel dato i kalenderen som er barnehaganes frist for innrapportering. 3. Klikk på knappen. Eit vindauge viser kor wordfilen kan opnast (klikk på Opne ) elle lagrast på lokal disk (klikk på Lagre ). 4. Eit Worddokument vert generert med ferdig utfylt informasjonsbrev til kvar einskild barnehage. 5. Skriv ut dokumentet og send informasjonen pr. post til alle barnehagane i forkant av rapporteringa. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 27
PDF-skjema: Talet på barn og opphaldstid Ved å klikke på knappen kan kommunebrukaren generere PDF-skjemaet "Talet på barn og opphaldstid". Skjemaet viser ei samla oversikt over talet på barn og opphaldstid pr. veke, samt talet på minoritetsspråklege barn i dei private og offentlege barnehagane i kommunen for inneverande år. 1. Klikk på knappen Sida Talet på barn og opphaldstid vert vist Talet på barn og opphaldstid 2. Fyll inn informasjon i felta Administrativ eining i kommunen, adressa og telefonnummer til den administrative eininga i kommunen. 3. Klikk på knappen Generer PDF. Skjemaet vert opna i eit eige vindauge. PDF-dokumentet kan så skrivast ut. fylkesmannen. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 28
Søk Ved å klikke på visast følgjande vindauge: Felt Søk på eining Fylkesnr., kommunenr. Søk på brukar Forklåring Her kan ein søke på fylkesnamn, kommunenamn, organisasjonsnummer og barnehagenamn. Dersom valet vert markert, vil søkeresultatet berre vere fylke eller kommunar. Gyldige verdiar er inntil 4 siffer. Her kan ein søke på fornamn, etternamn og e-postadresse. Søkeresultat for Drammen : Biletet viser søkeresultat for Drammen BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 29
Send purring til barnehage(ar) 1. Marker dei barnehagane som skal ta imot ei elektronisk purring. Berre barnehagar med registrert e-postadresse på styrar har avkryssingsboks. 2. Klikk på. 3. E-post klienten vert opna. Dei markerte barnehagane sine e-postadresser vert automatisk overførte til e-postens blindkopi -felt. Dette for at mottakarane av e-posten ikkje skal sjå kva for andre barnehagar som mottek e-posten. 4. Skriv ein tittel i tittel -feltet. 5. Innhaldet i e-posten fyllast ut. 6. Trykk på Send -knappen. E-posten sendast til dei merkte mottakarane. Redigering av skjema ved statusnivå Godkjent kommune Dersom kommunen har behov for å gjere endringar i skjemaet når statusnivået på skjemaet er Godkjent kommune, må kommunen kontakte fylkesmannen. Fylkesmannen må for den aktuelle barnehagen avvise årsmeldingsskjemaet. Statusnivået på skjemaet vert endra til Ikkje godkjent fylke. Kommunebrukaren har nå moglegheiter til å redigere i skjemaet. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 30
Fylke Fylkesmannen skal godkjenne eller avvise alle skjema med statusnivå Godkjent kommune. På fylkesnivået vert tilhørande kommunar (bydelar i Oslo) lista med oversikt over talet på barnehagar kvar kommune (bydelar i Oslo) har godkjent, og kor mange barnehagar som er godkjent av fylket. Ved markering av ein kommune (bydelar i Oslo) vert kommunen/bydelen sine eigenskapar viste. Ved klikk på plussikonet for Akershus i hierarkiet (til venstre i skjermbiletet), vert lista ekspandert. Brukaren kan velje ein kommune (bydel i Oslo) i hierarkiet og ser informasjonen som finst på kommunenivået (bydel i Oslo). Ved å klikke på kolonnetitlane nr., kommune, godkjent av kommune eller godkjent av fylke kan innhaldet sorterast i stigande eller søkkjande rekkefølgje. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 31
Godkjenne/avvise skjema 1. Markér ønskt barnehage hvis årsmeldingskjemaet skal godkjennast eller avvisast ved å navigere til riktig kommune (bydel i Oslo) i hierarkiet til venstre i statussiden. Barnehagar som skal godkjennast av fylkesmannen, har statusnivået Godkjent kommune. 2. Opne skjemasida ved å klikke på ikonet. Klikk her for å lese om skjemarapportering. 3. Klikk på ikonet for å godkjenne årsmeldingsskjemaet til barnehagen eller ikonet for å avvise skjemaet. Skjemaet endrar statusnivå til Godkjent fylke eller Ikkje godkjent fylke. Godkjenning/avvising av skjemaet kan også utførast på siste side i skjemaet. Dersom skjemaet får statusnivået Ikkje godkjent fylke vert vindauget for sakshandsaming opna automatisk der alle statusnivå vert registrerte. Her kan ein registrere ein kommentar om kvifor skjemaet blei avvist. 4. Ein e-post kan sendast til sakshandsamaren i kommunen ved å klikke på kommunebrukaren sitt namn. E-postklienten på brukaren sin maskin vert opna automatisk og inneheld kommunen sin sakshandsamar si e-post adresse i til-feltet. Fyll inn ønskt innhald i tittel- og innhaldsfelt i e- posten. 5. Trykk på Send -knappen. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 32
Kontaktpersonar - fylkesmannen Lista viser dei kontaktpersonane som er oppretta for fylkesmannen. Det er berre brukarar med rolla Administrator fylke som kan opprette nye og slette kontaktpersonar. Nye kontaktpersonar vert oppretta ved å klikke på lenka. Følgjande vindauge vert vist: Kontaktpersonen sitt fornamn, etternamn, etc. fyllast ut. Klikk på. Kontaktperson - fylke Den nye brukaren/kontaktpersonen får rollen Sakshandsamar fylke. Brukaren kan redigere sine brukaropplysningar. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 33
Send purring til kommune (bydel i Oslo) Statusside fylke (i Oslo: bydel) 1. Marker dei kommunane (bydelar i Oslo) som skal ta imot ei elektronisk purring. Det er berre kommunar (bydelar i Oslo) med registrert e-postadresse på brukaren Administrator Kommune som har avkryssingsboks. 2. Klikk på. 3. E-postklienten vert opna. Dei markerte kommunanes e-postadresser vert automatisk overførte til e-postens blindkopi -felt. Dette for at mottakarane av e-posten ikkje skal sjå kva for andre kommunar som mottek e-posten. 4. Skriv ein tittel i tittel -feltet. 5. Skriv innhaldet i e-posten. 6. Trykk på Send -knappen. E-posten vert sendt til mottakarane. Eksport Fylkesbrukaren kan eksportere skjemadata for fylket frå løysinga til.sdv format. 1. Markér nivået i hierarkiet til venstre i statussiden der data skal eksporterast frå. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 34
2. Klikk på knappen. Eksporter data (årsmelding) - vindauget vert vist. 3. Brukaren kan merkje barnehagar med ønskte statusnivå. Barnehagar tilhøyrande dei merka statusnivåa blir med i eksportfila. 4. Klikk på. Følgjande tekst vert vist i vindauget: Eksportfil er bestilt. Du vil motta ein e-post med lenke. Ein e-post sendast til brukaren si e-postadresse. I e-posten ligg ei komprimert eksportfil vedlagt. 5. Arkiver eksportfila på lokal disk. Eksportfila (xxx.zip) bør dekomprimerast i eigna program, til dømes jzip (se http://www.jzip.com). Eksportfila er sikra med ditt passord i BASIL. Zip-filen består av to filer:.txt datadefinisjonsfil og.sdv inneheld alle skjemadata og kan importerast i til dømes MS Excel eller annat eigna verkty. Klikk på for å lukke vindauget. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 35
Søk Ved å klikke på vert følgjande vindauge vist: Felt Søk på eining Fylkesnr., kommunenr. Søk på brukar Forklåring Her kan ein søke på fylkesnamn, kommunenamn, organisasjonsnummer og barnehagenamn. Dersom valet vert markert, vil søkeresultatet berre vere fylke eller kommunar. Gyldige verdiar er inntil 4 siffer. Her kan ein søke på fornamn, etternamn og e-postadresse. Søkeresultat for Drammen : Biletet viser søkeresultat for Drammen BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 36
Skjemasider Skjemasida Opplysingar om talet på barn i barnehagen er vist i figuren nedanfor. Innhaldsfelt Venstre innhaldsfelt Hovudinnhaldsfelt Høyre innhaldsfelt Kommentar Menyen viser sidene i skjemaet. Her visast sjølve skjemaet med innfyllingsfelt. Alle hjelpetekster vert vist her. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 37
Lagring av innhald i skjemaet Informasjonen i et skjemafelt vert lagra automatisk når markøren vert sett i eit anna felt eller brukaren klikkar på ein knapp eller lenke. Fagleg rettleiing/ hjelpetekster Ved klikk på vert tilhøyrande rettleiing/hjelpetekst vist i høgre innhaldsfelt. Det merka hjelpesymbolet har ein raud sirkel rundt sjølve ikonet. Lenke til utskriftsversjonen av fagleg rettleiing finn du her og på sida Innleiing i skjemaet. Barnehagebrukar - rapportering 1. Barnehagebrukaren fyller ut relevante felt i skjemaet. 2. På sida Statstilskott og rapportering til KOSTRA kan barnehagebrukaren klikke på. Skjemaet vert kontrollert. Eventuelle feil/åtvaringar vert lista i hovudinnhaldsfeltet. 3. Alle feil må korrigerast. Ved å klikke på tittelen på ei feilmelding vert skjemasida automatisk vist og posten som inneheld feilen. 4. Feilen(feila) vert korrigerte og ny kontroll av skjemaet må gjennomførast heilt til funksjonen ikkje viser nokre feilmeldingar. 5. Klikk på. Rapportering er ferdigstilt frå barnehagen, og eit vindauge vert vist med det ferdig utfylte skjemaet i PDF format. 6. Klikk på Skriv ut ikonet i øvre venstre hjørne. Papirversjon av skjemaet skal signerast av barnehagen sin styrar og sendast til kommunen. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 38
Rettleiing Dersom du er registrert brukar av BASIL, kan du klikke på lenka Gløymd brukarnamn og passord på loginsida for å få ditt login sendt til e-postadressa di. Kommunane har oversikt over barnehagane sine brukarnamn og passord. Ta kontakt med kommunen din dersom du som barnehagebrukar ikkje får logga inn i løysinga. For fagleg rettleiing, kontakt barnehageansvarleg hos fylkesmannen www.fylkesmannen.no For spørsmål om teknisk rettleiing av løysinga kontakt IST på telefon 93 23 90 75 eller e-post:basil@ist.com Logg ut Brukaren loggar ut av løysinga ved å klikke på til høgre i løysinga. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 39