S T R A N D A K U L T U R S K U L E

Transkript

1 STRANDA, ONSDAG, 2. APRIL 2014 TIL ELEVAR OG FØRESETTE N Y T T D A T A S Y S T E M I Stranda Kulturskule fekk nytt datasystem frå Dette er ei stor forbetreing frå tidlegare. Når vi lærer å bruke dette systemet vil vi hovudsakleg bruke dette systemet for å planlegge alle aktiviteter i kulturskulen. Systemet er web-basert og levert av eit firma i Danmark. Dei fleste kulturkular i Danmark brukar no dette systemet. Stranda vart, saman med nokre andre kommuner på Sunnmøre, av dei første som tok i bruk dette i Noreg vinteren 2013/14. Systemet er web-basert og kan brukast frå alle plattformer. Vi har sjølv testa ut systemet på Windows (fleire ulike nettlesarar), Mac (fleire ulike nettlesarar), ipad og iphone. Systemet har enno ikkje eigen app til ios eller Android, men loggar du på frå telefonen får du opp systemet frå ei eigen nettside. Denne har redusert funksjonalitet. For å få full funksjonalitet må ein bruke PC/Mac eller nettbrett. Denne rettleiinga gjeld for fullversjonen. Sjølvom dette er eit Dansk system der dataene er lagra i Danmark må dei fylgje Norske arkivlover og Norske standardar for datalagring og sikkerheit. Systemet er godkjent av datatilsynet. Personopplysningane de oppgir skal difor vere fullt ut sikra. Alle elevar/familiar har si eiga pålogging i dette systemet. Web-adressa de skal bruke er denne: Då kjem de rett inn på påloggingssida til Stranda Kulturskule. Om de får ei feilmelding eller ikkje kjem inn så kan de gå inn på denne adressa. Då vil de få opp denne sida. Frå nedtrekksmenyen <SKOLE> finn de fram til Stranda Kulturskule i lista over skular som brukar systemet. Side 1 av 11

2 Alle elevar skal ha fått tilsendt brukarnamn og passord i ein eigen e-post. Om de ikkje har denne e-posten kan de gjere valget <Glemt passord> Då vil de komme inn på denne sida. Brukarnamnet i systemet er fødselsdatoen til eleven 6 siffer. Eksempel: Ein elev som er født 24. september i 1998 har brukarnamn: Deretter må de oppgje e-posten som er registrert i elevsystemet. Det var denne de brukte når de melde inn eleven i Kulturskulen. Så trykker de på send. Då vil systemet sende eit passord til den aktuelle e-postadressa. Dette er no passordet dykkar i systemet. De bør sjølve endre dette når de har logga inn. NB! Om denne e-postadressa er gamal og inaktiv, om de ikkje har registrert e- postadresse i elevsystemet, eller dersom de på ein annan ikkje kjem inn i systemet må de kontakte kulturskulen slik at vi kan hjelpe dykk inn i systemet. Når de har fått tilsendt passord kjem de tilbake til den første påloggingssida. Der fyller de no inn brukarnamnet til eleven og det tilsende passordet. Då skal de komme inn på ei side som ser om lag slik ut. Side 2 av 11

3 Dette er elevportalen. Øvst finn de ei menyline med vala: Timeplan, re-registrering, Påmelding, Min Profil, Avmelding av Venteliste (eller Utmelding), Portal. Den sida de er inne på her heiter Portal. Her finn de eit samandrag av mykje av den viktigaste informasjonen. Øvst finn de ei oversikt over komande konsertar/arrangement som kulturskuleelevar skal delta på. Deretter finn de ei oversikt over dei faga de er registrerte på. Den eleven eg har laga for dette eksempelet har ikkje elevplass enno. Difor står dette feltet tomt. Vidare nedover sida er det tre spaltar. I spalta til venstre finn de først ei overskit over ulike verktøy de har tilgang til. Deretter eit oversikt over personlege data og data på føresette. Nedst i venstre spalta finn de oversikt over dine lærarar, og korleis du skal kontakte dei. I spalta i midten finn du ei oversikt over timar som er, eller har vore avlyst av ein eller annan grunn. I eksempelet er dette feltet tomt. Deretter ei boks med nyhende frå Kulturskulen. I høgrespalta er det øvst ei oversikt over komande betalingar på denne eleven. Deretter ei oversikt over kva fag de pr. dato framleis står på venteliste for. Systemet, og kva de kan gjere inne i systemet, er i stor grad sjølvinstuerande. Vi vil likevel gå fort igjennom dei ulike menyane og skjermbileta de vil finne. Side 3 av 11

4 Timeplanen Når de opnar timeplanmodulen ser får de oversikt over alle oppmøta de har i regi av kulturskulen i løpet av ei gitt veke. Merk: timeplanen er vekebasert. Når de skal sjekke timeplanen, ver då sikker på at de ser på timeplanen for rett veke!. (til høgre, rett over timeplanen. Innringa) De kan bla mellom ulike veker med piltastane til høgre i skjermbiletet. (innringa). Den eleven eg har funne fram her ser vi har to frammøter denne veka. Han har speletime på måndag kl , og har eit samspeltilbod måndag kl Alle speleøvingar, ekstraøvingar, konsertar, eksterne speleoppdrag, lydprøver og andre frammøter vil verte lagt inn her. Når de får beskjed frå kulturskulen om endringar i timeplanen er de sjølve ansvarlege for å gå inn her å sjekke. Det vert ikkje lenger sendt ut timeplanoversikter for t.d. samspelprosjekt slik vi har gjort tidlegare. Dette timeplanverktøyet kan verte svært effektiv og godt om vi brukar det fullt ut. Då vil vi legge inn alle vanlege speletimar, ekstraøvingar, konsertar, speleoppdrag og andre typer frammøter. Vi vil også legge inn sesongplanane og øvingane til Skulekorpsa og eventuelt andre samarbeidspartar. Både vi som skule, lærarane og familiane vil då kunne få ei god oversikt over alle aktivitetar slik at vi unngår kollisjonar og dobbeltbookingar. Re-registrering Det er her eksisterande elevar skal melde seg på til eit nytt skuleår. Elevar som ikkje melder frå via denne portalen kan risikere å misse elevplassen sin i august! Side 4 av 11

5 Dette er ein prosess på 4 ulike skjermbilete. På det første skjermbilete skal de oppdatere og godkjenne alle opplysingane vi har om eleven og ein av dei føresette. Den av dei føresette som vert ført opp her vert også automatisk sett opp som betalar. For elevar over 18 år som betalar tilbodet sjølv må føre seg opp sjølv som foresatt her. De må trykke på OK-knappen utanfor kvar line når opplysningane er kontrollerte og eventuelt retta. Når alle opplysningane er godkjende trykker de på Neste. Om de har trykkt på OK, og så seinare oppdagar at ei av opplysingane likevel var feil, må de begynne på nytt ved å trykke på Start Forfra -knappen. MERK: I dei øverste felta er det e-post og mobilnummer direkte til eleven vi ber om. Om eleven ikkje har dette, kan de oppgje telefon/e-post til dei føresette. Når vi har registrert e-post og mobiltelefon direkte til eleven vil ho/han få tilsendt viktige meldingar direkte til seg sjølve. Side 5 av 11

6 På det neste skjermbilete kan kulturskulen kome til å stille ulike spørsmål til elevane. I eksempelet ovanfor står det to felt; Om eleven er avhengig av skuleskyss, og om de har sørlege ynskjer eller behov for undervisninga. Før også opp her om eleven treng spesiell tilrettelegging av undervisninga. Dersom de søkjer på eit minigruppetilbod kan de også føre opp her om det er nokon spesielle de ynskjer å veret sette i gruppe saman med. Side 6 av 11

7 PÅ det tredje skjermbilete finn de reglementet og betalingssatsane for Stranda Kulturskule. Desse bør de lese og sette dykk inn i. Når dette er gjort trykkjer de at de har lest og akseptert reglementet. Side 7 av 11

8 På det fjerde og siste skjermbiletet får de opp dei faga de er registrerte på. Eleven i eksempelet er registrert på el-gitar og på eit samspeltilbod. Om de her markerer for JA i ruta så er de registrerte på faget for neste skuleår. Trykkjer de NEI vil de seie opp elevplassen frå og med hausten. Om de trykker på Merknader kjem det opp ei rute der de kan gje korte beskjedar til kulturskulen. Dette kan m.a. vere at de har søkt dykk vekk på skule, men vil behalde elevplassen her dersom de ikkje kjem inn på den vgs de ysnkjer, eller dersom de primært ynskjer opptak på eit anna fag enn det de er registrert på. (de må i tilfelle søkje om opptak på det andre faget: også) (Døme: Ein elev på piano ynskjer å byte til gitar og søkjer om elevplass på gitar. I kommentarfeltet ovanfor kan han då skrive at han ynskjer å behalde elevplassen på piano om han ikkje kjem inn på gitar) På gruppetilbodet Samspelverkstad er det i eksempelet ikkje opna for re-registrering. Difor er der ingen JA-rubrikk for dette faget. Dette kan bety at faget er eit prosjekt-tilbod eller at alle må melde seg på på nytt på dette faget kvart år. Om de ysnkjer å melde dykk på til nye fag og tilbod kan de gjere dette ved å trykke på lenka i nederste delen av skjermbildet. Då kjem de inn på søkjarportalen. Her kan de velje dei tilboda de ynskjer og legge til desse. Når de er ferdige med å re-registrere dykk og eventuelt søkje på nye tilbod trykke de på knappen Send re-registrering. Då vert opplysningane de har lagra lagt inn i systemet og kulturskulen får melding om at de har re-registrert dykk. Side 8 av 11

9 Påmelding De kan opne søkjarportalen ved å trykke på Påmelding i menylina. Då kjem de inn på dette skjembiletet: Denne menyen er sett opp for at det skal vere lett å finne dei ulike tilboda og for at det skal vere lett å sjå kva tilbod vi har i dei ulike krinsane og for ulike brukargrupper. Dette gjer at det same faget kan dukke opp mange stader i dette treet. Faget Piano finn de t.d. under alle krinsane, under musikk og under tilbod tilrettelagt for unge elevar. Når de trykkjer vidare kjem de t.d. hit: Side 9 av 11

10 Til høgre for alle tilboda finn de ein infoknapp. Her vil de finne informasjon om dette tilbodet, informasjon om kven det passar best for og om vi stille spesielle krav til elevar på dette faget. Då Stranda har eit stort innslag av framandspråklege har vi lagt inn engelsk forklaring på dei fleste faga. Når de er klare for å melde dykk på så må de trykke på Påmeld. Då kjem de hit: Her kan de på enkelte av tilboda velje kva type undervisning de ynskjer. På mange fag er det råd å velje mellom enkletundervisning i ca. 20 min pr. veke og undervisning i ei minigruppe på 2-3 elevar saman. (då vert i tilfelle undervisningstida utvida). Vi vil ta omsyn til dette valet når vi tildeler elevplassar, men vi kan også kome til å overstyre dette valet dersom det passar betre inn i timeplanane til lærarane. Side 10 av 11

11 Min Profil Dette er ei av dei viktigaste sidene i systemet! Her kan de sjølve redigere dei opplysningane som er registrerte om dykk, endre passord for innlogging, sjå historikken de har i kulturskulen lese tilsende beskjedar m.m. I det øvste feltet står opplysingar om eleven. Felta er sjølvforklarande. NB! Dersom de av ein eller annan grunn ikkje vil at andre brukarar av systemet skal sjå kontaktdata og telefonnummer kan de krysse av for at telefonnummera er hemmlege. Då vil vi kunne sende meldingar til dykk gjennom systemet, men telefonnummeret vil ikkje kome opp i telfonlister og elevlister som lærarar og andre har tilgang til. Resten av dette skjermbiletet er i stor grad sjølvforklarande. Vi vil difor ikkje gå nærare inn på dei ulike undermenyane. Husk berre at det er eleven og dei føresette sitt ansvar at opplysningane som er lagra i systemet er oppdaterte! Utmelding / Avmelding av venteliste Dette valet vil slette ALLE søknader på ventelista. Dette vert sletta umiddelbart og kan ikkje gjerast om!. I tillegg vil du gje beskjed om at ynskjer å slutte på ALLE tilboda du pr. i dag har i kulturskulen. Dersom du har fleire tilbod og berre ysnkjer å slutte på eitt av dei, skal du IKKJE bruke denne knappen, men velje dette på det siste skjermbiletet i Re-registreringa. Om du har søkt på eit fag og seinare ikkje lenger ynskjer å stå på venteliste på dette faget kan du Vi vonar alle elevar, lærarar, føresette og brukarar elles vil verte fornøgde med systemet. Trond Otto Berg Rektor Side 11 av 11