PERSONALREGLEMENT Gjeldende fra 24.02.2011 1

PERSONALREGLEMENT Gjeldende fra 24.02.2011 1

Del I Generelt 1 Definisjoner m.m. Tjenestemann betyr i dette reglement alle stillingsbetegnelser. 2 Unntak fra reglementsbestemmelsene Reglene i 3-12 gjelder ikke for tilsetting av tjenestemenn for kortere tid enn seks måneder. I disse tilsettingssakene gjelder ikke kravene til kunngjøring og innstilling. Direktøren eller den han gir fullmakt, har tilsettingsmyndighet. En tilsetting/forlengelse av et tilsettingsforhold som vil strekke seg ut over seks måneder, skal behandles etter reglementets vanlige regler. Del II Kunngjøring 3 Kunngjøring av stillinger 1. Ledige stillinger skal kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse. 2. Direktøren, eller den han gir fullmakt, kan bestemme at stillinger som sekretær, seniorsekretær, konsulent, førstekonsulent, rådgiver og seniorrådgiver bare skal kunngjøres internt. Bestemmelsen kan fattes for en bestemt tilsettingssak. Slik bestemmelse skal alltid treffes etter samråd med tjenestemannsrepresentantene i tilsettingsrådet. 3. Stillinger som kunngjøres offentlig, skal også kunngjøres internt. Fraværende tjenestemenn bør, som hovedregel, underrettes om ledige stillinger. 4. Stillingen som direktør besørges kunngjort av Justisdepartementet. De øvrige stillinger besørges kunngjort av virksomheten. 5. Ledige stillinger som skal kunngjøres offentlig skal meldes til Arbeids- og velferdsforvaltningen og kunngjøres på deres nettside www.nav.no. Dette kan gjøres ved at arbeidsgiver selv registrerer stillingen direkte på www.nav.no eller sender stillingsinformasjonen til Arbeids- og velferdsforvaltningens servicesenter på e-post til stilling@nav.no. 4 Kunngjøringers innhold 1. Kunngjøringen skal inneholde en beskrivelse av stillingen, opplysninger om tittel og arbeidsområde, kvalifikasjonskrav, lønnsvilkår, arbeidssted (for tiden) og fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig. Det skal opplyses om søknadsfristen, som ikke må være kortere enn to uker fra kunngjøring på www.nav.no. 2. Kunngjøringen skal også inneholde opplysninger om stillingen er en heltids- eller deltidsstilling og om det er en fast eller midlertidig stilling. Dersom en lavere stilling kan forventes å bli ledig ved at den utlyste stillingen besettes av intern søker, og det er aktuelt å besette denne stillingen samtidig, skal dette opplyses i kunngjøringen, slik at det også er anledning til å inkludere denne stillingen i søknaden. 3. Videre skal kunngjøringen nevne hvem som kan gi nærmere opplysninger om stillingen m.m. 4. Dersom stillingsinnehaveren plikter å gjennomgå opplæring, skal dette fremgå av kunngjøringen. 5. Det vises for øvrig til Statens personalhåndbok pkt. 2.14.2.2. 5 Vilkårene for fornyet kunngjøring En stilling skal lyses ut på nytt dersom det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere og det må forventes at en ny utlysning kan endre dette forholdet. 2

Dersom tilsettingsmyndigheten på et vesentlig punkt ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen, skal også stillingen utlyses på nytt. Det samme gjelder om det har gått uforholdsmessig lang tid siden kunngjøring ble foretatt, eller om forholdene har endret seg vesentlig. Del III Innstilling, behandling av søknader m.m. 6 Behandling av søknader 1. Etter utløpet av søknadsfristen skal det snarest settes opp en liste over søkerne (utvidet søkerliste) som skal inneholde søkernes navn, alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis både i offentlig og privat virksomhet, jf. 15 i forvaltningslovforskriften, gitt ved kgl.res. av 15. desember 2006. Listen sendes medlemmene av tilsettingsrådet så snart den foreligger. 2. Det skal også snarest settes opp offentlig søkerliste som skal inneholde søkernes navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune, jf. offentleglova 25. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal fremgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. 3. De søkere som etter administrasjonens vurdering av søkerne synes å være best kvalifisert, skal innkalles til konferanse/intervju. Medlemmene i tilsettingsrådet kan dessuten be om at andre kvalifiserte søkere innkalles. Det vurderes konkret om man skal innkalle søkere som er kjent fra før. 4. Ved konferansen skal stillingens nærmeste overordnede delta. I tillegg kan en tilsatt i administrasjonen og/eller en øvrig ansatt, som i kraft av faglighet og ansvarsområde vil få en sentral rolle overfor den som skal rekrutteres, delta. 5. Kommer det under intervjuet frem nye opplysninger av betydning, skal disse nedtegnes og vedlegges saksdokumentene. 6. Det skal ikke innhentes opplysninger fra en søkers nåværende eller tidligere arbeidsgiver dersom søkeren ber om at man unnlater dette. 7. Administrasjonen kan velge å ta søknader under behandling selv om søknadsfristen er overskredet. I så fall skal samtlige slike søknader tas i betraktning. 7 Forslag til tilsetting m.m. 1. Justisdepartementet ansetter direktør. 2. Når øvrige tjenestemenn skal tilsettes, avgis forslag til tilsetting av direktør eller avdelingsdirektør. 3. Dersom det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal vanligvis tre søkere foreslås tilsatt i den rekkefølge de bør komme i betraktning, jf. tjml. 4 nr. 4. 8 Innsynsrett Søkernes (partenes) innsynsrett i en formell innstilling reguleres av forvaltningslovforskriften. Søkerne skal ha den samme innsynsrett i et forslag til tilsetting. Del IV Tilsetting 9 Tilsettingsorgan 1. Alle tjenestemenn unntatt direktøren tilsettes av tilsettingsrådet, jf. også de tilsettinger som er omtalt i reglementet 2. 2. Tilsettingsrådet skal bestå av direktøren (rådets formann), en ansatt i administrasjonen og en representant utvalgt av tjenestemennene. 3

3. Stedfortredere for administrasjonens representanter er de personer som normalt fungerer i deres stillinger. 10 Oppnevning av tjenestemannsrepresentanter 1. Den tjenestemannsorganisasjon som organiserer tjenestemenn i vedkommende tjenestemannsgruppe og som enten selv eller gjennom tilslutning til en hovedsammenslutning, er forhandlingsberettiget, oppnevner representant for tjenestemennene med personlig vararepresentant. Er det flere forhandlingsberettigede organisasjoner som har medlemmer i vedkommende tjenestemannsgruppe, oppnevner organisasjonene i felleskap representant med vararepresentant. Tjenestemannsrepresentanten representerer ikke sin egen organisasjon når de først er oppnevnt, men skal ivareta interessene til samtlige søkere. 2. Tjenestemannsrepresentanter bør oppnevnes for en periode på to år om gangen. Kan organisasjonene ikke bli enige om hvem som skal oppnevnes, oppnevnes en tjenestemannsrepresentant med vararepresentant etter følgende regler: a) For at en organisasjon skal kunne utpeke representanter etter reglene nedenfor, må den ha som medlemmer minst 25 % av de organiserte tjenestemennene i tjenestemannsgruppen. b) Primærorganisasjonene under samme hovedsammenslutning kan slå sammen medlemstallet i relasjon til reglene i denne paragraf. c) Dersom to eller flere tjenestemannsorganisasjoner organiserer tjenestemenn i vedkommende tjenestemannsgruppe, skal den organisasjonen som har størst medlemstall innen gruppen oppnevne sin representant med vararepresentant. 11 Saksbehandlingen i tilsettingsrådet 1. Innstillingen sendes først til ansatt i administrasjonen, deretter til tjenestemannsrepresentanten og til slutt til rådets formann. 2. Hvis det er uenighet om hvem som skal tilsettes, eller noen av medlemmene krever det, trer de som har deltatt i behandlingen, eller deres stedfortredere, sammen til møte. Møtet ledes av rådets formann. I statsforvaltningen gjelder generelt at deltagelse i tilsettingsråd er en tjenesteplikt. Medlemmene av rådet kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen eller nekte å underskrive møteprotokoll. Dersom likevel enkelte av rådets medlemmer ikke deltar i behandlingen av en sak eller ikke underskriver møteprotokollen, er rådet beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene deltar og underskriver. 3. Det endelige tilsettingsvedtaket tas inn i en protokoll som underskrives av alle. Ved en eventuell anke har hvert av medlemmene rett til å grunngi sitt standpunkt i protokollen. Protokollen skal eventuelt følge saken til høyere organ. 4. Hvis ett av tilsettingsrådets medlemmer er uenig med flertallet om hvem som skal tilsettes, kan hvert medlem kreve at saken avgjøres av høyere myndighet ( mindretallsanke ), jf. tjml. 5 nr. 3. Denne myndighet er Justisdepartementet. Slikt krav skal fremsettes og protokollføres i møtet. Det kan gis en kort frist for begrunnelse av kravet. 12 Overgang fra midlertidig til fast tilsetting En midlertidig tilsatt tjenestemann, tilsatt etter offentlig kunngjøring og vanlig tilsettingsprosedyre, kan tilsettes fast uten ny kunngjøring og behandling av innstillende myndighet. 4

13 Melding om tilsetting mv. 1. Ved tilsetting av tjenestemann skal den tilsatte, i samsvar med tjml. 5 nr. 5, gis skriftlig underretning med opplysning om eventuelle særvilkår. Hvis vedkommende tilsettes på prøve, skal underretningen også inneholde en orientering om prøvetidsreglene og underretningen skal bekreftes skriftlig, jf. tjml. 8. Det kan utferdiges standardformularer for slike underretninger. 2. Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven 14-5 14-8 både for faste og midlertidige tilsettingsforhold. 3. Alle søkere skal underrettes når stillingen er besatt, jf. fvl. 27 første ledd. Underretningen skal inneholde navnet på den søker som er tilsatt i stillingen ( vedtaket ). Del V Beregningsregler, ordensstraff, oppsigelse, suspensjon, avskjed og klage 14 Beregning av tjenestetiden 1. Ved beregning av tjenestetid eller tjml. 9 og 10 medregnes all sammenhengende tjeneste i virksomheten. 2. Dersom hele eller deler av en annen virksomhet overføres til denne virksomheten, skal all sammenhengende tjeneste fra den tidligere virksomhet medregnes. 15 Ordensstraff Ordensstraffer etter tjml. 14 slettes etter fem år. 16 Vedtaksorgan i saker om ordensstraff, oppsigelse, suspensjon og klage 1. Vedtak om at øvrige tjenestemenn skal sies opp, ilegges ordensstraff, suspenderes eller gis avskjed, treffes av tilsettingsorganet. 2. Dersom saken krever særlig rask avgjørelse, kan vedtak om suspensjon eller overføring til annen tjeneste etter tjml. 16 også treffes av foresatt tjenestemyndighet, se nærmere tjml. 17 nr. 4. 17 Saksbehandlingsregler, klage 1. Dersom det i tilsettingsrådet ikke er flertall for oppsigelse, avskjed eller ordensstraff, kan hvert medlem av mindretallet kreve saken avgjort av Justisdepartementet. Det samme gjelder hvor er mindretall ønsker en ilagt ordensstraff skjerpet. 2. Vedtak om ordensstraff, oppsigelse, suspensjon eller avskjed kan påklages i samsvar med reglene i tjml. 19 og forvaltningsloven. Klagen fremsettes skriftlig for vedtaksorganet. Del VI Andre bestemmelser 18 Arbeidstid mv. 1. Alle tjenestemenn plikter å overholde den arbeidstid som til enhver tid er bestemt for dem. Registrering av fremmøte skjer etter regler fastsatt i egen avtale. 2. Enhver leder er forpliktet til å føre kontroll med at de underordnede overholder den fastsatte arbeidstid og at denne utnyttes effektivt. Lederen plikter videre å føre kontroll med underordnedes ferie- og sykefravær. 5

19 Velferdspermisjoner Velferdspermisjoner kan gis i samsvar med hovedtariffavtalens fellesbestemmelser. Direktøren, eller den han bemyndiger, avgjør søknader om velferdspermisjon. Søknader om velferdspermisjon for direktøren utover fem sammenhengende dager avgjøres av Justisdepartementet. 20 Permisjoner i forbindelse med opplæring, overgang til annen stilling mv. 1. Tjenestefri bør, så langt tjenesten tillater det, gis den som ønsker å gjennomføre en utdanning eller utføre et arbeid som er av direkte betydning for vedkommendes videre faglige utvikling i statens tjeneste. 2. Tjenestefri kan, så langt tjenesten tillater det, gis i inntil 2 år for tidsbegrenset tjenestegjøring i utdanningsstilling, og i særlige tilfelle kan slik permisjon gis ut over dette. 3. Tjenestefri for av andre grunner å overta annen statsstilling, kan gis i inntil ett år. Unntaksvis kan slik permisjon forlenges. Tilsvarende tjenestefri kan gis ved overtakelse av stilling utenfor staten, såfremt arbeidet har faglig tilknytning til det arbeidsområdet vedkommende får permisjon fra. 21 Ferielister Regler om feriefastsettelse og tiden for ferie er regulert i ferieloven, se særlig denne lovs 6 og 7. Virksomheten sørger for at det blir satt opp ferielister i så god tid som mulig. Det skal sørges for forsvarlig bemanning til enhver tid. Ferielistene skal godkjennes av direktøren eller den han bemyndiger. Tilsvarende gjelder ved senere endringer. 22 Attest Tjenestemann som fratrer sin stilling etter oppsigelse eller avskjed, eller som ber om det, har rett til å få skriftlig attest, jf. arbeidsmiljøloven 15-15. Attesten skal inneholde tjenestemannens navn, fødselsdato, hvilken (hvilke) stilling(er) vedkommende har hatt, og dato for tiltredelse i og eventuell fratredelse fra stillingen(e). I tillegg skal det gis opplysninger om hvilke arbeidsområder tjenestemannen har hatt. Attesten kan videre gi en vurdering av tjenestemannen og utførelsen av arbeidet, dersom dette ønskes av tjenestemannen selv. 23 Ikrafttredelse og revisjon Hver av partene i virksomheten og stadfestelsesmyndigheten kan når som helst kreve at reglementet tas opp til revisjon, jf. tjml. 23 nr. 3. 6