Endelig rapport etter undersøkelse av Tromsø kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Tromsø kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Rådhuset, 9299 Tromsø Tidsrom for undersøkelsen: 19. -20. november 2014 Kontaktperson i kommunen: Geir-Ulf Johansen Fra Kartverket: Finn E. Isaksen, leder Anders Fekjær Nils Arnt Moen Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Det er mangelfull føring av bygningsopplysninger.
Det ble ikke gitt merknader ved dette tilsynet. 2 Utarbeidet dato: 10.desember 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Finn E. Isaksen
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Omfang 3. Dokumentunderlag 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Tromsø kommune i perioden 19. og 20. november 2014. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn. Varsel om tilsyn ble sendt til kommunen i brev av 13. juni 2014. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende to avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 34, matrikkelforskriften 25. Kommentarer: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriftens 25 første ledd. Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført, og det kan ikke settes lengre frist enn to år. Matrikkelloven 34 sier at alle grensene for nye matrikkelenheter skal merkes og måles. Grensemerking kan utelates dersom det ikke er til ulempe for utnytting av matrikkelenheten og når det er tvist om grenser, eller eiendommen er så stor at det er urimelig å kreve oppmåling eller når det av andre grunner ikke er formålstjenlig, jf. matrikkelloven 10, fjerde ledd, bokstav a c og matrikkelforskriften 39, 41 andre ledd og 42. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å benytte brukstilfellet: opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Enhetene føres likevel i matrikkelen som fullført. Endelig merking skjer etter avtale med rekvirenten. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet.
AVVIK 2 5 Det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelforskriften 3 bokstav b. Kommentar: I forskriftens 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrerer opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i all hovedsak ikke blir ført. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet. 5. Merknader Det ble ikke gitt merknader under dette tilsynet. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og e-postutveksling. Ved intervjuer den 19. november 2014 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 20. november 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
6 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. Matrikkelloven med merknader Matrikkelforskriften med merknader Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 17.06.2014 Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 03.10.2011 Organisasjonskart for Tromsø kommune Reglement for videredelegering Diverse rutinebeskrivelser; oppretting av matrikkelenheter, grensejustering, føring av jordskiftesaker og saker fra Statens vegvesen, retting av feil, mv. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger med tilhørende sjekkliste for hver sak Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter
7 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Tromsø kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Øystein Nermo Kommunaldirektør X Mette Mohåg Byutviklingssjef X X X Espen Larsen Geodatasjef X X X Frode Albrigtsen Matrikkelfører, eiendommer X X X Guri Woll Matrikkelfører, bygg, adresser, seksjoner X X X Georg Jenssen Landmåler X X X Geir-Ulf Johansen Koordinator for matrikkelfører og -system X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok Anders Fekjær, Nils Arnt Moen og Finn E. Isaksen, med sistnevnte som tilsynsleder.