TILSYN RAPPORT ETTER TILSYN MED SAMFUNNSTRYGGLEIKS- OG BEREDSKAPSARBEIDET I VAKSDAL KOMMUNE OM TILSYNSOBJEKTET: OM TILSYNSFØRANDE MYNDIGHEIT: Kommunenr. og namn: Besøksadresse: Postadresse: Dato for tilsynet: Kontaktperson: 1256 Vaksdal Namn: Heradshuset/ Dalekvam Konsul Jebsensgate 16 5722Dalekvam 28. august 2013 Brannsjef Arild Nottveit Tilsynsgruppe: Tilsynsleiar: Spørsmål til rapporten: Fylkesmannen i Hordaland Vidar Simmenes Atle Sæverud Vidar Simmenes Tlf. 916 99 098 Jnr./arkivkode: 2013/6489-350 SAMANDRAG AV FUNN: Etter tilsyn med utvalde område knytt til kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap konkluderar Fylkesmannen i Hordaland med følgjande: Det er funne eitt avvik og 2 merknader. AVVIK: Vaksdal kommune har ikkje utarbeidd heilskapleg (overordna sektorovergripande ROSanalyse. MERKNAD NR. 1: Kommunen sin overordna beredskapsplan er som ei følgje av manglande overordna heilskapleg ROS-analyse ikkje tilstrekkeleg tilpassa eitt oppdatert risikobilete. Merknad nr. 2: Usikkerheit knytt til etablering av kommunal kriseleiing(kkl). Bergen, 1. oktober 2013 Vidar Simmenes tilsynsleiar Atle Sæverud
INNHALD 1. Innleiing... 2 2. Heimelsgrunnlag for tilsynet... 3 3. Anna sentralt lovverk o.a.... 3 4. Annan dokumentasjon lagt til grunn for tilsynet... 4 5. Kva tilsynet omfattar... 4 6. Deltaking... 5 7. Vurdering... 5 8. Funn (1 avvik og 2 merknader)... 6 9. Konklusjon og vidare oppfølging... 8 1. INNLEIING Fylkesmannen i Hordaland førte regelfast tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Vaksdal kommune 28. august 2013. I forkant for tilsynet vart det gjennomført møte med kommunens beredskapskontakt, Arild Nottveit, 5. august 2013 i Statens hus. I dette formøtet vart Fylkesmannens beredskapskassett for Vaksdal kommune gjennomgått og oppdatert, samt at kommunens ROS-analysar, planverk o.a. vart gjennomgått i fellesskap. Det vart og avklara kva ytterlegare dokumentasjon fylkesmannen ønskte å få tilgang til. Vidare vart det avklara kva personar Fylkesmannen ville ha intervju med. Varsla synfaring 29. august i kommunen med særleg merksemd retta mot lokale risikotilhøve, sårbare objekt o.a. vart bestemt utsett inntil vidare. Sjølve tilsynet vart gjennomført ved at kommunen innleiingsvis presenterte relevante dokument i formøte hjå Fylkesmannen, deretter vart same dokumentasjon gjennomgått av tilsynsgruppa og utfyllande dokumentasjon ettersøkt/etterspurt. Tilsynsdagen tok til med opningsmøte før ein gjekk over til individuelle samtalar med sentrale aktørar i kommunen. Funn frå tilsynet vart deretter presentert i sluttmøte 27.09.2013, før utsending av tilsynsrapporten. I sluttmøtet fekk kommunen høve til å kommentere Fylkesmannens funn i tilsynet og korrigere eventuelle mistydingar og uklåre tilhøve. Fylkesmannens funn ved tilsyn kan bestå av følgjande: AVVIK: Dvs. brot på krav gjeve i lov- og/eller forskrift MERKNAD: Dvs. tilhøve som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men som kommunen likevel bør (må) følgje opp Side 2 av 9
Denne tilsynsrapporten omhandlar dei avvik og merknader som vart avdekt under tilsynet på dei område det vart ført tilsyn med. Rapporten gjev såleis inga fullstendig tilstandsvurdering av kommunen sitt samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid. 2. HEIMELSGRUNNLAG FOR TILSYNET Fylkesmannen er gjennom forskrift av 18. april 2008 nr. 388 Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til Fylkesmannen og Sysselmannen på Svalbard pålagt å føre tilsyn med heimel i gjeldande lov- og forskriftsverk. Vidare heiter det at Fylkesmannen skal gje råd, rettleie og vere pådrivar for målretta og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap i fylket, samt sjå til at fylkeskommunen og kommunane tek omsyn til samfunnstryggleik og beredskap i samfunnsplanlegginga. Den direkte heimelen for dette tilsynet går fram av: a) Lov av 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret ( 14 og 15) b) Forskrift av 22. august 2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt Jf. 29 i denne lova og 10 i forskrifta er det Fylkesmannen si oppgåve å føre tilsyn med at kommunane si oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet er i samsvar med lovmessige krav og forventningar. 3. ANNA SENTRALT LOVVERK O.A. Andre sentrale lover og forskrifter o.a. med innverknad på samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i kommunen er mellom anna: a) Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner b) Lov av 23. juni 2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap c) Forskrift av 23. juli 2001 nr. 0881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap d) Forskrift av 4. desember 2001 nr. 1372 om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften) e) Lov av 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) f) Lov av 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) g) Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. h) Lov av 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) i) Forskrift av 26. juni 2002 nr. 0847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn j) Forskrift av 26. juni 2002 nr. 0729 om organisering og dimensjonering av brannvesen Side 3 av 9
k) Forskrift av 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) l) Lov av 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling m) Forskrift av 26. mars 2010 nr. 489 om tekniske krav til byggverk n) Veiledning om tekniske krav til byggverk o) NS 5814:2008 Krav til risikovurderinger 4. ANNAN DOKUMENTASJON LAGT TIL GRUNN FOR TILSYNET I forkant for sjølve tilsynsbesøket mottok Fylkesmannen eller hadde tilgang til følgjande relevant dokumentasjon frå kommunen: Beredskapsplan for Vaksdal kommune versjon august 2013. Handlingsplan Kommunal kriseleiing. Tiltakskort. (utdelt i tilsynsmøte 28.8.13) Tilsynsrapport frå sist tilsyn i 2009 og brevveksling om oppfølgjing av tilsynet. Akseptkriteria og metode for arbeid med Risiko og Sårbarheit. Kommunestyrevedtak 13.12.2010 og tilbakemelding 20.5.2012 frå fylkesmannen. Rapport DSB tilsyn 2012 brannvesenets forebyggende arbeid Smittevernplan (2007 versjon med revisjon august 2013) Plan for Helsemessig og sosial beredskap (versjon 30.10.2007) Midlertidig pandemiplan 15. juni 2009 (kontinuitetsplanlegging) og tillegg til Smittevernplan pkt. 5.2 versjon august 2013. Status for pandemiberedskap 2009 Trafikksikringsplan (versjon juli 2010) Kommuneplan arealdel (kart versjon 2008) Kommuneplan Arealdel 2006-2016 (plantekst med siste korrigering 2008) Kommuneplan 2005-15 Strategidel Energi- og klimaplan 2011-2015 Årsmelding 2012 Karleggingsskjema (xls), Rådmannen sine kommentarar Budsjett 2013 og økonomiplan 2014-2016 Sjekkliste Byggesak (utdelt i tilsynsmøte 28.8.13) Sjekkliste for introduksjon av nytilsette leiarar (utdelt i tilsynsmøte 28.8.13) 5. KVA TILSYNET OMFATTAR I tilsynsrunde 4 (2012 2015) har Fylkesmannen primært vald å rette merksemda mot kommunane si oppfølging av dei nye lov- og forskriftskrava som kom med lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret, samt forskrift om kommunal beredskapsplikt. Nærare bestemt inneber dette at ein ved tilsynet har sett på m.a.: Forankring av samfunnstryggleiks og beredskapsarbeidet (politisk og administrativt), ref. m.a. forskriftas 2 Målsetting og målstyring (visjon, langtidsmål, årsmål, andre målformuleringar, rapportering o.a.), ref. m.a. forskriftas 3 (sjå òg kommunelova kap. 8) Kartlegging/ROS-analysar (risiko- og sårbarheitsanalysar), ref. m.a. forskriftas 2 (sjå òg plan- og bygningslova 4-3) Side 4 av 9
Beredskapsplanlegging/krisehandtering, (planverk, varslingslister, ressursoversyn, samordning), ref. m.a. forskriftas 4 Kompetanse (Opplæring og øving), ref. m.a. forskriftas 7 Førebygging (beredskapsmessige omsyn i samfunnsplanlegginga (BIS) i ordinært planarbeid, gjennomføring av risikoreduserande tiltak etter fullført ROS-analyse, ref. m.a. forskriftas 1 6. DELTAKING Av tabellane under går det fram kven som deltok på kva i samband med tilsynet: FRÅ FYLKESMANNEN I HORDALAND: NAMN FUNKSJON FOR- OPNINGS- INDIVIDUELLE SLUTT- MØTE MØTE SAMTALAR MØTE Vidar Simmenes Seniorkonsulent X X X X Atle Sæverud Seniorrådgjevar X X X X FRÅ VAKSDAL KOMMUNE: NAMN FUNKSJON FOR- OPNINGS- INDIVIDUELLE SLUTT- MØTE MØTE SAMTALAR MØTE Eirik Haga Ordførar X X x Trine P Grønbech Rådmann X X x Henrik Angermund Kommuneplanleggar X X Kåre Ulveseth Byggjesakshandsamar X X x Ole Miltzow Thorseth Kommunelege I X X Svein-Ove Hesjedal Rådgjevar tekniske saker og medlem KKL X X x Arild Nottveit Beredskapskontakt X X X x Åse Elin Myking Assisterande rådmann X x Solrun Hauglum Kommunalsjef Helse- og omsorg x 7. VURDERING Samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid er ikkje eit nytt fagområde for kommunane, men dei formelle krava til kommunen vart skjerpa gjennom endringar i sivilforsvarslova gjeldande frå 01.01.2010, seinare lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret gjeldande frå 01.01.2011. Sjølve forskrifta som utdjupar desse krava kom likevel først hausten 2011. Det har såleis i ein overgangsperiode ikkje vore rimeleg å vente at alle kommunane fullt ut klarte å stette alle krava i lova. Fylkesmannen har difor funne det naturleg å vere noko lempeleg med omsyn til å gje avvik fram til lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret har vore gjeldande i 4 år, noko som òg er tidssyklusen for krav til revisjon av ROS-analysar og beredskapsplanar etter lova med forskrift. Side 5 av 9
Vaksdal kommune si leiing både politisk og administrativt syner vilje til å handtera beredskapsmessige utfordringar. Kommunen har likevel utfordringar knytt til nytt personell i leiarfunksjonar og pågåande organisatoriske endringar der heller ikkje alle leiarar er plass. Kommunen har for fleire av tilsynsmerknadane etter sist tilsyn i 2009 ikkje i den grad slik det var kommunen sine intensjonar kome tilstrekkeleg i mål. Likevel må det nevnast at det på sume område har vore oppdateringar med tiltakskort i KKL planen og øvingsaktivitet. Kommunen står og framfor rullering av kommuneplan der arealdel og samfunnsdel har koblingar til så vel akseptkriterie, heilskapsleg overordna_ros og beredskapsplanverket. Etter samtalane Fylkesmannen har hatt i tilsynet, er inntrykket at kommunen ønskjer å prioritere arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap m.a. ved at dei 2 nye kommunalsjefane skal inngå i den kommunale kriseleiinga (KKL). Dei 2 nye einingsleiarane skal tiltre i løpet av hausten 2013. Med bakgrunn i at manglande heilskapleg overordna ROS også var avdekt ved tilsynet i 2009, finn Fylkesmannen det no rett å gje dette som avvik med tilvising at sivilbeskyttelse lova kom i 2010 og forskrifta i 2011. 8. FUNN (1 AVVIK OG 2 MERKNADER) AVVIK NR. 1: Vaksdal kommune har ikkje utarbeidd heilskapleg ROS-analyse. GRUNNGJEVING: 14 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret 2 i forskrift om kommunal beredskapsplikt 3 i forskrift om kommunal beredskapsplikt UTFYLLANDE INFORMASJON: Kommunen pliktar å ha ein heilskapleg ROS-analyse og dermed eitt av dei viktigaste grunnlagsdokumenta som omhandlar alle noverande og framtidige risikoforhold sårbarheitsfaktorar som kan råke kommunen. ROS-analysen skal m.a.: Vere forankra i kommunestyret, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, 2. ledd Vere grunnlag for, og samstundes sikre at det ved behov vert utarbeidd meir detaljerte ROS-analysar av avdekte risikotilhøve, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, 5. ledd Vere utarbeidd med medverknad frå relevante offentlege og private aktørar, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, 4. ledd Vere grunnlag for utarbeiding av langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av kommunens samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 3, pkt. a Side 6 av 9
Danne grunnlag for utarbeiding av kommunen sine beredskapsplanar, og vurdering av behov for utfyllande krise- og beredskapsplanverk på nye område, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 Vurdere tilhøve som bør integrerast i planar etter plan- og bygningslova, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 3, pkt. b Vere utgangspunkt for val av scenario ved øvingar og vurdering av behov for kompetansehevingstiltak, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 7 Kommunen har rett nok i vedlegg til beredskapsplan ei ROS-analyse/hendingsbeskriving av 8 hendingar. I handlingsplan for den kommunale kriseleiinga er desse splitta opp i 21 uønska hendingar med tiltakskort. Sidan kommunen no er i startfasen med den heilskaplege ROS-analysen, er det på fleire område vanskeleg å vurdere i kva grad kommunen sitt samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid elles er i samsvar med krav i lov- og forskriftsverk. Kommunestyret vedtok i 13.12.2010 «Akseptkriteria og metode for arbeid med risiko og sårbarheit». Fylkesmannen har i tilbakemelding råda kommunen til sjå på og revidera deler av visse punkt i akseptkriteria eller vurdera å skilja ut arealdel og samfunnsdelen. Dette bør då skje parallelt eller aller helst i førekant av arbeidet med overordna ROS-analyse. Fylkesmannen forventar difor at kommunen om naudsynt òg følgjer opp eventuelle andre manglar i høve til lov- og forskriftskrav som vert avdekt som følgje av utarbeidinga av den heilskaplege ROS-analysen. Den heilskaplege ROS-analysen skal og forankrast i kommunestyret. MERKNAD NR. 1: Kommunen sin overordna beredskapsplan er som ei følgje av manglande overordna heilskapleg ROS-analyse ikkje tilstrekkeleg tilpassa eitt oppdatert risikobilete. UTFYLLANDE INFORMASJON: Kommunen har i Statuskartlegging før tilsynet opplyst at så snart den heilskaplege ROSanalysen er på plass, skal dette og avspeglast i revisjon av den overordna kriseplanen herunder administrativ og politisk forankring. Kommunen sin overordna kriseplan vart vedteken i 2003 (Kommunestyre vedtak), og er seinare oppdatert år om anna og seinast august 2013. Med omsyn til kva krav som vert stilt til den overordna beredskapsplanen vert det vist til: 15 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret 4 i forskrift om kommunal beredskapsplikt Side 7 av 9
Merknad nr. 2: Usikkerheit knytt til etablering av kommunal kriseleiing(kkl). UTFYLLANDE INFORMASJON: Kommunen har ei relativt klar og tydleg rollefordeling i KKL. Sjølv om KKL ikkje har ei blålys rolle synes det ikkje i tilstrekkeleg grad å vera involvert stedfortredarar og nøkkelpersonell vidare nedover i organisasjonen som er førebudd og øvd for å gå inn i KKL. I dette ligg det også forventningar til eigeninitierte øvingar og opplering av nytt personell samt at KKL deltek eller observerar i andre/eigne relevante øvingar. 9. KONKLUSJON OG VIDARE OPPFØLGING Fylkesmannen forventar at Vaksdal kommune følgjer opp funn i tilsynsrapporten på ein dertil eigna måte og i samsvar med det som går fram av teksten under. Vi har merka oss at kommunen sitt påtenkte overordna ROS-prosjekt har ei framdrift med prosjektperiode 1.1. 30.9.2014 med påfølgjande administrativ og politisk forankring som kan gå inn i 1. kvartal 2015. Avviket skal vere lukka innan 31.3.2015, ved at kommunen sin heilskaplege ROS-analyse skal vera fullført i samsvar med framdriftsplanen for kommunen sitt overordna ROS prosjekt, dvs. politisk handsaming/forankring seinast i løpet av 1. kvartal 2015. Viss så ikkje er tilfelle, vil det kunne verte aktuelt med nytt oppfølgjande tilsyn utanom tur for å sikre at arbeidet vert sluttført. Når det gjeld merknad nr. 1: Overordna beredskapsplan, vil det utover rutinemessige oppdateringar og som ei følgje av overordna ROS, kan dette og resultera i ei meir grunnleggande oppdatering/revisjon av beredskapsplanen m.a. med ny politisk forankring i kommunestyret i løpet av 1. kvartal 2015. Fylkesmannen forventar òg at kommunen både vurderar og følgjer opp eventuelle ytterlegare behov til meir detaljerte ROS-analysar og beredskapsplanar som vert avdekt i arbeidet med den heilskaplege ROS-analysen. Når det gjeld merknad nr. 2: Usikkerheit knytt til etablering av kommunal kriseleiing(kkl). Dette er ein realitet i fleire kommunar med pågåande organisasjonsendringar med nytt personell og høg grad av at nøkkelpersonell også er pendlarar. Av samtalane forstår Fylkesmannen at dette er noko kommunen vil gripa tak i ved at fleire i organisasjon skal få opplering/kjennskap til krisehandtering og eller vera budd på å inngå i ei beredskapsrolle. I samsvar med avtalen som vart gjort i sluttmøtet med omsyn til tidsfristar som omtalt lenger oppe i teksten og dersom Fylkesmannen ikkje høyrer noko frå kommunen innan tre veker etter mottak av denne tilsynsrapporten, er rapporten med tidsfristar å betrakte som endeleg pr. 1. november 2013. Side 8 av 9
Vi ber òg om å bli orientert om når avviket er lukka, seinast innan 31.3.2015, så vel som når merknadene er følgd opp seinast i løpet av 1. kvartal 2015. Dersom kommunen ikkje har lukka avviket innan fristen, vil Fylkesmannen etter kommunelova 60 d kunne gje pålegg om retting av forhold som er i strid med beredskapsplikta. Som avtalt i sluttmøtet ønskjer kommunen å halda Fylkesmannen orientert om framdrifta av arbeidet med overordna ROS-analyse og revisjon av kommunen sin overordna beredskapsplan. Første tilbakemelding om framdrifta er sett til seinast 1.3.2014 og andre tilbakemelding seinast 1.10.2014. Resterande tilbakemelding om lukking av avvik og merknader som omtalt over seinast i løpet av 1. kvartal 2015. Fylkesmannen står elles om ønskjeleg gjerne til rådvelde med omsyn til råd og rettleiing i prosessen. Side 9 av 9