Sakshandsamar, innvalstelefon Vibeke Herskedal, 55 57 26 01 Vår dato 25.6.2013 Dykkar dato Vår referanse 2013/1583 Dykkar referanse Rapport frå tilsyn med Nav Voss kommune 2013 Adressa til verksemda: Postboks 143, 5701 Voss Tidsrom for tilsynet: 7. og 8.mai 2013 Kontaktperson i verksemda: Grethe Varberg Sabri 1. Samandrag Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 7. og 8. mai 2013 tilsyn med Nav Voss kommune. Denne rapporten gjer greie for avvik som blei påpeikte innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrar at handsaming av tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram er i samsvar med lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Under tilsynet undersøkte vi om tenesta er tilgjengeleg for aktuelle deltakarar, om kartlegginga av sakene er tilstrekkeleg og om vurderingar er forsvarlege, under dette om det vert føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak. Vidare undersøkte vi om deltakarar får oppfølging i samsvar med lova sine krav. Det blei gitt tre avvik under tilsynet: Avvik 1: Det er ikkje klart kven som har ansvar for å sikre forsvarleg kartlegging og vurdering ved behandling av søknader om kvalifiseringsprogram og kven som har ansvar for forsvarleg oppfølging av tenestemottakarar som deltar i kvalifiseringsprogrammet. Det er ikkje klart kven som har ansvar for å vurdere at sakshandsamarane har naudsynt kompetanse om kvalifiseringsprogram. Avvik 2: Leiinga ved Nav Voss har ikkje sørgja for at praksis er likeverdig ved tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Avvik 3: Oppfølging av deltakarane og evaluering av kvalifiseringsprogram skjer ikkje i samsvar med krav i lov og forskrift. Leiinga har ikkje hatt ein systematisk gjennomgang av oppfølgingsarbeidet for å vurdere om styringa av arbeidet er tilstrekkeleg. Dato: 25. juni 2013 Vibeke Herskedal Marta Havre Birte Christiansen tilsynsleiar revisor revisor Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift.
Innhald 1. Samandrag... 1 1. Innleiing... 3 2. Omtale av verksemda... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Kva tilsynet omfatta... 4 5. Funn... 4-5 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda... 5-6 7. Regelverk... 6 8. Dokumentunderlag... 6 9. Deltakarar ved tilsynet... 6-7 2
1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Voss kommune 7. og 8.mai 2013. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 9. Fylkesmannen i Hordaland har heimel til å føre tilsyn etter sosialtenestelova 9. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial. 2. Omtale av verksemda Voss kommune er organisert i fire kommunalavdelingar direkte underlagt rådmannen. Kvar avdeling er leia av ein kommunalsjef. Kommunalsjefane utgjer rådmannen si leiargruppe. Nav Voss kommune er ein del av kommunalavdeling Helse- og sosial. Nav Voss har ein leiar med ansvar for både kommunale og statlege oppgåver. Kontoret er delt inn i tre team, mottak, oppfølging kommune og flyktningtenesta, der oppgåver knytt til kvalifiseringsprogrammet er plassert inn i alle tema. Det er Nav leiar Voss som har mynde til å godkjenne vedtak om kvalifiseringsprogram. 3. Gjennomføring Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: Melding om tilsyn blei sendt ut 29.januar 2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet dokumentunderlag. Opningsmøte blei halde 7.mai 2013. Under tilsynet blei sju personar intervjua. Oversikt over dokumentasjon 3
som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 8.mai 2013. 4. Kva tilsynet omfatta Det blei ført tilsyn med kommunen sitt ansvar for å sikre forsvarleg tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i medhald av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Under tilsynet undersøkte vi om tenesta er tilgjengeleg for alle aktuelle deltakarar, om kartlegginga av sakene er tilstrekkeleg og om vurderingar er forsvarlege, under dette om det vert føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak. Kommunen er pålagt å ha internkontroll etter sosialtenestelova 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhald av lova. Tilsynet undersøkte om, og på kva måte, kommunen si leiing følgde med på at dei oppgåver som er pålagt etter lova vart gjennomførte. 5. Funn Avvik 1: Det er ikkje klart kven som har ansvar for å sikre forsvarleg kartlegging og vurdering ved behandling av søknader om kvalifiseringsprogram og kven som har ansvar for forsvarleg oppfølging av tenestemottakarar som deltar i kvalifiseringsprogrammet. Det er ikkje klart kven som har ansvar for å vurdere at sakshandsamarane har naudsynt kompetanse om kvalifiseringsprogram. Avvik frå: Stl 30 og forskrift om kvalifiseringsprogram 1, stl 5 og forskrift om internkontroll 4 a og c. Avviket byggjer på: Sakshandsamarar med arbeidsoppgåver knytt til kvalifiseringsprogram er delt inn i tre team, med ein leiar for kvart team. Det er ikkje avklart kva ansvar og oppgåver dei ulike teamleiarane har knytt til kartlegging, vurdering, gjennomføring og oppfølging av kvalifiseringsprogram. Det er ikkje klart kven som har ansvar for å vurdere om kompetansen til sakshandsamarane med oppgåver knytt til kvalifiseringsprogrammet er tilstrekkeleg. Det er behov for opplæring, til dømes om gjennomføring av arbeidsevnevurdering, om krav til iverksetting av program og evaluering. Dette er ikkje kartlagt og det ligg ikkje føre ein opplæringsplan knytt til kvalifiseringsprogram. Det er ikkje avklart kven som skal ha ansvar for å vurdere om den einskilde sakshandsamar har kapasitet og kompetanse til å følgje opp sakene i samsvar med lovkrav. Avvik 2: Leiinga ved Nav Voss har ikkje sørgja for at praksis er likeverdig ved tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Avvik frå: Stl 4, 6, 29, 30, forskrift om kvalifiseringsprogram 1 og 2, stl 5 og forskrift om internkontroll 4 g og h. 4
Avviket byggjer på: Mynde til å fatte avgjerd om å tildele kvalifiseringsprogram er lagt til leiar for Nav Voss. Kartlegging, vurdering, iverksetting og oppfølging av kvalifiseringsprogrammet er i praksis lagt til den enkelte sakshandsamar i dei ulike teama. Det er ikkje ein felles, innarbeida prosedyre for denne prosessen. Det er leiar som skal godkjenne vedtaka utarbeida av den einskilde sakshandsamar. Ved denne gjennomgangen er det berre sjølve vedtaket som vert gjennomgått, ikkje søknadsskjema eller dokumenta elles. Det manglar prosedyre for til dømes å sjekke ut om arbeidsevnevurderinga er god nok, om programmet er heilårlig og på full tid, om program inneheld arbeidsretta tiltak, arbeidssøking og om programmet inneheld tidspunkt for evaluering i samsvar med lovkrav. Hos Nav Voss har teamleiarane ikkje fått oppgåver eller ansvar knytt til kvalifiseringsprogram. Det er derfor uklart kva mynde og ansvar teamleiarane skal ha i samband med tildeling og iverksetting av kvalifiseringsprogram. Blant teamleiarane er det ulik oppfatning av korleis tildeling og oppfølging av sakene skjer. Det går fram at det er ulik praksis for arbeidet med kvalifiseringsprogram i teama og mellom teama. Det ligg ikkje føre ein skriftleg rutine ved tildeling og oppfølging av kvalifiseringsprogram. Det er ikkje etablert faste treffpunkt/møtestruktur der leiar, teamleiarane og sakshandsamarane drøftar praksis og rutinar ved kontoret, og det er opplyst at ein ikkje veit korleis dei andre teama handsamar og gjennomfører oppfølging av sakene. Til dømes kan det medføre at gjennomføring av arbeidsevnevurderingane er ulike i teama. Arbeidsevnevurderingane vert brukt som viktige reiskap for å kartlegge sakene. Det er ikkje gjort ei vurdering av om dette utgjer ein risiko for om sakene vert handsama ulikt. Avvik 3: Oppfølging av deltakarane og evaluering av kvalifiseringsprogram skjer ikkje i samsvar med krav i lov og forskrift. Leiinga har ikkje hatt ein systematisk gjennomgang av oppfølgingsarbeidet for å vurdere om styringa av arbeidet er tilstrekkeleg. Avvik frå: Stl 30 og forskrift om kvalifiseringsprogram 1, samt stl 5 og forskrift om internkontroll 4 g og h. Avviket bygger på: Ansvar for oppfølging av tenestemottakar er i praksis plassert hos den einskilde sakshandsamar. Gjennomgang av enkeltsaker/mapper for deltakarar med kvalifiseringsprogram viser at programmet ikkje inneheld tidspunkt for evaluering. Leiinga har ikkje sett i verk tiltak for følgje med på om deltakarane i programmet får tett oppfølging og om program blir evaluert i samsvar med lovkrav. Det er opp til den einskilde sakshandsamar sin kapasitet om programmet blir evaluert Det er ikkje utarbeida ein felles møtestruktur eller skriftlege rutinar for arbeidet knytt til evaluering av program. Leiinga følgjer ikkje med på om arbeidet med oppfølging og evaluering er tilstrekkeleg til å ivareta lovkrava. 5
Det er ikkje krav til sakshandsamerane eller teamleiarane om rapportering til leiar ved til dømes manglande kapasitet til å følgje opp eller gjennomføre evaluering i samsvar med lovkrav. Det er opplyst at kommunen ikkje nyttar eit avvikssystem for å følgje med på om lova sine krav vert følgde og det er ikkje bestemt kva tilsette skal melde til leiar. Det er ikkje gjort ei samla vurdering av saker og sakshandsaminga til bruk inn i forbetringsarbeid. Leiar følgjer ikkje opp teamleiarane eller sakshandsamarane systematisk for å vurdere om arbeidet med oppfølging og evaluering er i samsvar med lovkrav. 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda Tilsynet avdekka gjennomgåande svikt i styringa av kvalifiseringsprogram, jf. avvika. Ansvar og oppgåver for tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram hos Nav Voss er ikkje avklart i tilstrekkeleg grad for å ivareta krav fastsett i lov og forskrift. Uklar ansvarsfordeling har mellom anna ført til at Nav Voss ikkje sikrar likeverdig praksis for deltakarane ved tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Kommunen har ikkje utarbeida/fastsatt og implementert prosedyrar og ein felles praksis for arbeidet med kvalifiseringsprogram, dette gjeld både i det enkelte team og mellom teama. Det er ingen felles møtepunkt for å utveksle informasjon og leggje til rette for likeverdig praksis. Det er ikkje klarlagt kven som skal ha ansvar for å vurdere den einskilde sakshandsamar sin kompetanse og kapasitet til å følgje opp sakene. Leiinga har ikkje føreteke ei samla gjennomgang av arbeidet innanfor dette området for å sjå til at sakene er handsama i samsvar med lovkrava. Tilsynet viser at leiinga gjennom sin styringsaktivitet ikkje sikrar at arbeidet med kvalifiseringsprogram tilfredsstiller krav fastsett i lov og forskrift. Kommunen må sørgje for at å utvikle og iversette tiltak som bidrar til forsvarleg tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Rutinar og prosedyrar for arbeidet må utarbeidast, under dette må kommunen vurdere behovet for at desse vert skriftlege. 7. Regelverk Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131 Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad Forvaltningsloven av 10.2.1967 Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet: Organisasjonskart Delegasjonsreglement for Voss kommune Delegering av mynde frå rådmann til Nav leiar stat Voss frå 21. februar 2013. Delegasjon av 14a vedtak frå Nav Hordaland til kommunalt tilsette Samarbeidsavtale mellom Voss kommune og Arbeids- og velferdsetaten Hordaland Lister over arbeidsområder for tilsette på Nav Voss, april 2010 og desember 2012 6
Tilgang i arena med rolle sakshandsamar sensitiv tilgang Tilsetjing av prosjektmedarbeidar KVP i 2010 KVP prosedyrar av januar 2010, mars 2011 februar 2012 og juni 2012 E-postar frå Nav leiar til tilsette Skjema søknad kvalifiseringsprogram, eigenmelding ved sjukdom, vekeplan, skjema for frammøte 40 einskildsaker Dokumentasjon som blei gjennomgått: Klientliste KVP Saksliste - KVP Utlysingstekst for teamkoordinator mottak Nav Voss Nav Voss organisering, roller og metode datert 15.3.2010 Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland: E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Nav leiar stat og Grethe Varberg Sabri X X X kommune Hanne Lunde Teamleiar mottak X X X Stig Sæthre Teamleiar flyktning X X X Reidun Bøyum Teamleiar oppfølging X X X Bjarte Kaldestad Sakshandsamar flyktningtenesta X X X Anne Lise Møen Sakshandsamar mottak X X X Torill Frøydis Eid Kommunalsjef X X X Frå Fylkesmannen deltok: Rådgjevar Marta Havre, seniorrådgjevar Birthe Christiansen og seniorrådgjevar Vibeke Herskedal, med sistnemnde som tilsynsleiar. 7