Fylkesmannen i Sogn og Fjordane

1 Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport frå tilsyn med behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn i Årdal kommune Adressa til verksemda: Postboks 40, 6881 Årdalstangen Tidsrom for tilsynet: 14.05.2012-06.11.2012 Kontaktperson i verksemda: NAV-leiar Mette Hestetun Berg Samandrag Rapporten gjer greie for avviket som blei avdekt på det reviderte området. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad frå personar som har forsytingsansvar for barn blir behandla i samsvar med lov- og forskriftskrav. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll) sikrar at kartlegging og vurdering av søknadene frå denne gruppa blir gjort på ein forsvarleg måte. Ei forsvarleg kartlegging og vurdering av kvar enkelt søknad ut frå situasjonen på søknadstidspunktet vil gjera til at søkjaren mottar rett teneste til rett tid. Fylkesmannen avdekte eitt avvik under systemrevisjonen i Årdal kommune. Det blei ikkje gitt merknad. Avvik: Årdal kommune sikrar ikkje at det blir gjort forsvarleg kartlegging ved behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn. Kommunen sikrar dermed ikkje at søknadene blir forsvarleg vurdert. Dato: 06.11.2012 Elisabeth Lund-Iversen revisjonsleiar Kari Vold Olsen revisor

2 Innhald Samandrag... 1 1. Innleiing... 3 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold... 3 3. Gjennomføring... 4 4. Kva tilsynet omfatta... 4 5. Funn... 4 6. Vurdering av styringssystemet i kommunen... 6 7. Regelverk... 6 8. Dokumentunderlag... 6 9. Deltakarar ved tilsynet... 7

3 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Årdal kommune i perioden 14.05.2012 (dato for endeleg rapport). Revisjonen er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2012, og er del av eit landsomfattande tilsyn som er utført etter oppdrag frå Statens helsetilsyn. Fylkesmannen har heimel til å føre tilsyn med sosiale tenester i Nav etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 9. Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøke: kva tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og førebygge brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten gjer greie for avviket som blei avdekt under revisjonen og gir ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor området som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte. Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring. 2. Omtale av kommunen Årdal kommune er ein kommune med to tettstader; Årdalstangen og Øvre Årdal, med til saman om lag 5.547 innbyggjarar. NAV-kontoret er lokalisert på Årdalstangen. Kommunen har tre kommunalsjefar med ansvar for ulike tenesteområde og økonomi. NAVleiar rapporterer til kommunalsjef som også har ansvar for tenesteområda spesialomsorg og eldreomsorg. Årdal kommune og NAV Sogn og Fjordane reviderte i 2011 samarbeidsavtalen som gjeld NAV Årdal. Av avtalen går det fram at følgjande kommunale tenester er lagt til NAV-kontoret: Økonomisk stønad Bustadoppfølging Råd og rettleiing Individuell plan Gjeldsrådgjeving Rusoppfølging Startlån Bustadtilskot Bustøtte Flyktningteneste NAV-kontoret har 12 tilsette i tillegg til leiar. Åtte av dei tilsette behandlar søknader om økonomisk stønad. Dersom det er behov for å diskutere ein søknad før avgjerd, vert dette

4 gjort i teammøte i kontoret. NAV-leiar kvalitetssikrar alle vedtak og skriv under saman med saksbehandlar. Ved fråver hjå NAV-leiar er det andre tilsette som har mynde til å kvalitetssikre og skrive under. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel: sendt 14.05.2012. Dokumentgrunnlag frå kommunen: mottatt 19.07.2012. Oversyn over dokument som kommunen har sendt over i samband med tilsynet og dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i rapporten punkt 8. Opningsmøte: 12.09.2012. Intervju: Fem personar blei intervjua. Sluttmøte: 13.09.2012. 4. Kva tilsynet omfatta Føremålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar som har forsytingsansvar for barn blir gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav. Det er sentralt at kommunen sikrar at situasjonen til søkaren på søknadstidspunktet blir forsvarleg kartlagt og vurdert og at det blir gjort individuelle vurderingar av kvar søknad. Med økonomisk stønad meiner vi stønad til livsopphald, jf lov om sosiale tenester i NAV 18 og stønad i særlege tilfelle, jf. lov om sosiale tenester i Nav 19. Personar som har forsytingsansvar for barn er i denne samanhengen definert slik: personar som har forsytingsansvar etter lov om barn og foreldre, og som har barna buande hjå seg fast eller som har samvær med dei. Behandling av søknad er definert som prosessen frå og med det ligg føre ein søknad og fram til det skal takast avgjerd om det er grunnlag for å yte økonomisk stønad og storleiken på stønaden blir vurdert. Behandling av søknad omfattar kartlegginga av situasjonen til søkaren på søknadstidspunktet og vurderinga som blir lagt til grunn for avgjerd. 5. Funn Avvik: Årdal kommune sikrar ikkje at det blir gjort forsvarleg kartlegging ved behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn. Kommunen sikrar dermed ikkje at søknadene blir forsvarleg vurdert. Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene: lov om sosiale tenester i Nav 5, 18 og 19, jf forvaltningslova 17 og internkontrollforskrifta 4 andre ledd bokstav c, g og h.

5 Avviket byggjer på følgjande: Intervju og dokumentgrunnlag avdekte at det internt i NAV-kontoret er etablert internkontrolltiltak. Kommunen har likevel ikkje eit system som sikrar at kommuneleiinga følgjer med på dette arbeidet. Verksemdsplan for NAV Årdal 2012 viser at kommunen har avdekka forbetringsområde innan saksbehandling av søknader om økonomisk stønad. Dei nyaste rutinene som skal sørgje for at alle relevante forhold blir kartlagt og dokumentert i sakene er under utarbeiding, og skal implementerast i kontoret før dei blir sett i rutinepermen. NAV-kontoret har utarbeida rutinen: Rutine ved førstegongs søknad. Denne listar opp kva dokumentasjon som kan krevjast når ein person søkjer om økonomisk stønad for første gong. Det går ikkje fram av rutinen kva som skal kartleggast, altså kva opplysningar som kan vere aktuelle å innhente. I intervjua kom det fram at kommunen er opptatt av å kartlegge totalsituasjonen til brukar. Mappegjennomgangen viste likevel at slik kartlegging i varierande grad blir dokumentert i vedtak eller andre saksdokument. Det går ikkje fram at helsetilhøve og sosiale tilhøve blir forsvarleg kartlagt i kvar enkelt sak. Mappegjennomgangen viste at det ikkje alltid blir innhenta opplysningar om spesielle utgifter til barn/samvær med barn, og det er ikkje alltid dokumentert i saka at barns behov er særskilt kartlagt. Tal barn søkaren har forsytingsansvar for, og alder på barna, går ikkje alltid fram. I saker der søkar har fleire barn, går det sjeldan fram at relevante forhold knytt til kvart barn er kartlagt. Mappegjennomgangen viste at det i enkelte vedtak er uklart om stønaden er ytt etter 18 eller 19. Mappegjennomgangen avdekte at det ikkje alltid er dokumentert at stønadsnivået er fastsett etter ei konkret individuell vurdering av kva som er tilstrekkeleg for den enkelte utifrå situasjonen på søknadstidspunktet. Kommentar: Det følgjer av lov om sosiale tenester i NAV 41 at forvaltningslova gjeld med dei særreglar som går fram av lova. Avgjerder etter 18 og 19 i lov om sosiale tenester i NAV er enkeltvedtak, slik at saksbehandlingsreglane i forvaltningslova kapittel IV og V gjeld. Forvaltningslova 17 lovfestar eit grunnleggande forvaltningsrettsleg prinsipp om at ei sak skal vera forsvarleg opplyst («så godt opplyst som mulig») før det blir tatt avgjerd. Kommunen har eit sjølvstendig ansvar for aktivt å syte for tilstrekkeleg saksopplysning. Føresegna i forvaltningslova 17 inneber at alle relevante forhold skal klarleggast før kommunen tek stilling til ein søknad. Når søkaren har barn eller samvær med barn har kommunen særskilt ansvar for å innhente opplysningar knytt til barn, jf føremålet i lov om sosiale tenester i NAV 1. Døme: spesielle utgifter til barn, barns sosiale- og helsemessige forhold, deltaking på fritidsaktivitet, utgifter til utstyr, samværsutgifter, bustad og butilhøve, innbu og liknande. Kartlegging av faktisk situasjon, gjennom innhenting av opplysningar/informasjon, hjå søkjar, må avgrensast mot retten som NAV-kontoret har til å krevje at søkaren dokumenterer opplysningar og informasjon, i den utstrekning det er relevant og rimeleg i den enkelte sak. Kor omfattande kartlegging som er nødvendig og kva type informasjon som skal innhentast for at saka skal vere forsvarleg opplyst, må vurderast konkret, og vil variere frå søknad til søknad. Kommunen må også syte for å dokumentere opplysningar som blir innhenta, t.d. gjennom journalnotat frå møte/brukarsamtale, jf forvaltningslova 11d.

6 Etter at kommunen har sikra at det ligg føre tilstrekkelige opplysningar til søknaden, skal den avgjerast etter ein konkret individuell vurdering, jf lov om sosiale tenester i NAV 18 og 19. Kravet til konkret individuell vurdering inneber at kommunen, i kvar enkelt sak, skal ta stilling til av kva som skal leggast til grunn som inntekter for denne søkaren, kva utgifter som er nødvendig til livsopphald for denne søkaren/familien, om denne søkaren er i ein spesiell livssituasjon som omtalt i 19, og storleiken på stønaden (utmålinga). 6. Vurdering av styringssystemet i kommunen Tilsynet avdekte at kommunen ikkje har etablert eit styringssystem som fungerer for tenestene som er lagt til NAV-kontoret. Fylkesmannen fekk under tilsynet opplyst at kommunen arbeider med å få på plass internkontrolltiltak og internkontrollsystem. Utilstrekkelege styringstiltak i tenesta, for behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar som har forsytingsansvar for barn, fører til risiko for at søkaren og barna ikkje får den stønaden dei har krav på. Vidare fører dette til risiko for at barna ikkje har den levestandarden som er tilstrekkeleg for fysisk, åndeleg og sosial utvikling, jf 1 i lov om sosiale tenester i NAV om føremålet med lova. Barn og unge er særskilt sårbare i vanskelege situasjonar, som til dømes når familien har økonomiske problem. Årdal kommune har ikkje eit styringssystem som sikrar at barns særskilte behov blir kartlagt og vurdert ved behandling av søknad om økonomisk stønad frå foreldra. 7. Regelverk LOV 2009-12-18 nr.131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningsloven FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen Hovedrundskriv nr 35 av 22.06.2012: lov om sosiale tjenester i Nav Arbeids- og velferdsdirektoratet Rundskriv A-2/2011 av 20.12.2011: Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå kommunen knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei sendt over då revisjonen blei førebudd: Organisasjonskart for Årdal kommune Samarbeidsavtale mellom Årdal kommune og NAV Sogn og Fjordane, med vedlegg Kopi av delegasjon til tilsette i NAV Flytskjema for vedtak om økonomisk stønad Søknadsskjema for økonomisk stønad Forenkla søknadsskjema for økonomisk stønad Samtykkeerklæring for utbetaling til kreditorar Fullmakt og kontakt mm med kreditorar Rutine for kontantutbetaling Rutine for innhenting av dokumentasjon Rettleiande sosialhjelpssatsar, april 2012 Møtestruktur for NAV Årdal 2012

7 Kopi av innkalling til kontormøte, fast matrise Oppgåve i mottak, inkludert naudhjelp Opplæringsplan for NAV Årdal 2012 Verksemdsplan for NAV Årdal 2012 Årsrapport for Årdal kommune 2011 Oversikt over registrerte avvik ved NAV Årdal Oversikt over klagesaker i 2012 Årshjul for IA-arbeidet i Årdal kommune 2012 Oversyn over tilsette som arbeider med økonomisk stønad Dokumentasjon som blei utdelt/gjennomgått under revisjonsbesøket: Skjema for rutinar ved førstegongssøknad Flytskjema for prosessen ved vedtak om økonomisk stønad Oppdatert oversikt over registrerte avvik ved NAV Årdal Oversikt over risiko og sårbarheit 2012 ved NAV Årdal Møtereferat frå tre kontormøter 18 søknader/vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytingsansvar for barn Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen: Revisjonsvarsel sendt 14.05.2012 Dokumentasjon frå kommunen motteke 19.07.2012 Program for tilsynet sendt 15.08.2012 Førebels rapport sendt 24.09.2012 Merknader frå kommunen til førebels rapport motteke 22.10.2012 Endeleg rapport sendt 06.11.2012 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Rigmor Svanberg kommunalsjef x x x Mette Hestetun Berg NAV-leiar x x x Silje Berge ruskonsulent x x x Stine Moen Bakken rådgjevar x x x Renate Breisnes Loven rådgjevar x x x Frå Fylkesmannen deltok: rådgjevar Kari Vold Olsen rådgjevar Siv Bianca Kjosås rådgjevar Elisabeth Lund-Iversen (revisjonsleiar)