KVALITETSHÅNDBOK Beskrivelse av kvalitetssikringssystemet ved Høyskolen Campus Kristiania Mars 2015 Godkjent av styret for CK 16.03.2015
Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning...3 2.0 Rammer for kvalitetsarbeidet...4 2.1 Høyskolens egendefinerte rammer for kvalitetsarbeidet... 4 2.2 Eksterne rammer for kvalitetsarbeidet - myndighetskrav... 6 3.0 Mål for kvalitetsarbeidet...7 4.0 Kvalitetsområder med tilhørende kvalitetsindikatorer...8 4.1 Inntakskvalitet... 8 4.2 Rammekvalitet... 8 4.3 Forskningskvalitet... 9 4.4 Programkvalitet... 10 4.5 Undervisningskvalitet... 10 4.6 Resultatkvalitet... 10 4.7 Relevanskvalitet... 11 4.8 Styringskvalitet... 12 5.0 Oppbygning av kvalitetssystemet... 13 5.1 Prosessbeskrivelser og årshjul... 13 5.2 Rapportering og evaluering... 18 5.3 Kvalitetsrapport og handlingsplaner... 21 5.4 Kvalitetssystemets forankring i organisasjonen... 21 5.5 Studentens rolle i kvalitetsarbeidet... 22 6.0 Organisering av kvalitetsarbeidet ansvars- og rapporteringslinjer... 23 6.1 Sentrale råd og utvalg i kvalitetsarbeidet... 23 6.2 Sentrale roller i kvalitetsarbeidet... 23 2
1.0 Innledning Alle universiteter og høgskoler i Norge skal ha et system for kvalitetssikring som bidrar til kontinuerlige forbedringer i utdanningstilbudet. Systemet skal gi institusjonene et godt grunnlag for egenvurdering og kvalitetsforbedring. Samtidig skal det tjene viktige kontrollhensyn for sentrale myndigheter. Utdanningskvaliteten ved universiteter og høyskoler har mange ulike aspekter som alle sammen må holde et høyt nivå for at utdanningstilbudet skal være godt. Høyskolen Campus Kristiania har definert åtte kvalitetsområder som gir rammene for høyskolens kvalitetsarbeid. Det er inntakskvalitet, rammekvalitet, forskningskvalitet, programkvalitet, undervisningskvalitet, resultatkvalitet, relevanskvalitet og styringskvalitet. Formålet med kvalitetshåndboken er å gi en beskrivelse av kvalitetssikringssystemets oppbygning og innhold slik at man får en god oversikt over, og forståelse for, kvalitetsarbeidet ved Høyskolen Campus Kristiania. Kvalitetshåndboken skal internt brukes av ledere og mellomledere i sitt arbeid med å sikre godt kvalitetsarbeid og utvikling av en god kvalitetskultur innen sine enheter. Eksternt skal kvalitetshåndboken brukes for å vise hvordan høyskolen jobber med kvalitetsarbeidet innen sine definerte kvalitetsområder. 3
2.0 Rammer for kvalitetsarbeidet 2.1 Høyskolens egendefinerte rammer for kvalitetsarbeidet Høyskolen Campus Kristiania er en stiftelse som i dag består av tre institutter og en avdeling som hver har sin egenart og identitet, men samtidig utfyller hverandre ut fra stiftelsens målsetning om å tilby utdanning til alle. CK består av institutt for markedsføring, institutt for organisasjon og ledelse, institutt for kreativitet og innovasjon og institutt for helse og avdeling for etter- og videreutdanning. CK har merkenavnene: Markedshøyskolen, Norges Kreative Høyskole, Norges Helsehøyskole, NKS Nettstudier, samt aksjeselskapet Aktiv Læring. CKs kvalitetssystem bygger på høyskolens visjon, misjon og strategiske målsetting. Misjonen Høyskolen Campus Kristiania skal gi flest mulig anledning til utdanning og personlig utvikling i et livslangt læringsperspektiv, til det beste for samfunnet. Visjonen Med kreativitet og faglig tyngde skal Høyskolen Campus Kristiania tilby morgendagens studier i dag. Verdiene Høyskolen Campus Kristiania har definert fire kjerneverdier - som skal fungere som en rettesnor i alt arbeid høyskolen utfører. Praksisnær: Høyskolen Campus Kristiania kobler teori og praksis med utgangspunkt i å utvikle studiene med høy relevans for arbeidslivet, med forskning og kunnskap som skal anvendes i samfunnet. Ambisiøs: Høyskolen Campus Kristiania stiller ambisiøse krav og forventninger til sine ansatte og studenter om å skape og levere resultater, gjennom å tilføre kompetanse, kunnskap og ferdigheter til individet og samfunnet. Kreativ: Høyskolen Campus Kristiania skal tørre å være annerledes og kreativ, ved å sette sammen ulik kunnskap og kompetanse. Tolerant: Høyskolen skal være fordomsfri, inkluderende og utøve åpenhet der forskjeller aksepteres, dialog fremmes og det etterstrebes å forstå hverandre best mulig, gjennom å dele kunnskap og erfaring. Samfunnsoppdraget Høyskolen Campus Kristiania sitt samfunnsoppdrag er å tilby studier og kurs på ulike utdanningsnivåer som er tilpasset mennesker med forskjellige kvalifikasjoner, evner og muligheter. Høyskolen skal utdanne kandidater som skal tilføre samfunnet kompetanse, til både offentlig og privat sektor. Høyskolen skal bidra med forskningsbasert kunnskap, kompetanse og praksisrettet læring som skal danne grunnlag for innovasjon og verdiskapning. Strategisk målsetting Høyskolen Campus Kristiania har for strategiperioden 2014 2018 etablert følgende strategiske målsetting: Høyskolen Campus Kristiania skal utdanne studentene til livet etter eksamen. Høyskolen skal ha praksisnær og forskningsbasert undervisning, skal være kjent for høy faglig og pedagogisk kvalitet og bli ledende innen høyskolens fagområder. 4
Livet etter eksamen læringsutbytte Høyskolen skal være verdiskapende og bidra til endringer og utvikling til det beste for mennesket, miljøet og samfunnet. Det skal være kort vei mellom læring og næring og høyskolen skal utdanne kandidater som fungerer i bransjen/næringslivet. Praksisnær og forskningsbasert Høyskolen skal gjennom studiemodellene, hvor utdanningen og næringslivkontakten henger sammen, bringe studentene i kontakt med praksisfeltet så tidlig som mulig i utdanningen og slik gjøre dem godt rustet til arbeidslivet. Utdanningstilbudet skal være jobbrelevant og skal reflektere utviklingen i næringslivet. For oss er det viktig å bidra med forskningsbasert kunnskap og kompetanse. Forskningen skal bidra med ny kunnskap i undervisningen som kan danne grunnlag for innovasjon og verdiskapning. Kjent for høy faglig og pedagogisk kvalitet (Undervisningskvalitet) I undervisningen skal det legges vekt på fleksible undervisnings- og vurderingsformer, og på å tilpasse pedagogikken best mulig for å nå læringsmålene. Undervisningen vår skal være basert på den seneste og mest relevante forskningen innen fagområdet. Ledende innen våre fagområder Høyskolen har til hensikt å utdanne innen de fagområdene som i dag og i morgen er blant Norges viktigste verdiskapere. Fagområdene tilfører samfunnet kompetanse, entreprenørskap og innovasjonsevne ved å utdanne arbeidskraft til både offentlig og privat sektor, spesielt der vi ser store samfunnsbehov. Høyskolens strategiplan 2014-2018: Kvalitet, vekst og mangfold CKs strategiplan utarbeides hvert 4. år. Målet med strategiplanen er å «flytte» høyskolen på et antall valgte områder. Med utgangspunkt i sektormålene har Høyskolen Campus Kristiania utarbeidet egendefinerte virksomhetsmål, og under hver av disse et sett med strategipunkter som legger føringer på prioriteringer og hvordan det skal jobbes innen hvert virksomhetsmål for å nå de strategiske målsettinger som er besluttet. Målformuleringene i strategisk plan legger igjen føringer på kvalitetsarbeidet ved høyskolen sentralt og ved de ulike instituttene og utdanningene. Høyskolens virksomhetsplan Strategiplanen omsettes årlig i mer definerte prosjekter og aktiviteter gjennom en virksomhetsplan som beskriver de aktiviteter høyskolen i løpet av året iverksetter for å implementere strategien. Høyskolens virksomhetsplan skal fungere som et overordnet styringsverktøy for året man går inn i ved å vise til mål og resultater i året som har gått, og målsettinger for det kommende året. I tillegg beskrives strategiske prosjekter som vil være sentrale i året man går inn i. For å få en bedre oversikt over kvaliteten i høyskolens kjernevirksomhet, og lettere kunne måle denne, har høyskolen etablert en «måltavle» med en rekke kvantitative og kvalitative indikatorer kategorisert under 8 kvalitetsområder; Inntakskvalitet, Rammekvalitet, Forskningskvalitet, Programkvalitet, Undervisningskvalitet, Resultatkvalitet, Relevanskvalitet og Styringskvalitet. 5
Videre er kvalitetsindikatorene koblet opp mot høyskolens strategiske arbeid, strategidokument og resultatindikatorer, gjennom opprettelsen av en Strategisk måltavle. I denne er strategiske resultatindikatorer og kvalitetsindikatorer med fokus på faglighet og kvalitet smeltet sammen. Det vil si at hvert av de fem definerte fokusområdene i strategien har tilhørende strategiindikatorer og kvalitetsindikatorer. På den måten blir kvalitetsarbeidet en integrert del av det strategiske arbeidet ved høyskolen. 2.2 Eksterne rammer for kvalitetsarbeidet - myndighetskrav Myndighetene har gjennom ulike lover og forskrifter etablert noen overordnede rammer og føringer for kvalitetsarbeidet ved høyskoler og universiteter. Høyskolen Campus Kristiania forholder seg til disse i sitt kvalitetsarbeid. Lov om universiteter og høgskoler Universiteter og høgskoler skal ha et tilfredsstillende internt system for kvalitetssikring. Institusjonen skal ha læringsmiljøutvalg og klagenemd. Prinsippet om forskningsbasert utdanning, som er forankret i formålsparagrafen ( 1-1 c). Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning Kvalitetssystemet skal sikre kontinuerlige forbedringer, gi tilfredsstillende dokumentasjon av arbeidet og avdekke sviktende kvalitet. Kvalitetssikringssystemet omfatter hele utdanningsforløpet inkl. praksisstudier. Systemet skal omfatte alle forhold som har betydning for studiekvaliteten, fra informasjon overfor mulige søkere til avslutning av studiet inklusive studiets relevans for arbeidslivet. Forskrift om tilsyn med utdanningskvaliteten i høyere utdanning (studietilsynsforskriften) Krav for akkreditering av institusjoner. Akkreditering av studier. Evaluering av institusjonenes interne system for kvalitetssikring, herunder vurderingskriterier. Tilsyn med eksisterende virksomhet, herunder revidering av akkrediteringer og generelt tilsyn av mindre inngripende karakter. Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk Legger føringer på høgskolens kvalitetsarbeid og kvalitetsutvikling i form av læringsutbyttebeskrivelser og beskrivelse av studienes innhold, arbeids- og vurderingsformer. 6
3.0 Mål for kvalitetsarbeidet Formålet med kvalitetsarbeidet ved Høyskolen Campus Kristiania er å sikre et godt, helhetlig og stimulerende læringsmiljø ved høgskolen. Det skal bidra til at studentene gjennomfører studiene med gode resultater innenfor normert studietid, og at studentene tilegner seg ferdigheter, kunnskaper og kompetanse som er viktige for deres personlige og faglige utvikling og som er relevante for samfunnet. Det kontinuerlige kvalitetsarbeidet skal kjennetegnes ved at: Kvalitetssikringssystemet er forankret i organisasjonen. Det skapes en kultur for kontinuerlig oppfølging og forbedring. Ansatte er bevisst på og har forståelse for at de enkelte arbeidsprosesser henger sammen, og at man er avhengig av hverandre for å skape kvalitet. Det utvikles kvalitetsindikatorer innenfor alle kvalitetsområdene som grunnlag for jevnlige målinger. Disse skal være strategisk forankret på institusjons- og instituttnivå. Kvalitetssystemet har en klar struktur og er lett tilgjengelig. Det fokuseres på kvalitet i lederskap på alle nivåer. Den opplevde nytteverdien av kvalitetssystemet skal være høy blant de ansatte. Kvalitetskultur opplevd nytteverdi Arbeidet med å utvikle og fremme en god kvalitetskultur er en kontinuerlig prosess. Punktene som er satt opp som mål for kvalitetsarbeidet er alle viktig for å sikre en sterk kvalitetskultur og et godt kvalitetsarbeid over tid. I arbeidshverdagen til den enkelte ansatte er den opplevde nytteverdien den viktigste faktoren for å sikre at systemet brukes etter intensjonen, og på den måte legger føringer for det arbeidet som gjøres i ulike deler av organisasjonen. Dette har vært førende for høyskolens oppbygning av kvalitetssikringssystemet fra valg av systemer til oppfølging og forbedring av konkrete prosesser og prosedyrer. 7
4.0 Kvalitetsområder med tilhørende kvalitetsindikatorer Innen høyere utdanning er det etablert flere kvalitetsområder som normalt brukes av utdanningsinstitusjoner for å dele inn kvalitetsarbeidet på en fornuftig måte, og sikre at kvalitetssystemet er dekkende ut fra både myndighetskrav og interne målsettinger. Høyskolen Campus Kristianias kvalitetssikringssystem bygger på åtte kvalitetsområder. Disse er Inntakskvalitet, Rammekvalitet, Forskningskvalitet, Programkvalitet, Undervisningskvalitet, Resultatkvalitet, Relevanskvalitet og Styringskvalitet. 4.1 Inntakskvalitet Definisjon Inntakskvalitet er knyttet til de forkunnskaper og forutsetninger studentene bringer med seg når de begynner på et studium. Kvalitetsindikatorer Ki 1.1: Karakternivå på søkerne Ki 1.2: Demografisk fordeling Ki 1.3: Andel egne mastergradsstudenter Ki 1.4 a: Studentopptak: Konverteringsgrad Ki 1.4 b: Studentopptak: Antall registrerte studenter per studieløp Eksempler på kvalitetsarbeid innen inntakskvalitet Problemstilling Hvor avdekkes avviket? Hvilke handlinger iverksettes? Forventede resultater Nye studenter har for lavt karakternivå For svak konverteringsgrad fra interessent til student Antall registrerte studenter er lavt eller synkende - Årlig rapportering fra faglig studieleder. - Evaluering av opptaksarbeidet. - Årlig rapportering fra faglig studieleder. - Evaluering av opptaksarbeidet. - Årlig rapportering fra faglig studieleder. - Evaluering av opptaksarbeidet. - Rekrutteringsrelaterte aktiviteter i opptaksarbeidet. - Motivasjonsrelaterte aktiviteter ved studiestart. - Rekrutteringsrelaterte aktiviteter i opptaksarbeidet. - Vurdering av oppstart. - Ekstratiltak for læringsmiljø ved studiet. - Oppnå måltall som er satt - Mer motiverte og bevisste studenter i deres studievalg. - Oppnå måltall for konvertering uten at det får negative konsekvenser for karakternivået. - Klasser med en forsvarlig størrelse som grunnlag for et godt læringsmiljø. 4.2 Rammekvalitet Definisjon Rammekvalitet beskriver tilrettelegging for gjennomføring av studiene i form av ressurser som lokaler, strukturer, regler, utstyr og hjelpemidler, samt det psykososiale og faglige miljøet utdanningen gjennomføres i. Kvalitetsindikatorer Ki 2.1: Faglige årsverk total (inkludert stipendiater) Ki 2.2: Kvinneandel faglige årsverk Ki 2.3: Andel faglige årsverk i fast stilling 8
Ki 2.4: Andel førstestillingskompetente årsverk Ki 2.5: Andel professor og dosentårsverk Ki 2.6: Antall studenter (heltidsekvivalenter) per faglig årsverk Ki 2.7: Lokaler og utstyr for undervisning og et helhetlig læringsmiljø Ki 2.8: Studentenes opplevelse av ressurser og læringsmiljø Eksempler på kvalitetsarbeid innen rammekvalitet Problemstilling Hvor avdekkes avviket? Hvilke tiltak iverksettes? Forventede resultater Andel førstestillingskompetanse innen sentrale deler av et studium er lavt For lite egnede lokaler for gjennomføring av undervisning Lav tilfredshet blant studentene i deres opplevelse av læringsmiljøet - Årlig gjennomgang av ressursregnskap. - Årlig rapportering fra instituttleder. Årlig gjennomgang av ressursbehov. - Interne studentundersøkelser og studiebarometeret. - Årlig rapportering fra faglig studieleder. - Prioriteringer i rekrutteringsplan ved instituttet gjennom faste tilsettinger eller bruk av engasjementer. - Tilpasninger av eksisterende arealer. - Utvidelse av arealkapasitet. - Utbedring av fasiliteter. - Skape bedre klasse- /gruppetilhørighet og miljø. - Utvikle bruken av pedagogiske hjelpemidler. - Langsiktige planer for å sikre robuste fagmiljøer og kontinuitet. - Kortsiktige tiltak må inngå i en overordnet plan tilpasset faglig profil og strategiske satsingsområder. - Sikre egnede fasiliteter for gjennomføring av undervisning og studentarbeid iht. læringsutbytte. - Mer motiverte studenter. - Bedre studentsamarbeid. - Bedre egeninnsats hos studenter. 4.3 Forskningskvalitet Definisjon Forskningskvalitet omhandler det nivå, omfang og relevans på forskningsaktivitetene som utføres i de respektive fagmiljøene. Kvalitetsindikatorer Ki 3.1: Publikasjonspoeng totalt Ki 3.2: Publikasjonspoeng per faglig ansatt Ki 3.3: Publikasjonspoeng per førstestillingsårsverk Ki 3.4: Forfatterandeler nivå 2 per førstestillingsårsverk Ki 3.5: Prosentandel forfatterandeler på nivå 2 Ki 3.6: Publikasjonspoeng per fagområde, på instituttnivå Eksempler på kvalitetsarbeid innen forskningskvalitet Problemstilling Hvor avdekkes avviket? Hvilke tiltak iverksettes? Forventede resultater Lav forskningsaktivitet i fagmiljøet tilknyttet enkelte studieløp (publikasjonspoeng) Svak kobling mellom fagmiljøets forskningsaktivitet og den forskningsbaserte undervisningen - Årlig rapportering fra instituttleder. - Rapportering til Cristindatabase. - Årlig rapportering fra instituttleder. - Kvalitetssikring av studieplaner og emnebeskrivelser i UUV. - Prioritering av forsknings-midler og incentiver innen rammene i forskningsstrategien. - Stimulere til kollegialt samarbeid i fagmiljøet. - Gjennomgang av studieplan og emnebeskrivelser i LOKUT og UUV med tilbakemeldinger til faglig studieleder og instituttleder. - Måloppnåelse innen forskning for gitt fagmiljø - Forskning innen de sentrale deler av studium. - Klar plan for bruk av fagmiljøets forskning i undervisningsarbeidet for å innfri definert læringsutbytte. 9
4.4 Programkvalitet Definisjon Programkvalitet er knyttet til selve studietilbudet, fag-/studieplaner, arbeids- og undervisningsformer og eksamensopplegget. Kvalitetsindikatorer Ki 4.1: Vurdering av oppnåelse av definert læringsutbytte på studieløpsnivå Ki 4.2: Vurdering av navn, emne- og pensumrelevans opp mot læringsutbytte Ki 4.3: Vurdering av arbeids-/undervisnings- og vurderingsformer opp mot læringsutbytte Ki 4.4: Vurdering av internasjonalisering (utveksling og internasjonalisering) Eksempler på kvalitetsarbeid innen programkvalitet Problemstilling Hvor avdekkes avviket? Hvilke tiltak iverksettes? Forventede resultater Navn på emne dekker ikke emnets innhold Arbeids- eller undervisnings- eller vurderingsformer er lite egnet til å innfri definert læringsutbytte Faglig overlapp mellom enkelte emner - Årlig rapportering fra faglig studieleder. - Selvevaluering fra emneansvarlig. - Gjennom arbeidet til UUV, LOKUT. - Ekstern vurdering fra programrådet. - Årlig rapportering fra faglig studieleder. - Selvevaluering fra emneansvarlig. - Gjennom arbeidet til UUV, LOKUT. - Ekstern vurdering fra programrådet. -Faglig studieleder/ emneansvarlig vurderer endring av navn på emne. - Bearbeiding av emnebeskrivelser og studieplan med hensyn til emnets innhold og definert læringsutbytte. - Emner skal ha navn som er dekkende for emnets innhold. - Læringsutbyttebeskrivelser iht. nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk. - Kalibrert læringsutbytte på studieløps- og emnenivå. 4.5 Undervisningskvalitet Definisjon Undervisningskvalitet omhandler kvaliteten på selve læringsarbeidet og omfatter både formidlingskvaliteten og kvaliteten på studentenes egen innsats for tilegnelse av kunnskap. Kvalitetsindikatorer Ki 5.1: Selvevaluering av undervisningskvalitet Ki 5.2: Studentenes opplevelse av undervisningskvaliteten Eksempler på kvalitetsarbeid innen undervisningskvalitet Problemstilling Hvor avdekkes avviket? Hvilke handlinger iverksettes? Forventede resultater Lite bruk av moderne pedagogiske hjelpemidler i undervisningen For svak egeninnsats av studenter i enkelte emner - Årlig rapportering fra faglig studieleder. - Selvevaluering av emneansvarlig. - Årlig rapportering fra faglig studieleder. - Statusrapporter fra tillitsvalgte studenter - Studentevaluering. - Benchmarking mot studieløp og emner med god praksis. - Ta i bruk etablerte verktøy med støtte fra IT og fagmiljø. - Arbeid for å identifisere årsak. - Benchmarking opp mot studieløp og emner med gode tilbakemeldinger. - Bruk av moderne pedagogiske hjelpemidler som bidrar til bedre formidlings- og læringskvalitet. - Mer motiverte studenter. - Bedre studentsamarbeid. - Bedre egeninnsats hos studenter. 10
4.6 Resultatkvalitet Definisjon Resultatkvalitet omhandler eksamensresultater, gjennomføringstid og studentenes læringsutbytte i forhold til studieplanens mål. Kvalitetsindikatorer Ki 6.1: Studiepoeng per student (heltidsekvivalent) Ki 6.2: Ferdige kandidater (antall uteksaminerte) Ki 6.3: Gjennomføringsgrad (i henhold til avtalt utdanningsplan) Ki 6.4: Strykprosent Ki 6.5: Eksamenskarakter: Karaktersnitt og fordeling Ki 6.6: Frafall Ki 6.7: Relevant jobb Eksempler på kvalitetsarbeid innen resultatkvalitet Problemstilling Hvor avdekkes avviket? Hvilke tiltak iverksettes? Forventede resultater For høy strykprosent - Årlig rapportering fra faglig studieleder. For lav gjennomføringsgrad For høye eller for svake eksamenskarakterer - Semesterbasert gjennomgang av eksamenskarakterer. - Identifisere årsak til høy strykprosent/ lav gjennomføringsgrad - Faglig tilrettelegging for bedre/tettere oppfølging av studentene - Avvik fra normalfordeling må drøftes. - Vurdering av eksamensform. - Vurdere mer eksternsensur. - Forbedring i strykprosent/ gjennomføringsgrad og positive. tilbakemeldinger på tilrettelegging - Strykprosent/ gjennomføringsgrad innenfor vedtatt måltall. - Resultater innenfor vedtatte måltall. 4.7 Relevanskvalitet Definisjon Relevanskvalitet omhandler hvorvidt en utdanning har de rette kvaliteter i forhold til den virksomhet den utdanner til og de behov som samfunnet har. Kvalitetsindikatorer Ki 7.1: Studieløpets faglige relevans, mot marked, samfunn, næringsliv Ki 7.2: Uteksaminerte studenters opplevde utbytte av utdanningen Eksempler på kvalitetsarbeid innen relevanskvalitet Problemstilling Hvor avdekkes avviket? Hvilke tiltak iverksettes? Forventede resultater For svak praksisrelevans og lite næringslivsrettet undervisning For svak overenstemmelse mellom studentens kvalifikasjoner og bransjebehov - Årlig rapportering fra faglig studieleder. - Kvalitetssikring av studieplaner og emnebeskrivelser i UUV. - Rapport fra bransjeråd. - Bearbeiding av emnebeskrivelser og studieplan. - Benchmarking opp mot studieløp og emner med gode tilbakemeldinger. - Tettere oppfølging fra bransjeråd for innsikt i eventuelle omstillingsprosesser i bransjen. - Tydeligere beskrivelse av praksisrelevans og nærhet til næringslivet i studieplan. - Positive tilbakemeldinger på endringer i rapport fra bransjeråd. - Bedre score på studentundersøkelser under punktet «opplevd utbytte av utdanningen i arbeidslivet». 11
4.8 Styringskvalitet Definisjon Styringskvalitet betegner institusjonens evne til å styre kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av egen virksomhet. Kvalitetsindikatorer Ki 8.1: Ledelsesforankring Ki 8.2: Mål- og planstruktur Ki 8.3: Rapportering Ki 8.4: Råd og utvalg Eksempler på kvalitetsarbeid innen styringskvalitet Problemstilling Hvor avdekkes avviket? Hvilke tiltak iverksettes? Forventede resultater Mangelfull eller feilaktig rapportering på studieløpsnivå Mangelfull oppfølging av tiltak i handlingsplan - Kontroll av vurderinger og vurderingsgrunnlag i rapporteringslinjen. - I arbeidet med oppfølging av handlingsplan. - Ny vurdering på det nivå hvor avviket har funnet sted med involverte som det både skal rapporteres til, og de som har bidratt med vurderingsgrunnlag. - Identifisere årsak til mangelfull oppfølging og sørge for klargjøring av roller, ansvar og fremdrift. - Rapportering som i sine drøftinger gjenspeiler det som ligger i vurderingsgrunnlaget. - Oppfølging og ferdigstillelse av arbeid i henhold til gjeldende handlingsplan. 12
5.0 Oppbygning av kvalitetssystemet Hovedelementene i kvalitetssikringssystemet ved Høyskolen Campus Kristiania henger nøye sammen, og skal samlet utgjøre en solid plattform for å sikre jevnt høy kvalitet og videre kvalitetsutvikling i de ulike delene av organisasjonen. Struktur og innhold i disse hovedelementene bygger på de definerte kvalitetsområdene. 1. Prosessbeskrivelser og årshjul beskriver kritiske prosesser i organisasjonen og tilhørende aktivitet. 3. Rapportering og evaluering vurderinger innen definerte kvalitetsområder og kvalitetsindikatorer. 4. Høyskolens kvalitetsrapport presenterer status for kvalitetsarbeidet på institutt- og institusjonsnivå. 5. Handlingsplan I rapporteringsarbeidet evalueres høyskolens utdanningskvalitet, identifisere avvik og iverksette tiltak for disse. Tiltak samles i en handlingsplan hvor ansvar og frister spesifiseres. Kvalitetshjulet grunntanken i høyskolens kvalitetsarbeid Kvalitetssikringssystemet ved Høyskolen Campus Kristiania skal sikre kontinuerlig utvikling av alle prosesser som har betydning for studiekvaliteten, identifisere avvik fra definerte kvalitetskrav og sørge for at forbedringstiltak iverksettes. Systemet skal fremme erfaringsdeling og spredning av god praksis. For å oppnå dette er det svært viktig å utvikle en god kvalitetskultur gjennom et kontinuerlig fokus på planlegging, gjennomføring, evaluering og forbedring. Disse fasene utgjør til sammen kvalitetshjulet. Planlegge: Prosessene i kvalitetssystemet beskriver hvordan arbeidet skal utføres. Gjennomføre: Alle prosesser skal gjennomføres i henhold til de beskrivelser som ligger i kvalitetssystemet. Evaluere: Faktisk gjennomføring kontrolleres opp mot prosessbeskrivelsene, og vedtatte kvalitetsindikatorer med måltall. Avvik rapporteres. Korrigere: Det korrigeres for eventuelle avvik, og prosesser forbedres ut fra de analyser, vurderinger og prioriteringer som gjøres. 5.1 Prosessbeskrivelser og årshjul Prosessbeskrivelsene er svært sentrale i høyskolens kvalitetssikringssystem. Bruk av årshjul vil også være et viktig verktøy for å sikre god planlegging og gjennomføring av sentrale aktiviteter som defineres i prosessene. Både prosessbeskrivelser og årshjul ligger i systemet Kvaliteslosen. Arbeidet med utvikling og drifting av både prosessbeskrivelser og årshjul er en kontinuerlig prosess hvor alt fra eksempelvis små sjekklister til omfattende prosessbeskrivelser skal leve i takt med de endringer som skjer i organisasjonen. Det er helt avgjørende at systemet er levende, og en nøkkel i dette arbeidet er en sterk ledelsesforankring og de ansattes opplevde nytteverdi av systemet. Dokumentarkiv Et godt utviklet dokumentarkiv er et viktig supplement til prosessbeskrivelser og årshjul. Tilgang til maler, rapporter, evalueringer og eksempler på god praksis innen ulike områder, er svært viktig for å gi en god forståelse av ulike prosesser og tilgang til det man trenger av dokumentasjon for å kunne gjennomføre arbeidet på en korrekt måte. 13
Systemet Kvalitetslosen Kvalitetssikringssystemet er ikke et mål i seg selv. Det er et verktøy for å sikre et systematisert og målrettet kvalitetsarbeid i hele organisasjonen. Kvalitetslosen er valgt som høyskolens foretrukne system for prosessbeskrivelser og årshjul ut fra den relevans og opplevde nytteverdi det kan gi de ansatte i deres kvalitetsarbeid. Ved at hver enkelt ansatt har en unik bruker gir det gode muligheter til aktivt å bruke kvalitetssystemet som et verktøy i kvalitetsarbeidet. Fra forsiden har man direkte tilgang til alle kvalitetsområder og prosesser. I tillegg finner de ansatte sin egen aktivitetsliste, leseliste, revisjonsliste og egendefinerte favoritter (eksempelvis viktige prosessbeskrivelser). Dette innebærer at informasjonen man møter på forsiden er relevant for jobben man skal gjøre i arbeidshverdagen, og systemet hjelper den ansatte til å holde kontroll på oppgaver og aktiviteter som skal gjennomføres. Personaliseringen gir mulighet til å øke nytteverdien av systemet for de ansatte. Modell på Kvalitetslosens forside Prosessbeskrivelser Prosessbeskrivelsene definerer hvordan kritiske prosesser skal gjennomføres. De klargjør roller, ansvar og viser arbeidsflyten innen gitte prosesser. Disse prosessene danner grunnlaget for hvordan kvalitetsarbeidet innen gitte kvalitetsområder gjennomføres ved høyskolen. Prosessene beskrives med bruk av flytskjema og prosedyrebeskrivelser. I tillegg kan relevant dokumentasjon lenkes til prosedyrebeskrivelsene slik at man har tilgang til det man trenger for å gjennomføre aktivitetene på en korrekt måte. 14
Prosessbeskrivelsenes oppbygning For å vise hvordan Kvalitetslosen fungerer som verktøy og hvordan en prosessbeskrivelse er bygget opp er prosessen «Opprettelse og revisjon av studieprogrammer» brukt som eksempel. Nevnte prosess finner man som en av flere prosesser under ikonet STUDIER på forsiden. Ved å klikke på prosessen får man opp følgende flytskjema: Flytskjemaet angir hva som skjer trinn for trinn gjennom aktivitetsboksene. Flere av aktivitetene krever en grundigere beskrivelse av hvordan de skal gjennomføres. Da benyttes prosedyrebeskrivelser for å gi nødvendig informasjon. Klikker man eksempelvis på «OPPSTART arbeidsgruppe nedsettes» i flytskjemaet ovenfor får man tilgang til følgende prosedyrebeskrivelse: 15
I tillegg til en beskrivelse av rammer og innhold i den konkrete aktiviteten kan det også legges inn bilder, illustrasjoner og vedlegg. I eksempelet ovenfor er det lenker til veiledninger som arbeidsgruppen skal bruke. Det kan også legges opp til at man kan få tilgang til arbeidet som tidligere arbeidsgrupper har gjennomført for å vise til god praksis. Internrevisjon Som man ser er det en boks med metadata knyttet til både flytskjema og prosedyrebeskrivelser. Hvert dokument (flytskjema, prosedyrebeskrivelser og annen dokumentasjon) har en egen ID med metadata som blant annet sier hvem som er ansvarlig for dokumentet, hvilken versjon som er gjeldende, hvem som har godkjent dokumentet og når dokumentet skal revideres. 16
Alle dokumenter som ligger i Kvalitetslosen har en eier, og har derfor denne type metadata knyttet til seg. Ved at hver enkelt ansatt har en unik bruker kan ansvar for godkjenning, oppfølging, revidering og distribusjon av dokumentasjon enkelt gjøres i selve systemet. Både eierskap til dokumentene og kravene til godkjenning og revidering av dem vil bidra til at vi til enhver tid har god kontroll og styring på de dokumenter som er en del av kvalitetssikringssystemet. Det bidrar til at vi har et levende system som utvikles og brukes i takt med organisasjonens arbeid. I tillegg til den internrevisjon som årlig gjøres innen hvert område gjennomføres det også en grundig gjennomgang av prosesser oppdrag direkte fra høyskolens ledergruppe eller styret. Årshjul Modulen for årshjul er et lederverktøy der ansvarlige ledere kan skaffe seg en oversikt over de aktiviteter de har ansvar for, gjøre disse lesbare for flere og om ønskelig involvere flere. Årshjul er også et effektivt verktøy for personer som har et tematisk ansvar i organisasjonen, på tvers av institutter og avdelinger. Aktivitetene kan kobles til relevante prosesser og dokumenter, slik at man enkelt har tilgang til nødvendig informasjon og dokumentasjon for å sikre at aktiviteten gjennomføres på en korrekt måte. I tillegg kan aktivitetene eksporteres til ansattes kalender (Microsoft outlook) slik at ansatte har tilgang til dem i kalenderen de normalt bruker. Ansatte kan pålegges å kvittere for aktiviteter de er satt til å utføre. Leder for enhet eller gruppe som en aktivitet er lagt til vil få oversikt over hvem som har kvittert for aktivitetene. Læringslogg For hver aktivitet kan brukere legge inn kommentarer som vil være synlige for alle med tilgang til årshjulet. Når denne funksjonaliteten brukes aktivt på aktiviteter som gjennomføres med en fast syklus vil det fungere som en læringslogg. Erfaringer fra ett år vil da bli logget og tas med inn i neste syklus. En slik læringslogg vil dermed kunne være en viktig funksjonalitet som bidrar til å oppfylle grunntanken i kvalitetsarbeidet planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere. 17