ARKIVKODER (Kode som identifiserer saksmappenes innhold) ARKIVDELER (En del av alt arkiv som kommunen har) K-koder (Arkivkodene som brukes i HA hovedarkivet)
Kontrollert tagging og arkivkoder Arkivkoder gir en ekstra søkemulighet. Fast bruk av koder gir økt treffsikkerhet. Eksempel: Alt om en bestemt eiendom kodes med gnr bnr Alle saker som omfatter leasing kodes med &53 ETT søk på koden henter opp alle sakene hvor koden er satt inn.
Mapper med dokumenter Kun saksmappen skal merkes med arkivkoder Når saksmappen opprettes, må det legges inn arkivkode
Forskjellige koder i ARKIVDELENE HA hovedarkivet: K-koder MATRIKKEL: gnr bnr PERSONAL: fødselsnummer ELEV: fødselsnummer BARN: fødselsnummer BOLIG LEIE: fødselsnummer BOLIG BYGG: gnr bnr
Legg saksmappen i riktig ARKIVDEL Sjekk: Hva er lagt inn som din forhåndsvalgte ARKIVDEL? Hvis du skal saksbehandle saker i flere arkivdeler må du lære deg å endre arkivdel og legge inn riktig type arkivkode
VELG riktig arkivdel Klikk deretter på NY ARKIVKODE
Velg riktig arkivkode Søk etter kode her
HA hovedarkivet og K-koder Her kan du velge å bruke: Fellesklasse og/eller fagklasse Tilleggsklasse kan alltid legges til, men kan aldri stå alene.
Hvordan finne riktig kode Søk på lignende saker Søk i feltet verdi i boksen Ny arkivkode. Se på etatens sakstyper med forslag til k-koder (De blir lagt ut på ansattportalen etter hvert som de blir ferdig) Se på plansjer med som viser en oversikt over de forskjellige klassene (ansattportalen)
K-KODER : Oppbygging Institusjoner Somatiske Psykiatriske Omsorg Sykehjem Helsehus Sykehjem Bo- og dagsenter Bo- og servicesenter Barnehjem Hierarkisk oppbygd : Fra det generelle, til det spesielle På samme nivå er de likestilt og skal utelukke hverandre
Desimalsystemet KLASSER 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Hovedgrupper 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Grupper 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 Hvert tall forteller en historie.
Bruk av Felles og Annet 0 = Felles : Brukes hvis saken omfatter: To eller flere av emnene i gruppen 9 = Annet : Brukes hvis saken omfatter: Et emne som ikke omfattes i gruppen, men som helt klart hører inn der. Eksempel: Tiltak for bedring av arbeidsmiljøet HMS 440
Å velge arkivkode Tenk på hele sakens omfang Like saker like koder Valgets kvaler diskuter med superbruker SØK ETTER LIGNENDE SAKER og TENK PÅ HVA SOM ER VIKTIG FOR RASK GJENFINNING
Å velge arkivkode Du kan velge en av hver type kode: Felleskode Fagklasse Tilleggskode Kjøp av senger til sykehjem HANDLING GJENSTAND (emne) PART Felleskode: 623 Fagklasse: H12 Tilleggskode &50
Å velge arkivkode Kjøp av uniformer til ansatte HANDLING GJENSTAND (emne) PART Felleskode: 642 Fagklasse: Tilleggskode &50
Å velge arkivkode Kartlegging av behov for nye kontormøbler til administr HANDLING GJENSTAND (emne) PART
Administrasjon med mer Råd og utvalg: 033, men sakene de behandler Avdelingsmøter: 035 Retningslinjer for innfordring / inkasso: 203, men utføring av inkasso skjer i regnskapssystemet :-) Satser for feieravgift: 231 Innkjøp eiendeler: se 62-67
Planarbeid Alle planer skal normalt inn under klasse 1 plan og budsjett 144 : Tematiske planer er planer innenfor et bestemt tema eller fagfelt. (144 F40 Barnevernsplan) 146: Virksomhetsplaner De fleste planer handler om noe: Felleskode + fagkode
Personal og lønn - eksempler FRAVÆR: Generelle saker om fravær se klasse 4 personal lønn under fravær se klasse 5 lønn ANSATTE: Saker om den enkelte ansatte Personalmapper(eget arkiv) Generelle saker om ansattes forhold, rettigheter etc. se klasse 4 personal
Fagklasser: Se på Tabellene for K-koder i ansattportalen (husk at hver kode i tabellen er inndelt i 10 undergrupper) Se kun på de som er aktuelle for deg!
Tilleggsklasser Hvordan bruke tilleggskoder? Konsekvent på alle saker som omfatter koden (f.eks. &01 på alle avtaler) eller Kun på de felles- eller fagkodene som har stort omfang
Juridisk Avtaler &01 Lover &00 Klager &02 Eiendom og materiell Leasing &53 Kjøp &50 Tilsyn &58 Administrativt Referat og innkallinger &17 Noen av tilleggs- kodene Samarbeid &10 Høring &13 Tillatelse, Dispensasjon, Godkjenning &18 Plan og prosjekt Statistikk, rapporter &31 Bemanning &24 Prosjekt &40 Tiltak rettet mot spesielle grupper som for eksempel: Eldre &75 Innvandrere &73 Andre koder Interkommunalt &85 Kommunalt &86 Regionalt &84
Hvilke koder kan brukes sammen? FELLES (tilleggsklasse) FAG (tilleggsklasse) FELLES + FAG (tilleggsklasse) Sammensatt kode: Hver type kode kun EN gang Tilleggskoden kan aldri stå alene
Bruk av klassene I hver klasse : ALLTID TRE TEGN unntak Nummer uten tekst : Skal IKKE brukes Sammensatt kode : Klassene kan brukes kun en gang. 0 = Felles : To eller flere av emner under 9 = Annet : Emne ikke omtalt, men eksisterer