Lederhåndbok Avvikling av feriefritid - Veiledning Gjelder fra:juni 2015 : Utarbeidet av:: HR-seksjonen Godkjent av: personaldirektør Formål Ferielovens formål er blant annet å sikre at arbeidstakere årlig får arbeidsfri til hvile og rekreasjon. Lovgiver ønsker å bidra til å legge til rette for et langt yrkesliv. Hovedregelen er følgelig at all feriefritid skal avvikles innenfor samme kalenderår. Denne veiledningen skal bidra til en planmessig og forsvarlig forvaltning av ferieavviklingen innenfor ferielovens rammer. Videre skal den sikre at eventuell overføring av ferie gjennomføres på en korrekt måte, og at ingen akkumulerer uforholdsmessig mange feriedager. Feriefritid i Østfold fylkeskommune omfatter både lovfestet og tariffestet feriefritid. Den tariffestede feriefritiden følger bestemmelsene i ferieloven. Ansvar Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker gis anledning til å avvikle alle lov- og tariffestede feriedager hvert kalenderår, herunder overførte feriedager fra tidligere år og ekstraferie for arbeidstakere over 60 år. Påse at all ferie registreres fortløpende. Arbeidstaker plikter å avvikle all feriefritid hvert år. Nærmeste leder skal følge opp ferieavvikling for alle sine ansatte, herunder overførte dager. Virksomhetsleder er ansvarlig for en hensiktsmessig ferieavvikling, og har myndighet til å inngå skriftlig avtale med den ansatte om overføring av ferie innenfor ferielovens rammer. Fremgangsmåte - Årshjul God styring av ferieavviklingen krever at ledere på alle nivå holder orden på feriestatus til sine ansatte, og at det foreligger en plan for hvordan denne skal avvikles. Selv om arbeidstakere over 60 år har noe større selvbestemmelse over den ekstra ferieuken (jfr feriel. 6 (1) annet ledd), skal denne allikevel inngå i samme ferieplan som øvrige feriedager. Innen: Tiltak 15 jan. Oppdatere feriestatus på alle ansatte, inkludert overførte dager. Utarbeid og iverksett plan for avvikling. NB: Seniordager skal planlegges og avvikles etter at all ferie er brukt opp. 1. apr. 1) Oppdatere feriestatus, inkl. overførte dager, for alle ansatte. 2) Legge en plan for ferieavvikling i hovedferieperioden (1.jun 30 sept.). Ferien planlegges i dialog med den/de ansatte. Leder må styre avviklingen etter virksomhetens behov, om nødvendig ved bruk av styringsrett. Det er fastsatt når lærernes 5 ferieuker skal avvikles (se under) 1. mai Søknad om avkortet ferie må senest være godkjent, og meldt inn til lønningsseksjonen. 1. sept. Oppdatere feriestatus for ansatte, og legge en videre plan for avvikling av resterende feriedager ut kalenderåret. Målet er at færrest mulig overfører feriedager til neste kalenderår. 15. nov. Frist for skriftlig avtale om overføring av ikke avviklet, lov- og tariffestet ferie (inntil 14 dager). Avtalen skal inneholde en konkret plan med datoer for når all overført ferie skal tas ut neste kalenderår. NB: De seniordager som er avviklet før alle feriedager er benyttet, skal betraktes som feriedager og trekkes fra, nå man søker om overføring av feriedager. 1. des. Arkivere godkjente søknader om overføring av ferie i personalmappe i ephorte. Påse at overførte feriedager blir ajourført i feriebildet i ansattutforsker i Windows-modulen. Gjelder fra: Juni 2015 Side 1 av 5
Viktige områder ifm ferieavvikling Periode for ferieavvikling. Undervisningspersonale skal avvikle hele ferien (5 uker) på sommeren, tellende bakover fra og med siste virkedag i juli (HTA kap.1 7 pkt.7.2). Øvrige ansatte bør primært avvikle hoveddelen av sin ferie i tilknytning til hovedferieperioden. Ved sykdom eller foreldrepermisjon i hele eller deler av juli måned/hovedferieperioden, har arbeidsgiver og ansatt et gjensidig ansvar for at ferien blir avviklet i resterende del av kalenderåret. Ved planlagt permisjon/ sykdomsfravær (eks. operasjon), skal det også vurderes om ferie kan avvikles i forkant av denne. Sykdom i løpet av ferien Arbeidstaker som har vært helt arbeidsufør i løpet av ferien, kan kreve at et tilsvarende antall virkedager ferie utsettes og gis som ny ferie senere i ferieåret, helt ned til én dag. Kravet må dokumenteres med legeerklæring, og fremsettes uten ugrunnet opphold etter at arbeidet er gjenopptatt, hvis ikke blir ferien ansett som avviklet (jfr. Ferieloven 9 (1) andre ledd). Krav om utsatt ferie på dette grunnlag sendes til nærmeste leder i egen søknad/notat. (Finnes ikke eget skjema for dette). Seniordager Fra det kalenderåret arbeidstaker fyller 62/ 65 år, tilkommer rett til inntil 5/7 dager fri med lønn per år (er ikke omfattet av ferieloven, men er en intern incentiv-ordning i ØFK). Seniordager som ikke er avviklet blir avskrevet, heller ikke økonomisk kompensert. Lov- og tariffestet ferie rangerer foran seniordager, hvilket betyr at all ferie (inkl. ekstraferie og overført ferie) skal være avviklet/fastlagt før seniordager benyttes. Seniordager er et tillegg til ikke en erstatning for ferie Undervisningspersonale som har fastsatt feriefritid, planlegger seniordagene benyttet etter at overført ferie og ekstra ferieuke for ansatte over 60 år er avviklet/fastlagt. Seniordager planlegges med nærmeste leder, hvor sistnevnte har styringsrett. Arbeidstaker kan derfor ikke ensidig bestemme når seniordagene skal benyttes. Uttak av seniordager skal ikke generere belastning for kolleger og/eller elever Dersom seniordager tas ut som enkelttimer over et tidsrom, og den ansatte fremdeles har ubenyttede feriedager, skal dette føres som hel feriedag, datert på det tidspunkt enkelttimene utgjør en hel arbeidsdag. Ferie for deltidsansatte Noen deltidsansatte arbeider hver dag med kortere arbeidsdager, mens andre arbeider enkelte dager i uken. Det kan føre til utfordringer ved beregning av ferien når denne ikke tas ut i hele uker. For eksempel 1) Hvordan regnes uttaket i praksis når arbeidstakeren bare jobber annenhver uke, og vil ha én uke fri? 2) Hva skjer når arbeidstakeren ønsker ferien oppdelt og uttatt bare i enkeltdager? eller 3) Hvor mange dager ferie regnes å ha gått når arbeidstakeren er borte fra mandag til fredag, men egentlig skulle jobbe bare mandag til onsdag den aktuelle uken? Arbeidsgiver tar utgangspunkt i 25 feriedager (virkedager) per år, herunder deltidsansatte som arbeider hele uker, men med kortere dager. 30 feriedager beregnes for de over 60 år. For deltidsansatte som har en eller flere fridager i løpet av en arbeidsuke, så regner arbeidsgiver ut antall feriedager i forhold til stillingsbrøk. Inngående feriesaldo i ferieåret skal beregnes og ajourføres i Visma HRM av arbeidsgiver. Gjelder fra: Juni 2015 Side 2 av 5
Eksempel 1 En arbeidstaker jobber 80% stilling. Vedkommende arbeider 4 dager hver uke, mandag til torsdag, med fri hver fredag. I en sammenhengende 5 ukers periode vil det ligge 4 x 5 = 20 arbeidsdager. Her tenker man seg 20 arbeidsdager ferie. Avvikles det 3 uker sommerferie, vil dette utgjøre 4 x 3 = 12 arbeidsdager ferie. Den resterende ferien vil utgjøre 8 arbeidsdager, som tilsvarer nøyaktig 2 uker for denne arbeidstakeren. Eksempel 2 Arbeidstaker jobber 60% stilling, Arbeider 3 dager hver uke, mandag til onsdag, med fri hver torsdag og fredag. I en sammenhengende periode på 5 uker vil det ligge 3 x 5 = 15 arbeidsdager. Avvikles det 3 uker sommerferie, vil dette utgjøre 3 x 3 = 9 arbeidsdager ferie. Den resterende ferien vil utgjøre 6 arbeidsdager, som tilsvarer nøyaktig 2 uker for denne arbeidstakeren. Eksempel 3 Arbeidstaker jobber 50% stilling. Arbeider vekselvis 2 og 3 dager i uken, tirsdag og torsdag i uke 1, og mandag, onsdag og fredag i uke 2. Gjennomsnittet i en 5 ukers periode vil her være 12,5 arbeidsdager. I og med at ferieloven ikke opererer med halve dager, bruker vi vanlige forhøyings- og avrundingsregler. Her forhøyer vi derfor til 13 arbeidsdager ferie. Avvikles det 3 uker sommerferie i en periode med 2+3+2=7 arbeidsdager ferie, vil den resterende ferien utgjøre 6 arbeidsdager ferie. Avvikles det 3 uker sommerferie i en periode med 3+2+3=8 arbeidsdager ferie, vil den resterende ferien utgjøre 5 arbeidsdager ferie. Eksempel 4 En arbeidstaker jobber 4 dager hver uke, mandag til torsdag med 4,5 timer pr dag og fri hver fredag. Med full arbeidsuke i bedriften på 37,5 timer utgjør dette 48% stilling. Her jobber vedkommende 4 dager i snitt pr uke. Over 5 sammenhengende uker vil det ligge 4 x 5 = 20 arbeidsdager i perioden. Avvikles det 3 uker sommerferie, vil dette utgjøre 4 x 3 = 12 arbeidsdager ferie. Den resterende ferien vil utgjøre 8 arbeidsdager, som tilsvarer nøyaktig 2 uker for denne arbeidstakeren. Ferie for ansatte uten full opptjening av feriepenger Ansatt som ikke har fullt opptjeningsår, og som ikke ønsker full ferie, kan søke om avkortet ferie. Han/hun må minst ta ut ferie tilsvarende opptjente feriepenger. Hvem avgjør når ferie skal avvikles. Planlegging av feriefritid skal skje i dialog mellom leder og ansatt, og enighet skal tilstrebes. Ved uenighet kan arbeidsgiver fastsette ferieavviklingen uten den ansattes samtykke. Ferieloven definerer rammer og spilleregler for hvordan dette skal gjennomføres. Partenes rettigheter og plikter er også definert i denne lov. Rutiner, kjennskap til ferieloven og ledelse Gode rutiner, inngående kunnskap om ferieloven og andre relevante regelverk, er alene ikke nok for å håndtere en hensiktsmessig ferieavvikling ved virksomheten. God ledelse og styring er avgjørende for at virksomheten som helhet er i stand til å følge loven og dens intensjon. Hensyn til virksomhetens drift vil noen ganger måtte gå foran enkeltpersoners behov og ønsker. Gjelder fra: Juni 2015 Side 3 av 5
Saksgang og avgjørelse ved søknad om overføring av ferie Generelt Hovedregelen er at all ferie skal avvikles inneværende ferieår. Det er ikke anledning til å betale ut ikkeavviklede feriedager, selv om dette skyldes sykdom eller foreldrepermisjon. Arbeidsgiver kan kun utbetale ikke-avviklede feriedager der arbeidstaker slutter, jfr Feriel. 8. Arbeidsgiver og arbeidstaker kan inngå skriftlig avtale om forskuddsferie eller overføring av ferie, jrf. 7(3), begrenset til 14 dager (inkl. 4 tariffestede feriedager). Forskuddsferie og overføring av ferie ut over dette kan ikke avtales. Ferie som i strid med ferielovens bestemmelser, eller på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon ikke er avviklet ved ferieårets utløp, skal overføres til det påfølgende ferieår. Arbeidsgiver må derfor påse at ikke-avviklede feriedager utover 14, skal avvikles så lenge det er tilgjengelige virkedager igjen av kalenderåret. Læreres arbeidsfrie dager er også virkedager, og kan således benyttes til ferieavvikling (men bør unngås dersom dette er mulig). Overføring av feriedager for deltidsansatte eller ansatte uten full ferieopptjening Ferietrekket i juni beregnes ut fra hvor mange hele, betalte feriedager du kan ta ut inneværende kalenderår. Det man ikke har avviklet av ferie som er omfattet av ferietrekket, kan man søke om å få overført, dog begrenset av stillingsprosenten (14 dager x stillingsprosent). For eksempel kan en ansatt i 50% stilling overføre inntil 7 dager til påfølgende kalenderår. Saksbehandling Søknad: Arbeidstaker fremmer en søknad om overføring av inntil 14 feriedager til neste ferieår, sammen med et forslag til plan for når disse kan avvikles. Antall avviklede seniordager kommer til fratrekk på det antall feriedager som søkes overført. Dersom arbeidstaker har flere ikke-avviklede feriedager i rest (utover 14 dager), som han anser umulig å avvikle inneværende kalenderår, så skal disse dagene likevel fremgå i av søknaden med begrunnelse, og plan for avvikling. Vurdering Nærmeste leder må verifisere at arbeidstakeren er berettiget de dager det søkes for. Det skal i hvert enkelt tilfelle vurderes om disse dagene kan avvikles innenfor eksisterende kalenderår. Leder går deretter i nødvendig dialog med arbeidstakeren, og legger en plan for avvikling av feriedagene. Antall avviklede seniordager kommer til fratrekk på det antall feriedager som søkes overført. Søknaden fremsendes med en anbefaling til øverste nivå ved egen virksomhet/avdeling (alt. merkantil stab) Beslutning: Virksomhetsleder/administrativ ansvarlig skal kvalitetssikre at ferieavviklingen i egen virksomhet foregår innenfor ferielovens bestemmelser. Dersom en ansatt står i fare for å få overført feriedager som er i strid med ferieloven, dvs utover 14 dager, så skal ledelsen iverksette konkrete tiltak for at disse dagene, så langt det er mulig, avvikles innenfor eksisterende kalenderår. Kontroller også at eventuelt registrerte avviklede seniordager er trukket fra det antall feriedager det er søkt for. Godkjent søknad arkiveres i personalmappe i ephorte, og dagene ajourføres i Visma HRM. Registrering av ferie i Windows og web hva og av hvem ANSATT; Egenregistrering feriesøknad i Visma Web (når implementert): Alle feriedager for ansatte, bortsett fra lærernes fastsatte ferie i juni/juli. Feriedager utover 25 for lærere 60-årsferie for alle kategorier ansatte Gjelder fra: Juni 2015 Side 4 av 5
VIRKSOMHET; Registreringer i Visma HRM Windows-modul (merkantilt personale): Ferie for lærere: Skolens merkantile avdeling registrerer 5 ukers ferie, tellende bakover fra og med siste virkedag i juli måned Forskudd og overføring av ferie som etter søknad er ferdig behandlet og godkjent Korrigering av ferieavvikling (som IKKE skyldes sykdom) som avviker fra allerede registrert ferie. Registreres ved egen avdeling/virksomhet LØNNINGSSEKSJON; Registreringer i Visma HRM Windows-modul: Avkortning av ferie må oversendes til lønningsseksjonen for registrering og behandling. Korrigering av ferieavvikling grunnet sykdom som avviker fra allerede registrert ferie. Meldes inn til lønningsseksjonen og korrigeres av disse. Henvisning: LOV 1988-04-29 nr 21: Lov om ferie (ferieloven) HTA kap.1 7 pkt.7.2 Endringer i ferieloven med virkning fra 1. januar 2009-presisering Ref: 2009/3670 Livsfasepolitikk - Østfold fylkeskommunes seniorpolitikk (seniordager) Vedlegg: Skjema: Søknad om overføring, forskudd eller avkortet ferie Gjelder fra: Juni 2015 Side 5 av 5