Økonomireglement Økonomireglementet for StorHk med virkning fra 8.2.2012. Revidert: 17.02.2016 Kapittel 1. Ansvarsforhold 1.1 Studentparlamentet a) Studentparlamentet har det overordnede ansvaret for disponeringen av Studentorganisasjonens økonomiske midler gjennom å vedta organisasjonens budsjett og å godkjenne regnskapet. b) Studentparlamentets vedtak er bindende for alle organ i Studentorganisasjonen. c) Studentparlamentet skal sørge for at det vedtatte budsjettet ikke overskrides. Økonomisk bindende avtaler kan bare inngås innenfor rammen av inneværende års budsjett. Det er ikke tillatt for studentparlamentet å ta opp lån. d) Studentparlamentet skal på sitt første møte i høstsemesteret behandle halvårsregnskap og revidert budsjett for resten av perioden. 1.2 StorHk Styret a) Som organisasjonens utøvende organ, disponerer styret organisasjonens midler etter retningslinjer gitt av studentparlamentet. b) Styret er ansvarlige for å legge frem forslag til budsjett og revidert budsjett til studentparlamentet. c) Styret skal sørge for at det vedtatte budsjettet ikke overskrides. Styret behandler kvartalsvise regnskap. d) Alle utbetalinger som Studentorganisasjonen foretar skal signeres og godkjennes av to personer, enten leder eller nestleder og Organisasjonsrådgiver 1.3 Leder og organisasjonsrådgiver a) Leder har ikke myndighet til å inngå økonomisk bindende avtaler med varighet utover rammen av budsjettet for inneværende år. b) Leder og/eller organisasjonsrådgiveren har ansvaret for: I å effektuere alle vedtak av økonomisk karakter II å føre regnskap og budsjettkontroll III at Studentorganisasjonen har en god og effektiv økonomiforvaltning IV å utarbeide regnskapsrapporter og forslag til budsjett
V at styret holdes oppdatert med organisasjonens økonomiske tilstand og utvikling 1.4 Årsregnskap og årsberetning a) Det skal avlegges et årsregnskap og årsberetning fra styret. b) Årsregnskapet skal godkjennes og underskrives av hele styret. c) Årsregnskapet skal revideres og revisjonsberetningen skal vedlegges. d) Årsregnskap og årsberetning skal fremlegges og godkjennes av Studentparlamentet på vårsemesterets første møte 1.5 Revisor a) Årsregnskapet skal revideres av regnskapskyndig person som utnevnes av Parlamentet b) Revisor skal kontrollere at regnskapet føres i samsvar med gjeldene lover og forskrifter. 1.6 Økonomiseksjonen ved HH a) Økonomiseksjonen ved Høgskolen i Hedmark skal påse at det foreligger et godkjent årsregnskap og årsberetning, samt godkjent budsjett for regnskapsåret, i henhold til StorHks økonomireglement og vedtekter. b) Økonomiseksjonen er ansvarlig for å overføre driftsstøtte til StorHk i henhold til samarbeidsavtalen mellom StorHk og høgskolen. Kapittel 2. Rutiner 2.1 Fullmakter a) Styret og/eller organisasjonsrådgiveren, har ved stående fullmakt og inntil annet blir bestemt av studentparlamentet, rett til å bestille varer eller tjenester på organisasjonens vegne i henhold til gjeldene budsjett. b) Kun leder og organisasjonsrådgiveren skal ha tilgang til organisasjonens bankkonti. c) Studentrådenes bankkonti opprettes under organisasjonsnummeret til StorHk. Organisasjonsrådgiveren gir/fjerner tilganger til kontoene. d) Styret tildeler prokura etter følgende retningslinjer: Prokura innehas av organisasjonsrådgiveren sammen med leder, og tildeles etter vedtak i styret. Hvem disse er, skal sammen med navns nevnelse synliggjøres i særskilt vedtak i styret og hver gang en ny leder tiltrer. e) Dersom leder og organisasjonsrådgiveren er gift, samboere, har nært slektskapsforhold eller på annen måte er nært tilknyttet hverandre, skal disse to ikke ha prokura sammen. 2.2 Reisekostnader a) Studentorganisasjonen dekker reise og oppholdsutgifter ved arrangementer/møter såfremt ikke ekstern arrangør dekker dette Utgifter i forbindelse med møter i Høgskolens råd og utvalg skal dekkes av Høgskolen i Hedmark.
b) Dersom en representant som deltar på Studentorganisasjonens arrangementer/møter har et ulegitimert fravær utover et omfang på 25 prosent av arrangementets varighet, fraskriver organisasjonen seg sin selvpålagte forpliktelse til å dekke reise- og oppholdskostnader. c) Reisen skal foretas på billigst mulig måte for organisasjonen. d) Taxi kan kun benyttes i de tilfeller hvor det er billigere eller at offentlig kommunikasjon ikke kan benyttes. Regning dekkes kun etter godkjenning av organisasjonens leder eller dennes stedfortreder. Forklaring for hvorfor taxi ble benyttet skal påføres reiseregningens bakside. e) Ved bruk av privat bil skal man samkjøre der dette er mulig. f) Kjøregodtgjørelser dekkes med kr 3 pr kilometer. Beregning av kjørelengde følger følgende mal: Blæstad Elverum Evenstad Hamar Kongsvinger Rena Blæstad 25 100 5 125 60 Elverum 25 75 30 100 35 Evenstad 100 75 105 175 40 Hamar 5 30 105 130 65 Kongsvinger 125 100 175 130 135 Rena 60 35 40 65 135 h) Reiseutgifter refunderes i hovedsak etterskuddsvis i) Reiseregning skal skrives på fastsatt skjema og leveres Studentorganisasjonen snarest og senest innen 14 dager etter at reisen er avsluttet, hvis ingen annen tidsfrist er bestemt/avtalt. Reiseregninger som blir sendt inn etter fristens utløp blir ikke refundert. j) Reiseutgiftene skal være dokumentert og alle kvitteringer (originalbilag) for utgifter som kreves refundert, må legges ved. k) Reiseregninger skal være godkjent og attestert av leder eller nestleder før utbetaling kan finne sted. 2.3 Diettgodtgjørelse og oppholdsutgifter ved reiser a) Diettgodtgjørelse dekkes i henhold til Statens Reiseregulativ b) Det utbetales ikke diettgodtgjørelse på reiser innen HH c) Hvor Studentorganisasjonen sørger for innkvartering må de tillitsvalgte benytte seg av denne, andre overnattingsalternativer må den tillitsvalgte dekke selv. d) StorHk dekker oppholdsutgifter for sine tillitsvalgte på arrangementer der dette ikke er dekket av arrangør. Dette må klareres og godkjennes av leder.
2.4 Bevertning a) For møter i styret og studentparlamentet tar leder, nestleder og/eller organisasjonsrådgiver stilling til hva slags bevertning det skal være. Kapittel 3. Andre utgifter 3.1 Telefon a) Leder tilstås telefongodtgjørelse for bruk av privat telefon. b) Styret fastsetter månedlig godtgjørelse(nytt punkt) c) Medlemmene i styret kan få refundert dokumenterte utgifter til telefon i forbindelse med arbeid for Studentorganisasjonen, etter styrets godkjenning. d) Fasttelefon på kontorene Studentorganisasjonen disponerer, dekkes av Høgskolen i Hedmark, jf. samarbeidsavtalen. 3.2 Utlegg a) Tillitsvalgte i Studentorganisasjonen som legger ut midler og kan dokumentere dette til bruk av StorHk får disse refundert ved å bruke eget skjema for utlegg. b) Refundering vil skje etterskuddsvis. c) Utleggsskjema skal være godkjent og attestert av to personer, leder eller nestleder og organisasjonsrådgiver, før utbetaling kan finne sted. Kapittel 4. Økonomiske disposisjoner 4.1 Midler fra Høgskolen i Hedmark a) Studentorganisasjonen mottar hvert år driftsstøtte fra Høgskolen i Hedmark. Disse midlene skal dekke organisasjonens driftsutgifter, og beløpet skal være i tråd med samarbeidsavtalen mellom StorHk og HH. b) Høgskolen i Hedmark skal lønne organisasjonens ansatte og utbetale leders honorar, jf. samarbeidsavtalen. 4.2 Øvrige midler og disponeringer a) Studentorganisasjonen står fritt til å benytte seg av midler som tilføres organisasjonen utover årlig overføring fra HH 4.3 Velferdsfond StorHk a) Parlamentet kan vedta å avsette deler av eventuelt overskudd til et velferdsfond. b) Støtte til kulturelle/velferdsmessige arrangement/tiltak til ulike studentgrupper ved HH kan gis etter spesielle retningslinjer. Kapittel 5. Generelle bestemmelser 5.1 Henvisninger
a) Økonomireglementet er vedtatt av Studentparlamentet. 5.2 Ikrafttredelse Økonomireglementet trer i kraft fra og med 8.2.2012, og gjelder til annen bestemmelse/annet vedtak foreligger. Sist endret 17.02.2016