Endelig rapport etter undersøkelse av Skien kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Skien kommune Saksnummer: 15/00121 Virksomhetens adresse: Rådhusplassen 2, 3724 Skien Tidsrom for undersøkelsen: 11. - 12. november 2015 Kontaktperson i kommunen: Christopher Mürer Fra Kartverket: Anders Fekjær, leder Knut Holter Grethe Backe Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av arealregnskap og verdivurdering ved grensejustering
Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. 2 Det ble gitt følgende merknad ved dette tilsynet: Kommunens matrikkellovforvaltning blir ikke i tilfredstillende grad involvert i oppstart av arbeid med private reguleringsforslag. Utarbeidet dato: 4. desember 2015 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter revisor under tilsynet i Røros kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 6 6. Gjennomføring... 7 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Skien kommune i perioden 11.-12. november 2015. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 21 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Skien kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 29. juni 2015. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kravene til dokumentasjon av arealregnskap og verdivurdering ved grensejustering oppfylles ikke Avvik fra: Matrikkelloven 33 jf. matrikkelforskriften 34. Kommentarer: Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. Dokumentasjonskravet om areal og verdivurdering følger av første ledd bokstav b og d. Etter tredje ledd kan arealet ved grensejustering for involverte enheter økes eller reduseres med inntil 5 %. Etter fjerde ledd skal det i grensejusteringssaker foretas en verdivurdering, dvs at en skal ikke redusere eller øke verdien på noen av de involverte enhetene med mer enn folketrygdens grunnbeløp. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering. Under intervjuene ble det klarlagt at det faktisk foretas både arealberegning og verdivurdering, men dette er ikke dokumentert. Dette ble bekreftet under sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til forskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens energibruk og oppvarming. I merknaden til forskriften 60 første ledd står det for
øvrig: Kommunen skal samtidig med at det gis midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest, registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk, oppvarming. 6 Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming ikke blir ført. Dette ble bekreftet under sluttmøtet. 5. Merknad Det ble levert følgende merknad under dette tilsynet: MERKNAD 1 Kommunens matrikkellovforvaltning blir ikke i tilfredstillende grad involvert i oppstart av arbeid med private reguleringsforslag. Dette har noen ganger utløst problemstillinger ved gjennomføring av oppmålingsforretning og matrikkelføring. Kommentar: Det vises til plan- og bygningslovens samordningsbestemmelser i forhold til matrikkellova. Det følger av pbl 21-9 blant annet om bortfall av tillatelse: Tillatelse til tiltak som nevnt i 20-1 første ledd bokstav m, faller bort (...) dersom matrikkelføring vil være i strid med matrikkellova (vår understreking). En bedring av rutinene på dette punkt i reguleringsplanarbeidet vil bidra til mer aktiv håndheving av pbl. 21-4 om behandling av søknaden i kommunen, se sjette ledd bokstav a: Videre kan kommunen sette som vilkår at: a) det blir holdt oppmålingsforretning når det er behov for å klarlegge grensene for den eller de matrikkelenhetene som tiltaket gjelder for..." Merknaden bygger på følgende observasjoner: Noen planvedtak har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven. Blant annet fordi forhåndskonferanser og oppstartmøter med utbyggere i liten grad involverer personell fra matrikkellovforvaltningen i kommunen. MERKNAD 2 Bemanningssituasjonen i kommunen er sårbar for tilfellet av langtidsfravær når det gjelder føring av bygg. Kommentar: Det er kun en person som fører bygningsinformasjon i matrikkelen. Kommunen har ikke rutiner for hvordan denne oppgaven skal utføres ved eventuelt langtidsfravær.
6. Gjennomføring 7 Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 11. november 2015 ble 8 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 12. november 2015 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen. VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 07.03.2015 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Skien kommune 6. Delegasjonsreglement 7. Prosedyre for saksgjennomføring - oppretting av matrikkelenhet 8. Prosedyre for saksgjennomføring - grensejustering 9. Saksliste for oppmålingssaker 2014-2015
8 10. Saksmapper for 2 oppmålingsforretninger og 3 grensejusteringssaker 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 12. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 13. Rapport fra matrikkelen om status på adressering
VEDLEGG 2 9 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Skien kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings Intervju Sluttmøte møte Ole Magnus Stensrud Rådmann X X X Olav Backe Karlsen Enhetsleder for plan og byggesak X X X Terje Sjøvåg Per Øivind Andreassen Enhetsleder for Landbruk og X X X Geodata Landmåler, fører matrikkelenhet X X X Nina Kongsro Landmåler, fører matrikkelenhet X X X Kari D. Gundersen Kari D. Gundersen Fører matrikkelen adresser og eiendom Fører matrikkelen adresser og eiendom X X X X X X Christopher Mürer Ansvarlig for kartbasen X X X Fra Kartverket deltok Knut Holter, Grethe Backe og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.