Kommentar- og eksempelsamling for styringsdokumentene tildelingsbrev og instruks for økonomi- og virksomhetsstyring fra departement til virksomhet

Kommentar- og eksempelsamling for styringsdokumentene tildelingsbrev og instruks for økonomi- og virksomhetsstyring fra departement til virksomhet Senter for statlig økonomistyring 17. september 2010

FORORD... 4 1. INNLEDNING OG OPPSUMMERING... 5 1.1. BAKGRUNN OG FORMÅL MED DOKUMENTET... 5 1.2. SAMMENDRAG... 6 INSTRUKS OM ØKONOMI- OG VIRKSOMHETSSTYRING TIL VIRKSOMHETEN... 8 2. INSTRUKSENS FORMÅL... 8 3. PROSESS FOR UTARBEIDING OG OPPFØLGING AV INSTRUKSEN... 8 3.1. PROSESS FOR UTARBEIDING AV INSTRUKSEN... 8 3.2. PROSESS FOR VURDERING, REVIDERING OG OPPFØLGING AV INSTRUKSEN... 9 4. INSTRUKSENS OPPBYGGING... 10 5. INSTRUKSENS INNHOLD... 10 Instruksens virkeområde og forhold til Økonomiregelverket... 11 I Departementets styring av virksomheten... 11 i. Departementets overordnede ansvar... 11 ii. Virksomhetens myndighet og ansvar... 13 iii. Styringsdialogen... 17 II Krav til virksomhetens interne styring... 19 i. Virksomhetsledelsens myndighet og ansvar... 19 ii. Krav til virksomhetens planlegging, gjennomføring og oppfølging... 20 Eventuelle utdypninger av Bestemmelsenes punkt 2.5 og kapitlene 3 til 8 i instruksen... 24 TILDELINGSBREV... 25 6. TILDELINGSBREVETS FORMÅL... 25 7. PROSESS FOR UTARBEIDING OG OPPFØLGING AV TILDELINGSBREV... 25 7.1. PROSESS FOR UTARBEIDING AV TILDELINGSBREV... 25 Det kan være behov for en ganske omfattende koordinering av de ulike prosessene som påvirker innhold og kvalitet i dokumentet. Dette kan være krevende å gjennomføre, men et velorganisert departement vil ha systemer og rutiner som gjør koordineringen enklere.... 25 Sammenheng mellom langsiktig planlegging og utarbeiding av tildelingsbrevet... 26 Sammenheng mellom statsbudsjettprosessen og utarbeiding av tildelingsbrev... 26 Prosess for fastsettelse av mål, styringsparametere, resultatmål og eventuelle oppdrag... 28 Foreløpig og endelig tildelingsbrev... 28 7.2. PROSESSER ETTER AT TILDELINGSBREVET ER SENDT UT... 29 8. TILDELINGSBREVETS OPPBYGGING... 30 9. TILDELINGSBREVETS INNHOLD... 32 I Innledning... 32 II Overordnede utfordringer og prioriteringer... 32 III Mål, styringsparametere og oppdrag som skal ha høy oppmerksomhet i budsjettåret... 34 i. Innledning under hvert mål eller tjenesteområde... 35 ii. Styringsparametere og resultatmål under hvert mål eller tjenesteområde... 36 iii. Eventuelle oppdrag under hvert mål eller tjenesteområde... 38 IV Andre forutsetninger og krav... 40 V Administrative forhold (virksomhetens interne mål eller tjenesteområder)... 40 VI Krav til dokumentasjon av virksomhetens øvrige resultater... 42 Nærmere om dokumentasjon av virksomhetens resultater knyttet til alle sentrale deler av tjenesteproduksjonen... 42 Nærmere om dokumentasjon av tilstanden på området... 44 Nærmere om dokumentasjon i form av annen statistikk... 46 VII Rapportering og resultatoppfølging... 47 Nærmere om årsrapporten... 47 Nærmere om periodiske rapporter (halvårsrapport, tertialrapporter eller tilsvarende)... 47 Annen rapportering... 48 VIII Budsjettildelinger og fullmakter... 48 i. Bevilgningsvedtak og tildeling... 48 ii. Eventuelle belastningsfullmakter fra departementet... 48 iii. Andre fullmakter... 49 2

Vedlegg... 49 VEDLEGG... 50 ØKONOMIREGELVERKETS BESTEMMELSER OM INSTRUKSEN... 50 ØKONOMIREGELVERKETS BESTEMMELSER OM TILDELINGSBREVET... 50 ORDLISTE... 52 3

Forord God statlig styring forutsetter god styring av underliggende virksomheter. Reglement for økonomistyring i staten har bl.a. som formål å sikre at statlige midler brukes og inntekter oppnås i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger, og at fastsatte mål og resultatkrav oppnås. Finansdepartementet har det overordnede ansvaret for forvaltning av reglement og bestemmelser om økonomistyring i staten. Senter for statlig økonomistyring (SSØ) har fått delegert myndighet til å forvalte hoveddelen av økonomiregelverket, med unntak av fagområdet etatsstyring som er beholdt i Finansdepartementet (kapittel 1 i Bestemmelsene) Som et ledd i Finansdepartementets arbeid med å utvikle etatsstyringen i statsforvaltningen, har departementet bedt SSØ om å utvikle karakteristikk av god praksis i styring og å finne fram til eksempler på dette. SSØ har valgt å fokusere på instruks og tildelingsbrev. Fagdepartementenes instruks og tildelingsbrev til underliggende virksomheter legger viktige premisser for at virksomhetene skal kunne gjennomføre vedtatt politikk, og de gir rammer for virksomhetenes interne styring. Dette dokumentet er ment å fungere som en kilde til inspirasjon for departementer som ønsker å videreutvikle instruksene og/eller tildelingsbrevene til sine underliggende virksomheter. Statlige virksomheter er svært ulike, noe som gjør at departementene har ulike behov knyttet til disse styringsdokumentene. Departementene vil sannsynligvis også i ulik grad kunne kjenne seg igjen i eksemplene som er tatt med. Fagdepartementene vil fortsatt være ansvarlige for å tilpasse etatsstyringen innenfor økonomiregelverket. Dette dokumentet er ikke en mal eller norm for utforming av instruks og tildelingsbrev. Det enkelte departement må derfor selv vurdere eventuelle behov for endringer i instruks og tildelingsbrev. SSØ retter en takk de departementene og virksomhetene som har bidratt til dette dokumentet ved å diskutere sine styringsdokumenter og våre tanker med oss. 4

1. Innledning og oppsummering Instruks om økonomi- og virksomhetsstyring (heretter kalt instruks) fra departement til virksomhet og det årlige tildelingsbrevet er sentrale dokumenter i etatsstyringen. Etatsstyring handler om departementenes styring av underliggende virksomheter. Departementenes styring legger premissene for at virksomhetene skal kunne gjennomføre vedtatt politikk og gir rammene for virksomhetenes interne styring. God etatsstyring er dermed en forutsetning for god statlig styring. Tildelingsbrev og instruks fra departementet er omtalt i Reglement for økonomistyring i staten (Reglementet) med tilhørende Bestemmelser om økonomistyring i staten (Bestemmelsene). Reglementet og Bestemmelsene er heretter samlet kalt Økonomiregelverket. Kravene som stilles til styringsdokumentene i Økonomiregelverket er utformet på et overordnet nivå, slik at departementene har mulighet til å tilpasse dokumentene til departementets styringsbehov med utgangspunkt i virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet. Departementet skal angi virksomhetens myndighet og ansvar og departementets krav til virksomhetens systemer, rutiner og styringsprosesser. Dette bør gjøres i instruksen fra departementet til virksomheten. Tildelingsbrevet er det sentrale årlige styringsdokumentet fra departement til underliggende virksomhet, der departementet skal følge opp Stortingets vedtak og forutsetninger overfor virksomheten. Prioriteringer og krav som stilles, bør være knyttet til langsiktige planer og prioriteringer for sektoren og/eller virksomheten, jf. Bestemmelsene punkt 1.3 1.1. Bakgrunn og formål med dokumentet Basert på gjennomgang av utvalgte instrukser og tildelingsbrev, nærmere analyse av noen tildelingsbrev 1 og kontakt med ulike virksomheter, har vi erfart at det er et behov for å utdype og konkretisere hvordan instruks og tildelingsbrev kan utformes slik at de understøtter god praksis for etatsstyring. Vi har erfart at instruksen kan oppfattes som lite sentral i etatsstyringen. Mange instrukser er ikke oppdaterte, og inneholder forutsetninger og krav til virksomhetene som ikke lenger er relevante. Instruksene vi har gjennomgått inneholder i liten grad utdypende omtale av krav til departementets styring av underliggende virksomheter og til virksomhetenes interne styring, jf. kapittel 1 og 2 i Bestemmelsene. Økonomiregelverkets bestemmelser på disse områdene er av overordnet karakter, ettersom dette er forhold som må tilpasses den enkelte virksomhets egenart. Praksis i dag er at det hovedsakelig er de deler av Økonomiregelverket som knytter seg til økonomiforvaltningen, dvs. kapittel 3-5 i Bestemmelsene, som omtales i instruksene. Virksomhetens myndighet og ansvar og krav til virksomhetenes systemer, rutiner og styringsprosesser er gjerne omtalt i tildelingsbrevene ofte med samme formulering gjentatt over flere år. Når det gjelder tildelingsbrevene, er vår erfaring at departementene ofte stiller få krav til målbare resultater på virksomhetens område. Derimot stilles det ofte omfattende krav om gjennomføring av mange oppdrag og aktiviteter, til dels på et detaljert nivå. De viktigste prioriteringene for det aktuelle budsjettåret og langsiktige prioriteringer for virksomheten eller 1 Se rapport 6/2008 Forprosjekt tildelningsbrev på www.sfso.no 5

sektoren omtales ofte i svært generelle vendinger. Tildelingsbrevet inneholder også mye informasjon utover de forutsetninger og krav som departementet stiller til virksomheten i det aktuelle budsjettåret. Som en konsekvens av dette er brevene gjerne omfangsrike. Dette dokumentet handler om hva departementene bør tenke igjennom i arbeidet med disse styringsdokumentene og hvordan de kan utformes. Det er også vist eksempler fra instruks og tildelingsbrev til ulike virksomheter, som kan bidra til å illustrere forhold som er aktuelle for de fleste departementer å tenke igjennom ved utformingen av disse dokumentene. Dette innebærer ikke nødvendigvis at eksemplene generelt tilfredsstiller god praksis på området. Fordi statlige virksomheter er svært ulike, er det også viktig at departementene innenfor rammen av Økonomiregelverket vurderer hvordan instruks og tildelingsbrev til den enkelte underliggende virksomheter bør utformes, hensyn tatt til virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet. Når det gjelder tildelingsbrev, er eksemplene hentet fra 2009-brevene. Eksempler knyttet til instruks er hentet dels fra eksisterende instrukser og dels fra tildelingsbrev og andre dokumenter. Departementsnavnene som brukes er i samsvar med det som er ordlyden i de dokumentene som eksemplene er hentet fra. Ettersom disse dokumentene for det meste er skrevet for noen år tilbake, innebærer det at departementene kan ha endret navn siden den gang. Dokumentet bygger på gjeldende begrepsapparat i Økonomiregelverket og SSØs veiledere (se blant annet Mål- og resultatstyring en veileder i resultatmåling, SSØ 2006). Mål- og resultatstyring som styringsprinsipp og begrepsapparatet knyttet til dette forutsettes kjent og omtales ikke nærmere i dette dokumentet. Det vises for øvrig til ordliste til slutt i dokumentet. Vi håper at innholdet i dette dokumentet blir diskutert og eventuelt prøvd ut i praksis, og at vi får tilbakemeldinger med synspunkter og erfaringer. Det vises til kontaktinformasjon på nettet til aktuelle personer i SSØ. 1.2. Sammendrag Regelverket inneholder prinsipper og standarder for økonomistyring som er felles for alle statlige virksomheter. Virksomhetenes egenart innebærer imidlertid at Økonomiregelverket ikke kan stille for detaljerte krav til styring. Derfor bør departementene i instruksen til virksomhetene utdype og presisere de generelle kravene i Økonomiregelverket på de punktene departementet finner det nødvendig, tilpasset den enkelte virksomhet. Forhold knyttet til kapittel 3-8 i Bestemmelsene, er ikke tema i dette dokumentet. Det er imidlertid viktig at instruksen også ivaretar departementets forutsetninger og krav knyttet til disse delene av Økonomiregelverket. Tildelingsbrevet skal primært kommunisere budsjettildelinger og forutsetninger og krav til resultater i det aktuelle budsjettåret, utledet av langsiktige prioriteringer for virksomheten eller sektoren. Vanligvis er det verken mulig eller ønskelig for departementet å ha like stort oppmerksomhet på alle sider av virksomheten i det enkelte budsjettår. Områder som skal vies særlig oppmerksomhet i budsjettåret, kan for eksempel være viktige utviklings- eller endringstiltak, 6

eller deler av virksomhetens tjenesteproduksjon som det av ulike årsaker er nødvendig å ha en tett oppfølging av, blant annet på bakgrunn av risikovurderinger. For å kunne vurdere måloppnåelse og resultater, er det spesielt viktig at tildelingsbrevet angir styringsparametere og eventuelt resultatmål knyttet til mål eller tjenesteområder som skal ha særskilt oppmerksomhet i det aktuelle budsjettåret. Departementet kan i tillegg ha behov for å ivareta løpende kontroll med samlet resultatoppnåelse innenfor sentrale deler av den løpende tjenesteproduksjonen. Det kan derfor være aktuelt å innarbeide ytterligere krav til rapportering slik at departementet kan danne seg et tilfredsstillende bilde av virksomhetens samlede resultatoppnåelse. Dersom det ikke er hensiktsmessig med krav om helhetlig resultatrapportering i tildelingsbrevet, må departementet forsikre seg om at virksomheten kan fremskaffe dokumentasjon om dette ved behov, eventuelt også følge opp dette gjennom evalueringer. Omtale av forutsetninger og krav til virksomhetens eksisterende systemer, rutiner og styringsprosesser i instruksen bidrar til at slike krav kan utelates eller bare henvises til i tildelingsbrevet. Dermed kan tildelingsbrevet i større grad rendyrkes som et dokument som primært formidler departementets prioriteringer og krav for det aktuelle budsjettåret (i tillegg til budsjettildelingene). Ofte vil krav til systemer, rutiner og styringsprosesser medføre behov for utvikling. Da kan det være naturlig at kravene i første omgang omtales i tildelingsbrevet. Når systemer, rutiner og styringsprosesser er ferdig utviklet, kan instruksen oppdateres slik at den ivaretar disse kravene. Departementet bør derfor vurdere hva som er en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom henholdsvis instruks og tildelingsbrev. En klargjøring i instruksen av eventuelle forutsetninger og krav departementet stiller til virksomhetens systemer, rutiner og styringsprosesser, vil kunne bidra til bedre samsvar mellom tildelingsbrevets krav til dokumentasjon og rapportering av oppnådde resultater, og de forutsetninger virksomheten har for å framskaffe denne type styringsinformasjon for departementet. Å utarbeide instruks og tildelingsbrev som er i overensstemmelse med det som i dette dokumentet beskrives som god praksis, krever god dialog mellom departement og virksomhet. Ikke minst krever det å utvikle gode tildelingsbrev prosesser som ofte vil måtte gå over flere år. En årsak til dette er blant annet at forutsetninger og krav som departementet ønsker å stille til virksomheten, kan medføre at virksomheten må utvikle sine systemer, rutiner og styringsprosesser for å kunne møte disse kravene. 7

Instruks om økonomi- og virksomhetsstyring til virksomheten 2. Instruksens formål Formålet med instruks om økonomi- og virksomhetsstyring fra departementet til virksomheten er å angi virksomhetens myndighet og ansvar og departementets eventuelle forutsetninger for og krav til virksomhetens systemer, rutiner og styringsprosesser. Økonomiregelverket kan anses som en felles instruks om økonomistyring til staten. Det gir rammene for de forutsetninger og krav som departementet må stille til underliggende virksomhet. Instruksen bør inneholde utdypninger og presiseringer av alle deler av Økonomiregelverket som er nødvendige, med utgangspunkt i virksomhetens formål, rammebetingelser og egenart. Omfang og innhold i instruksene til de ulike virksomhetene vil dermed være forskjellig. Alle deler av Økonomiregelverket gjelder uavhengig om instruksen angir utdypninger eller presiseringer på det aktuelle punktet, med mindre det er innvilget unntak. Ved å angi virksomhetens myndighet og ansvar og krav til virksomhetens systemer, rutiner og styringsprosesser bidrar instruksen til en klargjøring av virksomhetens rammebetingelser og dermed til å gi virksomheten forutsigbarhet i styringen. Den bidrar også til bedre sammenheng mellom etatsstyringen og virksomhetens interne styring og til at etatsstyringen blir mer forutsigbar. 3. Prosess for utarbeiding og oppfølging av instruksen I henhold til Bestemmelsene punkt 1.3, skal avklaring av styringsdialogens form og innhold skje i samråd med virksomheten. Dette kapitlet omtaler forutsetninger for og anbefalinger knyttet til prosessen for utarbeiding og oppfølging av instruksen. 3.1. Prosess for utarbeiding av instruksen Instruks for virksomheten utarbeides første gang når virksomheten etableres. Departementet bør i den forbindelse vurdere behovet for henvisning eller utdypning i instruksen, av Økonomiregelverket og eventuelt andre regelverk og standarder som det er særlig relevant for departementet å vise til/utdype. Dersom departementet har utarbeidet andre dokumenter som omhandler etatsstyringen, kan det være hensiktsmessig å gå igjennom disse for å se om det er forhold som bør omtales i instruksen. Det er imidlertid viktig at departementet er seg bevisst formål og status for de ulike dokumentene. Instruksen kan for eksempel ikke erstatte retningslinjer for etatsstyring som mange departement har utarbeidet. Selv om virksomheten bør være orientert om innholdet i disse retningslinjene, er hovedformålet med disse å regulere interne forhold i departementet. Det er viktig å være bevisst på hvor detaljert departementet ønsker å være i forbindelse med utarbeiding av instruksen. Instruksen bør utformes slik at departementet og virksomheten kan oppfylle forutsetninger og krav som er stilt her, uten at den må endres ofte eller at 8

departementet kan komme i en situasjon der krav i instruksen ikke stemmer overens med andre styringsdokumenter. Sistnevnte innebærer en fare for at instruksen mister sin relevans som styringsdokument. Det er eksempelvis lite formålstjenlig at departementet har gitt en detaljert beskrivelse av møter og prosesser knyttet til styringsdialogen, hvis det oppstår en situasjon som gjør at departementet ønsker en tettere oppfølging enn normalt. Ettersom instruksen handler om virksomhetens myndighet og ansvar og krav til virksomhetens systemer, rutiner og styringsprosesser, er det viktig å avveie virksomhetens og departementets behov ved utarbeiding av instruksen. Det er viktig at departementet får ivaretatt sitt behov for fleksibilitet i styringen av virksomheten, samtidig som virksomheten har tilstrekkelig handlefrihet. En sentral del av denne prosessen er derfor å klargjøre og konkretisere hva departementet forventer av virksomheten. De kravene departementet stiller i instruksen må ofte følges opp gjennom den årlige styringsdialogen. Dersom departementets styringsbehov medfører behov for å videreutvikle eller etablere nye systemer, rutiner eller styringsprosesser, er det naturlig at departementet stiller krav om dette i tildelingsbrevet. Kravene som stilles i instruksen må ta utgangspunkt i at det skal være et tillitsforhold mellom departement og virksomhet. Avklaringen av virksomhetens myndighet og ansvar og krav til systemer, rutiner og prosesser i instruksen bidrar til å forebygge styringsmessige problemer og bidrar til å legge grunnlaget for et fortsatt godt tillitsforhold. 3.2. Prosess for vurdering, revidering og oppfølging av instruksen Selv om instruksen regulerer forhold av mer systemmessig og dermed varig karakter, bør behovet for å justere eller endre instruksen vurderes jevnlig. Endringer i virksomhetens rammebetingelser, for eksempel lov- og regelendringer eller større endringer i virksomhetens oppgaver eller organisering, kan medføre behov for å endre eksisterende instruks eller eventuelt utarbeide en ny instruks. Fordi systemer, rutiner og styringsprosesser som omtales i instruksen legger rammer for de kravene som stilles i tildelingsbrevet, må instruksen og tildelingsbrevet ses i sammenheng. For å sikre at det er samsvar mellom forutsetninger og krav i de to dokumentene, kan det være hensiktsmessig å se over instruksen når tildelingsbrevet utarbeides, Kontrollspørsmål ved utarbeiding og oppfølging av instruksen: Innebærer virksomhetens egenart at det er behov for å utdype Økonomiregelverkets krav knyttet til den aktuelle bestemmelsen i regelverket? Innebærer forutsetningene og kravene som er gitt i instruksen, at virksomheten har de systemer, rutiner og styringsprosesser som er nødvendige for å oppfylle forutsetninger og krav i tildelingsbrevet? Har samme formulering om forutsetninger og krav til virksomhetens systemer, rutiner og styringsprosesser stått i tildelingsbrevet i flere år? Hvis ja: Bør disse inkluderes i instruksen? Vil forutsetningen eller kravet som departementet vil stille i instruksen være nødvendig å endre neste år? Dersom det ofte er behov for å gjøre større endringer i instruksen: o Er instruksen for detaljert? 9

o Endres virksomhetens rammebetingelser for hyppig? 4. Instruksens oppbygging Dette kapitlet handler om hvordan instruksen kan bygges opp (struktureres). Ved utarbeiding og bruk av instruksen bør departementet og virksomheten forholde seg til de aktuelle punktene i Økonomiregelverket. For å tydeliggjøre at instruksen er en utdypning av Økonomiregelverket, kan kapittelinndelingen i instruksen følge samme struktur som Bestemmelsene, men den må ikke gjøre det. Det viktigste er at instruksen fungerer som en presisering av aktuelle punkter i Økonomiregelverket, gitt virksomhetens egenart. Nedenfor er et eksempel på innholdsfortegnelse. Den omfatter de hovedkapitlene som det på bakgrunn av Økonomiregelverket kan være aktuelt å omtale i instruksen. Instruksens virkeområde og forhold til Økonomiregelverket I) Departementets styring av virksomheten Departementets overordnede ansvar Virksomhetens myndighet og ansvar Styringsdialogen II) Krav til virksomhetens interne styring Virksomhetsledelsens myndighet og ansvar Krav til virksomhetens planlegging, gjennomføring og oppfølging Krav til virksomhetens internkontroll III) Krav knyttet til Bestemmelsenes punkt 2.5 og kapitlene 3 til 8 Den videre omtalen av instruksens innhold knyttet til Bestemmelsenes kapittel 1 og 2 følger denne oppbyggingen. 5. Instruksens innhold Dette kapitlet beskriver ulike forhold knyttet til den enkelte virksomhet som kan gjøre det relevant å utdype eller presisere Bestemmelsene kapittel 1 og 2. Kapitlet følger samme oppbygging som eksemplet på innholdsfortegnelse i kapittel 3. Instruksens omfang og detaljeringsgrad må tilpasses den enkelte virksomhets formål, rammebetingelser og egenart, jf. Bestemmelsene punkt 1.3 om at styring og oppfølging skal tilpasses virksomhetens egenart. Det er derfor ikke alle forhold som er omtalt her som er relevante å omtale for den enkelte virksomhet. Tilsvarende kan det være andre forhold enn dem som er omtalt her som bør utdypes nærmere på grunnlag av virksomhetens egenart. Departementet bør normalt unngå å sitere fra Økonomiregelverket i instruksen, både fordi sitater vil bidra til å øke omfanget på instruksen og fordi det kan skape tvil om virksomheten også skal forholde seg til de deler av Økonomiregelverket som ikke er sitert. For å begrense omfanget av instruksen kan det være hensiktsmessig å vise til andre dokumenter, herunder regelverk som regulerer den spesifikke virksomhetens oppgaver og aktiviteter. Det er imidlertid viktig at instruksen kan leses som et selvstendig dokument. Ved henvisning til andre dokumenter bør det klart fremgå hvordan de utdyper eller presiserer instruksen. 10

På forsiden av instruksen vil det være naturlig at det fremgår at dokumentet er departementets instruks for virksomheten, og dato for fastsettelse av instruksen. Instruksens virkeområde og forhold til Økonomiregelverket Som en innledning til instruksen bør det angis hva som er instruksens virkeområde, herunder formålet med departementets instruks om økonomi- og virksomhetsstyring til virksomheten. Instruksens virkeområde er økonomi- og virksomhetsstyringen i den virksomheten instruksen gjelder for. Instruksens formål er omtalt i kapittel 1 i dette dokumentet. Med bakgrunn i den nære sammenhengen mellom instruksen og Økonomiregelverket, kan det være hensiktsmessig at forholdet til Økonomiregelverket omtales allerede under dette punktet. Departementet bør opplyse om at Økonomiregelverket også gjelder på de punktene der det ikke er gitt utdypninger eller presiseringer gjennom instruksen og vise til eventuelle unntak fra Økonomiregelverket som er innvilget. I eksempel 1 vises det et eksempel på innledende omtale fra Kunnskapsdepartementets instruks til universitetene og høyskolene, som kan være egnet for mange statlige virksomheter. 2 Eksempel 1 Innledning fra Kunnskapsdepartementets instruks til universitetene og høyskolene Økonomiforvaltningen ved de statlige universitetene og høyskolene skal følge Reglement for økonomistyring i staten og Finansdepartementets bestemmelser om økonomistyring i staten med de unntak, tilføyelser og presiseringer som fremgår av bestemmelsene i denne instruks. Instruksen er bygd opp som supplement til Reglementet og Bestemmelsene. De aktuelle bestemmelsene i disse dokumentene er ikke gjengitt i instruksen. Ved bruk av instruksen må man derfor også forholde seg til de punkter i Reglementet og Bestemmelsene det er henvist til. I Departementets styring av virksomheten Nedenfor følger en omtale av ulike forhold knyttet til Bestemmelsenes kapittel 1 som departementet kan ha behov for å utdype eller presisere gjennom instruksen. i. Departementets overordnede ansvar De punktene som kan være aktuelle å utdype i instruksen her, er forhold knyttet til departementets overordnede ansvar for styring og oppfølging av virksomheten jf. Bestemmelsene punkt 1.2. Tittelen på instruksen vil ofte angi hvilket departement virksomheten er underlagt. I de tilfellene der virksomheten mottar bevilgninger fra flere departement, kan det være hensiktsmessig å angi hvilke departementer dette gjelder og hvilket departement som har ansvaret for den administrative styringen, jf. også Bestemmelsene punkt 1.4. 2 Eksemplene er for det meste hentet fra instrukser og tildelingsbrev som forelå høsten 2009. I eksemplene har vi brukt de departementsbetegnelsene som var i bruk på dette tidspunktet. 11

I eksempel 2 vises det eksempler på ulike formuleringer i tilfeller der virksomheten mottar bevilgninger fra flere departement. Eksempel 2 Omtale av departementstilknytning når virksomheten mottar bevilgninger fra flere departement Fra Fornyings- og administrasjonsdepartementets instruks til fylkesmennene Fylkesmannen er administrativt underlagt Arbeids- og administrasjonsdepartementet. De enkelte departementer har direkte faglig instruksjonsmyndighet over fylkesmannen innen vedkommende departements saksområde. Tekst fra Prop 1 S (2009-2010) for Landbruks- og matdepartementet som kunne vært tatt inn i en instruks for Mattilsynet Det faglege ansvaret på matområdet er delt mellom Fiskeri- og kystdepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet og Landbruks- og matdepartementet, og er fastsett i konglege resolusjonar. Instruksen kan videre angi rammer for departementets instruksjonsmyndighet, mål- og resultatstyring og risikostyring. Dette gjelder i de tilfellene der virksomhetens formål, rammebetingelser og egenart gjør det nødvendig å utdype Økonomiregelverket på dette punktet. Eksempler på tilfeller der slike utdypninger eller presiseringer kan være nødvendig, er når departementet har koordineringsansvar for planleggings-, gjennomførings- eller oppfølgingsaktiviteter, eksempelvis i forbindelse med langsiktige planer på sektornivå angir at det er spesielle forhold knyttet til ansvars- og oppgavedelingen mellom departement og virksomhet I eksempel 3 og 4 vises det to eksempler på omtale av rammer for departementets instruksjonsmyndighet. Eksempel 3 viser omtale fra tildelingsbrevet til Statistisk sentralbyrå (SSB) for 2008, der Finansdepartementet omtaler de rammene Statistikkloven setter for deres styring av SSB. Eksempel 4 viser omtale av ansvars- og oppgavedelingen mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og Sametinget. For mange ordinære forvaltningsorgan vil imidlertid omtalen under punkt 1.2 i Bestemmelsene være tilstrekkelig, slik at det ikke er nødvendig med en presisering eller utdypning på dette punktet. Eksempel 3 Omtale om faglig uavhengighet fra Finansdepartementets tildelingsbrev for 2008 for Statistisk sentralbyrå Statistikkloven legger de formelle rammene for norsk offisiell statistikk og Statistisk sentralbyrås ansvarsområde, og stadfester Statistisk sentralbyrås faglige uavhengighet. 12

Eksempel 4 Omtale av ansvars- og oppgavedelingen mellom departement og virksomhet fra Arbeids- og inkluderingsdepartementets instruks til Sametinget Sametinget er ikke et underordnet organ i forhold til regjeringen, og regjeringen har som utgangspunkt ikke noe konstitusjonelt ansvar for Sametingets avgjørelser eller virksomhet. Den norske regjering har likevel et overordnet ansvar for samepolitikken i Norge, og Kommunal- og regionalministeren 3 har det konstitusjonelle ansvar når det gjelder bruk av budsjettmidler. Regjeringen må derfor føre kontroll med at bevilgningen blir brukt i samsvar med målsettingen og forutsetningene i Stortingets vedtak. ii. Virksomhetens myndighet og ansvar For å sikre en tydelig rollefordeling, kan instruksen utdype myndighet og ansvar som departementet tillegger den underliggende virksomheten, jf. Bestemmelsene punkt 1.2. Det kan blant annet være aktuelt å utdype - virksomhetens formål og tjenesteområder - tilknytningsform for virksomheten - regelverk som regulerer virksomhetens aktiviteter eller tjenesteområder - ansvarsavklaring og krav til samarbeid med andre virksomheter - forutsetninger og krav til virksomhetens ledelse - eventuelle krav til organisering Hvert av disse punktene er omtalt nedenfor. Virksomhetens formål og tjenesteområder For å klargjøre virksomhetens myndighet og ansvar, kan det være behov for å angi virksomhetens formål og tjenesteområder på overordnet nivå. I eksempel 5 vises det eksempler på omtale av virksomhetens formål og tjenesteområder fra Fornyings- og administrasjonsdepartementets instruks til fylkesmennene og Samferdselsdepartementets instruks til Statens vegvesen. Omtalen av fylkesmennenes formål er overordnet, mens Statens vegvesens formål angis gjennom en omtale av roller og tjenesteområder. Omfanget av omtalen på dette området vil variere, blant annet med utgangspunkt i virksomhetens kompleksitet. Det er viktig at omtalen ikke blir for detaljert. Eksempel 5 Omtale av formål og tjenesteområder Fra Fornyings- og administrasjonsdepartementets instruks til fylkesmennene: Fylkesmannen er Kongens og Regjeringens representant i fylket og skal arbeide for at Stortingets og Regjeringens vedtak, mål og retningslinjer kan bli fulgt opp. Fylkesmannen skal med dette som utgangspunkt virke til gagn og beste for fylket og ta de initiativ som finnes påkrevd. 3 Sametinget rapporterer fra 2009 til Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet 13

Fra omtale av vegdirektoratets ansvar i Samferdselsdepartementets instruks til Statens vegvesen 4 : Vegdirektoratet skal innenfor rammene av denne instruks, de bestemmelser Samferdselsdepartementet ellers måtte gi og hvor myndigheten ikke er tillagt Stortinget eller Kongen: a. være øverste myndighet for riksveger, herunder riksvegferjer og i vegtrafikksaker i saker der Samferdselsdepartementet ikke er øverste myndighet b. ha den øverste faglige og administrative ledelsen av Statens vegvesen, herunder ansvar for at etaten etterlever gjeldende rammebetingelser (lov, forskrift, avtaleverk m.m.) c. være faglig rådgiver for Samferdselsdepartementet på veg-, vegtrafikk- og vegtransport området, herunder kollektivtrafikk Tilknytningsform for virksomheten Virksomhetens tilknytningsform angir rammene for virksomhetens myndighet og fullmakter for faglig og budsjettmessig styring. Med tilknytningsform mener vi her om virksomheten er et ordinært forvaltningsorgan, et forvaltningsorgan med særskilte fullmakter ( nettobudsjettert virksomhet ) eller en forvaltningsbedrift. De økonomiske rammene for virksomheten angis gjennom de enkelte års tildelingsbrev, mens faste forutsetninger og krav kan angis i instruksen. Et eksempel på dette er knyttet til virksomheter med særskilte fullmakter, som har andre krav til rapportering til statsregnskapet enn ordinære forvaltningsorganer,og de er også gitt mulighet til å ha avsetninger i regnskapet for senere bruk 5. Departementet kan i slike tilfeller ha behov for å angi særskilte forutsetninger og krav til bruk av bevilgningen. I eksempel 6 vises det et eksempel på slik omtale av faste forutsetninger og krav til bruk av bevilgningen som per i dag omtales i Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Norsk utenrikspolitisk institutt for 2009. Et eksempel på dette er knyttet til virksomheter med særskilte fullmakter til å bruttoføre inntekter og utgifter utenfor statsregnskapet. Det innebærer blant annet at de har myndighet til å opparbeide seg virksomhetskapital med utgangspunkt i eksternfinansiert virksomhet. Derfor kan departementet i slike tilfeller ha behov for å angi særskilte forutsetninger og krav til bruk av bevilgningen. I eksempel 6 vises det et eksempel på slik omtale av faste forutsetninger og krav til bruk av bevilgningen som per i dag omtales i Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Norsk utenrikspolitisk institutt for 2009. Eksempel 6 Omtale av forutsetninger og krav til bruk av bevilgningen fra Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Norsk utenrikspolitisk institutt for 2009 Krav og forutsetninger for instituttet er omtalt i Retningslinjer for statlig finansiering av forskningsinstitutter. Et viktig prinsipp er at basisbevilgningen på ingen måte skal benyttes til å subsidiere instituttets oppdragsforskning eller annen kommersiell virksomhet basert på instituttets salg av tjenester. 4 Eksemplet er hentet fra gjeldende instruks for Statens vegvesen. Instruksen er i ferd med å bli gjennomgått og vil ved behov bli endret. 5 Nærmere omtale av dette er gitt i Finansdepartementets rundsrkiv R-106. 14

Regelverk som regulerer virksomhetens aktiviteter eller tjenesteområder For en del virksomheter er aktiviteter eller tjenesteområder regulert gjennom lov eller forskrift. For de fleste virksomhetene er det også rundskriv eller instrukser om spesifikke problemstillinger som regulerer forhold som departementet kan vurdere å henvise til i instruksen. Der lover, forskrifter, rundskriv eller andre instrukser enn Økonomiregelverket regulerer sentrale deler av virksomhetens aktiviteter eller tjenesteområder, kan instruksen vise til det relevante regelverket. Et eksempel er at det vises til Jernbaneloven i instruks for Jernbaneverket og til Politiloven i instruksen til Politi- og lensmannsetaten. I de tilfellene der lover, forskrift, rundskriv eller instrukser regulerer konkrete forhold som er omtalt i instruksen, bør det vises til det relevante regelverket under det aktuelle punktet. Ansvarsavklaring og krav til samarbeid med andre virksomheter For mange statlige virksomheter er det aktuelt at instruksen stiller krav til eller angir forutsetninger for samhandling med andre statlige virksomheter. Dette kan for eksempel være nødvendig fordi virksomhetene har overlappende eller tilgrensende ansvarsområder, fordi de er omfattet av et felles regelverk eller fordi virksomhetens aktiviteter reguleres eller følges opp av tilsynsmyndigheter. En del virksomheter har behov for å samarbeide med et stort antall virksomheter. Departementet bør vurdere om det er behov for å stille krav til samarbeid i instruksen, uten at instruksen blir for omfattende på dette punktet. I en del tilfeller vil ansvarsområder og krav til samarbeid være regulert gjennom regelverk eller rundskriv. Der dette er tilfelle, kan det vises til det aktuelle regelverket eller rundskrivet i teksten. I eksempel 7 vises det to eksempler på avgrensning av ansvar fra Samferdselsdepartementets instruks til henholdsvis Statens jernbanetilsyn og Jernbaneverket. Eksempel 7 Ansvarsavklaring Fra instruks fra Samferdselsdepartementet til Statens jernbanetilsyn Statens jernbanetilsyns oppgaver omfatter ikke myndighetsområder som hører inn under andre offentlige kontroll- og tilsynsorganer, som for eksempel Politiet, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap og Arbeidstilsynet. For øvrig skal Statens jernbanetilsyn i nødvendig utstrekning samarbeide med andre myndighetsorganer der dette kan gi en gevinst ut fra effektiv ressursbruk og brukervennlighet. Fra instruks fra Samferdselsdepartementet til Jernbaneverket Jernbaneverket har spesielt grenseflater mot NSB AS' når det gjelder leie og forvaltning av fellesarealer på jernbanestasjoner og disponering av spor og lastegater på godsterminaler som i dag eies av NSB AS, men som også er åpnet for andre togselskaper som har tilgang til statens jernbaneinfrastruktur. 15

For øvrig skal Jernbaneverket i nødvendig utstrekning samarbeide med togselskaper, andre virksomheter, lokale myndigheter og interesseorganisasjoner der dette kan gi en gevinst ut fra effektiv ressursbruk og brukervennlighet. Virksomhetens ledelse Instruksen kan angi stillingstittel for virksomhetsleder og eventuelt hvordan og for hvor lenge virksomhetslederen ansettes. Dersom departementet stiller særlige forutsetninger eller krav til virksomhetsledelsen, kan også disse angis. I eksempel 8 vises det et eksempel på angivelse av stillingstittel og forutsetninger og krav til virksomhetens ledelse fra Fornyings- og administrasjonsdepartementets instruks til Fylkesmennene. Eksempel 8 Forutsetninger og krav til virksomhetens ledelse er hentet fra instruks til fylkesmennene: Fylkesmannen er den øverste leder og har det samlede faglige og administrative ansvar for fylkesmannsembetet. Fylkesmannen utnevnes av Kongen i statsråd. Fylkesmannen har plikt til å bosette seg i fylket. Arbeids- og administrasjonsdepartementet 6 kan i særlige tilfeller dispensere for boplikten. Assisterende fylkesmann er nestleder ved fylkesmannsembetet og fylkesmannens faste stedfortreder. Dersom virksomheten har et styre, og dette ikke er nedfelt i annet lov- og regelverk, kan det være hensiktsmessig å omtale forhold knyttet til dette i instruksen. I de tilfellene der virksomheten har et styre, bør instruksen for eksempel opplyse om hvordan og for hvor lenge styret oppnevnes. I tillegg bør instruksen omtale myndighets- og ansvarsfordelingen mellom departementet, styret og virksomhetslederen, jf. Bestemmelsene punkt 1.2. Eksempler på forhold som kan omtales, er regler om hvilke type saker som skal styrebehandles og virksomhetsleders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. Dersom dette allerede er nedfelt i annet lov- og regelverk, er det neppe nødvendig å omtale dette i instruksen, I eksempel 9 vises det et eksempel på omtale av styrets myndighet og ansvar fra Kunnskapsdepartementets instruks til universitetene og høyskolene. Eksempel 9 Omtale av styrets myndighet og ansvar fra Kunnskapsdepartementets instruks til universitetene og høyskolene: Styret er det øverste organ ved institusjonen og har det overordnede ansvar for at institusjonen drives i samsvar med gjeldende regler og rammeverk, jf. UHL 7 9-1. I tillegg legger loven et særskilt ansvar på rektor og/eller administrerende direktør, jf. UHL kap. 10. 6 Fylkesmennene er nå underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet 7 UHL er benyttet som forkortelse for universitets- og høyskoleloven 16

Styret kan innenfor lovens rammer delegere sin myndighet etter UHL 9-1 (2) og kap. 10. En slik delegering fritar ikke styret for det ansvar det har etter UHL og denne instruks. Styret er øverste myndighet ved de statlige universitetene og høyskolene og har ansvaret for at institusjonen holder høy kvalitet samtidig som den drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet. Styret har ansvaret for at institusjonens økonomiske ressurser disponeres i samsvar med forutsetningene for tildelte bevilgninger og de til enhver tid gjeldende bestemmelser for økonomiforvaltningen i staten. Eventuelle krav til organisering Departementet kan også stille krav til organiseringen av virksomheten i instruksen, blant annet ved krav til desentralisert organisering, geografisk tilstedeværelse eller oppgavefordeling mellom direktorat og eventuelle regioner i virksomheten. Slike krav kan være aktuelle dersom politiske eller administrative avgjørelser legger føringer for organiseringen. Hvis organisatoriske forhold er omtalt i lov eller forskrift som regulerer virksomhetens oppgaveløsning, henvises det til aktuelt regelverk. I eksempel 10 vises det et eksempel på krav til organisering fra Samferdselsdepartementets instruks til Statens vegvesen. Eksemplet inneholder også krav til myndighet og ansvarsfordelingen mellom de ulike delene av organisasjonen. Eksempel 10 Krav til organisering fra Samferdselsdepartementets instruks til Statens vegvesen 8 Vegdirektoratet er øverste myndighet for Statens vegvesen. Vegdirektoratet kan treffe beslutning om fordeling av kompetanse, overføre ressurser mellom driftsenheter og beslutte at oppgaver for en driftsenhet skal ivaretas av annen driftsenhet. Regionene er direkte underordnet Vegdirektoratet i saker som gjelder administrative forhold, riksveger og generelle veg- og vegtrafikkspørsmål, og underordnet fylkeskommunen i saker som gjelder fylkesveger. iii. Styringsdialogen Departementet skal fastsette rammene for styringsdialogen, jf. omtale av styringsdialogen i punkt 1.3 i Bestemmelsene. Med rammer menes omtale av møter, styringsdokumenter og styringsprosesser som inngår i den formelle styringsdialogen mellom departement og virksomhet. En overordnet omtale av dette kan med fordel gis i instruksen. Det kan også være hensiktsmessig at departementet avklarer kontaktform mellom virksomheten, andre departement og Stortinget. 8 Eksemplet er hentet fra gjeldende instruks for Statens vegvesen. Instruksen er i ferd med å bli gjennomgått og vil ved behov bli endret. 17

Styringsdokumenter Det kan være hensiktsmessig å angi i instruksen hvilke styringsdokumenter virksomheten skal forholde seg til. Aktuelle styringsdokumenter kan variere avhengig av virksomhetenes egenart. Eksempler på styringsdokumenter er - instruks for virksomheten - tildelingsbrev (se tildelingsbrev-delen av dokumentet) - supplerende tildelingsbrev - årsrapport - periodisk rapportering o halvårsrapport/tertialrapporter/månedsrapporter o rapportering til statsregnskapet - annen rapportering - referater fra etatsstyringsmøter og møter om særlige problemstillinger Instruksen kan videre opplyse om at styringsdialogen er dokumentert og tilgjengelig i departementets arkiv, jf. Bestemmelsene punkt 1.3. Møter Etatsstyringsmøter Det kan være hensiktsmessig at instruksen angir noen rammer for etatsstyringsmøtene, for eksempel om virksomheten skal få tilbakemelding på årsrapporten som er sendt departementet i årsrapportmøte, eller at forutsetninger og krav knyttet til tildelingsbrevet skal drøftes i etatsstyringsmøte mellom departementet og virksomheten. I tillegg vil det ofte være aktuelt å avholde egne møter om problemstillinger eller oppdrag som krever særskilt oppfølging av departementet, for eksempel i forbindelse med større IT-prosjekter. I eksempel 11 vises det et eksempel på angivelse av etatsstyringenes rolle slik den er beskrevet i et dokument fra Kunnskapsdepartementet. 9 Forskningsrådet mottar bevilgninger fra og deltar i en styringsdialog med flere departement. En omtale som dette kunne vært innarbeidet i en instruks. Departementet bør imidlertid avveie hvor detaljert instruksen skal være på dette punktet, sett i forhold til at den ikke bør endres for ofte. Eksempel 11 Presisering av etatsstyringsmøtenes funksjon fra Kunnskapsdepartementet i forbindelse med Norges forskningsråd Kunnskapsdepartementet har to etatsstyringsmøter med Forskningsrådet i løpet av året, vanligvis i mai og desember. Dagsorden for møtene skal være avtalt på forhånd. Vårmøtet tar opp måloppnåelse og resultatvurderinger av Forskningsrådets virksomhet, budsjettsaker og riksrevisjonssaker. Høstmøtet skal ta opp overordnede problemstillinger av mer strategisk karakter. Kunnskapsdepartementet skal invitere andre departementer til å komme med innspill til saker som bør tas opp. Invitasjonen skal skje i brevs form senest 3 uker før møtet. I tillegg kan det gis oppfordringer gjennom departementenes forskningsutvalg (DUF). Det skal skrives 9 Dokumentet det refereres til er Mål- og resultatstyring av Forskningsrådet. God styringsskikk en veileder, datert 2010. Dokumentet følger som vedlegg til brev av 22.06.2010 fra Kunnskapsdepartementet til alle departementene som stiller bevilgninger til disposisjon for Forskningsrådet. 18

referat fra møtene som sendes Forskningsrådet, og etter godkjennelse som kopi til øvrige relevante departementer og Riksrevisjonen. Departementer som tildeler midler til Forskningsrådet bør ha minst ett styringsmøte med Forskningsrådet i løpet av året. Det vil variere fra departement til departement hvor mange møter man har, og når de avvikles. Dagsorden for styringsmøtene skal være avtalt på forhånd. Referat fra møtene bør sendes i kopi til Kunnskapsdepartementet og andre relevante departementer. Temaet for møtene kan variere avhengig av hva som er ansett å være mest sentralt, men følgende punkter bør behandles på styringsmøtene: Tilbakemelding på resultatoppnåelse, jf. nye styringsparametere. Presentasjon av budsjettforslag for neste år og departementenes vurderinger av om det bidrar til å oppfylle målsettingene for sektoren. Risikovurderinger mht. løpende forskningssatsninger, kunnskapshull mv. II Krav til virksomhetens interne styring Dersom departementet har behov for å utype eller presisere deler av Bestemmelsenes kapittel 2, kan dette omtales i denne delen av instruksen. Departementet kan angi krav til systemer, rutiner og styringsprosesser som benyttes i virksomhetens interne styring i den grad dette vurderers som egnet for å ivareta ansvaret for overordnet kontroll og oppfølging av virksomheten, jf. Bestemmelsene punkt 1.2. Dette kan for eksempel være systemer, rutiner og styringsprosesser som departementet anser som nødvendige for å sikre at virksomheten har tilfredsstillende internkontroll knyttet til måloppnåelse og effektiv ressursbruk samt overholdelse av lover og regler, jf. Bestemmelsene punkt 1.5.2. Hvor detaljerte krav som bør stilles gjennom instruksen, er en avveining mellom departementets behov og virksomhetens behov for at systemer, rutiner og styringsprosesser skal være fleksible i forhold til egne styringsbehov. Den konkrete utformingen av systemer, rutiner og styringsprosesser bør overlates til virksomheten selv. i. Virksomhetsledelsens myndighet og ansvar Departementet kan i instruksen utdype Bestemmelsene punkt 2.2 om virksomhetsledelsens overordnede ansvar for måloppnåelse og de arbeidsoppgavene som skal planlegges, gjennomføres og følges opp i virksomheten. Et eksempel på krav som kan stilles under dette punktet, er krav til styringsdialogen i virksomheter med flere styringsnivåer eller utdypende krav til virksomhetens interne instruks. I eksempel 12 vises det et eksempel på krav til virksomhetens ledelse fra Justis- og politidepartementets instruks til Politidirektoratet. 19

Eksempel 12 Krav til virksomhetens ledelse fra instruksen til Politidirektoratet fra Justis- og politidepartementet Politidirektøren er ansvarlig for å etablere en styringsdialog med politimestrene og sjefene for særorganene som, i tillegg til å omhandle lokale forhold, sikrer at de sentrale mål og resultatkrav blir ivaretatt. Økonomiregelverket gir en generell adgang til videredelegering av fullmakter fra virksomhetsleder til andre deler av virksomheten. Dette punktet i instruksen kan derfor angi hva som eventuelt ikke kan delegeres internt fra virksomhetsleder. ii. Krav til virksomhetens planlegging, gjennomføring og oppfølging Dersom departementet ser behov for det, kan det i instruksen stilles krav til virksomhetens systemer, rutiner og styringsprosesser knyttet til virksomhetens planlegging. Et eksempel er krav om utarbeiding av interne styringsdokumenter i form av virksomhetsplan, årsplan eller tilsvarende, krav om utarbeiding av interne disponeringsskriv eller krav om at det skal utarbeides budsjett og prognoser for å sikre avviksrapportering og mulighet for oppfølging av regnskap og resultater. Kravene kan omfatte både kortsiktig og langsiktig planlegging. Dersom det er behov for at virksomheten samordner og koordinerer sin planlegging med andre, bør instruksen omtale dette. Eksempel 13 viser Kunnskapsdepartementets krav til planlegging i instruks til universitetene og høyskolene. Av kravene fremgår det blant annet at departementet ikke stiller konkrete krav til planperiodens lengde for langtidsplanen, men til at styret skal fastsette planen og planperiodens lengde. På denne måten unngår man at instruksen blir for detaljert og planprosessene kan tilpasses virksomhetens egenart. Det er videre stilt krav til at disponeringsplanen styret utformer skal gjøre det mulig å føre løpende kontroll med kostnader og inntekter. Dette kan være et viktig krav når en virksomhet fører periodisert regnskap, og kan gjøre det enklere for departementet å følge opp inntekter og kostnader i løpet av året. Eksempel 13 Krav til virksomhetens planlegging fra Kunnskapsdepartementets instruks til universiteter og høgskoler Styret skal planlegge med både ettårig og flerårig perspektiv tilpasset institusjonens egenart. Styret skal fastsette en langsiktig plan og planperiodens lengde, samt fastsette retningslinjer for planarbeidet ved institusjonen. Styret skal hvert år fastsette en årsplan for institusjonen. Styret fastsetter nærmere retningslinjer for utformingen av institusjonens årsrapporter. I tilknytning til årsplanen skal styret utforme en disponeringsplan. Disponeringsplanen bør periodiseres på en hensiktsmessig måte, slik at det kan føres løpende kontroll med kostnader og inntekter. Instruksen kan videre stille krav til virksomhetens systemer, rutiner og styringsprosesser knyttet til resultatrapportering og -oppfølging. Hensikten med dette er å sikre at virksomheten 20

kan oppfylle de krav departementet stiller i tildelingsbrevet til resultatmåling, rapportering og oppfølging. Krav i instruksen vil dermed kunne bidra til at virksomheten har systemer som gjør det mulig å måle, rapportere og følge opp ulike typer styringsparametere som benyttes i styringsdialogen. Eksempelvis kan slike krav være knyttet til at virksomheten skal kunne knytte kostnader til aktiviteter eller tjenester for å kunne måle produktivitet innfri rapporteringskrav om eiendelene. Eventuelle krav som stilles må utdype eller presisere de generelle kravene i Bestemmelsene pkt. 4.4.5 og 5.3.7 En instruks bør ikke angi konkrete styringsparametere, fordi disse vil måtte endres løpende avhengig av hva som til enhver tid skal ha fokus i styringen. I eksempel 14 vises det et eksempel på krav fra Finansdepartementet til SSØ til å kunne knytte kostnader til aktiviteter og tjenester. Kravet er per i dag stilt i tildelingsbrevet til SSØ fordi systemet er under utvikling, og vil være et grunnlag for at Finansdepartementet i tildelingsbrevet kan be SSØ om å analysere og rapportere produktivitet for relevante deler av virksomheten. Eksempel 14 Krav til å kunne knytte kostnader til aktiviteter/tjenester fra Finansdepartementet til SSØ 10 Finansdepartementet forutsetter at SSØ registrerer og dokumenterer ressursbruk på virksomhetens tjenester/aktiviteter på ulike nivåer. I eksempel 15 vises det et eksempel på mulig tekst i instrukser til virksomheter som forvalter en stor eiendomsmasse eller har andre eiendeler av vesentlig størrelse. Krav til regnskapsføring i instruksen som omtalt nedenfor kan være et grunnlag for eventuelt krav i tildelingsbrevet om at virksomheten opprettholder bygningsmassens bruksverdi og rapporterer om utviklingen av denne. Eksempel 15 Tekstforslag i instrukser til virksomheter som forvalter en stor eiendomsmasse eller har andre vesentlige eiendeler Virksomheten skal føre periodisert regnskap etter de statlige regnskapsstandardene (SRS). Dette skal blant annet sikre en oversikt over virksomhetens eiendeler, som grunnlag for å kunne vurdere avskrivninger, vedlikehold og behov for nye investeringer. Andre krav til virksomhetens interne systemer, rutiner og styringsprosesser kan være krav til: Systemer som gir grunnlag for at o departementet kan få tilfredsstillende dokumentasjon av resultatoppnåelsen på hele virksomhetens område (se råd om tildelingsbrev punkt VI) o departementet kan sammenstille informasjon på tvers av underliggende virksomheter o virksomheten kan fremskaffe tilstrekkelig evalueringsgrunnlag og gjennomføre evalueringer 10 Kravet er formidlet i tildelingsbrevet til SSØ for 2009 21