Endelig rapport etter undersøkelse av Tønsberg kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Tønsberg kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Postboks 2410 3104 Tønsberg Tidsrom for undersøkelsen: 7. -8. mai 2014 Kontaktperson i kommunen: Kåre Conradsen Fra Kartverket: Knut Holter, leder Finn E. Isaksen, Janne Johnsen observatør Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom: - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen fører oppmålingsforretning som fullført, uten at fullstendig merking er foretatt. Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av enkelte bygningsopplysninger.
Følgende merknad ble gitt ved dette tilsynet: 2 Kommunen opplyser ikke om klageadgang ved oversendelse av nytt matrikkelbrev etter fullført matrikkelføring. Utarbeidet dato: 22. mai 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter ledet tilsynet i Tønsberg kommune Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Tønsberg kommune i perioden 7. 8. mai 2014. Undersøkelsen er en del av Kartverket sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling.
Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. 3 Følgende tema inngår i undersøkelsen i Tønsberg kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 15. januar 2014 (sak nr. 10/04829/161). Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1.
4. Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: 4 AVVIK 1 Kommunen fører oppmålingsforretning som fullført, uten at fullstendig merking er foretatt. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 34, matrikkelforskriften 25. Kommentarer: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriftens 25 første ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen i noen tilfeller utelater merking. Enhetene føres likevel i matrikkelen som fullført. Endelig merking skjer på oppfordring fra rekvirenten. AVVIK 2 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 33 og matrikkelforskriften 27, 34, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Dette omfatter blant annet nøyaktig føring av protokoll, erklæring fra landmåler om at bruksretter og servitutter er undersøkt, begrunnelse for å utelate grensemerking, dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag ved grensejustering. Dessuten måledata og beregninger i samsvar med Standard for stedfesting av matrikkelenhet- og råderettsgrenser. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjonen sett i forhold til de formelle krav som stilles. AVVIK 3 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av enkelte bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og forskriften 3 bokstav b og 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriftens 60 første ledd forklares samtidig med" senest fem dager. Videre i forskriftens 3 bokstav b står det at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming.
5 Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon i en del tilfeller skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming ikke blir ført. 5. Merknader Det ble gitt en merknader ved undersøkelsen: MERKNAD 1 Kommunen opplyser ikke om klageadgang ved oversendelse av nytt matrikkelbrev etter fullført matrikkelføring. Kommentar: Ved gjennomgang av utlevert dokumentasjon finner vi at det opplyses om klageadgang på flere ulike stadier i sakene. Det er ved utsending av matrikkelbrev det skal opplyses om klageadgang og klagefrist jf. matrikkellovens 24, tredje ledd siste punktum. 6. Gjennomføring Underrsøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Forberedelser ble gjennomført pr telefon og e-postutveksling. Ved intervjuer den 7. mai 2014 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 8. april 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 6 Dokumentunderlag for Kartverket sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser oppdatert 03.10.2011 5. Styrings og delegasjonsreglement og delegasjonsreglement særlov for Tønsberg kommune, begge vedtatt 12.12.2012 6. Organisasjonsmodell Tønsberg kommune 7. Virksomhetsplan 2014, Geodatavad. 8. Saksliste for oppmålingsaker 2013 9. Prosedyrer og rutiner med saksflyt for behanling av delingdssaker 10. Saksmapper for 3 grensejusteringssaker og 2 saker som går ut på oppretting av ny eiendom. 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
7 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverket sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Tønsberg kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Geir Viksand Rådmann X X X Anne Hekland Virksomhetsleder X X X Kåre Conradsen Avdelingsleder Geodata X X X Ola Kvande matrikkelføring -oppmåling X X X Britt Jorun Næss matrikkelføring -seksj. og adresse X X X Nils Jimmy Rønning matrikkelføring -byggesak X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok Finn E. Isaksen og Knut Holter, med sistnevnte som tilsynsleder. I tillegg deltok Janne Johnsen som observatør.