1 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Til seksjonseierne i Sameiet Heimdalsgata 3-9 Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2013. Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Innkalling til ordinært sameiermøte 2014 Ordinært sameiermøte i Sameiet Heimdalsgata 3-9 avholdes tirsdag 13 mai 2014 kl.18.00 i OBOS lokaler, Hammersborg Torg 1. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2013 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Vedtektsendring, Kameraovervåking fra styret. "Kameraovervåkning Styret kan montere og drifte overvåkningskamera. Styret skal sørge for forsvarlig drift og følge de lovpålagte regler for kameraovervåking." Legges inn som ny 12. 12 blir da ny 13. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlem for 2 år C) Valg av 1 styremedlem for 1 år D) Valg av 1 varamedlem for 1 år E) Valg av valgkomité Oslo, 18.03 2014 Styret i Sameiet Heimdalsgata 3-9 Anita Vikan Mathisen /s/ Phung Kim Le /s/ Per-Helge Dimmen /s/ Øyvind O Skiple Skjerpen /s/
3 Sameiet Heimdalsgata 3-9 ÅRSBERETNING FOR 2013 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Anita Vikan Mathisen Heimdalsgata 3 Nestleder Phung Kim Le Heimdalsgata 7 Styremedlem Per-Helge Dimmen Heimdalsgata 9 Styremedlem Øyvind O Skiple Skjerpen Heimdalsgata 9 Varamedlem Eli Svardal Heimdalsgata 9 Styrets medlemmer består i dag av 1 kvinne og 3 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 57 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 993428485, og ligger i bydel 1 Gamle Oslo i Oslo kommune. Adresse: Heimdalsgata 3 Heimdalsgata 5 Heimdalsgata 7 Haimdalsgata 9 Gårds- og bruksnummer : 230 465 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen var i henhold til kontrakt utført av Oslo og Omegn Boligforvaltning AS i 2013. Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS fra 01.01.2014. Sameiets revisor er BDO AS.
4 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Styrets arbeid Det er avholdt 7 styremøter i perioden. Styreleder samt nestleder har også deltatt på møter i Bakgården Velforening (samarbeid med Trondheimsveien 5 og Akershave) om vedlikehold av bakgården og lignende. Videre er det blitt holdt møter med Gos, OBOS og advokat. Da kontrakten vår med OBF gikk ut ved årsskiftet inngikk styret avtale om forretningsførsel med OBOS. Vi bestilte også OBOS hjemmesideløsning og vi håper beboere vil ha glede av denne. På hjemmesiden vil vi legge ut relevant informasjon, nyheter etc. I høst kartla styret hvilke varmtvannsberedere som var defekte, og utbedring ble gjort av Gos. Vi hadde en større vannlekkasje i bodområdet i nr 5 med omfattende soppskader. Dette ble raskt tatt hånd om av Gos og utgiftene i den forbindelse er refundert av forsikringsselskapet. Dessverre fikk vi i oktober et alvorlig problem med rotter, og styret inngikk umiddelsbart avtale med Oslo Skadedyrbekjempelse for å stoppe utviklingen. Den siste rapporten viser at det ikke er noen rotteaktivitet i bodene, kun sporadisk ved giftstasjonene nærmest elva. Beboerne oppfordres likevel til å rydde og holde orden i boden sin. Det gjenstår noe arbeid i forhold til ferdigstillelse, og styreleder var i perioden juniseptember flere ganger i kontakt med prosjektleder Gunnar Carlson for å få i gang arbeidene med vinduene i nr. 7. Ettersom dialogen med ham ikke førte frem tok vi direkte kontakt med utbygger Bjørn Åserud, og vi har nå fått skriftlig bekreftelse på at arbeidene vil settes i gang snarest.
5 Sameiet Heimdalsgata 3-9 VAKTMESTERTJENESTE / RENGJØRINGSTJENESTE Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste med Gamle Oslo Servicesentral (GOS) som kan nås på telefon 22 30 22 50 Kun styret kan bestille vaktmesterarbeid for sameiets regning ut over det rutinemessige, med unntak av nødstilfeller. Gos Beredskapstelefon 24/7: 90 17 90 81. Vaktmester ivaretar oppgavene knyttet til forefallende vedlikehold, skift av lyspærer, rydding, søppelfjerning, kontroll og tilsyn av elektriske anlegg. Foretrukket elektriker er Elektronettverk, som sto for installasjonen. Ventilasjonsanlegg vedlikeholdes av Climatech etter serviceavtale med filterskift vår og høst. Heis vedlikeholdes av Reber Schindler etter serviceavtale med 4 faste besøk i året. Beboere som bestiller vaktmestertjenester inne i sine leiligheter blir fakturert direkte av GOS. Beboere kan bestille vaktmester på vegne av sameiet til dører og lignende på fellesområder dersom det er for å sikre verdier. Sameiet har avtale om rengjøringstjeneste med Renholdsgruppen AS, som kjøpte opp Sweep Renhold. Rengjøringen skjer en dag pr uke i oppganger, trapper og heis. KABEL-TV Sameiet har kollektiv avtale med Get som omfatter Get digital-tv og inkluderer bredbånd 2/1 Mbps. Get har servicetelefon 02123, Hver andel betaler sin kollektive avtale via OBF, og eventuelle tillegg direkte til Get. BRANNSIKRINGSUTSTYR I forhold til forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn er det vedtatt at alle boliger skal ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkingsutstyr i form av enten pulverapparat eller husbrannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er andelseier som har ansvaret for å kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt meldes dette skriftlig til styret. Sameiet har montert husbrannslanger under kjøkkenbenk. HMS INTERNKONTROLL Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl. Res. 6 desember 1996 med virkning fra 1. januar 1997. Forskriften gir bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten, det vil si styret i boligselskapet, plikter å sørge for systematisk oppfølgning av gjeldende krav fastsatt i: Lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr Brann- og eksplosjonsvernloven Forurensningsloven Arbeidsmiljøloven
6 Sameiet Heimdalsgata 3-9 For å oppfylle kravet, må alle boligselskap ha minst internkontrollsystem på brannvern, byggherreforskriften ved bygge og anleggsarbeid, lekeplassutstyr, jevnlige vernerunder, egenkontroll av det elektriske anlegget i fellesområdene og i boligene. Styret har ikke funnet det nødvendig å foreta tiltak etter forskriften i 2012. FORSIKRINGER Sameiets har forsikringsavtale med W.R. Berkley Insurance Norway polisenr 101786.1. Avtalen omfatter nå også forsikring mot tap av felleskostnader. Oppstår skade i boligen, skal skadeomfanget begrenses mest mulig og årsaken til skaden kartlegges. Kontakt W.R. Berkleys skadeavdeling på telefon 23 27 24 54 eller 23 27 24 55, alternativt telefon 67 55 25 00 (mellom kl 16.00 og 08.00) for å melde skaden. Andelseier/beboer kan selv kontakte håndverkere (for eksempel rørlegger for å stoppe vannlekkasje) Berkleys taksmann har blitt kontaktet. Kontakt også styreleder og informer om skaden. Den enkelte andelseier bør ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre (det vil si utstyr/innredning det er naturlig å ta med seg når en flytter).
7 Sameiet Heimdalsgata 3-9 KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2013 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2014. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2013 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2013 var til sammen kr 1 739 700,-. Kostnader Driftskostnadene i 2013 var på kr 1 796 097,-. Resultat Årets resultat på kr -51 186,- foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2013. Arbeidskapital er sameiets tilgjengelige midler, og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2013 er kr 284 174,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2013 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2014 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2014. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 3,5 %, mens renovasjonsavgiften øker med 8 % og feieravgiften blir uendret. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2013. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2014) Driftskonto: 0,35 % for alle innskudd Sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr 500 000 3,35 % for innskudd fra kr 500 000 til kr 2 000 000 3,40 % for innskudd over kr 2 000 000
8 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2014. Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året 2014. I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 18.03.2014 Styret i Sameiet Heimdalsgata 3-9 Anita Vikan Mathisen /s/ Phung Kim Le /s/ Per-Helge Dimmen /s/ Øyvind O Skiple Skjerpen /s/
Sameiet Heimdalsgata 3-9 Vedtatt: 01.12.2008 Revidert: - V E D T E K T E R F O R S A M E I E T H E I M D A L S G A T A 3 9 Etter lov om eierseksjoner av 23. mai 1997 nr 31 Vedtatt på konstituerende sameiemøte 1. desember 2008. 1 Navn, forretningskontor, formål, antall seksjoner Eierseksjonssameiets navn er Sameiet Heimdalsgata 3-9 (heretter kalt Sameiet). Sameiet har forretningskontor i Oslo kommune. Sameiet har til formål å ivareta sameiernes fellesinteresser og administrasjonen av eiendommen gnr. 230 bnr. 465 i Oslo, med fellesanlegg av enhver art (heretter kalt Eiendommen). Sameiet består av 56 boligseksjoner, og en næringsseksjon (seksjon 1) i henhold til tingslyst seksjoneringsbegjæring, hvorav Borettslaget Grüner Garden 2 (heretter kalt Borettslaget) eier 35 seksjoner. Andelseiere i Borettslaget har bruksrett til den enkelte bruksenhet/seksjon Borettslaget eier. Eierbrøkene er fastsatt ut fra den enkelte bruksenhets areal eksklusive evt. tilleggsdeler og balkonger/terrasser Liste over seksjonene med eierbrøker iht. seksjoneringsbegjæring. Selger av seksjonene, Stormselskapet AS eller deres rettsetterfølger, har rett til utbygging av ytterligere to boligseksjoner på loftet. Sameiet vil ved slik utbygging senere bli utvidet med to seksjoner. 2 Råderett Hver seksjonssameier er hjemmelshaver til sin seksjon, eventuelt til ideell andel av seksjon, og har eksklusiv rett i forhold til de øvrige seksjonssameiere til bruk av sin bruksenhet, herunder også av eventuell tilleggsdel i henhold til seksjoneringsbegjæringen. Bruksenheten og fellesarealene kan bare nyttes i samsvar med formålet for seksjoneringen, og må ikke nyttes slik at det er til unødig eller urimelig ulempe for brukerne av de øvrige seksjoner. Hver seksjonseier plikter å overholde bestemmelsene som følger av seksjoneringsbegjæringen, lov om eierseksjoner, vedtektene, samt de generelle ordensregler som måtte være fastsatt. Bygningsmessige endringer krever forutgående godkjennelse av styret slik som bestemt i 9. Ledninger, rør og lignende innvendige installasjoner kan føres gjennom bruksenheten hvis det ikke er til vesentlig ulempe for sameieren. Sameieren skal gi adgang til bruksenheten for nødvendig ettersyn og vedlikehold av installasjonene. Erverver av seksjon og leietaker ved utleie av bruksenhet må meldes til Sameiets styre og forretningsfører for registrering. 3 Felleskostnader Felleskostnader er alle kostnader ved eiendommens drift og vedlikehold som ikke gjelder den enkelte bruksenhet eller andre arealer sameieren har enerett til å bruke. Styret skal påse at alle felleskostnader blir dekket av sameiet etter hvert som de forfaller, slik at man unngår at kreditorer gjør krav gjeldende mot de enkelte sameiere for deres andel av sameiernes felles forpliktelser. Styret fastsetter størrelsen på de a konto beløp som den enkelte sameier skal betale forskuddsvis pr. måned. Side 1 av 4
Sameiet Heimdalsgata 3-9 Vedtatt: 01.12.2008 Revidert: - Felleskostnadene skal fordeles i samme forhold som sameiebrøkene, så fremt ikke annet følger av nedenstående. Næringsdelen er definert slik: Næringsseksjonen og fellesarealer som naturlig sokner til den. Boligdelen er i definert slik: Boligseksjoner og fellesarealer som naturlig sokner til disse. 3.1 Eierne av næringsseksjonen skal dekke følgende kostnadselementer: Vedlikehold og drift av tekniske anlegg som bare betjener næringsdelen. Vedlikehold og drift av adkomstarealer som bare betjener næringsdelen. Vaktmestertjenester i fellesarealene tilhørende næringsdelen. Håndtering av avfall fra næringsseksjonen. Kostnader til oppvarming og belysning i næringsdelen. Andre vedlikeholds- og driftskostnader knyttet til fellesarealer og anlegg i næringsdelen. 3.2 Eierne av boligseksjonene skal dekke følgende kostnadselementer: Vedlikehold og drift av tekniske anlegg som bare betjener boligseksjonene. Vedlikehold og drift av heiser og adkomstarealer som bare betjener boligseksjonene. Inngangspartier og oppganger i boligdelen. Håndtering av avfall fra boligdelen. Andre vedlikeholds- og driftskostnader knyttet til fellesarealer og anlegg i boligdelen. Utomhusarealer hvor boligseksjonene har eksklusiv bruksrett, herunder felles gangvei/sti over arealet. Følgende kostnadselementer fordeles likt mellom boligsameierne: Kabel TV Vaktmestertjenester til boligenes fellesarealer. Elektrisk strøm til fellesarealene. Forretningsførsel, revisjon og andre administrasjonskostnader. Honorar til tillitsvalgte. Der hvor det er oppsatt målere, belastes de enkelte seksjonseiere etter målt forbruk. For felles ansvar og forpliktelser utad hefter den enkelte sameier i forhold til sin sameiebrøk. 4 Vedlikehold Innvendig vedlikehold av egen seksjon, inklusive evt. tilleggsdel, herunder innvendige flater på balkonger og terrasser, og også inklusive eventuell tilvist bod utenfor seksjonen, påhviler fullt ut og for egen regning den enkelte seksjonseier. For vann- og avløpsledninger regnes innvendig vedlikehold fra og med forgreningspunktet inn til seksjonen, og for elektriske ledninger regnes fra og med seksjonens sikringsboks. Ytre vedlikehold av Eiendommen med bygninger, fellesrom, fellesarealer, felles anlegg og utstyr, herunder trappeoppganger og inngangsdører til oppgangene, er Sameiets ansvar. Som felles utvendig vedlikehold anses også slukene på balkonger/terrassene, uansett om disse er tilleggsdeler til seksjonene eller eventuelt er felles terrasser. De enkelte seksjonseierne er dog forpliktet, som ledd i sitt vedlikeholdsansvar for tilleggsdelene etter 4 første ledd, til å holde sine balkonger/terrasser, herunder slukene, fri for snø, blader osv. Side 2 av 4
Sameiet Heimdalsgata 3-9 Vedtatt: 01.12.2008 Revidert: - 5 Styret Sameiet skal ha et styre som består av minimum 3 og høyst 5 medlemmer, samt inntil 2 varamedlemmer. Styret velges av sameiermøtet for to år. Ett av styremedlemmene velges for ett år det første driftsåret. Varamedlemmene velges for ett år av gangen. Kun fysiske personer kan være styremedlemmer. Styrets leder velges særskilt av sameiermøtet. Styret skal sørge for vedlikehold og drift av Eiendommen og ellers sørge for forvaltningen av Sameiets anliggender i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i sameiermøtet. Styret representerer sameierne i saker som gjelder sameiernes felles rettigheter og plikter. Sameierne forpliktes i slike saker ved underskrift av styrets leder og ett styremedlem i fellesskap. 6 Sameiermøtet Den øverste myndighet i Sameiet utøves av sameiermøtet. Ordinært sameiermøte holdes hvert år innen 30. april. Ekstraordinært sameiermøte skal holdes når styret finner det nødvendig eller når sameier(e) som til sammen har minst en tiendedel av stemmene krever det og samtidig oppgir hvilke saker som ønskes behandlet. Saker som ønskes behandlet på sameiermøtet må meldes skriftlig til styret. Innkalling til sameiermøtet skal skje skriftlig til seksjonseierne med varsel på minst åtte og høyst tjue dager. I innkallingen skal de saker som skal behandles bestemt angis. Skal et forslag, som etter lov om eierseksjoner eller vedtektene må vedtas med minst to tredjedelers flertall, kunne behandles, må hovedinnholdet være angitt i innkallingen. Det ordinære sameiermøtet skal: 1. Konstituering 2. Styrets årsberetning 3. Årsregnskap og budsjett 4. Velge styremedlemmer 5. Andre saker som nevnt i innkallingen Med de unntak som følger av lov eller disse vedtekter avgjøres alle saker med alminnelig (simpelt) flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. Ved avstemninger på sameiermøtet har hver seksjon en stemme. En sameier kan møte med fullmektig. Sameiere som eier flere seksjoner kan møte med en eller flere fullmektiger for seksjonene de eier, begrenset oppad til like mange fullmektiger som de eier seksjoner. Andelseiere i Borettslaget har møte-, tale- og stemmerett på sameiermøtet og har automatisk fullmakt for seksjonen knyttet til andelen. Endringer av Sameiets vedtekter kan besluttes av sameiermøtet med minst to tredjedeler av de avgitte stemmer. 7 Revisjon og regnskap Sameiet skal ha statsautorisert eller registrert revisor, som velges av sameiermøtet og tjenestegjør inntil ny revisor velges. Styret skal sørge for ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel. 8 Forretningsfører Side 3 av 4
Sameiet Heimdalsgata 3-9 Vedtatt: 01.12.2008 Revidert: - Styret inngår og sier opp avtale om forretningsførsel. 9 Bygningsmessige arbeider m.v. Utskifting av vinduer og inngangsdører, oppsetting av markiser, endring av fasadekledning, endring av utvendige farger og lignende kan bare skje etter en samlet plan for Sameiet under hensyntagen til byggenes arkitektoniske formspråk samt evt. andre generelle retningslinjer som måtte foreligge for eiendommen og området for øvrig. Det kreves i tillegg forutgående godkjenning av styret for eventuelle slike tiltak. Dette gjelder også eventuell installering av varmeovn på balkongene/terrassene. Bygningsmessige arbeider inne i de enkelte seksjoner som forutsetter offentlige tillatelser, må godkjennes av styret før byggemelding kan sendes. For øvrig er seksjonseierne ansvarlig for å varsle styret om de bygningsmessige endringer som foretas i de enkelte seksjonene, slik at styret til enhver tid er à jour med detaljene i bygningsmessig status for byggene. Seksjonseierne er denne forbindelse forpliktet til å fremskaffe den dokumentasjon som styret måtte be om. 10 Særlige regler vedrørende balkonger/terrasser samt fellesarealer De enkelte sameiere er forpliktet til å sørge for at balkonger/terrasser og utearealer beholder sin orden og sitt kvalitetspreg. På denne bakgrunn er det ikke tillatt med forskjellige markiser, bruk av parabolantenner eller lagring på balkonger/terrasser/utearealer. Grilling på balkonger/terrasser er ikke tillatt med mindre Sameiet bestemmer noe annet. 11 Pålegg om salg - tvangsfravikelse Hvis en sameier til tross for advarsel vesentlig misligholder sine plikter, kan styret pålegge vedkommende å selge seksjonen, jfr. eierseksjonslovens 26. Advarsel skal gis skriftlig og opplyse om at vesentlig mislighold gir styret rett til å kreve seksjonen solgt. Pålegget om salg skal gis skriftlig og opplyse om at seksjonen kan kreves solgt ved tvangssalg hvis pålegget ikke er etterkommet innen en frist som ikke skal settes kortere enn seks måneder fra pålegget er mottatt. Medfører sameierens oppførsel fare for ødeleggelse eller vesentlig forringelse av Eiendommen eller er sameierens oppførsel til alvorlig plage eller sjenanse for Eiendommens øvrige brukere, kan Sameiets styre kreve fravikelse av seksjonen etter tvangsfullbyrdelseslovens kapittel 13, jfr. lov om eierseksjoner 27. 12 Forholdet til lov om eierseksjoner For øvrig gjelder bestemmelsene i lov om eierseksjoner av 23. mai 1997. Side 4 av 4