Vedtatt 4. oktober 2010 Endret i styremøte 1. februar 2016
Innhold 1. Formålet med styrets arbeid 2. Generelle regler for alle tillitsvalgte 3. Reglene om styrets sammensetning 4. Organiseringen av styret sitt arbeid 5. Nærmere om organiseringen av det daglige arbeidet 6. Vilkårene for at styret skal være beslutningsdyktig 7. Fordelingen av arbeidsoppgaver blant styremedlemmene 8. Bruk av anbud effektiv ressursbruk 9. Attestasjon og anvisning av utbetalinger 10. Endring av styreinstruksen 2
1. Formålet med styrets arbeid Styrearbeid er et gruppearbeid. En gruppe mennesker skal i fellesskap forvalte beboernes interesser. Gruppen skal på best mulig måte gjøre Lundsløkka borettslag til et godt sted å bo. Styre skal ikke bare ivareta de daglige oppgavene knyttet til driften av Lundsløkka borettslag (for eksempel registrering av eierskifte, påtale av mislighold), men må også ivareta de langsiktige oppgavene (for eksempel i form av å utarbeide og ajourholde vedlikeholdsplaner). Styret (nyvalgte og sittende styremedlemmer) skal for det første konstituere styret og deretter sørge for at styrearbeidet organiseres og gjennomføres på en tilfredsstillende måte. Styret må derfor sørge for at det etableres gode rutiner for de forskjellige typene av styrearbeid, herunder utarbeide årsplan / vedlikeholdsplan / osv. Formålet med styreinstruksen er å lage gode rutiner og spilleregler slik at man sikrer trygghet og god forutberegnelighet både for styremedlemmer og for beboere. God forutberegnelighet gjør at styrearbeidet kan utføres effektivt og således er ressursbesparende for alle parter. 3
2. Generelle regler for alle tillitsvalgte Innledning: Som styremedlem bør man sette seg inn i rammebetingelsene rundt Lundsløkka borettslag. Man bør derfor skaffe seg og lese igjennom bl.a. Vedtekter og husordensregler Årets budsjett Siste regnskap Likviditetssituasjonen Viktige langsiktige avtaler som Lundsløkka borettslag har inngått med forretningsfører (BORI), vaktmester, forsikringsselskap, og de viktigste bestemmelsene i borettslagsloven (forkortes til brl). Det enkelte styremedlem er selv ansvarlig for å arkivere viktige dokumenter i forbindelse med utøvelsen av styrevervet på en forsvarlig måte. Avtaler som inngås mellom borettslaget og eksterne aktører skal arkiveres på styrerommet. Møteplikt: Medlemmer av styret har plikt til å møte, og forfall skal ha gyldig grunn. Taushetsplikt: Medlemmer av styret har taushetsplikt om noen sine personlige eller forretningsmessige forhold. Lojalitet: Det er særdeles viktig at alle i styret alltid arbeider etter følgende prinsipper Vi er lojale mot beslutninger fattet i styret vi er et kollegium Vi holder avtaler Vi skal ha et godt samarbeid Vårt arbeid skal være forutsigbart for beboerne Vi skal ha en plan over hvilke utfordringer borettslaget står ovenfor, og jobbe strukturert med den Vi skal alltid inkludere alle, blant annet ved å innkalle vara til møter Vi skal respondere raskt, og umiddelbart sende foreløpig svar hvis det tar tid å svare Vårt arbeid skal være gjennomsiktig og tilgjengelig for alle Vi skal fatte tydelige vedtak 4
3. Reglene om styrets sammensetning Styret i Lundsløkka borettslag skal bestå av 4 styremedlemmer (herunder en styreleder som velges særskilt på GF), samt 2 varamedlemmer. Styret har følgende funksjoner knyttet til seg: 1 Styreleder 1 Nesteleder (velges av styret på det første konstituerende styremøte etter årets GF) 2 styremedlemmer 2 varamedlemmer Sekretær (velges av styret på det første konstituerende styremøte etter årets GF) Videre skal styret sørge for at det alltid er en person som er styret sin kontaktperson utad mot beboerne. Vedkommende må ivareta mailadressen til styret (styret@lundslokka.no). Videre skal styre sørge for at det alltid er en web-ansvarlig som drifter Lundsløkka borettslag sin hjemmeside. Vedkommende må ivareta mailadressen til webmaster (webmaster@lundslokka.no) Videre skal styret ved behov oppnevne komitéer og andre utvalg, for eksempel Festkomité, dugnadskomité, osv. 5
4. Organiseringen av styret sitt arbeid Det er en del dokumenter som skal utarbeides umiddelbart i forbindelse med konstitueringen av styret. Med umiddelbart menes at dette skal være blant de første sakene som styret arbeider med. Styret skal på konstituerende styremøte utarbeide en årsplan, oppdatere vedlikeholdsplanen og ellers utarbeide nødvendige oversikter. Videre skal styret på konstituerende styremøte foreta en del interne valg, herunder valg av nestleder. Fristen for å ferdigstille årsplanen er 2 uker etter at konstituerende styremøte er avholdt. Det er et felles ansvar å sørge for at årsplanen ferdigstilles innen den nevnte fristen. Årsplan: Med bakgrunn i at de fleste har travle dager og at det derfor ikke er lett å få flere person til å møte samtidig, er det viktig å fastsette alle møtetidspunkt god tid i forveien. Også hensynet til beboerne taler for en slik oversikt, som alltid skal tilgjengeliggjøres på hjemmesiden til borettslaget. Beboerne skal alltid ha adgang til å sende inn saker til styrebehandling, men dette kan ikke sendes inn senere enn 1 uke før møtet. Slike saker til styrebehandling skal sendes skriftlig, enten pr e-post eller pr brev i postkassa til styret. Det skal derfor utarbeides en årsplan del I (gjelder tidsrommet april desember) på årets konstituerende styremøte. På årets siste styremøte, dvs i desember, skal det utarbeides en årslplan del II som gjelder for tidsrommet desember mars (altså frem til GF). Eksempel på Årsplan del II: Dato Sted Aktivitet Ansvarlig 1. des Styrerom Styremøte Leder 3. jan Styrerom Styremøte Leder 15. jan BORI Informasjonsmøte om brøyting Ola 1. feb Styrerom Styremøte (utarbeid Årsplan del I) Leder 15. feb Brev Vinterbrev til beboerene Kari 1. mar Styrerom Styremøte (forslag til årsrapport) Leder 1. apr Styrerom Styremøte (forslag til årsregnskap) Leder 10. apr 12. apr Fellesareal Dugnad Ola Oppslag Frist for innsending av saker Kari Når det gjelder styremøtene så skal disse avholdes den første mandagen i hver måned. Styremøtene skal altså følge en fastsatt kalender, og de skal derfor ikke endres med mindre dette er helt tvingende nødvendig. Eksempel på når det er 6
nødvendig å endre møtedato er dersom ingen i styret kan møte på den oppsatte dag med den konsekvens at styret ikke er vedtaksfør. Da må styremøtet flyttes til en annen dato. Utenom dette er Årsplanen et dynamisk dokument som hele tiden skal oppdateres. Videre er det selvsagt slik at kan være behov for å avholde ekstra styremøter i tillegg til den oppsatte møteplan. Årsplanen offentliggjøres for beboerne og BORI, slik at disse vet på forhånd når aktuelle saker skal tas opp. En godt utformet årsplan fungerer som et viktig styringsverktøy for styret Pendinglisten: Listen skal inneholde en oversikt over hvilke uløste saker styret må tak i fremover, herunder vedlikeholdstiltak og andre tiltak som må utføres både nærstående og fremtidige. Videre må listen si noe om hvem som skal gjøre hva, samt estimerte kostnader knyttet tiltaket. Informasjonsskriv: Det skal utarbeides informasjonsskriv som gis til alle beboere (enten pr e-post, eller i postkasse for de som foretrekker dette). Her skal styret redegjøre for aktuelle saker som har vært og kommende aktuelle saker. Informasjonsskrivet skal gis ut to ganger pr år, etter følgende datofordeling Nr 1: Nr 2: Sommer Jul Fordeling av verv internt i styret: Nestleder På konstituerende styremøte velger styret en nestleder blant de fire styremedlemmene. Nestleder velges for 1 år av gangen. Sekretær På konstituerende styremøte velger styret en sekretær blant de fire styremedlemmene. Sekretæren velges for 1 år av gangen. Kontaktperson Styret skal oppnevne en fast kontaktperson som er kontaktflaten mot alle beboerne. Alle henvendelser skal besvares umiddelbart, eventuelt med et foreløpig svar hvis det vil ta tid å gi et svar. Vedkommende skal holde resten av styret orientert om henvendelser/besvarelser, med mindre det er av en helt uproblematisk karakter. Web-ansvarlig Webansvarlig skal sørge for at hjemmesiden oppdateres og utvikles kontinuerlig. 7
5. Nærmere om organiseringen av det daglige arbeidet 1. Innkalling til styremøte Det skal avholdes faste styremøter hver første mandag i måneden, samt ekstra styremøter ved behov. I utgangspunktet er det styreleder, eller den han har delegert oppgaven til, som kaller inn til møter. Dersom styreleder, eller den han har delegert oppgaven til, unnlater å sende møteinnkalling kan styremedlem eller forretningsfører også kalle inn til styremøte. Innkallingen skal sendes ut senest en uke før møtet skal avholdes. Innkallingen skal være: Skriftlig Opplyse om tid og sted for møtet Gi en kort, men fyllestgjørende redegjørelse for de saker som skal behandles Beskrive eventuelle forslag til vedtak og Tilleggsdokumentasjon skal vedlegges der det er nødvendig En del saker skal alltid være med på innkallingen, herunder: godkjenning av innkalling godkjenning av protokoll fra forrige styremøte fakturaattestasjoner, gjennomgang av innkomne regninger (kort beskrivelse av kreditor, beløp, sak) [aktuelle saker] Postlisten (mottatt og avsendt korrespondanse) Eventuelt Hver sak skal få et eget saksnummer. Sakene kan gå over lang tid, og saksnummeret er fast hele tiden. I innkallingen tas med saksnummer, samt hvem som er ansvarlig for saken. Innkalling skal sendes til alle medlemmer av styret, også varamedlemmene. 2. Avholdelse av styremøte Styreleder leder møtet. I hans fravær skal nestleder lede møtet. I hans fravær velges en møteleder for det enkelte møtet. 3. Protokoll fra styremøte 8
Protokollen skal inneholde et sammendrag av de saker som ble behandlet. Protokollen skal inneholde en konklusjon dersom det ikke ble fattet noe formelt vedtak. Styreprotokollen skal minst inneholde opplysninger om: Behandlingsform (møte, telefonmøte eller annet) Dato for styremøte Sted for styremøte Deltakere og forfall Hovedpunkter i diskusjonen for hver sak (sammendrag av saken). Tydelig vedtaket for hver sak Eventuelle protokolltilførsler Ansvarlig person for iverksettelse av hvert vedtak, og Bilag til protokollen Protokollen skal skrives snarest og senest en uke etter at styremøtet er avholdt. Den skal sendes alle styremedlemmer, herunder varamedlemmer, for gjennomlesning. Protokollen skal senest signeres som første sak på neste møte. Protokollen skal også signeres av de som er uenige i de vedtak som ble fattet det er anledning til å få protokollført sin uenighet. 4. Iverksettelse og oppfølging av vedtak Styrevedtak skal fastslå hvem som har ansvaret for gjennomføringen av en sak og hvilken tidsfrist vedkommende har til å iverksette et vedtak. 9
6. Vilkårene for at styret skal være beslutningsdyktig Fulltallighet: Styret i Lundsløkka borettslag består av 4 styremedlemmer, dvs. at styret er fulltallig når det til sammen møter 4 medlemmer (styremedlemmer og/eller varamedlemmer). Eksempel 1: 3 styremedlemmer + 1 varamedlemmer = 4 styremedlemmer Eksempel 2: 3 styremedlemmer + 2 varamedlemmer = 4 styremedlemmer + 1 vara (denne vara er da ikke stemmeberettiget fordi styret allerede er fulltallig) Stemmevekten: Hvert styremedlem har en stemme. Et styremedlem kan ikke gi sin stemme til et annet styremedlem ved fullmakt eller lignende. Beslutningsdyktig: Styret er beslutningsdyktig (vedtaksført), dvs. at det er i stand til å fatte bindende vedtak når minst 3 av 4 av styremedlemmene møter. dvs. minst 3 personer (det kan da være 3 styremedlemmer, eller 2 styremedlemmer og 1 varamedlem). Flertallsvedtak: Styret fatter sine vedtak med flertall av de avgitte stemmene i saken: Dersom det møter 3 personer, må 2 av de 3 stemme for vedtaket. Dersom det møter 4 personer, må 3 av de 4 stemme for vedtaket. Stemmelikhet: Ved stemmelikhet (dvs. at det har møtt opp 4 personer, og så stemmer 2 for og 2 stemmer i mot vedtaket), er det møtelederen sin stemme som avgjør avstemmingen. Det vil si at dersom møtelederen stemte for vedtaket, så blir det fattet. Stemte møtelederen i mot vedtaket, så faller det bort. 10
7. Fordelingen av arbeidsoppgaver blant styremedlemmene Styret er et kollegialt organ. Med dette menes at alle medlemmer har like stor formell myndighet. Styreleder: Kaller inn og leder styremøtene. Kan delegere arbeidet med innkalling til sekretæren. Har møteplikt, forslags- og stemmerett. Nestleder: Fungerer som møteleder når styreleder er fraværende. Har møteplikt, forslags- og stemmerett. Sekretær: Skriver protokoll fra styremøtene. Har møteplikt, forslags- og stemmerett. Styremedlemmer: Har møteplikt, forslags- og stemmerett. Varamedlemmer: Alle varamedlemmene har møterett, forslags- og uttalerett. Alle varamedlemmene skal holdes orientert om borettslagets virksomhet og styrets arbeid. De skal få tilsendt innkalling med saksdokumenter på forhånd, og referat etter møter. De skal for øvrig behandles som et hvert annet medlem av styret (med unntak av stemmeretten). 11
8. Bruk av anbud effektiv ressursbruk For å sikre konkurranse og effektiv ressursbruk skal styret i stor utstrekning benytte anbud/tilbud ved utførelse av arbeid eller oppdrag for laget. For oppdrag eller arbeider som utgjør et større beløp bør dette alltid skje. Med større beløp menes [en beløpsgrense] og dette skal opplyses i borettslagets årsberetning. Dersom styret i enkeltsaker finner å måtte avvike fra regelen, skal dette opplyses i lagets årsberetning. 9. Attestasjon og anvisning av utbetalinger Alle utbetalinger skal anvises og attesteres. Attestasjon er en bekreftelse på at varen/tjenesten er levert. Anvisning er en godkjennelse av at kostnaden gjelder laget og kan utbetales. Lagets leder/nestleder og ytterligere et styremedlem har anvisningsrett i fellesskap. På første styremøte eller GF skal styret bestemme hvem som sammen med lederen skal foreta anvisning. Attestasjon og anvisning skal foretas ved at det signeres med fullt navn, ikke initialer. Ingen kan alene anvise for utbetalinger til seg selv. Alle utbetalinger til tillitsvalgte skal inntas i styreprotokollen uansett beløp. 10. Endring av styreinstruksen Endring av denne styreinstruksen krever at saken behandles i styremøte der minst 3/4 av styret stemmer for en endring. Det vil si at 3 av 4 styremedlemmer må ha stemt for en slik endring. 12