US-SAK NR: 8/2013 SAKSANSVARLIG RAGNHILD SOLHEIM SAKSBEHANDLER(E): GEIR ARNE ROSVOLL UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 ARKIVSAK NR: 2013/162 Open Access ved UMB Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg 1) Mål og forvaltning av Open Access ved UMB 2) Avtale om elektronisk publisering i Brage 3) Publiseringsstøtte til Open Access-publikasjoner 4) Eksempler på Open Access-politikk mv. fra andre universitet Forslag til vedtak Universitetsstyret godkjenner framlagte forslag til mål og forvaltning av Open Access ved UMB. http://brage.bibsys.no/umb er UMBs åpne vitenarkiv. Universitetsdirektøren utarbeider nye retningslinjer og reviderer avtale for publisering i Brage. Ås, 21.01.2013 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør
a) Saksframlegg Hva er Open Access (fra Universitetet i Tromsø) «Open Access (OA) vil si at vitenskapelige publikasjoner gjøres fritt tilgjengelig. Forfatteren beholder opphavsretten til publikasjonen, men gir brukere tillatelse til å lese, laste ned, kopiere, distribuere, skrive ut, søke i eller lenke til fullteksten uten å forlange vederlag» Nasjonal politikk for Open Access Kunnskapsdepartementet har ved ulike anledninger gitt signal om økt fokus på åpen tilgang til forskningsdata og forskningsresultater. Dette som del av en internasjonal trend hvor åpen tilgang har som mål å gi bedre tilgjengelighet og økt spredning av forskningsresultater, og som direkte oppfølging av Norges forpliktelser overfor OECDs retningslinjer for åpen tilgang til offentlig finansierte forskningsdata. Inneværende regjering mener de samfunnsøkonomiske gevinstene ved åpen tilgang er tydelige. Foruten de nære effektene dette kan ha for Norge og våre forskningsinstitusjoner, faglig og økonomisk, påpekes også forhold knyttet til regionale og globale samfunnsforhold og gevinster ved åpen tilgang. Dette analyseres nærmere i St meld nr 30 (2008-2009) Klima for forskning. I Stortingsmelding 30 (2008-2009) og Prop 1 S (2009-2010) gis regjeringens politikk om åpen tilgang; «Prinsipielt mener regjeringen at alle vitenskapelige artikler som er resultat av offentlig finansiert forskning, skal være åpent tilgjenglige. Regjeringen forventer at andelen offentlig finansierte vitenskapelige artikler som er åpent tilgjengelig, skal øke betydelig. Forskere skal imidlertid ikke pålegges å legge ut artikler i åpne arkiver dersom forlagene ikke tillater dette» Kunnskapsministeren har ved deltakelse i ulike arrangement, blant annet ved nylig Open Access-seminar ved UiO og UNESCO, signalert en mer progressiv tilnærming til Open Access. Det er ventet at kommende forskningsmelding, som kommer i løpet av 2013, viderefører ambisjonene for området. I innspill til den nye forskningsmeldingen har sentrale aktører som UHR og Forskningsrådet signalisert tydelig støtte til økt bruk av Open Access. Som påpekes i deres innspill til departementet er ikke dette ukomplisert, da nasjonale løsninger og infrastruktur må videreutvikles, og kostnader for OA reduseres i samarbeidet med de store forlagene. Regjeringen påpeker i sin kommunikasjon mot sektoren institusjonenes selvstendige ansvar for å utvikle retningslinjer og tiltak for åpen tilgang, og har så langt lagt vekt på positive virkemidler og effekter, og frivillighet knyttet til Open Access. Det er usikkert hvor langt Regjeringen vil gå i krav til sektoren i den nye meldingen. Erfaringer fra andre universitet Utvikling av politikk, praksis og verktøy for åpen tilgang ved andre universitet og høgskoler er ikke homogen innenfor sektoren. Universitetetene i Tromsø, Oslo og Agder er av institusjonene som har vedtatt politikk og/eller prinsipper rundt åpen tilgang. Høgskolen i Oslo og Akershus har også egen politikk for området. Elementer som går igjen i institusjonenes politikk er som følger; Prinsipp om å gjøre forskningsresultater åpent tilgjengelig Prinsipp om registrering av forskningsresultater/artikler i institusjonenes åpne vitenarkiv Ansattes eget ansvar for registrering og arkivering Valg av endelig publiseringskanal Avtaler om rettigheter og plikter
Som framgår av vedlagte eksempler er det ved Universitetet i Oslo valgt obligatorisk registrering av fagfellevurderte artikler i det åpne vitenarkivet, mens Universitetet i Agder og Universitetet i Tromsø har valgt en mer frivillig tilnærming. Universitetsdirektøren foreslår at UMB legger seg opp mot gjeldende nasjonal politikk, hvor publisering inntil videre skal være et frivillig tilbud. Det kan være behov for å endre dette om det stilles nye krav fra Kunnskapsdepartementet. Dette vil eventuelt innarbeides i retningslinjene for publisering. Til støtte for politikk og gjennomføring er det etablert ulike verktøy for registrering og formidling. Ved enkelte institusjoner er det også etablert ordninger for økonomisk bistand ved open access-publisering (UiTromsø, UiAgder). Brage (BIBSYS) er pr dato det mest omfattende nasjonale systemet for de åpne vitenarkivene, hvor det ved konsortiemøter oktober 2012 var 47 medlemsinstitusjoner. Det foregår forhandlinger med fleire sentrale aktører innenfor UH-sektoren med tanke på medlemsskap. Brorparten av registrerte OA-publikasjoner pr dato er masteroppgaver, men det er en klar utvikling knyttet til registrering av annen type materiale. Det er grunn til å tro at kobling som er under etablering mellom Cristin (løsning for forskningsdokumentasjon) og Brage (løsning for åpent vitenarkiv) vil øke omfanget av OApublisering av vitenskapelig materiale. Status ved UMB UMB er i dag aktiv bruker av Brage-løsningen for sitt åpne publiseringarkiv. I likhet med de fleste institusjoner og i tråd med vedtak i Studienemda november 2009 har registrering og tilgjengeliggjøring av masteroppgaver vært prioritert ved etablering av løsningen. Målet nå er å bygge ut løsningen til å omfatte det vitenskapelige materialet ved UMB som er forksningsbasert. Universitetet for miljø- og biovitenskap har i strategisk plan for 2010-2013 lagt inn målsetting knyttet til sine forskningsaktiviteter som skal understøttes av arbeidet med åpen tilgang; «Synliggjøre forskningsresultatene gjennom blant annet «Open Access» og økt publisering av forskningsresultater i media.» I utkast til strategi for NMBU er det ikke eksplisitt lagt vekt på åpen tilgang, men både for oppfølging av samfunnsoppdraget og knyttet til konkrete målsettinger og virkemidler i strategien rundt forsking og kunnskapsdeling, er det behov for å videreutvikle formidlingskanaler for forskningsresultater som gir god tilgjengelighet og bredde. Dette er et område som må gis tydelig fokus i det videre arbeidet med å utvikle endelig strategi for NMBU. Ved UMB er det Universitetsbiblioteket som har ansvar for forvaltning av vitenarkivet. Det er etablert en ressursgruppe innenfor Universitetsbiblioteket (Brage-gruppen) og det er utarbeidet informasjon om det åpne vitenarkivet på UMBs nettsider; http://www.umb.no/brage Forskningsnemda har høsten 2012 vedtatt oppretting av et publiseringsfond til støtte for OA-publisering. Dette er en prøveordning som vil evalueres i 2013. Forskningsavdelingen og Universitetsbiblioteket ivaretar fondet, retningslinjer og rutiner rundt tildeling. Av 11 søknader for 2012 ble det tildelt støtte til 6 OA-artikler. Det er grunn til å forvente et økt antall søknader for 2013. Forskingsnemnda tilrår at UMB arbeider overfor UHR med mål om at en nasjonal ordning for dekking av publiseringskostnader blir etablert. Dagens avtale revideres og oppgraderes som følge av den nasjonale Open Access-politikken, teknologisk utvikling ved høsting av publikasjoner fra Cristin til Brage, og i tråd med de øvrige aktørene i UH-sektoren. Publisering Open Access skal inntil videre være et frivillig tilbud for ansatte.
Universitetsdirektørens vurdering: Universitetsdirektøren mener det er viktig å styrke arbeidet med Open Access ved UMB og bygge ut et mer omfattende åpent vitenarkiv. Universitetsdirektøren anbefaler tiltak for å sikre at området utvikles i tråd med nasjonale føringer og i tett samarbeid med UH-sektoren. Det er viktig å stimulere den enkelte i formidling av forskningsresultater og bidra til at resultatene gjøres bredt tilgjengelig. Universitetsdirektøren anbefaler US å fatte vedtak om mål og forvaltning av Open Access ved UMB i tråd med framlagte saksdokumenter, og tilrår revisjon av nåværende avtale for publisering i Brage og utarbeidelse av retningslinjer for publisering.
Vedlegg 1: Mål og forvaltning av Open Access ved UMB Målsetting Universitetet har som mål å synliggjøre forskningsresultater gjennom «Open Access» og økt publisering av forskningsresultater Universitetet legger til grunn regjeringens politikk og egne strategiplaner for arbeidet med Open Access http://brage.bibsys.no/umb er UMBs åpne vitenarkiv. Publisering og tilgjengeliggjøring Publisering i UMBs åpne vitenarkiv er et frivillig tilbud til ansatte Rettigheter og plikter for studenter, ansatte og universitetet ved publisering i UMBs åpne vitenarkiv reguleres av: - Avtale om elektronisk publisering av materiale i Brage Avtalen revideres i 2013 og det utarbeides retningslinjer for publisering i Brage i tråd med nasjonale føringer og teknologisk utvikling. Prøveordning for publiseringsstøtte til Open Access publisering etablert for 2012 (kr. 75 000) og 2013 (kr. 150 000). Ordningen evalueres etter 2013. Forvaltning Universitetet vil jobbe mot UHR for etablering av en nasjonal ordning for dekking av publiseringskostnader ved Open Access Det åpne vitenarkivet ved UMB utvikles gjennom aktiv deltakelse i Brage-konsortiet og Cristinkonsortiet Forvaltning av Open Access-politikk med tiltak og det åpne vitenarkivet ivaretas av Forskningsavdelingen og Universitetsbiblioteket i nært samarbeid med fag- og forskningsmiljøene ved UMB.
Vedlegg 2 (fra intranett, til revisjon): Avtale om elektronisk publisering Avtalen gir UMB tillatelse til å publisere materiale i Brage. For å publisere i Brage må du godkjenne en standardavtale. Hovedpunktene i avtalen er at du som forfatter beholder opphavsretten til dokumentet, men at du gir UMB lov til å publisere det i sitt åpne institusjonelle arkiv Brage. Dette forutsetter at du selv har enerett til dokumentet eller at du har avklart slik deponering/publisering med eventuelle medforfattere, forlag eller andre rettighetshavere, og innhentet de nødvendige tillatelser. Ved å akseptere avtalen bekrefter du at dette er ivaretatt. Les hele avtalen Vi gjør oppmerksom på at det vanligvis ikke er nødvendig å skrive ut avtaleteksten, da godkjenning av avtalen skjer elektronisk under selve innleveringsprosessen i Brage. Det er derfor bare nødvendig med utskrift dersom du ikke selv skal registrere dokumentet ditt i Brage. Det skal kun godkjennes en avtale pr. dokument, ikke pr. medforfatter. Avtale om elektronisk publisering av materiale via Brage ved UMB (UMB Open Research Archive) Mellom Universitetet for miljø- og biovitenskap (nedenfor kalt UMB) og (nedenfor kalt forfatteren) er det inngått avtale om å tilgjengeliggjøre forfatterens verk på de vilkår som er angitt nedenfor. 1 Tillatelse til å publisere elektronisk materiale 1.1 Forfatteren gir herved UMB en vederlagsfri, ikke-eksklusiv rett til å gjøre innlevert elektronisk materiale, nedenfor kalt materialet, tilgjengelig i elektronisk form via Brage, som innebærer publisering på Internett. 1.2 Forfatteren har satt seg inn i, forstår og aksepterer de konsekvenser en publisering via Internett medfører. Blant annet innebærer en slik tilgjengeliggjøring at andre nettsteder kan lenke til materialet. Hvis forfatteren har planer om å publisere materialet ved forlag eller i tidsskrift må forfatteren være klar over at dette kan ha konsekvenser når materialet også tilgjengeliggjøres i Brage. Se pkt. 3.3. 2 UMBs plikter/ansvar 2.1 UMB skal tilgjengeliggjøre materialet slik det ble levert til UMB, med tekst, tabeller, grafikk, bilder, multimedia med mer, men med de tekniske tilpasninger som anses nødvendig for publisering på Internett. 2.2 UMB skal søke å beskytte materialet mot å bli endret av uvedkommende/tredjepart, så langt dette er mulig i forhold til de tekniske løsninger vi benytter.
2.3 UMB får ikke rådighet over materialet utover det som er uttrykkelig fastsatt i denne avtalen. 2.4 UMB er ikke på noe vis ansvarlig for innholdet i materiale som er publisert via Brage, eller for forfatterens opptreden/handlinger for øvrig. UMB har ikke noe ansvar for eventuelle skader oppstått i sammenheng med denne avtalen, med mindre skaden/e skyldes forsett eller grov uaktsomhet fra UMB eller fra noen UMB svarer for. Ansvaret omfatter ikke i noe tilfelle indirekte skader. 3 Forfatterens plikter/ansvar 3.1 Forfatteren skal følge UMBs retningslinjer for publisering i Brage. 3.2 Forfatteren skal, ved inngåelse av avtaler med tidsskrifter, forlag osv. om tilgjengeliggjøring av materiale etter denne avtalen, søke å ivareta UMBs rettigheter etter denne avtalen best mulig. 3.3 Forfatteren må selv klargjøre de konsekvenser en publisering av et materiale i Brage har i forhold til eventuelle forlag, tidsskrift eller andre rettighetshavere. Forfatteren garanterer for at han/hun er opphavsmann til innlevert materiale og har fullstendig råderett over dette i dets helhet. Hvis andre har rettigheter som utelukker publisering i elektronisk form via Brage uten tillatelser fra tredjepart, må forfatteren selv innhente nødvendige tillatelser fra disse. Om materialet har flere opphavsmenn (f.eks. flere forfattere), garanterer forfatteren som har innlevert materialet for at han/hun har innhentet de nødvendige tillatelser fra de andre opphavsmennene. Om materialet eller deler av materialet tidligere er publisert eller planlegges publisert i et tidsskrift eller ved et forlag, garanterer forfatteren for at han/hun har innhentet de nødvendige tillatelser fra tidsskriftet/forlaget. Om dokumentet eller deler av dokumentet inneholder fotografier, tegninger eller annet opphavsrettslig beskyttet materiale, garanterer forfatteren at han har innhentet de nødvendige tillatelser fra tredjemann på forhånd. UMB råder forfatteren til å innhente skriftlige tillatelser fra medforfattere, tidsskrift, forlag eller tredjepart, og arkivere disse slik at de kan fremvises ved behov. 3.4 Forfatteren garanterer for at materialet ikke har innhold som kan anses å stride mot gjeldende norsk rett, eller inneholder lenker eller koblinger til slikt materiale. 3.5 Dersom UMB skulle bli gjort erstatningsansvarlig overfor tredjepart på grunn av at forfatteren ikke oppfyller sine plikter etter denne avtalen, skal forfatteren holde UMB skadesløs. 4 Overføring og opphør av avtalen 4.1 UMB kan bare overføre sine rettigheter og/eller plikter i henhold til denne avtale til tredjepart såfremt forfatterens interesser etter avtalen blir ivaretatt i overføringsavtalen. 4.2 UMB har en ubegrenset rett, på saklig grunnlag, til å avbryte tilgjengeliggjøringen av dokumentet. 4.3 Forfatteren kan skriftlig søke sitt institutt om å si opp avtalen. Dersom søknaden tas til følge vil dokumentet fjernes fra Brage.. Sted, dato. Underskrift forfatter.. Underskrift UMB
Vedlegg 3 (fra intranett): Open Access-publiseringsstøtte Forskarar som publiserer sine vitskaplege publikasjonar "Open Access", kan få støtte til å dekka publiseringskostnader. UMB har som målsetjing å auka talet på Open Access-publikasjonar ved universitetet. Open Access-publisering av artiklar i vitskaplege tidsskrift medfører ofte meirkostnader som forfattarar sjølve må dekka. UMB har derfor sett av midlar for å støtte opp om slik Open Access-publisering. Ramma for 2012 er på 75 000 kr, og 2012 blir eit «prøveår» for ordninga med å dekka kostnader ved vitskapleg Open Access-publisering. Kriterium for fordeling av midlar 1. Støtte blir berre gitt til publikasjonar som er registrerte i CRIStin. 2. Støtte blir berre gitt til forfattarbetaling for Open Access-publisering. 3. Publiseringsstøtta føreset at korresponderande forfattar på gjeldande publikasjon er tilsett eller student ved UMB og har oppgitt UMB som adresse på publikasjonen. 4. Publikasjonar i Open Access- og hybride tidsskrift kan få støtte. Publikasjonar må vera publiserte i publiseringskanalar som er godkjende av Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste-dbh og eventuelt er medlem av Open Access Scholarly Publishers Association-OASPA. 5. Maks støtte per publikasjon er 15 000 kr. Ved behov for støtte utover dette, fordeler ein ramma prosentvis likt pr publikasjon. For publikasjonar som byggjer på arbeid med ekstern finansiering, kan støtta frå UMB bli redusert. 6. Ved behov for prioritering grunna avgrensa midlar, prioriterer ein å dekka kostnader til publisering i reine OAtidskrift som er på nivå 2. 7. Ubrukte midlar for dekking av utgifter til Open Access-publisering blir overført til kommande budsjettår. Rutine for gjennomføring Universitetsbiblioteket forvaltar midlane for Open Access-publiseringsstøtte. Forfattaren registrerer aktuelle Open Access-publikasjonar for 2012 på Skjema for publiseringsstøtte, legger ved dokumentasjon på publiseringskostnadene og sender dette til Brage-gruppen ved Universitetsbiblioteket innan 3. desember. Universitetsbiblioteket kontrollerer publikasjonane opp mot kriteria for publiseringsstøtte, og utarbeider prioritert liste for godkjenning hos Forskingsavdelinga. Midlane blir utbetalte innan utgangen av 2012. Fordelinga skal gjerast offentleg ved publisering på intranett. Evaluering Basert på erfaringar frå 2012, reviderer Universitetsbiblioteket og Forskingsavdelinga retningslinjene for publiseringsstøtte, utarbeider generell informasjon om ordninga og gjennomfører tiltak for å gjera ho betre kjent ved UMB for kommande år. Ordninga blir evaluert før etablering av NMBU, dvs. hausten 2013. For nærmere informasjon eller spørsmål, kontakt Brage-gruppen ved Universitetsbiblioteket.
Vedlegg 4 Eksempler på OA-politikk mv. fra andre universitet Prinsipper for Open Access for Universitetet i Tromsø Open Access Universitetet i Tromsø har som mål å gjøre forskningsresultater tilgjengelig for flest mulig. Forskningsresultatene skal derfor som hovedregel enten publiseres i åpent tilgjengelige vitenskapelige tidsskrifter eller gjøres tilgjengelig i åpne vitenarkiver. Open Access (OA) vil si at vitenskapelige publikasjoner gjøres fritt tilgjengelig. Forfatteren beholder opphavsretten til publikasjonen, men gir brukere tillatelse til å lese, laste ned, kopiere, distribuere, skrive ut, søke i eller lenke til fullteksten uten å forlange vederlag. Universitetets forskningsresultater skal altså gjøres tilgjengelig enten i Open Access-tidsskrifter eller i åpne vitenarkiver. For Universitetet i Tromsø betyr dette i praksis: Egenarkivering: UiT har som hovedregel at studenter og forskere egenarkiverer sine publikasjoner i Munin. Valg av publiseringskanal: UiT har som hovedregel at studenter og forskere skal, under forutsetning av faglig likeverdighet, velge de publiseringskanaler som gir friest mulig tilgang til publikasjonene. UiT som utgiver: Universitetet skal arbeide for at tidsskrifter og skriftserier som utgis ved UiT, skal være Open Access-utgivelser. Open Access politikk for UiO (1) For fagfellevurderte vitenskapelige artikler gjelder følgende: 1. Obligatorisk institusjonell arkivering av alle fagfellevurderte artikler i UiOs elektroniske vitenarkiv Alle ansatte tilsatt ved UiO etter 1. januar 2012 plikter å avlevere en post print versjon av vitenskapelige artikler produsert i forbindelse med tilsettingsforholdet til det institusjonelle elektroniske vitenarkivet. UiO oppfordrer samtidig alle ansatte tilsatt før 1. januar 2012 om å etterfølge dette prinsippet for institusjonell arkivering. Med post print versjon menes siste manuskriptutgave etter fagfellevurdering. Når forlaget tillater institusjonell arkivering av forlagets pdf er den å foretrekke. Dersom publisering skjer i et tidsskrift som ikke tillater institusjonell arkivering, og den ansatte ikke får slik tillatelse fra utgiver etter forespørsel, fritas vedkommende fra dette kravet. Hvis en eller flere medforfattere rettmessig nekter å samtykke, gjelder det samme. 2. Etterfølgende tilgjengeliggjøring av artikler avlevert til det elektroniske vitenarkivet Alle ansatte tilsatt ved UiO etter 1. januar 2012 plikter å gjøre sitt beste for at avleverte vitenskapelige artikler kan gjøres tilgjengelig så snart som mulig via det elektroniske vitenarkivet på UiOs nettsted.(2)
UiO oppfordrer samtidig alle ansatte tilsatt før 1. januar 2012 om å etterfølge dette prinsippet for etterfølgende tilgjengeliggjøring. 3. Valg av publiseringskanal I valget mellom faglig likeverdige publiseringskanaler anbefaler UiO at alle ansatte publiserer i tidsskrifter som gir allmennheten åpen tilgang til artikkelen, enten gjennom å være et Open Access tidsskrift eller gjennom å tillate institusjonell arkivering med en etterfølgende tilgjengeliggjøring. (1) Trer ikke i kraft før UiO har på plass et helhetlig administrativt system for å håndtere de praktiske sidene ved politikken, inkludert nye arbeidsavtaler, følgebrev til forlag og teknisk løsning for avlevering til vitenarkiv. (2) Se punkt 2.3.6. i UiOs IPR politikk av 6.12.2011 Publiseringsstrategi for Universitetet i Agder: For å bidra til spredning av forskningsresultater og gjøre disse fritt tilgjengelig for flest mulig brukere har Universitetet i Agder denne publiseringsstratgien: Forskere ved Universitetet i Agder skal om mulig publiserer sine arbeider gjennom kvalitetssikrete vitenskapelige publiseringskanaler som godtar parallellpublisering Disse arbeidene skal arkiveres i universitetets åpne arkiv Master- og doktoravhandlinger skal arkiveres i universitetets åpne arkiv. Avvik fra denne regelen kan avtales i enkelte tilfeller med utgangspunkt i forhold knyttet til følsomme personopplysninger, bedriftshemmeligheter og forfatterens egne planer for publisering Universitetet i Agder skal gjennom nasjonale og internasjonale fora arbeide for å påvirke vitenskapelige publiseringskanaler til publisering som er fritt tilgjengelig på Internett, eller som kan gjøres tilgjengelig ved hjelp av parallellpublisering Utvalget finner ikke å kunne anbefale at UiAs policy skal være full overgang til Open Access publiseringskanaler, men at man gjør parallellpublisering i universitetets institusjonelle arkiv obligatorisk.