Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: 08.12.2015, Tidspunkt: fra kl. 16:00 til kl. 18:00 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 15/68-15/78 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Dag Robertsen, leder Ole Podhorny, nestleder Gunn Salbuvik Caroline Haaland Anne-Lise Gjøstøl Geir Hovland Åsmund Svendsen Antall stemmeberettigede fremmøtte 7 av 7 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Jolanta Betker, seksjonsleder Anders Svarholt og forvaltningsrevisor Bjørnar Eriksen Møtende fra administrasjonen: Ingen Merknader Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt alle saker skulle behandles for åpne dører Kontrollutvalgets leder ga ved møtestart en kort innlending i kontrollutvalgets rolle og oppgaver.. Dag Robertsen, leder. Ole Podhorny, nestleder
Kontrollutvalget Moss møte 08.12.2015 Sakliste PS 15/68 Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017 PS 15/69 PS 15/70 PS 15/71 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Revisjonsbrev nr. 2/2015 - Kontrollutvalgets oppfølging Revisjonsrapport - Avslutning av VA - Anlegg PS 15/72 Anke til kontrollutvalget fremmet i bystyrets møte 9.11 2015 PS 15/73 PS 15/74 PS 15/75 Henvendelse til kontrollutvalget ang. tillatelse til tilbygg med tårn og kommuneplanbestemmelser om høyde og størrelse takoppbygg Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 - Justering Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller PS 15/76 Møteplan for 2016 PS 15/77 PS 15/78 Referater og meldinger Eventuelt PS 15/68 Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden 2016-2017: (Legges fram uten innstilling fra sekretariatet. Overordnet analyse lister opp tema som kan være aktuelle (se vedlegg 1). 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017, pkt. 3.1. 3. I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017, sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden 2016-2017 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017 (jf. pkt. 3.1 i planen). 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1200 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen).
3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Kontrollutvalget diskuterte forslagene til prosjekt i «Overordnet analyse» og ble enige om hvilke prosjekter som skal prioriteres i perioden 2016-2017 Kontrollutvalget var også enig om at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon i Moss havn på inntil 50 timer per år. I henhold til avtale mellom Moss Havn og Østfold kommunerevisjon, skal disse timene faktureres Moss Havn direkte. Temaene innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplanen med en egen prioriteringsliste: 1. Anskaffelsespraksis 2. Helse- miljø og sikkerhet 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden 2016-2017: 1 Sykefravær 2 Varslingsrutiner og varslingsinstitutt 3 EØS-avtalens statsstøtteregler 4 Forebyggende arbeid/psykisk helse samhandlingsreformen 5 Fakturaoppfølging «Røde flagg» 6 Kvalifiseringsprogrammet 7 Helsestasjon- og skolehelsetjenesten 8 Kvalitet i omsorgstjenesten Moss Havn KF: 1. Anskaffelsespraksis 2. Helse- miljø og sikkerhet 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017, pkt. 3.1, og beskrives nærmere der 3. I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017, sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden 2016-2017 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017 (nærmere beskrivelse jf. pkt. 3.1 i planen).
1 Sykefravær 2 Varslingsrutiner og varslingsinstitutt 3 EØS-avtalens statsstøtteregler 4 Forebyggende arbeid/psykisk helse samhandlingsreformen 5 Fakturaoppfølging «Røde flagg» 6 Kvalifiseringsprogrammet 7 Helsestasjon- og skolehelsetjenesten 8 Kvalitet i omsorgstjenesten Moss Havn KF: 1. Anskaffelsespraksis 2. Helse- miljø og sikkerhet 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1200 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. PS 15/69 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning Det var enighet om at administrerende direktør leverer uavhengighetserklæring til møtet 18. februar. 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning PS 15/70 Revisjonsbrev nr. 2/2015 - Kontrollutvalgets oppfølging 1. Kontrollutvalget tar «Revisjonsbrev nr. 2/2015 og brev fra MKEiendom KF til Kommunalog moderniseringsdepartementet», til foreløpig orientering 2. Sekretariatet fremmer saken på nytt i kontrollutvalget når svaret fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet foreligger.
1. Kontrollutvalget tar «Revisjonsbrev nr. 2/2015 og brev fra MKEiendom KF til Kommunalog moderniseringsdepartementet», til foreløpig orientering 2. Sekretariatet fremmer saken på nytt i kontrollutvalget når svaret fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet foreligger. PS 15/71 Revisjonsrapport - Avslutning av VA - Anlegg 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: «Avslutning av VA - Anlegg» til etterretning 2. Revisjonsrapport oversendes bystyret med følgende innstilling: 1 Bystyret noterer seg revisjonens påpekninger og ber rådmannen om å ta disse til etterretning 2 Anleggsregnskapene for Prosjekt 206609 og Prosjekt 206651 godkjennes med en samlet besparelse på kr 156 868. Den bokførte besparelse tilbakeføres og tillegges tilgjengelig lånesaldo til avløpsformål for 2015. Det var enighet om å presisere revisjonens påpekninger i innstillingen til bystyret, Vedtaket ble ellers som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: «Avslutning av VA - Anlegg» til etterretning 2. Revisjonsrapport oversendes bystyret med følgende innstilling: 1 Bystyret noterer seg revisjonens påpekninger angående prosjekteringskostnader og manglende innhenting av tilbud fra «parallelleverandør», og ber rådmannen om å ta disse til etterretning 2 Anleggsregnskapene for Prosjekt 206609 og Prosjekt 206651 godkjennes med en samlet besparelse på kr 156 868. Den bokførte besparelse tilbakeføres og tillegges tilgjengelig lånesaldo til avløpsformål for 2015. PS 15/72 Anke til kontrollutvalget fremmet i bystyrets møte 9.11 2015 1. Kontrollutvalget ber Østfold kommunerevisjon IKS om å vurdere de problemstillingene som reises i anken: Om kommunens reglement og andre sentrale retningslinjer er fulgt når det gjelder: Tidspunktet for å vedta nytt godtgjøringsreglement (jf. bystyresak 105/15, 9.11 2015) Fastsetting av ordførers lønn Behandling av to søknader om etterlønn og beregning av etterlønn 2. Timene som brukes på oppdraget tas fra forvaltningsrevisjonsressursen for 2016
3. Kontrollutvalget ber om å få et notat til det første møtet i 2016. 1. Kontrollutvalget ber Østfold kommunerevisjon IKS om å vurdere de problemstillingene som reises i anken: Om kommunens reglement og andre sentrale retningslinjer er fulgt når det gjelder: Tidspunktet for å vedta nytt godtgjøringsreglement (jf. bystyresak 105/15, 9.11 2015) Fastsetting av ordførers lønn Behandling av to søknader om etterlønn og beregning av etterlønn 2. Timene som brukes på oppdraget tas fra forvaltningsrevisjonsressursen for 2016 3. Kontrollutvalget ber om å få et notat til det første møtet i 2016. PS 15/73 Henvendelse til kontrollutvalget ang. tillatelse til tilbygg med tårn og kommuneplanbestemmelser om høyde og størrelse takoppbygg 1 Kontrollutvalget tar henvendelsen fra Tore G. B. Asting til orientering. 2 Det faller utenfor kontrollutvalgets mandat å overprøve vedtak i konkrete byggesaker, jf. tårnbygget i Th. Kittelsens gate 33. Videre ønsker ikke kontrollutvalget å uttale seg om den delen av henvendelsen som gjelder politisk prioritering og saksbehandling ved kommuneplanendringen 16.6 2014. Kontrollutvalget leder la fram et nytt forslag til pkt.2 som ble diskutert og vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen fra Tore G. B. Asting til orientering. 2. Byggesaken har vært behandlet av kommunens MTS-utvalg med etterfølgende klage til Fylkesmannen. Fylkesmannen konkluderte med at tiltaket er i tråd med plan og bygningslovens bestemmelser og klagen førte således ikke frem. Fylkesmannens vedtak er endelig og kan ikke påklages. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer, jf. Kontrollutvalgsforskriften 4 (2). Kontrollutvalget har ikke opplysninger som tilsier at det er mangler ved saksbehandlingen eller vedtakene, som gjør det aktuelt å forfølge saken ytterligere, jf. Moss Kommunes reglement punkt 6.6.1 bokstav f).
PS 15/74 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 - Justering 1. Justert forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016 med kostnadsramme på kr. 3 387 448.-, vedtas 2. Justert budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 1. Justert forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016 med kostnadsramme på kr. 3 387 448.-, vedtas 2. Justert budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner PS 15/75 Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller 1. Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder, forhånds godkjenner protokollen på e-post. 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden. 3. 4. Protokollen godkjennes formelt i neste møte. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. 1. Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder, forhånds godkjenner protokollen på e-post. 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden. 3. 4. Protokollen godkjennes formelt i neste møte. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. PS 15/76 Møteplan for 2016 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 2016: 18. februar 22. april (regnskapsmøte)
9. juni 22. september 1. desember Møtestart kl. 16.00 Møtedatoene som var foreslått ble vedtatt. Møtet 22.4 starter kl. 08:00. Hvem kontrollutvalgets skal besøke i 2016, diskuteres i møtet 18. februar. 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 2016: 18. februar 22. april (regnskapsmøte) 9. juni 22. september 1. desember Møtestart kl. 16.00 med unntak for møtet 22. april som starter kl. 08:00 PS 15/77 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/78 Eventuelt Kontrollutvalgets virksomhetsplan «faste saker» 2016 ble delt ut Kontrollutvalget bestemte at Dag Robertsen, Anne-Lise Gjøstøl og Caroline Haaland drar på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 3-4 februar. Sekretariatet melder dem på. Dag Robertsen, Anne-Lise Gjøstøl og Caroline Haaland drar på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 3-4 februar.