FÆRDER ROTARY KLUBB VEDTEKTER FOR FÆRDER ROTARYKLUBB 1 DEFINISJONER Færder RK er tilknyttet Rotary International distrikt 2290, og er underlagt RI s lover og vedtekter. Klubbens inntaksområde er sammenfallende med Nøtterøy Rotaryklubb, i hovedsak med øyene Nøtterøy, Husøy og Tjøme som rekrutteringsområde. Unntaksvis kan personer fra andre kommuner bli tatt opp som medlemmer. I disse vedtekter betyr: 1.1. Styre: Styret i Færder RK. 1.2. Styremedlem: Et medlem av klubbens styre. 1.3. Medlem: Et medlem, unntatt honorært medlem, av klubben. 1.4. RI: Rotary International. 1.5. RK Rotaryklubb 1.6. År: Perioden 1. juli et år til 30. juni neste år. 2 STYRET Færder RK s styrende organ skal være styret, som består av president, innkommende president, sekretær, kasserer og komiteledere, valgt i henhold til paragraf 3 i disse vedtekter Styret representerer Færder RK utad og har ansvaret for at klubben drives etter RI`s lover og klubbens vedtekter. Styret fører oppsyn med virksomheten i komiteene, og ser til at mandat, mål og planer blir utarbeidet for komiteenes virksomhet. Program og komiteinndeling meldes skriftlig til medlemmene snarest mulig. Styret skal sørge for betryggende regnskapsførsel, økonomiforvaltning og kontroll, og oppbevaring av klubbens protokoller og eiendeler for øvrig. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av styrets medlemmer er til stede. 3 VALG AV STYRE OG ANDRE TILLITSVALGTE Valgmøte skal holdes hvert år innen 15. januar, for valg av komiteledere, kasserer, revisor og arkivar for kommende Rotaryår, samt valg av innkommende president for neste Rotaryår. [Vedtekter FRK 23.01.2007] Utskrift den 17. februar 2015
I et vanlig møte, senest 3 uker før valgmøtet, framlegger styret sitt forslag til styremedlemmer og øvrige tillitsvalgte for kommende Rotaryår. Dette gjøres etter konsultasjon med og etter forslag fra innkommende president. Styret fremmer også forslag på innkommende president for det derpå følgende Rotaryår. Styret påser at forslagene og tidspunktet for valgmøtet også distribueres til klubbens medlemmer. Klubben kan komme med motkandidater senest 1 uke før valgmøtet. Alle aktive klubbmedlemmer forplikter seg til å motta valg eller bli oppnevnt av styret til tillitsverv innen klubben. Hvis særlige forhold foreligger, kan medlemmer få utsatt sin tillitsvalgperiode. 2 4 DE TILLITSVALGTES PLIKTER 4.1) Presidenten Det er presidentens plikt å lede møtene i klubben og i styret og utføre slike andre oppgaver som vanligvis hører inn under vervet. 4.2) Innkommende president Den innkommende presidents plikt er å være styremedlem og utføre oppgaver som presidenten eller styret bestemmer. Innkommende president er klubbens visepresident. Han leder møtene i klubben og i styret i presidentens fravær, og utfører andre plikter som vanligvis hører inn under presidentens verv. Innkommende president har ansvar for å foreslå bemanning av klubbkomiteer samt utarbeide mandat, mål og planer for komiteenes arbeid i begynnelsen av året. Dette legges fram for styret til godkjenning. 4.3) Sekretæren. Det er sekretærens plikt å føre medlemsfortegnelse, liste over fremmøte, minne om klubbmøteprogrammet på hjemmesiden, skrive referat fra styre-/ca-møter og arkivere referater fra alle slags møter. Sekretæren må skrive nødvendige rapporter til RI, dvs. halvårlige rapport om medlemskap 1. januar og 1. juli, melding 1. oktober og 1. april om alle nye aktive medlemmer, samt sende melding om endring av medlemskap. Sekretæren skal sørge for den månedlige fremmøterapport som skal sendes til distriktsguvernøren senest 15 dager etter det siste møte i måneden. Ellers skal sekretæren utføre de plikter som hører inn under vervet eller pålegges av styret. 4.4) Kassereren Kasserer har ansvaret for klubbens aktiva og skal i samarbeid med presidenten ivareta klubbens økonomi. Kasserer skal ved begynnelsen av hvert regnskapsår utarbeide forslag til budsjett. Kasserer skal sørge for innkreving av kontingent og innbetaling av denne i rett tid til Rotary Internasjonal og til distrikt 2290. 5 MØTER 5.1) Årsmøtet i Færder RK skal senest holdes den 31. september hvert år, der styret for forrige Rotaryår framlegger årsberetning og regnskap, og eventuelle andre saker, for godkjenning i klubben.
5.2) De ordinære ukentlige møter i Færder RK skal holdes tirsdag kl. 1900. Varsel om endringer eller sløyfing av ordinære klubbmøter skal gis alle klubbens medlemmer. Oppslag om endring må settes på møtestedets inngangsdør. Alle medlemmer, med unntak av æresmedlemmer, eller medlemmer som er fritatt for møteplikt i.h.t. 8, pkt. 8.3 og 8.4 i klubblovene, skal registreres som tilstedeværende eller fraværende ved det ordinære klubbmøtet. Fremmøte skal bekreftes ved medlemmets tilstedeværelse i minst 60 (seksti) prosent av møtetiden, enten i denne eller i en annen Rotaryklubb, eller som ellers fastlagt i klubblovene, 8, pkt. 1 og 2 5. 3) Ordinære styremøter skal holdes minst tre ganger hvert halvår. Ekstraordinære styremøter skal innkalles av presidenten når dette anses nødvendig, eller etter anmodning fra to styremedlemmer, etter at behørig varsel er gitt. 3 6 FORRETNINGSORDEN FOR MØTENE Møtet åpnes Introduksjon av besøkende Korrespondanse, meddelelser og Rotaryinformasjon Eventuelle klubbsaker 3-minutters innlegg Foredrag eller annen form for program Møtet heves 7 KOMITEER Klubbkomiteenes oppgave er å oppnå klubbens langsiktige mål innen de fem virkeområdene i klubben. Disse virkeområdene omfatter medlemsutvikling, opplæring og kommunikasjon samt engasjement og støtte til Rotary Foundation. Videre omfatter det iverksettelse av samfunnsprosjekter både i egen klubb og som bidrag til distriktsprogrammet. Innkommende president, presidenten og past president bør samarbeide for å sikre kontinuitet i ledelse og planlegging av fremtidig ledelse. Når det er praktisk mulig, bør komitémedlemmer sitte i samme komité i tre år for å sikre kontinuitet. Innkommende president er ansvarlig for å oppnevne komité-medlemmer til ledige verv, utnevne komitéledere samt holde planleggingsmøter før starten på sitt presidentår. Det anbefales at komitélederne har tidligere erfaring som medlem av den aktuelle komité. Følgende faste komiteer skal finnes: Medlemsutvikling og rekruttering Komiteen skal utvikle og iverksette prosjekter som fokuserer på yrkesetiske spørsmål. Komiteen skal videre utvikle og iverksette en plan med henblikk på å rekruttere og beholde medlemmer. Komiteen er også ansvarlig for den interne klubbtjenesten. Opplæring og kommunikasjon Komiteen skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å informere medlemmene og offentligheten om Rotary`s arbeid både nasjonalt og internasjonalt.
4 Komiteen skal videre bistå de andre komiteene i deres eksterne informasjon om virksomheten. Komiteen er også ansvarlig for utarbeidelse av klubbprogram. The Rotary Foundation Komiteen skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å støtte Rotary Foundation gjennom både økonomiske bidrag og deltakelse i prosjekter. Komiteen skal videre holde seg à jour med virksomheten i Rotary Foundation og informere i klubben om dette. Samfunnsprosjekter Komiteen skal utvikle og iverksette prosjekter rettet mot behov i eget lokalsamfunn og internasjonalt. Dette kan både være humanitære prosjekter og prosjekter av mer praktisk art som er samfunnsnyttige og etterspurt. Distriktsprogrammer Komiteen skal engasjere seg i og følge opp prosjekter som initieres av Rotary distrikt 2290. Komiteen skal videre holde seg à jour med virksomheten i distriktet og informere i klubben om dette. Styret kan oppnevne ytterligere prosjektgrupper etter behov, eller overlate oppnevningen til ovennevnte komiteer. Presidenten er i embetes medfør medlem av alle komiteer og innehar som sådan alle komitémedlemmets rettigheter. Den enkelte komité skal behandle slike saker som er tillagt den ifølge vedtektene. 8 KOMITEENES OPPGAVER Alle komiteenes oppgaver skal fastlegges og gjennomgås av presidenten i dennes presidentår. Ved annonseringen av hver enkelt komités oppgaver skal presidenten vise til aktuelt RI materiale. Den enkelte komite skal behandle slike saker som er tillagt den ifølge vedtektene. Presidenten/Styret kan pålegge komiteene tilleggssaker og komiteen kan selv ta initiativ til slike. Komiteen må ikke sette i gang arbeidet med større saker før melding er gitt til og godkjent av styret. Komitélederen skal være ansvarlig for jevnlige møter og virksomhet i sin komité, føre tilsyn med, koordinere komiteens arbeid og rapportere til styret om alle komiteens aktiviteter. Hver enkelt komité skal ha et særskilt mandat, klart definerte mål og handlingsplaner etablert ved begynnelsen av hvert år for gjennomføring i løpet av året. 9 KONTINGENT Kontingent og eventuelt andre særavgifter behandles og fastsettes på Årsmøtet. Kontingenten betales halvårlig og forskuddsvis pr. 1. juli og 1. januar. Kontingenten inkluderer avgift til Rotary International og distrikt 2290.
5 Adresser kommende halvår kan kreves inn sammen med kontingenten. 10 ØKONOMI 11.1) Ved begynnelsen av hvert regnskapsår skal styret utarbeide et budsjett over antatte inntekter og utgifter for året, som skal angi grensen for utgiftene til de forskjellige formål, med mindre annet besluttes av styret. 11. 2) Kassereren skal sette alle klubbens midler inn i en bank som styret velger. 11. 3) Alle regninger skal betales av kassereren eller annen bemyndiget tillitsvalgt etter godkjennelse av presidenten eller styret. 11. 4) Styret er ansvarlig for at klubbens regnskaper underlegges betryggende kontroll og revisjon. 11. 5) Tillitsvalgte som forvalter eller disponerer klubbens midler skal stille slik garanti som styret måtte kreve for at klubbens midler er sikkert plassert. Kostnadene ved en slik garanti bæres av klubben. 11. 6) Klubbens regnskapsår går fra 1. juli til 30. juni og skal for innkreving av medlemskontingent deles i to halvårsperioder fra 1.juli til 31. desember og fra 1. januar til 30. juni. Betaling av avgift pr. capita og tidsskriftabonnement til RI, skal skje hvert år den 1. juli og den 1. januar på basis av det medlemstall klubben har på disse datoer. 11 REGLER FOR VALG AV NYE MEDLEMMER 11.1) Færder RK må drive målrettet rekruttering. Alle medlemmene er ansvarlig for å foreslå nye medlemmer men ansvaret for å initiere og organisere rekrutteringsarbeidet legges til komiteen for Medlemsutvikling og rekruttering. Arbeidet skjer gjennom enkeltopptak eller gjennom organiserte kampanjer. Styret bestemmer omfanget av slike kampanjer. Medlemsmassen er kvinner og menn med bred yrkesmessig bakgrunn og erfaring fra privat eller offentlig virksomhet, og de representerer sine yrker på et høyt faglig nivå. 11. 2) Ved opptak av nye medlemmer bør en vurdere: Realkompetanse/formalkompetanse Motivasjon og engasjement Arbeide for en lavere gjennomsnittsalder i klubben. Arbeide for en fortsatt balansert kjønnsfordeling 11. 3) Retningslinjer for opptak av nye medlemmer: Klubben har utarbeidet egne retningslinjer for opptak av medlemmer. 11. 4) Overgang fra annen klubb eller tidligere rotarianer:
6 Et medlem kan tas opp fra annen klubb dersom vedkommende har avsluttet sitt medlemskap der. Overføring av medlemskap kan også foreslås av tidligere klubb. 11. 5) Når et nytt medlem er valgt, skal presidenten sørge for at medlemmet blir introdusert i klubben, får utstedt medlemskort og får opplysningsmateriell for nye Rotary medlemmer. Videre skal sekretæren rapportere opplysninger om det nye medlem til RI. Presidenten skal oppfordre fadderen til å hjelpe det nye medlemmet å bli kjent i klubben. Presidenten plasserer det nye medlemmet i en komité. Klubben kan i henhold til RI s lover og vedtektene velge æresmedlemmer etter forslag av styret. 12 GYLDIG FRAVÆR OG HÅNDTERING AV GYLDIG FRAVÆR: Styret skal i henhold til Ri s lover og vedtekter vedta retningslinjer for hva som aksepteres som gyldig fravær. Klubben har utarbeidet retningslinjer for gyldig fravær og håndtering av de tilfeller der Rotary s krav til møtedeltakelse ikke er oppfylt. 13 PERMISJON Styret kan i henhold til RI s lover og vedtektene innvilge permisjon etter skriftlig søknad til styret, slik at et medlem fritas for å være til stede ved møter i klubben, enten for et nærmere bestemt tidsrom på minimum 14 dager eller permanent etter 85-års regelen. GYLDIGHET Vedtektene er vedtatt på møte i Færder Rotaryklubb den 23. januar 2006. Siste vedtektsendring 09. juni 2008: - endret 11 og ny 12. Tidligere 12 blir ny 13.