HJELPEGUIDE TIL WEB-TIME OPPDRAGSGIVER (web-time godkjennere) 1. Innlogging web-time 2. Oversikt web-time 3. Kontroll av timelister 4. Vanlige spørsmål 1
1. Innlogging web-time For at du som oppdragsgiver skal kunne kontrollere timelister forutsetter det at du har mottatt en e-post fra Kelly med informasjon om passord. Ditt brukernavn er det samme som den e-postadressen du har oppgitt til Kelly Ta kontakt med Kelly Services dersom du ikke har mottatt e-post med innloggingsinformasjon. E-posten du mottar fra Kelly Services ser slik ut: Web Time er systemet vårt for timeregistrering. Her kan du som kontaktperson logge inn og kontrollere timelister. Ved feil på timelister, kan du avvise dem her. Timelister som ikke er avvist innen periodens slutt, vil bli godkjent. Klikk følgende lenke for å logge inn: https://webtime.kellyservices.no/ Ditt brukernavn er dine-post@dine-post.com Ditt passord er 7BBA5631 Vennligst logg inn som Kundekontakt Du kan endre passord etter innlogging ved å trykke "Endre passord" på "Min profil"-arkfanen Dersom lenken ikke fungerer, kan du kopiere og lime inn følgende adresse i adressefeltet på nettleseren din: https://webtime.kellyservices.no/ Dette er en automatisk generert e-post. Vennligst ikke svar. Du kan velge å klikke på linken i e-posten, eller du kan kopiere inn den oppgitte urladressen i din nettleser. 2
Logg inn Glemt passord?: Dersom du ikke husker ditt passord, kan du få tilsendt et nytt ved å klikke på passord?. Endre passord eller e-post? Du kan velge å endre passord eller e-postadresse så snart du er logget inn i web-time. 3
2. Oversikt web-time Web-time består av følgende; Timelister Statistikk Timelister til behandling her ser du alle timelister som medarbeidere tilknyttet din avdeling har fylt ut og sendt inn til Kelly. Disse timelistene har du som kundekontakt anledning til å klage på. Fullførte timelister her ligger de timelistene som er behandlet i Kellys systemet, dvs. timelister som er lønnet og fakturert. Her finner du timestatistikker sortert på ulike kriterier. Aktuelt Min profil Under aktuelt vil du kunne se kunngjøringer og nyheter publisert av Kelly. Her kan du se opplysninger som er knyttet til deg som bruker av web-time. Informasjonen du finner her er e-post, ditt navn, navn på din kontaktperson i Kelly. 4
3. Kontroll av timelister Som kundekontakt har du anledning til å kontrollere timelister som medarbeiderne sender inn. Timelister som det ikke klages på, anses som godkjent, og klare til avlønning og fakturering. I utgangspunktet har du som web-timegodkjenner kun tilgang til timelister der du er oppført som ordrekontakt. Noen web-timegodkjennere har allikevel utvidet tilgang til timelister, dvs. tilgang til å se alle timelister tilknyttet selskapet, uavhengig av avdeling. Dersom du har denne utvidede tilgangen kan du gå til kontaktvisning øverst, og velge (change). Velg bytt til kundevisning Du vil nå kunne se alle timelister som er innsendt av medarbeidere tilhørende ditt selskap. Frist for godkjenning Frist for innlevering av timelister for medarbeiderne er ved midnatt den 15. og ved midnatt siste dag i hver måned, som godkjenner har du påfølgende 2 virkedager til å kontrollere eventuelt avvise timelisten. Etter dette vil timelistene bli behandlet internt i Kelly og avvisning vil ikke lenger være mulig. Skulle det ved mottak av faktura vise seg at det allikevel er feil som ikke er oppdaget, ber vi deg ta kontakt med din kontakt i Kelly Services Kelly Services vil sende deg en e-post noen dager i forveien for å minne om ovennevnte rutine. Innsendte timelister Når du logger inn i web-time kommer du rett inn i den delen som viser timelister som dine innleide medarbeidere har registrert og sendt inn. Du vil få opp èn linje per 5
timeliste. I kolonnen "type" kan du se hvorvidt timelisten gjelder første eller siste halvdel av måneden. Klikk på den timelisten som du ønsker å kontrollere. Du vil da få opp den arbeidstiden medarbeideren har registrert. Det er viktig at du kontrollerer dager og klokkeslett, samt kode i kolonnen helt til høyre. Dersom medarbeideren har hatt fravær, for eksempel på grunn av sykemelding skal det ikke stå normaltid i kodefeltet. 6
Legg inn klage Er det registrert feil i timelisten fra medarbeiderens side har du nå mulighet til å legge inn en kommentar til Kelly. Denne kommentaren vil gjøre at timelisten stopper opp, og behandles manuelt. OBS! Det er derfor viktig at eventuelle kommentarer KUN gjelder spesifikke ting direkte relatert til timeregistreringen. Alle andre henvendelser til Kelly må skje via e-post eller telefon. For å sende inn klage, velg send klage nederst i timelistebildet. 6. Vanlige spørsmål 1. Jeg mangler brukernavn og passord. Kontakt din konsulent i Kelly og få tilsendt passord. Brukernavn er likt den e-post adressen som Kelly har registrert på deg 2. Jeg har glemt passord Du har anledning til å bestille nytt passord i innloggingsbildet til web-time. Velg passord? 7
3. Jeg ønsker å endre brukernavn (e-postadresse) Du kan selv endre din e-postadresse i web-time. Dette gjøres under arkfanen Min profil. 8