ORKDAL KOMMUNE Møteinnkalling Arkivsak : 210-2009 Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Orkdal kommune Møtedato/tid : Tirsdag 30. juni 2009 kl 9.00 Møtested/lokaler : Orkdal rådhus, lille kommunestyresal. Deltagere fra KU : Nils Prestmo leder Anne-Mari Kjernli nestleder Knut Bjørkli Vigdis Troøyen Foseide Elsa Heggem Larsen John Atle Krogstad Andre : Inge Storås Revisjon M-N IKS Arvid Hanssen KonSek M-N IKS Kopi: Møteansvarlig : Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS : Nils Prestmo Orkdal 23.06.2009 Saksliste: Sak 16/2009 Godkjenning av protokoll fra møtet den 29.04.2009.... 2 Sak 17/2009 Referatsaker... 6 Sak 18/2009 Kontrollutvalget funksjon oppgaver og rolle i Orkdal kommune... 7 Sak 19/2009 Revisjon Midt-Norge IKS- presentasjon og orientering.... 12 Sak 20/2009 Prosess for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon - for 2009, kommunestyrets prioriteringer.... 13 Sak 21/2009 Eventuelt... 20 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, e-post: eva.bekkavik@konsek.no eller Arvid Hanssen på mobil 915 82 102, e-post: arvid.hanssen@konsek.no Nils Prestmo Leder (sign) Arvid Hanssen Møtesekretær Side 1
ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 16/2009 Godkjenning av protokoll fra møtet den 29.04.2009. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 30.06.2009. 16/2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra møtet 29.04.09. SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møtebok fra kontrollutvalgets møte den 29.04.09, godkjennes. Side 2
Vedlegg 1 sak 16/2009. Møteprotokoll NB! Protokollen godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Arkivsak : 143-2009 Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Orkdal kommune Møtedato/tid : Onsdag 29.april 2009 kl 9.00-10.20 Møtested/lokaler : Orkdal rådhus, møterom 3215, 2.etg. Møtende medlemmer : Tore Henriksen leder Nils Prestmo Karen Unni Knudsen Asbjørn Ross Vigdis Troøyen Foseide Møtende varamedlem : Ingen. Forfall : Ingen. Andre : Ann Jorid Hyttnes Revisjon M-N IKS (Sak 12-14) Folke Forfang Orkdal kommune Arvid Hanssen KonSek M-N IKS (Møtesekretær) Side 3
Sak 11/2009 Godkjenning av protokoll fra møtet den 17.04.2009 Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.04.2009. 11/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møtebok fra kontrollutvalgets møte den 17.04.09, godkjennes. Protokoll: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Møtebok fra kontrollutvalgets møte den 17.04.09, godkjennes. Sak 12/2009 Referatsaker Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.04.2009 12/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering. Protokoll: Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Brev fra Revisjon Midt-Norge IKS, datert 17.april 2009, vedrørende forsinkelse i gjennomføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektet vedrørende hjemmetjenesten i Orkdal kommune. 2. einfo 09/13 fra NKRF: Engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering. Vedrørende pkt. 1: Kontrollutvalget aksepterte utsatt frist. Rapporten behandles på møtet 28.oktober. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering. Sak 13/2009 Årsregnskap og revisjonsberetning 2008 for Orkdal kommune kontrollutvalgets uttalelse Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.04.2009 13/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Orkdal kommunes årsregnskap for 2008 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Protokoll: Administrasjonen og revisjonen orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen enstemmig vedtatt. Side 4
Vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Orkdal kommunes årsregnskap for 2008 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Sak 14/2009 Plan for forvaltningsrevisjon 2009. Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.04.2009 14/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2009. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Protokoll Med utgangspunkt i sekretariatets utkast til plan, diskuterte utvalget seg frem til enighet om prioritering. Kontrollutvalget la vekt på å opprettholde muligheten av å kunne omprioritere prosjekt før endelig bestilling av prosjekt gjennom egen sak i kontrollutvalget. Administrasjonen i kommunen inviteres til å orientere om status i forhold til spesialundervisning i skolen og beredsskapsarbeidet i kommunen i kontrollutvalgets neste møte. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2009. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Sak 15/2009 Eventuelt Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.04.2009 15/2009 Neste møte i kontrollutvalget er fastsatt til 10.juni. Utvalget avventer kommunestyrets behandling av valg av nytt kontrollutvalg, før det tas stilling til gjennomføring av møte den 10.juni. Side 5
ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 17/2009 Referatsaker. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 30.06.2009 17/2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Samling for kontrollutvalgsmedlemmer i KonSek-samarbeidet 06.10.09. 2. Nye regler for kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, KRD 12.06.09. 3. Særleg sårbart for korrupsjon. Distribuert Doffin 12.06.09. 4. Betre internkontroll eit våpen mot regelbrot. Distribuert Doffin 05.06.09. 5. Brev fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag til KonSek, datert 04.06.2009, vedrørende krav om lovlighetskontroll knyttet til habilitet. Fylkesmannen tar ikke saken opp til kontroll. 6. Kommunestyrets behandling av sak 34/09 Plan for forvaltningsrevisjon 2009, den 27.05.09. Kontrollutvalgets forslag til prioritering ble endret. Jf sak 19/09. 7. Notat oppsummering fra fagkonferanse om tilsyn og kontroll 27.-28.mai 2009. Utsendt per e-post/deles ut. Leder deltok i konferansen og vil supplere notatet. 8. Samhandlingsreformen Rett behandling på rett sted til rett tid, pressemelding fra KRD 19.06.09. Vedleggene 2,3,4,5, 7 og 8 er sendt ut direkte til medlemmer av kontrollutvalget som har e- postadresse. Brevet fra fylkesmannen, pkt 5, er også oversendt ordfører, rådmann og postmottaket i Orkdal kommune. SAKSUTREDNING: Sekretariatet og leder i kontrollutvalget vil orientere og svare på spørsmål. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering. Side 6
ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 18/2009 Kontrollutvalget funksjon oppgaver og rolle i Orkdal kommune. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 30.06.2009 18/2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Taushetserklæring for kontrollutvalgets medlemmer. Utrykte vedlegg: (Utsendt 12.06.09 til de nye medlemmer av kontrollutvalget) - Utdrag fra kommunelov og forskrifter (Hefte fra KonSek) - Retningslinjer for kontrollutvalget i Orkdal. - Kontrollutvalget fokus på kommunal kvalitet. (Hefte fra KS) - INFO om KonSek. (Brosjyre) SAKSUTREDNING: Bakgrunn I likhet med kommunestyret og øvrige politiske utvalg velges kontrollutvalget av det påtroppende kommunestyret etter valget. Kommunestyret har mulighet til å velge nytt kontrollutvalg når de ønsker dette, også i løpet av valgperioden. Dette ble gjort i sak 47/09 den 27.05.09. Med bakgrunn i at 4 av kontrollutvalgets 6 medlemmer er nye i sin funksjon vil kontrollutvalgets sekretariat med dette gi en orientering om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og funksjon, samt om utvalgets plass i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalgets plass i den kommunale forvaltningen Kontrollutvalget er et relativt nytt organ i den kommunale forvaltningen og ble opprettet i medhold av ny kommunelov som ble vedtatt i 1992. Bakgrunnen for opprettelse av kontrollutvalgene var å sikre kommunene en egenkontroll basert på demokratiske prinsipper. Dette ble sett på som en del av det kommunale selvstyret og kunne på sikt redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll. I henhold til kommunelovens 76 er det kommunestyret som har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kommunestyret skal imidlertid velge et eget kontrollutvalg som forestår det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne, dette fremgår av 77, 1. ledd. Kontrollutvalgets mandat er således vidt og omfattende. I tillegg til å være en del av det demokratiske maktfordelingsprinsippet om å føre tilsyn med den utøvende makt i kommunen, skal utvalget føre tilsyn med selve forvaltningen for å følge opp at kommunestyrets vedtak og intensjoner følges opp, at forvaltningen drives i henhold til lov og at den enkelte innbygger får lovfestede tjenester og rettigheter. Kontrollutvalget er således en garantist overfor kommunestyret og den enkelte innbygger i forhold til å sikre Side 7
tilbud av lovpålagte og rettighetsbestemte tjenester og en forsvarlig og effektiv drift av kommunen basert på lov, likebehandling og kommunestyrets styringssignaler. For at kontrollutvalget skal kunne utøve sin funksjon har lovgiver lagt vekt på å gi utvalget nødvendige verktøy, dette gjelder et rimelig ressurstilfang, sakkyndig sekretariatsbistand, revisjonsressurser og en vid innsynsrett i kommunens virke og organisasjon. Rent organisatorisk kan kontrollutvalgets plass i organisasjonen skisseres som følger: Kommunestyret Formannskap Kontrollutvalg Komité / Utvalg Komité / Utvalg Komité / Utvalg Komité / Utvalg Rådmann/adm.sjef Sektor/enhet Sektor/enhet Sektor/enhet Sektor/enhet Sektor/enhet Som figuren viser har kontrollutvalget en uavhengig stilling i forvaltningen. Utvalget skal utøve sin funksjon på vegne av kommunestyret og er kun underlagt kommunestyret i sitt virke. Kontrollutvalget må utøve sin funksjon med høy integritet og skal opptre nøytralt uavhengig av politiske føringer. Til å bistå seg har kontrollutvalget et eget sekretariat som også er uavhengig av den øvrige forvaltningen. Videre skal kontrollutvalget påse at kommunen har en betryggende revisjonsordning og revisor rapporterer sitt arbeid til kontrollutvalget som igjen vurderer evt. videre rapportering til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er et viktig organ i det kommunale selvstyret og den demokratisk funderte styringsmodellen som vi har i kommunene. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Side 8
Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon er å påse at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, samt systematiske undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Dette gjelder både å følge opp at kommunen ivaretar sine eierinteresser og at selskapene drives på en økonomisk forsvarlig måte og i henhold til kommunestyrets intensjoner. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Utvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester, sikre god produktivitet, effektiv ressursutnyttelse, ivareta innbyggernes rettsikkerhet i kontakt med kommunen, og sikre at politiske vedtak følges opp. Kontrollutvalgets rettigheter og plikter Innsynsrett Kontrollutvalget setter selv sin dagsorden og bestemmer selv hvilke undersøkelser det ønsker å iverksette. Utvalget kan fremme saker for behandling i kommunestyret og fremmer i den forbindelse forslag til vedtak. Utvalget har ikke instruksjonsmyndighet overfor administrasjonen, men kan søke tilslutning til pålegg hos kommunestyret. I sitt arbeid kan kontrollutvalget be om enhver opplysning eller tilgang til et hvert dokument i kommunen uavhengig av bestemmelser om taushetsplikt og evt. bestemmelser om unntak fra offentlighet. Som en følge av bestemmelsene om innsynsrett i kommuneloven kan kontrollutvalgets medlemmer be om å få tilsendt fullstendige sakspapirer og protokoller fra kommunestyre, formannskap og hovedutvalg / komiteer, inkludert de sakene som er unntatt fra offentlighet. I tillegg vil kontrollutvalgets medlemmer få innsyn i taushetsbelagte dokumenter på forespørsel. Kommunen kan imidlertid kreve å utlevere sensitivt materiale til kontrollutvalget som kollegium og ikke til enkeltmedlemmer. Dette var tidligere presisert i forskrift, men fremgår nå av ordlyden i forskrift om kontrollutvalg. Bakgrunnen for bestemmelsen er å unngå Side 9
misbruk av innsynsretten fra enkeltmedlemmer, samtidig som det underbygger betydningen av at kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen som et kollegium. Taushetsplikt En så vidt ubetinget innsynsrett gir kontrollutvalget store rettigheter i forhold til å be om opplysninger fra kommunen. Denne retten gir samtidig at ansvar i forhold til å ikke misbruke innsynsretten eller opplysninger som innhentes i medhold av denne. Som medlem i kontrollutvalget er man underlagt forvaltningslovens bestemmelser om blant annet taushetsplikt. Der går det frem at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold eller tekniske innretninger og fremgangsmåter. Tilsvarende gjelder drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Selv om taushetsplikten er lovfestet anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at medlemmene i kontrollutvalget ved tiltredelse signerer taushetserklæring, dette både for å bevisstgjøre det enkelte medlem og for å synliggjøre for omverdenen at dette er noe man tar på alvor. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat vil gi en nærmere orientering om kontrollutvalgets rolle og funksjon i tilknytning til behandlingen av saken. Kontrollutvalgs leder, samt medlem som var i det tidligere utvalget, vil supplere med informasjonen og erfaringer. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets medlemmer å undertegne taushetserklæring i forbindelse med tiltredelse av vervet i kontrollutvalget, både for egen bevisstgjøring og for å synliggjøre overfor omverdenen at man har underskrevet taushetsløfte i forbindelse med utøvelsen av vervet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Side 10
Vedlegg 1, sak 18/09. TAUSHETSERKLÆRING FOR KONTROLLUTVALGETS MEDLEMMER Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). 13. (taushetsplikt). Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 19. Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Jeg er kjent med lov og forskrift som angår taushetsplikt for medlemmer i kontrollutvalg. Dato, sted Underskrift Side 11
ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 19/2009 Revisjon Midt-Norge IKS- presentasjon og orientering. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 30.06.2009 19/2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen SAKSUTREDNING: Orkdal kommune er medeier i Revisjon Midt-Norge IKS og får levert revisjonstjenester fra dette selskapet. Oppdragsansvarlig revisor har møte og talerett i kontrollutvalget. Daglig leder av Revisjon Midt-Norge IKS, Inge Storås, vil delta i møtet og orientere om selskapet og revisjonsoppgavene de utfører for Orkdal kommune. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Side 12
ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 20/2009 Prosess for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon - for 2009, kommunestyrets prioriteringer. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 30.06.2009 20/2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2009 Orkdal kommune, vedtatt av kommunestyret. SAKSUTREDNING: Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, kan det være hensiktsmessig å utarbeide denne planen oftere, gjerne med en årlig rullering. Ellers kan planen bli på et meget overordnet nivå. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. De totale ressurser som Orkdal kommune har til disposisjon for forvaltningsrevisjon er ca 530 timer pr år. Dette tilsier at det er rom for ca 2 prosjekt pr år. Det er derfor viktig å finne frem til noen få viktig fokusområder dersom den endelige planen inneholder mange prosjekt. Ut fra plan for forvaltningsrevisjon for foregående år har kontrollutvalget bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler evaluering av hjemmetjenestene i kommunen. Arbeidet frem mot plan for forvaltningsrevisjon i 2009 Kontrollutvalget har løpende diskutert områder i kommunen som det er ønskelig å gå inn på i revisjonsåret 2009. Videre har sekretariatet hatt samtaler med administrasjonen og revisjonen. Sekretariatet har utarbeidet en overordnet analyse som var grunnlag for diskusjon i kontrollutvalgets møte den 21.01.09. Analysen er i hovedsak bygd på kommunens egne styringsdokumenter, årsmeldinger, regnskap, samt muntlig informasjon som er innhentet. På bakgrunn av den totale informasjonsinnsamlingen ble det foreslått noen fokusområder som er tatt inn i forslag til plan for forvaltningsrevisjon for revisjonsåret 2009. (1.mai 2009-30.april 2010.) Side 13
Med bakgrunn i dialogen med kontrollutvalget i møte den 29.04.09, ble det fremmet plan for forvaltningsrevisjon for kommunestyret. Kommunestyret foretok omprioriteringer i forhold til kontrollutvalgets forslag og har, som det fremgår av planen, prioritert følgende 3 områder: 1. Orkdal Helsetun. 2. Evaluering av omorganiseringen i kommunen (2-nivåmodellen) 3. Barnevern. Sekretariatet har avklart med ordfører at kontrollutvalget har muligheter til å vurdere rekkefølgen av bestillinger blant de priorterte prosjektene. I samråd med kontrollutvalgets leder, har sekretariatet lagt opp til at nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt bestilles i kontrollutvalgets neste møte den 16.september. Dette vil gi det nye kontrollutvalget bedre muligheter til å diskutere valg og innhold i prosjektet. Selv om saken foreslås tatt til orientering kan kontrollutvalget i møtet gjerne gi signaler eller fatte vedtak i forhold til valg av prosjekt. Sekretariatet ønsker gjennom denne saken bl.a. å gi kontrollutvalget bedre innsyn i prosessen ved utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon og samtidig gi utvalget bedre forutsetninger for interne diskusjoner rundt forvaltningsrevisjon og valg av prosjekter. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken tas til orientering. Side 14
(Vedtatt i kommunestyret 28.05.09, sak 34/09.) Vedlegg 1, sak 20/09. Orkdal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2009. Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret, og utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, legger kontrollutvalget opp til en årlig rullering av planen. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Orkdal kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Orkdal kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngår å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget/sekretariatet har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i: Utdrag fra kommuneplan for Orkdal 2003-2013. Vedtatt av kommunestyret 22.05.2003. Handlingsplan for 2008-2011, rådmannens notat. Årsbudsjett 2009. Regnskap 2007 og 2008 for Orkdal kommune. Årsmelding for 2007 og 2008 for Orkdal kommune. Vedlikeholdsplan for perioden 2006-2009. (Eiendomsseksjonen) Hovedplan for Brann og redningsvesen, av 20.11.07. Politiske vedtak i kommunestyre i Orkdal kommune i 2008. Samtaler med administrasjonen og representanter for Revisjon Midt-Norge IKS i løpet av året Side 15
Hovedmålsetting for Orkdal kommune Kommuneplan for Orkdal 2003-2013 ble vedtatt i kommunestyret 22.05.03 og senere revidert 04.09.03. Kommuneplanen definerer følgende hovedmål for Orkdal kommune: Vi har et levende lokaldemokrati hvor folk føler at de har reell innflytelse. Vi står for en rettferdig og forutsigbar offentlig myndighetsutøvelse som både ivaretar fellesskapets interesser og den enkelte innbyggers rettssikkerhet. Orkdal er en foregangskommune for miljø hvor hensynet til et totalt miljøregnskap er et bærende prinsipp i alle tiltak. Dette innebærer bl.a. energisparing og redusert forbruk. Orkdal vokser balansert både mht næringsaktivitet og innbyggertall. Vi er industristed nummer en i Trøndelag og et naturlig handels- og servicesenter for sørvestre del av landsdelen. Orkdal er et inkluderende lokalsamfunn som prioriterer forebyggende tiltak mot rus, kriminalitet og rasisme. Vi har behovsdekning og er konkurransedyktig på pris og kvalitet for alle kommunale tjenester som leveres til publikum. Hovedmålsettingene er generelle og kan benyttes som grunnlag for vurdering på mange områder i kommunen. Aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2009: Med bakgrunn i gjennomgangen som er gjort av Orkdal kommune og kommunens virksomhet foreslår kontrollutvalget temaer for forvaltningsrevisjon i 2009. (Revisjonsåret 1.5.09-30.04.10. Et prosjekt vedrørende evaluering av driften av hjemmetjenestene er bestilt av kontrollutvalget og vil bli levert i oktober 2009. Dette prosjektet er ikke tatt med i denne planen. Kontrollutvalget har i møte den 29.04.09 satt opp noen prosjekt i prioritert rekkefølge. Kontrollutvalget har videre tatt med en oversikt over andre områder som kan være av interesse for gjennomføring på et senere tidspunkt. Kommunestyret vedtok i sak 34/2009 å ta ut prosjektene som kontrollutvalget prioriterte som nummer 1 og 2 og vedtok følgende: Kommunestyret vil i stedet tilrå at kontrollutvalget vurderer forvaltningsrevisjon av følgende prosjekter: 1. Orkdal Helsetun. 2. Evaluering av omorganiseringen i kommunen (2-nivåmodellen) 3. Barnevern. Punktet i innstillingen fra kontrollutvalget om at kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planen, dersom utvalget finner dette nødvendig er ikke med i det endelige vedtaket. På forespørsel fra KonSek har ordfører i e-post datert 5.juni bekreftet at kontrollutvalget fortsatt har muligheten til å vurdere hvilke av de 3 prosjektene ovenfor som skal prioriteres. Side 16
1. Gjennomgang av driften ved Orkdal Helsetun. Prosjektet kan omfatte hele eller deler av driften ved Orkdal Helsetun. Helsetilsynet har påpekt lav dekning av sykepleiere i 2007 og kommunestyret har fulgt opp med økt bevilgning til sykepleiebemanning høsten 2007. Brukerundersøkelser viser at brukertilfredshet for både pårørende og beboere ligger ca på linje med landsgjennomsnittet. Sykefraværet steg med 2 prosent fra 2007 til 2008 og er oppe i ca 13 % ved Helsetunet. Medarbeiderundersøkelser viser imidlertid en god score og er også på linje med landsgjennomsnittet. Kontrollutvalget mener prosjektet må ha fokus på kvaliteten av tjenestene i forhold til lovverk, kommunens målsettinger og befolkningens behov. Litt avhengig av omfanget av prosjektet kan også den økonomiske biten vurderes å inngå i prosjektet. 2. Evaluering av omorganiseringen i kommunen. (2-nivåmodellen) Orkdal kommune har innført balansert målstyring. Input av informasjon til styringshjulet skjer både sentralt og ute i enheter. Prosjektet kan ta sikte på å evaluere kvaliteten på rapporteringen som skjer internt i kommunen både administrativt og politisk. Gjennomgangen skal også vise hvilken effekt omleggingen til 2-nivåmodellen har hatt. Da 2- nivåmodellen krever god kompetanse ute i de enkelte driftsenhetene, er det viktig at en ser spesielt på dette området. Prosjektet har vært drøftet/vurdert av kontrollutvalget i flere år, uten at det er prioritert høyt nok til å bli gjennomført. Kommunestyret vedtok i sak 34/2009 og løfte prosjektet opp blant de prioriterte. 3. Barnevern Å sikre barn og unge trygge og gode oppvekstvilkår er en viktig oppgave for Orkdal kommune. I den sammenhengen er det viktig at barn med behov for omsorg og oppfølging får hjelp til rett tid og på riktig måte. Utviklingen viser at behovet for tjenester fra barnevernet er økende og at hvert tilfelle er ressurskrevende. Mulige innfallsvinkler i et forvaltningsrevisjonsprosjekt vil være å kartlegge barnevernstjenestene i Orkdal kommune, samarbeidet mellom barnevernet, barne- og ungdomspsykiatrien og andre typer oppfølging som tilbys barn og unge. Prosjektet må både ha vekt på forebyggende arbeid, at hjelp ytes til rett tid og av riktig instans og på oppfølging av barn og familier med behov for denne typen tjenester. Barneverntjenesten er fra 01.01.2009 felles med Meldal og Agdenes kommuner, etter en forsøksordning med felles barnevern med Meldal fra 2005. Administrasjonen i Orkdal har gitt dette området høy prioritet og kontrollutvalget ønsket ikke å gå inn på barnevern som eget forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2009, men mente det var aktuelt med et felles prosjekt med de øvrige kommuner i samarbeidet etter en tid. Kommunestyret vedtok i sak 34/2009 og løfte prosjektet opp blant de prioriterte. Side 17
Prosjekter som er diskutert, men ikke prioritert av kontrollutvalget og kommuestyret for 2009. KOSTRA og andre rapporteringssystemer i kommunen Innrapportering av informasjon fra kommunen til ulike registre. KOSTRA, kommune stat rapportering, er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Hvordan er kvaliteten i KOSTRA-tallene, innrapporteres det rett fra kommunen sin side? Hvordan bruker kommunen KOSTRA-tallene som underlag for politiske beslutninger? IPLOS er systematisert standardinformasjon basert på individopplysninger om søkere og mottakere av kommunale sosial- og helsetjenester. Et obligatorisk verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og sentrale myndigheter. Kontrollutvalget er kjent med at kommunen bruker tilgjengelige data. Dersom det skal settes i gang et prosjekt på område for å se på kvaliteten av registreringen, bør dette koordineres med prosjekt i flere kommuner. Eiendomsforvaltning i Orkdal kommune. Som andre kommuner har Orkdal vanskelig for å finne midler til vedlikehold. Iflg. handlingsplanen for 2008-2011 klarer kommunen ikke å opprettholde realkapitalen. Kontrollutvalget ønsker ikke å prioritere eiendomsforvaltning i 2008, men området er aktuelt å se på senere. Byggesaksbehandling. Formålet med prosjektet er å vurdere om gjeldende lovverk og saksbehandlingsregler følges, herunder frister. Det ble uttrykt ønske om redusert saksbehandlingstid i kommunestyremøte i desember 2008. Prosjektet kan også vinkles i forhold til opplevd service blant brukerne av tjenestene. Følgende prosjekt ble flyttet fra prioriterte til uprioriterte ved kommunestyrets behandling: Oppfølging av beredskapsarbeidet - kriseberedskapen - i Orkdal kommune. Med kriseberedskap mener vi tiltak ved større ulykker eller katastrofer som kan ramme Orkdal. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på beredskapsarbeidet kan foreksempel ha fokus på om kommunen har de planer for krisehåndtering som kommunen er pålagt og om planene er tilpasset krisescenarier som er aktuelle for Orkdal. Det er også viktig å se på om kommunen er i stand til å iverksette de tiltak som er skissert i planene. Prosjektet må koordineres i forhold til fylkesmannens tilsynsvirksomhet. Kontrollutvalget vil få en oppdatering av kommunens arbeid på området før de eventuelt bestiller prosjektet. Kunnskapsløftet. Reform 2006 (Kunnskapsløftet) innen skolen satte nye krav til pedagogisk opplegg. Kunnskapsløftet er nå ferdig innført i Orkdal kommune. Orkdal kommune har store ambisjoner innen oppvekstsektoren. Kommunestyret vedtok i mars 2009 en ambisiøs oppvekstplan med mål om å bli blant de 10 beste skolekommuner i landet innen 2012. Side 18
Forvaltningsrevisjon rettet mot Kunnskapsløftet i Orkdal kommune skal ha en bred tilnærming til Kunnskapsløftet innledningsvis. Prosjektet skal ha hovedfokus på spesialundervisning, og gi svar på om omfanget av spesialundervisningen er i samsvar med behovene i forhold til tilpasset opplæring innenfor ordinær opplæring. Prosjektet må tilpasses i forhold til fylkesmannens tilsyn på dette området. Kontrollutvalget vil konkretisere prosjektet nærmere når bestillingen gjøres i egen sak i utvalget. RAPPORTERING OM GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget pålagt å rapportere om tilsvarende til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan denne rapporteringen skal foregå er det opp til kontrollutvalget å finne form og frekvens for dette. I tråd med tidligere praksis videreføres en fortløpende rapportering til kommunestyret, etter hver gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget skal videre etter gjennomført forvaltningsrevisjon påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportering til kommunestyret om oppfølging av forvaltningsrevisjon vil skje gjennom kontrollutvalgets årsmelding eller som egne saker til kommunestyret. Side 19
ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 21/2009 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 30.06.2009 21/2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: Ingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten innstilling. Side 20