Kontrollutvalgets møte 9. september 2009
AUST-AGDER FYLKESKOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer Dato: L.nr: Arkivsaksnr: Arkivkode: Saksbeh: Saksbeh.tlf: E-post adr: 31.08.2009 08/09 0900 033 Knut-Thore Larsen 37013391 knut-thore.larsen@arendal.kommune.no MØTE I KONTROLLUTVALGET 09.09.2009 Det innkalles med dette til møte i kontrollutvalget 09.09.09 kl.10.00 14.00 på fylkeshuset, møterom 1340. Administrasjonen møter kl. 10.00 for å orientere om frafall i videregående skole, med bakgrunn i artikkel i Arendals Tidende den 31.03.09. Saker til behandling: Sak 12-09 : Godkjenning av protokoll 10.06.09 s. 2 Sak 13-09 : Fylkesutvalgets vedtak i møtene 02.06. og 23.06.09 s. 3 Sak 14-09 : Budsjett 2010 for kontrollutvalget s. 4 Sak 15-09 : Budsjett 2010 for fylkesrevisjonen s. 5 Meldinger: Melding 04-09: Ingen meldinger s. 7 Orienteringer/referatsaker: : Orientering om frafall i videregående skole v/administrasjonen s. 8 Eventuelt forfall bes meldt til sekretariatet, tlf. 37013390 eller pr. e-post revisjonen@arendal.kommune.no slik at varamedlem kan innkalles. Med hilsen Knut-Thore Larsen sekretær Kopi m/vedlegg: Kopi u/vedlegg: Fylkesordfører, fylkesrådmann, fylkesrevisor Pressen Fylkestingets medlemmer til orientering SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALGET : ARENDAL REVISJONSDISTRIKT IKS Postadresse: Postboks 63, 4801 Arendal Besøksadresse: Rådhusgt. 10, Arendal Telefon : 37 01 33 90 Telefaks : 37 01 31 90 Org.nr : 971328452
2 Aust-Agder fylkeskommune Sak Dato: Arkivref: 31.08.2009 2005/700-1831/2008 / 210 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr Utvalg Møtedato 09/12 Kontrollutvalget 09.09.2009 GODKJENNING AV PROTOKOLL Protokollen er tidligere sendt ut til kontrollutvalgets medlemmer. 1. Forslag til vedtak Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Protokollen fra møtet i kontrollutvalget 10.06.09 godkjennes.
3 Aust-Agder fylkeskommune Saksframlegg Dato: Arkivref: 27.08.2009 2009/6032-19501/2009 / 033 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/13 Kontrollutvalget 09.09.2009 FYLKESUTVALGETS VEDTAK I MØTENE 02.06. OG 23.06.2009 1. FORSLAG TIL VEDTAK Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. 2. BAKGRUNN FOR SAKEN I tilleggsreglementet for kontrollutvalget heter det bl.a. at utvalget skal gjennomgå fylkesutvalgets vedtak og påse at disse til enhver tid er i overensstemmelse med fylkestingets politikk. Siden forrige møte i kontrollutvalget foreligger protokoller fra fylkesutvalgets møter den 02.06. og 23.06.2009. Fylkesrevisor har gjennomgått sakene og har for sin del ikke merknader til ovennevnte fylkesutvalgsmøter. Sekretæren viser til ovenstående og anbefaler kontrollutvalget å ta saken til etterretning.
4 Aust-Agder fylkeskommune Saksframlegg Dato: Arkivref: 25.08.2009 2009/6032-19701/2009 / 033 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/14 Kontrollutvalget 09.09.2009 BUDSJETT 2010 FOR KONTROLLUTVALGET 1. FORSLAG TIL VEDTAK Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner det framlagte budsjettforslaget for utvalget for 2010. I samsvar med forskrift for kontrollutvalg, 18, sendes kontrollutvalgets budsjettforslag for sin virksomhet i 2010 til fylkesrådmannen for videre behandling. Kontrollutvalgets forslag skal i h.t. forskriften foreligge ved budsjettbehandlingen i fylkestinget. 2. BAKGRUNN FOR SAKEN Kontrollutvalgets virksomhet er regulert av kommunelovens 77 samt forskrift gitt av Kommunal-og regionaldepartementet 15. juni 2004. Kontrollutvalget forestår på vegne av fylkestinget det løpende tilsyn med forvaltningen i fylkeskommunen og skal påse at fylkeskommunens regnskap blir revidert på betryggende måte. Fylkestinget har i tillegg vedtatt et eget reglement for kontrollutvalget som senest ble revidert i fylkestingets møte den 15.desember 2004, sak nr. 66. Kontrollutvalget skal i h.t. forskrift for kontrollutvalg 18 utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets budsjettforslag skal følge fylkesutvalgets innstilling til fylkestinget. Det legges fram egen sak når det gjelder fylkesrevisjonens budsjettforslag, jfr. forskriftens 18, siste ledd samt tilleggsreglementets 3, nr. 4. Som følge av en endring i kommuneloven som trådte i kraft 01.01.2005 kan ikke lenger fylkesrevisjonen utføre sekretariatstjenestene for kontrollutvalget. For 2005 og 2006 ble det inngått ettårige avtaler med Arendal Revisjonsdistrikt IKS (ARI) om kjøp av slike sekretariatstjenester etter medgått tid. Høsten 2006 vedtok fylkesutvalget etter innstilling fra kontrollutvalget å inngå en treårig avtale med ett års gjensidig oppsigelsesfrist med ARI. Ny sak om sekretariatstjenester vil bli framlagt senere i år. Kontrollutvalgets budsjett består ellers av godtgjørelser til medlemmene, evtl. tapt arbeidsfortjeneste samt reise og diett etter gjeldende regler. Det er tatt utgangspunkt i at utvalget holder 6 møter i året. I tillegg er det foreslått kr. 25.000,- til evtl. kjøp av eksterne konsulenttjenester etter nærmere vurdering av kontrollutvalget. Vedlagt følger budsjettforslaget for 2010. Kontrollutvalgets vedtak oversendes fylkesrådmannen for videre behandling i budsjettsaken. Vedlegg 1 Budsjettforslag 2010 for kontrollutvalget
5 Aust-Agder fylkeskommune Saksframlegg Dato: Arkivref: 26.08.2009 2009/6048-19586/2009 / 216 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/15 Kontrollutvalget 09.09.2009 Fylkestinget 20.10.2009 BUDSJETT 2010 FOR FYLKESREVISJONEN 1. FORSLAG TIL VEDTAK Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Det framlagte budsjettforslaget for fylkesrevisjonen for 2010 vedtas og forutsettes innarbeidet i det samlede budsjett som forelegges fylkestinget i det ordinære budsjettmøtet. 2. BAKGRUNN FOR SAKEN I gjeldende tilleggsreglement for kontrollutvalget, 3, nr. 4 vedtatt i fylkestinget 15.12.2004 heter det: Utvalget fremmer forslag til fylkestinget om fylkesrevisjonens budsjett i møtet før det ordinære budsjettmøtet. Dette vedtaket innarbeides i fylkeskommunens samlede budsjett som forelegges fylkestinget. I gjeldende forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, heter det i 18, 2. ledd: Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjettet for revisjonen. I samsvar med dette legges herved fram forslag til fylkesrevisjonens budsjett for 2010. Fylkesrevisjonen har i dag følgende revisjonsoppgaver: - Fylkesregnskapet med tilhørende virksomheter og tjenester - Statens Vegvesens regnskaper vedr. fylkesveganlegg og fylkesvegvedlikehold. (Dette utføres av Riksrevisjonen i h.t. egen avtale. Avtalen vil bli revurdert fra 2010 som følge av forvaltningsreformen). - Agder folkemusikkarkiv - Aust-Agder Arkivet, stiftelsen - Venneforeningen for Aust-Agder Kulturhistoriske Senter - Aust-Agder Museet, stiftelsen
6 - Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS - Agder Arbeidsmiljø IKS - Næs Jernverksmuseum - Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Agderrådet - Setesdal Revisjonsdsitrikt IKS - Ungt Entreprenørskap Agder - Dagny Herlofson Hansens legat for fysisk handicappede bosatt i Aust-Agder - Tannhelsetjenestens Kompetansesenter Sør IKS (ny i 2009) - Enkelte mindre legater og regnskaper I tillegg kommer sekretariatsoppgaver for 9 kommunale kontrollutvalg. Høsten 2006 inngikk fylkesrevisjonen avtaler med ett års gjensidig oppsigelsesfrist med disse kommunene om fortsatt sekretariatsoppgaver for kontrollutvalgene t.o.m. 2009. Fylkesrevisjonen vil høsten 2009 legge fram tilbud til kommunene om en forlengelse av avtalen med 2 år. Det kan videre nevnes nye oppgaver for revisjonen knyttet til overordnet analyse og planarbeid for forvaltningsrevisjon samt plan for selskapskontroll. Bakgrunnen for dette er nye bestemmelser i kommuneloven samt forskrifter om kontrollutvalg og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Slike planer for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ble utarbeidet og behandlet i kontrollutvalg og fylkesting høsten 2007 for perioden 2008-2009. Det tas sikte på å legge fram ajourførte planer for perioden 2010-2011 med det første. Utgiftene: Lønnsutgiftene er ført opp etter gjeldende avlønning pr. 01.05.09. Øvrige driftsutgifter er prisjustert med 2,5%. Inntektene: Når det gjelder inntektene for sekretariatsoppdrag for kommunale kontrollutvalg, er dette anslått beløp ut i fra erfaringstall og vanlig prisjustering. For 2010 er inntektsanslaget satt til kr. 420.000,-. Det tas forbehold om at kommunene forlenger avtalen med fylkesrevisjonen. Etter forslaget er nettoutgiften kr. 3.037.000,- mot kr. 2.871.000,- i vedtatt budsjett for 2009. Vedlegg 1 Budsjettforslag 2010 for fylkesrevisjonen
7 Aust-Agder fylkeskommune Melding Dato: Arkivref: 01.09.2009 2005/700-1831/2008 / 210 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Meldingsnr Utvalg Møtedato 09/04 Kontrollutvalget 09.09.2009 MELDINGER Ingen meldinger
8 Aust-Agder fylkeskommune Referatsaker Dato: Arkivref: 01.09.2009 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Referatsaker Utvalg Møtedato Kontrollutvalget 09.09.2009 ORIENTERINGER/REFERATSAKER Frafall i videregående skole orientering v/administrasjonen
9 Vedlegg til sak 14 BUDSJETT 2010 FOR KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET
10 Kontrollutvalgets budsjett for 2010 i hele 1000 kr. Ansvar 520, tjeneste 020 Art Tekst R 2008 B 2009 B 2010 0 Lønn 106 141 141 1-4 Driftsutg. 105 140 150 7 Innt. (MVA) -15-8 -8 Netto driftsutg. 196 273 283 - Godtgjørelse leder, møtegodtgjørelse øvrige medlemmer samt tapt arbeidsfortjeneste er stipulert i samsvar med sak 20/07 i fylkestinget. - Møtegodtgjørelsen er beregnet med utgangspunkt i 6 møter. - Midler til kjøp av sekretariatstjenester er innarbeidet med kr. 82.000,- (Justert for lønns-og prisvekst) Spesifikasjon: Tjeneste 020 Kontrollutvalg Art 10800 Møtegodtgjørelse leder 59 10801 Møtegodtgjørelse øvrige medlemmer 30 10802 Tapt arbeidsfortjeneste 34 1099 Arbeidsgiveravgift 18 Sum lønn 141 1100 Kontormateriell 10 1160 Reise, diett m.v. 25 1270 Konsulenttjenester 107 1429 MVA-komp. 8 Sum driftsutgifter 291 1729 MVA-komp. -8 Netto driftsutgifter 283
11 Vedlegg til sak 15 BUDSJETT 2010 FOR FYLKESREVISJONEN
Aust-Agder fylkeskommune Kontrollutvalget Møtedato: 9. september 2009 PROTOKOLL Den 9. september 2009 holdt kontrollutvalget møte på Fylkeshuset i Arendal. Møtet startet kl. 10.00 og ble avsluttet kl. 12.00. Til stede var Meldt avbud Fra revisjonen møtte Fra administrasjonen Sekretær : Arne Austenå (leder), FrP, Fritz Y. Jenssen, Ap, Signy Aas Andreassen, KrF, Ragnhild Thomassen, H (vara) : Kari Erdvik, H, Helga L. Olsbu, Sp : Fylkesrevisor P. H. Røed : Undervisningssjef og rektor v/strømsbu vgs (orienteringssak) : Knut-Thore Larsen, Arendal Revisjonsdistrikt IKS Følgende saker ble behandlet: Sak 12-09: Godkjenning av protokoll 10.06.09. Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Protokollen fra møtet i kontrollutvalget 10.06.09 godkjennes. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sak 13-09: Fylkesutvalgets vedtak i møtene 02.06. og 23.06.09. Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sak 14-09: Budsjett 2010 for kontrollutvalget. Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner det framlagte budsjettforslaget for utvalget for 2010. I samsvar med forskrift for kontrollutvalg, 18, sendes kontrollutvalgets budsjettforslag for sin virksomhet i 2010 til fylkesrådmannen for videre behandling. Kontrollutvalgets forslag skal i h.t. forskriften foreligge ved budsjettbehandlingen i fylkestinget. 1
Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sak 15-09: Budsjett 2010 for fylkesrevisjonen. Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Det framlagte budsjettforslaget for fylkesrevisjonen for 2010 vedtas og forutsettes innarbeidet i det samlede budsjett som forelegges fylkestinget i det ordinære budsjettmøtet. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Melding 04-09: Ingen meldinger Referatsaker: Se referatsak i KU-møte 10.06.09. Utdanningssjefen og rektor ved Strømsbu videregående skole møtte og ga en orientering om frafall i videregående skole med bakgrunn i artikkel i Arendals Tidende den 31.03.09. Skolens og utdanningssjefens kommentarer til de spørsmål og påstander som er reist i artikkelen ble presenteret av administrasjonen og drøftet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. KU forutsetter at arbeidet med frafall i v.g.s. videreføres, og ønsker en tilbakemelding om oppnådde resultater i løpet av våren 2010. Samling for kontrollutvalgssekretærer 16. 17.09. Lokal samling for kontrollutvalg november 2009 planlegges. Orientering om revisjon av riksveier. Neste møte : onsdag 18. november 2009 kl. 10.00 14.00 på Fylkeshuset. Arne Austenå Kontrollutvalgets leder Knut-Thore Larsen Sekretær 2
Ansvar 520 Fylkesrevisjonen Tjeneste 021 Revisjon B 2010 B 2009 R 2008 Tjeneste Sesongkode Art 021 43 1010 Sum lønn 2 307 000 2229000 021 43 1040 Overtid 20 000 20000 021 43 10900 Pensjon 506 000 436000 021 43 1099 Arbg.avg. 400 000 379000 Sum lønn 3 233 000 3064000 3114000 021 13 1100 Kontormateriell 27 000 24000 021 13 1150 Opplæring, kurs 89 000 86000 021 13 1160 Oppg.pl.reise,diett,bil 55 000 55000 021 13 1195 Avgift gebyr lisens 37 000 37000 021 13 1200 Inventar og utstyr 20 000 20000 021 13 1270 Konsulenttjenester 10 000 10000 021 13 1429 MVA-komp. 18 000 18000 Sum driftsutgifter 256 000 250000 226000 021 13 1620 Annet salg av varer og tjenester, gebyrer m.v. utenfor avgiftsområdet -14 000-14000 021 13 1650 Annet avgiftspliktig salg av varer og tjenester -420 000-411000 021 13 1729 MVA-komp. -18 000-18000 Sum driftsinntekter -452 000-4443000 -433000 Oppsummering: Sum utgifter 3 489 000 3314000 3340000 Sum inntekter -452 000-443000 -433000 Netto driftsutgifter 3 037 000 2871000 2907000